MATRIZ DE COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA

Representante
A todos los
de la Alta Cuando ingresen a la Intranet, Carteleras,
servidores pblicos
Direccin. Institucin o cuando Folletos, Peridico,
Poltica involucrados en el
Lderes de se modifique. boletines.
SIGMA
Proceso

Representante
A todos los
de la Alta Cuando ingresen a la Intranet, Carteleras,
servidores pblicos
Objetivos Direccin y Institucin o cuando Folletos, Peridico,
involucrados en el
Lideres de se modifique boletines
SIGMA
procesos
A los servidores En la implementacin A travs de comunicaciones
Documentos del Lder del pblicos y cuando haya de la intranet,
SIGMA proceso involucrados segn modificaciones en el comunicaciones internas y
el documento documento proceso de capacitacin.

A todos los
Requisitos legales, Cada que se A travs de comunicaciones
Lder del servidores pblicos
reglamentarios y del modifiquen o surjan y reuniones internas del
proceso involucrados en el
usuario nuevos requisitos Comit.
SIGMA

A todos los
Servicios prestados y Lder del servidores pblicos Comunicaciones intranet y
Permanentemente
sus requisitos proceso involucrados en el reuniones.
SIGMA

Matriz de peligros y Lder proceso validacion de informacion

riesgos por salud Servidores pblicos en la induccin y por proceso y
proceso/actividad ocupacional y personas que reinduccin del dependencias,relacion con
Matriz de aspectos e Lder del trabajan en su personal, actividades peligros y riesgos
impactos proceso Gestin nombre de capacitacin prioritarios, aspectos e
ambientales Ambiental impactos significativos
Controles Lder proceso
operacionales salud Servidores pblicos
en la induccin y
asociados a las ocupacional y personas que validacion de informacion
reinduccin del
actividades que se Lder del trabajan en su por proceso y dependencias
personal
ejecuten en materia proceso Gestin nombre
de HSE Ambiental
Lder proceso
salud en la induccin y
Programas de gestin Servidores pblicos
ocupacional reinduccin del
en seguridad y salud y personas que
personal, campaas, intranet, correo electronico.
ocupacional y trabajan en su
Lder del actividades de
Gestin ambiental nombre
proceso Gestin capacitacion
Ambiental
Servidores pblicos mediante documento
Lder proceso en la induccin y
Poltica de alcohol y y personas que escrito a todos los
salud reinduccin del
drogas trabajan en su trabajadores y/o medios
ocupacional personal
nombre institucionales (pgina web,
 ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA
intranet corportativa,
carteleras, etc)
Servidores pblicos publicar en medios
Reglamento de Lder proceso en la induccin y
y personas que institucionales (pgina web,
higiene y seguridad salud reinduccin del
trabajan en su intranet corportativa,
industrial ocupacional personal
nombre carteleras, etc)
Charlas o socializacin
Servidores pblicos virtual.
Programa de salud Lder proceso en la induccin y
y personas que publicar en medios
ocupacional salud reinduccin del
trabajan en su institucionales (pgina web,
ocupacional personal
nombre intranet corportativa,
carteleras, etc)
Programacin de los en medios institucionales
Lder proceso Docentes y
exmenes peridicos (pgina web, intranet
salud funcionarios de en el primer semestre
ocupacionales a corportativa, carteleras,
ocupacional planta
trabajadores etc)
Resolucin
Servidores pblicos en medios institucionales
conformacin comit Lder proceso
y personas que (pgina web, intranet
de emergencia y salud en el primer semestre
trabajan en su corportativa, carteleras,
contingencia de la ocupacional
nombre etc)
universidad
Conformacin
Hacer convocatoria en
Brigada de
Lder proceso medios institucionales
emergencias de la de acuerdo a
salud Servidores pblicos (pgina web, intranet
Universidad con necesidad
ocupacional corportativa, carteleras,
representantes de
etc)
cada sede
Lider del Servidores pblicos en medios institucionales
Resolucin comit de
proceso de y personas que (pgina web, intranet
gestin ambiental y en el primer semestre
Gestin trabajan en su corportativa, carteleras,
sanitaria
Ambiental nombre etc)
Lder proceso Servidores pblicos
Plan de emergencias
salud y personas que publicar el protocolo en la
bsico por sedes para en el primer semestre
ocupacional trabajan en su intranet
la universidad.
/ARL nombre
Lecciones aprendidas Lder proceso cada vez que suceda
de incidentes salud Servidores Pblicos un incidente Intranet
accidentes de trabajo ocupacional accidente
Lder proceso
Servidores pblicos
salud
y personas que en la actualizacin,
ocupacional intranet, comit sigma de
Requisitos legales en trabajan en su cambio o nueva
Lder del cada proceso, medios
HSE nombre legislacin aplicable a
proceso Gestin institucionales
Partes interesadas la universidad
Ambiental
pertinentes
Gestin Jurdica
Lder proceso
Desempeo del salud
sistema de seguridad ocupacional Alta direccion de la Revisin por la
Informe
y salud ocupacional y Lder del universidad direccin
Gestin ambiental proceso Gestin
Ambiental
Mecanismos de
Lder proceso
participacin y Induccin y re
salud Todos los procesos Medios institucionales
consulta en temas induccin
ocupacional
syso
 ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA
Lder de Proceso A los procesos Cada vez que se
Programas de
Evaluacin involucrados, y establezca el Comunicaciones internas.
Auditorias
Independiente auditores internos programa
Lder de Proceso
Informe de las Todos los lderes de Despus de cada
Evaluacin Informe registros.
Auditorias proceso auditoria
Independiente
Mensualmente y
Lder de Proceso
Acciones correctivas Lderes de cuando se requiera
Evaluacin Registros
y preventivas Proceso para la revisin por la
Independiente
Alta Direccin.
Profesional
Proceso
Gestin de las quejas Quejas
Direccionamiento Cuando aplique Informe
y reclamos Reclamos y
de SIGMA
Sugerencias
Cambios que puedan Representante
tener impacto en el de la Direccin Todos los procesos Cuando aplique Medios institucionales
sistema integrado de

Los mecanismos de comunicacin externa definidos por la Universidad son los establecidos por el
proceso estratgico Comunicacin Pblica: pgina web, programas radiales, Emisin de cuas y
campaas, magazn Institucional, campaas institucionales, rendicin de cuentas, reuniones con la
comunidad y dems partes interesadas, publicaciones, Folletos, cartillas, afiches, entre otros.

La Universidad pedaggica y Tecnolgica de Colombia identifica y divulga internamente sus

aspectos ambientales significativos, sin embargo ante solicitudes externas, analizara la pertinencia
de su divulgacin dado que no contempla como tal una comunicacin formal externa de los
mismos.