Archivo de Tramite

ARCHIVO DE
TRMITE
GUA DE AUTOAPRENDIZAJE
HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA
Gua de
autoaprendizaje
Gua de autoaprendizaje
Archivo
de
Trmite
Modalidad de Educacin Abierta y
a Distancia
Hortensia Constanza Tercero y

Ve g a
Secretara de Educacin Pblica
Subsecretara de Educacin Superior
e Investigacin Cientfica
Direccin General de Educacin Superior
Escuela Nacional de Biblioteconoma
y Archivonoma
Mxico 2001
2
Archivo de Trmite
Gua de
autoaprendizaje
Secretara de Educacin Pblica

Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica
Direccin General de Educacin Superior
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma
Archivo de Trmite
(Serie guas de autoaprendizaje)
Modalidad de Educacin Abierta y a Distancia
Primera edicin 2001
I
Impreso en Mxico
Asesor pedaggico: Ramn E. Mondragn Snchez
Revisin de contenido: Rosa Irene Eretza Ramos
Correccin de estilo: Miguel Angel Garca Cueto
Diseo editorial: Ivonne Bautista Carmona
Archivo de Trmite
CONTENIDO
INTRODUCCIN.................................................................................................................... 7
EVALUACION DIAGNSTICA.............................................................................................. 9
UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRMITE................................. 11

1.1 Concepto del archivo de trmite......................................................................................... 12
1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo de trmite................................................. 12
1.2.1 Jefatura de la unidad....................................................................................................... 12
1.2.2 Subunidad de recepcin............................................................................................ 13
1.2.3 Subunidad de expurgo.................................................................................................... 13
1.2.4 Subunidad de transferencia........................................................................................ 14
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 14
1.3 Importancia del archivo de trmite gestin del asunto...................................................... 15
1.4 Funcin del archivo de trmite: expurgo de expedientes.............................................. 15
1.5 Base legal .................................................................................................................. 16
1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales............................................................................. 16
1.5.2 Ley de la Administracin Pblica Federal.................................................................. 16
1.6 Polticas del archivo de trmite...................................................................................... 18
1.6.1 Polticas de servicio........................................................................................................ 18
1.6.2 Polticas de recepcin.................................................................................................... 18
1.6.3 Polticas de transferencia............................................................................................... 19
Evaluacin de la unidad........................................................................................................ 20
UNIDAD II: DISPOSICIN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRMITE ...................... 21

2.1 Concepto de disposicin de documentacin activa..................................................... 22
2.2 Concepto de ciclo vital de documentacin activa......................................................... 22
2.3 Definicin de valoracin de la documentacin activa................................................... 24
2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal ......................................................... 25
Valor administrativo........................................................................................................... 25
Valor fiscal......................................................................................................................... 25
Valor legal.......................................................................................................................... 25
Gua de
autoaprendizaje
Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 27
UNIDAD III: ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS ACTIVOS............................................... 29

3.1 Recepcin de documentos activos.................................................................................... 30
3.2 Seguimiento de los documentos activos....................................................................... 32
3.3 Apertura de expedientes................................................................................................... 33
3.4 Prstamo y consulta de expedientes................................................................................. 33
El prstamo........................................................................................................................ 34
La consulta......................................................................................................................... 34
Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 34
UNIDAD IV: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA............................................... 37

4.1 Anlisis del acervo documental a transferir.................................................................... 38
4.2 Expurgo....................................................................................................................... 39
4.3 Registro de documentacin de transferencia................................................................ 39
4.4 Preparacin de la transferencia primaria..................................................................... 40
4.5 Entrega de la documentacin semiactiva..................................................................... 40
Actividades de aprendizaje...................................................................................................... 42
BIBLIOGRAFA................................................................................................................... 43
LECTURAS........................................................................................................................... 45
Manual de Procedimientos..................................................................................................... 47
Memoria de V Congreso Nacional sobre Administracin de Documentos y Archstica.......... 55
Archivstica general, teora y prctica....................................................................................... 65
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996........................................................ 73
Tcnicas y tratamiento de documentacin administrativa.................................................... 97
LECTURAS COMPLEMENTARIAS....................................................................................... 109

Lineamientos para la concentracin de acervos documentales de trmite
concluido de las dependencias del Gobierno del Estado de Mxico.................................... 111
Curso de capacitacin para archivistas municipales 1988................................................... 117
Archivo de Trmite
INTRODUCCIN
Desde la antigedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla a

futuras generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo ha
permitido y lo sigue permitiendo con la evolucin constante de las tecnologas.
Sin embargo, lo ms importante no son slo los hechos documentados, sino el
uso de los mismos para tener una secuencia lgica de los acontecimientos.
Esta gua de autoaprendizaje, llamada Archivo de trmite, permite visualizar y
analizar el desarrollo que tiene la documentacin activa, desde su entrada al
archivo hasta su preparacin y transferencia al archivo de concentracin. A
este respecto, la gua se encuentra estructurada por cuatro unidades. En la
primera se determinan los principios bsicos del archivo de trmite como son:
conceptos, estructura orgnica y sus funciones, los fundamentos jurdicos y el
control que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segunda
unidad est compuesta por los principios tericos de la documentacin activa
para su disposicin. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo que
cumple la documentacin desde la recepcin hasta el servicio que se
proporciona. La cuarta unidad est basada en la ltima parte que la
documentacin cumple en el archivo de trmite, ya que de esta fase y con un
anlisis preciso podr transferirse al archivo de concentracin. Como parte
final de esta gua, te presentamos una serie de bibliografas recomendadas
para el complemento de lo expuesto.
Para realizar las actividades de aprendizaje de esta gua, es necesario que
previo al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar la
actividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permite
estudiarlo, se te facilitarn mucho las cosas. Si no es as, puedes indagar en
diferentes archivos, tales como los municipales, eclesisticos, clnicos, estatales,
contables o privados (si se te permite el acceso) para realizar tus actividades.
Si tienes dudas, consulta con tu asesor.
Deseo que nos compartas tus valiosos comentarios; ya que sern determinantes
para tu formacin profesional, as como para enriquecer y desarrollar esta ciencia
tan prospera llamada ARCHIVONOMA.
Espero que los contenidos de est gua te ayuden a crecer en tu formacin
profesional.
Atentamente
LA AUTORA
Gua de
autoaprendizaje
OBJETIVOS GENERALES DE LA GUA
AL TRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:

*
CONCEPTUALIZAR AL ARCHIVO DE TRMITE, AS COMO SUS FUNCIONES Y LAS

ACTIVIDADES QUE EN L SE REALIZAN.
ANALIZAR LA TEORA QUE CONSTITUYE A LA DOCUMENTACIN ACTIVA.
DESCRIBIR LAS FASES ARCHIVONMICAS QUE SE REALIZAN EN EL ARCHIVO DE

TRMITE.
Archivo de Trmite
EVALUACION DIAGNSTICA
De acuerdo a tus conocimientos en archivonoma, responde brevemente las siguientes preguntas.
1. Qu es la informacin? Menciona un ejemplo.
2. Qu es un soporte de la informacin? Menciona dos ejemplos.
3. Menciona un concepto de archivo.
4.- Anota las diferencias entre un documento pblico y privado.
5. Qu es un expediente?
6. Cmo se clasifican los documentos de acuerdo a su origen?
7. Explica qu es un proceso tcnico.
ENVA A TU ASESOR.
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Gua de
autoaprendizaje
R E S P U E S TA S
1. Conjunto de conocimientos transmitidos a travs del proceso de comunicacin que permite

incidir en la toma de decisiones.
Funge como medio para la transmisin de conocimientos a terceras personas. Es importante
cuando nos afecta de manera directa.
2. Material que se utiliza para recoger y almacenar informacin. Su objetivo es preservar y
conservar la misma. Como ejemplos: Audiovisuales (videos) y Electrnicos (disketes, discos
compactos).
3. Local donde se resguarda la memoria colectiva de toda organizacin que significa fuente de
informacin y/o consulta, cuyos documentos y expedientes estn debidamente organizados y
protegidos para su fcil, rpida y segura localizacin. Los archivos constituyen la historia
tanto de personas fsicas como morales. Su conservacin es indispensable para la eficaz
toma de decisiones o para servir como fuente de informacin histrica.
4. Los documentos se dividen en pblicos y privados. Los primeros emanan de una autoridad
pblica y estn redactados de acuerdo con ciertas solemnidades o parmetros que los
caracterizan, como son las leyes, sentencias, decretos, privilegios, etc.
En cambio, los privados tratan de asuntos particulares y estn escritos por personas privadas
(tanto fsicas como morales) y pueden ser cartas, contratos, negociaciones, etc.
5. Conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto que son generados a travs de
una necesidad o a raz de un trmite administrativo que posteriormente en el desahogo del
asunto, lo conformarn como tal. El expediente servir en un futuro como historia institucional.
6. Los documentos se clasifican por sus caractersticas en:
PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo.
SECUNDARIOS. Descripcin del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas,
etc.
TERCIARIOS. Anlisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez den
informacin compilada y transformada.
7. Es una actividad archivstica que se realiza de manera operativa, que requiere de ciertos
procedimientos; por ejemplo, la archivacin, la ordenacin, el expurgo, etc.
NOTA: En caso de dudas consulta con tu asesor y complementa tu informacin con las
guas de Introduccin a la Archivonoma, Soportes de la informacin y Correspondencia
y control de gestin.
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Archivo de Trmite
UNIDAD I
PRINCIPIOS GENERALES DEL
ARCHIVO DE TRMITE
OBJETIVOS DE LA UNIDAD I
AL TRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:

*
EXPLICAR LOS CONCEPTOS, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE

TRMITE.
DESCRIBIR LA IMPORTANCIA DE LA BASE LEGAL, AS COMO LAS POLTICAS DE

APLICACIN EN UN ARCHIVO DE TRMITE.
11
Gua de
autoaprendizaje
1.1 Concepto del archivo de trmite
El archivo de trmite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por

expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservacin es necesaria
hasta la culminacin del trmite.
En el archivo de trmite inicia el trabajo archivstico. Es el lugar donde se mantiene debidamente
organizada la documentacin que es generada por las diferentes reas administrativas y al mismo
tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institucin genera, maneja y utiliza
documentacin; para ello, el archivo de trmite debe ser la unidad responsable del resguardo,
organizacin y control de la misma.
1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo de trmite
Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,

tiene que estar perfectamente delimitada en su organizacin interna, en las funciones que
realiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo.
As mismo, es indispensable que en un archivo de trmite se efecten tales acciones. Por lo
anterior, se disea un organigrama de las reas que lo conforman; como ejemplo est el siguiente
esquema:
JEFATURA DE LA UNIDAD
SUBUNIDAD DE
RECEPCIN
SUBUNIDAD DE
EXPURGO
SUBUNIDAD DE
TRANSFERENCIA
1.2.1 Jefatura de la unidad
La parte fundamental de un archivo de trmite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buen

funcionamiento de ste. Al funcionar como coordinadora de las subunidades, influir en gran
medida para una adecuada recepcin, tratamiento, control, servicio y transferencia de la
documentacin, adems de que representar a la unidad documental ante otras instancias cuando
as lo amerite.
Las funciones principales de esta unidad son las siguientes:
*
Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las reas que integran la unidad,
as como el eficiente servicio y control de la documentacin en trmite.
Administrar adecuadamente los recursos humanos, tcnicos, legislativos, materiales y

financieros existentes; adems de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los
medios necesarios para la adquisicin, adaptacin, desarrollo y optimizacin de dichos
recursos.
12
Archivo de Trmite
Cumplir y hacer cumplir las normas tcnicas y jurdicas vigentes respecto a la produccin,
conservacin, control y uso de la documentacin en trmite.
Informar peridicamente a la supervisin acerca de los resultados de sus actividades.
1.2.2 Subunidad de recepcin
Es aquella rea archivstica encargada de la captacin documental que recin ingresa al archivo.
Entre sus funciones se encuentran:
*
Recibir la documentacin enviada del rea administrativa a que se encuentra adscrito el archivo
(o de las reas a las que les proporciona el servicio).
Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentacin activa.
Manejar la documentacin solicitada para prstamo por las reas tramitadoras de la propia
entidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las polticas y
normas establecidas. Como se muestra en la figura siguiente:
REA
ADMINISTRATIVA
ENVO
DOCUMENTAL
SUBUNIDAD
DE
RECEPCIN
OTROS
PROCESOS
TCNICOS
SERVICIOS
1.2.3 Subunidad de expurgo
La subunidad de expurgo es una de las ms importantes dentro del archivo de trmite, porque
gracias a esta evitamos la conservacin de documentos no necesarios y por lo tanto el flujo
documental es ms gil. Para ello, se observan los siguientes lineamientos:
*
Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de daarlos
(grapas, broches, clips innecesarios)
Establecer los elementos de identificacin documental de acuerdo a las polticas establecidas

para el tipo documental.
Elaborar el catlogo de vigencias documentales, que servir al archivo de concentracin para

su depuracin o guarda permanente.
Integrar y mantener actualizados el catlogo de vigencias documentales aportando los

elementos requeridos, para la conservacin y transferencia documental en los plazos
convenidos.
13
Gua de
autoaprendizaje
Extraer la documentacin que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con

el catlogo de vigencia documentales y con las polticas establecidas por el archivo de trmite.
Efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturacin de espacio; adems de retirar
correcta y oportunamente los documentos que posteriormente se sometern a depuracin.
1.2.4 Subunidad de transferencia
La subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trmite, al

establecer tareas que evitan la explosin documental. Para ello se sugiere lo siguiente:
*
Determinar oportuna y correctamente el estado de trmite de los expedientes conservados y

efectuar el tratamiento de la documentacin activa y semiactiva de acuerdo a las normas
vigentes.
Realizar el anlisis, para la seleccin documental y determinar la documentacin factible de

ser transferida para su guarda precaucional en el archivo de concentracin.
Analizar cuidadosamente la documentacin cuyos valores hayan prescrito en una primera

etapa; establecer el tratamiento que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las tcnicas
archivsticas existentes para la correcta valoracin y seleccin documental.
Efectuar y registrar las transferencias de documentacin semiactiva a la unidad de archivo de

concentracin y establecer los controles de circulacin sobre los expedientes dados de baja.
Actividad de aprendizaje
* De acuerdo a lo ledo en la gua realiza lo siguiente:

1. Visita un archivo de trmite ( del sector pblico o privado). Investiga si cuenta con un
organigrama y describe brevemente las funciones de cada rea.
2. Si no lo tiene, elabora uno con base en las actividades que realiza y explica brevemente
cules seran las funciones de cada rea y por qu.
NOTA: No olvides que del archivo que visites o cites en tus actividades como ejemplo,
debes anotar el nombre, direccin y telfono de la institucin a la que pertenece y, si es
posible el nombre del encargado.
Enva a tu asesor.
14
Archivo de Trmite
1.3 Importancia del archivo de trmite gestin del asunto
El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones, sean pblicas o privadas, depende
en gran medida de los servicios informativos con los que cuente. En este contexto, para toda
organizacin es importante la documentacin que genera as como la que procesa, ya que sta
permite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en el momento que sea requerida.
El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso.
Es el lugar en que todas las personas de la organizacin encontrarn la materia prima para el
desarrollo de sus funciones; es decir, informacin oportuna para la toma de decisiones.
La coordinacin y perfeccionamiento de los mecanismos de organizacin, conservacin, control
y desahogo de los asuntos son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un archivo
de trmite bien organizado; para ello, se deben establecer los procedimientos necesarios por las
subunidades. Cabe aclarar que stos son nicamente utilizados tanto en los archivos de trmite
como en los archivos de concentracin.
1.4 Funcin del archivo de trmite: expurgo de expedientes
Las funciones que en el archivo de trmite se realizan no se basan nicamente en tener archivados
adecuadamente los documentos; sino que al momento de ser solicitados, se proporcionen de
forma rpida al personal responsable del trmite.
No basta con retener y conservar los documentos en un mueble de archivo, se debe contar
con un sistema para el control adecuado del mismo.
As, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en cuyo caso deber
cubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro archivo (en este caso en el archivo de
concentracin), o si lo amerita, se deber destruir, como lo muestra el siguiente esquema:
ORGANISMO
ACTO
ADMINISTRATIVO
GENERA
DOCUMENTOS
TRMITE
ADMINISTRATIVO
RESOLUCIN
FIN DEL TRMITE
CONSERVACIN PARA
FUNCIONES POSTERIORES
CONSERVACIN PERMANENTE
ARCHIVO HISTRICO
DESTRUCCIN DEL
DOCUMENTO
(DEPURACIN)
15
Gua de
autoaprendizaje
La guarda de la documentacin activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto que
contiene el documento se encuentra en trmite. Despus de terminado ste, debern tomarse en
cuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al documento, que ser sometido a un anlisis
riguroso (de acuerdo con las necesidades de las reas administrativas), para conocer si dentro
del mismo expediente existen documentos innecesarios o repetidos, los que debern expurgarse;
es decir, extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y disminuir el costo de su
mantenimiento.
Los documentos que son expurgados dentro de un expediente son las copias de un mismo asunto,
los documentos no requeridos para el trmite, etc., porque, al mantenerlos dentro del expediente,
generan una explosin documental para el archivo y el manejo del mismo se vuelve complicado.
1.5 Base legal
Los lineamientos jurdicos en un archivo son indispensables, ya que de estos depende el buen
uso de los recursos y de la documentacin. Aunque en materia de archivos es escaso este
marco, existen leyes, acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro.
En algunas ocasiones, dependiendo de las polticas de las instituciones, se permite o no el acceso
a la informacin. Normalmente en empresas privadas la informacin es de carcter confidencial.
A continuacin se presentan dos leyes generales que consideran a los archivos en sus artculos:
1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales

Captulo I
Artculo 2.- Son bienes del dominio pblico:
IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como
los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros,
documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, as como
las colecciones de esos bienes; las piezas etnolgicas y paleontolgicas, los especmenes tipo de la
flora y la fauna; las colecciones cientficas o tcnicas, de armas, numismticas, filatlicas; los archivos,
las fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto
que contenga imgenes y sonidos, y las piezas artsticas o histricas de los museos.1
1.5.2 Ley de la Administracin Pblica Federal

Artculo 20.- Las Secretaras de Estado y los Departamentos Administrativos establecern sus
correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeacin, presupuesto, informtica,
recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalizacin, archivos y los dems que sean
necesarios en los trminos que fije el Ejecutivo Federal.
Artculo 27.- A la Secretara de Gobernacin corresponde el despacho de los siguientes asuntos:
XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nacin [...]2
1 Compilacin jurdica mexicana, 1998

2 Ibd.
16
Archivo de Trmite
En estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artculos lo concerniente a
documentos y expedientes de archivo, as como los archivos especiales (fotogrficos, mapotecas,
planotecas, etc.) que forman parte del sector pblico.
Investiga tres leyes diferentes aplicables a los archivos ( de tu localidad) y elabora un cuadro con
las siguientes caractersticas:
NOMBRE DE LA LEY ARTCULO (S)
DESCRIPCIN DEL ARTCULO
EN DNDE SE APLICA
(DOCUMENTACIN, SERVIDORES,
CONSTRUCCIN, ETC.)
Enva a tu asesor
17
Gua de
autoaprendizaje
1.6 Polticas del archivo de trmite
Satisfacer las demandas de informacin es el objetivo principal del archivo de trmite. Por esta
razn, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explcito para que los
miembros de la institucin estn enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el uso
adecuado de la informacin; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicacin de
polticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporcin
mayscula.
1.6.1 Polticas de servicio
Las polticas de servicio estn encaminadas al usuario de la documentacin activa con el fin de
destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposicin.
Como se mencion anteriormente, estas polticas no podrn separarse del usuario; ya que en
este caso sern todas aquellas reas que realizan operaciones administrativas y que por lo tanto
envan su documentacin al archivo.
Entre las polticas de servicio en un archivo de trmite, se encuentran:
*
Proporcionar el servicio de prstamo y consulta nicamente a las reas que estn involucradas
en el asunto.
El personal que solicite la documentacin debe seguir las polticas correspondientes (vale de
prstamo, registro, etc.) para su prstamo.
1.6.2 Polticas de recepcin
Constituye un acto jurdico - administrativo que compromete a la dependencia para la realizacin

expedita y eficiente de un trmite institucional. En la recepcin de documentos, deben cumplirse
tres requisitos fundamentales:
* Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin, desde el momento de su ingreso;
* Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida al rea que su encargar de
su trmite;
* Garantizar que la documentacin recibida sea captada y organizada sistemticamente, conservndola
como antecedente para futuras decisiones y gestiones.3
Las anteriores polticas tienen la finalidad de establecer procedimientos especficos para la

adecuada recepcin documental en el momento que la documentacin ingresa al archivo.
3 Archivo General de la Nacin, Manual de organizacin de los Sistemas Red Archivos, pg. 6
18
Archivo de Trmite
1.6.3 Polticas de transferencia
La transferencia de documentacin al rea de conservacin precaucional resulta indispensable

para la eficiencia de la propia institucin.
As, transferir sistemticamente la documentacin archivada que deja de tener utilidad inmediata
para los trmites de la organizacin no slo permite que el manejo documental sea eficiente y
racional; sino que tambin hace gil y econmica la operacin en su conjunto.
En este sentido, en materia de transferencia debern cumplirse cuatro principios bsicos que son
los siguientes:
* Garantizar que la documentacin que carezca de utilidad inmediata para los trmites de las diversas
reas de la institucin sea entregada completa y
* oportunamente a las instancias responsables de su conservacin precaucional.
* Garantizar que solo sea transferida la documentacin que as lo amerite;
* Garantizar que la documentacin transferida sea conservada en condiciones econmicas, adecuadas
al volumen y las caractersticas de los materiales semiactivos;
* Garantizar que la documentacin transferida sea rpida y correctamente organizada, de modo que
pueda ser fcilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejo
al prescribir el plazo de conservacin precaucional.4
Visita un archivo de tramite e investiga las polticas con las que se cuenta para el servicio, recepcin
y transferencia documental:
1. Si son polticas explcitas, explica textualmente cada una de ellas para su aplicacin.
2. Si son polticas implcitas, redacta las observaciones que consideres pertinentes.
Enva a tu asesor.
4 Op. cit., pgs. 21 - 22
19
Gua de
autoaprendizaje
Evaluacin de la unidad
Responde brevemente:
1. Qu es un archivo de trmite? cul es su importancia?
2. Qu subunidades (orgnicamente) componen al archivo de trmite?
3. Cules son las funciones de una jefatura de archivo? Quin consideras que la debe ocupar
y por qu?
4. Explica la importancia del marco jurdico en los archivos.
5. Describe la importancia de establecer polticas para la documentacin activa.
6. Lee del Manual de procedimientos las pgina 10 a 14, que se encuentra en la seccin de
lecturas al final de esta gua. Valora si los conceptos del texto son los adecuados y analiza si
dichos procedimientos son vlidos para el archivo de trmite de acuerdo con lo que has
aprendido en esta unidad. Elabora un reporte escrito con tus comentarios.
7. Lee los textos correspondientes a la Memoria del V congreso nacional sobre administracin
de documentos y archivstica, y el de Antonia Heredia, archivstica general, teora y practica,
elabora un cuadro comparativo sobre el proceso archivstico de Trmite con los conceptos de
ambos textos.
Enva a tu asesor
20
Archivo de Trmite
UNIDAD II
DISPOSICIN DOCUMENTAL
DEL ARCHIVO DE TRMITE
OBJETIVO DE LA UNIDAD II

*
EXPLICAR LOS CONCEPTOS DE LA DISPOSICIN DOCUMENTAL Y DEL CICLO VITAL

MEDIANTE LA COMPARACIN.
21
Gua de
autoaprendizaje
2.1 Concepto de disposicin de documentacin activa
Las reas administrativas que envan su documentacin al archivo de trmite (centralizado)

necesariamente requieren consultarla de manera frecuente; por eso la recuperacin de la
informacin debe ser gil y eficiente, en el momento que sea solicitada. Esto se hace a travs de
los diferentes medios para su localizacin (ndices, inventarios, listados, etc.).
La disposicin documental no es nicamente el servicio; sino que engloba aspectos de control
que son auxiliares en la determinacin del volumen que ocupa la documentacin que fue recibida
en el archivo; como lo es tambin la ubicacin fsica del expediente para su disposicin, de acuerdo
a las polticas establecidas por la unidad de documentacin en trmite.
La disposicin de documentacin activa es la accin de facilitar el servicio a las reas administrativas
que lo soliciten.
Para complementar este tema, en la Unidad III, en el punto 3.4, Prstamo y consulta, se describen
de una forma ms completa los anteriores conceptos como parte fundamental de la disposicin
documental.
2.2 Concepto de ciclo vital de documentacin activa
El ciclo de vida de los documentos es una teora norteamericana que establece que la
documentacin cumple una vida, as surge la idea de que los documentos no son algo inerte o
muerto, sino por el contrario, tienen una vida propia segn la funcin que cumplen.
La teora del ciclo vital de la documentacin establece que:
[...] Los documentos en primer lugar [son] organizados y utilizados de manera activa por sus productores;
una vez que el uso de estos documentos se hace ms espordico hay un segundo periodo en el que
stos son almacenados en centros externos especficos (records centers), y luego, cuando ya no
tienen ninguna utilidad operativa, son seleccionados como documentos con valor archivstico y
transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivstico y
se eliminan.5
De esta consideracin naci la siguiente divisin:

a) Documentos de circulacin, tramitacin o gestin (archivo de trmite o documentacin activa)
b) Documentos de uso espordico en cuanto a su trmite (archivo de concentracin o
documentacin semiactiva)
c) Documentos sin circulacin administrativa o gestorial con fines de investigacin o netamente
cultural (archivo histrico o documentacin inactiva)
El trmino circulacin o tramitacin corresponde al primer momento del documento, a la gestin
de su fase inicial dentro de la oficina. Todo lo relacionado con el asunto en cuestin deber ser
agrupado y listarse para su constante consulta y seguimiento del asunto.
5 Terry Cook, Interaccin entre la teora y la prctica archivsticas, pg. 6
22
Archivo de Trmite
Los documentos mediatos son aqullos de uso menos frecuente por parte de las oficinas
productoras. Son consultados por una necesidad ordinaria de servicio o como antecedentes de
otros asuntos.
En la ltima fase, los documentos son separados de los lugares de gestin corriente y pasan a
salvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su destino final.
Cuando se determina que una documentacin representa ciertos valores (histricos) para la
institucin generadora o para la sociedad, debe conservarse permanentemente para fines culturales
o de investigacin. En esta etapa los documentos son abiertos a consulta del pblico y no solamente
a la institucin productora.
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

FASE
ACTIVA
FASE
SEMIACTIVA
Valores primarios
FASE
INACTIVA
Valores secundarios
Transferencia primaria
Transferencia secundaria
Elabora un ejemplo de las reas administrativas por las que debe pasar un documentos para
cumplir su ciclo en un archivo de trmite.
Enva a tu asesor.
23
Gua de
autoaprendizaje
2.3 Definicin de valoracin de la documentacin activa
La valoracin documental constituye uno de los procesos ms importantes que toda institucin
debe realizar. Como lo observamos en el esquema anterior, los valores del documento son divididos
en primarios y secundarios.
De acuerdo con la teora del ciclo vital de la documentacin, Theodore R. Schellenberg, citado por
Terry Cook, afirm que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primario
refleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundario
refleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. El valor primario se refiere al
grado en que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de sus
productores [...]6
Para el anlisis de esta unidad, nos referiremos slo a los que pertenecen a la parte activa de la
documentacin, que estn conformados de la siguiente manera:
INTERESAN A LA INSTITUCIN
PRODUCTORA
PRESENTAN
ASPECTOS
ADMINISTRATIVO
FISCAL
LEGAL
EXISTEN
DURANTE LOS
MOMENTOS
DE TRAMITACIN
DE VIGENCIA
DE PLAZO
PRECAUCIONAL
SE VALAN PARA DAR UN PLAZO DE

CONSERVACIN EN EL CATLOGO DE
VIGENCIAS DOCUMENTALES
TERMINA SU DISPONIBILIDAD
A
PRIMARIOS
L
O
R
E
S
SECUNDARIOS
EVIDENCIAL
TESTIMONIAL
INFORMATIVO
Como se ejemplific en el cuadro anterior, los valores primarios (administrativos, fiscal, legal)
corresponden a la documentacin activa. A continuacin se da una explicacin de cada uno de
ellos.
6 Op. cit., pg. 6
24
Archivo de Trmite
2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal
Valor administrativo
Se valan desde dos perspectivas: La de la entidad productora y la del iniciador o destinatario del
documento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientras
la informacin que contienen sea til a ella (hasta el archivo de concentracin).
Mientras sustente estas caractersticas, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan de
trabajo que con determinada fecha dejar de ser prioritario porque ste se modifique o se realice
y concluya. Entonces ser obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo de
lo que se realiz con ese plan.
Por otra parte, la vigencia administrativa establece que:
[...] cunto tiempo deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes de
una serie documental, de acuerdo al uso o consulta que las reas tramitadoras pueden hacer de los
mismos en la gestin que se les encomienda. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos o
recibidos para responder a una necesidad; derivada de una funcin o atribucin especifica; mientras
dure tal necesidad.7
Valor fiscal
Es el valor que un expediente tiene cuando puede servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias. Son documentos probatorios que generan y amparan registros y que
comprueban que la institucin o dependencia:
-
Recibi o proporcion bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios.
Recibi y entreg efectivo o ttulos de crdito; por ejemplo, cheques, plizas, contrarecibos,
nominas, etc.
Sufri transformaciones internas o eventos econmicos que modifican la estructura de sus

recursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas.
As tambin son documentos justificatorios que determinan obligaciones y derechos que

demuestren el cumplimiento de ordenamientos jurdicos y/o administrativos aplicables a cada
operacin registrada.
La vigencia fiscal [...] corresponde al plazo durante el cual cierta documentacin debe guardarse
de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobacin o justificacin
presupuesta.8
Valor legal
Es el valor que en ltima instancia todo documento de archivo lo contiene; El aspecto legal de
manera estricta corresponde al carcter normativo que adquiere un documento cuando por
disposicin o amparado por una ley se puede recurrir a la misma.
7 Olga Amaya, Compilacin, pg. 124

8 dem
25
Gua de
autoaprendizaje
Desde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostenten
valor legal, son fuente de derecho frente a la entidad productora.
En otras palabras la vigencia legal:
[...] corresponde al plazo que la legislacin establece deben guardarse los expedientes de determinada
serie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en
respaldo de los derechos legales de la propia institucin productora o de los ciudadanos que efectan
trmites ante ella.9
Este valor se termina cuando el sujeto u objeto de derecho desaparece, en ocasiones dura ms
que la vida del beneficiario, como en el caso de los derechos sucesorios.
Como conclusin de este tema, observamos el siguiente esquema:
VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES EN LOS ORGANISMOS PBLICOS10
ADMINISTRATIVOS
FISCALES
LEGALES
ACTIVIDADES
RUTINARIAS
DOCUMENTALES DE LA
INSTITUCIN
REGISTRO DE
RELACIONES CON LA
HACIENDA PBLICA
REGISTRO DE
TRMITES
JURDICOS
OFICIOS
ADMINISTRATIVOS;
PERSONAL, OFICINAS;
MEMORANDA;TRMITES
RELACIONADOS CON:
PROYECTOS, PLANES,
PRESUPUESTOS,
CONTABILIDAD
IMPUESTOS, VENTAS,
FINANZAS,
CONTABILIDAD,
ESTADOS
FINANCIEROS, FONDOS
FIDUCIARIOS, CRDITOS
HIPOTECARIOS,
MANIFESTACIN DE
BIENES
PROPIEDAD,
LABORALES,
ESCRITURAS,
BIENES, LEYES,
DECRETOS,
ACUERDOS
9 Ibd., pg. 125

10 Francisco Covarrubias, El proceso de depuracin de la documentacin administrativa para el uso histrico en
Boletn del Sistema Nacional de Archivos, pg. 42
26
Archivo de Trmite
Actividades de aprendizaje
Investiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la valoracin de la

documentacin activa y elabora un cuadro como el siguiente con la informacin que obtengas:
TIPO DOCUMENTAL
ADMINISTRATIVO
VALOR
LEGAL
CRITERIOS DE VALORACIN
FISCAL
Lista 10 documentos diferentes y seleccinalos de acuerdo con sus valores (administrativo, legal
y fiscal) y explica por qu contienen el valor asignado.
Enva a tu asesor.
27
Gua de
autoaprendizaje
Responde brevemente
1. Menciona cinco caractersticas de la disposicin documental en el archivo de trmite.
2. Explica la importancia de considerar el ciclo vital del documento en una unidad de
documentacin en trmite.11
3. Describe el fundamento terico de la valoracin documental.
4. Explica los valores primarios.
5. Lista cinco ejemplos de cada uno de los valores primarios.
6. Del texto Ponencia internacional del XIII congreso internacional de archivos de Beijing 1996,
que se encuentra en la seccin de lecturas al final de esta gua, elabora por escrito un ensayo
en el que resaltes las ideas ms importantes de ella.
Enva a tu asesor.
11 Unidad de Documentacin en trmite (UDT) es un sinnimo de Archivo de trmite utilizado en la Administracin

Publica.
28
Archivo de Trmite
UNIDAD III
ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS
ACTIVOS
OBJETIVO DE LA UNIDAD III

*
COMPRENDER Y ANALIZAR EL PROCESO DE ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS

ACTIVOS
29
Gua de
autoaprendizaje
3.1 Recepcin de documentos activos
Como se mencion en los temas anteriores, la recepcin de documentos es el inicio de las

actividades archivsticas. Es la accin de captar aquella documentacin que, por sus
caractersticas de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trmite para su
prstamo y consulta.
La documentacin en trmite debe permanecer organizada para su fcil localizacin y procurar
con ello ofrecer un servicio gil y oportuno al usuario.
La recepcin documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de que
efectivamente procede de las unidades administrativas que envan su documentacin a la Unidad
de Documentacin en Trmite.
A partir del ingreso de la documentacin al archivo de trmite, hasta su ubicacin fsica
correspondiente, estaremos realizando la recepcin de forma adecuada y con ello estableceremos
un control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogo
oportuno de los asuntos que la institucin efecte.
La recepcin de documentacin activa se realiza de la siguiente forma:
1. Inicia el procedimiento
2. Las reas administrativas envan su documentacin al archivo de trmite
3. La unidad de archivo de trmite:
* Recibe la documentacin enviada
* Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relacin
* Si no es correcta, se devuelve al rea administrativa que corresponde
* Una vez que est completa, de acuerdo con la relacin entregada, se firma de recibido y
posteriormente se procede a realizar los procesos tcnicos correspondientes
30
Archivo de Trmite
DIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIN DOCUMENTAL
INICIA
RECIBE LA
DOCUMENTACIN
ENVIADA
COTEJA Y REVISA
COMPLETA
SI
FIRMA DE
RECIBIDO
INICIAN LOS
PROCESOS
TCNICOS
TERMINA
31
NO
SE DEVUELVE AL REA
ADMINISTRATIVA
Gua de
autoaprendizaje
3.2 Seguimiento de los documentos activos
Los factores que determinan el tiempo de permanencia del documento fuera de archivo de trmite
son, por un lado, la necesidad del asunto a tratar y por otro la importancia misma del documento.
Cuando se trate de documentacin de tipo confidencial, se deber tener cuidado que sta no sea
extrada del archivo y sea susceptible de perderse. Un medio para conocer la ruta que seguir el
documento y/o expediente es el vale de prstamo, que indica en qu rea se encuentra y
cundo ser devuelto.
Contar con un vale de prstamo sirve para tener un mejor control de la documentacin que sale
del archivo de trmite y adems se puede utilizar para realizar la estadstica de los documentos
que son consultados con mayor frecuencia; lo que permite establecer periodos de vigencia de
acuerdo a la utilidad del documento.
Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicacin del documento, as como
tambin, en un momento determinado, saber cul es el trmite que ha seguido desde su gestin.
Esta accin proporciona los elementos necesarios para integrar los expedientes, as como preservar
los recursos informativos con los que cuenta la institucin. El resultado es un servicio eficiente en
el momento requerido.
Visita un archivo de trmite e investiga bajo que procedimientos y requisitos se realiza la recepcin
documental, y elabora un reporte.
Enva a tu asesor.
32
Archivo de Trmite
3.3 Apertura de expedientes
La documentacin que ingresa por vez primera al archivo es la que requerir que se abra un
expediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta su
terminacin.
La apertura de expedientes se efecta cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes
del asunto (documento) que se enva.
La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemtica, de acuerdo con los lineamientos
que cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuacin se
enlistan una serie de pasos para realizarla:
-
Se asigna al documento el nmero identificador o clasificador del expediente de acuerdo con

sistema establecido (que se puede establecer desde las reas administrativas), para evitar el
extravo y apertura de ms de un expediente para el mismo asunto.
Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, stas debern registrarse en un
formato, que contendr los datos identificadores de cada expediente.
Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datos
asentados en el registro respectivo.
La carpeta servir como un control de aperturas.
En caso de encontrarse abierto el expediente, nicamente se integrar el documento.
3.4 Prstamo y consulta de expedientes
El prstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con la

disposicin documental; ya que a travs de estos mecanismos se ofrece un adecuado
reconocimiento de la documentacin.
El prstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficiente
servicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimos
los siguientes principios:
1. Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control y
recuperacin integral y oportuna, as como de que los servicios de prstamo y consulta sean
giles y eficientes.
2. Que los usuarios devuelvan al archivo de trmite los expedientes prestados completos y en el
plazo establecido.
3. Que el prstamo y la consulta se efecten de acuerdo con las polticas de la institucin.
El prstamo y la consulta de los expedientes estn comprendidos bajo los siguientes conceptos:
33
Gua de
autoaprendizaje
El prstamo
Consiste en proporcionar determinado expediente al rea generadora de la documentacin,
mediante el vale de prstamo; por lo tanto, el expediente se prestar el tiempo que determine la
unidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta.
La consulta
La consulta, como parte integradora de la disposicin, se refiere al uso de la informacin por parte
de las unidades administrativas que generaron tal documentacin.
La consulta se basa nicamente en el uso inmediato del documento y que se realiza directamente
en el archivo (atencin a usuarios) o por otra va que se haya determinado (telfono, fax, correo
electrnico). Por tal razn, la disposicin documental es una actividad indispensable de servicio y
atencin para quienes utilicen la informacin que genera la institucin; y por eso es necesario
contar con instrumentos descriptivos y formatos de control que permitan un adecuado control
documental, como los vales de prstamo, los ndices, etc.
1. Investiga qu requisito debe tener un usuario de documentacin activa para el prstamo y

consulta documental. Elabora un reporte de tus hallazgos.
2. Elabora un vale de prstamo de acuerdo con las caractersticas y necesidades del archivo y
describe cada una de sus partes.
Enva a tu asesor.
34
Archivo de Trmite
Responde brevemente los siguientes incisos:

