PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Código: ERP-SST-PROC-02 Versión: 01 Fecha: SEP 2020

 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Código: ERP-SST-PROC-02 Versión: 0 Fecha: SEP 2020

Determinar los pasos para el manejo de las comunicaciones

1. OBJETIVO internas en los diferentes niveles de la organización y la
comunicación con partes interesadas del Sistema de Gestión
Salud y Seguridad en el Trabajo.
Aplica para todas las comunicaciones realizadas al interior de
2. ALCANCE ERP INGENIERIA CIVIL SAS y externas con clientes,
contratistas y otras partes interesadas en relación con el
sistema de gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo.
Parte interesada: Persona u organización que puede
afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una
3. DEFINICIONES Y
decisión o actividad. Nuestras partes interesadas externas
ABREVIATURAS son actualmente clientes, proveedores, contratistas y
visitantes.
SST: Salud y Seguridad en el Trabajo
4. RESPONSABILIDA
DES Ver matriz de métodos de comunicación

5. HERRAMIENTAS Y Equipos de cómputo, implementos de oficina y equipos

EQUIPO médicos requeridos para la prestación del servicio.
Ver matriz de métodos de comunicación

 Comunicaciones internas: Al interior de ERP

INGENIERIA CIVIL SAS y en busca del mejoramiento
continuo, deben ser comunicadas las responsabilidades
de los funcionarios con el sistema de gestión, el Manual
del SG-SST, los objetivos, los peligros identificados, los
requisitos legales que apliquen, los programas de gestión
y el desempeño del sistema entre otros.
6. DESCRIPCIÓN Y
ACTIVIDADES
 Comunicaciones externas: Las partes interesadas
externas de ERP INGENIERIA CIVIL SAS son
actualmente clientes, proveedores, contratistas y
visitantes. A través de inducción se les informará a los
contratistas el procedimiento de identificación de peligros
y requisitos legales del sistema de gestión en SST. La
comunicación con proveedores se realiza a través de
correo electrónico o copia dura con el envío de un folleto y
con visitantes a través de un folleto.

7. DOCUMENTOS DE
REFERENCIA • Correos electrónicos, cartas, carteleras, actas.

8. ANEXOS
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Código: ERP-SST-PROC-02 Versión: 0 Fecha: SEP 2020

MATRIZ MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

RESPONSABLE
ASPECTO A ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO ESTRATEGIAS ¿COMO
DE LA
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA? Y MEDIOS COMUNICA?
COMUNICACIÓN
Comunicación
Reuniones,
verbal clara,
Asuntos Todo el Gerente, Cuando se sensibilizaciones,
precisa y utilizar
organizacionales personal Directores requiera capacitaciones,
lenguaje fácil d
carteleras
entender.
Gerente, Comunicación
Inducción y
Políticas del Directores, Sub- verbal clara,
Todo el reinducción o Carteleras,
Sistema de directores precisa y utilizar
personal cuando se capacitaciones
Gestión SST Responsable lenguaje fácil d
modifiquen
SST entender
Gerentes, Comunicación
Inducción y
Objetivos del Directores, verbal clara,
COMUNICACIONES INTERNAS

