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Manual de Archivo y Correspondencia

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Es el valor histórico o cultural de algunos documentos, y que interesa a los investigadores
de información histórica en cualquier campo. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente en su
soporte original. Por ejemplo, las actas del comité de dirección adquieren valor
secundario, en tanto que en ellas quedan registradas las decisiones tomadas por la
entidad.

En otros documentos se evidencia el valor histórico desde el momento en que se
generan, dado que tratan sobre el origen o desaparición de instituciones o áreas de
trabajo. Así mismo, existen documentos a los que difícilmente se le puede determinar su
valor histórico, pero que dada la información que contienen es conveniente dejar
testimonio, por ejemplo, contratos.

Sirven de:

- referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la
administración;
- como fuente primaria para la historia;
- como testimonio de la memoria colectiva; y
- son el patrimonio documental de la comunidad que los creó y los utiliza.

Tabla de retención documental (TRD)

Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos
por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase
de archivo.

Son un instrumento que facilita la organización y la conservación de los documentos
generados, recibidos y tramitados por el Instituto, a través de criterios técnicos.

La TRD es el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.

Busca la adecuada administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en
especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su
conservación en el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que
reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el
instante en que son eliminados o conservados en función de su valor histórico, científico o
cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la entidad.

En virtud de la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, las
entidades deben establecer un estricto control sobre la producción, organización y
utilización de los documentos de los archivos de gestión, ya que éstos serán objeto de
transferencia al archivo central o histórico. Por tanto, es indispensable la aplicación de las
TRD, a fin de lograr que los archivos cumplan su propósito de racionalizar y agilizar la
gestión administrativa, establecer responsabilidades sobre el manejo de los documentos,
atender las peticiones y solicitudes.

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Beneficios

Con la implementación de las tablas de retención documental se pretende agilizar los
procedimientos de producción, trámite y consulta de los documentos, permitir a la
administración logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases
ciertas y de manera oportuna.

Beneficios para la administración con la elaboración y aplicación de las
tablas de retención documental:

- Facilitan el manejo de la información.
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención estipulados en ella.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
- Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

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