1. Menciona tres caractersticas de la recepcin documental.
2. Explica la importancia de dar seguimiento a un asunto de un documento y/o expediente.
3. Anota la finalidad de la apertura de expedientes.
4. Menciona cinco caractersticas del prstamo de documentacin activa y cinco ms de la
consulta.
Enva a tu asesor
35
Gua de
autoaprendizaje
36
Archivo de Trmite
UNIDAD IV
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRIMARIA
OBJETIVO DE LA UNIDAD IV
ANALIZAR EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA
37
Gua de
autoaprendizaje
4.1 Anlisis del acervo documental a transferir
La transferencia documental es un procedimiento que sucede entre el archivo de trmite y el

archivo de concentracin; y, posteriormente, de ste al archivo histrico para su guarda permanente.
La transferencia documental se divide en dos:
* transferencia primaria
* transferencia secundaria
La primera se realiza cuando la documentacin activa se vuelve semiactiva. La segunda ocurre a
partir de cuando la documentacin adquiere valores secundarios (evidencial, testimonial e
informativo).
En este tema abordaremos la transferencia primaria; aunque, antes de iniciarla, se debe de realizar
el anlisis del acervo. Este anlisis consiste en el conjunto de operaciones que tienen como
finalidad mantener en el archivo de trmite nica y exclusivamente aquella documentacin que
realmente se utiliza, lo que permite conocer el flujo de documentacin que entra y sale del
archivo y sobre todo evitar la acumulacin de documentos semiactivos.
Toda documentacin que llega a esta etapa (transferencia) se conservar en el archivo de
concentracin; esto es que, cuando lo expedientes hayan concluido su trmite, se envan a archivos
de concentracin para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa. A
esta parte o fase del ciclo vital de la documentacin se le conoce como fase semiactiva (ver
unidad II).
Es recomendable que antes de transferir la documentacin que ha concluido su etapa activa, se
levante un inventario documental; y que en este inventario se recabe las siguientes informacin:
1. Clasificacin
2. Nombre del interesado o rea que origino su creacin
3. Descripcin del documento y/o expediente
4. No. de caja, No. de Expediente, No. de fojas que lo integran
5. Fechas de la documentacin y
6. Observaciones, entre otros datos que se consideren pertinentes
El inventario es un auxiliar para conocer la cantidad de documentacin que se enviar al archivo
de concentracin; as mismo para que el archivo de concentracin tenga informacin que permita
calcular el espacio necesario para albergar los acervos.
Esta accin permite establecer un equilibrio entre la documentacin de entrada y la salida del
archivo de trmite y evita la sobresaturacin por la conservacin de documentos intiles que
dificultan las funciones del archivo.
38
Archivo de Trmite
4.2 Expurgo
El expurgo se realiza para evitar la conservacin de documentacin poco til a la institucin o al

archivo.
En Mxico, el expurgo es un proceso tcnico que consiste en eliminar o seleccionar documentos
que por sus caractersticas se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo,
fotocopias, papeles intiles (hojas blancas, papel carbn, etc.) y metales que daen los
documentos (clips, broches, grapas, etc.). Esta actividad se debe realizar antes de transferir la
documentacin semiactiva al archivo de concentracin.
En otros pases el expurgo se define como la eliminacin de documentos intiles (es un sinnimo
de lo que conocemos como depuracin documental).
Sobre el expurgo, Antonia Heredia H. dice:
Junto al volumen material existe la duplicacin de informacin generada por vas diferentes que generan
la repeticin tambin innecesaria.
El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicacin informativa cuando ambos
sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo hace el estado, por la falta de espacio
que ha llevado a la eliminacin irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras ms recientes.12
4.3 Registro de documentacin de transferencia
Al concluir la revisin de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellos
de consulta espordica, se procede a retirarlos del cuerpo del archivo de trmite y para ello se
sugieren algunos pasos a seguir.
Registro de documentacin a transferir:
1. Anotar en la cdula de inventario Baja parcial por caducidad.
2. Elaborar en original y copia.
3. Fecha de retiro y firma del responsable que realiza el retiro.
4. Reunir todos aquellos expedientes dados de baja, ya sea porque su asunto haya concluido o
caducado, de acuerdo con el catlogo de vigencias.
5. Agrupar la documentacin segn los parmetros de evaluacin documental; es decir, segn
la serie o ao de tramitacin: los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de
conservacin finalice en el mismo ao, deben quedar reunidos en un solo grupo.
6. Identificar la unidad administrativa que transfiere as como la que hace la recepcin.
7. Anotar su clasificacin de cada uno de los expedientes.
8. Numerar las hojas de la relacin o inventario de transferencia primaria.
12 Antonia Heredia. Archivstica general. Teora y prctica, pg. 188
39
Gua de
autoaprendizaje
9. Anotar el nmero de transferencia o remesa (seguido a travs de una numeracin sucesiva

en series que iniciarn cada ao).
10. Nombre y firma del responsable de la ordenacin y registro de expedientes a transferir.
11. Solicitar a la jefatura de la unidad de documentacin en trmite la revisin y autorizacin de la
transferencia.
Los pasos mencionados estn concatenados con lo que es el inventario documental; ya que con
ste se puede realizar el registro para la transferencia.
4.4 Preparacin de la transferencia primaria
Una vez relacionada la documentacin a transferir, se cotejan los datos del inventario con lo que
existe en los legajos y expedientes, adems de cerciorarse de que la actividad (transferencia) a
ejecutar sea pertinente y que la documentacin sea nicamente la que haya cumplido su fase
activa; de igual forma se debe revisar que la relacin se encuentre completa con los requisitos
solicitados. De no ser as, se proceder a la cancelacin de dicha transferencia.
Como ltima parte y si todos los procedimientos estn completos, se firmarn de visto bueno las
relaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitar a la jefatura de la unidad
de archivo de concentracin que asigne el da y hora para el envi y recepcin de la documentacin
con el fin de no interponerse con otras actividades que est contemplado ejecutar en la unidad
documental.
4.5 Entrega de la documentacin semiactiva
Una vez realizados los pasos anteriores, la documentacin que se enva al archivo de concentracin
se deber revisar fsicamente.
El traslado se efectuar en perodos establecidos entregando la documentacin semiactiva para
su guarda y custodia. Los responsables del archivo de concentracin deben comprobar que la
documentacin coincida con la relacin respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe la
relacin de transferencia, que se integra dentro del registro de documentacin transferida de
acuerdo con el nmero de remesa.
Concluidas todas las operaciones, el archivo de concentracin ser la unidad encargada de la
guarda y custodia de la documentacin semiactiva, as como de darle la ubicacin fsica; realizar
los procesos tcnicos correspondientes; proporcionar el servicio las veces que sea requerido y,
por ltimo, preparar la documentacin para la transferencia secundaria.
Es importante que el archivo de trmite conserva los inventarios de la documentacin transferida;
ya que en un momento determinado puede ocuparse y ser de gran ayuda para la recuperacin
de la informacin.
Para concluir esta gua te presentamos el siguiente esquema que representa de manera general
el paso de la documentacin activa.
40
Archivo de Trmite
ARCHIVO DE TRMITE
PROPORCIONA SERVICIOS
REAS
ADMVAS 1
REAS
ADMVAS 2
RECIBE Y
ANALIZA
PROCESO
TCNICO
ANLISIS
DOCUMENTAL
CLASIFICACIN
CATLOGO
EXPEDIENTACIN
ARCHIVACIN
EXPURGO
*DISPOSICIN*
REAS
ADMVAS 3
REGISTRO Y
PREPARACIN
REAS
ADMVAS 4
PRSTAMO
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
CONSULTA
RECEPCIN DE LA
DOCUMENTACIN ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
41
Gua de
autoaprendizaje
1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se utiliza para las transferencias
primarias. Compralos y destaca las similitudes y diferencias. Posteriormente elabora un
formato que consideres como el ms adecuado y seala cada una de sus partes.
2. Elabora un esquema de los procedimientos o etapas que debe pasar un documento antes de
ser enviado al archivo de concentracin y destaca las caractersticas de cada uno.
Enva a tu asesor.
Para concluir la unidad, realiza la siguiente investigacin:

Visita un archivo de trmite del sector pblico y analiza cada una de las actividades archivsticas
(desde la entrada de la documentacin hasta su transferencia) y descrbelas.
Visita un archivo de trmite del sector privado y, de igual forma, analiza y describe sus actividades.
Una vez que hayas realizado las dos actividades anteriores, elabora un cuadro comparativo y
agrega las observaciones y sugerencias que consideres adecuadas.
Lee el texto Tcnicas y tratamiento de documentacin administrativa (pgs. 155 a 167) que
est en la seccin de lecturas al final de esta gua. Enva un cuadro sinptico de cmo se realiza
la transferencia primaria.
Enva a tu asesor.
42
Archivo de Trmite
BIBLIOGRAFA
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Archivo General de la Nacin. Manual de procedimientos de las unidades de documentacin en
trmite No. 4. Mxico, AGN, 1991
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Organizacin y funcionamiento de los archivos administrativos e histricos de la nacin.

Mxico, AGN, 1984
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43
Gua de
autoaprendizaje
44
Archivo de Trmite
LECTURAS
45
Gua de
autoaprendizaje
46
Archivo de Trmite
Manual de Procedimientos
47
Gua de
autoaprendizaje
48
Archivo de Trmite
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trmite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Clasificacin
documentos.
No.
OPERACIN
de SU Archivo
Trmite.
de 12 Recibe previa comprobacin los documentos, y

procede a su clasificacin, leyendo
cuidadosamente el documento en cuestin para
determinar el asunto, tema o materia de que se
trata, as como el sujeto (persona fsica o moral,
lugar geogrfico, etc.)
SU Archivo
Trmite.
de 13 Identifica los nmeros o smbolos que

corresponden dentro del cuadro de clasificacin
vigente en la Institucin al asunto, tema o materia de que trata el documento, representando
esta clave en el lugar respectivo del documento.
SU Archivo
Trmite.
de 14 Investiga en los catlogos de la Unidad si ya

existen antecedentes del sujeto precisado:
14.1
Si ya existen antecedentes del sujeto, anota

tanto en el documento como en las fichas de
Registro Local y de Control de Trmite Interno
(esto en el caso de correspondencia de
entrada), despus de la diagonal que los
separa de los clasificadores, los nmeros
identificadores del expediente. Enseguida
turna el documento debidamente identificado
al rea de control de correspondencia de la
propia Unidad, para su trmite (Pasa a 17).
14.2
Si no existen antecedentes del sujeto, procede

a la catalogacin de la unidad documental.
15 Elabora en original y copia una tarjeta provisional

con los datos de catalogacin y apertura de la
nueva unidad documental (Nombre-sujeto-del
expediente; extracto del asunto; clave
identificadora y clasificadora; y fecha de
iniciacin), anotando tanto en el documento en
cuestin como en la ficha de Registro Local y
de Control de Trmite (esto en el caso de
correrspondencia de entrada), despus de la
diagonal que los separa de los clasificadores,
los nmeros identificadores del nuevo
expediente.
49
Gua de
autoaprendizaje
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trmite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
SU Archivo
Trmite.
Mecanografa
SU Archivo
Trmite.
No.
OPERACIN
de 16 Revisa y confronta cuidadosamente los datos

de la tarjeta provisional con los de documento
sujeto a catalogacin, turnando de no haber
correcciones el original de la tarjeta a
mecanografa, para continuar el proceso de
apertura (Pasa a 17), y el documento al rea de
control de correspondencia en trmite de la
propia Unidad, para que se turne para la gestin
respectiva (pasa a 17); asimismo, integra como
corresponda la copia de la tarjeta provisional en
el Catlogo-inventario de la Unidad, como control para evitar demoras, extravos o
incorrecciones.
17 Recibe el original de la tarjeta provisional y, con
los datos asentados en ella, elabora las cdulas
catalogrficas y los marbetes del nuevo
expediente:
17.1
Confecciona con las caractersticas y el

nmero prescritos, segn las reglas de
catalogacin establecidas dentro de la
Unidad, las cdulas de inventario y de
referencia del nuevo expediente,
remitindolas, previa revisin y confronta con
la tarjeta provisional, para su integracin en
los Catlogos de archivo.
17.2
Confecciona con las caractersticas prescritas

los marbetes del nuevo expediente,
remitindolos, juntos con el original de la
tarjeta provisional, para la apertura de la
carpeta correspondiente. (Pasa a 19).
de 18 Recibe las cdulas catalogrficas del nuevo

expediente y las coloca -si no hay devolucin
para modificaciones, previa confronta con la
copia de la tarjeta provisional que conserva- en
el Catlogo respectivo, desechando la copia de
la tarjeta provisional y colocando en su lugar la
cdula de inventario correspondiente.
50
Archivo de Trmite
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trmite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No.
OPERACIN
Apertura de expe- SU Archivo

Trmite.
dientes.
de 19 Recibe los marbetes de los nuevos expedientes

y los adhiere, de no proceder su devolucin para
modificaciones, tras la confronta con el original
de la tarjeta provisional que le es entregado
segn corresponda en las carpetas respectivas,
manteniendo a stas ordenadas y separadas
del cuerpo del archivo, para tener conocimiento
preciso de los documentos por integrar a los
nuevos expedientes, as como para incorporar
inmediatamente la documentacin ya tramitada
a sus carpetas, agilizando la archivacin (Pasa
a 27.2).
Anlisis de trmite y SU Archivo

expurgo.
Trmite.
de 26 Recibe los documentos que son remitidos para

archivacin, analizndolos cuidadosamente
para determinar si dan por terminado el asunto
al que se refieren, o bien si el asunto en cuestin
no ha llegado a su trmino:
26.1
En caso de que el documento recibido

implique la conclusin del asunto al que se
refiere, el responsable de anlisis de trmite
procede a retirar del cuerpo del archivo el
expediente al que corresponde el documento
en cuestin para cerciorarse de que su
apreciacin ha sido correcta, en cuyo caso:
26.1.1
Asienta en la portada de la carpeta

respectiva la anotacin "Baja parcial", as
como una breve justificacin de tal
determinacin y la fecha en que se da por
cerrado el expediente; asimismo, revisa
cuidadosamente el expediente concluido,
quitndole las copias innecesarias de
documentacin duplicada que contenga, y
lo remite junto con el documento recin
recibido al rea correspondiente para su
glosa (Pasa a 27 bis).
26.1.2
Localiza en el Catlogo-inventario de la
Unidad la cdula correspondiente al
expediente en cuestin y asienta en ella la
anotacin "Baja parcial", una breve
justificacin de tal determinacin y la fecha
en que se dio por cerrado el expediente,
dejando la tarjeta en el lugar donde se
encontraba.
51
Gua de
autoaprendizaje
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trmite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Glosa de
mentos.
docu- SU Archivo
Trmite.
No.
OPERACIN
26.2
En caso de que el asunto al que se refiere el

documento recibido no haya llegado a su
conclusin, turna la pieza para su glosa en el
expediente respectivo.
de 27 Recibe del rea de anlisis de trmite los

documentos que deben integrarse a los
expedientes activos que correspondan,
procediendo a localizar la carpeta respectiva,
sea que se conserve dentro del cuerpo del
archivo (en caso de documentos que cuentan
con antecedentes), sea que se conserve aparte
(en caso de documentos que no contaran con
antecedentes):
27.1
Retira del cuerpo del archivo la carpeta

correspondiente al documento por glosar y
verifica el correcto ordenamiento de los
documentos que contiene (sea por orden
cronolgico o de trmite), precediendo a
integrar el nuevo documento en el lugar
respectivo; en seguida, costura o fija con
grapas especiales el expediente y completa
la foliacin del mismo, anotando en el
documento recin glosado el nmero que le
corresponda dentro de la secuencia
establecida.
27.1
BIS
En caso de que el expediente al que debera

integrarse el documento por glosar se
encuentre prestado, toma la carpeta
supletoria respectiva (Vase 32.2) y coloca
en ella la pieza en cuestin, cuidando de no
alterar el contenido de la carpeta, que deber
colocarse enseguida en el mismo lugar que
ocupaba dentro del cuerpo de archivo
(Cuando el expediente original fuere devuelto,
recibir del rea de prstamo de la Unidad,
para su glosa, tanto la documentacin por
glosar como el expediente entregado (Vase
36.1). En tal caso, se glosa el documento
dentro del expediente que le corresponde
segn lo estipulado en 27.1, y se turna el
expediente completo segn proceda, pasando
a 28).
52
Archivo de Trmite
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trmite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No.
27.2
OPERACIN
Toma la carpeta que conserva para la
integracin del documento de apertura del
expediente y coloca en ella la pieza en
cuestin, costurando o fijando con grapas la
nueva unidad documental o procediento a su
foliacin.
SU Archivo
Trmite
de 27 Recibe del rea de anlisis de trmite el

BIS documento por glosar junto con el expediente
que se cierra (el que llevar la anotacin "Baja
parcial"), y verifica el correcto ordenamiento de
los documentos que contiene (sea por orden
cronolgico o de trmite), procediendo a
integrar el nuevo documento en el lugar
respectivo; en seguida, costura o fija con grapas
especiales el expediente y completa la foliacin
del mismo -o da una nueva foliacin, en caso
de que el expediente haya sido expurgado-,
anotando en el documento recin glosado el
nmero que le corresponda dentro de la
secuencia establecida.
SU Archivo
Trmite
de 28 Turna al rea que corresponda los expedientes

debidamente glosados:
Archivacin de ex- SU Archivo

pedientes activos
Trmite
28.1
En caso de que se trate de expedientes de

baja parcial, los remite al rea de
transferencia documental de la propia Unidad
para que se les de el curso correspondiente
(Pasa a 38).
28.2
En caso de que se trate de expedientes

activos, los remite para su reintegracin en
alrchivo de la Unidad.
de 29 Recibe los expedientes por integrar al archivo

de la Unidad, cerciorndose de que se
encuentren debidamente glosados, completos
y en buenas condiciones, en cuyo caso localiza
el lugar exacto que les corresponde de acuerdo
con su clasificacin en el cuerpo del archivo de
la Unidad y los coloca precisamente en ese sitio,
cerciorndose de conservar correctamente
ordenados los expedientes en el acervo.
53
Gua de
autoaprendizaje
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trmite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Prstamo de ex- SU Archivo

pedientes activos
Trmite
No.
OPERACIN
de 30 Efecta las certificaciones correspondientes

respecto a la identidad del solicitante y sobre
la procedencia del prstamo de expedientes del
archivo, de acuerdo con la poltica establecida
al efecto dentro de la Unidad; en caso de que
proceda el prstamo (y recabados los
elementos de autorizacin que en su caso se
requieran a la Jefatura de la Unidad Regional
de Correspondencia y Archivo -tratndose de
solicitantes de otras entidades administrativas
de la propia dependencia- o a su la Jefatura de
la Unidad Central de Administracin de
Documentos de la propia dependencia,
tratndose de solicitantes de otras
dependencias-), otorga al solicitante del servicio
el "Vale de prstamo" correspondiente para que
sea requisitado e original y copia (FORMATO
UDT-1).
54
Archivo de Trmite
Memoria de V Congreso Nacional sobre Administracin

de Documentos y Archivstica.
55
Gua de
autoaprendizaje
56
Archivo de Trmite
Memoria del V Congreso Nacional sobre Administracin de Documentos y Archivstica

EL PROCESO DE VALORACIN Y SELECCIN DOCUMENTAL EN LA ACTIVIDAD
ARCHIVSTICA
Federico Lazarn Miranda
Universidad Autnoma Metropolitana-Iztapalapa
...El acelerado crecimiento que ha experimentado el conjunto de las dependencias que integran a la
Administracin Pblica Federal, as como el incremento y especializacin de sus atribuciones legales
trajeron, consecuentemente, la generacin cada vez mayor de informacin y documentacin que
rebasaron en breve la capacidad de organizacin y sistematizacin archivstica, afectando sensiblemente
el aprovechamiento debido y oportuno de uno de los elementos fundamentales para el mejor desempeo
de los cometidos pblicos: la toma oportuna de decisiones.
Leoncio Lara Saenz1
PRESENTACION
Para ofrecer a su consideracin una ponencia en este Congreso eleg el tema de la seleccin y
valoracin documental en los sistemas archivsticos, porque desde los primeros aos de mi
formacin como historiador ingres al Archivo Histrico de la Secretara de Educacin Pblica, y
debo confesar que en aquel tiempo me pareca una verdadera aberracin que el Archivo tuviera
que efectuar trabajos de seleccin y valoracin documental para la Secretara. Como aprendiz de
historiador pensaba que todo papel, por el simple hecho de tener una fecha anterior a la que
estaba viviendo, era un documento histrico y, en tal caso, que toda la documentacin generada
se debera guardar. Con el paso del tiempo, con la prctica en archivstica e investigacin histrica,
descrubr que no es posible guardar todo, que existe la posibilidad de eliminar documentos que
contienen informacin sin ninguna utilidad para la institucin o para la sociedad.
Del mismo modo, pude observar cmo el intento de guardar toda la documentacin haba llevado
a su irresponsable abandono en bodegas que no posean las condiciones mnimas para su
conservacin y, por lo tanto, sta sufra una depuracin realizada por la mano del azar, sin saber
qu informacin se haba perdido. Por ello, pienso ahora que la valoracin y seleccin documental se deben realizar como un proceso terico-prctico, metdico y consciente, realizado por
administradores, archivistas e investigadores, para poder rescatar y consevar el mximo de
informacin como utilidad institucional y social en el mnimo espacio que, asimismo, ayudar a
hacer ms rpido y eficiente el prstamo de informacin, tanto a los distintos niveles administrativos
como a la sociedad en general.
Esta pltica la he dividido en tres partes fundamentales: en la primera, plantear cmo se dio el
problema de la exploracin documental, proceso al que se vieron sometidos los archivos mexicanos
a partir de la segunda mitad del presente siglo, y, entre otros, los factores que los llevaron al
deterioro de sus funciones y su situacin institucional.
En el segundo apartado trataremos sobre la controversia que se suscita entre los archivistas y
algunos historiadores acerca de guardar toda la documentacin que se ha generado y cmo
realizar su valoracin y seleccin.
57
Gua de
autoaprendizaje
En tercer lugar se propone un proceso de valoracin y seleccin documental que es el resultado

de la prctica e investigacin archivstica de muchos administradores de documentos, ms la
propia personal, producto de la experiencia en el campo archivstico e histrico y, lo que es ms
importante, resultado de fructferas reuniones de trabajo, asistencia a conferencias y cursos de
capacitacin con los administradores de documentos, que tengo la fortuna de conocer.
Como toda propuesta, estoy seguro que tendr sus puntos a discusin, algunas carencias y,
espero, alguna aportacin al conocimiento archivstico.
TECNOLOGA Y LA EXPLOSION DOCUMENTAL

Es sabido, por todos los aqu presentes que cualquier acto de gobierno genera informacin y, en
consecuencia, se necesitan papeles como soporte de la misma, creando un sinfn de documentos
que, segn Alejandra Moreno Toscano, se pueden agrupar en torno a tres tipos principales, a
saber:
Los de carcter poltico que son documentos fundamentales -incluyendo la legislacin correspondiente
y las normas o los programas- que tienen efectos sobre el conjunto de la accin institucional; los que
controlan o que nacen del control de la gestin interna de las instituciones; y los de trmite, en donde
se registran peticiones y resultados de estas peticiones.2
Por lo que, mientras existan gobiernos se generarn documentos, cuyo soporte variar dependiendo
del desarrollo tecnolgico: desde los pictogramas en las cavernas, el papiro, el amate, el papel,
las cintas y discos magnticos, hasta los discos compactos pticos. La necesidad de transmitir y
dejar registro de la informacin provocar una produccin constante de materiales que tendrn
que ser conservados en algn lugar para su consulta posterior, y permitir as una oportuna toma
de decisiones.
All por los aos cuarentas de este siglo los archivos tuvieron dentro de la Administracin Pblica
Mexicana un alto estatuto institucional y jurdico, as como una reconocida capacidad tcnica y
operativa, en plena conformidad con su condicin de servicios esenciales para los rganos de
gobierno3. Ello significa que en aquellos aos realizaban sus actividades en perfecta concordancia
con sus autoridades, al grado de que, como lo menciona E. Ampudia, tenan una alta posicin
institucional, por ejemplo, en la Secretara de Educacin Pblica el Archivo General dependa
directamente de la Oficiala Mayor.
Cabe preguntarnos ahora qu sucedi para que los archivos fueran abandonados a su suerte y
perdieran su alto rango institucional?
Para el propio E. Ampudia dos factores contribuyeron enormemente a su degradacin: en primer
lugar, la crisis de los archivos sobrevino por una inadaptacin al cambio que se dio en las
dependencias de la Administracin Pblica a las que estaban adscritas, crecieron en sus estructuras
orgnicas y en sus funciones,4 las secretaras de Estado se convirtieron en enormes pulpos que
realizaban infinidad de actividades a lo largo y ancho del pas, con la consecuente produccin de
proyectos, programas y planes; ms los necesarios informes de los jefes de: mesa, oficina,
departamento, del director de rea, agregando el del director general; tambin el oficial mayor y el
secretario tenan que hacer su informe, para culminar con el del presidente de la Repblica. No
conforme con ello se tenan que realizar auditoras y nuevos informes de inspeccin. Podemos
seguir sumando papeles: solicitudes de empleo, de servicio para la propia dependencia y para el
pblico en general; solicitudes de organizaciones y sindicatos, ms, no lo olvidemos, sus respectivas
respuestas y, claro est, sus respectivas copias.
58
Archivo de Trmite
El segundo gran problema que enfrentaron los archivos lo constituyo el desarrollo tecnolgico, y
no es que me oponga a ste, pero a las unidades archivsticas la introduccin y difusin repentina
de Ias modernas tecnologas de produccin y reproduccin masivas de documento5 les vino a
causar un problema de saturacin no slo de espacios sino tambin de actividades, porque nunca,
hasta donde tengo noticia, se desarroll a la par de la mquina de escribir mecnica, elctrica y
electrnica; de la fotocopiadora, incluso de la microfilmadora, una mquina archivadora de
documentos de alta velocidad.
Estos dos elementos generaron un fenmeno que los archivistas han denominado explosin
documental.6 As, los archivos que funcionaron perfectamente hasta los aos cuarentas, con
criterios y mtodos fundamentados en el concepto de la conservacin exhaustiva de documentos,
se vieron repentinamente ahogados por oleajes incontenibles de papeles.7
El problema de la explosin documental no ha sido solucionado an, hoy en da, la tecnologa ha
seguido avanzando, ya no son slo papeles, ahora son cintas magnticas de audio y video,
discos magnticos de alta y baja densidad, y discos compactos pticos los que se producen
geomtricamente como soporte de la informacin, mientras que para los archivistas sigue sin
existir la mquina archivadora de alta velocidad.
En materia legislativa, desde 1944 se estableci una normatividad muy general acerca de los
documentos y el patrimonio cultural de la nacin que indirectamente ha servido de marco jurdico
para determinar el destino final de la documentacin gubernamental. En marzo y julio de ese ao
se public el decreto que prohiba la exportacin de documentos originales relacionados con la
historia de Mxico y de los libros que por su rareza sean difcilmente sustituibles.8 Veintisis aos
despus, en 1970, se cre la ley Federal del Patrimonio Cultural de la Nacin. En 1972 se public
la ley Federal sobre Monumentos Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas.9
Fue hasta el mes de julio de 1980 cuando dispuso por acuerdo presidencial que el Archivo General de la Nacin sera la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los
archivos administrativos de la Administracin Pblica Federal. Desde entonces las secretaras de
Estado han elaborado normas y lineamientos especficos para la disposicin documental.10
El propio Archivo General de la Nacin public una serie de cuadernos tcnicos (conocidos
comnmente como coleccin gris), en los que se establecan las polticas, tcnicas, legislacin y
mecanismos la depuracin y organizacin de los archivos.11
En 1988 los administradores se percataban de la problemtica a la que se enfrentaban las unidades
archivsticas de sus distintas dependencias: la creciente saturacin de espacios, causada por la
geomtrica produccin de documentos que soportaban la informacin generada por la
Administracin Pblica en todas su reas, desde las ms altas autoridades hasta la unidad
administrativa ms pequea, en ocasiones necesaria y en algunas otras totalmente irrelevante,
por lo que en ese ao se realiz el primer foro de evaluacin y consulta sobre modernizacin de
la Administracin Pblica Federal en materia de informacin y archivos, promovido por el Archivo
General de la Nacin y algunos presidentes de los comits tcnicos internos de administracin de
documentos del Gobierno Federal.
Participaron en la sesin inaugural: el secretario de Programacin y Presupuesto, los oficiales
mayores de las secretaras de Estado y la directora general del Archivo General de la Nacin; en
las distintas participaciones de algunos de estos altos funcionarios se destac la importancia de
los archivos para el buen desempeo de las acitividades de la Administracin Pblica Federal y la
necesidad de su modernizacin para hacer ms eficiente y oportuna la circulacin de la informacin
por las distintas dependencias.
59
Gua de
autoaprendizaje
Pero nunca abordaron la problemtica de la saturacin de los espacios, generada por la alta
produccin de documentos, que no slo se reflejaba en las dificultades para su archivacin y
conservacin, sino tambin en los altos costos de crear formatos, formitas y machotes; as como
los obstculos operativos al verse retrasada la toma de decisiones por no contar de manera
rpida y expedita con la informacin necesaria.12
Total que la solucin primera de los administradores fue decirles a los archivistas elimnalo todo.
Despus, cuando le encontraron sentido econmico a la destruccin se vendieron los archivos
muertos a un concesionario, con la condicin de que triturara todo.
Los primeros en protestar fueron los historiadores, pues en sus escuelas de formacin les hacan
leer una introduccin a los estudios histricos de los autores franceses: Langlois y Seignobos,
que en las primeras lneas del captulo uno del libro primero (conocimientos previos) decan la
historia se hace con documentos. Los documentos son las huellas que han dejado los pensamientos
y los actos de los hombres de otros tiempos,13 por lo que el peor sacrilegio que se poda cometer
era destruir los documentos en donde estaban las huellas del pasado. Entonces qu hacer
guardarlo todo? destruirlo todo? sino es as, qu eliminar? qu guardar? cmo y con qu
criterios se debe de conservar sta o aquella documentacin?.
LA CONTROVERSIA: QU GUARDAR Y QU ELIMINAR

Como mencion anteriormente, la primera reaccin, an hoy en da, de los administradores,
algunos con altos puestos, ha sido la de destruir todo para dar espacios, no slo a los propios
archivos sino para oficinas. Los archivistas piensan que lo mejor es valorar y seleccionar la
documentacin, pero algunos historiadores siguen renuentes en aceptar esa solucin.
En 1984 el Archivo General de la Nacin public, en dos nmeros del boletn del Sistema Nacional
de Archivos,14 una serie de artculos y entrevistas de personalidades del mundo de la archivstica
y de la profesin histrica, en donde se hace patente la discusin entre estos profesionales acerca
de la depuracin de los archivos (concepto utilizado con anterioridad al de valoracin, seleccin y
disposicin documental).
La controversia a favor y encontra de la depuracin fue interesante, las opiniones eran encontradas,
prevaleciendo siempre la idea en algunos historiadores de que se deba conservar todo documento
existente sobre la faz de la tierra. La depuracin de los archivos era una solucin casi criminal
para algunos de estos historiadores, que porponan almacenar todos los documentos en bodegas:
cuando algn investigador necesitara hacer una consulta se le dejara internarse en esa bodega
para ver que encontraba. Otros proponan guardarlo todo hasta que se diseara una tecnologa
capaz de almacenar toda la informacin contenida en esa documentacin, para que despus se
eliminaran, ahora, s, los papeles viejos.15 Tambin se argumentaba que los archivistas y
administradores no saban qu posibles temticas de investigacin se podran plantear los
investigadores del futuro, por lo que, al depurar los archivos se podrin eliminar las fuentes de
informacin para aquellas temticas.
Si reflexionamos podremos observar que es imposible conservar toda la documentacin que
generan las dependencias de la Administracin Pblica Federal, Estatal y Municipal. En primer
lugar, no existira el espacio suficiente para albergar los documentos, estoy seguro que en poco
tiempo se ocuparan con documentos todos los edificios pblicos y privados de este pas y no
resolveramos el problema.
60
Archivo de Trmite
En segundo lugar, guardar en bodegas la documentacin sera la forma totalmente irresponsable

de destruirla, puesto que estara en locales inadecuados, expuesta a los agentes biolgicos,
fsicos y qumicos de deterioro que acaban con el papel, que todos los aqu presentes conocemos.
Por lo que las huellas de la historia se perderan irremediablemnte en todas formas.
De otra parte algunos historiadores y archivistas se inclinaban por la depuracin como preoceso
inteligente y profesional,16 que permitira el perfecto funcionamiento de los archivos para que
proporcionaran a quien los consultara una imagen lo ms fidedigna posible de lo que fue la
administracin y la sociedad que los produjeron17.
Durante estos aos se ha incrementado ms la idea de que no es posible guardar todos los
materiales documentales que producen las oficinas pblicas y, a la par, se ha generado toda una
serie de criterios y elementos metodolgicos que permiten la seleccin documental y, por ende,
eliminacin de documentos que no poseen utilidad administrativa ni social.
Tambin, es de suponer que es prcticamente imposible que algn historiador sea capaz de
estudiar y analizar todos y cada uno de los documentos existentes acerca de una temtica
cualquiera, asimismo, el trabajo en los archivos nos ha mostrado que no todos los papeles
conservan informacin relevante y que el historiador antes de necesitar documentos aislados
necesita series de documentos interrelacionados entre s mismos que le permitan reconstruir un
proceso histrico.
En 1984 la historiadora Alejandra Moreno Toscano consideraba que:
Es una falacia pensar que conservando todos los papeles que se generan por vas administrativas
vamos a tener una mejor informacin lo que vamos a tener es ms papeles, pero no necesariamente
vamos a enriquecer el conocimiento histrico. Podemos enriquecerlo si enfocamos, dentro del conjunto
de las funciones y de las relaciones que se establecen en una sociedad dada, aquellos puntos
estrtegicos en donde queremos conservar ciertas informaciones que necesariamente estn vinculadas
entre s.18
Del mismo modo, debemos reflexionar acerca de la poca en que se gener el gran problema de
la explosin documental, como se mencion al principio de esta pltica, se dio en la dcada de los
aos cuarentas de este siglo, es decir, que en los ltimos cincuenta aos es cuando ha surgido
ese gran problema, por lo que, en los casi cinco siglos que tenemos produciendo documentos la
seleccin se realizara sobre los materiales correspondientes a la ltima dcima parte.
Dudo mucho que alguien qusiese depurar archivos del siglo XIX o de la Epoca Colonial, porque
esos perodos no tienen los kilmetros lneales de documentacin que los ltimos cincuenta aos
del presente siglo. Por lo que, la seleccin se realizara en materiales de este siglo y con las
posibilidades que ofrecen las tecnologas de comunicacin masiva, contamos con toda una rica
gama de registros histricos, no solo en papel, sino e toda una serie de materiales visuales y
sonoros que complementan a la informacin documental.
En cuanto a los investigadores del futuro, puesto que no sabemos qu harn ni qu temas se
plantearn tenemos que pensar que estamos utilizando criterios, tcnicas y mtodos de nuestra
poca que aseguren la permanencia de los materiales documentales por el mayor tiempo posible
en locales adecuados para su conservacin y con el personal capacitado para ello. De otra forma,
como ya se coment, almacenar todo en bodegas, por muy grandes y seguras que sean, adems
de ser un acto irresponsable ante la historia y la sociedad, constituye condenar a esos materiales
a un futuro sumamente incierto y destructivo. Lo cual nos lleva a considerar al proceso de valoracin
y seleccin como un mal necesario que permitir conservar grupos documentales con la mayor
61
Gua de
autoaprendizaje
informacin necesaria en el mnimo espacio.

