PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: GT-P01

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PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
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1. OBJETIVO

Diseñar, gestionar y aplicar las políticas y estrategias de comunicación para fortalecer las
competencias comunicativas al interior de la entidad.

2. ALCANCE

Inicia desde la definición de necesidades de comunicación organizacional, diseño y administración

de la comunicación interna, hasta el seguimiento de las estrategias definidas en el plan de
comunicaciones.

3. INSUMOS

Lineamientos normativos, manual de identidad visual, formato de solicitud de comunicación.

4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA

Boletines, publicación intranet, carteleras, diseño de piezas.

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Ver normograma.

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Comunicación ascendente: comunicación desde los subalternos hacia los superiores y continua
ascendiendo por la organización.

Comunicación descendente: comunicación desde la alta dirección hacia los demás niveles de la
organización.

Comunicación transversal: incluye los flujos tanto ascendente como descendente y fluye entre
todos los niveles, procesos y servidores.

Comunicación Organizacional: es el componente de control que orienta la difusión de políticas y

la información generada al interior de la entidad, para una clara identificación de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se orienta las acciones de
la entidad.
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Debe convocar a los servidores públicos referente a una imagen corporativa que comprenda una
gestión ética, eficiente y eficaz, que proyecte su compromiso.

Cultura de la información: La cultura de la información entendida como la forma de circulación y

procesamiento de la información, expresa la actitud que tienen los integrantes de una organización
en el manejo y difusión de contenidos informativos al interior de la entidad y de la entidad con la
ciudadanía.

Imagen institucional: El mensaje institucional y su identidad se proyectan a través de diversos

medios y productos comunicativos. La comunicación contribuye a la elaboración de un concepto
común que luego se traduce en imagen institucional

Intranet: Es el principal medio de comunicación interna a través del cual se canaliza y administra
el flujo de información de interés general de la entidad. En este medio se promueven los criterios
del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y a partir de estos, se difunde información de la
dirección, las dependencias, los planes, los proyectos, los procesos, los programas y actividades.

Medios de Comunicación: Como medios de comunicación se definen las herramientas

tecnológicas y demás, que dispone la entidad para divulgar las acciones que realiza y que permite
llegar a los diferentes grupos de interés tanto externos como internos.

7. CONDICIONES GENERALES

 Todos los funcionarios y contratistas deberán tener correo institucional. (En el caso de
contratistas se asignará correo institucional a los que defina cada subdirección). Los
funcionarios y contratistas deberán revisar el correo al inicio de la jornada y al finalizarla.

 Todas las piezas de comunicación interna deberán ser revisadas por el área de
comunicaciones.

 Los funcionarios y contratistas deben portar el carnet en un lugar visible en la sede o en

donde estén representando al Instituto. Cuando terminen el vínculo como funcionario o
contratista deben devolver todos los elementos de imagen corporativa de la entidad
(Indumentaria, carnets, etc.).

 Se debe establecer comunicación con la Subdirección Corporativa cuando un servidor

público ingrese o se retire del IDPC, con el fin de actualizar datos e informar la novedad a
los demás servidores.

 Se debe informar al solicitante los tiempos de producción y ejecución de la divulgación de

la información o el diseño de la pieza.

 No se recibirán solicitudes que no estén soportadas mediante el formato de solicitud

establecido.
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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Documento o
Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro

Inicio Inicio del procedimiento

Definir las estrategias de Responsable de Estrategias de

Definir estrategias de comunicación organizacional, Comunicaciones comunicación
comunicación dependiendo las necesidades de las y equipo de documentadas
1 organizacional áreas, los lineamientos normativos, trabajo en el borrador
políticas del IDPC y directrices de la del plan
Dirección General.
Presentar al Comité Directivo el plan Responsable de Plan
estratégico de comunicación Comunicaciones estratégico de
Presentar el plan organizacional para ser aprobado. Comité Directivo comunicación
estratégico de
comunicación
organizacional
2
organizacional Si se presentan ajustes al plan, se aprobado
deben realizar y volver a presentar al
Comité para su aprobación final.

Una vez aprobado el plan estratégico, Responsable de Comunicado

se informarán las estrategias de Comunicaciones interno,
Informar estrategias comunicación organizacional a todos Boletín,
de comunicación los servidores públicos del IDPC, Correo
3 organizacional mediante boletines, correo electrónico,
electrónico, diseño de piezas y/o
comunicados internos.

Recibir solicitudes de las Responsable de Formato de

dependencias que requieran divulgar Comunicaciones solicitud de
información (Sistema Integrado de divulgación
Recibir solicitudes de Gestión, proyectos del IDPC, talento interna
las dependencias humano, actividades, cumpleaños,
4
entre otros) hacia los servidores del
IDPC y/o diseñar piezas gráficas que
se requieran para fortalecer la
comunicación organizacional.

Asignar responsables dentro del área Responsable de Correo

Asignar
de comunicaciones, para atender el Comunicaciones electrónico
responsables
requerimiento de divulgación de la
5 información y/o diseño de piezas.

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Actividad Documento o
Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Realizar las acciones de Designado de Registros de
2 comunicación organizacional comunicaciones publicación.
conforme a las solicitudes Piezas gráficas
presentadas.

Realizar acciones de Divulgación de la información

comunicación El tipo de información que se
organizacional divulgue puede realizarse mediante:
la intranet, carteleras internas,
boletines y/o correos electrónicos
masivos.
6
Diseño de piezas
Se trabaja en conjunto con el
solicitante el apoyo gráfico según
requerimiento.

Existen otro tipo de acciones para

fortalecer la comunicación
organizacional que se generan por
iniciativa del equipo de
comunicaciones según pertinencia e
importancia del mensaje a trasmitir.
Realizar seguimiento al cumplimiento Responsable de Indicadores
Realizar seguimiento de las estrategias documentadas en Comunicaciones Informes
al plan estratégico de el plan estratégico de comunicación y equipo de
7 comunicación
organizacional. trabajo
organizacional

Aplicar encuestas de percepción y/o Responsable de Encuestas

satisfacción relacionadas con la Comunicaciones
Aplicar encuesta de comunicación organizacional. Con y equipo de
8 percepción y/o estas encuestas se toman acciones trabajo
satisfacción que serán documentadas para
fortalecer el proceso de comunicación
organizacional.

Fin Fin del procedimiento

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9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambios realizados

0 Documento original

10. APROBACIÓN

Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó

MARISOL ROJAS IZQUIERDO

ANDRÉS PÉREZ GUZMAN
Profesional Contratista - Webmaster
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS
VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL
Responsable de Comunicaciones
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE ALEJANDRO BURGOS
LOS VALORES DEL PATRIMONIO Subdirector Divulgación
CULTURAL SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE
LOS VALORES DEL PATRIMONIO
CULTURAL
CATHERINE CIFUENTES G.
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIÓN GENERAL

-Original firmado en Subdirección General- -Original firmado en Subdirección General- -Original firmado en Subdirección General-

Fecha: 28 diciembre de 2012 Fecha: 28 diciembre de 2012 Fecha: 20 de mayo de 2013