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MONOGRAFA:
NDICE
Pg.
Caratula
Dedicatoria
Resumen/Palabras claves
ndice
Introduccin6
CAPTULO I
CATALOGACIN DE MATERIALES
1.1
Concepto
7
1.2
Definicin
7
1.3
Ventajas
8
Etapas de la catalogacin
12
Finalidad de la catalogacin
15
15
15
Importancia de un catlogo
16
CAPTULO II
CODIFICACIN DE MATERIALES
2.1 Concepto
16
2.2 Sistemas de codificacin
16
2.3 Caractersticas de un sistema de codificacin
17
2.4 Ventajas del sistema de codificacin
18
CAPTULO III
CDIGO DE BARRAS
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Historia
Concepto
Definicin
Cdigo de barras como sistemas
Estndares de cdigo de barras
Estndar EAN
3.6.1. Cdigo EAN 13
3.6.2. Cdigo EAN 8
3.6.3. Cdigo EAN 14
3.6.4. Cdigo EAN 128
Ventajas y desventajas del cdigo de barras
Pasos para obtener un cdigo de barras
Tendencias en el cdigo de barras
22
24
24
25
26
26
27
30
30
31
32
33
34
CONCLUSIONES
36
BIBLIOGRAFA
37
ANEXOS
38
INTRODUCCIN
La presente investigacin se refiere al tema de codificacin de cdigo de barras y
catalogacin de materiales, que se puede definir como el proceso de cuantificar y
clasificar los materiales que ingresan y salen de la empresa. Lo primero que se
tiene que hacer es catalogar, simplificar (descripcin detallada de cada artculo),
normalizar (normas acerca del uso de materiales) y estandarizar (poner estndares
idnticos peso, medidas y formatos) los productos para hacer una buena
codificacin.
La catalogacin de materiales es un proceso de suma importancia para las
empresas porque clasifica a los materiales en grupos de familias de similares
caractersticas sin omitir ninguna, proporcionando ventajas y afirmando tambin
que sin catalogacin no hay organizacin logstica por lo tanto requiere del
apoyo de la gerencia general.
Actualmente cuando los mercados son ms amplios y el comercio mundial se
acenta, las actividades logsticas cobran mayor importancia para las empresas, es
por ello que se debe mantener un eficiente control en los materiales, mediante la
catalogacin y la codificacin, logrando as competividad, reduccin de costos,
aumento de la productividad.
El comercializar productos a travs de distribuidores, muchas veces requiere la
implementacin del llamado Cdigo de Barras. El cdigo de barras es una
representacin, a travs de barras y espacios paralelos que identifica a cada
producto que se comercializa en el mercado.
CAPTULO I
CATALOGACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de catalogacin, sin antes conocer el significado de
catalogar; se conoce como catalogar al proceso, actividad de apuntar, registrar o
clasificar un objeto segn normas de ordenacin.
1.1.
Concepto:
Consiste en asignar a cada material un nico nombre de manera que sea
imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo
producto o elemento. En el proceso de catalogacin, por un lado se
especifican datos tcnicos de dimensin, calidad, estructura, etc., que
definen las caractersticas de los materiales considerados y se realiza la
normalizacin de dichos, o sea se establece un estndar que define cada
uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares
identificadas plenamente, de esta manera agrupando por caractersticas
comunes u homogneas, permitiendo clasificar en clases y subclases.
Como todo proceso, la catalogacin consume recursos; por lo tanto, estos
deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar
todo lo que una organizacin compra, sino aquello que se compra
repetitivamente, como materias primas, repuestos y materiales de oficina,
entre otros; aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o
maquinarias grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran
activos fijos.
La catalogacin es sumamente importante en las empresas, por las
diferentes ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible
y adaptable a los futuros cambios en la organizacin y en el entorno; se
dice que sin catalogacin no hay organizacin logstica.
1.2.
Definicin:
Proceso y/o actividad del rea de logstica que consiste en la descripcin,
catalogacin, nominacin y numeracin de cada artculo con el fin de ser
identificado mediante un solo nombre, un solo nmero y una sola
5
1.3.
Ventajas:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un catlogo de
materiales, obtiene una serie de ventajas en relacin con los inventarios y
su administracin, entre las cuales se citan a continuacin las ms
importantes:
- Prevenir la emisin de rdenes de compra de materiales innecesarios
sobre todo cuando estos existan en el almacn con otras
denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto financiero que
-
ello representa.