EL PROCESO DE VALORACIN Y SELECCIN
La primera caracterstica que se debe tomar en cuenta para realizar la valoracin y seleccin
documental es que la Administracin Pblica tiene la necesidad de conocer en forma eficiente y
oportuna la informacin que se produce en las distintas reas a su cargo, por lo que existe una
necesidad inmediata del uso de la informacin, esto significa que la documentacin est en una
fase activa. Al cerrarse el trmite al que hace referencia esa informacin los documentos, en la
mayor parte de las ocasiones, pierden esa utilidad inmediata para el administrador, por lo que, en
vez de formar paquetes y paquetes de expedientes que luego son enviados al rincn ms olvidado
de las oficinas para morir de vejez y ser considerados archivos muertos, se deben trasladar a una
unidad de archivo de concentracin, en donde recibirn una guarda precaucional, estarn a
disposicin de la unidad administrativa que los gener y en una fase semiactiva.
Al trmino de la vigencia de la guarda precaucional se valorarn y seleccionarn, en cuanto a su
utilidad institucional y social, para pasar a formar parte de un archivo histrico o recibir su baja
definitiva y ser reciclados como papel, que tal vez llegue a constituirse como otro documento
nuevo, esta es su fase inactiva.
A esta circulacin de grupos documentales por el sistema archivstico de una institucin -que est
formado por las unidades de administracin de documentos en trmite, el archivo de concentracin
y el archivo histrico- se le denomina ciclo vital de la documentacin, y es el elemento que permitir
a los archivos y a sus administradores tener una perfecta organizacin de los acervos documentales
y el prstamo oportuno de la informacin en todos los niveles institucionales y sociales.
El desarrollo de un correcto ciclo vital de la documentacin lo permite el proceso de valoracin
y seleccin documental que se desenvuelve en dos mbitos: en primer lugar, corno ya vimos,
todo documento tiene una utilidad institucional, es decir, que Ios documentos pblicos se crean
para realizar los propsitos para los cuales se ha establecido una dependencia19; es cuando se
encuentran en la fase activa, ello sucede generalmente mientras el trmite o asunto del cual
informan no se haya concluido, esto es, desde que se abre el expediente hasta que se cierra
(como se dice en el entender de los archivistas). En segundo lugar, la documentacin puede
rebasar el mbito administrativo y pasar a uno ms amplio, esto es, tener una utilidad social al
contener informacin de mayor importancia que la meramente administrativa20, y se establece la
fase inactiva.
El ciclo vital de la documentacin es el concepto con el cual se inicia el proceso de valoracin y
seleccin de grupos documentales, a travs de la informacin que contienen; en sus dos primeras
fases poseen una utilidad institucional, inmediata en la activa y mediata en la semiactiva; para
establecer los tiempos que deben estar en las distintas unidades archivsticas se sometern a los
llamados valores primarios, que consisten en determinar si la informacin es administrativa, legal
o contable (fiscal), este proceso se denomina valoracin primaria. En principio, todo documento
generado por la Administracin Pblica tiene valor administrativo, desde los que se refieren a las
actividades ms cotidianas (solicitudes, oficios de envo, acuses de recibo) hasta los de la poltica
de la dependencia o la economa y la sociedad nacionales.
Cuando el documento pierde su utilidad administrativa habr que verficar si posee valor legal.
Este ltimo se encuentra en todo grupo documental que contiene el registro de trmites jurdicos
(registros de propiedad intelectual o material, relaciones laborales, de leyes, acuerdos o decretos).
El valor contable o fiscal est en los materiales relacionados con la hacienda pblica comprobatoria
62
Archivo de Trmite
del gasto y contabilidad gubernamental, adems de la asignacin y disposicin de los recursos

financieros (estados financieros, libros de caja, libros de registro de ingresos y egresos, facturas).
As, con el paso del tiempo los documentos dejan de tener valor administrativo (de uno a tres
aos aproximadamente) pero pueden contener todava utilidad legal o contable.
Al concluir el valor administrativo, legal y contable de un grupo documental pasa a su fase semiactiva
para su guarda precaucional, durante un tiempo pertinente que es establecido sobre la propia
informacin que contiene el grupo. Al vencimiento del tiempo de guarda precaucional se considera
que ese grupo pierde toda utilidad para la dependencia que lo gener y se convierte en papel que
ocupa espacio inltimente, pero esto no signfica que deba ser destruido, por el contrario, el anlisis
de su informacin debe continuar para establecer su utilidad social y, por tanto, la existencia de
informacin histrica.
El proceso de valoracin secundaria se inicia ahora; mediante ella habr que establecer si dicho
grupo documental mrece ser conservado en un archivo histrico, si procede su baja definitiva o,
en consecuencia, su destruccin, estando siempre conscientes que jams podremos recuperar
su informacin.
Es muy dficil dar una definicin precisa y exacta de documento histrico; Michel Duchein afirmaba,
en una conferencia dictada en la Unidad Bibliogrfica de la UNAM, en abril de 1980, que lo
importante no era conservar solamente los documentos de prestigio, con firmas de hombre clebres
o relacionados a los acontecimientos importantes, o documentos de inters prctico inmediato
para los ciudadanos, sino grupos enteros de documentos de apariencia insignificante.21 De tal
manera, que la valoracin primaria y secundaria de los documentos no se realiza analizando la
informacin contenida en los documentos como conjuntos, como series documentales22 que se
ha formado desde las unidades de documentacin en trmite.
La idea que gua este proceso es tratar de recontruir y conservar las relaciones estructurales
internas de la documentacin", para restablecer y preservar el universo informativo que se deriva
de las actividades orgnicas de una institucin y sus articulaciones externas con la sociedad.
1. Se establecer la procedencia institucional del grupo documental, actividad por la cual se
reconstruye la historia de la institucin: cundo, cmo y para qu fue creada, lo que nos
permitir observar cules eran sus objetivos y funciones. As como los cambios estructurales
que ha tenido durante su vida orgnica.
2. Habr que determinar el volumen del acervo en metros lineales, para conocer la magnitud del
grupo y el espacio que ocupa.
3. Se debe precisar la tipologa de los soportes materiales que contienen la informacin del
grupo documental (papel, papel fotogrfico, acetato, cintas magnticas de audio y video,
discos magnticos u pticos).
4. Es importante detallar el estado de organizacin del acervo y el tipo de clasificacin que se
utiliz.
5. Se deben sealar los elementos descriptivos con que cuenta (catlogos, guas, inventarios o
relaciones).
6. Es necesario delimitar el perodo aproximado de tramitacin que abarca la documentacin,
63
Gua de
autoaprendizaje
deber iniciar con el ao ms viejo y el ms reciente.

7. Se tendr que hacer una descripcin lo ms detallada posible de la informacin que contiene
el grupo documental, recordemos que la valoracin se desarrolla analizando su contenido
informativo, por lo que es muy importante conocer el tipo de informacin que contiene.
8. Es necesario mencionar qu grupos documentales afines existen, en qu lugares se
encuentran y si tienen aiguna restriccin para la consulta pblica.
9. Con los elementos anteriormente citados, se puede realizar la valoracin primaria, sto es,
verificar que la documentacin no posea informacin administrativa, legal o contable vigente.
10. El siguiente paso es aplicar la valoracin secundaria buscando que la informacin contenga
evidencias acerca del origen, organizacin y desarrollo de los organismos pblicos, que
ofrezcan testimonios de la evolucin y cambios legales que sufre la institucin, adems de
revelar la relacin existente entre la institucin y su entorno poltico, socioeconmico y cultural.
NOTAS
1. Lara Saenz, Leoncio. Palabras, Memoria del Primer Foro de Evolucin y Consulta sobre Modernizacin de la
Administracin Pblica Federal en Materia de informacin y Archivos, Mxico, Archivo General de la Nacin, 1988,
p. 17.
2. Entrevista con la Dra. Alejandra Moreno Toscano, Boletn del Sistema Nacional de Archivos, Mxico, Archivo
General de la Nacion. N. 5, mayo-lunio. 1984, p. 5.
3. Ampudia Mello, Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin
Pblica. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1988, pp. 23-24,
4. Ibidem, p.24
5. Ibdem, p. 25.
6. Ibdem.
7. Ibdem.
8. Mercadillo Prez, Maricela. Prontuario de legislacin archivistica vigente publicado en el Diario Oficial de la
Federacin, Boletn del Sistema Nacional de Archivos, Mxico, Archivo General de la Nacin. N. 10, marzo-abril,
1985, pp. 34-60.
9. Ibdem.
10 Ibidem.
11. Polticas y mecanismos de depuracin y organizacin de los archivos histricos (N. 15), Archivos de concentracin
(N. 20), Trminos de prescripcin legal (N. 33) e Instructivo para depuracin documental de las dependencias, de
la Administracion Pblica Federal (N. 43), Mxico, Archivo General de la Nacin, 1979, 1980 y 1981.
12. Memoria del Primer Foro de Evaluacin y Consulta sobre Modernizacion de la Administracin Pblica Federal en
Materia de Informacin y Archivos. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1978.
13. Langlois y Seignobos, Introduccin a los estudios histricos, Argentina. Pleyade, 1972. p. 17.
14 Boletn del Sistema Nacional de Archivos, Mxico, Archivo General de la Nacin, N. 4, marzo-abril, y N. 5, mayojunio, 1984.
15. Boletn del Sistema Nacional de Archivos, Mxico, Archivo General de la Nacin, N. 4, marzo-abril, 1984, pp. 6-8.
16. Rodriguez Ochoa, Patricia, Depuracin de archivos administrativos: problema para el historiador, Boletn del
Sistema Nacional de Archivos, Mxico, Archivo General de la Nacin, N. 5, 1984, p. 21.
17. Ibidem.
18. Entrevista con..., Op. cit p. 5.
19.Herrera Huerta, Juan Manuel, La seleccin documental: una solucin dual. Boletn del Sistema Nacional de
Archivos, Mxico, Archivo General de la Nacin, N. 5, mayo-junio, 1984,p.31.
20. Ibidem.
21. Michael Duchein, Caractersticas, estructuras y funciones de los archivos histricos, Mxico, UNAM, 1988, p. 9
(Pensamiento Universilario, N. 33).
22. Entrevista con..., Op. cit., p. 7.
23. Hefrera Huerta, Juan Manuel, Op. cit., p. 34.
64
Archivo de Trmite
Archivstica general, teora y prctica
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Gua de
autoaprendizaje
66
Archivo de Trmite
ARCHIVISTICA GENERAL
TEORIA Y PRACTICA
Antonia Heredia Herrera.
Servicio de Publicaciones de la Diputacin de Sevilla
1993
6. EDICIN
4. Valoracin, Seleccin y Expurgo: diversidad de planteamientos.

En el campo de los archivos el volumen documental como resultado de la gestin de los pases
desarrollados est generando uno los principales problemas con que ha de enfrentrase el archivero
de hoy. Volumen documental nacido de ese aumento de gestin, pero incrementado sensiblemente
por la multiplicacin innecesaria resultado de las excesivas e incrontroladas reproducciones de la
documentacin original. Este volumen material y fsico viene a sumarse a la multiplicacin de la
informacin por diferentes vas que ha dado en llamarse explosin informativa.
Tal volumen esta creando necesidades urgentes de espacio para su almacenamiento y de personal cualificado para su organizacin y descripcin. Ms locales y ms tcnicos que suponen
costos en muchos casos impensables.
Estos hechos plantean actualmente la prctica habitual de una eliminacin responsable de la
documentacin (estimada en algunos pases hasta el 80%).
Elio Lodolini, en una lnea tradicional y conservadora, razona que si el archivo es un conjunto de
documentos procedentes de una institucin y por tanto unidos por el vnculo de la procedencia, la
eliminacin de alguna parte de ese conjunto resulta un hecho antiarchivstico
En efecto, desde el punto de vista historiogrfico jurdico y archivstico no es posible encontrar
justificacin al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza absoluta cundo una
serie ser utilizada nunca ms, tampoco es del todo vlido el criterio de destruir documentos de
los cuales existen copias, pues cada copa est en una oficna distante y pervive dando lugar a
secciones distintas.
As, pues, todos los documentos debern conservarse tericamente, pero la produccin actual ha
crecido en tal proporcin que resulta prcticamente imposible su conservacIn total.
A un evaluador responsable e imaginativo le asaltarn serias dudas sobre la conservacin de los
documentos en cuanto que todos tienen ciertos valores permanentes, teniendo en cuenta que lo
que se destruye no se recuperar jams.
Los criterios de seleccin que puede preceder o seguir a las transfencias varan de unos pases a
otros.
Entre otros, los que propugnan una conservacin total con anterioridad a una determinada fecha
que vara de acuerdo con la legislacin, as para ltalia, 1650; para Gran Bretaa, 1660; para la
URSS, 1825; para Dinamarca, 1848, para los Pases Bajos, 1814; para Mauritania, 1960.
67
Gua de
autoaprendizaje
4.2. Expurgos.
4.2.1. Razones y justificacin del expurgo.
Aunque puede resultar contradictoria la afirmacin de eliminar para conservar, lo cierto es que es
a partir de los criterios de conservacin cuando se plantean los de eliminacin y expurgo.
No hace demasiados aos la conservacin era la misin principal del archivero aunque su
manifestacin no fuera ms all del almacenamiento, hoy la conservacin como sinnimo de
almacenamiento, sin posibilidad de acceso porque no exista organizacin y descripcin, no tiene
sentido. La conservacin est encaminada al servicio y para hacerla rentable es necesario conservar
aquello que realmente pueda ser utilizado.
El volumen documental de hoy es consecuencia de la complejidad de gestin de las instituciones
pero incrementado -como dicho- las ms de las veces, innecesariamente por medio de la
multiplicacin reprogrfica.
Conservar todo lo que se produce a sabendas de que buena parte es innecesario no tiene sentido.
Junto al volumen material existe la duplicacin de informacin generada por vas diferentes que
generan la repeticin tambin innecesara.
El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental la duplicacin informativa cuando ambos sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha estado, por la falta de espacio
que ha llevado a la eliminacin irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras ms
recientes.
El expurgo o eliminacin responsable no es otra cosa que la operacin por la que se seleccionan
los documentos a fin de que slo aquellos que renen las mejores condiciones de testimonio e
informacin alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos hstricos para su conservacin
perpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio documental.
4.2.2. Cmo y quines determinan el expurgo?

Esta responsabilidad ha de llevarnos a una valoracin seguida de una seleccin para delerminar
la conservacin permanente. Este planteamiento archivstico suele checar con el de los productores
que se perfilan como los enemigos ms encarnizados del expurgo porque:
a) Eliminan sin deber, antes de transferir la documentacin.
b) Producen, multiplicando y engrosando, innecesariamente los expedientes.
La relacin y el dilogo del archivero con el productor se hace: del todo necesarios para evitar lo
primero y reconducir lo segundo.
La valoracin ha de partir desde la perspectiva jurdico administrativa que contempla el que hemos
estimado valor primario del documento que puede tener varias acepciones y que importa a la
Administracin y a los administrados:
68
Archivo de Trmite
- administrativa (las devoluciones de fianzas en un expediente contratacin).

- Fiscal (los plazos establecidos en las declaraciones de renta).
- legal (capacidad probatoria).
operativa (listados de controles).
y desde la perspectiva histrica que mira el valor secundario cuando tras su uso corriente sirva
slo para soporte de la investigacin histrica.
En el primer caso, mientras que la documentacin no haya prescrito administrativamente todo se
conserva. A partir de all entra en juego la valoracin histrica y la seleccin.
El problema es que no hay lmite que fije esta prescripcin variando segn los testimonios
representativos de los diferentes procedimientos administrativos.
Hemos dicho con anterioridad cmo la valoracin histrica es difcil y por tanto complicada y
determina la dificultad de una reglamentacin que forzar a unas normas ms o menos evidentes
y claras y a unos criterios orientativos. Hasta el extremo que ms que una reglamentacin general
sera conveniente una, especfica, segn los fondos documentales.
Las normas generales de expurgo apuntan a la conservacion de los originales y a la elminacin
de los borradores, copias y daplicados por reproduccin. Tambin el expurgo; afecta con generalidad
a la documentacin de trmite: citaciones, partes de asistencia, recetas, matrices de recibos, que
no suelen ofrecer inquietudes de conciencia suprimirlos.
Con todo, estas normas no son absolutas. La prdida de originales da un valor a las copias que
de por s no tienen.
Pero a partir de aqu el problema se inicia hacindose necesario un plan de expurgos en el que
han de estar presentes para la valoracin: investigadores, gestores de la Administracin y
archiveros, en tanto en cuanto los campos de inters de la Historia han cambiado, evolucionando
y se han diversificado, y en cuanto hay que partir de los plazos legales que determinan la vigencia
legal o fiscal.
El problema de la seleccin es una de las mayores responsabilidades, sobre todo teniendo ejemplos
de eliminaciones irreparables, realizadas incluso con el asesoramiento de especialistas. Lodolini
cita el ejemplo de la Comisin de Expurgo integrada en gran medida por los discpulos de Mabilln
que destruy gran parte de la documentacin financiera del Antiguo Rgimen por entender que
no tena inters para la Historia, cuando la historia econmica se vuelca hoy sobre este tipo de
fuentes.
Al hacer la valoracin histrica ya vimos que hay que contemplar determiandos valores que impiden
la eliminacin.
Hay series y unidades archivsticas clarsimas en cuanto a la conservacin (Registro civil,
expedientes personales, Tratados Internacionales) o en cuanto a la eliminacin (recetas, listado
de asistencia). Otras sin embargo plantean serias dudas, sobre todo cuando sabemos que al no
existir la informacin principal, una adicional puede adquirir un valor de que habitualmente carece.
El expurgo exige un conocimiento profundo de las series y su tpologa.
69
Gua de
autoaprendizaje
En cuanto a quienes tienen la responsabilidad del expurgo hay que considerar un triple frente:
-
productores, que no suelen ir ms all de la deteminacin de la vigencia administrativa
usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficlarios y suelen manifestarse por la
conservacin a ultranza.
archiveros, que han de estar por encima de ambas, mirando hacia la conservacin definitiva
de slo lo que tenga valor permanente.
En Espaa no se ha progresado suficientemente en el tema, aunque est planteado y ms o

menos avanzado en diversos frentes (documentacin Judicial, de hacienda, municipal). Pero es
una urgencia que no podemos eludir. Recientsimamente ha sido tema de atencin de las Jornadas
de Archivstica celebradas en Andorra y, algo despus en las VII Jornadas de Archivos Municipales
que tuvieron lugar en Legans en noviembre de 1989.
4.2.3. Dnde y cundo se hace el expurgo?

Dnde ha de realizarse el expurgo? Existe una primera etapa que bien puede iniciarse bajo las
directrices del archivero en las propias dependencias productoras evitando una remisin innecesaria
al archivo central. Esto ser posible siempre que existan listados claros de las series a expurgar
y sus plazos y siempre que haya designada una persona en cada negociado o dependencia
encargada de la conservacin de los expedientes producidos y en contacto estrecho con el
archivero.
El cundo de los expurgos est ntimamente unido al momento de la segunda edad de los
documentos.
Tericamente la responsabilidad mayor en materia de expurgos corresponde a los archivos
intermedios antes de a los muestreos antes transferirlos a los histricos. La inexistencia de
aqullos y sobre todo la ausencia de una regulacin eficiente de las transferencias hace que la
eliminacin en muchos casos corresponda a los archivos centrales de las instituciones que juegan
el papel de administrativos e intermedios, y a veces incluso se convierten en histricos.
Como contrapartida de la eliminacin existen soluciones que plantean la sustitucin por medio del
microfilm que reduce el espacio de conservacin, pero tropieza con la incgnita de la perdurabilidad
de las pelculas y con el reconocmiento del valor legal de aqul. La eliminacin total por medio de
estas sustituciones es totalmente peligrosa y debe evitarse. Otra solucin es la conservacin por
muestreo por perodos cronolgicos y por sectores.
4.2.4. Legislacin sobre el expurgo.

Sin olvidarla, desde las primeras normas dadas por el Ministerio de Gracia y Justicia (R. D. 12
mayo 1854), poco se ha avanzado. Slo existen criterios Generales, sin un compromiso desde
arriba.
El artculo 55 de la Ley del Patrimonio de 25 de junio de 1985 est dedicado. Actualmente al
recaer muchas de las competencias de archivos en las Comunidades Autnomas stas lo han
recogido, sus Leyes de Archivos, pero sin haberse desarrollado por medio reglamentos.
70
Archivo de Trmite
4.3. Consersvacin por muestreo

Las funciones de las instituciones que determinan la existencia de series tan voluminosas cuya
conservacin total se hace imposible (por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta)
plantea una conservacin parcial, partiendo de un muestreo, el chantillange dicen los franceses.
Muestreo es una pequea parte separada de un todo para ilustrar las notas del conjunto, o, dicho
de otra manera, una fraccin representativa o bien una pequea cantidad de cualquier cosa
destinadaa dar idea de la totalidad
Lo que es preciso, en el caso de los documentos, es que los conservados sean representativos
del conjunto.
Para llevar a cabo esta prctica habr que partir primero, de conveniencia de la eliminacin, sin
llegar a la destruccin total, segundo, de la existencia de series homogneas y repetitivas.
Generalmente un muestro no podr aplicarse documentacin cartogrfica o audiovisual. Cuanto
mayor sea la muestra, tanto mejor representada quedar la informacin que perdure, aunque el
porcentaje puede variar entre un 10% y un 1%, en algunos casos.
El reciente estudio RAMP sobre muestreo, enumera los siguientes mtodos de muestreo:
a) Ejemplar o modelo.
b) Selectivo o cualitativo.
e) Sistemtico (cronolgico, topogrfico, alfabtico, numrico).
d) Aleatorio.
a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar uno o varios ejemplares a fin de iliustrar
la prctica administrativa de una poca.
b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos ms importantes o significativos de
una clase. Tiene el peligro del subjetivismo, de aqu la importancia de indicar siempre los
criterios observados en la seleccin.
c) El muestreo sistemtico es aqul que precisa necesariamente la homogenidad de la serie y
elimina peridicamente, conservando bien un ao, un mes, bien los expedientes -ordenados
alfabticamente- correspondientes a una letra o bien conserva numricamente en expediente
cada tantos eliminados.
d) El muestreo aleatorio es aqul que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los
elementos pueden ser igualmente representativos.
5. Bibliografa.
RICKS, Ariel: La administracin de documentos como funcin archivstica , Actas del 8 Congreso
Internaciona de Archivos, Washington, 1976, Archivum XXVI, 1979.
UNESCO, Consulation dexperts en vue de Ietablissement dun programe a long terme en matire
de gestion des documents e des archives (Ramp) dans le cadre da programe general dinformation.
Rapport final, 14-16 mayo, 1979 (PGI/79/WS10)
71
Gua de
autoaprendizaje
F. Meyer: La gestin des documents et le tri, Les archives, extrait de ALA World Enciclopedia of
library of information services, 1980, traduction M. Duchein, C.I.A. 1982, pg. 10.
CONDI, Ma. Luisa: La gestion de documentos en al Administracin, Boletn de ANABAD, XXXIII,
1983, nO. 3, julio-septiembre, pgs. 465-469.
RHOADS, James b.: La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales
de informacin, Estudio RAMP, Pars 1989.
Para transferencias y expurgos: (adems de las obras citadas a pie de pgina.
C. J. H: The selection of archives for permanent preservation. Actas del III Congreso Internacional,
Florencia. 1956. Archivum. VI, 1956, pgs. 25-42.
BAZAN LASCANO, Marcelo: El descarte, Revista del Archivo General de la Nacin. II no. 2,
Bueneos Aires, 1973, pgs. 25-51.
CORTES ALONSO, Vicenta: Urgencias archivsticas: las transferencias, los expurgos, Boletn
de ANABAD, XXX, 3, julio-septiembre, 1980, pgs, 361-375.
Transferencias y Expurgos en Archivstica, Sevilla, 1983, pgs. 147-163.
72
Archivo de Trmite
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996
73
Gua de
autoaprendizaje
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Archivo de Trmite
III Sesin Plenaria

Informe Principal
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996
INTERACCION ENTRE LA TEORIA Y LA PRACTICA ARCHIVISTICAS, DESDE LA
PUBLICACION DEL MANUAL HOLANDES EN 1898 TERRY COOK NATIONAL ARCHIVES
OF CANADA (CANADA)
POR
TERRY COOK
National Archives of Canada
Prlogo: Memoria, archivos e historia de los archivos

La historia del pensamiento archivstico en este siglo refleja la interaccin de la teora y la prctica
de esta disciplina que archiveros de todo el mundo han ejercido para conservar la memoria del
mundo1.
Segn Jean-Pierre Wallot, Archivero Nacional de Canad y Presidente del CIA, estamos
construyendo una memoria viva para la historia de nuestro presente. Las casas de la memoria
fruto de este proceso contienen las claves de la memoria colectiva de los pases y los pueblos.
Los ciudadanos del mundo pueden as abrir las puertas al bienestar personal y social, bienestar
que proviene de experimentar una continuidad con el pasado, el sentimiento de tener races, de
pertenecer a algo, de identidad2. Los archiveros saben que en la mitologa griega la Memoria es
la Madre de todas las Musas. A travs de ella, la sociedad puede crecer hasta alcanzar una
madurez sana y creativa.
Ahora bien, esta memoria social o colectiva no se ha ido formando fortuitamente a lo largo de la
historia, ni estn sus resultados libres de polmica. En un entorno postmodernista, los historiadores
estudian ahora muy minuciosamente los procesos que con el tiempo han ido definiendo qu vala
la pena recordar y, algo igualmente importante, qu quedaba relegado al olvido. El erudito francs
Jacques Le Goff se refiere a la poltica de la memoria archivstica: desde tiempos antiguos, los
poderosos han decidido quin poda hablar y quin estaba obligado a callar. De hecho, los archivos
tienen como origen institucional el haber sido agentes para legitimar el poder y marginar al otro.
La historiadora estadounidense Gerda Lemer, por ejemplo, en un convincente recorrido histrico
que va desde la Edad Media hasta nuestro siglo, muestra la exclusin de las mujeres de los
instrumentos e instituciones deque dispone la sociedad para guardar su memoria, incluyendo los
archivos. Asimismo, los archiveros de los pases en desarrollo se preguntan si los conceptos
clsicos en materia de archivos, que surgieron de la cultura europea escrita, son los ms apropiados
para preservar las memorias de las culturas orales. Para resumir: cualquier acto en el que la
sociedad recuerde tiene repercusiones transcendentales. Como afirma el novelista Milan Kundera,
la lucha contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido3. Pero, la memoria de quin?
Y quin establece la lucha?
Si consideramos la historia de los archivos, cmo han reflejado los archiveros estas realidades
sociales de ms amplia trascendencia a medida que construan sus casas de la memoria? Qu
75
Gua de
autoaprendizaje
supuestos, conceptos y estrategias han utilizado, consciente o inconscientemente, y por qu?

Cmo han cambiado stas con el tiempo, y por qu? Qu estructuras de poder y fuerzas
sociales predominantes han influido en sus planteamientos intelectuales? Para responder a estas
preguntas necesitamos una historia intelectual de nuestra profesin. Necesitamos comprender
mejor nuestra propia poltica de la memoria. La canadiense Barbara Craig, profesora de archivstica,
ha expuesto la cuestin con elocuencia: As como la identidad personal est anclada en un fuerte
sentimiento histrico lo mismo le ocurre a nuestra identidad profesional -ambas provienen de la
capacidad de experimentar ... una continuidad. Si no hay nada en el pasado en lo que valga la
pena fijarse, y adems con orgullo, no hay nada en lo que podamos cifrar nuestras esperanzas de
futuro4. Sin una continuidad con el pasado, los rumbos del futuro carecen de legitimidad. Si no
comprendemos los esfuerzos intelectuales de nuestros antecesores, perdemos el beneficio de
sus experiencias.
Un viaje de exploracin por el discurso archivstico: Nota metodolgica

Para analizar la historia de las ideas archivsticas desde 1898 es necesario prestar odos al discurso
archivstico de este siglo. Es necesario volver a los debates profesionales que han mantenido los
archiveros ms prominentes sobre su trabajo. Es necesario volver a or, y comprender, sus
supuestos, ideas y conceptos, en vez de limitarse a tratar de la interaccin de la teora y la
prctica per se.
En este enfoque, la teora archivstica no se refiere a una serie inmutable de principios inamovibles,
ni el terico a sus constantes defensores a travs de contextos variables en cuanto a la prctica.
Este tipo de perspectiva y metodologa histrica resulta demasiado modernista y demasiado
positivista para un observador de finales del siglo XX. El pensamiento archivstico en este siglo
debe considerarse, ms bien, como algo en constante evolucin, algo que se transforma
continuamente para adaptarse a los cambios radicales que se van produciendo en la naturaleza
de los documentos, en los organismos que los producen, en los sistemas de gestin y tratamiento
de archivos, en la utilizacin de los archivos y en las tendencias culturales, jurdicas, tecnolgicas,
sociales y filosficas de la sociedad. Las ideas archivsticas que se formaron en una poca y lugar
determinados reflejaban muchos de estos factores externos; con frecuencia estas ideas se
reconstruyen, o incluso se redescubren, en otro tiempo y lugar, o se van moldeando de generacin
en generacin en el mismo tiempo y lugar. Los mejores tericos en materia de archivos son los
que han sido capaces de reconocer y expresar estos tremendos cambios sociales para luego
abordar conceptualmente sus repercusiones en el ejercicio de la profesin y en el pensamiento
archivstico. Esta articulacin forma nuestro discurso colectivo, nuestra narrativa profesional, y
constituye, por tanto, el ncleo de la historia intelectual de nuestros archivos.
Al examinar el discurso archivstico de este siglo, he centrado mi anlisis en una serie de
prominentes pensadores europeos, norteamericanos y australianos cuyas obras han encontrado
expresin en fuentes en lengua inglesa. Por supuesto, existen muchas tradiciones archvisticas
que se encuentran fuera de mi propio mbito geogrfico y lngstico. Los organizadores del
Congreso han elaborado muy acertadamente el programa para que otros ponentes puedan abordar
estas amplias lagunas en mis conocimientos. A pesar de ello. Espero que mi anlisis descubra
algunas tendencias histricas que tengan algo de universalidad, incluso dentro de este gran
pluralismo que caracteriza al Congreso Internacional de Archivos. Si bien me hago eco de autores
particulares, espero que los temas que han abordado trasciendan sus propias circunstancias
nacionaies y lingsticas y sean asi de inters para toda la comunidad mundial de archiveros.
76
Archivo de Trmite
El Manual Holands de 1898: Definicin de principios archivsticos

Hace casi cien aos, el tro holands formado por Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin
public su famoso Manual for the Arrangement and Description of Archives. Por ello, ha sido muy
oportuno que el Comit encargado del Programa del Congreso, al decidir el tema de esta
conferencia, optara por celebrar el centenario de esta importante contribucin holandesa y su
repercusin a nivel mundial.
Resulta evidente que la obra de Muller, Fruin y Feith no surgi de la nada en la ltima dcada del
siglo pasado. Los archivos existan desde haca muchos siglos, fueran de un tipo u otro, pero los
principios archivsticos modernos per se, a pesar de ciertos precedentes bastante obscuros, no
llegaron a formularse con detalle hasta la Franca y la Alemania del siglo XIX5.
Sin embargo, resulta irnico que no fueran ni franceses ni alemanes los autores de los importantes
tratados que expusieron estos principios a la atencin de todo el mundo a principios del siglo XX,
sino archiveros, holandeses, ingleses e italianos6. De estos tratados, el holands es el que ha
tenido mayor influencia, por ser el primero en publicarse y el nico traducido al francs, alemn,
ingls, italiano, portugus y chino.
La mayor aportacin que hicieron los autores holandeses consisti en articular los principios (o
reglas, como ellos los llamaron) ms importantes relativos tanto a la naturaleza como al
tratamiento de los archivos. El trio expuso en su primera regla, que para ellos la base sobre la
que de apoyarse todo era que los archivos son el conjunto de los documentos escritos, dibujos
y material impreso que hay recibido o producido oficialmente un organismo administrativo o uno
de sus funcionarios... Las reglas 8 y 16 enunciaban los pilares gemelos de la teora archivstica
clsica: los archivos as definidos se mantendrn cuidadosamente separados y no se mezclarn
con los archivos de otros productores ni se organizarn siguiendo un orden artificial en funcin de
la cronologa, geografa o tema; y la organizacin de dichos archivos se basar en la organizacin
original de la coleccin documental, que en general se corresponde con la organizacin del
organismo administrativo que lo ha producido. As, en terminos sencillos, se encuentran definidos
el concepto de la procedencia y el del orden orginal. Esta ltima regla, segn la cual se ha de
respetar, y, si es necesario, reestablecer el sistema original de archivado y clasificacin utilizado
por el productor, fue considerada por los autores holandeses como Ia ms importante de todas ...
de la que surgen todas las dems7. Crean que respetando as la organizacin de los sistemas
originales de archivado se podra elucidar el contexto administrativo en el que fueron producidos
los documentos.
Ahora le reconocemos ciertas limitaciones a este Manual pionero. Como ya se ha consignado,
trata fundamentalmente de organizacin y descripcin, como se refleja en el propio ttulo de la
obra: tiene poco que decir sobre la valoracin y seleccin tal y como las entendemos en la
actualidad. Trata de los documentos administrativos, pblicos o de entidades y de su ordenada
transferencia a los archivos para conservar su orden y clasificacin originales; relega los archivos
privados y personales al mbito de las bibliotecas y bibliotecarios. Y lo que es ms importante, el
Manual se basa en la experiencia de los propios autores tanto con una cantidad ilimitada de
documentos medievales que se prestaban a un minucioso anlisis diplomtico, como con
documentos procedentes de departamentos con registros bien organizados en administraciones
estables. Dicha experiencia les llev directamente a la suposicin de que, como se ha expuesto
anteriormente, Ia organizacin original del archivo en la institucin productora se correspondera
en lneas generales con la organizacin de la Administracin que lo produjo8, lo que ya no es
cierto en el caso de los organismos modernos, donde existe un gran nmero de sistemas de
archivado en muchos soportes en un gran nmero de suboficinas que ya no guardan una estrecha
77
Gua de
autoaprendizaje
correspondencia con la organizacin estructural interna y las mltiples funciones del organismo
productor. Adems, la revolucin informtica y la revolucin de las telecomunicaciones han
acelerado vertiginosamente este proceso de descentralizacin y difusin hasta el punto de que
las funciones operativas atraviesan en la actualidad todo tipo de demarcaciones estructurales u
organizativas. Y ste es el motivo que explica la disonancia que ha surgido recientemente entre
los principios archivsticos de valoracin y los de organizacin y descripcin. Para la valoracin
archivstica moderna es esencial contar con un conocimiento detallado de las estructuras, funciones
y actividades administrativas, que evolucionan rpidamente, conocimiento que tambin resulta
imprescindible para la reestructuracin de los procesos de trabajo y el diseo de sistemas
informticos. Pero este conocimiento ya no es fruto nicamente del estudio de los documentos
segn las clsicas metodologas holandesas concebidas para la organizacin y la descripcin de
archivos.
Los autores holandeses describieron con precisin lo que vean en los registros y estructuras
administrativas de su poca, y cindose a esta experiencia enunciaron los principios profesionales
esenciales. Pero estos principios en ocasiones se han defendido muy rgidamente o se han
interpretado con demasiada literalidad, cuando las estructuras administrativas del siglo XX han
experimentado importantsimos cambios. Esto no es culpa de los autores holandeses, sino ms
bien un tributo al carcter convincente de su obra. Precisamente el Manual holands es muy
importante porque es en esta obra donde, por vez primera, se codifica la teora archvstica europea
y se enuncia una metodologa para el tratamiento de archivos, que ha ejercido una gran influencia
en nuestra teora y nuestra prctica colectivas. Su influencia fue tan grande que an muchos
aos despus, en 1956, el estadounidense Theodore R. Schellenberg, terico de la archivstica,
llam al Manual holands una Biblia para los archiveros modernos
Sir Hilary Jenkinson y la inviolabilidad de las pruebas

Veinticuatro aos despus de publicarse el libro holands, Hilary Jenkinson public el segundo
gran tratado sobre teora y prctica archivsticas. La defensa que Jenkinson hace en su obra de
los archivos como prueba imparcial y su visin del archivero como guardin de las pruebas se han
convertido en el toque de trompeta de nuestra profesin. En un prrafo que aparece en nada
menos que cuatro de sus discursosl2, Jenknson exclama:
La carrera del archivero es una carrera de servicio. Existe para hacer posible el trabajo de otros... Su
Credo es la Inviolabilidad de las Pruebas; su Cometido, Conservar hasta el ltimo vestigio de las
Pruebas pertenecientes a los Documentos bajo su custodia, su objetivo es ofrecer, sin perjuicio o
vacilacin, los Medios del Conocimiento a todos los que deseen conocerlos...El buen archivero es
quizs el ms desinteresado devoto de la Verdad que proporciona el Mundo moderno.
Jenkinson afirma que, si los documentos son los subproductos espontneos de la Administracin,
testimonio puro de actos y actuaciones no se ha de permitir ninguna interferencia despus de su
produccin, puesto que si no se estara socavando su propia naturaleza de prueba imparcial de
los hechos. Si se quiere conservar en un archivo la inocencia de los documentos, toda valoracin
por parte del archivero es totalmente impropia. As, si el archivero ejercita su juicio personal,
estara empaando la imparcialidad de los documentos como prueba testimonial, como tambin
lo hara cualquier criterio de conservarlos para satisfacer las necesidades presentes o futuras de
los investigadores. El papel del archivero era custodiar archivos, no en crearlos. La solucin de
Jenkinson consisti en hacer recaer en el productor de los documentos la incmoda tarea de
reducir el ingente volumen de la documentacin moderna, convirtiendo as a la Administracin en
el nico instrumento para la seleccin y eliminacin de sus propios documentos... Los archiveros
78
Archivo de Trmite
se haran entonces cargo de los documentos restantes. dispensndoles el mismo trato que a la
documentacin medieval y de principios de la poca moderna, respecto a la cual no era necesario
llevar a cabo ninguna eliminacin en los archivos. Aunque el propio Jenkinson expresa el temor
de que la Administracin no destruya lo suficiente o destruya demasiado o produzca documentos
en los que las consideraciones de carcter histrico tengan el mismo peso que el deber de
proporcionar prueba imparcial de las actuaciones, no ofrece una solucin satisfactoria a ninguno
de estos dilemas13.
El archivero estadounidense Gerald Ham hizo hace poco una observaciones sobre este dilema
jenkinsoniano: Permitiendo al productor determinar cul habr de ser el documento de
conservacin permanente, se resuelve el problema de la complejidad, temporalidad y volumen de
la documentacin contempornea limitndose a ignorarlo14. Adems, el planteamiento de
Jenkinson puede animar a ciertos productores de documentos, como los presidentes
estadounidenses Richard Nixon o George Bush, a destruir o alejar del escrutinio pblico (y por
tanto de la responsabilidad democrtica) los documentos que contengan testimonios desfavorables
de determinadas actuaciones durante su mandado. Si se llevara a sus externos, el planteamiento
de Jenkinson permitira que el patrimonio archvstico aoptara enteramente la forma impuesta por
la ideologa oficial del Estado.15
En su concepto de grupo documental [archive group], Jenkinson intent abarcar la totalidad de
los documentos fruto de la labor de una Administracin que era un todo orgnico, autnomo,
capaz de resolver con independencia, sin el concurso de ninguna otra autoridad, todos los aspectos
de los asuntos que se le pudieran someter en el curso normal de su actividad. La referencia de
Jenkinson a una Administracin que era un todo orgnico es otro ejemplo del enfoque que
aplica en su obra, que, al igual que la del tro holands, se centra en los documentos medievales
y del comienzo de la poca moderna, con sus series cerradas, sus productores estables y muertos
desde haca mucho tiempo y su condicin de documentos heredados del pasado16.
En 1906, Jenkinson empez a trabajar en el Public Record Office de Londres, donde su labor se
centr casi exclusivamente en los documentos medievales y los ms antiguos del Estado nacional.
Esta experiencia explica su insistencia en el carcter jurdico de los documentos, as como en sus
caractersticas probatorias. Sus supuestos archivsticos reflejan tambin la identificacin personal
de Jenkinson con la cultura corporativa del funcionariado britnico de la preguerra, que refuerza
su fe en el administrador pblico como persona honorable, educada y civilizada, capaz de aplicar
juicios desinteresados en lo concerniente a la conservacin de los documentos. En lo que se
refiere al supuesto de que la Verdad se descubra gracias a los documentos, o que el archivero
era un guardin neutral e imparcial, Jenkinson se limitaba a reflejar fielmente el positivismo
emprico de la historiografa que l conoca en profundidad. En resumen, las opiniones de Jenkinson
sobre la valoracin ya no son vlidas para los documentos modernos ni con respecto a las
expectativas de la sociedad moderna para con los archivos, y sus perspectivas sobre el carcter
estable de las administraciones o el orden inmutable de la organizacin de los archivos no resultan
muy tiles para resolver los problemas actuales de descripcin. Pero su enrgica defensa del
carcter probatorio de los documentos sigue inspirando, acertada y justamente, a los archiveros
de todo el mundo17.
Hay dos temas generales que surgen en la historia de las ideas archivsticas europeas hasta
1930: los principios archivsticos se derivaban fundamentalmente de la resolucin de problemas
relativos a la organizacin y descripcin de la documentacin ms antigua; y estos principios
reflejan en gran medida la poca y lugar de los autores y el tipo de documentos con los que se
encontraron. Estos dos temas vuelven a surgir en la obra del notable terico italiano Eugenio
Casanova, cuya publicacin ms importante apareci en 1923. Como Jenkinson y el tro holands,
79
Gua de
autoaprendizaje
y tambin otros autores anteriores en el campo de la diplomtica, Casanova reflejaba las corrientes
intectuales predominantes en el siglo XIX y principios del XX cuando, en palabras de Oddo Bucci,
aport a la disciplina su orientacin emprica, la eirgi como ciencia descriptiva y se aplic el
imperativo de la historigrafa positivista, cuyo objetivo era la cumulacin de hechos ms que la
elaboracin de conceptos...
Pero esta historiografa positivista y este empirismo basado en hechos hace tiempo que quedaron
desacreditados. Por consiguiente, han de reconceptualizarse los principios archivsticos que
surgieron en esa epoca de modo que reflejen una sociedad transformada y las elaboraciones
Intelectuales que la acompaan. A este respecto, Bucci seala que fundamentalmente los nuevos
cambios sociales socavan los hbitos y las normas de conducta, e implican asi una ruptura con
los principios que durante mucho tiempo han regido los procesos de produccin, transmisin,
conservacin y utilizacin de los documentos. Esta claro, sigue diciendo, que las profundas
innovaciones en el ejercicio de la profesin son cada vez ms incompatibles con el mantenimiento
de una doctrina que busca permanecer enclaustrada tras los baluartes de sus principios
tradicionales. Lo que Bucci nos dice de Casanova, igualmente cierto en el caso de Jenkinson y
del tro holands, es que los principios archivsticos no son algo inamovible en el tiempo, sino que,
como ocurre en la propia historia, o en la literatura, o en la filosofa, cada generacin vuelve a
interpretarlos18.
La voz americana: T.R. Schellenberg y los usuarios de los archivos