Todo el reinducción o Carteleras,

Sistema de Coordinadores precisa y utilizar
personal Cuando se capacitaciones
Gestión SST Responsable lenguaje fácil d
modifiquen
SST entender
Gerentes, Comunicación
Cada vez que
Documentos del Directores, verbal clara,
Todo el se modifiquen o Carteleras,
Sistema de Coordinadores, precisa y utilizar
personal surjan nuevos capacitaciones
Gestión SST Responsable lenguaje fácil d
requisitos
SST entender
Inducción, Comunicación
reinducción o Correos verbal clara,
Matriz de Todo el Responsable
cuando se electrónicos, precisa y utilizar
peligros personal SST
actualice la capacitaciones lenguaje fácil d
matriz entender
Controles Inducción, Comunicación
Operacionales reinducción Correos verbal clara,
Todo el Responsable
relacionados divulgación de electrónicos, precisa y utilizar
personal SST
con el Sistema matriz de capacitaciones lenguaje fácil d
de Gestión SST peligros entender
Programas de Todo el Responsable Inducción, Intranet, correos Comunicación
gestión SST personal SST reinducción, electrónicos, verbal clara,
campañas, capacitaciones precisa y utilizar
capacitaciones lenguaje fácil d
entender
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Gerentes,
Inmediatamente
Directores, Verbalmente,
Actos y se presente un
Coordinadores formatos o Comunicación c
condiciones Todo el personal acto o
, correos y precisa
inseguras condición
Responsable electrónicos
insegura
SST
Reglamento de
higiene y Todo el Responsable En la inducción Reuniones, Comunicación
seguridad personal SST y reinducción carteleras, verbal y escrit
industrial
Manual de Todo el Responsable En la inducción Reuniones, Comunicación
Gestión SG-SST personal SST y reinducción carteleras, verbal y escrit
COPASST y
Comité de Todo el Responsable En la inducción Reuniones, Comunicación
convivencia personal SST y reinducción carteleras, verbal y escrit
laboral
Capacitaciones, Comunicación
Plan de Todo el Responsable
en la inducción Reuniones verbal y escrit
emergencias personal SST
y reinducción clara y precis
Lecciones
aprendidas de Cada vez que Carteleras y por Comunicación
Todo el Responsable
accidentes de se presente el correo verbal y escrit
personal SST
trabajo e evento electrónico clara y precis
incidentes
Cuando haya
Gerentes, cambios en la
Responsable
Directores y legislación o
Requisitos SST o quien Correo Comunicación
personal que nuevos
legales identifique el electrónico escrita
le competa el requisitos
requisito
requisito legal legales
identificados
Desempeño del Gerente, Responsable Revisiones Reuniones Comunicación
Sistema de COPASST SST Gerenciales y clara, precisa
Gestión cada vez que la
gerencia lo
requiera
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Correo
electrónico,
Gerentes,
reuniones,
Directores,
formatos de
Responsable Comunicación
reporte de actos
Participación y SST, Cada vez que escrita, verbal
Todo el personal y condiciones
consulta COPASST y se requiera manera clara
inseguras, de
Comité de precisa
sugerencias,
Convivencia
quejas o
Laboral
reclamos,
personalmente
Formato de
Términos de Gerentes, Auditor interno, Cada vez que términos de
Correo
referencia de Directores, Responsable se realicen referencia de
electrónico
auditorías COPASST SST auditorías auditorías o plan
auditorias
Formato de
Gerentes, Auditor interno, Después de términos de
Informe de Correo
Directores, Responsable cada auditoria referencia de
auditorías electrónico
COPASST SST interna auditorías o plan
auditorias
Formato de
Acciones Gerente, acciones
Jefes de Cada vez que Correo
correctivas y Responsable correctivas y
Proceso se presente electrónico
preventivas SST preventivas
ATL
Cambios que Correo
puedan tener Gerente, electrónico, Matriz de peligr
Gerentes,
impacto en el Responsable Cuando aplique reuniones, Comunicación c
Directores
Sistema de SST revisiones y precisa
Gestión SST gerenciales
Cada vez que
Resultados de la
se realiza la
revisión del COPASST Gerente, Carteleras y por
revisión del Comunicación
Sistema de Todo el Responsable correo
Sistema por clara, precisa
Gestión por la personal SST electrónico
parte de la
alta dirección
gerencia
Resultados de
las evaluaciones
Responsable Cada vez que Correo Comunicación
de los COPASST
SST se presente electrónico clara, precisa
ambientes de
trabajo

RESPONSABLE
MEDIOS DE ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO ESTRATEGIAS ¿COMO
DE LA
COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA? Y MEDIOS COMUNICA
COMUNICACIÓN
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Mensajes
claros y
formales,
Cuando el Telefónicamente, deben
Contratistas
Administradores cliente se correos realizarse de
Clientes
Requerimientos de los contratos comunica con electrónicos, manera corta
Empresas
SST de clientes con Contratistas ERP visitas y precisa,
usuarias
Comunicaciones Externas

y proveedores INGENIERIA empresariales, dando

Proveedores
CIVIL SAS correspondencia solución a lo
requerimiento
solicitados po
el cliente.
Gerentes,
Inmediatamente
Directores, Verbalmente,
Actos y se presente un
Coordinadores Partes formatos o Comunicació
condiciones acto o
, interesadas correos clara y precis
inseguras condición
Responsable electrónicos
insegura
SST
Gerentes, Telefónicamente,
Directores, Cuando se correos Pronta gestió
Quejas,
Coordinadores Responsable presente la electrónicos, o respuesta
Reclamos,
, SST queja, reclamo visitas inmediata a l
sugerencias.
Responsable o sugerencia empresariales, manifestació
SST correspondencia