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CONCEPTOS DE CATALOGACIN DE MATERIALES Podemos denominar catalogacin de un material a la numeracin, nominacin y Especificacin del mismo, de manera de poder identificarlo

mediante un cdigo, un nombre y una descripcin. Con la catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el control administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los mismos. En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de dimensin, calidad, estructura, etc. que definen las caractersticas de los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalizacin de dichos elementos, o sea se establece un estndar que define cada producto normal o tipo. Fundamentos de la Catalogacin: Clasificacin de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar sub clasificaciones de manera de organizarlos de manera jerrquica, facilitando su ubicacin. A la estructura de clasificacin podramos denominarla de grupos subgrupos. Un ejemplo de clasificacin de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas. Generacin de descripciones a partir de la definicin de plantillas de informacin. Generacin de un cdigo, en base a los grupos, plantillas, e informacin del artculo. Beneficios de la Catalogacin: Generar un lenguaje nico para la definicin de tems de manera simple y accesible para todos los usuarios. Generar descripciones estndar de cada uno de los elementos de una familia. Prevenir la generacin de descripciones incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de artculos provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificacin y control de los artculos, posibilitando la racionalizacin de sus inventarios. Reducir el nmero de tems duplicados. Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informtico de Catalogacin: Generacin automtica del cdigo y la descripcin de los distintos tems. Rpida catalogacin y recatalogacin. Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones. Facilidad para la participacin de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. Sin desvos en la normalizacin del catlogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones geogrficas. Posibilidad de generar automticamente las descripciones en un idioma alternativo. Procedimiento de Catalogacin Automtica de Materiales Definicin de esquema de clasificacin, de manera de organizar los elementos a catalogar en grupos, subgrupos, etc. Definicin de Clave Adjetivo o nombre de los artculos y las Plantillas que van a incluir los parmetros que es la informacin que se va asociar a cada clave y los valores posibles para cada parmetro. Por ejemplo en la plantilla de una clave amortiguador se puede incluir un parmetro largo y valores: 300 mm, 350 mm, 400 mm, etc. Definir la estructura de cdigo para los elementos a catalogar. Por ejemplo, dicha estructura podra generarse a partir de la informacin del grupo al cual corresponde la plantilla y de la informacin del artculo (valores para cada parmetro). Catalogacin de artculos: una vez definido lo anterior, se procede a asociar a cada artculo una determinada plantilla y a especificar los valores que corresponden a los parmetros establecidos para esa plantilla. El sistema se encarga de definir

automticamente el cdigo, una descripcin completa, una descripcin reducida, etc. Informacin adicional que podra suministrar el catlogo para cada artculo. Equipos en que se utiliza el material Fabricante Cdigo de fabricante Unidad de medida Diagramas o fotografas Documentos asociados Estado (nuevo, reparado, etc.) Otros valores Veamos algunos ejemplos que nos indican la importancia de un buen proceso de catalogacin, a partir de numerosas situaciones que tuve oportunidad de apreciar en distintas empresas: Cdigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo inventario de materiales, aparentemente sin movimiento, y por otras demoras en trabajos de mantenimiento por faltante de materiales, cuando en realidad los mismos estaban disponibles en stock con una identificacin incorrecta. Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto cdigo / descripcin. Descripciones imprecisas en dichos requerimientos, que obligaban a los compradores a buscar informacin adicional. Generacin de nuevos cdigos para tems idnticos a otros que anteriormente se haban comprado, haban sido identificados de manera incompleta/ imprecisa, y ya se haban agotado. Pero al generar un nuevo cdigo para objetos, en algn momento catalogados de manera incorrecta, se agrandaba innecesariamente el Maestro de Materiales obligando a repetidas depuraciones del mismo. Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econmicos, innecesariamente generados con estas situaciones, sin duda evitables si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacin. CODIFICACIN DE MATERIALES Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin.

Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con la misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. As se cataloga, simplifica, especifica, normaliza y estandariza, lo cual constituye los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales. As, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega, la codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas usadas son: cdigos alfabticos, numricos y alfanumricos. El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema numrico limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo. El sistema alfa numrico de codificacin de materiales es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca. La catalogacin de Materiales es un proceso de suma importancia para las empresas .Por las ventajas que proporciona a las empresas se afirma que sin catalogacin no hay organizacin logstica Esta actividad que se desarrolla dentro del rea logstica requiere el apoyo de la Gerencia General

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