La iniciativa que surgi a continuacin para articular el discurso archivstico procedi de !os EEUU.
Como no se podan permitir el lujo de formular principios archivsticos en funcin del anlisis
meticuloso de un limitado nmero de documentos antiguos, no: eran capaces de basarse
exclusivamente en la ciencia descriptiva de Casanova, Jenkinson y los autores holandeses, los
archiveros americanos emprendieron su andadura profesional colectiva frente al creciente problema
de los documentos contemporneos, de los que slo una pequesima parte se podra conservar
de forma permanente en los archivos.
Cuando se fund el Archivo Nacional de Washington, en 1934, hered una apabullante masa de
documentacin federal acumulada, de aproximadamente un milln de metros, que iba creciendo
a un ritmo de ms de 60,000 metros al ao. Esta situacin se tradujo en dos resultados principales:
el primero fue la aparicin en Norteamrica de una nueva profesin, la de gestor de documentos,
para ayudar a los organismos a enfrentarse a esta avalancha de papel; el segundo consisti en
una clara reorientacin de la profesin en Norteamrica , reorientacin que tambin se dej sentir
all donde se lean y traducan esta ideas tan influyentes.
Margaret Cross Norton, una escritora pionera en materia de archivos y Archivera Jefe del Estado
de Illinois, afirm en 1944 que a la vista del increible volumenal que haban llegado los documentos
modernos es evidente que no es posible que ningn organismo conserve todos los documentos
fruto de su actividad. Y sigue diciendo, consciente de que esta idea contrasta con las de Jenkinson:
El enfoque de la labor archivstica se ha desplazadode la conservacin de los documentos a la
seleccin de los documentos que se van a conservar. Philip C. Brooks, un eminente pensador
del Archivo Nacional de EE.UU, fue muy explcito en las crticas que veri contra la idea de
Jenkinson de que los archiveros pueden mantenerse al margen de toda responsabilidad en lo
que atae a la forma en que los organismos pblicos gestionan sus documentos, lo que
sencillamente se traducira en una situacin en la que demasiados documentos recibiran un
tratamiento incorrecto, o incluso se pederan, antes de que los archiveros se hiciesen cargo de su
80
Archivo de Trmite
custodia. A raz de estas preocupaciones surgi el concepto americano del ciclo de vida, segn
el cual los documentos son en primer lugar organizados y utilizados de manera activa por sus
productores, una vez que el uso de estos documentos se hace ms espordico, hay un segundo
perodo en el que stos son almacenados en centros externos especficos [records centres], y
luego, cuando ya no tiene ninguna utilidad operativa, son seleccionados como documentos con
valor archivstico y transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos
sin valor archivstico y se eliminan. La persona que mejor describi cmo realizar esta labor de
seleccin fue Theodore R. Schellenberg.
Al elaborar estos criterios de seleccin o valoracin, Schellenberg se convirti en el padre de la
teora de la valoracin en los Estados Unidos Afirm que los documentos tienen valores primarios
y secundarios. El valor primario se refiere al grado en el que los documentos satisfacen las
necesidades administrativas inmediatas de sus productores - algo parecdo a lo que promulgara
Jenkinson al asignar a los administradores la tarea de determinar el valor a largo plazo de los
documentos. Los valores secundarios que Schellenberg subdividi en valores probatorios e
informativos, eran algo distinto, puesto que reflejaban la importancia de los documentos para la
investigacin secundaria que realizaran posteriormente otros usuarios, y no para la utilizacin
primaria por parte de su productor original. Sobre este punto Schellenberg neg expresamente
que su "valor probatorio tuviera que ver con el significado que Jenkinson atribua a los archivos
como "prueba o testimonio. Para Schellenberg, los valores probatorios la importancia que los
documentos tienen para los investigadores, no para los administradores, a la hora de documentar
las funciones, programas, polticas y proecedimientos del productor. Estos valores los estableca,
tras las funciones, programas, polticas e investigacin y anlisis correspondientes, el archivero
de Schellenberg, no el administrador de Jenkinson. El valor informativo, la otra mitad de los
valores secundarios, se refera al contenido de los documentos relativos a las personas fsicas y
jurdicas, cosas, problemas, condiciones y dems propias de la actuacin de la propia
Administracin. Se dejaba de nuevo en manos del archivero el decidir cul era el contenido
informativo importante y cul no lo era; decisin que tomara basndose en su formacin histrica
y consultando con especialistas en la materia, a fin de reflejar el mayor nmero posible de
enfoques de investigacin. Este valor informativo era el ms importante, considerando su utilidad
... para documentar ms ampliamente la vida americana23. Muy en lnea con el enfoque que
aplica a estas cuestiones de la investigacin secundaria, a Schellenberg le honra haberse esforzado
mucho ms que el tro holands o Jenkinson en tender puentes entre archiveros y bibliotecarios,
y entre los archiveros a cargo de documentos institucionales y los responsables de archivos
privados24. El legado global de Schellenberg consisti, sin embargo, en cambiar el enfoque de los
archiveros, desplazndolo de las caractersticas intrnsecas de los documentos a su contenido.
Schellenberg y sus colegas estadounidenses introdujeron otro importante cambio en el pensamiento
archivstico. Los holandeses y Jenkinson crean que todo documento generado o recibido por una
administracin era un documento de conservacin permanente [archives]. Para Schellenberg, los
documentos de archivo [archives] eran nicamente aquella pequa porcin escogida por el
archivero para ser conservada de forma permanente, de entre un conjunto inicial de documentos
mucho ms amplio, que l denomin records. Los records eran de la incumbencia de los records
managers [gestores de documentos] y de las instituciones productoras; los archives eran
competencia de los archiveros y de los archivos.A pesar de la buena cooperacin que existe entre
ambas profesiones, la distincin que hace Schellenberg entre records y archives ha tendido a
recalcar sus diferencias ms que sus similitudes. Este legado plantea problemas estratgicos a
los archiveros en un mundo informatizado, porque los documentos informticos requieren
especficamente una intervencin directa y por adelantado [up-front] de los archiveros si se quiere
preservar su valor probatorio25.
81
Gua de
autoaprendizaje
En organizacin y descripcin, Schellenberg invent el concepto de record group como instrumento

para abordar el enorme volumen de documentos generado por una Administracin
extremadamente compleja, en la que, segn sus propias palabras ninguna unidad administrativa
rene los requisitos exigidos por Jenkinson [para el record group] ... de integridad e
independencia... Schellenberg seal acertadamente que en las administraciones modernas todas
las unidades estn interrelacionadas y muy pocas son totalmente independientes a la hora de
gestionar los asuntos que son de su incumbencia. Debido a esta complejidad de la Administracin
y al enorme volumen de los documentos, para la creacin de un record group americano se
considera la cantidad, as como la procedencia como criterio. Tal planteamiento resulta
necesariamente un tanto arbitraro, puesto que estos factores prcticos varan en el tiempo y en
el espacio a la hora de evaluar Ia conveniencia de hacer que la unidad tenga el tamao y las
caractersticas adecuadas para la organizacin y la descripcin y para la publicacin de
inventarios.26 All donde se ha aplicado el concepto del record group tambin se han introducido
muchos de estos sesgos arbitrarios y prcticos, hasta el extremo en que algunos crticos afirman
en la actualidad que el concepto oscurece la procedencia ms de lo que la protege27.
Schellenberg fue mordaz en sus crticas contra Jenkinson: Estoy harto de que me citen a un viejo
fsil; como autoridad en temas de archivos28. En vez de permitir que los administradores de
Jenkinson decidieran lo que tena que estar en los archivos, Schellenberg insisti en que eran los
propios archiveros los que deban tomar esta decisin tan importante y colaborar con los gestores
de documentos para ejercer influencia sobre la configuracin futura de la documentacin de carcter
histrico. Lejos de negarse a la eliminacin, el proceso que culmin con la destruccin de millones
de metros de documentos federales estadounidenses. En lugar de insistir sobre la supuesta pureza
del fonds darchives europeo o del archive group de Jenkinson, Schellenberg populariz el record
group como ejercicio para llegar a un compromiso aparentemente adecuado para la organizacin
y la descripcin de los documentos de unos organismos pblicos muy complejos. Y en todo ello
Schellenberg reflej la cultura poltica contempornea en EEUU, la cultura del estatismo del
New Deal, que recalca las ventajas de la tecnocracia en la gestin y de la eficacia, en la que el
archivero que Schellenberg imagina sirve como un miembro activo ms del equipo directivo de
su empresa...29. Al contrario que Jenkinson, Schellenberg previ el futuro en vez de defender el
pasado, adems de haber unido las tcnicas de gestin y el academicismo histrico en los archivos.
No obstante, algunos de los compromisos por los que abogaban estas ideas, sobre todo cuando
sus sucesores americanos ampliaron el mbito de estos compromisos, suscitaron ms adelante
bastante polmica entre los archiveros.
Una de estas cuestiones se refiere al concepto de los archivos definidos en funcin de su uso. Al
establecer los valores secundarios, sobre todo los informativos, varios archiveros norteamericanos
posteriores a Schellenberg le dieron mucha importancia (mucha ms que Schellenberg) al uso
previsto de los archivos por parte de estudiosos, y sobre todo por parte de historiadores, como
factor esencial a la hora de decidir qu documentos tienen valor histrico.
Las ltimas tendencias historiogrficas son de primordial importancia para nosostros; ste fue el
consejo, en materia de valoracin y seleccin, que ofreci Meyer H. Fishbein, un adelantado pensador
que trabaj en el National Archives and Records Service durante los aos 60 y 70 30. Maynard Brichford,
en el manual de valoracin que aprob la Society of American Archivists en 1977, afirmaba que el
xito de la valoracin y seleccin est directamente relacionado con el papel protagonista que
desempea el archivero como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo la
valoracin debe abordar los documentos ...evaluando la demanda en funcin de la utilizacin de los
documentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prev que harn en el
futuro... Al tomar una decisin, se consideran las necesidades de contar con fuentes documentales a
largo plazo y la demanda potencial por parte de los estudiosos 31. No obstante, estos planteamientos
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Archivo de Trmite
que se basan en el uso de los documentos para definir la propia naturaleza de los archivos desembocan,
segn las objeciones de Gerald Ham, en un proceso de seleccin tan aleatorio, tan fragmentado, tan
descoordinado, e incluso y con demasiada frecuencia, tan accidental ... [y que, adems,] refleja con
harta frecuencia unos intereses de investigacin muy limitados, y no el amplio espectro de la experiencia
humana. Si no podemos salvar estos obstculos [advierte Ham] el archivero acabar siendo en el
mejor de los casos una mera veleta a merced de los cambiantes vientos de la historiografa32. Adems,
esta forma de plantearse los documentos histricos en funcin de su utilizacin saca a los documentos
de su contexto orgnico, en el seno de las actividades de su productor, e impone criterios relativos
tanto a la valoracin como a la descripcin que son ajenos a los propios documentos y a su procedencia.
La orientacin que el archivero debe darle a la valoracin asi como la definicin de valor
archivstico, se van apartando de los procesos de produccin de los documentos y de los propios
organismos productores y, as, los partidarios de este tipo de valoracin acaban reduciendo la
teora archivstica a una especie de mucho ruido y pocas nueces [much ado about shelving],
esto es, un puado de normas prcticas encaminadas a suplementar lo que para ellos es la clave
de los conocimientos de un archivero: el contenido histrico de los documentos, la historiografa
y las expectativas y deseos de los usuarios34.
Anlisis social y evaluacin funcional. Una perspectiva ms amplia.

Si los archiveros no se van a encargar (como propugnaban Schellenberg y sus seguidores) de
seleccionar, recoger y describir como documentos de conservacin permanente sobre todo aquellos
que quieren los historiadores y otros usuarios: si los archiveros no pueden (tal como recomendara
Jenkinson) aceptar que el productor de los documentos es capaz de decidir imparcialmente qu
documentos van a conservarse aparte del reducido nmero necesario para cumplir las limitadas
obligaciones del organismo en cuestin, qu van a hacer los archiveros? De Alemania, Estados
Unidos y Canad han surgido respuestas a esta pregunta, asi como planteamientos alternativos.
En la creencia de que los archivos deben reflejar la sociedad que los ha generado de una forma
ms global, estos planteamientos sociales se internan en nuevas concepciones de la teora y
metodologa archivsticas. Esta perspectiva representa un cambio fundamental en el discurso
archivstico, que pasa de ser un discurso centrado en el Estado a reflejar la sociedad ms amplia
a la que ste sirve35.
Desde la poca del tro holands, pasando por Jenkinson y Casanova, e incluso llegando a los
norteamericanos y su gestin de documentos en la Administracin, ha sido el Estado el que
tradicionalmente ha fundado los archivos, para servirle y formando parte de su estructura jerrquica
y cultura organizativa. No es, pues, sorprendente que la teora archivstica buscara legitimarse en
las teoras, modelos y ejemplos estatistas. Este ya no es el caso. A finales del siglo XX, la actitud
del pblico hacia los archivos, o por lo menos hacia los archivos que se sostienen con los impuestos
del contribuyente, ha cambiado de forma radica: los archivos son ahora del pueblo, para el pueblo,
e incluso tambin por el pueblo 36. Muy pocos ciudadanos estaran de acuerdo en gastar
considerables cantidades de dinero para financiar archivos cuyo contenido principal es un dilogo
entre burcratas. Para justificar los archivos ante el ciudadano medio todava se puede seguir
invocando la responsabilidad de la Administracin y la proteccin de los derechos individuales,
pero hay mucho ms: los archivos le ofrecen al pblico un sentimiento de races, de identidad, de
orientacin, de historia y de memoria colectiva. Pero en general los archiveros han tardado en
reconocer este cambio, y tambin han tardado en desplazar las bases sobre las que articulan sus
principios y sus prcticas desde unos modelos de tipo estatista a unos modelos sociales.
83
Gua de
autoaprendizaje
En el tema del apuntalamiento filosfico de la valoracin archivstica, el alemn Has Booms es

quizs el pensador ms importante. La suya fue tambin una de las primeras voces que se alzaron
a favor de un nuevo paradigma social para los archivos. Booms reaccion contra los peores
excesos del paradigma estatista tradicional, segn el cual se imponen los valores ideolgicos del
Estado en la propia definicin de documento de archivo, afirmando que debe permitirsele a la
sociedad definir la esencia de sus propios valores, y que estos valores se han de reflejar en los
documentos de archivo de forma representativa. Booms escribi: Si existe algo o alguien calificado
para otorgar legitimidad a la valoracin archivstica, es la propia sociedad, y las opiniones pblicas
que expresa, dando por supuesto, obviamente, que stas puedan formarse libremente. El pblico
y la opinin pblica ... sancionan [todas] las actuaciones pblicas, generan en esencia el proceso
sociopoltico y legitiman la autoridad poltica. Es que no podra tambin proporcionar la orientacin
fundamental que debe seguir la valoracin?37. Su idea bsica es que la sociedad, no los usuarios
de Schellenberg ni los administrradores estatales de Jenkinson, debe generar los valores que
definan la importancia y, por tanto, la significacin archivstica y lo que se ha de conservar de
forma permanente en los archivos. Con esto se llev al siguiente corolario: los archiveros necesitan
considerar los valores de los contemporneos de los documentos, a favor de los cuales se
produjeron los documentos. En 1991, Booms afirm que la mejor forma de identificar los valores
sociales no consiste en investigar directamente la dinmica social y la opinin pblica, sino en un
planteamiento indirecto mediante el cual se investiguen las funciones de los principales productores
de documentos que la sociedad designa para que hagan realidad sus necesidades y deseos.
Booms dijo que los archiveros necesitan un anlisis prctico de las funciones de la produccin
documental que les ayude a vincular las necesidades de documentacin... con los propios
documentos. De esta forma, se produce una transicin inmediata de unos valores sociales
ciertamente amorfos a la procedencia concreta de los documentos, que se expresa a travs de la
funcionalidad de los organismos productores; motivo por el cual la procedencia debe seguir
siendo la base inmutable del proceso de valoracin 38.
El planteamiento de Booms, que refleja los valores sociales a trravs de las funciones del organismo
productor de los documentos, forma tambin parte de la orientacin que sigue la nueva estrategia
de la "macrovaloracin que se implant en el Archivo Nacional de Canad en 1991, y que yo
llevaba enunciando en mis propios escritos tericos desde finales de los aos 80.En el nuevo
planteamiento canadiense el enfoque antiguo, que se centraba en el contenido de los documentos
y que supona que dicho contenido reflejaba directamente la opinin pblica, o las necesidades
de los usuarios o las tendencias histricas, se ha sustituido por uno nuevo que se centra en el
contexto ms amplio o macrocontexto de los documentos, tal y como se revela a travs del
contexto de su produccin. Este planteamiento discurre en paralelo a la transicin inmediata de
Booms, que pasa de unas funciones sociales amorfas a las manifestaciones institucionales
concretas basadas en la procedencia de esas funciones, y as transforma la metodologa de la
valoracin, que pasa de un marco histrico-documentalista basado en el contenido a otro cuya
base es el contexto y cuyo centro la procedencia39.
Esta reinterpretacin canadiense de la procedencia hace de este principio algo ms conceptual
que fsico, como corresponde a la era del documento informtico. La nueva procedencia es
asimismo ms funcional que estructural, como corresponde a un perodo en el que la estabilidad
organizativa desaparece pro doquier. Pero insisto en que, no obstante, sigue siendo procedencia,
por medio de la cual las circunstancias contextuales de la produccin de los documentos vuelven
al centro del universo de actividades del archivero, y no a travs de criterios externos. Ahora bien,
al planteamiento canadiense no le guan los principios holandeses o jenkinsonianos de procedencia
literal, que se basan en la organizacin y la descripcin y afirman que existe una exacta congruencia
entre la funcin del productor, la estructura del productor y el sistema de organizacin y tratamiento
de archivos. El planteamiento canadiense reconoce y respeta, no obstante, la intencin que subyace
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Archivo de Trmite
en los principios antiguos, que consista en vincular la informacin registrada en los documentos
con el contexto orgnico de la actividad institucional (o personal). Dicho contexto orgnico de
actividad ya no se puede establecer, por lo menos inicialmente, intentando leer o comprender
miles de millones de documentos en papel, por no mencionar a sus escurridizos homlogos
electrnicos o visuales. El trabajo debe centrarse en primer lugar en el propio contexto orgnico,
y por tanto en el anlisis y valoracin de la importancia de las funciones, programas, actividades
y actuaciones de la Administracin. A continuacin, las conclusiones de la valoracin as realizada
se verifican antes de darlas por definitivas, pero slo cuando se haya finalizado la valoracin a
nivel global (macro-level) de las funciones y los procesos de trabajo 40.
El Archivo Nacional de Holanda ha adoptado al mismo tiempo que los canadienses un mtodo
parecido para la valoracin de las funciones de la Administracin en vez de valorar los documentos
en particular. En su ambicioso proyecto PIVOT, los holandeses decidieron queen vez de fijarse
en los principios tradicionales en materia de archivos y gestin de documentos, que de hecho
tienden a seleccionar y retener la informacin generada por los procesos administrativos, la
estrategia que se propone centra la valoracin de la informacin en el papel que sta desempea
en las actividades y labor de Administracin. Siguiendo este planteamiento, los organismos
analizaran primero los procesos esenciales para desempear su cometido y las tareas necesarias
para realizarlos; la seleccin y valoracin de la informacin que se utiliza en estas actividades
debe reflejar el valor sopesado de las tareas ... En general, la informacin que se debe guardar es
aquella necesaria para reconstruir las funciones fundamentales de la Administracin. Tanto para
los holandeses como para los canadienses, la valoracin no se centra en primer trmino en los
documentos a nivel individual, sino en las funciones, cometidos o actividades de la Administracin
que generan documentos. Sin embargo, el proyecto canadiense se distingue por su mbito, puesto
que tambin abarca la interaccin del ciudadano con el Estado y las repercusiones que las
actuaciones del Estado suponen para los ciudadanos tal y como se pone de manifiesto en las
case file series, mientras que el proyecto holands se centra sobre todo en las polticas y tareas
internas y no presta tanto inters a su materializacin a nivel de asuntos concretos [case-level
implementation].
La norteamericana Helen Samuels ha elaborado otro planteamiento novedoso, de filosofa social ms que estatista, que ofrece el concepto de la estrategia para documentar [documentation strategy]. Consciente de que la escala de la moderna gestin documental [record-keeping]
slo puede comprenderse a travs de un nivel anlitico por encima del nivel del propio documento
y de la institucin que lo produce. Samuels ha concebido la estrategia para documentar como un
anlisis cooperativo multi-institucional que conjuga las actividades de valoracin de muchos archivos
con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad.
La estrategia para documentar integra en su anlisis los documentos oficiales de la Administracin
y de otras instituciones con los documentos personales y los soportes visuales, as como la
informacin publicada e incluso la historia oral. Su enfoque no se centra, sin embargo, en la
procedencia, sino en temas como la formacin de los estudiantes universitarios o el desarrollo de
la industria informtica. No es por tanto sorpredente que l planteamiento de la estrategia de
documentacin haya sido objeto de crticas, puesto que implica, a no ser que se aplique a nivel
muy local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas/funciones, y por tanto existe la
posibilidad de que se dupliquen las tareas de investigacin del archivero y las tareas de adquisicin
de documentos. Por otra parte, los temas o asuntos que se elijan siempre sern objeto de polmica,
y es por eso que este planteamiento contiene alguno de los fallos tipo veleta que se encuentran
en la tradicin schellenberguiana americana43. Por estos motivos, la estrategia para documentar
es ms apropiada para el mundo de los documentos personales y los no institucionales que para
los administrativos o institucionales, o si es de aplicacin a stos, es como complemento. Samuels
lo ha reconocido, y desde entonces ha elaborado el concepto del anlisis funcional institucional.
85
Gua de
autoaprendizaje
En este anlisis propone que lo primero que necesitan los archiveros, en la lnea del planteamiento
canadiense y del proyecto PIVOT, es investigar y comprender las funciones y actividades de sus
propias instituciones, para realizar la correspondiente valoracin de los documentos de dicha
institucin antes de embarcarse en una estrategia para documentar ms amplia e interinstitucional
con objeto de localizar los documentos personales que puedan complementar o suplementar los
archivos institucionales. En ambos conceptos, la cuestin fundamental para Samuels es que, a
una escala mucho mayor que la que han utilizado normalmente los archiveros, el anlisis y la
planificacin deben preceder a la adquisicin 44.
El enfoque de Samuels de buscar vnculos entre los archivos institucionales o de organismos y
los archivos personales, fue precedido por el concepto del archivo total, una tradicin canadiense
que viene evolucionando desde principios de los aos 7045. Esta tradicin la comparten tambin
otros pases, pero muy raramente con el equilibrio que se ha conseguido en Canad entre los
archivos pblicos y privados a nivel nacional. La tradicin canadiense del archivo total subraya
la necesidad de integrar el papel oficial de los archivos como guardianes de la continuada necesidad
del organismo productor de conservar testimonio de sus actuaciones, y el papel cultural de los
archivos como conservadores de la memoria nacional y la identidad histrica. Al igual que para
Boorris y Samuels, el planteamiento canadiense refleja una visin ms amplia de los archivos,
una visin que cuenta con la aprobacin de la sociedad y que la refleja, y no una visin modelada
por poderosos grupos de inters, sean de usuarios o de productores. En palabras de lan Wilson,
archivero canadiense, el planteamiento se centra ms en los documentos de gobernacin [governance] que en los de gobierno. Esto incluye la interaccin de los ciudadanos con el Estado, las
repercusiones que el Estado tiene en la sociedad y las funciones tanto de la sociedad misma
como las de las estructuras que la rigen. La tarea archivstica consite en preservar el testimonio
de dicha gobernacin, no en limitarse slo al testimonio de los gobiernos gobernando 46.
Nadie representa mejor el nuevo paradigma "social, que no el "estatista, que el canadiense
Hugh Taylor. Taylor fue uno de los arquitectos del concepto del archivo total en el Archivo Nacional
de Canad, y desde muy pronto se vio influido por las teoras sobre comunicaciones y nuevos
soportes expuestas por los canadienses Harold Innis y Marshall McLuhan. Conjugando las ideas
filosficas, un agudo conocimiento de los nuevos soportes y tecnologas y las perspectivas
ecolgicas y holsticas, Taylor sac a los archiveros de su shunt histrico y les introdujo en la era
de la informacin, la era de los documentos electrnicos, las redes globales de comunicaciones y
las iniciativas en pro del patrimonio comunitario. Y lo hizo proyectando siempre un sentido
revitalizado el de la contextualidad (o procedencia), explorando las ricas interconexiones entre la
sociedad y el documento, entre el acto y el documento. Taylor desafi a los archiveros en una
larga serie de penetrantes y especulativos ensayos a que vieran los nexos archivsticos en la
evolucin desde la sociedad antigua a la medieval, industrial y moderna, y desde el documento
oral al escrito, al visual y al electrnico. En nuestro mundo de intercambios y comunicaciones
electrnicas interactivas Taylor percibe una vuelta a la oralidad conceptual, esto es, una vuelta
a una situacin donde las palabras o documentos adquieren significado slo porque estn
estrechamente relacionados a su contexto y a las acciones que se dan en ese contexto". En esta
tradicin oral, el significado reside no en los documentos mismos, sino [en] las actuaciones y
costumbres de las que aqullos son testigos en forma de prueba. Considerando la posicin que
ocupan estas acciones probatorias o contextuales, cada vez ms en el centro de la definicin
misma e incluso de la existencia del documento o para cualquier comprensin posterior del mismo.
Taylor inst a los archiveros a adoptar una nueva forma dehistoriografa social para dejar muy
claro cmo y porqu se crearon los documentos... Frente a una situacin en la que los volmenes
de informacin son abrumadores y los cambios tecnolgicos constantes, los archiveros, en su
opinin, deberan concentrarse menos en el tratamiento de documentos o series particulares y
mucho ms en el reconocimeinto de las formas y modelos del conocimiento, que puede ser la
86
Archivo de Trmite
nica forma de que no caigamos en el pantano de la informacin y los datos ...47. No resulta
sorprendente que las meditadas especulaciones de Taylor alentaran a los archiveros a no quedarse
aislados en sus claustros profesionales o tras los muros artificiales de cada disciplina. Conjugando
as en su propia persona las tradiciones europeas y norteamericanas, haciendo un imaginativo
recorrido desde la oralidad medieval hasta la aldea global, acogiendo al documento electrnico
y visual, en vez de rehuirlo, buscando modelos y vnculos para sustituir a la fragmentacin y la
compartimentacin, Taylor demostr que los archiveros pueden servir a la sociedad tan bien
como la sirven los nuevos monjes del chip, y no como meros aliados de los poderes del Estado.
La procedencia revigorizada y la transicin hacia la era electrnica

La obra de Hugh Taylor condujo a los archiveros norteamericanos, y sobre todo a los canadienses,
a lo que Tom Nesmith, profesor de archivstica, denomina el redescubrimiento de la procedencia48.
Nesmith mantiene que los archiveros, de forma cada vez ms general, empezaron a aplicar sus
conocimientos histricos y metodologas de investigacin no al contenido de los documentos
siguiendo el modelo de Schellenberg, sino a la investigacin y comprensin de el contexto
probatorio del que nacieron. El propio Nesmith fue un lder en este campo, reclamando una
historia del documento como base de la nueva forma tayloriana del saber historiogrfico o
diplomtica moderna49. Yo he mantenido que los archiveros, centrndose en la procedencia,
respect des fonds, contexto, evolucin, interrelaciones, orden, esto es, en el corazn tradicional
de nuestra profesin y discurso terico, podran pasar del paradigma de la informacin al del
conocimiento, y por tanto adquirir una nueva importancia en la era de los documentos y
comunicaciones electrnicas 50. En vez de hacer frente a estos difciles retos abandonando los
principios archivsticos para abrazar los de la gestin de la informacin, como haban sugerido
algunos comentaristas en los aos 70, o de quedarse anclados en el acolchado mundo del
historiador, cuyo centro es el contenido, los archiveros canadienses descubran la emocin
intelectual de su propia profesin. Pronto surgi en Canad un amplio abanico de estudios para
adentrarse en la informacin contextual sobre los productores de la documentacin, la
administracin de los documentos y las formas, funciones y caractersticas fisicas de los diversos
documentos archivsticos en todo tipo de soportes 5l. Fue en este ambiente tan receptivo donde
Luciana Duranti revitaliz la secular disciplina de la diplomtica y la importancia que sta tiene
para la comprensin de los documentos modernos52. Y fue tambin en esta prometedora atmsfera
canadiense en la que los estadounidenses David Bearman y Richard Lytle se sintieron ms cmodos
para publicar en 1985 su tan citado artculo The Power of the Principle of Provenance. En esta
decisiva exposicin manifestaron que la recuperacin de informacin en funcin de la procedencia,
centrada en un estudio de la forma y la funcin de los documentos y el contexto de produccin, y
presentada a los investigadores en forma de asientos o registros de autoridad, es superior a los
mtodos de recuperacin que se basan en el asunto y el contenido y ofrece la clave para que el
archivero desempee un papel de gran vala en la era de los documentos electrnicos. La
procedencia no era slo un legado del pasado, sino la promesa futura de un puesto importante
para los archiveros que obedece a la singular perspectiva [que stos poseen] ... [de] cmo los
organismos producen, utilizan y seleccionan la informacin53.
Al tiempo que los canadienses adquiran un aprecio mucho ms fuerte y consciente de la
importancia de la procedencia para abordar los problemas archivsticos modernos y los americanos
se iban a la misma progresivamente apuntando a la aventura, los archiveros europeos tambin
hacan afirmacin. Por lo menos en cuatro volmenes de ensayos de reciente publicacin, en los
que aparecen autores de muchos paises, los archiveros europeos han pugnado por la continuada
pertinencia de la procedencia para resolver los problemas de los archivos en la actualidad. El
87
Gua de
autoaprendizaje
hecho de que archiveros procedentes de la cuna de la teora archivstica hayan considerado

necesario embarcarse repetidas veces en este examen puede ayudar a los europeos a perdonar
a los norteamericanos su fase de apostasa y a comprender el entusiasmo de sus recientes
redescubrimientos. En estos estudios los europeos han reafirmado en su mayor parte la vigencia
del principio de procedencia, pero sienten la necesidad de interpretarlo de forma libre, en vez de
hacerlo literalmente, y conceptualmente en vez de fsicamente, si es que el principio va a seguir
dndole vida a una profesin que se enfrenta a un nuevo entorno: el de la oficina automatizada y
los documentos electrnicos 54.
La reinterpretacin ms contundente de la procedencia nos viene de Australia y se encuentra en
la obra de Peter Scott y sus colegas 55. Aunque la mayora de los tericos de la archivstica
posteriores a Jenkinson y Schellenberg se han centrado en los espinosos problemas de la valoracin
o documentos electrnicos. Peter Scott se centr en la descipcin. Se dio cuenta de que ya no era
vlida la suposicin que tradicionalmente se ha hecho de que existe una relacin exacta entre el
documento y la Administracin que lo ha producido. Asimismo, demostr claramente que esas
mismas administraciones ya no eran monojerrquicas en su estructura o funciones, sino
dinamismos complejos en constante transformacin, al igual que lo eran sus sistemas de gestin
y tratamiento de los documentos (record-keeping systems). Elabor por tanto el enfoque australiano
de sistema de series como forma de describir las mltiples interrelaciones que existen entre un
gran nmero de productores y un gran nmero de series documentales, estn donde estn en el
continuum del proceso documental: en la(s) oficina(s) que las generan, en la oficina donde se
controlan o en el archivo. Al planteamiento de Scott de interrelacionar los documentos y su(s)
inmediato(s) productor(es) se estn aadiendo ahora en Australia, a modo de prueba, otras
relaciones mltiples que se basan en las funciones formales y los ms amplios contextos de
procedencia ms all de contexto del productor inmediato 56. Todas estas interrelaciones no guardan
entre s una correspondencia exacta de uno-a-uno, como s ocurre en la mayora de las
descripciones archivsticas (a pesar de algunas referencias cruzadas), sino que ms bien existen
relaciones de muchos-a-uno, uno-a muchos y muchos-a-muchos: entre muchas series y un
productor, entre muchos productores y una serie, entre muchos productores y muchas series,
entre unos productores y otros productores, entre unas series y otras series, y entre series y
productores y funciones y a la inversa. De hecho, Scott cambi la descripcin archivstica de una
modalidad de catalogacin esttica a un sistema de descripcin de las interrelaciones dinmicas.
La intuicin ms importante que tuvo Peter Scott fue la de romper no slo con el cors descriptivo
del Record group de Schellemberg, sino tambin con la fijacin en lo fsico de los archivos,
sobre la cual se ha basado implicitamente la mayor parte del pensamiento archivstico desde la
publicacin del Manual holands. De esta manera, como por fin se est reconociendo. Peter
Scott es el fundador de la revolucin post-custodia en el pensamiento archivstico mundial 57.
Aunque trabajaba en un mundo de papeles, sus ideas son ahora especialmente importantes para
los archiveros que se enfrentan a los documentos informticos en los que (como en el sistema de
Scott) la parte fsica del documento tiene poca importancia en comparacin con sus contextos
multirrelacionales de produccin y de utilizacin contemporneo.
La reinvencin de los archivos: documentos informticos y teora archivstica

