VIGENCIA: 08/01/2021

MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
VERSIÓN: 02

1. OBJETIVO

Establecer mecanismos de comunicación, participación y consulta para asegurar que la

información que los miembros de la Alta Dirección, a través del Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la CORPORACIÓN
INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG, sea transmitida y recibida asertiva, clara, concisa y
oportunamente por parte de todos sus colaboradores, contratistas, subcontratistas y
demás partes interesadas, de cara a obtener los resultados esperados con su difusión.

2. ALCANCE

Aplica a todas las comunicaciones e información que se lleven a cabo (Interna y

externamente) en la CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG, relacionados
con la implementación, mantenimiento y mejora continua de su Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.

3. DEFINICIONES

a) Comunicación: Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al

receptor.

b) Consulta: Acto de tratar un asunto con una o varias personas.

c) Participación: Intervención en un suceso, en un acto o en una actividad.

d) Motivación: Es el señalamiento o énfasis que se descubre en una persona hacia un

determinado medio de satisfacer una necesidad, creando o aumentando con ello el
impulso necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción, o bien para que
deje de hacerlo.

4. RESPONSABLE

Los funcionarios responsables de garantizar la eficacia en la ejecución de las actividades

definidas en el presente procedimiento son el Gerente General y Director HSEQ.

5. ACTIVIDADES

5.1 Condiciones generales

a) Este procedimiento se aplicará cada vez que se requiera comunicar, motivar la

participación y/o consultar en cualquier aspecto del Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente a los colaboradores, contratistas,
subcontratistas, proveedores, visitantes y/o partes interesadas. En la
CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG se tienen canales de

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MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
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comunicación, encaminados a difundir y motivar la participación de los trabajadores

en aspectos del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente, tales como:

 Reuniones mensuales del COPASST/Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Reuniones trimestrales del Comité de Convivencia Laboral.

 Consolidado de reporte de condiciones y/o actos inseguros.

 Actividades de esparcimiento empresariales.

 Memorandos.

 Comunicados Gerenciales (escritos o por e-mail).

 Carteleras de comunicaciones.

 Capacitaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.

 Lecciones aprendidas.

 Criterios para garantizar el cumplimiento de los requisitos asociados a la Gestión de

la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente establecidos para
proveedores, contratistas y sub-contratistas.

 Folletos, cartillas y otras publicaciones empresariales.

b) La realización de inspección periódicas (en SST y las ejecutadas por la Alta Dirección)
realizadas en las instalaciones de la organización; con motivo de la implementación,
mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Ambiente son un medio para que los trabajadores participen
continuamente en la identificación de peligros, aspectos e impactos ambientales, y
reporte e investigación de condiciones laborales.

c) Se tendrá como mecanismo de participación el documento denominado

AUTORREPORTE DE CONDICIONES DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y
MEDIO AMBIENTE LABORAL, donde los colaboradores, contratistas, subcontratistas y
proveedores podrán reportar de forma escrita todas aquellas condiciones (área o

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MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
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entorno) o actos (colaboradores, contratistas, etc) inseguros que él considere que

podrían poner en peligro la integridad suya, la de los demás y del medio ambiente.

d) Se tendrá carteleras de comunicaciones en las instalaciones de en las cuales se

publicará información que sean de interés general o del Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente. De igual forma, la información
del sistema de gestión se podrá consultar a través de la página web
https://www.sistemaintegradocilong.com/.

e) Los requerimientos, quejas y reclamos de las partes externas, se tramitarán una vez
sean recibidos (sean cartas, correos electrónicos, manifestaciones verbales, otros), en
un plazo no mayor a 15 días hábiles.

5.2 Descripción de las actividades

5.2.1 Mecanismos utilizados de participación

La CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG ha definido la siguiente

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA, a través del cual se establecen los
siguientes canales de comunicación tanto interna como externa:

ELEMENTO
RESPONSA ACTIVIDAD,
DEL MEDIO EMISOR RECEPTOR PERIODICIDAD
BLE REPORTE
PROGRAMA

Publicar todos los

aspectos
concernientes a la
Grupo institución que sean
interno: de interés colectivo.
Comunicación por
Colaborador parte del
Cartelera es, departamento de
institucion contratistas, Continuamente, gestión humana o
Cartelera –
al, subcontratist según encargado del
correos –
repositorio as, Director necesidades del Sistema de Gestión de
comunicados SGI
digital, proveedores HSEQ sistema, la Calidad, Seguridad
repositorio
correos preferiblemente y Salud en el Trabajo
digital
electrónico Grupo mensual y Ambiente.
s externo: Información sobre
resultados del Sistema
Visitantes y de Gestión de la
grupos de Calidad, Seguridad y
interés Salud en el Trabajo y
Ambiente y
actividades
motivacionales.