Optimizar el uso del espacio fsico en el almacn, El tener el mismo
material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de unos
de otros, impidiendo su consolidacin y aumentando los esfuerzos para
el control de stocks.
Reducir la inversin en inventarios, si en promedio un material tiene
dos nombres entonces el sistema logstico se multiplicara por dos; del
mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad de
funcin.
Mejorar los ciclos de rotacin en los almacenes, evitando
obsolescencias, materiales sin uso o sin movimiento. Ello ser posible
la compra de estos.
Enfocar al personal del rea de compras y almacenes en una variedad
variedad.
Obtener un mejor resultado resultado en la administracin de los
inventarios por la reduccin de la influencia del costo de posesin
(costo mantenimiento de inventarios)
Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogacin de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la
empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere
como muy necesario.
1.4.
Etapas de la catalogacin:
Para que la catalogacin represente un beneficio para la empresa, se
recomienda su realizacin a travs de las siguientes cuatro etapas, las
cuales se describen a continuacin:
Normalizacin
Consiste en la seleccin de aquellas caractersticas fisicoqumicas, tales
como tamao, peso, densidad, textura, entre otras; que van a regir las
compras y la gestin de los mismos en el interior de la empresa., y que se
adapten a esta; para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a
las que deben ceirse las existencias de los almacenes y las adquisiciones
que se hagan, as como todas las personas que requieren y soliciten
materiales en la empresa. Se define a norma como el modelo que se ha
establecido y con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo
o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a
prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales
necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, en la gestin de un almacn se pueden normalizar los pallets
(estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los productos.
Entre las caractersticas a normalizar pueden estar sus dimensiones
externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricacin,
Identificacin
Consiste en establecer la descripcin o denominacin del artculo que se
va a utilizar en la empresa, permitiendo precisar las caractersticas
particulares de cada artculo, en relacin con las generales, de manera de
estar seguro de su naturaleza especfica y de sus diferencias con otros
artculos del mismo grupo. Muchas veces una mala identificacin de un
material ocasiona la existencia de distinto nombres para el mismo artculo.
La identificacin debe concluir con la elaboracin de la ficha de
identificacin de los materiales. En esta ficha se registra la informacin
relacionada con el producto. Los elementos que conforman una ficha de
identificacin son los siguientes:
- Descripcin del material.
- Descripcin corta o abreviada.
- Cdigo del producto.
- Unidad de despacho.
- Productos intercambiables.
- Cdigo de la norma tcnica que rige el material, si es que la tuviera.
- Dimensiones del material.
- Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
- Embalajes y formas de almacenamiento.
Clasificacin
Consiste en la agrupacin de las existencias en base a sus caractersticas
comunes, uso, naturaleza u origen. Los diferentes grupos que ya estn
clasificados deben contener artculos lo suficientemente distintos para
evitar que un artculo pueda ser considerado en ms de dos grupos
diferentes, evitando as la multiplicidad de denominaciones para un mismo
artculo. La agrupacin que se haga puede fraccionarse en clases,
8
Codificacin
Llamada tambin simbolizacin, es la etapa final de la catalogacin de
artculos y consiste en la asignacin de un cdigo formado por nmeros o
letras o un smbolo que identificara al producto, distinguindolo por las
caractersticas que le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar
esfuerzo, mental, tiempo y gastos; e evitando errores y equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboracin de un cdigo permite un mayor
nmero de combinaciones posibles que los nmeros. En cada espacio o
posicin del cdigo se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en
comparacin de los 10 nmeros posibles, pero debido a que los equipos de
cmputo manejan los cdigos numricos con mayor facilidad, el uso de los
nmeros es ms frecuente que el de las letras. Entre los tipos de cdigo
ms usados estn:
Cdigos estructurados: Son aquellos cdigos formados por letras o
nmeros, agrupados por familias o clases segn la etapa de clasificacin.
Cada grupo de dgitos tiene un significado con respecto a su posicin en el
cdigo; por ejemplo:
El cdigo 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen representar
la familias de artculos, las siguientes tres (139) a una clase dentro de la
familia 13 y las ltimas cuatro posiciones (6328)al producto. El nmero de
elementos o posiciones en un cdigo estructurado debe estar planificado
de manera tal que se pueda incorporar futuros cambios, incrementos o
1.5.