La revitalizacin o redescubrimiento de la procedencia se vio tambin motivada por la infinidad de
problemas que los documentos informticos planteaban a los archiveros. Los debates en torno a
estos documentos se van introduciendo cada vez ms en el discurso profesional, dando iugar a
nuevos e interesantes hallazgos conceptuales, asi como a nuevas estrategias y prcticas 58. A
88
Archivo de Trmite
pesar de las importantes aportaciones que han hecho los canadienses y los australianos, el
liderazgo en el discurso sobre documentos informticos corresponde a los Estados Unidos 59.
El impacto inicial de los documentos informticos, o documentos legibles por mquina. Como
entonces se les llamaba, no fue sin embargo tan prometedor. Los comentaristas de los aos 70,
algo nerviosos con la entonces nueva tecnologa, se mostraron partidarios de que los archiveros
dejaran de serlo y se convirtieran en especialistas informticos o gestores de informacin con
objeto de adaptarse al nuevo entorno. En lo que yo he denominado la primera generacin de
archivos de documentos informticos se haca igualmente ms hincapi en el contenido informativo
que en el contexto de procedencia, en la catalogacin bibliotecaria por delante de la descripcin
archivistica, en los ficheros estticos de datos estadsticos ms que en las bases de datos
relacionales y sistemas de oficina que se modifican continua y continuadamente, y en el tratamiento
de los ficheros electrnicos de datos como unidades sueltas y aisladas ms que como si fueran
parte del conjunto global de informacin multisoporte del productor del documento 60. Esta situacin
cambi a mediados de los aos 80, cuando la nueva tecnologa de la informacin con sus bases
de datos relacionales pas a convertirse en lo habitual en empresas, universidades y organismos
pblicos. Los datos informatizados con valor archivstico que se encuentran en los sistemas
relacionales de estos grandes programas sociales y econmicos se aaden, revisan o borran casi
cada segundo que pasa. Fuera del mundo de estas bases de datos, en las que la informacin
est por lo menos estructurada de forma lgica, se encuentra la oficina automatizada, donde el
texto, datos, grficos, imgenes y voz se convierten a formato electrnico y se integran en
documentos compuestos [compound] o inteligentes. Todos estos nuevos y complejos formatos
informticos, ponen en peligro la posibilidad de documentar fehacientemente los procesos de
toma de decisiones y la memoria institucional, sobre todo cuando entra en juego una revolucin
en el campo de las telecomunicaciones que afecta a la transmisin e interconexin de la informacin
electrnca. Si un documento electrnico tiene tan slo una existencia pasajera como compuesto
virtual o fugaz aparicin en la pantalla del ordenador de la informacin almacenada aleatoriamente,
existencia orginada por los comandos de diversos usuarios en diferentes organismos y con un
propsito distinto, cmo conserva una institucin las pruebas de una actuacin concreta? Cul
es el contexto de estos datos pasajeros y deslavazados? Dnde queda la procedencia? Los
documentos informticos nos llevan, como las primeras ideas de Peter Scott, a la era de los
archivos y documentos virtuales, donde el documento fsico, tan esencial en gran parte del discurso
archivstico tradicional de nuestro siglo, se convierte en algo de importancia secundaria en
comparacin con el contexto funcional en el que se produce, describe y utiliza el documento61.
Las respuestas a estas cuestiones fundamentales empiezan ya a llegar. Los archiveros se dan
cuenta de que un mundo de bases de datos relacionales, de complejas conexiones de software,
de sistemas electrnicos de oficina, de documentos en hipermedia, de sistemas de informacin
geogrficos en niveles mltiples sigue siendo, cuando se pasa por alto la retrica de la.tecnologa
avanzada, un mundo de relaciones entre la informacin, de interconexiones, de contexto, de
pruebas. El recrear estas relaciones para los complejos documentos nformticos de la actualidad
no debe ser distinto para el archivero, en un nivel conceptual y terico, que desenmaraar las
interconexiones de las numerosas series documentales tpicas de la oficina del siglo XIX, y
vincularlas a las funciones y productores que les han dado vida. Por supuesto que en lo que se
refiere a la estrategia y la tctica las diferencias son abismales. Margaret Hedstrom y David
Bearman recomendaron, en consecuencia, reinventar los archivos enteramente, apartando el
punto de mira de la custodia real de los documentos en los archivos para pasar al control remoto
de documentos que residen en ordenadores interconectados en todo el mbito de la Administracin.
Los archiveros se centraran entonces menos en la conservacin tradicional de objetos fsicos
que en la gestin centralzada del comportamiento institucional a fin de proteger un sentido de
"documentabilidad [recordness] o testimonio en los sistemas automatizados de informacin del
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Gua de
autoaprendizaje
organismo u organismos 62. Pero la esencia de la labor del archivero de comprender y elucidar los
nexos contextuales sigue siendo la misma.
David Bearman, el ms visionario de los escritores que han abordado el tema de los documentos
informticos, afirma que Io importante de estos desafos a los que se enfrenta el documento
tradicional es que los lmites del documento han sido desbordados por un creativo acontecimiento
de autora en el que participan el usuario y el sistema. Slo el contexto en el que se crean estos
documentos virtuales puede hacemos comprender su contenido" Bearman manifiesta, con palabras
que en cierta forma tranquilizan a los archiveros, que esto "se corresponde muy de cerca con una
perspectiva profesional del archivero, que durante mucho tiempo se ha centrado en la procedencia
y el contexto de produccin de los documentos ms que en el documento fsico o su contenido.
Concluye diciendo que, en lo que se refiere a los numerosos problemas planteados por los
documentos informticos, el anlisis hasta la fecha ha enriquecido el concepto de la procedencia
y reforzado su vnculo directo con los cometidos, funciones y en ltima instancia las actividades y
actuaciones de un organismo, ms que con las unidades organizativas...63 Para algunos archiveros
esta ltima frase puede resultar menos tranquilizadora. Estos vnculos conceptuales con las
funciones, y no con las unidades administrativas, debilitan muchas de las perspectivas tradicionales
de la teora y metodologa archivsticas que se han vertido en la obra del tro holands, Jenkinson,
Casanova e incluso Schellenberg, y que se han descrito en este documento. Los documentos
informticos le plantean al archivero una desoladora disyuntiva: la de conservar su utilidad
profesional y principios bsicos slo a costa de descartar muchas de sus interpretaciones
tradicionales y aplicaciones prcticas.
Del discurso archivstico de este siglo, que culmina con los retos de los documentos informticos,
surge la posibilidad de un nuevo paradigma para los archivos, y quizs un nuevo orden de la
informacin global en el que los archiveros pueden ocupar un papel protagonista. De hecho,
puede que ahora tengamos la oportunidad de reafirmar la importancia de nuestra profesin
ensendole al mundo la forma de sobrevivir en un mar de datos sin sentido, buscando el significado
contextualizado de nuestro conocimiento. Este nuevo paradigma se aparta del modelo conceptual de custodia y conservacin que encaja con nuestro tro holands y se adentra en un modelo
de orientacin post-custodia en el que los archiveros alejan el punto de mira del documento
como producto para la investigacin y objeto de conservacin para centrarlo en una definicin
conceptual de la procedencia como relacin dinmica entre todas las funciones, productores y
documentos conectados entre s. Los archivos pueden asi ser una idea a la que le ha llegado su
momento, aquel en el que la mente triunfa sobre la materia 64.
Conclusin: Lo que es pasado es prlogo

Al seguir nuestro propio discurso terico desde la publicacin del Manual holands, surgen varios
temas clave. El ms llamativo es el cambio que se produce desde una base jurdico-administrativa
de los archivos, enraizada en conceptos de Estado, hasta una justificacin socio-cultural de los
archivos, enraizada en polticas pblicas de mayor alcance y una utilizacin por parte del pblico
ms amplia. Este gran desplazamiento en parte es un reflejo de la sustitucin de los juristas
tradicionales por historiadores como fuerza motriz de la profesin, y tambin refleja las diferentes
expectativas que tienen los ciudadanos en cuanto a lo que tendran que ser sus archivos y su
memoria colectiva. Junto con este cambio en la base conceptual de los archivos se produce otro
cambio de igual profundidad: de la mera conservacin del testimonio documental de los actos se
pasa a asegurarse de que efectivamente se cree dicho testimonio documental, y, yendo todava
ms lejos, asegurarse de que los actos mismos queden convenientemente documentados mediante
90
Archivo de Trmite
una prueba fidedigna. Los archiveros han pasado por consiguiente de ser guardianes pasivos del
residuo documental que han dejado los productores a convertirse en activos partcipes de la
creacin del patrimonio archivstico, esto es, han pasado de custodiar de forma supuestamente
imparcial los documentos heredados a convertirse en agentes mediadores, conscientes de su
propia dimensin histrica en el proceso de creacin de los archivos y la formacin de la memoria. Los usuarios de los archivos han tenido asimismo una influencia importantsima en nuestro
discurso colectivo de los itimos cien aos, lo que en algunos pases ha desembocado en una
divisin del concepto de documento en documentos activos [`active records] y documentos
histricos [hstorical archives], e incluso ha llevado a la propuesta de que el propio valor
archivstico debera determinarse en funcin de la utilizacin secundaria para la investigacin.
Estos cambios fundamentales han afectado, a su vez, el carcter de la teora archivstica, que
cuando se enunci por vez primera se bas en normas elaboradas para la organizacin y
descripcion de documentacin antigua procedente de instituciones estables y jerrquicas. Estos
conceptos tradicionales han tenido que sufrir grandes transformaciones para adaptarse a una
perspectiva distinta, la necesaria para la valoracin (as como para la descripcin) de los dinmicos
documentos informticos producidos por las inestables instituciones del mundo moderno. La
procedencia, por ejemplo, ya no se refiere nicamente al nico productor de fondo, sino al contexto
ms amplio, ms conceptual y ms inclusivo de produccin. De hecho, el fundamento de toda
empresa archivstica se ha desplazado en este siglo del artefacto fsico del documento y su
organizacin a los procesos conceptuales de su produccin, se considere el espectro de
documentos virtuales en un sistema informtico, los nuevos planteamientos de la macrovaloracin
que se basan en las funciones, la descripcin relacional de fondos de productores mltiples, o las
propuestas de la poca post-custodia de archivos sin fronteras en una red Internet de alcance
mundial.
Todos estos cambios que se han ido produciendo en el curso de este siglo no son ni absolutos, ni
completos, ni se han dado en todos los pases; algunos estn todava en curso de aparicin.
Algunos se contradicen entre s, y otros no gozan de la aceptacin de todos los archiveros, o han
sido objeto de encendidos debates. An as, son los temas que predominan en el pensamiento
archivstico de este siglo. Son el corazn de nuestro discurso, la narrativa profesional que tenemos
con nosotros mismos. Constituyen nuestra propia poltica de la memoria. Y de estas voces
pasadas extraemos sabidura para nuestro futuro.
NOTAS
1 Para reducir los costes de traduccin, esta presentacin se ha reducido aproximadamente a la mitad del contenido
de la versin que prepar orginalmente para su distribucin en el Congreso de Pekn. Los apartados sobre
descripcin, documentos informticos. los mbitos de responsabilidad y el pensamiento -post-custodia se han
visto abreviados considerablemente, y se han eliminado bastantes referencias cruzados. La versin original de
este documento aparecer en otra publicacin para los lectores interesados en un anlisis ms amplio. Al escribir
esta versin ms larga recib el consejo formal de veintisiete archiveros de cinco paises. Quiero expresar mi sincero
agradecimiento a estos colegas, que se tomaron el tiempo de comentar (a veces muy largamente) mis primeros
borradores. Sus crticas han mejorado considerablemente esta versin del documento, as como la de su ms
extenso predecesor (el nico donde encuentran espacio muchas de sus ideas). Cualquier error que aparezca en
estas dos versiones es atribuible solamente a m. Los colegas que leyeron mis borradores son de China (Han
Yumei), Australia (Gienda Acland, Sue McKemmish y Angela Slatter), Holanda (Jan van den Broek y F.C.J. (Eric)
Ketelaar), Estados Unidos (David Bearman, Richard Cox. Margaret Hedstrom, Jim OToole y Helen Samuels) y
Canad (Barbara Craig, Gordon Dodds, Luciana Duranti, Tom Nesmith, Hugh Taylor y lan Wilson): tambin las
leyeron mis propios colegas en el Archivo Nacional de Canad (Gabrielle Blais, Brien Brothman. Richard Brown,
Jacques Grimard, Candace Loewen, Lee McDonald, Jonn McDonald, Heather MacNell. Joan Schwartz y JeanPierre Wallot). La versin definitiva del documento tambin se debe a las cuidadosas correcciones de Ed Dah, del
Archivo Nacional de Canad.
91
Gua de
autoaprendizaje
2. Jean Pierre Wallot. Building a living Memory for the History of our Present: Perspectives on Archival Appraisal,
Journal of the Canadian Historical Association 2 (1991), pp. 263-82, con citas de la pgina 282.
3. Jacques Le Goff. History and Memory. Traducido por Steven Rendall y Elizabeth Claman (Nueva York, 1992), pp,
xvi-xvii, 59-60. y passim Gerda Lerner. The Creation of Feminist Consciousness: From the Middle Ages to EighteenSeventy (New York and Oxford. 1993). a lo largo de toda la obra pero sobre todo en el capitulo 11: The Search for
Womens History Milan Kundera. The Bock of Laughter and Forgeffing (1980). parte 1. seccin ii. citado en Barlertts
Familiar Quotations, editado por Justin Kaplan, 16 edicin (Boston, et a;.. 1992), p,761 Para encontrar ms
argumentos sobre el tema de la poltica controladora e incluso la filosofa o la poesia en el mundo de los archivos
consltese la obra ce Terry Cook Electronic Records. Paper Minds: The Revolution in Information Management
and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era. Archives and Manuscripts 22, (November 1994), sobre
todo pp. 315-20.
4. Barbara Craig. Oward Visions. Inward Glance Archives History and Professional Identity, Archival Issues 17
(1992), p.1 21
5. Los mejores resmenes breves en ing!s son los de Michel Duchein, *The History of European Archives and the
Development of the Archival Profession in Europe. American Archivist: 5 (Winter 1992). pp 14-24, y Luciana Duranti,
The Odyssey of Records Managers, en Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance, editado
por Tom Nesmith (Metuchen. N.J 1993), pp. 29-60, Sus notas apuntan a otras muchas fuentes en otros idiomas.
Tambin resulta til la obra de James Gregory Bradsher y Michele F. Pacifico. History of Archives Administration,
en la obra editada por James Gregory Bradsher Managing Archives and Archival institutions (Chicago. 1988). pp.
18-33: asi como otros ensayos sobre las tradiciones archivisticas nacionales pub!icados en la obra editada por
Oddo Bucci Archival Science on the Threshold of the Year 2000 (Mascerata, Italia 1992). La ms reciente panormica
profesional, con un contenido histrico considerable, nos la ofrece la obra de James M. OToole. Understanding
Archives and Manuscripts. (Chicago, 1990).
6. Michel Duchein History of European Archives, p, 19.
7. S, Muller. J.A. Feith y R. Fruin. Manual for the Arrangement and Description of Archives (1898), traduccin (1940)
de la segunda edicin realizada por Arthur H. Leavitt (Nueva York, reeditado en 1968) pp. 13-20. 33-35. 52-59
8 Cita de Frank Upward, quien tambin hace esta critica observacin en In Search of the Continuum lan Macleans
*Australian Experience Essays on Recordkeeping. en The Records Continuum tan Maclear and Australian Archives First 50 Years, editado por Sue McKemmish y Michael Piggot (Ciayton, 1994). pp 110-30
9. Los propios holandeses fueron los primeros en reconocer las nuevas realidades administrativas y as fueron
tambin los primeros en refundir o ampliar las reglas originales. Consltese el articulo de Herman Hardenberg
Some Reflections on the Principles for the Arrangement of Archives, que apareci en Modem Archives Administration and Records Management. A RAMP Reatier, editado por Peter Walne (Paris, 1985), pp. 111- 14 (F.C.J. Ketelaar
hizo la traduccin del articulo original en alemn, que apareci en 1963).
10. Ernst Posner, Some Aspects of Archival Development Since the French Revolution, en Archives and the Public
Interest: Selected Essays by Errisr Posner, editado por Ken Munden (Wahington, 1967), p. 31.
11 Cita que aparece en el artculo de Marjorie Rabe Barritt Coming lo America: Dutch Archivistiek and American
Archival Practice, Archival Issues 18 (1993), p. 52.
12. Memoir of Sir Hilary Jenkinson. en la obra de J. Conway Davies Studies Presented to Sir Hilary Jenkinson,
C.B.E. LL.D., F.S.A. (Londres. 1957). Estas Memorias constituyen el mejor boceto biogrfico de Jenkinson que
puede complementarse con la obra de Richard Stapleton Jenkinson and Schellenberg: A. Comparison, Archivalia
17 (Winter 1933-84), pp. 75-85.
13. Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration (Londres. 1968. reimpresin de la segunda edicin revisada
de 1937), pp. 149-55. Para ser justos, hay que sealar que Jenkinson defendi un papel limitado de hacer archivos
para los archiveros: que consista en enunciar una serie de normas en virtud de las cuales los administradores
podran generar y mantener en el futuro archivos de gran calidad, los cuales mereceran la misma confianza que
los del pasado como testimonio de pruebas autnticas e imparciales. Esta solucin dista mucho de ser satisfactoria
para el tema de la valoracin, aunque constituye un paso muy til. Reconoce (p. 190) el insoluble dilema, en el
contexto de su planteamiento global, de que esta intervencin hacedora de archivos tendra que diferenciar entre
organismos (y programas y actividades) ms importantes y los demas, si bien esos mismos juicios de importancia
y valor (que constituyen los cimientos de la moderna valoracin de documentos) socavan inmediatamente la esencia
de su archivero imparcial, y por consiguiente, Jenkinson (que por lo menos siempre fue coherente) reconoce que
sobre este tema no tenemos ninguna sugerencia que ofrecer. No parece haberse dado cuenta de que incluso
esta intervencin, que se limitara a sentar las normas para "hacer archivos, tambin perjudica la inocencia de
los archivos como acumulacin natural o pura de la informacin documental que sus administradores produjeron,
organizaron y utilizaron en el curso normal de sus actividades tal y como a ellos (y no a los archiveros enunciadores
de normas) les pareci ms adecuado.
14 F. Gerald Ham. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. (Chicago, 1993). p.9.
15. Est fue la situacin reinante en la antigua Unin Sovitica y muchos de sus paises satlites. Consltese la obra
de Patricia Kennedy Grimsted. Archives and Manuscript Repositones in the USSR: Moscow and Leningrad (Princeton,
1972). pp. 23-60: y, para una visin ms mordaz. su reciente obra Intellectual Access and Descriptive Standards for
Post-Sovet Archives: What is to be Done?, versin preliminar no publicada. International Research and Exchanges
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Archivo de Trmite
Board (Princeton. marzo de 1992). pp. 9-23. Desde los aos 30 en adelante, la autora seala (p. 10) que los
archveros tenan que recalcar los conceptos marxista-leninistas de la historia y demostrar los ingredientes de la
lucha de clases y la victoria de las masas trabajadoras. A los archiveros se les despeda por elaborar descripciones
objetivas o meramente reales de los documentos y no mostrar cmo una serie de documentos representaba la
lucha contra las clases dirigentes. Los documentos del archivo no relacionados con los temas del partido simplemente
no se describan, o no se recoga su naturaleza intrnseca o su procedencia.
16. Jenkinson, Manual or Archive Administration. pp. 101 -2, El contexto de las ideas de Jenkinson y sus repercusiones
(y puntos flacos) se analizan en el ensayo de Michael Roper, The Development of the Principies of Provenance
and Respect for Original Order in the Public Record Office, que apareci en The Archival Imaginarion: Essays in
Honour of Hugh A. Taylor. obra editada por Barbara L. Craig (Ottawa, 1992), pp. 134-49.
17. Vase por ejemplo el descarado jenkinsonismo de los australianos, tal y como se refleja en la obra editada por
Sue McKemmish y Frank Upward Archival Documents: Providing Accountability Through Record-keeping (Melbourne;
1993); o en el artculo de Glenda Acland, Archivist - Keeper; indertaker or Auditor , Archives and Manuscripts 19
(mayo 1991), pp. 9-15. Para conocer la perspectiva canadiense, consltese la obra de Heather MacNeil Archival
Theory and Practice: Between Two Paradigms Archivana 37 (primavera 1994), pp. 6-20.
18. Para conocer el panorama italiano y la obra de Casanova, consltese The Evolution of Archival Science, de
Bucci, pp. 17-43. Las citas corresponden a las pp. 34-35, y a la Introduccin. p. 11.
19. Estas cifras re han tomado de James Gregory Bradsher, An Administrative History of the Disposal of Federal
Records, 1789-1949. Provenance 3 (otoo de 1985). pp. 1-21. Yo las he convertido en nmeros redondos de pies
a metros.
20. Margaret Cross Norton. Records Disposal, que aparece en la obra editada por Thornton W. Mitchell, Norton on
Archives: The Writings of Margaret Cross Norton on Archives and Records Management (Chicago. 1975). p. 232. y
The Archivist and Records Management en esta misma obra: Philip C. Brooks The Selection of Records for
Preservation, American Archivist 3 (octubre 1940). p. 226: sobre el tema del contraste con Jenkinson, consltese
la obra de Donald R. McCoy. The Natonal Archives- Americas Ministry of Documents. 1934-1968 (ChapeL Hill,
1978). p. 178.
21. Ham, Selecting and Appraising Archives. p. 7. Schellenberg hace una exposicin ms completa de sus tan citados
principios en The Appraissal of Modern Public Records, National Archives Bulletin, no. 8, (Washington1956). pp.
1-46. Hay un extracto disponible en la obra editada por Maygene F. Daniels and Timothy Walch A Modem Archives
Reader. Basic Readings on Archival Theory and Practice (Washington. 1984). pp. 57-70.
22. Citas de ibidem. pp. 58-63. 69.
23. Ham, Selecting and Apprasing Archives. p. 8.
24. Para un anlisis sobre la evolucin personal de Schellenberg, sobre todo en lo relativo a los archivos privados y
las relaciones de los archivos con los bibliotecarios, vase la obra de Richard C. Berner Archival Theory and
Practice in the United States: A Historical Analysis (Seattle y Londres. 1983), pp. 47-64. y passim.
25. Los australianos han sido muy elocuentes al manifestarse en contra de la distincin que hace Schellenberg entre
archives y records, que consideran se opone al propsito comn que los une como documentos archivsticos
en cualquier momento de su vida en el continuum de los documentos. Vase por ejemplo, McKemmish y Upward,
Archival Documents, pp. 1, 22 y passim, o Glenda Acland, Managing the Record Rather Than the Relic, Archives
and Manuscripts 20 (mayo 1992), pp. 57-63. Para conocer cmo se interpreta y aplica en Australia el concepto del
continuum en lugar del planteamiento del ciclo vita, vanse varios de los autores (pero especialmente Frank Upward) que aparecen en McKemmish Piggot, Records Continuum.
26, Schellenberg, Management of Archives. pp. 162 y sigs. Una exposicin paralela y una fuente influyente de ideas
sobre este tema puede encontrarse en Oliver W. Holmes, Archival Arrangement Five Different Operations at
Five Different Levels. American Archivist 27 (enero 1964), pp. 21-41. y sobre todo en las pp. 25-27.
27. Cada vez ms crticos son partidarios de la eliminacin del record group y de volver a ceirse ms estrictamente
a la procedencia ms que de llegar a un compromiso prctico. El australiano Peter Scott, cuya obra es otra vez muy
popular en Norteamrica, fue quien expres las primeras objeciones. Vase Peter Scott, The Record group Concept: A Case for Abandonment. American Archivist 29 (octubre de 1966). p. 502. y passim; y una publicacin ms
reciente, de David A Searman y Richard H. Lytie, The Power of the Principle of Provenance. Archivana 21 (invierno
1985-86), p. 20: y Terry Cook The Concept of the Archival Fonds: Theory, Description and Provenance in the PostCustodial Era, en la obra editada por Terry Eastwood The Archival Fonds. From Theory to Practice (Ottawa, 1992).
sobre todo pp. 47-52.
28. Cita extraida de McCoy, National Archives, p, 180.
29. Barbara Craig, What are the Clients? Wno are the Products? The Future of Archival Public Services in Perspective. Archivana 31 (invierno 19-00-91), pp. 139-40.
30. Meyer H. Fishbein. A Viewpoint on Appraisal of National Records, American Archivist 33 (abril 1970), p. 175.
31. Maynard, J. Brichford. Archives and Manuscripts Appraisal & Accessioning (Chicago, 1977). p. 13.
32. F. Gerald Ham. The Archival Edge, en Daniels y Walsh, Modem Archives Reader. pp. 328-29.
33. Es precisamente por este motivo por el que he criticado en trminos severos el abordar los archivos en funcin de
su utilizacion, Terry Cook, Viewing the World Upside Dowin Reflections on the Theoretical Underpinnings of Archival; Public Programming2, Archivana 31 (invierno 1990-91). pp. 123-34: Easy to Byte. Harder to Chew The Second
93
Gua de
autoaprendizaje
Generation el Electronic Records Archives. Archivana 33 invierno 1991-92), pp. 210-11: y Wind Over Matter:
Towards a New Theory of Archival Appraisal-, en Craig, Archival Imagination. pp. 40-42. y passim. Sobre este
mismo tema, vase tambin Eric Ketelaar. Explotation of New Archival Materials , Archivum 35 (1989). pp. 189-99.
Estoy absolutamente de acuerdo con Ketelaar cuando dice que la valoracin, y la adquisicin de los archivos no
debe hacerse en funcin de la utilizacin; ahora bien, una vez que ha llegado archivo. Su descripcin, referencias
y difusin han de reflejar por supuesto las necesidades del usuario lo mejor posible.
34. Donde est mejor expuesto este planteamiento basado en el contenido, que mermaria considerablemente, si es
que no acaba negndolo, el valor de cualquier teoria archivistica, es en John Roberts Archival Theory: Much Ado
About Shelving, American Archivist 50 (invierno 1987), pp. 66-74; y Archival Theory: Myth or Banality, American
Archivist 53 (invierno 1990). p. 110-20. La principal defensora de este planteamiento basado en la utilizacin es
Elsie T. Freernan (ahora Finch), quien rechaza la teoria archivistica tradicional como meras normas de orden y
prctica (que a veces se llaman principios); vase su articulo The Eyes of the Beholder: Archives Administration
from the Users Point of View. American Archivist 47 (primavera 1984). pp. 112-13. 119.
35 Oddo Bucci hace la misma observacin en Evolution of Archival Science, p. 35 y sigs.
36 El primero en introducir la memorable frase de Abraham Lincoin en el contexto archivistico fue Eric Ketelaar, vase
su Archives of the People, By the People for the People. South African Archives Journal 34 (1992). pp. 5-16.
37 Hans Booms. Society and the Formation of a Documentary Heritage; Issues in the Appraisal of Archival Sources.
Archivana 24 (verano 1987), (original de 1972: traduccin de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer). p.
104. Para conocer el desarrollo de las opiniones de Booms sobre los documentos, que reflejan o expresan una
imagen de la sociedad, consltese la obra de su colega en el Bundesarchiv Siegfried Bttner, descrita en Terry
Cook Archival Appraisal of Records Containing Personal Information: A RAMP Study with Guidelines (Paris, 1991).
Pp. IV-V. 35-37: e inter alia, los comentarios que Hans Booms hace de las opiniones de Bttner en
berlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political Activity. Archivaria 33 (invierno 1991-92), pp.
28-29.
38 Ibid pp. 25-33 (las citas son de las pp. 31-33).
39. Vanse de Cook, Archival Appraisal of Records y Mind Over Matter.
40. Para conocer el planteamiento en s, consltense los siguientes informes de Terry Cook: An Appraisal Methodology: Guidelines for Performing An Archival Appraisal, (diciembre 1991). y Government-Wide Plan for the Disposition of Records 1991-1996 (octubre 1990)); ambos son informes internos del Archivo Nacional. Para conocer una
propuesta de perfeccionamiento de estas metodologas, aunque todava precisa de estrategias de implantacin
ms completas. Vase Richard Brown, Records Acquisition Strategy and Its Theoretical Foundation: The Case for
a Concep of Archival Hermeneutics, Archivana 33 (invierno 1991-92), pp. 34-56, asi como Macro-Appraisal Theory
and the Context of the Public Records Creator, del mismo autor, que se publicar prximamente.
41. T.K. Bikson y E. F. Frinking, Preserving the Present: Toward Viable Electronic Records (La Haya, 1993). pp. 33-34.
42. La formulacin original se encuentra en Helen Wila Samuels. Who Controls the Past, American Archivist 49
(primavera 1986). pp. 109-24. En un articulo publicado posteriormente se actualiza el tema y se incluyen referencias
adicionales: vase Richard J. Cox y Helen W. Samuels The Archivists First Responsibility: A Research Agenda to
Improve the ldentification and Retention of Records of Enduring Value**. American Archvist 51 (invierno-primavera
1988). pp. 28-42.
43 Para conocer las criticas, vase David Bearman, Archival Methods (Pittsburgh 1989). pp 13-15. y Terry Cook,
Documentation Strategy. Archivana 34 (verano 1992), pp. 161-91.
44. Helen Willa Samuels. Varsity Letters Documenting Modern Colleges and Universities (Metuchen, N J., y Londres.
1992). p. 15. y passim. Consltese asimismo su exposicin general de las estrategias para documentar y del
anlisis funcional institucional, en Helen W. Samuels. Improving our Disposition: Documentation Strategy, Archivana
33 (invierno 199192), pp. 125-40. Otro planteamiento complementario para la elaboracin de planes estratgicos
de valoracin figura en la obra de Joan D. Krizack. Documentation Planning for the U.S., Health Care Systems
(Baltimore. 1994)
45. El mejor anlisis es el de Wilfred I. Smith. Total Archives: The Canadian Expertence (publicado por primera vez
en 1986), en Nesmith. Canadian Archival Studies. pp. 133-50, En un articulo de Terry Cook puede verse un examen
que apoya, aunque tambin critica, este anlisis: Terry Cook. The Tyranny of the Medium, A Comment on Total
Archives Archivana 9 (invierno 1979-80). pp, 141-49.
46 Vase Ian E Wilson. Reflections on Archival Methods and Strategies, ponencia presentada ante la Society of
American Archivists. Indianapolis. 8 de septiembre de 1994 de prxima publicacin.
47 Hugh A Taylor. Transformation in the Archives: Technological Adjustment of Paradigm Shift. Archivana 21, (invierno
1987-88). pp. 15 18, 24- The Collective Memory: Archives and Libraries As Heritage. Archivana 1 (invierno 198283), p. 118, 122: Information Ecology and the Archives of the 1980s. Archivana 18 (verano 1984). p, 25: y Towards
the New Archivist the Integrated Professional; ponencia presentada en la conferencia anual de la Association of
Canadian Archivisist Windsor junio de 1988. manuscrito, pp. 7-8. Otras importantes afirmaciones se encuentran en
Hugh A. Taylor, The Media Record Archives in the Wake of McLuhan. Georgia Archive 6 (primavera 1978) pp. 1-10
y My Very Act and Deed. Some Reflections on the Role of the Textual Records in the Conduct of Affairs. American
Archivist 51 (otoo 1988). pp, 456-69. El anlisis ms completo del pensamiento de Taylor est en la obra de Tom
Nesmith. Hugh Taylors Contextual idea For Archives and the Foundation of Graduate Education in Archival Stud-
94
Archivo de Trmite
ies, en Craig. The Archival Imagination Essays in Honour of Hugh A. Taylor, pp, 13-37, La mayoria de los ensayos
en este festscnrft revelan inter alia las profundas repercusiones que las ideas de Taylor supusieron para toda una
generacin de archiveros.
48 Tom Nesmith Introduction: Archival Studies in English-Speaking Canada and the North American Rediscovery of
Provenance, en Nesmith, Canadian Archival Studies, pp. 1-28, en lo que se refiere al liderazgo de Taylor en este
redescubrimiento, vase la p. 4.
49 Ibid., p. 14. 18-19 y Tom Nesmith. Archives from the Bottom Up: Social History and Archival Scholarship, Archivaria
14 (verano 1982). Pp.5-26.
50. Terry Cook. From Information to KnowIedge: An Intellectual Paradigm for Archives Archivaria 19 (invierno 198485), pp. 46.49
51 Nesmith. Introduction. p 18 Su libro (Canadian Archival Studies) fue concebido para exponer la gran variedad
existente en este ejercicio de incursin y redescubrimiento de la procedencia, que se basa en el estudio y anlisis
de los documentos.
52 Para una exposicin general, vase Luciana Duranti. Diplomatics: New Uses for an Old Science, Archivaria 28
(verano 1989). pp. 7-27. el primero de una serie de seis artculos que aparecieron en los nmeros 28 al 33 de
Archivaria.
53 Bearman y Lytle. The Power of the Principle of Provenance. pp. 14-27 sobre todo la p. 14. donde se encuentran
la cita y la nota No. 1 donde se habla de las influencias canadienses.
54 El reexamen europeo de la procedencia se encuadra con frencuencia en el contexto del documento informtica o
en el de los voluminosos documentos de los grandes organismos. Para conocer ejemplos, consltense los siguientes
autores: Claes Granstrom, Will Archival Theory Be Sufficient in the Future?. pp. 159-67, y Bruno Delmas. Archival Science and Information Technologies. pp. 168-76. ambos aparecidos en la obra editada por Angelika MenneHaritz Information Handling in Offices and Archives (Munich. 1993). La misma afirmacin la hacen muchos de los
autores europeos que figuran en Bucci, ed. Archival Science on the Threshold: en Kerstin Abukhantusa y Jan
Sydbeck. The Principle of Provenance: Report from the First Stockholm Conference on Archival Theory and the
Principle o Provenance. 2-3 Septiembre 1993 (Suecia, 1994); y en Judith A. Koucky, ed. Second European Conference on Archives: Proceedings (Pars, 1989). Este mismo argumento fue muy bien expuesto en el XII Congreso
Intemacional de Archivos (Montreal. 1992) por Angelika Menne-Haritz, Archival. Education: Meeting the Needs of
Society in the Twenty-First CentuT, separata de la ponencia de la sesin plenaria, sobre todo las pp. 8-11.
55. La mejor exposicin del Sistema de Series Australiano (que incluye una notable reconceptualizacin y actualizacin
de las ideas de Scott) se encuentra en la obra de Pggot y McKemmish. The Records Continuum, sobre todo en los
ensayos de Sue McKerrimish y Chris Hurley. La exposicin del propio Scott se encuentra en Scott. The Record
group Concept, pp. 493-504: y su serie de cinco partes, con diversos coautores: Archives and Administrative
Change - Some Methods and Approaches, Archives and Manuscripts 7 (agosto 1978), pp. 115-27; 7 (abril 1979),
pp. 151-65; 7 (mayo 1980), pp. 41 -54; 8 (diciembre 1980), pp. 51-69 y 9 (septiembre 1981). pp. 3-17.
56 Vase Chris Hurley, What, if Anything, is a Function, Archives and Manuscripts 21 (noviembre 1993), pp. 208-20.
Y Ambient Functions Abandoned Children to Zoos, de prxima publicacin.
57 De hecho, el replanteamiento que se ha hecho en Nortearnrica de los paradigmas descriptivos para los archivos
en un marco post-custodia se debe explcitamente a la inspiracin de Scott: vase Max J. Evans, Authority
Control An Alternative to the Record group Concept, American Archivist 490 (verano 1986), pp. 251-53, 256, 259,
y passim: Bearman y Lytle, The Power of the Principle of Provenance, p. 20: y Cook, Concept of the Archival
Fonds, en Eastwood, Archival Fonds, pp. 52, 67-68. La gran influencia que Scott tuvo en su propio pas contribuye
a explicar por qu Australia est casi siempre a la cabeza del pensamiento post-custodia sobre todo en lo relativo
a la revitalizacin de la gestin de documentos y la prctica descriptiva. Para una visin general del pensamiento
post-custodia en general, con referencias a otras obras en la materia, vase Cook Electronic Records, Paper
Minds: The Revolution of Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era.
58. En lo que se refiere a stas, un gran nmero de estrategias y prcticas se han ido elaborando (o por lo menos han
sido recomendadas a los archiveros) para el tratamiento de los documentos informticos, si bien no hay espacio
para comentarlas en este ensayo, que est dedicado al discurso conceptual y no a las metodologias prcticas. La
mejor fuente de planteamientos estratgicos se encuentra en la obra editacia por Margaret Hedstrom Electronic
Records Management Program Strategies, (Pittsburgh 1993), en la que se describen estudios prcticos, con un
anlisis de los factores decisivos de xito y de fracaso de programas de documentos informticos a nivel internacional
(2), nacional (4), estatal (4) y universitario (1), con una evaluacin global y una extensa bibliografa comentada (59
pginas) recopilada por Richard Cox para que los lectores sigan adentrndose en el tema. Consltese asimismo a
David Bearman en Archival Strategies, ponencia debatida en la conferencia de la SAA de 1994, que se publicar
prximamente en American Archivist.
59 Una muestra de el!o se puede ver en las obras de David Bearman que figuran en estas Notas: diez de sus ensayos
se han recopilado en su obra Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organizations (Pirtsburgh, 1994); y un amplio abanico de los comentarios y anlisis de este autor pueden verse en todos los
nmeros de Archives and Museum Informatics, que l mismo edita, Margaret Hedstrom ha sido la otra voz americana
ms importante: consltese su manual pionero editado por la SAA Archives and Manuscripts: Machine-Readable
Records (Chicago, 1984), y publicaciones ms recientes de esta misma autora, Understanding Electronic Incun-
95
Gua de
autoaprendizaje
abula: A Framework for Research on Electronic Records, American Archivist 54 (verano 1991), pp. 334-54: Descriptive Practices for Electronic Records: Deciding What is Essential and lmagining What is Possible. Archivaria
36 (otoo 1993), 53-62: y con David Bearman, Reinventing Archives for Electronie Records: Alternative Service
Delivery Options, en Hedstrom. ed., Electronic Records Management, pp. 82-98. Otro pionero en el campo del
archivo informtico, anterior a Hedstrom, era tambin americano: Charles M. Dollar: consltese su Appraising
Machine-Readable Records, (publicado inicialmente en 1978), en Daniels y Walsh Modem Archives Reader. pp.
71-79; y. ms recientemente, Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Information Tecnnologies
on Archival Principles and Methods (Mascerata, Italia, 1992). Antes, el canadiense Harold Naugler haba dejado oir
su voz en The Archival Appaisal of Machine-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines (Paris. 1984)
60. Cook, Easy to Byte, Harder lo Chew. pp. 203-8.
61. Sue McKemmish ofrece una estimulante discusin sobre este tipo de perspectiva en Are Records Ever Actual?,
que aparece en McKemmish y Piggot, The Records Continuum, pp. 187-203.
62. ste es el provocador argumento de David Bearman y Margaret Hedstrom en Reinventing Archives for Electronic
Records, pp. 89-98, sobre todo la p. 97. Otro importante artculo de Searman sobre la reorientacin estratgica,
Las tcticas idneas para culturas organizativas diversas y la gestin de riesgos es Archival Data Management to
Achieve Organizational Accountability for Electronic Records, en McKemmish y Upward, Archival Documents, pp.
215-27: y su Archva Strategies, de prxima publicacin. Para conocer las tcticas que abordan directamente las
funciones tradicionales del archivero, vase Dollar Archival Theory and Information Techriologres, capitulo cuarto.
63. David Searman, Multisensory Data and lis Management, en Cynthia Durance, ed., Management of Recorded
Information: Converging Disciplnes (Munich, 1990), p. 111; y Archival Principles and the Electronic Office, en
Menne-Haritz, Information Handling, p. 193.
64. Para conocer la naturaleza intelectual y conceptual de la labor archivistica que se centra en las ideas en vez de
en los objetos, vase Terry Cook, Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivist. Archivara 23 (invierno
1986-87), pp. 123-25, y en los argumentos principales de su Mind Over Matter y Electronic Records, Paper
Minds.
TRADUCTORES
Mr. Daniel de OCAA LACAL (Spain)
Mr. Luis MARTINEZ GARCIA (Spain)
Mrs. Victoria ARIAS ROCA (Spain)
96
Archivo de Trmite
Tcnicas y tratamiento de documentacin administrativa.