Comunicado Cartelera Alta Grupo Gerente Toda vez que Temas de elección de

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PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
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la Alta Dirección:
seguridad en el lugar
de trabajo, cuidado de
la salud y cuidado del
medio ambiente,
institucion interno: cumplimiento de
cambien las
al, Colaborador requisitos legales,
Gerencial condiciones
repositorio es, decisiones que
(Decisiones, institucionales y
digital, Dirección contratistas, General impacten la
circulares, elementos de la
correos subcontratist implementación,
acuerdos.) planificación
electrónico as, mantenimiento y
estratégica
s proveedores mejora continua del
Sistema de Gestión de
la Calidad, Seguridad
y Salud en el Trabajo
y Ambiente, entre
otras.

Cartelera Las opiniones,

Reporte de institucion inquietudes,
actos y al, problemas y
COPASST,
condiciones repositorio Grupo Continuamente solicitudes de los
Vigía en
inseguras, digital, interno: Coordinador según trabajadores con
Seguridad y
aspectos e correos Colaborad SST necesidades del relación a aspectos
Salud en el
impactos electrónico ores sistema del Sistema de
Trabajo
ambientales – s Gestión de la Calidad,
correos. Seguridad y Salud en
el Trabajo y Ambiente.

Cartelera Grupo Informar y actualizar la

institucion externo: información de las
Una vez al año a
al, actividades de la
Folleto la comunidad
repositorio Visitantes y Director organización, los
visitante y SGI
digital, comunidad HSEQ factores de riesgo a
comunidad Continuamente
correos de la oficina los cuales nos
según visitas
electrónico encontramos
s expuestos.

Cartelera Se hará participe a

(Carta de institucion entidades como
Grupo
Invitación y/o al, autoridades, si es
externo:
participación) repositorio Coordinador necesario, a través del
SGI Una vez al año
Simulacros y digital, SST envió de una carta de
Cruz roja y
atención de correos la institución que
Bomberos
emergencia electrónico especifique la
s actividad a desarrollar.

Cartelera
institucion Dar información
Contratista,
al, pertinente al Sistema
subcontratist
Cartas y/o repositorio Director Según lo de Gestión de la
SGI as y
actas digital, HSEQ planeado Calidad, Seguridad y
proveedores
correos Salud en el Trabajo y
.
electrónico Ambiente.
s

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MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
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Informar las
actividades de la
Cartelera Grupo organización, los
Según
institucion interno: factores de riesgo a
Programa de
al, Colaborador los cuales nos
Registros de Inducción/Re-
repositorio es, Director encontramos
inducción/rein SGI Inducción y
digital, contratistas, HSEQ expuestos e
ducción Cronograma
correos subcontratist información pertinente
Anual de
electrónico as y al Sistema de Gestión
Capacitaciones
s proveedores de la Calidad,
Seguridad y Salud en
el Trabajo y Ambiente.

Informar acerca de la
caracterización del
AT, incluyendo el
análisis de sus causas
Cartelera Grupo Una vez se haya básicas e inmediatas y
Resultados de institucion interno: elaborado y demás factores que
investigacione al, Colaborador presentado el permitieron la
s de repositorio es, Coordinador Informe de materialización del
SGI
accidentes e digital, contratistas, SST Investigación del mismo. De igual
incidentes de correos subcontratist Accidente de manera, se divulgarán
trabajo electrónico as y Trabajo radicado las acciones
s proveedores ante la ARL correctivas y
preventivas a las que
haya lugar y
necesidad de
implementar.

5.2.2 Procesos de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y

establecimiento de controles

Los colaboradores participan a través de la identificación de peligros, valoración de

riesgos y determinación de controles en la construcción de la MATRIZ DE
INDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVLAUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS Y
ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES, así como realización de Análisis de Trabajo
Seguro y procedimientos.