10
11
Asignacin de cdigos
Se recomienda que la codificacin de artculos nuevos se efectu sobre la
requisicin por materiales (especificacin de los materiales necesitados a
comprarse), enviada al Departamento de Compras a iniciar la adquisicin
de estos materiales. En esta forma se evita utilizar clasificaciones
provisionales, porque a la llegada de los artculos nuevos, ya estos
disponen de su respectivo cdigo. Sin embargo, siempre es conveniente
disponer de una clase para Clasificacin provisional, en razn de que
nunca faltan compran urgentes que eluden el tramite o procedimiento de
compras.
1.6.
Finalidad de la catalogacin:
Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificacin de
materiales, en la empresa.
1.7.
12
(ANEXO II)
Al preparar el Manual de Catalogacin, con las instrucciones que
deben tener en cuenta los que confeccionen el catlogo de la empresa,
hay que indicar:
1) Finalidad del Manual.
2) Objetivos.
3) Instrucciones para catalogar materiales.
4) Clasificacin de Materiales, estableciendo las clases a utilizar y si
es posible sub-clases.
El personal que lleve a cabo la catalogacin no debe ser muy
numeroso, para evitar en lo posible que la variedad de criterios puedan
1.8.
1.9.
CAPTULO II
CODIFICACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de codificacin, sin antes conocer el significado de
codificar; se conoce como codificar al proceso, actividad de representar cada
artculo por medio de un cdigo que contienen las informaciones necesarias y
suficientes por medio de nmeros y letras.
2.1
Concepto:
13
2.2
Sistemas de codificacin:
Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:
a) Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada uno de las cuales identifica determinadas caractersticas y
especificacin. Este limita el nmero de artculos y es de difcil
memorizacin, razn por la cuales es un sistema poco utilizado.
b) Sistema Alfanumrico:Es una combinacin de letras y nmeros, que
abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de
material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros
representan el cdigo indicador del artculo, por ejemplo: CGR 785
c) Sistema Numrico: Es el ms utilizado en las empresas por su
simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos
que abarca.
Se puede apreciar una tabla de un sistema de codificacin bsico, en el
ANEXO V
2.3
dgitos posibles.
Estructurado: Los dgitos del cdigo deben poseer un cierto
significado para el usuario, de manera que, as sea un poco ms fcil de
recordarlo o relacionarlos.
nico: Cada producto debe tener un cdigo nico y viceversa, estos es
muy importante ya que de no cumplirse, las consecuencias podran ser
muy graves y generara desorden en el almacn.
14
2.4
de error.
Permite extraer rpidamente el precio correspondiente a cada artculo
2.5
15
debe ser ominado por todos aquellos que tengan que utilizar materiales.
Esto permite que los nmeros que forman el cdigo no sean grupos de
cifras sin vida, sino elementos que permiten conocer la razn de su
existencia y su significado.
b) Elementos que forman el cdigo
El cdigo de materiales se compone de 9 cifras que se agrupa en el
siguiente orden:
16
2.6
Codificacin de ubicaciones:
Segn Sols (2005), de la misma manera que los productos son codificados
en un moderno sistema de almacenes tambin se debe codificar las
ubicaciones. En estos casos si se recomienda usar cdigos alfanumricos,
los cuales sirven para identificar la zona (rea) a la cual pertenecen, luego
les siguen las filas en las que se encuentran la columna dentro de esa fila y
el nivel o altura al que esta la ubicacin, como se puede ilustrar en la
siguiente figura.
Debido que, por lo general se trabaja con productos muy distintos entre s,
no es conveniente asignar a los productos ubicaciones de manera aleatoria
sin seguir algunas normas bsicas previas para un buen almacenaje. Al
respecto, Clamo (2004) hace mencin de los siguientes aspectos a tener
en cuenta:
Valor del Producto: Cuando se trabaja con productos de gran valor. Por
ejemplo aretes, pulseras de oro, o elementos muy pequeos y de gran
costo, cuya prdida podra volverse significativa para el almacn de la
17
2.7
CAPTULO III
CDIGO DE BARRAS
3.1.
Historia:
18
los
utilizando
un
vagones
sistema
del
ferrocarril
automtico.
Sin
19
3.2.