Molina Montes, J. Leyva Palma, Vctor
97
Gua de
autoaprendizaje
98
Archivo de Trmite
TECNICAS DE ARCHIVO Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

Molina Montes, J.
Leyva Palma, Victoria
3.4. EL TRATAMIENTO TECNICO DE LA DOCUMENTACION

Los fondos de un archivo no podran ser tiles para el servicio que se pretende si no cuentan con
una organizacin y un control.
La organizacin es la operacin por la que se agrupan los documentos individuales en unidades
inteligibles y estas unidades entre s a fin de que queden relacionadas 110. El xito de todo archivo
depende de la correcta organzacin impuesta a los fondos mismo.
Para organizar un archivo es necesario que existan dos tipos de actividades: intelectuales y fsicas,
ambas se llevan a cabo en varias fases que se complementan entre s.
Dentro de las actividades intelectuales,el archivero tiene que analizar y estudiar cada una de las
series documentales ingresadas para proceder a su clasificacin, valoracin y descripcin, una
vez que han sido identificadas.
Las actividades fsicas se hallan en relacin con las de su acondicionamiento y colocacin en las
estanteras, as como la de su signaturdo (notacin), formando unidades de instalacin homogneas
en los depsitos 111.
A continuacin describiremos las diferentes acciones que se llevan a cabo en los archivos centrales
dentro de cada fase del tratamiento archivsico.
3.4.1. Recepcin
Es la primera accin que da comienzo al tratamiento de la documentacin. La recepcin de ingresos
consiste en controlar la descarga e instalacin provisional en las estanteras de los depsitos de
cada una de unidades recibidas. La forma de ingreso de la documentacin en los archivos centrales
es, por regla general, mediante las transferencias peridicas, procedentes de los archivos de
oficina que forman la estructura del organismo. Pero, aunque no es lo comn, pueden existir otras
formas de ingreso tales como las donaciones, adquisiciones o depsitos.
* Instalacin Provisional.
La documentacin ingresada se instala provisionalmente de acuerdo al nmero de orden de las
cajas, siempre a continuacin de la ltima transferencia, realizada, hasta que no se proceda a su
cotejo y comprobacin definitiva. Este sistema se utiliza siempre en los archivos de depsito con
el fin de aprovechar al mximo es espacio disponible, evitando as el dejar huecos libres para
cada procedencia diferente.
111 El impreso denominadoEstudio de Serie ha sido utilizado a partir de esa fecha tanto para las series documetales
de nuevo ingreso como para las transferidas al Archivo General de la Administracin
99
Gua de
autoaprendizaje
Por otra parte, es imprescindible que las cajas tengan las dimensiones que se indican en las
normas, puesto que de no ser as, se tendran que instalar en pasillos y descansillos, ocasionando
graves problemas para el correcto funcionamiento del archivo.
Para llevar un primer control de la ubicacin fsica y procedencia de las nuevas cajas ingresadas
en el depsito, se utilizan testigos (impresos) que se colocan en la primera caja de cada
transferencia donde se identifica: la fecha de ingreso, el nmero de registro de entrada, la
procedencia y el nmero totoal de cajas correspondientes a dicho ingreso.
* Registro General de Entrada:

Es el primer instrumento de control de los ingresos de documentacin en un archivo. Se elabora
a partir de la informacin contenida en las Relaciones de Entrega que acompaan a la transferencia.
En el momento de la recepcin se comprueba que no falta ninguna de las cajas que figuran
relacionadas y se procede a hacer su correspondiente asiento en el Libro de Registro General
de Entrada de documentacin con los siguientes campos de informacin: Fecha de Ingreso; N
de Reg Gral. (nmero correlativo); Organismo Remitente; Organismo Productor; Nombre de la
Serie/Series documentales ingresadas (puede ser una identificacin genrica); Fechas lmites;
Nmero total de unidades y forma de Ingreso. Se puede contemplar adems otra informacin:
Localizacin Topogrfica; Titularidad y Observaciones, tal y como establece el modelo propuesto
por la Direccin de los Archivos Estatales 112.
* Cotejo. Acondicionamiento. Ordenacin:

Una vez que la documentacin ya est registrada, el primer paso es COTEJAR o comprobar que
el contenido de las cajas ingresadas coincide realmente con el que viene reflejado en la relacin
de entrega, de no ser as se van corrigiendo los errores y rehaciendo la descripcin. Debe mejorarse
asimismo la identificacin de cada serie puesto que en algunas ocasiones puede ocurrir que no
estn descritas en hoja de portad aparte. Cuando, dentro de una transferencia, ingresa una misma
serie documental que ha sido instalada de forma no correlativa dentro de la numeracin de las
cajas, se puede proceder a agruparla de acuerdo al orden cronolgico para instalarla de forma
ordenada.
Paralelamente al cotejo se van ACONDICIONANDO fsicamente los expedientes en carpetillas
de papel o cartulina y se van eliminando todos los elementos plsticos que contienen. Siemprer
se respeta el orden interno que la oficina ha dado a los expedientes, slo se introducen
modificaciones cuando se detectan errores dentro del orden establecido.
* Instalacin y Signaturado:
La instalacin constituye la etapa final de la organizacin archivstica. A medida que se va cotejando
la documentacin se van formando las unidades de instalalcin adecuadas a su soporte o formato.
112 Dicho modelo figura como anexo dentro del Manual de Tratameinto de Archivos Administrativos de Mara Luisa
Conde dentro de las Normas Tcnicas no. 2.
100
Archivo de Trmite
La gran mayora de la documentacin ingresada corresponde a documentos en papel y textuales

que van instalados en las cajas de cartn normalizadas. Cada caja lleva un nmero de orden
correlativo que es la SIGNATURA del archivo central, dato mprescindble para su localizacin en
los depsitos. Las cajas signaturadas se colocan, una a continuacin de la otra, a medida qe se
van instalando de abajo a arriba y de izquierda a derecha.
Para el control fsico de las unidades de instalacin en los depsitos se debe numerar cada
cuerpo de estantera indicando asmismo las signaturas extremas que contiene.
Los ingresos que contienen documentacin especial (fotografas, vdeos, dibujos, mapas, planos,
discos de ordenador, cintas,etc.) se acondicionan en mobiliarios y unidades de conservacin
diferentes, llevan por lo tanto una signatura distinta al resto del fondo documental.
3.4.2. Identificacin de la Documentacin

De toda transferencia de documentacin se debe llevar a cabo un estudio pormenorizado de las
series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que las constituyen:
1") El elemento orgnico
2") El elemento funcional
El primero consiste en identificar al rgano productor de la documentacin, diferencindolo del
remitente cuando as procede, puesto que en muchas ocasiones no coinciden debido a que la
documentacin suele tener al menos 5 aos de antigedad.
El elemento funcional est representado por la actividad administrativa que tiene encomendada
ese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su cargo, que se plasma
materialmente en el tipo documental bsico, que compone la serie documental. En ambos casos,
la informacin se recoge a travs de la propia documentacin y de repertorios legislativos 113.
Se deben recopilar todas las disposiciones oficiales relacionadas con la evolucin orgnica del
sujeto productor (fecha de creacin, competencias, supresin, etc.) y las normas oficiales referentes
al procedimiento administrativo que regulan la existencia del trmite de la serie documental.
La informacin obtenida acerca de la estructura, competencias y evolucin de cada rgano
productor debe quedar recogida en un Fichero de Organismos, que puede ser manual o
informtico. Este fichero recoger toda la legislacin sobre cada rgano productor y es conveniente
que est organizado de acuerdo a la estructura jerrquica de la institucin. Si el diseo del fichero
se ha realizado informticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificacin orgnicofuncional, con cdigos numricos para cada Seccin y Subseccin de Fondo, se pueden crear
directorios para cada cdigo de clasificacin y hacer colgar de ellos los ficheros legislativos
correspondientes a cada rgano productor.
Los datos que deben ser recogidos en el fichero de organismos son:
113 Para ello es necesario que el archivo cuente con una biblioteca auxiliar donde existan adems de monografas
relativas a la historia de la institucin, colecciones legislativas generales: Boletn Oficial del Estado, Aranzadi,
Alcubilla, enciclopedia Jurdica Seix, etc.
101
Gua de
autoaprendizaje
DATOS DEL FICHERO DE ORGANISMOS

* Nombre del Organo Productor
* Fecha de Creacin
* Fecha de Supresin
* Rango, nmero, fecha y descripcin de todas las disposiciones que han
regulado y modificado su estructura y competencias
* Nombre de los organismos que le han precedido con las mismas
competencias
* Nombre de los organismos sucesores (herederos) de sus competencias
* Tipos documentales producidos
* Cdigos de Clasificacin
Como instrumento de informacin paralelo a la confeccin de este fichero es muy til, para el
archivo y para los usuarios del mismo, que se vayan recopilando todas las fotocopias de las
disposiciones oficiales que se han ido obteniendo, creando Repertorios (Dossieres) Legislativos
de los Organos Productores.
La finalidad de estos repertorios es agrupar toda la informacin relacionada con las mismas
competencias que a lo largo del tiempo han ido teniendo determinados rganos productores. Por
ello, a diferencia del fichero, es recomendable que estn organizados de acuerdo a criterios ms
bien funcionales que puramente orgnicos, puesto que recogen la evolucin de rganos y unidades
anteriores y posteriores con las mismas competencias. Para manejarlos con ms facilidad es
conveniente que se vayan encuadernando y que consten de portadas e ndices 114.
Con los datos obtenidos a travs de ambos instrumentos se pueden ir elaborando los diferentes
organigramas que la institucin ha ido teniendo a lo largo del tiempo, creando el Repertorio de
Organigramas.
En cuanto a la informacin sobre la identificacin de cada tipo documental: normas de procedimiento
administrativo que regulan la existencia del trmite concrecto de cada tipo, documentos que lo
componen, tipo de ordenacin, etc. Debe quedar recogida en un Fichero de Tipos Documentales
con los siguientes campos de informacin:
114 Se destaca, en este caso, la existencia de este tipo de repertorios legislativos en el Archivo Central del Ministerio
de Educacin y Ciencia.
102
Archivo de Trmite
DATOS DEL FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES 115:

* Nombre del Tipo Documental / Serie Documental
* Cdigo de Clasificacin
* Funcin
* Fechas Extremas
* Signaturas
* Organismo Productor
* Legislacin. (Se enumeran las normas de procedimiento que regulan el trmite)
* Documentos Bsicos. (Se deben enunciar, de acuerdo al procedimiento,
todos los documentos que inician, instruyen y resuelven)
* Ordenacin de la Serie. (Tipo de ordenacin que llevan los expedientes)
* Instrumentos de Descripcin. (Se enumeran aquellos otros instrumentos que
existen en el archivo adems de las relaciones de entrega, tanto los elaborados
por el propio archivo como los enviados por las oficinas)
* Series Complementarias. (Se enumeran aquellas series que complementan
la informacin de la que se est identificando)
* Otros Tipos Documentales donde se recogen datos anlogos
* Antecedentes de la Serie
* Continuacin de la Serie
* Caracteres Externos. (Tipo de formato, tipo de soporte, y estado de
conservacin)
* Accesibilidad a su contenido Informativo. (Si es libre o restringido)
* Valoracin. (Propuestas de eliminacin o conservacin tras analizar valores
primarios y secundarios)
Como se puede observar este fichero recoge una informacin exhautiva sobre la identificacin de
cada tipo documental. Todos estos elementos, junto con los contemplados en el fichero de
organismos, sern el punto de partida para poder valorar, en una etapa posterior, cada serie
documental. Por todo lo expuesto, el ltimo campo de informacin contempla los datos sobre la
valoracin, aunque se puede prescindir de ellos en este modelo de ficha de identificacin crear
otro modelo de ficha para los datos de valoracin, de los cuales se hablar ms adelante.
En cuanto a la forma de estructura el fichero, es recomendable que est organizado como el de
organismos, es decir, de acuerdo a la esructura de los rganos productores. Si el diseo del
fichero se ha realizado informticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificacin orgnico
funcional con cdigos numricos para cada Seccin y Subseccin de Fondo, se pueden crear
115 Es muy importante que el fichero de tipos documentales recoja la mayor informacin posible para la enumeracin
de los campos nos hemos basado en la informacin recogida a travs de los siguientes impresos: A) Impreso de
estudio de series diseado y utilizado para identificacin y valoracin de series por el Archivo Central del Ministerio
de Educacin y Ciencia, y B) Ficha de tipos documentales diseada por los Grupos de Valoracin de la Direccin
de Archivos Estatales.
103
Gua de
autoaprendizaje
directorios para cada cdigo de clasificacin y hacer colgar de ellos los ficheros de los tipos
documentales correspondientes a cada rgano productor.
Como instrumento de informacin paralelo, se pueden reunir todas las fotocopias de las
disposiciones oficiales que se han ido obteniendo sobre el procedimiento administrativo de cada
serie, creando Repertorios de (Dossieres) Legislativos de Series Documentales.
Dentro de la identificacin de series es muy importante establecer una normalizacin para su
correcta denominacin, de manera que todos los fragmentos cronolgicos de la misma serie
documental reciban idntica denominacin con el fin de no dispersar la informacin. Es conveniente
para ello trabajar en la elaboracin de un vocabulario controlado.
La funcin que tienen todos ficheros y repertorios que se han enumerado hasta el momento es la
de reunir informacin sobre los elementos orgnicos y funcionales de las series documentales,
pero, para llevar un CONTROL de los ingresos y salidas definitivas de stas, es necesario la
existencia del Registro o Repertorio de Series cuya finalidad es conocer: cundo han ingresado
los diferentes fragmentos cronolgicos de cada serie, qu signaturas ocupan en los depsitos,
cual es su nmero de unidades, cundo se han transferido al archivo intermedio, etc.
3.4.3 La Clasificacin
En realidad, la organizacin de un archivo nos viene dada e impuesta por la propia administracin
del organismo que la produce. Los archivos centrales estn formados por las transferencias
peridicas de cada una de las unidades administrativas que a lo largo de su historia han formado
parte de la estructura de la institucin. Para dar coherencia y estructurar de forma organizada
todo ese gran volmen documental, de cara a poder recuperar su informacin y con ellos prestar
el servicio que tienen encomendado, es necesario establecer una clasificacin, en donde queden
reflejados cada uno de los grandes grupos y subgrupos documentales que tiene el organismo
* El Principio de Procedencia y las Agrupaciones Documentales.

Para toda organizacin de archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentacin,
se parte de un principio bsico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo.
Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales procedentes de diferentes
instituciones respetando, asmismo, la estructura interna de cada fondo.
Concepto de Fondo: El fondo corresponde al primer nivel de agrupacin documental, es el conjunto
de documentos procedentes de una misma Institucin.
Concepto de Seccin: es el segundo nivel de agrupacin documental. Las Secciones de un archivo
son las divisiones que se pueden establecer a partir del fondo. En este segundo nivel de Seccin
pueden existir otras subdivisiones, dependiendo de las caractersticas del fondo documental.
104
Archivo de Trmite
* Elaboracin del Cuadro de Clasificacin.

El cuadro de clasificacin de fondos de un archivo es el punto de partida para poder organizar,
valorar y describir la documentacin. El Diccionario de Terminologa Archivstica lo define de la
siguiente forma: El cuadro de clasificacin es un instrumento de consulta que refleja la organizacin
del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.
Para su elaboracin es necesario conocer la estructura y competencias de la institucin a clasificar,
ya que sin esta informacin no se debe proceder jams a clasificar ningn fondo de archivo.
El cuadro refleja todas las agrupaciones documentales establecidas de acuerdo a la estructura y
funciones del organismo de forma jerrquica, es decir, aparecen los rganos jerrquicamente
superiores en primer lugar y a continuacin aquellos que dependen de l, la informacin va de lo
general a lo particular y en l quedan identificadas los nombres de las series documentales includas
dentro de cada agrupacin. En los distintos niveles de clasificacin quedan contempladas las
siguientes agrupaciones:
NIVELES DE CLASIFICACION
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Primer Nivel 116
Seccin de Fondo
(primera /divisin de un fondo)
Segundo Nivel
Subseccin de un Fondo
(primera /divisin de una
seccin de Fondo)
Tercer Nivel
(segunda divisin de una

Seccin de Fondo)
Cuarto Nivel
(Tercera divisin de una

Seccin de fondo)
Quinto Nivel
Identificacin de la serie
Documental
En el caso de los archivos centrales la clasificacin resulta un proceso bastante complejo y laborioso,
porque su fondo est formado por documentacin de carcter administrativo y la estructura y
competencia de los distintos rganos productores suelen estar sujetas a mltiples cambios a lo
largo de su existencia, motivados por las variaciones, supresiones o aumentos de competencias
de cada uno de ellos.
Todas esta variaciones las debe contemplar el cuadro y para ello es necesario ir modificando su
estructura a travs de la creacin de secciones de fondo nuevas, ampliacin de las existentes o
116 A partir del primer nivel de Seccin de fondo se pueden establecer tantas divisiones como sean necesarias de
acuerdo a la estructura y funciones del organismo. En el esquema slo se han reflejado las divisiones de segundo,
tercero y cuarto nivel, llegando en el quinto nivel a identicar la serie documental.
105
Gua de
autoaprendizaje
cierre de las suprimidas. A continuacin se ofrecen una serie derecomendaciones para el

establecimiento del cuadro de clasificacin.
A) El cuadro debe tener una estructura flexible y cmodo que nos permita introducir todas las
variaciones o ampliaciones necesarias. Es muy importante que el sistema de codificacin numrico
o alfabtico utilizado para identificar los grandes grupos o subgrupos se haya establecido tras un
estudio exhaustivo de las carctersticas del fondo 117.
B) Para que la estructura del cuadro no sea demasiado rgida es necesario que se tengan en cuenta
criterios no estrictamente orgnicos sino ORGANICO-FUNCIONALES. En este sentido, es
recomendable que los criterios orgnicos sean aplicados en los primeros niveles de clasificacin
(Secciones de Fondo ... ), utilizando criterios ms funcionales para el resto. No obstante, todo depende
del tipo de fondo que se pretenda clasificar y de las pecuaridades que tenga, puesto que si interesa
agrupar, funcionalmente, la documentacin de procedencias de mbito superior, representadas por
las Secciones de Fondo, tambin se puede aplicar el criterio funcional, con el fin de agrupar y unificar
la documentacin de procedencias que responden a una misma competencia y funcin.
C) En cuanto a la estructura global del cuadro, es conveniente que, primero figuren los rganos
que responden a funciones generales y a continuacin, los de funciones especficas118.
3.4.4. La ordenacin
El paso siguiente a la clasificacin dentro de la organizacin de la documentacin es la ordenacin,
que supone la Operacin archivstica..., que consiste en establecer secuencias dentro de las
categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales cronolgicas y/o alfabticas119.
La ordenacin de las series documentales, en el caso de los archivos centrales, vierte establecida ya
desde los archivos de oficina, puesto que son stos quienes de acuerdo a su gestin diaria dan un
orden natural a los expedientes generados, orden que no debe romperse nunca en el archivo receptor.
Ya que los tipos de ordenacin ya han sido tratados en el captulo dedicado a los archivos de gestin,
remitimos al lector al apartado 8 de dicho captulo donde se aclara todo el contenido del tema.
3.4.5. Valoracn 12O
La valoracin es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso, y conservacin o eliminacin total o parcial 121.
La eliminacin o expurgo de la documentacin es parte de un proceso general de la produccin
documental (no todo lo producido puede ser conservado). Con la seleccin se pretende satisfacer
las necesidades de las propias instituciones productoras de documentos y al mismo tiempo
favorecer a la historia y a la investigacin en general.
117 ROBERGE, Michel: La gesti dels documents administratus. Barcelona: Diptaci de Barcelona; Associaci
DArchivers de Catalunya, 1992, pp. 85-95.
118 En el caso de los Archivos Centrales de la Administracin Central, las Secciones de Fondo estn respresentadas
en su gran mayora por unidades orgnicas con rango de Direccin General, la estructura interna o divisiones de
cada Seccin de Fondo corresponden a unidades jerrquicarnente inferiores: Subdirecciones Generales, Servicios
o Secciones.
119 Diccionario de Terminologa Archivstica: op.cit. p. 27.
120 En este apartado slo se analizan los aspectos de la valoracin de cara a la conservacin o eliminacin
documentacin, los criterios bsicos sobre la reserva o accesibidad de cada serie se trataran en el apartado de los
servicios del archivo.
121 Diccionario de Terminologa Archivstica. Op.cit., p. 41.
106
Archivo de Trmite
La seleccin de la documentacin se debe ver como un proceso constructivo y nunca destructivo.

No obstante suelen existir tres puntos de vista diferentes: el del historiador, el del archivero y el
del administrador 122. El historiador opinara que sera conveniente conservarlo todo para la
investigacin, pero aceptara que la seleccin facilitaria el acceso a la informacin ms relevante.
Los profesionales de los archivos, como en el caso de Shellemberg opinan que es preferible
guardar menos para conservar mejor y ms barato. Lo que es un hecho absolutamente aceptado
es la necesidad de seleccionar la documentacin siempre con criterios rigurosos y no de forma
indiscriminada.
El archivo central, como archivo intermedio y de depsito en su primera fase, debe asumir la
PRIMERA VALORACION de las series documentales ingresadas, analizando sus valores primarios
y secundarios. Desde luego, en esta primera valoracin que hacen los archivos centrales, su
labor se centra ms en el anlisis de los valores primarios que en el de los secundarios, ya que
este cometido recae sobre todo en los archivos intermedios, cuya funcin principal es la seleccin
definitiva de la documentacin.
Para el anlisis de los valores primarios le es imprescindible contar con la informacin suministrada
por los productores de los documentos quienes conocen verdaderamente cules son los plazos
de vigencia administrativa, su valor legal o probatorio, y el inters informativo que tienen.
El conocimiento del perodo de vigencia administrativa de los documentos se puede obtener a
travs de varios factores:
* Conociendo la frecuencia de consulta que tienen stos por parte de las oficinas productoras.
* Conociendo los plazos que estn establecidos por norma oficial.
De acuerdo a su vigencia la documentacin puede estar activa, semiactiva o inactiva. Conociendo
la vigencia se pueden establecer los plazos de permanencia de cada serie en el archivo de oficina
y en el central.
- Para analizar los valores secundarios debe tener en cuenta el valor informativo y testimonial
de los documentos y le es de gran ayuda la informacin aportada por los investigadores. El
archivero con la informacin obtenida puede suponer el desarrollo de un posible valor secundario
para la investigacin histrica.
* Elementos a tener en cuenta para la valoracin de series documentales

Para establecer propuestas de valoracin se deben estudiar los siguientes aspectos de cada
serie documental:
1) Si los expedientes que la componen corresponden a documentos activos, semiactivos, o
inactivos, desde el punto de vista de su vigencia administrativa, informacin que se obtendr
conociendo si la frecuencia consulta por parte de la oficina es media, escasa o nula.
2) Si se trata de una serie que responde a funciones generales o especficas del organismo. El
contenido informativo de las series con funciones generales puede estar recogido en otro
organismo, por ello son ms susceptibles de expurgo que las de funciones especficas.
3) Si se trata de ejemplares principales o secundarios. El primero es aqul que conserva la
unidad de origen del expediente, mientras que el segundo es acumulado por una oficina diferente
122 ROJAS ROSALES. Armando: Opiniones recientes en torno a la valoracin y seleccin documental en Mxico.
En: Reunin del Sistema Nacional de Archivos (11., 1987, Taxco). Memoria de la 11. Reunin del Sistema Nacional
de Archivos, Mxico, D.F.: Archivo General de la Nacin, 1988, pp. 179-184.
107
Gua de
autoaprendizaje
a la productora consecuencia de las relaciones que entre ellas se establecen, no siendo el producto
de las funciones especficas que tiene encomendadas. Segn Couture y Rousseau el ejemplar
secundario es un documento idntico al ejemplar principal, utilizado a manera de instrumento de
trabajo, de informacin o distribucin 123.
Slo los ejemplares principales deben ser objeto de una valoracin completa, en donde se estudien
los valores primarios administrativos legales y financieros y los secundarios e histricos, mientras
que los ejemplares secundarios slo son objeto de una valoracn puramente administrativa.
4) La tradicin documental, es decir la forma en que se han transmitido los documentos: originales,
copias, duplicados, fotocopias, ... etc.
Una vez que se han estudiado estos elementos de cada serie documental se puede proceder a
establecer las propuestas de valoracin siguientes:
A) CONSERVACION TOTAL. Cuando se trata de documentacin con valor evidencial, testimonial
e informtivo representada por ejemplares primarios. Destacamos los siguientes ejemplos 124.
*
Documentos que permiten conocer los orgenes del organismo, su organizacin, evolucin y
actividades.
Los que permiten conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos del organismo.
Los que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institucin o lugar,
sobre tendencias de la historia poltica o econmica, sobre ciencias y tcnicas.
Los que contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros, u
otros de los individuos y de la institucin.
Los que responden a las necesidades del anlisis estadstico y de historia cuantitativa, etc.
B) ELIMINACIN PARCIAL. Cuando se trata de series documentales homogneas y voluminosas,

que an siendo ejemplares primarios son susceptibles de expurgo, pero no en su totalidad,
conservando una muestra de las mismas. Con la eliminacin parcial se utiliza la tcnica del
muestreo, dentro de la cual se pueden utilizar varios mtodos para obtener la muestra deseada:
-Mtodo del ejemplar
-Mtodo Selectivo o Cuantitativo
-Mtodo Sistemtico
(Cronolgico, Geogrfico, Alfabtico, Numrico)
-Mtodo Aleatorio (al azar)
C) ELIMINACION TOTAL. Cuando son series formadas por ejemplares secundarios sin valor
histrico, y cuya informacin est recogida en otros organismos. El Departamento de Cultura de
la Generacin de Catalunya dentro de los criterios de eliminacin establece que son susceptibles
de ser eliminados:
* Los documentos cuyos datos se recogen en publicaciones.
* Documentos en fase de deterioro muy avanzada.
* Las series que presentan vacos informativos que imposibilitan su comprensin.
123 COUTURE, Carol y Jean-Ives Rousseau: Los Archivos del Siglo XX. Mxico: Archivo General de la Nacin, 1988,
p. 363.
124 Se toman como base la Orden de 15 de octubre de 1992 del Departamento de Cultura de la Generalitat de
Catalunya donde se aprueban los criterios generales de evaluacin y seleccin de documentacin y el modelo de
propuesta correspondiente.
108
Archivo de Trmite
LECTURAS
complementarias
109
Gua de
autoaprendizaje
110
Archivo de Trmite
Lineamientos para la concentracin de acervos

documentales de trmite concluido de las dependencias
del Gobierno del Estado de Mxico.
111
Gua de
autoaprendizaje
112
Archivo de Trmite
GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO

SECRETARIA DE ADMINISTRACION
DIRECCION DE ORGANIZACION Y DOCUMENTACION
SUBDIRECCION DE DOCUMENTACION
LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DE
TRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE
MEXICO
ARCHIVO GENERAL DEL PODER
EJECUTIVO DEL ESTADO DE MEXICO
I.
JUSTIFICACION
Dentro del marco de la administracin de documentos, se prevee que la documentacin debe de

servir de apoyo a la planeacin y realizacin de acciones de los servidores pblicos del Gobierno
del Estado. Para esto, es indispensable contar con los instrumentos normativos necesarios que
permitan homogeneizar las actividades de integracin, organizacin y funcionamiento de los
archivos.
Tomando en cuenta esto, el Archivo General del Poder Ejecutivo en consideracin a que una de
sus funciones primordiales es la de recibir y conservar la documentacin generada por las unidades
administrativas del gobierno estatal que ha concluido su trmite, ha considerado pertinente emitir
estos lineamientos a fin de lograr el descongestionamiento de los archivos.
Los lineamientos estn encaminados a regular la actividad de concentracin en la forma y
condiciones necesarias, que debern ser observadas por todas las unidades administrativas del
gobierno estatal, resolver la problemtica que comnmente se presenta al momento de realizarse
la concentracin, as como la otorgacin eficiente del servicio de prstamo del acervo que se
concentra.
II.
OBJETIVO
Proporcionar a las unidades administrativas del Poder Ejecutivo los elementos necesarios que
permitan lograr una eficiente concentracin de los archivos de trmite concluido.
III.
LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DE
TRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO.
1.- Antes de realizar la concentracin de la documentacin, las dependencias debern solicitar al
Archivo General del Poder Ejecutivo una supervisin previa al envo, con el objeto de corregir
las fallas que detecten en los inventarios. En caso de que eso suceda debern de observarse
las indicaciones que al respecto establezca el personal del Archivo General del Poder Ejecutivo.
113
Gua de
autoaprendizaje
2.- Al momento de que se otorgue la asesora tcnica para concentracin de los acervos de
trmite concluido, las observaciones que se realicen por parte del personal del Archivo General del Poder Ejecutivo debern quedar asentadas en el acta de asesora para evitar
incidentes u omisiones en el momento de la recepcin. De esta acta deber de conservar una
copia la Unidad-Administrativa asesorada, debidamente firmada y sellada por el asesor el
responsable del archivo de que se trate.
3.- Las Unidades Administrativas que concentren y que con anterioridad se les detectaron
anomalas que no fueron corregidas en su oportunidad, no se les recibir su documentacin,
ni se les facilitarn expedientes en prstamo.
4.- Los sectores que cuenten con unidades administrativas fuera de la Ciudad de Toluca, debern
hacer del conocimiento de estas que en caso de no observar los presentes lineamientos no
se les recibir su documentacin.
5.- La concentracin de la documentacin deber ser realizada por la unidad administrativa que
la gener y por el responsable del archivo de la misma, en el lugar, fecha y hora indicada por
el Archivo General del Poder Ejecutivo.
6.- Todas las unidades administrativas tendrn que respetar la fecha y hora de concentracin de
expedientes que se les indique, y de no ser as, debern solicitar otra fecha y hora para
realizarla.
7.- La documentacin que se entregue deber estar debidamente expedientada e inventariada,
anexndole dos ejemplares del inventario y oficio de remisin correspondiente, indicando en
este ultimo la cantidad de cajas y expedientes a concentrar y los aos que comprende la
documentacin.
8.- El tipo de formato de inventario a utilizar en la entrega de documentacin sera acorde a la
naturaleza y contenido de la misma (De concentracin, de material bibliogrfico y hemerogrfico
y de documentos no convencionales).
9.- Los archivos que utilicen mtodos de clasificacin indirectos, remitirn sus expedientes
anexndoles las tarjetas correspondientes, a fin de integrar los catlogos en el Archivo General del Poder Ejecutivo.
10.-La dependencia remitente deber determinar el tipo de documentacin que se concentrar y
el tiempo que deber conservarse en el Archivo General del Poder Ejecutivo, antes de ser
susceptibles de pasar al estudio de la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos.
11.- El Archivo General del Poder Ejecutivo, recibir formatos en blanco siempre y cuando ya no
sean de utilidad para las unidades administrativas que los generaron, y se acompaen de un
escrito donde se otorgue autorizacin para su eliminacin.
12.-Al integrar un expediente para su concentracin, las unidades administrativas debern identificar
los legajos correspondientes, a fin de evitar duplicaciones u omisiones.
13.-Las dependencias al concentrar su documentacin debern de contar con vehculos para su
traslado, as como con personal para la entrega fsica de sta.
14.-El personal del Archivo General del Poder Ejecutivo cuando sea posible recibir la
documentacin expediente por expediente, de acuerdo al inventario que se presente; en caso
114
Archivo de Trmite
contrario se recibir por muestreo, anotando en los dos ejemplares del inventario la siguiente
leyenda:
La documentacin recibida se verific unicamente por muestreo y posteriormente se le indicar
a quien corresponda la revisin exhaustiva de esta, a fin de que su custodia sea responsabilidad
total del Archivo Gineral del Poder Ejecutivo.
15.-El oficio de remisin y los inventarios debern venir debidamente requisitados para poder
proceder a firmar y sellar de recibido por la persona que realice dicha actividad y por el titular
del Archivo General del Poder Ejecutivo.
16.-No se firmar ni sellar el inventario y oficio de recibido, cuando se detecte alguna anomala
y slo se har hasta que la documentacin sea recibida a satisfaccin plena del Archivo
General del Poder Ejecutivo.
17.- A las unidades administrativas que hayan concentrado su documentacin, despus de haber
transcurrido un tiempo prudente se les solicitar que se presenten en el Archivo General del
Poder Ejecutivo con la copia del inventario en donde se les firm de recibido, con el propsito
de actualizarlo de acuerdo al orden que se le di a la documentacin dentro del acervo del
Archivo.
18.-Las Unidades Administrativas que concentren sus archivos de trmite, debern de foliar cada
uno de los documentos que integran sus expedientes y eliminar sus documentos duplicados,
requisitos sin los cuales no se les recibir su documentacin.
19.-Para las Unidades Administrativas que tienen acervo documental para concentrar pero que
han solicitado el prstamo de expedientes al Archivo General del Poder Ejecutivo, es requisito
indispensable que estn al corriente en cuanto a su devolucin; ello para evitar que expedientes
que ya han sido registrados en inventarios anteriores y que por motivos de prstamo se
encuentran en poder de la dependencia, vuelvan a ser incluidos en otro inventario afectndose
el control de vales que para tal efecto se realiza.
20.-Los documentos que integran los expedientes remitidos, debern de estar debidamente
asegurados en sus carpetas. No se recibirn por parte del Archivo General documentos sueltos
o expedientes que no tengan sus documentos asegurados, asimismo se deber entregar la
documentacin en las cajas archivadoras C.A. 01 o en cajas de archivo.
21.-Los expedientes que se remitan al Archivo General debern de tener un grosor mximo de 2
centmetros. Aquellos que rebasen este lmite, debern de dividirse en legajos, pudindose
formar los que sean necesarios, observando el mismo ttulo o clave del expediente y
sealndose los nmeros de legajos.
22.-La documentacin ser remitida exclusivamente expedientada en carpetas, no admitindose
otro tipo de cubierta. En caso de que algunos documentos hayan sido glosados en el Archivo
de Trmite en carpetas Lefort (o equivalentes), debern de expedientarse en carpetas
ordinarias antes de ser enviados al Archivo General.
115
Gua de
autoaprendizaje
116
Archivo de Trmite
Curso de capacitacin para archivistas municipales 1988.
117
Gua de
autoaprendizaje
118
Archivo de Trmite
CURSO DE CAPACITACION PARA ARCHIVISTAS MUNICIPALES 1988

Gobierno del Estado de Mxico
Secretara de Administracin
Secretara de Educacin, Cultura y Bienestar Social
Direccin de Organizacin y Documentacin
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
INSTITUTO MEXIQUENSE DE CULTURA
Prlogo
Las acciones para el mejoramiento de ta Administracin Pblica Mexicana, hoy en da, se deben
desarrollar con base en los esfuerzos unificados, que permitan el mejor aprovechamiento de los
recursos.
Esta publicacin es una muestra de lo que se puede hacer, cuando los gobiernos federal, estatales
y municipales orientan sus acciones hacia metas y objetivos comunes. Reafirma que el Sistema
Nacional de Archivos es una realidad actuante, dinmica y til.
El Archivo General de la Nacin, apoyando tcnicamente a los estados y municipios, a travs del
Programa de Archivos Municipales, ha diseado el presente curso de capacitacin para archivistas
municipales como una alternativa terica ms, que reciben los documentalistas de los sistemas;
municipales para enriquecer sus conocimientos y de esta forma permitirles trabajar con mejores
tcnicas.
A su vez, el Sistema Estatal de Documentacin, al instrumentar los cursos de capacitacin en los
que este trabajo proporciona importante apoyo, realiza la tarea necesaria para el fortalecimiento
de las administraciones pblicas municipales, ya que los cursos se inscriben en un completo
programa de administracin de documentos, cuya meta es que adems de considerar la
trascendente actividad de proteccin y organizacin del patrimonio histrico municipal, se racionalice
la produccin, uso y destruccin de los documentos oficiales con el fin de incidir en la modernizacin
de la gestin pblica.
Secretara de
Instituto Mexiquense
Administracin
de Cultura
119
Gua de
autoaprendizaje
PRESENTACION
La atencin, cuidados y recursos que los archivos municipales de Mxico han recibido en los
ltimos doce aos representan esfuerzos de la administracin pblica nacional que es necesario
reconocer y capitalizar para lograr su transformacin en un beneficio social permanente.
Los trabajos que en esos archivos se han realizado, gracias a la colaboracin entre los gobiernos
federal, estatales y municipales, garantizan la supervivencia de enormes cantidades de papeles
de importancia histrica y el orden de la documentacin de pocas recientes para uso y
aprovechamiento de las propias administraciones municipales. Todas las acciones emprendidas
en este filn de lmites insospechados se han desarrollado en el ambiente efervescente del Sistema
Nacional de Archivos, cuyos avances en una amplia gama de actividades no sera vano subrayar.
El programa nacional de archivos municipales promovido por el Archivo General de la Nacin coordinador del Sistema Nacional- y acogido por las instancias estatales y municipales, se inici
en 1977. En ese momento, la casi totalidad de esos 2,378 acervos documentales se hallaba
abandonada a su propia suerte, al punto de que sorprende que se hayan conservado los volmenes
tan elevados de documentacin de que ahora tenemos noticia cierta. El programa se ha desplegado
por etapas. Las dos iniciales, y hasta hoy las ms importantes, fueron la del registro nacional de
esos archivos y la de su rescate y organizacin. La primera permiti vislumbrar Con bastante
rapidez sus caractersticas ms generales, y establecer sobre ellos los diagnsticos pioneros; y la
segunda posibilit un conocimiento ms detallado y profundo de su contenido documental gracias
a la clasificacin y difusin de que han sido objeto desde entonces.
Doce aos despus de haberse iniciado esta empresa administrativo-cultural, la fisonoma de los
archivos niunicipales se ha modificado sustancialmente. Para empezar, del total de bodegas viejas
llenas de documentos amontonados sin higiene, orden ni concierto se ha eliminado
aproximadamente el 40% y se ha sustituido por locales dignos, contenedores de documentacin
limpia, ordenada e inventariada. Adems, segn el decir de algunas autoridades municipales, la
atencin al pblico ha mejorado gracias a la posibilidad de un ms gil manejo documental.
Tambin algunos historiadores han expresado su beneplcito al contar con grupos de estos archivos
aptos ya para una consulta profesional. Por ltimo, y esto habr que aquilatarlo en su justo valor,
un elevado nmero de administradores pblicos de gobiernos y municipales conoce el programa,
lo apoya, y, no pocas veces, lo solicita.
Al lado de las acciones antes mencionadas se ha insistido en otras, cuyos resultados sin embargo
han sido ms modestos. Claro que existen marcadas diferencias regionales en los avances
concretos, pero de todas maneras esta generalizacin no nos parece del todo improcedente. Nos
referimos por ejemplo a la reglamentacin sobre el manejo y uso de los archivos, al mejoramiento
de los locales que los albergan, a la creacin de puestos especficos y bien remunerados para sus
responsables, a la capacitacin permanente y adecuada de su personal. Habr que insistir en
todo, ya que la falta de un impulso ms decidido hacia estos rubros y otros ms ha ocasionado
que muchas veces los trabajos que se realizan carezcan de continuidad, y corran el riesgo de
entrar en procesos de retroceso.
Convencidos de que el programa de archivos municipales seguir avanzando con el realismo y la
seguridad que permite la experiencia en los 31 estados de la Repblica, deseamos colaborar con
lo que nos parece debe establecerse corno uno de los siguientes pasos en la tarea de su
consolidacin: nos referimos a la capacitacin profesional de los archivistas de los ayuntamien-
120
Archivo de Trmite
tos.
Por eso, en la Direccin de Desarrollo de los Sistemas Estatales de Archivos del Archivo General
de la Nacin hemos preparado este Curso de Capacitacin para Archivistas Municipales. La obra
se compone de dos tomos el primero se desarrolla el curso mismo. En el segundo se ofrece una
seleccin de textos de archivonoma que apoya y enriquece los temas expuestos en el primero.
Para su preparacin se analiz la situacin general de los archivos de los ayuntamientos, en
cuanto a organizacin, funcionamiento y uso, y el resultado de ese anlisis defini su estructura y
la forma de abordar los asuntos.
Se trata de un curso bsico y completo de administracin de documentos, aplicado a la
documentacin municipal, que podr utilizarse ya como apoyo para capacitadores, ya como texto
de autocapacitacn para todos aquellos colegas de los municipios que, no teniendo fcil acceso
a cursos tradicionales, estn decididos a adentrarse solos en esta materia de su actividad cotidiana.
Patricia Rodrguez Ochoa
Mxico, D.F., 7 de agosto de 1988
PRIMERA PARTE
Consideraciones generales
1. Qu es un archivo?
Es el acervo constituido por los documentos generados por una institucin en el diario ejercicio de
sus funciones. En tanto parte de una institucin, el archivo debe concentrar, ordenar, custodiar y
conservar en buen estado los documentos que se producen o ingresan en ella, as como brindar
servicio de consulta de acuerdo con la reglamentacin establecida al respecto.
2. Cmo se forma un archivo?

