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MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
VERSIÓN: 02
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABLE
5. ACTIVIDADES
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VIGENCIA: 01/06/2020
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Memorandos.
Carteleras de comunicaciones.
Lecciones aprendidas.
b) La realización de inspección periódicas (en SST y las ejecutadas por la Alta Dirección)
realizadas en las instalaciones de la organización; con motivo de la implementación,
mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Ambiente son un medio para que los trabajadores participen
continuamente en la identificación de peligros, aspectos e impactos ambientales, y
reporte e investigación de condiciones laborales.
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e) Los requerimientos, quejas y reclamos de las partes externas, se tramitarán una vez
sean recibidos (sean cartas, correos electrónicos, manifestaciones verbales, otros), en
un plazo no mayor a 15 días hábiles.
ELEMENTO
RESPONSA ACTIVIDAD,
DEL MEDIO EMISOR RECEPTOR PERIODICIDAD
BLE REPORTE
PROGRAMA
Comunicado Cartelera Alta Grupo Gerente Toda vez que Temas de elección de
Gerencial institucion interno: cambien las la Alta Dirección:
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seguridad en el lugar
de trabajo, cuidado de
la salud y cuidado del
medio ambiente,
cumplimiento de
al, Colaborador requisitos legales,
condiciones
repositorio es, decisiones que
(Decisiones, institucionales y
digital, contratistas, impacten la
circulares, Dirección General elementos de la
correos subcontratist implementación,
acuerdos.) planificación
electrónico as, mantenimiento y
estratégica
s proveedores mejora continua del
Sistema de Gestión de
la Calidad, Seguridad
y Salud en el Trabajo
y Ambiente, entre
otras.
Cartelera
institucion Dar información
Contratista,
al, pertinente al Sistema
subcontratist
Cartas y/o repositorio Director Según lo de Gestión de la
SGI as y
actas digital, HSEQ planeado Calidad, Seguridad y
proveedores
correos Salud en el Trabajo y
.
electrónico Ambiente.
s
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organización, los
factores de riesgo a
al, Colaborador los cuales nos
Inducción/Re-
repositorio es, encontramos
Inducción y
digital, contratistas, expuestos e
ducción HSEQ Cronograma
correos subcontratist información pertinente
Anual de
electrónico as y al Sistema de Gestión
Capacitaciones
s proveedores de la Calidad,
Seguridad y Salud en
el Trabajo y Ambiente.
Informar acerca de la
caracterización del
AT, incluyendo el
análisis de sus causas
Cartelera Grupo Una vez se haya básicas e inmediatas y
Resultados de institucion interno: elaborado y demás factores que
investigacione al, Colaborador presentado el permitieron la
s de repositorio es, Coordinador Informe de materialización del
SGI
accidentes e digital, contratistas, SST Investigación del mismo. De igual
incidentes de correos subcontratist Accidente de manera, se divulgarán
trabajo electrónico as y Trabajo radicado las acciones
s proveedores ante la ARL correctivas y
preventivas a las que
haya lugar y
necesidad de
implementar.
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Los miembros de la Alta Dirección divulgarán todas las directrices, objetivos y metas que
se hayan establecido estratégicamente para garantizar que todas las actividades y
operaciones que se ejecuten al interior de la organización vayan en sintonía con el
mejoramiento en el desempeño en la Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Ambiente; y por supuesto, con su mantenimiento y mejora continua.
Antes de iniciar trabajos por parte de un contratista jurídico o natural que deba realizar
labores que implique la realización de tareas de alto riesgo (Trabajos en alturas, trabajos
en caliente, trabajos en espacios confinados, trabajos con productos químicos, trabajos
con energías peligrosas, mantenimiento de máquinas, etc.) el Director HSEQ y Director
Administrativo deberán coordinar la inducción en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente; verificación de documentación y condiciones en las que se realizará la
actividad para garantizar que éstas sean seguras. Para esto, se podrá consultar el
PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN; de igual forma, para facilitar la
verificación y evaluación del cumplimiento de los requisitos por parte de contratistas,
subcontratistas y proveedores se podrá consultar el procedimiento ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS.
De igual forma, el Director HSEQ comunicará los riesgos y normas de seguridad definidos
en el protocolo de visitantes y contratistas, dejando evidencia escrita a través del
documento denominado REGISTRO DE ASISTENCIA.
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Es responsabilidad del Jefe Inmediato reportar los actos inseguros por parte de los
colaboradores que sean identificados en los procesos de inspección en las áreas de
trabajo, a la Dirección HSEQ y Dirección Administrativa; el incumplimiento de las
normas de seguridad del personal a cargo, participar en las investigaciones de los
accidentes de trabajo. Si el acto inseguro es reiterativo, se procederá a iniciar el
proceso disciplinario según el reglamento interno de trabajo de la institución.
6. CUADRO DE FIRMAS
7. CONTROL DE CAMBIOS
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