Código

SST-PR-06-00-
00
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Versión 01

1. OBJETO.

Establecer el proceso para asegurar que los empleados y otras partes interesadas reciben
y comunican la información pertinente sobre el Sistema de gestión de SST, los
mecanismos para la participación de los empleados, contratistas y partes interesadas en
las actividades de Seguridad y salud en el trabajo, en la empresa y definir los procesos
de consulta de los trabajadores, los representantes del Sistema de gestión y la persona
designada por la dirección.

2. ALCANCE.

La comunicación de las condiciones peligrosas en el sistema de gestión en seguridad y

salud en el trabajo y ambiente, participación de empleados, contratistas y demás partes
interesadas en las actividades del SGSST.

3. DEFINICIONES.

Comunicación: Proceso que permite dar a conocer la información de manera lógica,

clara y oportuna entre los cargos y dependencias de la Organización, ya sea en forma
oral, escrita o cualquier otro medio, con la finalidad de que exista retroalimentación entre
ellas.
Comunicación Interna: Es aquella información general, administrativa y académica del
Sistema de gestion de SST que debe transmitirse y recibirse de cada una de las personas
que integran la empresa.
Comunicación Externa: Cualquier mensaje que la comunidad, autoridad o cualquier
persona fuera de la empresa desee entregar ya sea para preguntar, solicitar, avisar,
pedir autorización o simplemente informar.
Identificación de Peligro: Proceso de reconocer si existe un peligro y definir sus
características.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o
lesión a las personas o una combinación de estos.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es)
peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposición(es).
Seguridad: Condición de estar libre de un riesgo inaceptable.

4. RESPONSABLE
S Trabajadores
Contratistas
Gerente General
Partes interesadas

El vigía o Copasst

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 COMUNICACIÓN

La metodología para asegurar la eficacia de las comunicaciones, incluye a los empleados,

contratistas, visitantes, clientes, comunidad, entidades, y demás partes interesadas que
se ven afectadas por la realización de los servicios prestados.
A Nivel Externo: La comunicación en el ámbito externo asegura que la información en lo
relativo a la prestación del servicio, consultas y peticiones de partes interesadas sea
eficaz, con el fin de lograr el cumplimiento de los requerimientos exigidos, los
mecanismos de comunicación externa se han definido para la empresa de la siguiente
forma:
 Repuestas a quejas y reclamos asociados al SGSST
 Informes de gestión, (Indicadores, actividades SGSST, investigación de
accidentes, planes de acción, Informes gerenciales, etc.).
 Información general de la Organización (misión, visión, políticas, objetivos,
organigrama, etc.)
5.1.1.1 Medios Estrategias y frecuencia. Para todos los casos los medios a usar
para la comunicación de la información a Nivel Externo, son Correo físico o, correo
electrónico, dependerá de la forma como el responsable de la información
considere el medio de envió.

5.1.2 A Nivel Interno: La comunicación dentro de los niveles y funciones de la

organización busca facilitar información apropiada en el Sistema de gestion de SST
en el trabajo y a los empleados les sirve para motivarlos y para fomentar la
aceptación de los esfuerzos de la organización para mejorar su desempeño.
 COMUNICACIÓN ASPECTOS DEL SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL

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PARTICIPACIÓN

5.1.3 En la identificación de riesgos y peligros el personal participa mediante el reporte

de actos y condiciones inseguras, al igual participan en las capacitaciones del SST.
5.1.4 El procedimiento de Gestión del Cambio permite la participación del personal
involucrado cuando existan procesos nuevos, o la implementación de nuevas
tecnologías que puedan llegar afectar las condiciones del Sistema de gestion de
SST.
5.1.5 En la investigación de incidentes y accidentes el personal de la empresa como
parte de las responsabilidades debe participar en este proceso desde el reporte y
notificación de todos los eventos que se registren a fin de efectuar el proceso de
identificación de hallazgos que establezcan las posibles causas que lo generaron, los
trabajadores dentro de este proceso deben participar en la entrega de información
oportuna y veraz y la formulación de posibles acciones que tiendan a eliminar la
causa raíz. Dentro de este proceso todos los trabajadores deben dar su versión y
testimonio en como involucrado directo del evento o como testigo del mismo, dando
fe del hecho acontecido. El trabajador debe permitir la práctica de pruebas y debe
aportar la información que este a su alcance o indicar la posibilidad de búsqueda de
información que permita aclarar el evento o dar indicaciones que permitan hallar la
causa del evento como lo establece el procedimiento de Investigación de Incidentes
y Accidentes.
5.1.6 El personal de la empresa que recibe la inducción o Re-inducción en el SST debe
aplicar en su puesto de trabajo y en sus actividades rutinaria, no rutinarias y
cotidianas los lineamientos y direccionamiento que se ha establecido en el marco
del cumplimiento de las diversas Políticas , las cuales están establecidas en el
manual del SST, se han difundido, comunicado, y evaluado a cada uno de los
trabajadores, conforme las necesidades establecidas para cada uno de los cargos y
en la cual el compromiso de cada trabajador en cumplir y hacer cumplir las Políticas
de la empresa hace parte de la participación de los trabajadores en las actividades
establecidas para el Sistema de gestión Integral.

5.2 CONSULTA.
5.2.1 Anualmente se debe capacitar al personal para identificar riesgos y peligros y
proponer medidas de control dicha información alimentara la Matriz de riesgos y
peligros.
5.2.2 El vigía o Copasst es el instrumento legal que permite efectuar actividades de
consulta con los trabajadores y delegados en los Temas de seguridad y salud en el
trabajo y es quien recluta la propuesta de mejora, dudas e inquietudes que tienen
los trabajadores frente al SST y las remite a la reunión mensual para ser tratados y
comunica a los trabajadores la respuesta obtenido.
5.2.3 La Empresa de manera periódica actualiza los cambios en los requisitos legales y
actualización de los mismos, consultando las actualizaciones que de las diversas
fuentes de consulta se emiten, este proceso queda registrado en la Matriz de
Requisitos legales.
5.2.4 Anualmente se efectúan entrenamientos en Preparación y Respuesta a Emergencia
con organismos especializados y acreditados, quienes revisan la estructura física,
recursos existentes y el Plan de Emergencia de la organización para establecer si
este es adecuado a los propósitos actuales en atención de emergencias. Si de esta
 revisión surgen cambios estas quedan registradas en el control de cambios del Plan
de Emergencias.
5.2.5 Se mantiene continuamente la comunicación con los Contratistas para
retroalimentar los aspectos en seguridad y salud en el trabajo para establecer
revisión y actualización de los diferentes procesos, de estas consultas e información
se evidencian los cambios en el control de cambios.
5.2.6 La organización cuenta también con un comité de convivencia.
5.2.7 Y todo el personal participa en las diversas actividades como Reuniones,
capacitaciones, comités, brigadas entre otros.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Procedimiento Investigación de Incidentes y Accidentes
Política del SST
Plan de Emergencias

Control de Cambios al
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