Concepto:
La codificacin en base a los cdigos de barra, es un sistema de
codificacin
establecido
por
la
organizacin
EAN
20
3.3.
21
3.4.
3.5.
3.6.
22
24
Cdigo de pas
Los tres primerosdgitos (en algunos casos 2) de la izquierda
representan al pas, los cuales son llamados bandera. En el caso de
1
1
3
6
1
3
3
3
1
2
3
9
1
4
3
3
1
2
3
9
1
4
3
15
s
La suma de los productos es: 61
El resultado de la suma se divide por 10 y se toma el residuo. En nuestro caso: 1
El digito verificador es el resultado de restar 10 residuo = 10 1 = 9
Para el ejemplo anterior, el digito verificador es 9, con lo que el cdigo EAN 13
completo es: 123 1234 12345 9
26
27
.
3.6.4. Cdigo EAN 128:
Es una herramienta que sirve para facilitar el flujo de mercancas e
informacin, y hace posible que las empresas puedan utilizarlo tanto en
aplicaciones internas como en el entorno global; aade versatilidad en los
intercambios interempresariales en los que las fechas de vencimiento, la
identificacin de nmero de lote, las unidades de expedicin especficas, la
codificacin de los puntos operacionales y de medidas, dimensiones
variables, as como otras informaciones o atributos quedan perfectamente
tratados. Este cdigo utiliza el concepto de identificadores de aplicacin,
que indica la informacin contenida en el cdigo. Por ejemplo, en el
cdigo (01) 1 775 1234 12345 3 (11) 970521, el identificador (01) indica a
que a continuacin se muestra un cdigo EAN 14. Del otro lado, el
identificador (11) indica que a continuacin se muestra la fecha de
fabricacin del producto. Este tipo de cdigos es muy utilizado en los
pallets de productos
01
28
3.7.
17751234123453
11
110521
encuentran en la Paleta.
Identificador de Aplicacin, que indica la fecha de fabricacin.
Fecha de Fabricacin del producto contenido en la Paleta.
ANEXO VI.
En los minoristas o detallistas, los cdigos estndar permiten una
atencin ms rpida en los puntos de caja, mejorando su nivel de
servicio al cliente.
El flujo de informacin en toda la cadena de distribucin es ms rpido
y preciso, se controla mejor la oferta de productos y el impacto de las
promociones, con lo cual se ajusta mejor la oferta a las necesidades del
un cdigo estndar.
Disminuye la posibilidad del error humano.
Precisin y confiabilidad en la informacin.
Se mejora la competividad.
29
3.8.
un
GTIN
Global
3.9.
31
CONCLUSIONES
1. La catalogacin permite la identificacin correcta de los materiales
comprados y/o almacenados en una empresa. Entre sus beneficios se
encuentran: la agilizacin del proceso de compras, la reduccin de la
variedad de tems o referencias, el mejoramiento de la rotacin de
inventarios y la optimizacin del uso del espacio en el almacn.
2. Para un sistema de control de almacenes, una codificacin
completamente numeral y correlativa es la ms recomendable, sobre
todo para efectos de su bsqueda en el catlogo y su ubicacin en los
archivos del sistema.
3. La codificacin es una consecuencia de la catalogacin de los
materiales, codificar significar representar cada artculo por medio de
nmero y letras.
4. Los cdigos de barra hacen eficiente el manejo de materiales en un
almacn al incrementar la velocidad a la cual se identifican y registran
las actividades, con lo cual se mantiene un elevado nivel de precisin.
5. La utilizacin de estndares, tanto para los cdigos de barra como para
los sistemas RFID/EPC, permite adems de una rpida y precisa
identificacin, facilitar el flujo de informacin entre las empresas que
participan en la cadena de distribucin del producto.
32
BIBLIOGRAFA
Anaya Tejero, Julio Juan (2000) Logstica Integral, la Gestin Operativa
de la Empresa Ediciones ESIC. Espaa.
Ballaou Ronald, (2004), Logstica. Administracin de la Cadena de
Suministro. Ediciones Pearson Prentice Hall. Quinta edicin- Mxico
Casanovas August y Cuatrecasas Lus. (2003) Logstica Empresarial
Ediciones Gestin 2000. Espaa.
