MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

ASPECTO A RESPONSABLE A QUIEN LE CUANDO COMUNICA

COMUNICAR COMUNICA
Representante de la A todos los servidores Cuando ingresen a la
Alta Dirección. públicos involucrados en Institución o cuando se
Líderes de Proceso el SIG modifique.
Política

Representante de la A todos los servidores Cuando ingresen a la

Alta Dirección y públicos involucrados en Institución o cuando se
Lideres de procesos el SIG modifique
Objetivos

Líder del proceso A los servidores públicos En la implementación y

involucrados según el cuando haya modificaciones
documento en el documento
Documentos del SIG

Requisitos legales, Líder del proceso A todos los servidores Cada que se modifiquen o
reglamentarios y del públicos involucrados en surjan nuevos requisitos
usuario el SIG

Servicios prestados y sus Líder del proceso A todos los servidores

requisitos públicos involucrados en
el SIG
Permanentemente

Matriz de peligros y riesgos Líder proceso salud Servidores públicos y en la inducción y

por proceso/actividad ocupacional Líder del personas que trabajan en reinducción del personal,
Matriz de aspectos e proceso Gestión su nombre actividades de capacitación
impactos Ambiental
ambientales

Controles operacionales Líder proceso salud Servidores públicos y en la inducción y

asociados a las actividades ocupacional Líder del personas que trabajan en reinducción del personal
que se ejecuten en materia proceso Gestión su nombre
de HSE Ambiental

Programas de gestión en Líder proceso salud Servidores públicos y en la inducción y

seguridad y salud ocupacional personas que trabajan en reinducción del personal,
ocupacional y Gestión Líder del proceso su nombre campañas, actividades de
ambiental Gestión capacitacion
Ambiental

Política de alcohol y drogas Líder proceso salud Servidores públicos y en la inducción y

ocupacional personas que trabajan en reinducción del personal
su
nombre
ASPECTO A RESPONSABLE A QUIEN LE CUANDO COMUNICA
COMUNICAR COMUNICA
Reglamento de higiene y Líder proceso salud Servidores públicos y en la inducción y
seguridad industrial ocupacional personas que trabajan en reinducción del personal
su nombre

Programa de salud Líder proceso salud Servidores públicos y en la inducción y

ocupacional ocupacional personas que trabajan en reinducción del personal
su nombre

Programación de los Líder proceso salud Docentes y funcionarios en el primer semestre

exámenes periódicos ocupacional de planta
ocupacionales a
trabajadores
Resolución conformación Líder proceso salud Servidores públicos y
comité de emergencia y ocupacional personas que trabajan en
contingencia de la su nombre en el primer semestre
universidad

Conformación Brigada de Líder proceso salud

emergencias de la ocupacional
Universidad con
representantes de Servidores públicos de acuerdo a necesidad
cada sede

Resolución comité de Líder del proceso de Servidores públicos y en el primer semestre

gestión ambiental y Gestión personas que trabajan en
sanitaria Ambiental su
nombre
Plan de emergencias básico Líder proceso salud Servidores públicos y en el primer semestre
por sedes para la ocupacional personas que trabajan en
universidad. /ARL su
nombre
Lecciones aprendidas Líder proceso cada vez que suceda
de incidentes ó accidentes salud ocupacional Servidores Públicos un incidente ó accidente
de trabajo
Requisitos legales en HSE Líder proceso salud Servidores públicos y en la actualización, cambio
ocupacional Líder del personas que trabajan en o nueva legislación aplicable
proceso Gestión su nombre a la universidad
Ambiental Partes interesadas
Gestión Jurídica pertinentes

Desempeño del sistema de Líder proceso salud

seguridad y salud ocupacional Líder del
ocupacional y Gestión proceso Gestión
ambiental Ambiental Alta direccion de la
universidad Revisión por la dirección

Mecanismos de Líder proceso salud Todos los procesos Inducción y re inducción

participación y consulta en ocupacional
temas
syso
ASPECTO A RESPONSABLE A QUIEN LE CUANDO COMUNICA
COMUNICAR COMUNICA
Programas de Auditorias Líder de Proceso A los procesos Cada vez que se establezca
Evaluación involucrados, y el
Independiente auditores internos programa
Informe de las Auditorias Líder de Proceso Todos los líderes de Después de cada auditoria
Evaluación proceso
Independiente
Acciones correctivas y Líderes de Proceso Líder de Proceso Mensualmente y cuando se
preventivas Evaluación requiera para la revisión por
Independiente la
Alta Dirección.
Gestión de las quejas y Profesional Quejas Proceso Cuando aplique
reclamos Reclamos y Direccionamiento de SIG
Sugerencias

Cambios que puedan tener Representante de la Todos los procesos Cuando aplique
impacto en el sistema Dirección
integrado de
Gestión

Los mecanismos de comunicación externa definidos por la Universidad son los establecidos por el proceso
estratégico Comunicación Pública: página web, programas radiales, Emisión de cuñas y campañas, magazín
Institucional, campañas institucionales, rendición de cuentas, reuniones con la comunidad y demás partes
interesadas, publicaciones, Folletos, cartillas, afiches, entre otros.

La Universidad pedagógica y Tecnológica de Colombia, identifica y divulga internamente sus aspectos

ambientales significativos, sin embargo ante solicitudes externas, analizará la pertinencia de su divulgación dado
que no contempla como tal una comunicación formal externa de los mismos.
EXTERNA
ESTRATEGIA Y MEDIOS

Intranet, Carteleras, Folletos,

Periódico, boletines.

Intranet, Carteleras, Folletos,

Periódico, boletines

A través de comunicaciones de la
intranet, comunicaciones internas
y proceso de capacitación.

A través de comunicaciones y
reuniones internas del Comité.

Comunicaciones intranet y
reuniones.

validacion de informacion por

proceso y dependencias,relacion
con peligros y riesgos prioritarios,
aspectos e
impactos significativos

validacion de informacion por

proceso y dependencias

intranet, correo electronico.

mediante documento escrito a

todos los trabajadores y/o medios
institucionales (página web,

ESTRATEGIA Y MEDIOS

intranet corportativa,
carteleras, etc)
publicar en medios institucionales
(página web, intranet corportativa,
carteleras, etc)

Charlas o socialización virtual.

publicar en medios institucionales
(página web, intranet corportativa,
carteleras, etc)

en medios institucionales (página

web, intranet corportativa,
carteleras,
etc)
en medios institucionales (página
web, intranet corportativa,
carteleras, etc)

Hacer convocatoria en medios

institucionales (página web,
intranet corportativa, carteleras,
etc)

en medios institucionales (página

web, intranet corportativa,
carteleras,
etc)
publicar el protocolo en la intranet

Intranet

intranet, comité sigma de cada

proceso, medios institucionales

Informe

Medios institucionales

ESTRATEGIA Y MEDIOS

Comunicaciones internas.
 Informe registros.

Registros

Informe

Medios institucionales

n los establecidos por el proceso

misión de cuñas y campañas, magazín
on la comunidad y demás partes

vulga internamente sus aspectos

á la pertinencia de su divulgación dado
s mismos.