5.2.3 Investigación de incidentes y accidentes de trabajo

Investigar los accidentes e incidentes reportados por los colaboradores, contratistas,

subcontratistas y proveedores; vinculándolos en la investigación; es decir, participan el
afectado y testigos, respectivamente. Esta actividad se llevará a cabo con la participación
y acompañamiento del COPASST/Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo, y con la guía
y parámetros técnicos establecidos en el para la INVESTIGACIÓN Y
CARACTERIZACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO.

5.2.4 Desarrollo y revisión de políticas y objetivos del Sistema Integrado de Gestión

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Los miembros de la Alta Dirección divulgarán todas las directrices, objetivos y metas que
se hayan establecido estratégicamente para garantizar que todas las actividades y
operaciones que se ejecuten al interior de la organización vayan en sintonía con el
mejoramiento en el desempeño en la Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Ambiente; y por supuesto, con su mantenimiento y mejora continua.

La evidencia de la realización de esta actividad se podrá visualizar a través del ACTA DE

REUNIÓN GERENCIAL.

5.2.5 Representación en asuntos relacionados con Seguridad, Salud en el Trabajo y

Ambiente

En la organización existe el COPASST/Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo donde

los representantes con participación de trabajadores del área operativa. Lo anterior, para
darle estricto cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986.

5.2.6 Ingreso de proveedores y visitantes

Durante las visitas de proveedores y visitantes, la institución comunicará sus riesgos a

través del protocolo de seguridad para visitantes y contratistas que se encuentra en los
accesos de ingreso donde se les indicara las normas de seguridad a cumplir y los riegos a
los que está expuesto dentro de la organización. Para esto, la organización ha establecido
implementar los documentos REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE VISITANTES y los
boletines informativos que se entregarán al ingreso a la organización.

5.2.7 Ingreso de contratistas

Antes de iniciar trabajos por parte de un contratista jurídico o natural que deba realizar
labores que implique la realización de tareas de alto riesgo (Trabajos en alturas, trabajos
en caliente, trabajos en espacios confinados, trabajos con productos químicos, trabajos
con energías peligrosas, mantenimiento de máquinas, etc.) el Director HSEQ y Director
Administrativo deberán coordinar la inducción en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente; verificación de documentación y condiciones en las que se realizará la
actividad para garantizar que éstas sean seguras. Para esto, se podrá consultar el
PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN; de igual forma, para facilitar la
verificación y evaluación del cumplimiento de los requisitos por parte de contratistas,
subcontratistas y proveedores se podrá consultar el procedimiento ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS.

De igual forma, el Director HSEQ comunicará los riesgos y normas de seguridad definidos
en el protocolo de visitantes y contratistas, dejando evidencia escrita a través del
documento denominado REGISTRO DE ASISTENCIA.

5.2.8 Rendición de cuentas

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PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
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Por parte del Gerente General:

a) Por parte del Gerente General:

 Presentar informe de revisión por la Alta Dirección anualmente al Sistema de Gestión

de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.

 Realizar inspecciones gerenciales

b) Por parte del Director HSEQ:

 Reporte de informes de gestión periódicamente de las actividades realizadas en el

Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.

 Balance anual del desarrollo de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad,

Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.

c) Por parte de los Jefes Inmediatos:

 Es responsabilidad del Jefe Inmediato reportar los actos inseguros por parte de los
colaboradores que sean identificados en los procesos de inspección en las áreas de
trabajo, a la Dirección HSEQ y Dirección Administrativa; el incumplimiento de las
normas de seguridad del personal a cargo, participar en las investigaciones de los
accidentes de trabajo. Si el acto inseguro es reiterativo, se procederá a iniciar el
proceso disciplinario según el reglamento interno de trabajo de la institución.

6. CUADRO DE FIRMAS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Mario Alberto Nombre: Iván Darío Jabib Nombre: Luis Carlos Prada
Peña Martínez López Prada
Cargo: Director HSEQ Cargo: Gerente Cargo: Representante Legal
Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO

Emisión inicial del
01/06/2020 01
documento
Revisión estratégica y
08/01/2021 02
gerencial del documento

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