Carreo Sols, Adolfo (2011). Logstica de la A a la Z. Fondo Editorial de
la Pontificia Universidad Catlica del Per. Lima - Per
BIBLIOGRAFA VIRTUAL
www.nnovasupplychain.pe
www.gs1pe.org
ww.codigodebarras.com
www.codigodebarras.pe/
www.procesosdealmacn.blogspot.com/2011/04/clasificacion-ycodificacion-de-los.html
www.es.scribd.com/doc/19639422/CODIGO-DE-BARRAS
www.es.scribd.com/doc/7419886/Codigo-de-Barras
33
ANEXOS
.ANEXO 1
TABLA DE EQUIVALENCIAS (Tabla Ejemplo)
Finalidad: Facilitar la codificacin de los artculos ordenados alfabticamente y
dar flexibilidad al catlogo, posibilitando su mejoramiento.
Letras
Nmeros
Letras
Nmeros
Letras
Nmeros
A
01
J
10
S
19
B
02
K
11
T
20
C
03
L
12
U
21
D
04
M
13
V
22
E
05
N
14
W
23
F
03
O
15
X
24
G
07
P
16
Y
25
H
08
Q
17
Z
26
I
09
R
18
Empleo: Dentro de cada sub-clase, cuando el ordenamiento es alfabtico se
utilizara esta tabla para codificar los 2 primeros dgitos del artculo e indicar que
la descripcin del artculo comienza por la letra equivalente al nmero utilizado.
Se obtiene as la seguridad de que no se mezclaran las palabras que designa el o
los artculos, ni se producirn confusiones durante la utilizacin y mantenimiento
del catlogo.
Ordenamiento segn dimensiones (Ejemplo)
Finalidad: Codificar los artculos, representando la dimensin por su
equivalencia.
Dimens. Equiv. Dimens. Equiv. Dimens. Equiv. Dimens. Equiv.
1/64
01
17/64
17
33/64
33
49/64
49
1/32
02
9/32
18
17/32
34
25/32
50
3/64
03
19/64
19
35/64
35
51/64
51
1/16
04
5/16
20
9/16
36
13/16
52
5/64
05
21/64
21
37/64
37
53/64
53
Empleo: Dentro de las subclases cuando se ordenan artculos que tienen una
dimensin y esta es menor de una pulgada, se empleara esta tabla para
codificarlos. En esta forma se est reemplazando la dimensin del artculo por su
equivalencia, empleando generalmente para ello los dos ltimos dgitos del cdigo
que se establezca.
34
ANEXO 2
CLASIFICACIN GENERAL DE MATERIALES (Tabla Ejemplo)
Cdigo
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
20
21
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Descripcin de la Clase
Material considerado fuera de uso
Material solicitado para entrega directa al solicitante
Material de ferretera en general
Herramienta de Mano y Porttiles Repuestos y Accesorios
Maquinas Herramientas y sus repuestos. Accesorios
Productos bsicos de Metal
Soldaduras, equipos para soldar
Material para Empaquetaduras
Artculos para Trasmisin
Rodamientos, sus repuestos y accesorios
Vehculos automviles repuestos y accesorios
Equipos de transporte y manipulacin de materiales
Medicinas
Productos Qumicos
Material y equipo fotogrfico, repuestos y accesorios
Material y equipo para oficina
tiles de aseo y limpieza, equipos para limpieza
Material y equipo para envasar y embalar
Alimentos y bebidas
Material para servicio de comedor y cocina, equipos y accesorios
Ropa
Instrumentos de precisin, repuestos y accesorios
ANEXO 3
DEPURACIN
35
ANEXO 4
ANEXO 5
SISTEMA BSICO DE CODIFICACIN
ARTCULO
REFERENCIA
123
125
127
PRODUCTO
CLASIFICACIN
CODIFICACIN
CUADERNO
GRUPO
CUADRICULADO
SUBGRUPO
101
50 HOJAS
REFERENCIA
101123
ANEXO 6
Cuadro Velocidad Ingreso Datos
Comparaciones en ingreso de datos, suponiendo un campo de 12 caracteres
Teclado
Lectura ptica de
Cdigos de barras
caracteres (*)
Velocidad
6 segundos
4 segundos
0,3 a 2 segundos
Tasa de error
1 error de carcter 1 error de carcter 1 error de carcter por 15
por 300 caracteres
por 10 000
000 a 36 billones de
ingresados
caracteres
caracteres ingresados.
ingresados
36