Se forma con la acumulacin cotidiana y ordenada de los documentos generados por las diversas
reas de la institucin a la que pertenece. En ese proceso de acumuIacin los documentos van
conformando expedientes, cada uno de los cuales contiene documentos que se refieren a un
asunto cuyo trmite administrativo est en marcha. Los documentos, confeccionados o recibidos
en las oficinas, son producto de actos administrativos de la competencia de una institucin
expresados a travs de papeles. Por tanto, un archivo debe reflejar de manera orgnica el conjunto
de lo funciones institucionales que le dan origen. Por ejemplo, a travs del contenido de la
documentacin de la Tesorera de un ayuntamiento nos percatamos de que sta se dedica, entre
otras cosas, a cobrar impuestos a la poblacin y a canalizar el dinero que recauda hacia la
construccin de obras de beneficio comn como parques, escuelas, pavimentacin, etc., de acuerdo
con las decisiones que el propio ayuntamiento toma sobre el uso de sus recursos. El Registro
Civil, por su parte, acumula documentacin que da fe de los nacimientos, defunciones, matrimonios
y divorcios de la poblacin a la que ofrece sus servicios.
121
Gua de
autoaprendizaje
3. Para qu sirve?
Un archivo tiene varios objetivos. Entre los ms importantes estn el de mantener constatemente
la organizacin y el flujo de los documentos administrativos bajo su custodia a fin de agilizar los
trmites propios de su institucin; y el de servir como fuente primaria insustituible para el
conocimiento de la sociedad a la que esa institucin ha prestado sus servicios en un proceso
histrico.
Los documentos custodiados por el archivo de una institucin dan noticia sobre aspectos diversos,
presentes y pasados, de la vida social. En l podemos descubrir el origen de leyes locales y de
conflictos sociales surgidos en el seno de una comunidad; podemos encontrar ah las
caractersticas del desarrollo de una regin promovido por sus autoridades y los obstculos que
para tal desarrollo se han encontrado en el camino; nos permite determinar la evolucin que dio
lugar a la conformacin de una comunidad como la conocemos hoy en el plano econmico,
poltico y social; nos da la posibilidad de conocer tambin la capacidad financiera de la institucin
en cada uno de los proyectos que ha emprendido.
Es muy importante por tanto evitar el desorden, el extravo y la destruccin indiscriminada de
documentos, pues eso acarrea necesariamente ineficiencia administrativa e imposibilidad de
conocer integralmente la historia que el archivo encierra la magnitud de la prdida en este terreno
estar siempre ligada a la importancia relativa de la institucin que produjo un archivo. Pensemos
por otra parte que los documentos en general son piezas nicas, a diferencia de los libros que se
producen en grandes cantidades de ejemplares, y por tanto, cuando un documento original destruye
la prdida es irreparable.
4. Qu tipos de archivos existen en Mxico?

Por su origen, es decir, de acuerdo con las instituciones que generan los documentos que los
conforman, el primer gran bloque de archivos que existe en el pas es el de la administracin
pblica nacional. Encontramos ah los archivos federales del Poder Legislativo producidos por las
Cmaras de Senadores y Diputados, los del Poder Ejecutivo producidos por el Sector Pblico
Central y organismos paraestatales; y los del Poder Judicial, producidos por la Suprema Corte de
Justicia, los Tribunales de Circuito y los Juzgados de Distrito. En la instancia estatal existen tambin
los archivos correspondientes a los tres Poderes de Gobierno, el Legislativo, el Ejecutivo
y el Judicial, en todas sus reas administrativas. Y en la instancia municipal existen los archivos
de los Cabildos y de la propia Administracin Municipal. En algunos casos se encuentran archivos
de Juntas Municipales separados fsicamente del archivo central del que sin embargo
orgnicamente forman parte.
El otro gran bloque de archivos es el de instituciones privadas: empresas, universidades, sindicatos,
iglesias, etc., de gran importancia para la vida social y la historia del pas.
Por ltimo se cuenta con los archivos privados de particulares, cuyo contenido se considera en
muchas ocasiones de valor trascendental para la nacin como en el caso de los archivos de
Lzaro Crdenas, Genovevo de la 0., Carlos Chvez, Porfirio Daz, etc.
122
Archivo de Trmite
5. Qu es un municipio?
Segn el Artculo 115 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos de 1917, los
Estados de la Federacin adoptarn, para su rgimen interior, la forma de gobierno republicano,
representativo, popular, teniendo como base de su divisin territorial y de su organizacin poltica
y administrativa el Municipio Libre.
Qu significa esto? Que el pas en su conjunto, para poder funcionar como lo conocemos ahora,
se ha apoyado en el esfuerzo coordinado de sus 2378 municipios, a trves de las 31 entidades
federativas. Esto ha sido posible gracias a la actividad desplegada por las autoridades y
representantes polticos de cada municipio, quienes en colaboracin con los gobiernos estatales
impulsan y promueven su desarrollo, a la vez que satisfacen, en la medida que lo permiten sus
recursos, las demandas de la comunidad tales como salud, educacin, vivienda, transporte, abasto,
etc. Por eso se dice que el municipio es la clula sobre la que descansa la vida sociopoltica de
Mxico.
El municipio, para poder cumplir con las
Cuadro No. 1
tareas que se le han asignado
ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION
FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS RURALES
constitucionalmente, cuenta con una
estructura en la que cada elemento
AYUNTAMIENTO
-PRESIDENTE
cumple con una funcin determinada. Si
O
-REGIDORES
CABILDO
-SINDICO
el municipio es pequeo y el nmero de
sus habitantes reducido, slo existe en
SECRETARIA
TESORERIA
su estructura administrativa, adems del
FUNCIONES:
FUNCIONES:
Cabildo, el presidente municipal, el
1. Secretario de Actas de Ayuntamiento
1 . Ingresos
2. Atencin de Audiencia
2. Egresos
secretario y el tesorero, quienes son
3. Junta Municipal de Reclutamiento
3. Contabilidad
4. Educacin, Cultura y Deportes
4. Auditora a Causantes
capaces de atender las necesidades de
5. Salud
5. Personal
toda la comunidad (ver cuadro l); por el
6. Jurdico y Aplicacin de Reglamentos
6. Inventarios
7. Limpia
7. Mercados
contrario, si el municipio es grande, lo que
8. Seguridad Pblica
8. Rastros
la poblacin produce y los servicios que
demanda requieren de una estructura
ms compleja capaz de asegurar el orden y bienestar sociales. (Ver cuadros 2 y 3).
El tamao del municipio, su grado de desarrollo, su nmero de habitantes y su importancia poltica
determinan pues la estructura de su administracin.
6. Qu es un archivo municipal?
Es el resultado en papeles de los organigramas presentados en los cuadros 1, 2, y 3. Veamos por
qu. El presidente municipal para cumplir con sus tareas, como por ejemplo promover actividades
de recreacin y, cultura mediante el establecimiento de un taller de costura o la formacin de un
grupo musical o para elevar el nivel educativo de la comunidad mediante la construccin de un
centro de enseanza, produce papeles; el tesorero, para registrar los ingresos por concepto de
impuestos y los egresos del Ayuntamiento, produce papeles; el Cabildo, para contar con una
constancia de los acuerdos tomados en cada reunin levanta actas, que tambin son papeles. Es
decir, que cada componente del ayuntamiento en el cumplimiento de sus funciones genera
documentos y todos estos documentos son lo que constituye el archivo municipal. Puesto que los
123
Gua de
autoaprendizaje
ayuntamientos
han producido
documentacin
desde
su
fundacin, la
antigedad de un
archivo depende
-cuando se ha
conservado
completo- de la
fecha de su
fundacin.
Cuadro No. 2
FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS SEMI-URBANOS
AYUNTAMIENTO
0
CABILDO
SECRETARIA DEL
AYUNTAMIENTO
FUNCIONES:
1. Secretario de Actas
TESORERIA
FUNCIONES:
1 . Ingresos
- PRESIDENTE
- REGIDORES
- SINDICO
DESARROLLO URBANO Y
SERVICIOS PUBLICOS
FUNCIONES:
1. Urbanismo
SEGURIDAD
PUBLICA
FUNCIONES:
1. Polica
Por razones de
del Ayuntamiento
2. Atencin de Audiencias
2. Egresos
2. Alumbrado
2.Trnsito
espacio y de
3. Asuntos polticos
3. Contabilidad
3. Agua Potable
3. Centro de
4. Auditoras a Causantes
4. Parques y Jardines
Rehabilitacin
buen funciona4. Junta Municipal de
5. Coordinacin Fiscal
5. Limpia
Municipal
5.
Accin
Cvica
6,
Personal
6.
Panteones
miento, no es
6.Educacin
7. Adquisiciones
7. Alcantarillado
7. Cultura
8. Recaudaciones
8. Rastro
posible tener en
8. Salud
9, Recaudaciones en Rastro
un mismo lugar
todos los documentos o expe-dientes que se han generado en un ayuntamiento a lo largo de su existencia. Lo
ms conveniente es tener al alcance, en las oficinas, slo aqullos que se necesitan para tramitar
los asuntos pendientes. Aqullos cuyo trmite ya ha concluido, debern pasar a otros lugares
para no saturar las reas de trabajo administrativo. Sin embargo, hay que tener presente que un
archivo municipal se configura tanto por los documentos o expedientes que intervienen en la
prestacin cotidiana de servicios a la poblacin, como por los que por su antigedad han dejado
de prestar esos servicios diarios e inmediatos. Estos no deben desecharse ya que, o bien pueden
todava, aunque con poca frecuencia, ser utilizados administrativamente, o bien constituyen
testimonios valiosos, como anotamos antes, acerca del proceso histrico de la sociedad de la que
surgen.
Con base en razones tcnicas de funcin, antigedad y uso, un archivo municipal -como cualquier
otro- puede dividirse en administrativo, de concentracin e histrico. De qu documentos o
expedientes est formado cada uno de stos?
a) Archivo administrativo:
Est constituido por documentos o expedientes relativos a asuntos que no han sido resueltos y
cuya conservacin en las oficinas es necesaria hasta el trmino de la gestin de que se trata. Son
consultados frecuentemente por los funcionarios y personal de las dependencias que los generan
y no estn abiertos a un pblico externo a la institucin.
b) Archivo de concentracin.
Est constituido por expedientes de asuntos ya tramitados cuya consulta es espordica y que han
sido desplazados de las oficinas a otro local o inmueble para su conservacin mientras vence el
periodo reglamentario de su vida administrativa, Para despus ser eliminados, si as se decidiera
tcnicamente, o ser transferidos a un archivo histrico, Como en el caso del archivo administrativo,
son documentos de consulta interna, es decir, exclusiva de las dependencias que los generan.
c) Archivo histrico:
124
Archivo de Trmite
Conserva expedientes y documentos cuya vida administrativa ha terminado, pero que deben
guardarse ya que su valor informativo es de gran importancia para la historia de la institucin que
los produjo, de la regin en que surgieron e incluso de la nacin. Puede ser consultado por
funcionarios, historiadores y pblico en general.
7. Por qu se debe organizar un archivo municipal?

Imaginemos los papeles guardados por las diversas reas de una administracin municipal
diseminados por las oficinas sin orden definido, por no haberse adoptado ningn criterio homogneo
para su manejo. En un caso as, lo ms comn es que, adems de guardarse los papeles en
desorden, junto a los de uso cotidiano se conserven otros que ya no se necesitan con frecuencia.
Esto provoca una acumulacin irracional de volmenes crecientes de documentos y expedientes
cuya localizacin se vuelve ms difcil conforme pasa el tiempo. Como resultado de esta falta de
adecuada administracin documental, los funcionarios -usuarios de esos papeles- van perdiendo
la confianza en los archivos y comienzan a guardar ellos mismos los documentos que consideran
ms importantes para su trabajo, por temor a que se extraven o a perder demasiado tiempo en su
bsqueda. Pero adems, olvidan muchas veces la existencia de documentos que guardan fuera
de su control directo, desaprovechando sus diversas posibilidades de uso.
Puede suceder tambin, en el mejor de los casos, que cada responsable de manejar y guardar
documentos los organice con un criterio personal, de acuerdo con sus necesidades, o en fin,
como pueda, y los localice en el momento que los necesita. Pero qu sucede cuando la persona
que conoce esa organizacin y la ubicacin de esos documentos se enferma, la olvida o deja de
prestar sus servicios en la institucin? Pues sucede que quien la sustituye desperdicia tiempo y
energa considerables en encontrarlos, pudiendo suceder que no logre cumplir su cometido.
Imaginemos otra
situacin. En las
oficinas de un
ayuntamiento se
ha establecido un
sistema
para
organizar
la
documentacin de
trmite y se ha
utilizado
con
bastante buenos
resultados. Sin
embargo no se ha
previsto qu se
har con ella
cuando
haya
cumplido
su
funcin inmediata,
simplemente
porque a nadie se
le ha ocurrido.
Qu pasa con
esos
papeles
Cuadro No. 3
FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS URBANOS
AYUNTAMIENTO
O
CABILDO
--PRESIDENTE
--REGIDORES
--SINDICO
RELACIONES
PUBLICAS
PROGRAMACION Y
PRESUPUESTO
FUNCIONES:
1. Programacin
2. Evaluacin
3. Control
4. Presupuestacin
SECRETARIA DEL
AYUNTAMIENTO
TESORERIA
FUNCIONES:
FUNCIONES:
1. Trabajo social
2. Junta Mpal. De
Reclutamiento
3. Cultura
4. Atencin de
Audiencia
5. Educacin
6. Salud
7. Jurdico y Aplicacin de Reglamentos
DESARROLLO URBANO Y
SERVICIOS PUBLICOS
FUNCIONES:
SEGURIDAD
PUBLICA
OFICIALIA
MAYOR
FUNCIONES: FUNCIONES:
1. Ingresos
2. Egresos
1. Alumbrado
2. Rastro
1, Polica
2. Trnsito
3, Recaudacin
4. Recaudacin
3. Transporte Pblico
4. Mercados
3. Centro de
3. Personal
Reahabilitacin 4. Servicios
Municipal
Generales
5. Auditora a
causantes
6. Contabilidad
5. Urbanismo
125
6. Limpia
7. Agua Potable
1. Talleres
2, Almacn
5. Adquisiciones
Gua de
autoaprendizaje
conforme va pa-sando el tiempo? Lo que se ha observado en esos casos es que junto a los documentos que ya no se consultan fre-cuentemente se van acomodando los nuevos expe-dientes de
trmite, aunque esta vez con un orden definido. El volumen documental crece a tal punto que
satura la capacidad fsica del mobiliario destinado a guardarlo, y se presenta as la necesidad de
desalojar una parte para dar cabida a la nueva documentacin quc se va generando. Se empieza
a pensar entonces si la documentacin que ya casi no se utiliza se traslada a otro lugar o se da de
baja definitivamente. Como no se sabe bien qu hacer, puede suceder cualquiera de las dos
cosas. Si se opta por la primera y se traslada a otro local, lo ms probable es que se haga en
desorden -eso muestra la experiencia- y as se tendrn volmenes documentales prcticamente
intiles porque habrn perdido su orden, y encontrar un expediente especfico ser tarea de
mucho tiempo. Si se opta por la segunda -se conocen casos- la prdida ser irreparable.
Cuando se dan situaciones como las descritas, los daos pueden afectar intereses muy diversos.
Veamos algunos ejemplos:
El ayuntamiento necesita un proyecto para la ampliacin de una red de alcantarillado y va a
destinar un resupuesto para ello. Se cree que la obra se requiere en un lugar preciso ya sealado
y con determinadas caractersticas. En ese momento se convierten en elementos de gran
importancia reportes como los referentes a encharcamientos o inundaciones que se hubieran
registrado en la zona, los datos generales sobre suministro de agua a la poblacin de que se
trata, pero ms an el proyecto original de la red de alcantarillado y los de modificaciones posteriores
que se hubieran realizado. Ahora bien, si por la ineficiencia del archivo dichos documentos no se
localizaran, el nuevo estudio tendr que partir de cero, lo que elevar considerablemente su costo
pues probablemente se requerir de un minucioso estudio topogrfico de toda la zona y no
solamente en los puntos problemticos y muy probablemente tambin se cometern errores al no
tener un diagrama adecuado de la red actual de diclio alcantarillado.
Surge una pugna entre propietarios de tierras porque hay un desacuerdo respecto de los lmites
de sus predios. El conflicto aumentar si en el archivo del Registro Pblico de la Propiedad no se
encontrara el expediente sobre el deslinde original, los cambios que se hubieran efectuado
posteriormente, las circunstancias en que se dieron, etc.
Problema semejante se dar si no se encuentra la documentacin en el caso de un litigio cuyo
origen fuera la herencia de un bien inmueble que hubiera sido afectado por diferentes regmenes
de propiedad, cuyo actual estado legal no estuviera muy claro, y que adems apareciera en el
testamento de una manera imprecisa o insatisfactoria para los demandantes.
En los ejemplos expuestos existe un comn denominador: la solucin de conflictos de diversa
ndole se dificulta o se imposibilita por no poder contar, en un tiempo razonable, con la fuente
documental adecuada. La causa, como ya vimos, es la ineficiencia de los servicios archivsticos
de las instituciones involucradas en los problernas. Surgen pues, preguntas como stas: Cmo
saber si un documento tiene un valor que obliga a conservarlo? Qu documentos se pueden
desechar y cundo? Cmo se debe organizar la documentacin para localizar cualquier
documento con facilidad? A continuacin se dar respuesta a estas interrogantes.
126
Archivo de Trmite
SEGUNDA PARTE
Archivos Administrativos
8. Qu valores tienen los documentos oficiales?

8.1. Valores documentales
Por lo que se ha dicho hasta aqu, es claro que los documentos producidos por una administracin
en su actividad cotidiana recorren un camino en el que para su manejo se han establecido distintos
archivos: de trmite, de concentracin e histricos. Esta divisin del trabajo archivstico en tres
unidades especializadas deriva del llamado CICLO VITAL de la documentacin, concepto que
define la vida de todo documento de origen administrativo en tres etapas: la activa, la semiactiva
y la inactiva. As, al archivo de trmite irn todos los documentos en su fase activa; los que se
encuentren en la semiactiva al de concentracin, y al histrico, previa seleccin, irn los que
hayan llegado a la fase inactiva.
Ahora bien, qu determina el que un documento est en el archivo de trmite y no en el de
concentracin o el histrico? Para responder a esta pregunta debemos hablar de los valores que
posee un documento, los cuales dependen de la etapa del ciclo vital en la que se encuentre. As,
cuando se trate de documentos en su fase de trmite o de concentracin, los valores que poseen
se denominan primarios, obedeciendo exclusivamente a su utilidad institucional. En cambio, cuando
se trata de documentos cuya vida administrativa ha terminado pero con cualidades que los hacen
de inters histrico, decimos que tales documentos poseen valores secundarios. Debemos aclarar
que el hecho de denominarlos primarioso secundarios no implica que unos sean ms importantes
que otros, simplemente se hace referencia al momento en que actan.
En este apartado nos slo a los valores primarios por ser los que interesan en un archivo
administrativo. Ms adelante, al hablar del archivo histrico, trataremos lo referente a los valores
secundarios.
8.1.1 Valores primarios
Los documentos o expedientes generados por las distintas dependencias que integran una
administracin municipal tienen en un primer momento un uso: despachar asuntos cuyo periodo
de gestin vara de acuerdo a la naturaleza del asunto de que se trate. Los documentos son pues
los instrumentos con los cuales se tramitan los asuntos relacionados con las funciones de las
dependencias que los generan o los reciben. Mientras sean necesarios para la actividad de la
institucin en cuestin los documentos poseen un cierto valor documental denominado valor
primario.
Sin embargo, aunque tienen valores primarios por ser utilizados para tramitar asuntos vigentes,
no todos son iguales, por la sencilla razn de que cada uno se refiere a cuestiones cuyas
caractersticas e importancia los hace diferenciarse entre s. En virtud de estas diferencias, los
valores primarios pueden ser de orden administrativo, fiscal o legal.
8.1.1.1. Valor administrativo
Si un sector de la comunidad solicita al ayuntamiento alumbrado pblico para beneficio de su
127
Gua de
autoaprendizaje
barrio, formula la peticin mediante un documento dirigido al presidente municipal que ingresa al
archivo de este para su registro. El presidente municipal a su vez, solicita, a travs de otro
documento, un informe a la Tesorera acerca del monto del presupuesto disponible para realizar
Ia obra, y en su caso, recurre a otras instancias, tambin a travs de documentos, para superar el
obstculo de la insuficiencia de recursos financieros.
El camino seguido por la peticin formulada desde Ia solicitud hasta el fallo positivo para instalar
el alumbrado pblico, ha estado lleno de actos administrativos asentados en documentos que
formarn un expediente relacionado con los trmites seguidos por las dependencias involucradas
para realizar las obras de alumbrado pblico.
El examen de este expediente nos proporcionar una imagen del funcionamiento administrativo
del municipio en lo tocante a la atencin de obras de infraestructura, por lo que los documentos
generados durante el proceso descrito tienen un valor administrativo.
Hemos visto pues que los documentos con valor administrativo son aquellos que se refieren a
polticas y procedimientos relativos a las actividades corrientes de una dependencia o de un
gobierno en su conjunto.
8.1.1.2 Valor fiscal
Entre las funciones asignadas a la Tesorera del municipio se encuentra la de recaudar las
contribuciones de los miembros de la comunidad por concepto de impuesto, as como sumas
originadas por multas aplicadas a los ciudadanos que hayan incurrido en alguna falta que sancione
la ley local.
El tesorero, para conocer el monto aproximado de la suma que deber ingresar a la Tesorera,
elaborara en principio un padrn de contribuyentes, es decir, una lista de los ciudadanos que
tienen la obligacin de pagar impuestos y el motivo por el que deben hacerlo, como sera nivel de
ingresos, propiedad de un comercio o industria, etc. Paso seguido, elaborar los recibos
correspondientes y registrar en un libro los recursos que recibe el municipio por estos conceptos.
Cuando todos hayan pagado, deber distribuir los fondos reunidos segn los programas aprobados
para su ejecucin. Por ltimo, de la forma en que se aplican los recursos deber dar cuenta a
travs de informes peridicos.
Todos los documentos generados durante este proceso, como el padrn de contribuyentes, los
recibos de pago, el libro de registro de ingresos y egresos, y el informe sobre la aplicacin de los
recursos, tienen un valor fiscal, pues dan cuenta de cmo se utilizan en una institucin los recursos
financieros recibidos de distintas fuentes.
En resumen, los documetnos con valor fiscal son aquellos que genera una institucin para indicar
el origen de sus ingresos y cmo se distribuyen, controlan y gastan.
8.1.1.3 Valor legal
Los documentos con valor legal surgen en situaciones como la siguiente: para la promocin del
desarrollo econmico de la regin, el presidente municipal, a travs de la o las dependencias
correspondientes, induce la participacin de ciertos sectores de la poblracin mediante estmulos
que hagan atractiva su incorporacin a las ramas de la actividad econmica que se intenta estimular.
Por ejemplo, si en el municipio existiera escasez de productos pecuarios, como carne y leche, y la
compra de stos a otras entidades resultara onerosa por los costos de transporte que ocasionara
128
Archivo de Trmite
la lejana de las zonas productoras, seguramente el presidente municipal crear un programa de

impulso a la ganadera tendiente a formar ncleos productivos en el rengln pecuario y a fortalecer
los ya existentes. Pero, cmo hacer para que los miembros de la comunidad, poseedores de
recursos para esta actividad que constituye una necesidad apremiante del municipio, inviertan su
capital para activar la ganadera? Para lograrlo, el ayuntamiento adoptar polticas de incentivos,
expresadas en el otorgamiento de crditos con bajas tasas de inters y un perodo de gracia para
comenzar a pagar; y execencin de impuestos al proceso de comercializacin de estos productos
de tal manera que estas facilidades hagan atractiva la incursin en la ganadera.
Estas facilidades quedan asentadas en documentos, y en ellos se indica el perodo de vigencia de
las concesiones, es decir, hasta cundo habr que dar trmino al otorgamiento de crditos baratos,
as como a la excencin de impuestos por comercializacin. Por su contenido, estos documentos
tienen un valor legal.
Por definicin, los documentos con valor legal son aquellos que se refieren a derechos a corto o
largo plazos, de la administracin pblica o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como pruebas
ante tribunales.
Cuadro No. 4
VALORES PRIMARIOS
ORGANISMOS PUBLICOS
ADMINISTRATIVOS
Actividades rutinarias
documentales de la
Institucin
Oficios Administrativos
Personal, Oficinas.
Trmites Administrativos
relacionados con:
Proyectos, Planes,
Presupuesto, Contabilidad
FISCALES
Registros de relaciones
con la Hacienda Pblica
Impuestos, Ventas, Finanzas,

Contabilidad, Estados
Financieros, Crditos,
Hipotecas, Manifestacin
de Bienes
LEGALES
Registro de trmites
Jurdicos
Propiedad
Laborales
Escrituras
Bienes
Judiciales
Leyes
Acuerdos
Para resumir, los

documentos
generados por las
dependencias y
utilizados para
gestionar o tramitar
asunto que an se
encuentran
en
proceso
de
solucin tienen un
valor primario; y de
acuerdo a su
contenido, poseen
un valor administrativo, fiscal o
legal (ver cuadro 4).
9. Dnde habr que ubicar los documentos recin generados?

9.1 Archivo de trmite
En los ejemplos abordados en el apartado anterior referentes a la solicitud de alumbrado pblico,
al proceso de registro de las cuentas pblicas que realiza el tesorero y a las polticas de incentivos
aplicadas para incrementar la actividad ganadera, existe una caracterstica comn: son problemas
que las distintas dependencias debern atender desde que se les plantean, adoptando las medidas
necesarias para su solucin inmediata.
Los expedientes formados por los documentos relacionados con los asuntos formarn parte del archivo
de trmite que, como su nombre lo indica, es aqul que contiene expedientes de asuntos en gestin y
cuya consulta es frecuente. Brindan servicio directo y constante a la dependencia a la que pertenecen.
129
Gua de
autoaprendizaje
Cuadro No. 5
ARCHIVO DE TRAMITE
MUNICIPIO URBANO
OFICINAS:
1, Agua Potable
2. Alumbrado
3. Limpia
4. Mercados
5. Rastro
6. Transporte Pblico
7. Urbanismo
DEPENDENCIA
Al
Al
Al
AI
AI
Al
Al
DESARROLLO URBANO Y
SERVICIOS PUBLICOS
(A, A)
A.I Archivo Inniediato

A.A. Archivo de Arca
Por su naturaleza, este archivo

deber estar de preferencia en la
oficina tramitadora para que pueda
proporcionar un servicio ms
eficiente en cuanto a la rpida
consulta y suministro de datos y
antecedentes. Su funcin es recibir,
clasificar, distribuir y controlar los
documentos que entran y salen.
Para un ayuntamiento rural que
maneja pequeos volmenes
documentales, es suficiente con un
archivo de este tipo.
En los ayuntamientos urbanos,

donde existe un mayor nmero de
dependencias que en los rurales, el problema ser abordado de manera distinta. Por ejemplo, es
muy posible que en su estructura administrativa (cuadro 3), la dependencia Desarrollo Urbano y
Servicios Pblicos cuente con siete oficinas: de alumbrado, limpia, mercados, urbanismo, rastro,
transporte pblico y agua potable. Asimismo, es de esperar que el resto de las dependencias que
integran ese ayuntamiento cuente tambin con diversas oficinas abocadas a atender asuntos
correspondientes a las funciones que les han sido asignadas. En este caso, y para un manejo
ms racional de la documentacin, es aconsejable organizar el archivo de trmite en dos instancias:
archivo inmediato y archivo de rea (ver cuadro 5).
9.1.1 Archivo inmediato
Es el que se encuentra dentro del espacio fsico de la oficina a la que sirve; contiene documentos
en trmite relacionados con la actividad de la unidad o dependencia en cuestin. Generalmente
se encuentra al alcance inmediato de quien atiende el asunto, es decir, del tramitador.
En el caso de los ayuntamientos urbanos, de estructura compleja, existir un archivo inmediato
por cada una de las oficinas pertenecientes a cada una de las dependencias que integran el
municipio. Este puede estar en el cajn del escritorio de la secretaria o en un pequeo archivero
en la oficina correspondiente. Lo importante es que los documentos cuenten con un lugar especfico
y de acceso directo para facilitar su localizacin. El documento que ingresa o se genera en
cualquiera de las oficinas deber permanecer con quien atiende el asunto mientras se realiza el
trmite. Una vez que se ha dado respuesta al mismo, ya no es necesario ni deseable que el
documento permanezca en poder del tramitador, ya que de hacerlo as estaramos reduciendo el
espacio necesario para los documentos de nuevo ingreso, adems de no ser ya de consulta muy
frecuente. Por ello, el documento debe ser transferido a otro repositorio comn a todo el municipio,
denominado archivo de area.
9.1.2 Archivo de rea
Es el que se encuentra ubicado en un lugar accesible a todas las oficinas de la dependencia a la
que sirve. Contiene documentos y expedientes tiles como material de consulta o de informacin
para el desarrollo de las actividades comunes a dichas oficinas. Su consulta es constante, aunque
menos frecuente que la del archivo inmediato. Tiene por objeto agrupar la informacin de varias
unidades administrativas de una misma dependencia para proporcionarla oportunamente a los
funcionarios que la soliciten. El tiempo que se guardan aqu los expedientes generalmente es
130
Archivo de Trmite
mas largo que en el archivo inmediato. Naturalmente, el archivo donde se concentra la

documentacin procedente de las unidades que forman toda una dependencia, es mucho mayor
que el archivo inmediato, en el que se guardan nicamente los documentos generados por un
solo funcionario u oficina del ayuntamiento. Por lo mismo, requiere aqul de un orden riguroso
para garantizar la localizacin rpida y eficiente de cualquier documento. Por este motivo, se
hace necesario contar con un responsable del archivo de rea que d cuenta del ordenamiento,
custodia y prstamo de los expedientes, el cual deber poseer conocimientos bsicos en
archivonoma, de tal suerte que le permitan elegir los mtodos adecuados a las necesidades de
administracin y control documental de la dependencia a la que presta sus servicios.
Qu ventajas nos reporta el contar con un archivo de rea? Entre las ms importantes podemos
mencionar las siguientes:
Permite el desahogo constante y ordenado de los archivos inmediatos, que deben conservar
siempre una gran agilidad.
Proporciona una visin de conjunto de los asuntos atendidos por toda una dependencia, apoyando
la elaboracin de proyectos, y estudios con abundante informacin de trabajos similares realizados
con anterioridad.
Agiliza la consulta documental y, con ello, la resolucin de los problemas planteados a la institucin.
Para resumir. Un archivo de trmite simple es suficiente para organizar la documentacin de un
municipio rural o pequeo. En cambio, para un municipio urbano o semi-urbano cuya produccin
documental es mucho mayor, es necesario dividir el archivo de trmite de cada dependencia en el
nmero de archivos inmediatos que sean necesarios y en un archivo de rea que concentre la
documentacin proveniente de aqullos, en cuyo caso deber existir un responsable dedicado
exclusivamente a las tareas archivsticas de all derivadas.
10. Cmo organizar un archivo de trmite?

En el apartado anterior vimos que los documentos relacionados con asuntos en gestin debern
ubicarse en el archivo de trmite. Ahora bien, para que todos los documentos generados por las
distintas dependencias de un municipio puedan ser consultados con facilidad, es necesario que
exista una organizacin adecuada que permita saber dnde encontrar cada expediente en el
momento en que se le necesite.
Para que esto sea posible, habr que organizar los expedientes con el apoyo de alguno de los
sistemas de clasificacin que se vern a continuacin.
10.1. Sistemas de clasificacin
Es muy importante tener siempre presente cuando se habla de un archivo administrativo, que
desde que los documentos se producen o ingresan en las oficinas, se inicia la conformacin de
expedientes, y que dichos expedientes constituyen la unidad bsica de clalsificacin.
En el presente apartado hablaremos sobre los sistemas de clasificacin directos e indirectos, con
el fin de exponer sus distintas posibilidades de aplicacin en un archivo municipal, de acuerdo con
el tamao y grado de complejidad de la estructura del ayuntamiento.
131
Gua de
autoaprendizaje
Cuadro No. 6
SISTEMAS DE CLASIFICACION
MUNICIPIO RURAL
MUNICIPIO URBANO
Y
SEMI-URBANO
DIRECTOS
(no requieren
de un registro)
INDIRECTOS
(requieren de
un registro)
- ALFABETICO
-NUMERICO
- CRONOLOGICO
-DECIMAL
- GEOGRAFICO
- POR ASUNTOS
0 MATERIAS
Clasificar documentos es, el acto

de agrupacin por su semejanzas
y de separarlos por sus
diferencias. Los sistemas de
clasificacin juegan un papel vital en la administracin de la
documentacin
ya
que
porporcionan el principio rector
para su ordenamiento y, por
consiguiente, son la base sobre
la que descansa la organizacin
de los archivos. Su objetivo es
localizar los expedientes en el
momento en que se requieran.
Los sistemas de clasificacin se

dividen en dos grandes grupos: los directos y los indirectos (ver cuadro 6).
10.1.1 Sistemas de clasificacin directos
Son aqullos que no requieren del empleo de catlogos, registros o ndices. Son aconsejables
para la admistracin de municipios pequeos por la cantidad relativamente reducida de documentos
que manejan. Los sistemas de clasificacin directos son: el alfabtico, por asuntos o rnaterias,
geogrfico y cronolgico.
10.1.1 Sistema de clasificacin alfabtico
En ste, los expedientes se agrupan en orden alfabtico de acuerdo con el nombre de las personas fsicas o morales que les dan origen. Pero, qu significa una persona fsica y una persona
moral?
Una persona fsica es un particular, es decir, cualquier ciudadano miembro de la comunidad que
al solicitar o recibir algn servicio de las dependencias municipales, har surgir un expediente con
su nombre.
Una persona moral es un grupo de ciudadanos o personas fsicas que forman una asociacin con
fines profesionales, comerciales, empresariales, culturales, etc., y cuya agrupacin tiene un nombre.
Una persona moral tambin puede ser una dependencia.
Un ejemplo de aplicacin de este sistema de clasificacin sera el siguiente: si en nuestro archivo
tenemos expedientes referentes a varias personas fsicas y morales como Rafael Flores Acua,
Asociacin Ganadera del Sureste, el Sindicato de Trabajadores del Transporte, Guadalupe
Gonzlez Len, y otros ms, nuestro archivo deber ordenarse alfabticamente como se muestra
a continuacin:
Expedientes:
Asociacin Ganadera del Sureste
Banco Nacional de Crdito Rural
Escuela Primaria 5 de Mayo
132
Archivo de Trmite
Flores Acuna Rafael

Gonzlez Len, Guadalupe
Rodrguez Snchez, Leopoldo
Sindicato de Trabajadores del Transporte
Sociedad Cooperativa Pesquera del Sureste
10.1.1.2. de clasificacin por asuntos o materias
Con este sistema los expedientes se organizan segn su contenido, siguiendo un orden alfabtico.
El contenido de los expedientes se definir cuidadosamente con un rubro que exprese el asunto
principal de que tratan los documentos que los conforman. Ejemplo:
Expedientes
Actas de Cabildo
Censos Agrcolas
Correspondencia
Cultura
Decretos
Educacin preescolar
Festividades
Obras Pblicas
Oficios
Planes de Accin Municipal
Recortes de Prensa
Salud
Seguridad Pblica
Trnsito
10.1.1. 3. Sistema de clasificacin geogrfico

En este sistema los expedientes se archivan por el nombre de la localidad a que se refieren, es
decir, los documentos de un solo asunto formarn un expediente para agruparse por su lugar de
procedencia. Por ejemplo, si se tratara de organizar el archivo del municipio San Jos de Gracia
perteneciente al estado de Aguascalientes, tendra como apartados los nombres de los poblados:
Expedientes
Entidad: Aguascalientes
Municipio: San Jos de Gracia
Poblados: Agua Zarca
133
Gua de
autoaprendizaje
Amarillas, Las
Antonio de los Ros, San
Astillero. El
Cinega de Alcorcha
Cieneguita
Congoja, La
Estancia. La
Huijolotes
Jos de Gracia, San
Paredes
Rancho Viejo
Ro Blanco
Rosa, Santa
Rosa de Lima, Santa
etc.
Dentro de cada uno de estos apartados, por ejemplo Rosa de Lima, Santa, se incorporarn los
expedientes relacionados a los asuntos de esa poblacin empleando el mismo procedimiento que
veamos para el sistema de clasificacin por asuntos:
Entidad: Aguascalientes
Municipio: San Jos de Gracia
Poblado: Rosa de Lima, Santa
- Contribuciones
- Ejidos
- Multas
- Padrn de Habitantes
- Turismo
10.1.1.4. Sistema de clasificacin cronolgica

Bajo este sistema los expedientes se archivan segn la fecha de apertura de cada uno de ellos,
pudindose establecer como estructura el ao, el mes y los das. Ejemplo:
Expedientes
134
Archivo de Trmite
1988
ENERO
Enero 5:
Reglamento del Archivo Municipal
Obras Municipales, Proyecto de pavimentacin
Enero 25:
Industria. Licencias
Polica. Partes
FEBRERO
Febrero 20:
Educacin. Concurso de ortografa
Solicitudes de becas
Cuadro No. 7
SISTEMA DE CLASIFICACION DIRECTOS
(Aconsejable para Municipios Rurales)
ALFABETICO
POR ASUNTOS O
MATERIAS
(por nombres de personas

fsicas o personas morales)
Asociacin
Ganadera del
Sureste
Banco Nacional de
Crdito Rural
Escuela Primaria 5
de Mayo
Flores Acua Rafael
Gonzlez Len,
Guadalupe
Presidente
Municipal
Informes anuales
Rodrguez Snchez,
Leopoldo
Sindicato de
Trabajadores del
Transporte
Sociedad
Cooperativa
Pesquera del
Sureste
GEOGRAFICO
ENTIDAD: Aguascalientes
MUNICIPIO: San Jos de
Gracia
Actas de Cabildo
Censos
Correspondencia
Cultura
Decretos
Educacin
Festividades
Junta de
Mejoramiento
Obras Pblicas
Oficios
Planes de Accin
Municipal
Recortes de Prensa
Salud
Seguridad Pblica
Trnsito
Poblados:
-
Febrero 22:
135
Agua Zarca
Amarillas, Las
Antonio de los Ros,
San
Astillero, El
Cinega de
Alcorcha
Cieneguilla
Congoja, La
Estancia, La
Hijolotes
Jos de Gracia, San
Paredes
Rancho Viejo
Ro Bravo
Rosa de Lima,
Santa
Contribuciones
Ejidos
Multas
Padrn de
habitantes
Turismo. Promocin
CRONOLOGICO
1988
ENERO
Enero 5:
Obras Municipales
Proyecto de
Pavimentacin
Enero 25:
Industria Licencias
FEBRERO
Febrero 20:
Educacin. Concurso de
Ortografa
Solicitudes de Becas
Febrero 22:
Festejos. Carteles
Gua de
autoaprendizaje
Festejos. Carteles
etc.
Los sistemas de clasificacin anteriores son susceptibles de combinarse entre s. Los sistemas
cronolgico, geogrfico y por materias, por ejemplo, se pueden organizar al interior alfabticamente.
(Ver cuadro 7).
10.1.2 Sistemas de clasificacin indirectos

Son aqullos que asignan un orden a la documentacin con base en criterios previamente
establecidos. Estos sistemas requieren de la utilizacin de instrumentos de consulta como
catlogos, ndices o registros, lo que significa que para su aplicacin habr que elaborar una
relacin de los documentos que existen en el archivo con la clasificacin que se les asign
previamente, con el objeto de localizarlos rpidamente cuando se necesiten, prosiguiendo con
este registro conforme ingresen al archivo nuevos documentos.
10.1.2.1. Sistema de clasificacin numrico
Este sistema, tal como se ha utilizado tradicionalmente, consiste en asignar un nmero progresivo
a cada expediente que se abre, sin tomar en cuenta otro elemento, levantando despus un registro
en el que se seale brevemente el contenido, asunto o persona a que se refiera cada uno de
ellos. Ejemplo:
Expedientes
1. Acto cvico. Enero 1988
2. Censo Industrial. 1988
3. Actas de la Junta de Mejoras Municipales. Mayo 1988
4. Campaas de Vacunacin. 1988
5. Inspeccin de mercados.
6. Delimitacin del suelo urbano. Junio 1988
7. Programas de accin urbana. Junio 1988
8. Nacimientos. Estadsticas 1988
Se recomienda abrir registros nuevos de manera peridica (mensual, semestral, anual, etc.),
recomenzando cada vez con el nmero 1, evitando as la formacin de listados muy extensos que
en nada facilitan la rpida localizacin de los expedientes.
La aplicacin de este sistema se ha observado en archivos con pequeos volmenes documentales.
Una vez que se ha asignado a cada expediente un lugar dentro del archivo, deber asentarse en
el registro dicha ubicacin. Ejemplo:
136
Archivo de Trmite
REGISTRO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

Expedientes nmeros: del 1 al 8
Perodo: enero-junio 1988
Ubicacin: Primera gaveta superior, marcada con el nmero 1.
10.1.2.2. Sistema de clasificacin decimal

Este sistema, como su nombre lo indica, est basado en la numeracin decimal. Por convencin
se considera al conjunto de la documentacin de una dependencia, en este caso el ayuntamiento,
como la unidad susceptible de ser dividida hasta un mximo de diez rubros. No est de ms
anotar que este sistema fue definido para ser utilizado en bibliotecas y fue adoptado posteriormente
en gran nmero de archivos.
A los diez grandes grupos resultantes de la primera divisin de la unidad, se les llama clases.
Cada una de estas clases se subdivide, a su vez, en otros diez grandes denominados divisiones,
las cuales representan los asuntos principales de aqullas; las divisiones a su vez se dividen
tanto como sea necesario, formando secciones y subsecciones.
Cada una de las clases, divisiones, seccionesy subsecciones, estn representadas por una
fraccin decimal, que puede ir del 0 al 9. Ejemplo.
0
Unidad
Ayuntamiento
0.1
Dcimos
clases
0.01
Centsimos
divisiones
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
DIVISION
SUB-DIVISION
0, Ayuntamiento
1. Cabildo
1.1 Sesiones
Plenarias
2.1. Convenios
1.1.1 Ordinarias
Presidencia
Municipal
3. Secretara del
del Ayuntamiento
3.1. Trabajo
Social
3.2. Junta Municipal de
Reclutamiento
3.3. Cultura
2.1.1. Federales
2.1.2, Estatales
3.1 1. Ayudas
Municipales
SUB.SECCION
1.1.1.1 Actas de
Cabildo
3,l,I.l. Informes
3.1,1,2. Peticiones
3.1.2 Correspondencia
3.2.3. Altas y bajas
3.2.2, Estadsticas
3.2.3. Lista de Clases
3.2.5. Remisas y
anticipos
3.3.1, Biblioteca
3.3.2 Museos
3.3.3 Festejos
3.3 4. Turismo
3.4. Correspondencia
oficial
SECCION
3.4.1. Entrada de
documentos
3,4.1 Salida de
documentos
137
3.3.1.1 Facturas
3,3 1.2. Informes
3.3.1,3. Programas
3,3.2.1 Facturas
3.3.2.2. Memorias
3.3.3.1 Concurso
3.3.3.2, Presupuestos
3.3.4.1. Correspondencia
3.3.4.2. Promocin turstica
Gua de
autoaprendizaje
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
SUB.SECCION
DIVISION
3.5 Educacin
3.6 Salud
SUB-DIVISION
SECCION
3.4.3 Vistas
3.4.4. Expedientes
personales
3.5.1 Centros Escolares
3.4.3.1 Actas representativas

3.4.3.2 Libros de firmas
3.5.1.1 Correspondencia
3.5.1.2 Estadstica
3.5.1.3 Obras de mantenimiento
3.5.2 Personal
Docente
3.5.2.1 Concursos
3.5.2.2 Contratacin
3.5.2.3 Licencias
3.5.3 Becas
3.5.3.1 Becas otorgadas

3.5.3.2 Informes
3.5.3.3 Presupuesto
3.5.3.4 Solicitudes
3.6.1.1 Campaas de
Vacunacin
3.6.1.2 Poblacin
atendida
3.6.1.3 Presupuesto
3.6.1 Centros de
Salud
3.6.1.3.1 Gastos
Especiales
3.6..1.3.2 Gastos
fijos
3.6.1.3.4 Informes
3.6.1.3.4 Ingresos
3.6.2 Inspeccin
sanitaria
3.6.2.1 Depuracin
de aguas
3.6.2.2.3 Restaurantes
3.6.3 Proteccin al
medio ambiente
3.6.3.1 Denuncias
3.6.3.2 Limpieza de
vas pblicas
3.6.3.3 Depsito de
basura
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
DIVISION
SUB-DIVISION
3.7. Justicia y
aplicacin
de reglamentos
3.7.1. Dictmenes
SECCION
3.7.2. Procedimientos
Administrativos
Civiles
Laborales
Penales
4. Relaciones
Pblicas
4.1. Protocolo
4.1.1. Libros de firmas

4.1.2. Distinciones
4.2. Prensa
4.2.1. Correspondencia
4.2.2. Reseas
5. Programacin 5.1. Programay Presupuesto

cin
5.1.1. Proyectos
5.1.2. Estudios
5.1.3. Acuerdos
5.1.4, Informes
5.2.1. Seguimiento
5.3 Control
5.4 Presupuestacin
5.2.2, Informes
5.3.1. Informes
5.4.1. Presupuestos
ordinarios diarios
138
5.4.1.1 Ingresos
SUB-SECCION
Archivo de Trmite
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
DIVISION
SUB-DIVISION
SECCION
SUB-SECCION
5.4.1.2 Egresos
diarios
5.4.1.3 Rentas
5.4.1.4 Gastos fijos

5.4.2 Presupuesto
5.4.2.1 Ingresos diarios

5.4.2.2 Egresos diarios
5.4.2.3 Rentas
5.4.2.4 Gastos Generales
5.4.3 Presupuesto
0.001
Milsimos
0.0001 Diezmilsimos
5.4.3.1 Ingresos
5.4.3.2 Gastos extraordinarios
secciones
subsecciones"
En el cuadro nmero 8 se aplica la clasificacin decimal a los documentos generados en un

municipio con un organigrama complejo (cuadro nm. 3), en cuanto a los posibles documentos
generados por el Cabildo, la Presidencia Municipal, la Secretara del Ayuntamiento, Relaciones
Pblicas y Programacin y Presupuesto. Como se podr observar, este sistema de clasificacin
es aconsejable para un ayuntamiento grande, que por la complejidad de su estructura y la cantidad
de documentos que genera requiere de un ordenamiento similar al rnostrado en el cuadro anterior.
La elaboracin de un cuadro como el sealado, permitir tener una visin de conjunto acerca de
la clave asignada a cada serie documental e incorporar nuevas series con su clave cuando se
requiera.
Organizar los documentos de nuestro archivo de trmite, utilizando un sistema de clasificacin
adecuado, constituye un gran avance en la administracin documental que se reflejar en una
ms eficiente tramitacin de los asuntos. La eleccin que hagamos de cualquiera de ellos depender
de las condiciones y las necesidades especficas de nuestro archivo. De gran importancia resultar
el manejar el mismo sistema tanto en el archivo de trmite como en el de concentracin y el
histrico, ya que de esa manera contribuiremos a ejercer un mejor control efectivo sobre la
documentacin desde que se genera hasta que se elimina o es seleccionada para su conservacin
permanente, adems de que evitaremos la prctica tan comn de asignar a los documentos una
nueva clasificacin cada vez que cambian de unidad archivstica.
Sin embargo, no es suficiente con lo anterior. Adems de poseer un archivo organizado,
necesitamos aplicar los instrumentos de control documental que nos permitan no slo conocer
toda la documentacin que alberga la institucin y manejarla adecuadamente, sino tambin saber
qu hacer con ella cuando los asuntos a que hacen referencia han sido tramitados. En el siguiente
apartado hablaremos de tales instrumentos de control documental.
11. Qu son los instrumentos de control documental?

Los instrumentos de control documental son herramientas empleadas por los archivistas para
139
Gua de
autoaprendizaje
facilitar el manejo de la documentacin. En ellos se describe el contenido, cantidad, ubicacin,

vigencia y destino final de los documentos, y son el inventario, las fichas catalogrficas, el catlogo
de vigencia y las cdulas de disposicin documental.
La aplicacin de cada uno de estos instrumentos se realiza en diferentes momentos de la vida de
un documento. En este apartado analizaremos con detenimiento el inventario, las fichas
catalogrficas y el catlogo de vigencia, dejando para un captulo posterior el examen de las
cdulas de disposicin documental, ya que stas encuentran su aplicacin en una etapa ms
avanzada del ciclo vital de los documentos.
Es preciso sealar que, a efecto de simplificar al mximo el manejo de dichos instrumentos se ha
diseado una serie de formatos (cuadro 9-12) en los que se condensa la informacin requerida
para ello, a los cuales es posible incorporar toda la informacin necesaria para saber qu hacer
con el documento durante sus distintas etapas de vida, esto es, desde que el documento se
encuentra en su fase activa, la concluye y entra en la inactiva. En su oportunidad se expondr la
iniportancia y uso de cada uno y el llenado de las columnas correspondientes.
No slo en los archivos grandes es necesaria la aplicacin de tales instrumentos. En un municipio
pequeo, tambin es recomendable la realizacin de esta tarea, para asegurar de esa forma un
flujo documental ordenado entre el archivo administrativo y el histrico. Mediante la siguiente
exposicin esperamos que el archivista aprecie las ventajas de su utilizacin.
11.1. Inventario
El inventario es el instrumento que nos proporciona una descripcin global del material archivstico
que se conserva, sin descender a la particularizacin. Describe de manera sumaria y breve las
series documentales que integran el archivo. Cada serie se forma del conjunto de expedientes
que tratan de un mismo asunto y que son generados por una misma oficina. El inventario tiene
como objetivo fundamental facilitar la localizacin de los expedientes, de all que no contenga
ms que datos imprescindibles como son la signatura de la serie, una breve descripcin de la
misma, las fechas que abarca y su ubicacin fsica.
Cuadro No. 9
ARCHIVO MUNICIPAL DE CABORCA
INVENTARIO
Municipio: Caborca
Unidad Admtva: Sra del Ayuntamiento
Serie Documental
y clave
Descripcin
Genrica
Nmero de
Expedientes y
cronologa
Ubicacin
Tipogrfica
Observaciones
Trabajo
3.1
de
Conjunto
expedientes integrados
por
informaciones,
peticiones y recibos.
27 expedientes
enero-diciembre 1987
Primer archivero
Primer cajn
La documentacin se
encuentra en buenas
condiciones
de
Conjunto
expedientes integrado
por
correspondencia,
estadstica, listas de
clases, altas y bajas
40 expedientes
Segundo archivero
Segundo cajn
La documentacin se
encuentra en buenas
condiciones
de
Conjunto
expedientes integrados
por facturas, informes,
programas,
facturas,
memorias,
correspondencia
y
presupuesto
64 expedientes
Tercer archivero
Cuarto cajn
La documentacin se
encuentra en buenas
condiciones
Junta Municipal de
Reclutamiento
Cultura
3.3
140
Archivo de Trmite
En el cuadro nmero 9 se presenta un formato en el que para los fines de la elaboracin del
inventario, bastar con llenar las columnas que corresponden a cada uno de los elementos
anteriores. Sera conveniente organizar los formatos por dependencia ya que de esta manera el
control de la documentacin es ms eficiente.
11.1.1. Componentes de un inventario general

Con el objeto de ilustrar los elementos que debe contener un inventario, tomaremos como ejemplo
algunas de las series documentales generadas por la Secretara del Ayuntamiento de Caborca,
Sonora. Como encabezados del inventario, en el espacio correspondiente a Presidencia Municipal (ver cuadro 9), se anotar el nombre del municipio, Caborca en este caso, y en el de Unidad
Administrativa o seccin el de la dependencia u oficina de donde provienen los documentos, es
decir, Secretara del Ayuntamiento. El llenado del cuerpo del inventario se har de la manera
siguiente:
Serie documental
En esta primera columna se anotar el nombre general de la serie y su clave, ambos asignados
durante la clasificacin. As, una primera serie documental podra ser:
3.1 Trabajo Social. en donde el Nmero 3.1. es la clave y Trabajo Social el nombre de la serie
documental*.
Descripcin genrica
En esta columna se har un breve resumen del contenido de la serie. Su aplicacin en nuestro
ejemplo anterior sera as: Conjunto de expedientes integrados por informes, peticiones y recibos.
Nmero de expedientes y cronologa
En esta columna se sealar el nmero de expedientes o libros correspondientes al periodo que
comprende la serie documental partiendo del dato ms antiguo hasta el ms reciente. En el
ejemplo considerado sera:
27 expedientes
enero-diciembre 1987.
Cabe destacar que en trminos generales, el volumen y la frecuencia con que se genera la
informacin sobre un mismo asunto determinan los cortes cronolgicos necesarios para su mejor
organizacin.
Ubicacin topogrfica
En esta columna se deber anotar el lugar exacto en que se encuentra la documentacin que
podra ser un anaquel o un archivero, por ejemplo: primer archivero, primer cajn
* En este ejemplo y en todos los que se seguirn se ha utilizado el sistema de clasificacin decimal.
141
Gua de
autoaprendizaje
Observaciones
Aqu se anotar de manera sinttica cualquier observacin que pudiera hacerse con el objeto de
complementar la informacin contenida en las cuatro columnas anteriores. En nuestro ejemplo, la
anotacin respectiva se refiere al estado fsico en que se encuentra la serie tratada: "Ia
documentacin se encuentra en buenas condiciones
Con el llenado de estas cinco columnas, habremos incorporado la informacin requerida para
tener nuestro inventario. Todo el trabajo que implica la elaboracin de un inventario es
recompensado con los beneficios obtenidos: adems de contar con una relacin de la clasificacin
asignada a cada expediente, podemos saber de qu asuntos tratan, a partir de qu fechas tenemos
documentos sobre cada uno, hasta cundo y en que cantidad y, por ltimo, en dnde se encuentra
fsicamente. El inventario nos propociona una informacin general sobre los documentos
contenidos en el archivo. Por su calidad administrativa es de carcter domstico, es decir, que
sirve slo a los funcionarios en su labor de servicio y no al pblico en general. Por su conducto se
controla la informacin que se posee, y ello es posible sin importar qu tan voluminoso sea el
acervo documental de nuestro archivo, siempre que apliquemos correctamente este instrumento.
11.2. Fichas catalogrficas

El catlogo es otro instrumento de control de gran utilidad para el archivista. En realidad lo ms
usual es que en un archivo se manejen distintos catlogos con el fin de facilitar al mximo la
bsqueda y localizacin de los expedientes. Con todo, es posible definirlos a partir de sus elementos
comunes.
Los catlogos son registros formados por tarjetas o cdulas catalogrficas ordenadas en un mueble
o fichero, en las que se describen de manera sinttica las caractersticas esenciales por las
cuales es posible identificar una pieza documental, entendiendo por sta cualquier documento o
expediente considerado de manera individual. Para ello es necesario examinar cuidadosamente
el documento que se va a catalogar anotando en una ficha la informacin requerida. Los datos
bsicos que debe contener una ficha catalogrfica son los siguientes:
1. Frmula clasificadora
2. Encabezamiento
3. Ao de inicio del asunto
4. Extracto
5. Iniciales de catalogador
En el cuadro nmero 10 se presenta un modelo de cdula catalogrfica, en el que se han distribuido

convenientemente los datos anteriores. El encabezamiento constituye el elemento de referencia,
esto es, aqul por el cual es posible que nos sea solicitado un expediente (asunto, clave clasificadora
o nombre del interesado, entre otros) y que al mismo tiempo nos sirve de base para la ordenacin
de las cdulas: en el ngulo superior derecho se anota, cuando no es encabezamiento, la clave
clasificadora que ha sido asignada al documento en el momento de ingresar a la dependencia; en
la parte central de la cdula se describe el ao en que est fechado el documento, seguido de una
breve indicacin o extracto en donde se seala su asunto o contenido; finalmente, en el ngulo
142
inferior derecho se
anotan
las iniciales del
Cuadro No. 10
archivista o persona que
Formato para ficha de catlogo (cdula
elabor la ficha. A los datos
catalogrfica)
anteriores se les puede
agregar otros ms, as
como tambin puede
1
2
variar su distribucin en la
ficha. Finalmente lo
importante es que cada
cdula contenga la
3
informacin
mnima
4
necesaria
para
la
identificacin plena del
5
documento descrito.
Decamos lneas an1. Encabezamiento
tes que existen distintos
2. Clave clasificadora
tipos de catlogo, stos se
3. Ao en que se inicia el asunto
han divividido en dos
4. Extracto o asunto
grupos: catlogos gen5. Iniciales del catalogador
erales
y
catlogos
especiales. Los generales
como su nombre lo indica, son los de uso generalizado, es decir, aqullos que el comn de los
archivistas elabora tomando como base ya sea la clave de clasificacin de los documenlos o
expedientes o bien la palabra inicial del
encabezamiento. Por su parte, los catlogos
especiales obedecen a las necesidades
Cuadro No. 11
particulares del archivo y pueden ser, entre
ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ALFABETICA
(NOMBRE DE LA INSTITUCION)
otros, topogrficos, geogrficos, cronolgicos
y onomsticos. No es aqu el espacio indicado
Compaa Municipal de Azcar
148.111
para hablar detenidamente al respecto, sin em1988.- Estado de Cuenta que elabor
bargo, debemos tener presente que existe una
Alicia Gonzlez Ros
gran variedad de catlogos, lo que nos permite
CZV
optar por aqullos que ms convengan a las
necesidades e intereses del archivo.
La existencia de distintos catlogos nos
ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ONOMASTICA ALFABETICA
habla de variantes en el proceso descriptivo de
(NOMBRE DEL INTERESADO)
los documentos. As, de un mismo documento
Gonzlez Ros Alicia
148.111
podemos elaborar cdula, catalogrficas
1988.- Estado de Cuenta que elabor
diferentes dependiendo del elemento que se
Alicia Gonzlez Ros
tome como encabezamiento. Es por ello que
se les ha divido en cdulas principales y
CZV
cdulas auxiliares. Una cdula principal es
aqulla que lleva como encabezamiento alguno
ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL SISTEMATICA
de los datos que archivsticamente se ha
(REGISTRO NUMERICO)
considerado como el principal en un
148.111
Compaa Municipal de Azcar
documento y puede ser el nombre de la
1988.- Estado de Cuenta que elabor
institucin que lo gener, el nombre de la perAlicia Gonzlez Ros
sona interesada o la clave clasficadora. En el
primer caso hablaremos de una cdula princi
CZV
Gua de
autoaprendizaje
pal alfabtica, en el segundo de una cdula principal onomstica y en el ltimo, de una cdula
principal sistemtica. Pongamos un ejemplo:
Ingresa a nuestro archivo un estado de cuenta de la compaa Municipal de Azcar, al que se le
asign la clave 148.111. Antes de incorporarlo a nuestro archivo administrativo debemos catalogarlo,
es decir, elaborar una ficha en la que asentemos los datos a que ya nos hemos referido, esto es,
su clave, encabezamiento, ao y extracto, para despus colocarla en el archivero que le
corresponda. Lo ms conveniente ser contar con fichas diferentes para de esa forma poder
localizar el documento sin importar el dato por el que se nos solicite. Las cdulas principales nos
darn la respuesta a tal requerimiento y para elaborarlas procederemos de la siguiente manera
(cuadro 11 ).
Tratndose de la cdula alfabtica se anotar en el externo superior izquierdo -a manera de
encabezamiento- el nombre de la institucin que gener el documento,Compaa Municipal de
Azcar, y en el extremo superior derecho la clave que se le asign al ingresar a nuestro archivo,
148.111; al centro se escribir el ao en que est fechado, 1988, seguido del extracto que en este
caso ser Estado de cuenta elaborado por Alicia Gonzlez Ros, en el ngulo inferior derecho se
anotarn las iniciales de la persona que elabor la ficha. Por ltimo, insertaremos la cdula en un
fichero al que se denominar catlogo diccionario.
Muy similar a la anterior es la cdula principal onomstica, la diferencia radica en que sta el
encabezamiento est formado por el nombre de la persona relacionada directamente con el asunto
que se trata o, en nuestro ejemplo, de quien elabor el documento, comenzando por sus apellidos:
Gonzlez Ros Alicia. El resto de los elementos permanecer sin modificacin. Junto con las
cdulas alfabticas se integra el catlogo diccionario, en el que se ordenan de acuerdo con su
encabezamiento en riguroso orden alfabtico. As, primero aparecer la cdula con el
encabezamiento Compaa Municipal de Azcar, y despus la de Gonzlez Ros Alicia.
La tercera de las cdulas principales, la sistemtica, se distingue de las anteriores porque en el
encabezamiento lleva la clave clasificadora, 148. 111 y en el espacio que sta ocupaba aparece
ahora el nombre del organismo productor del documento. Estas cdulas forman un catlogo
distinto, al que se le denomina catlogo sistemtico.
Los archivistas, en su afn de agotar todos los caminos por los cuales pueden ser solicitados los
documentos, adems de mantener un estricto control sobre los mismos, han ideado instrumentos
de catalogacin ms finos, de lo cual son muestra las cdulas catalogrficas auxiliares. Sin embargo, con las cdulas principales es posible manejar eficientemente un archivo administrativo
como el que aqu se plantea. Las necesidades particulares de cada archivo municipal determinarn
si es necesario hacer un trabajo de catalogacin ms complejo.
11.3. CtaIogo de vigencia

El catlogo de vigencia es el instrumento que nos permite conocer el tiempo que los documentos
debern permanecer en el archivo de trmite para despus pasar al de concentracin, y, a su vez,
el periodo que permanecern en este ltimo, teniendo como principio rector el dictamen que
sobre los valores administrativos, fiscales y legales de cada documento emitan las autoridades
competentes.
De esta forma, el catlogo de vigencia sirve para controlar el paso de los documentos entre el
144
Archivo de Trmite
archivo de trmite y el archivo de concentracin en base a criterios objetivos obtenidos a partir del
anlisis de sus valores primarios. Aunque el catlogo de vigencia determina el tiempo que los
documentos deben permanecer en el archivo de concentracin, no le corresponde decidir cules
de ellos pasarn al archivo histrico, tarea que requiere de la utilizacin de la llamada cdula de
disposicin documental.
Como se podr observar, por su aplicacin, el catlogo deber elaborarse desde que la
documentacin se encuentra en el archivo de trmit, entrando en accin en el momento de
transferirla al archivo de concentracin y, posteriorniente, en el momento en que han de ser
dados de baja de ste ltimo. Esta tarea la realizar el archivista en colaboracin con las personas responsables de descargar los asuntos que ingresan a la dependencia ya que son ellas
quienes al hacer uso constante de los expedientes estn en posibilidad de determinar el plazo
que debern permanecer los documentos a su alcance, con base en las disposiciones legales
administrativas y fiscales relacionadas con el manejo documental.
11.3. 1. Procedimiento de la elaboracin del catlogo

Para instrumentar el proceso dictaminador sobre la vigencia documental en materia administrativa,
legal y fiscal es preciso formar un Comit el cual, en primera instancia, deber estar integrado por
los titulares de las dependencias generadoras de los documentos, quienes se ocuparn de emitir
la valoracin en el plano administrativo; para el aspecto fiscal bien pudiera ser el tesorero, que es
quien maneja los asuntos fiscales; para la valoracin jurdica deber ser el responsable de atender
los asuntos de carcter legal que surgen en el municipio, que por lo general es el secretario del
ayuntamiento; por ltimo, el archivista municipal, que adems ser el receptor y ejecutor de las
recomendaciones derivadas de los dictmenes del comit.
En el cuadro nmero 12 se ejemplifica con la serie Trabajo social procedente de la Secretara
del ayuntamiento el tiempo que sus distintos tipos documentales -informes, peticiones y recibosdebern ser conservados tanto en el archivo de trmite como en el de concentracin, tiempo que
fijar el dictmen que emitan las autoridades correspondientes.
El llenado de las columnas podr realizarse de una manera fluida mediante el envio que haga el
archivista municipal de una copia del formato mostrado, a cada uno de los responsables de emitir
su juicio para la determinacin de la vigencia docuniental, quienes lo debern anotar en el formato.
Este ya deber contener los nombres de las series documentales, su descripcin y antigedad,
datos todos ellos
recabados con
Cuadro No. 12
anterioridad, duARCHIVO MUNICIPAL
PRESIDENCIA MUNICIPAL: CABORCA
rante
la
CATALOGO DE VIGENCIA
UNID. ADMVA.: SRIA. DEL AYUNTAMIENTO
claboracin
del
SERIE: TRABAJO SOCIAL
inventario. Es
TIPO
VIGENCIA
VIDA UTIL
ADMINISTRATI
NUMERO DE
OBSERVACIODOCUMENTAL
-VA
EXPEDIENTE Y
NES
conveniente que
Y NUMERO
CRONOLOGIA
ADMINISLEGAL
FISCAL
ARCHIVO
ARCHIVO DE
CLASIFICADOR
TRATIVA
DE
CONCENTRATRAMITE
CION
el Comit se
r e n a
INFORMES
12
1
3
1
2
La documenta3.1.1.1
Enero-Diciembre
cin
est en
1987
buenas condicioperidicamente
nes
convocado por el
PETICIONES
Enero Diciembre
3
0
2
1
2
La documenta3.1.1.2
1987
cin
est en
buenas condiciopropio archivista,
nes
que
estar
RECIBOS
Enero-Diciembre
1
5
5
1
4
La documenta3.1.1.3
1987
cin
est en
buenas condiciopresente en las
nes
145
Gua de
autoaprendizaje
reuniones para contribuir en la determinacin del valor que poseen los documentos de acuerdo
con sus caractersticas y los criterios empleados para determinar sus vigencias.
11.3.2 Componentes
Vigencia Administrativa
Esta columna deber ser llenada por los titulares de las dependencias generadoras de las series
documentales, quienes al conocer el tiempo que utiliza cada expediente, decidirn el lapso que
deber permane-cer en el archivo de trmite, es decir, a su alcan-ce. Este ltimo dato se anotar
en la columna con ese nombre.
Vigencia legal
Esta columna deber ser lle-nada por el responsable de atender los asuntos jurdicos que se
presenten en el municipio, que como ya se mencion con anterioridad, geralmente es el secretario
del ayuntamiento o el asesor jurdico del mismo.
Vigencia fiscal
Esta columna deber ser llenada por el tesorero, por ser el funcionario municipal que conoce
perfectamente los efectos fiscales de cada accin y por tanto de cada expediente.Su opinion,
ms Ia del secretario del ayuntamiento, decidirn el tiempo que un documento deber permanecer
en el archivo de concentracin. Tomemos el primer ejemplo del cuadro nmero 12. El secretario
del ayuntamiento, titular de la dependencia en cuestin, opina que los informes sobre ayudas
municipales tendrn una utilidad para l de un ao, y el asesor jurdico y el tesorero opinan que
tiene una vigencia legal y fiscal de tres aos, respectivamente, por lo que el documento deber
permanecer un ao en el archivo de trmite para que lo pueda usar el secretario y, dos aos en el
archivo de concentracin, cumpliendo as, con los tres aos de conservacin estipulados, de
acuerdo con las disposiciones vigentes de carcter legal y fiscal.
Al tiempo que se conserva un documento con estos criterios se le denomina vida til administrativa,
haciendo referencia al valor que posee para las dependencias que lo generaron, y como ya fue
sealado, se determina por sus valores primarios.
La elaboracin de dicho cuadro nos permite contar con un criterio definido para la transferencia
de documentos entre ambos archivos, evitando la repeticin del procedimiento de valoracin
referido a series documentales, requirindose nicamente para aquellas que se presentan por
primera vez. Adems asegura un control real del flujo documental.
Con los elementos que hasta aqu se han expuesto estamos en posibilidad de organizar nuestro
archivo de trmite, conservando todos nuestros documentos en su lugar. Sin embargo, cada da
ingresan nuevos documentos al archivo sobre asuntos que inician su trmite, mientras que otros
documentos van perdiendo su utilidad administrativa, volvindose de consulta menos frecuente.
El archivo incrementa su acervo gradualmente, encontrndose en l expedientes que son
consultados cotidiamente, otros, espordicamente, y otros ms, que si bien no se consultan,
sabemos que pueden ser de gran utilidad en un momento dado. Citando la capacidad fsica del
archivo se encuentra al borde de su lmite, se nos presentan las siguientes interrogantes: Cmo
146
Archivo de Trmite
evitar un crecimiento excesivo de la documentacin? La tiramos? Y si la necesitamos? Nos

vamos a quedar con todo?, A dnde enviaremos los documentos cuya vigencia ya expir en
este archivo? En el siguiente apartado intentaremos responder a estas preguntas.
12. Cmo organizar un archivo de concentracin?

Hemos detectado que existen expedientes cuyo uso es cotidiano, otros que ya se tramitaron y se
consultan cada vez menos y otros ms que practicamente no se consultan pero podemos desechar
por su probable utilidad futura. Si conservamos todo, llegar un momento en que no habr espacio
para un slo papel ms, lo que entorpecer la localizacin de los expedientes de uso frecuente
para resolver este problema, existe la posibilidad de trasladar la documentacin cuya consulta es
menos frecuente a otro archivo denominado archivo de concentracin.
12.1. Transferencia primaria
Antes de hablar del archivo de concentracin es preciso examinar brevemente el procedimiento
por el cual nuestra documentacin ingresa a ste.
Dijimos ya que los documentos atraviesan por tres fases, la activa, la semiactiva y la inactiva y
que existen unidades archivsticas especializadas en el manejo de los mismos de acuerdo con la
fase en que se encuentren, archivo de trmite, de concentracin e histrico, respectivamente.
Esto quiere decir que todo documento, una vez que concluye su trmite, pasa del archivo de
trmite al de concentracin, permaneciendo en ste el tiempo que para el efecto se ha estipulado
previamente en el catlogo de vigencia. Finalmente, si posee un valor histrico ser trasladado al
archivo histrico para su custodia permanente. Sabemos entonces en qu momento nuestros
expedientes deben de abandonar un archivo para pasar a otro, pero cmo se lleva a cabo ese
trnsito?
Llamamos transferencia documental al conjunto de procedimientos por los cuales la documentacin
pasa de una unidad archivstica a otra diferente. Cuando se lleva a cabo entre el archivo de
trmite y el de concentracin recibe el nombre de transferencia primaria, denominndose
transferencia secundaria cuando tiene lugar del archivo de concentracin al histrico. El objetivo
de ambas operaciones es el evitar la saturacin de los archivos, facilitando as el manejo de la
informacin en ellos contenida.
No es tarea sencilla. Para hacer una transferencia primaria es necesario conocer el trmino de las
vigencias de los documentos para de esa forma determinar cules de ellos sern objeto de la
misma, esto es, aqullos que no poseen ya ningn valor administrativo inmediato* pero que s lo
tienen de tipo legal y/o fiscal. Despus, hay que elaborar una relacin pormenorizada de los
expedientes por transferir y, por ltimo, trasladarlos de manera organizada al archivo de
concentracin. Veamos ahora las caractersticas que debe tener y las funciones que debe cumplir
este archivo.
12.2. Archivo de concentracin

* Tomamos aqu el trmino valor administrativo inmediato para hacer referencia al valor que posee un documento
mientras finaliza su trmite, distinguindolo de la utilidad administrativa que conserva hasta que abandona el
archivo de concentracin.
147
Gua de
autoaprendizaje
Por definicin, es el archivo que est formado de expedientes cuya consulta es espordica y que
han sido transferidos para su conservacin y administracin mientras vence su perodo de vida
semiactiva y se decide su eliminacin o su transferencia al archivo histrico. Permite desahogar
los archivos de trmite de las distintas oficinas de la institucin de la documentacin que ya ha
terminado su trmite pero que es necesario conservar por un tiempo adicional para consultas
posteriores. Tiene como funcin recibir, revisar, ordenar, custodiar, dar servicio de consulta a la
propia administracin municipal y depurar la documentacin que le enve para su guarda. Si el
volumen documental que debe pasar al archivo de concentracin no es tan grande como para
requerir un local especial, lo conveniente ser sencillamente colocar esa documentacin en un
estante aparte dentro de la misma oficina. Nuestro archivo de concentracin queda as formado
con pocos recursos y brindndonos el desahogo necesario.
El archivo de concentracin constituye un centro de informacin fundamental para que los
funcionarios y dems servidores pblicos puedan dar una respuesta rpida y eficiente a los
problemas que les son planteados por la sociedad. Por su conducto se pueden conocer importantes
antecedentes sobre algn asunto en particular, lo que es de gran utilidad para distribuir
eficientemente los recursos con que cuenta la dependencia, en este caso el ayuntamiento.
Las funciones bsicas que debe cumplir el archivo de concentracin son las siguientes:
-
Recibir y conservar la documentacin semiactiva liberada por el archivo de trmite, de manera

que pueda ser localizada y consultada fcilmente.
Depurar y retirar la documentacin que haya terminado su vida til administrativa, dando
aviso antes al archivo de trmite que por alguna razn pudiera tener inters en la ampliacin
de ciertas vigencias, evitando as la destruccin de documentos todava tiles para la
administracin.
Por todo lo anterior, es claro que el archivo de concentracin constituye una unidad de gran
importancia en todo sistema de administracin documental. Sin embargo est pensando para
manejar exclusivamente los documentos que se encuentran en su etapa semiactiva. Cabra
entonces preguntarse: Qu pasar cuando se vaya terminando el tiempo de conservacin prescrito
para los distintos expedientes en nuestro archivo de concentracin?
13. Qu hacer con los documentos cuya vigencia administrativa ya expir?

13.1. Depuracin
La ltima etapa de conservacin de un documento es el archivo histrico. Cuando su utilidad
administrativa termina, se convierte en memoria de hechos pasados, hechos que pueden ser
importantes para atender la evolucin y desarrollo de la comunidad, por lo que habr que
conservarlos siempre; en ese caso se dice que poseen un valor histrico, y ste ser el criterio
para decidir su traslado al archivo histrico. Pero vamos a trasladarlos todos? En este punto
habr que eliminar los documentos cuyo contenido ya no tiene ningn valor, ni administrativo ni
histrico, y conservar aqullos que posean informacin con valor histrico. Este proceso se
denomina depuracin, que significa seleccionar aquella informacin con valor permanente para
su conservacin, separndola de aqulla que habiendo concluido su utilidad administrativa no
posee ningn valor de tipo histrico. Pero cmo vamos a saber qu documentos tienen un valor
histrico y cules no? Nadie dudara en conservar el Acta de Independencia de Mxico o algn
148
Archivo de Trmite
documento que haga referencia a una invasin, pero todos dudaramos en conservar un acta de
nacimiento de un ciudadano comn o un permiso concedido para usar agua de una presa.
Si reuniramos a connotados historiadores para recibir su opinin sobre el posible valor histrico
que pudieran tener nuestras series documentales contenidas en el archivo municipal, seguramente
surgiran fuertes disputas.
La causa sera por ejemplo, que mientras para uno de ellos, interesado en el estudio del desarrollo
de la ganadera, los registros de fierros
constituirn documentos de enorme
Cuadro No. 13
riqueza informativa, para otro
posiblemente stos no tendrn ningn
VALORES DOCUMENTALES
valor por dedicarse a estudiar los grupos
tnicos. De igual manera, para un terARCHIVO
VAL0R
cer historiador ocupado en la
investigacin de los movimientos
ARCHIVO
VALOR PRIMARIO:
DE
(Quien lo genera)
migratorios, tales registros carecern de
TRAMITE
- ADMINISTRATIVO
valor.
De lo anterior deducimos que cada
ARCHIVO FISCAL
--FISCAL
DE
investigador emite su juicio segn sus
CONCENTRACION
-LEGAL
preferencias particulares, lo que es
perfectamente explicable en virtud de
VALOR SECUNDARIO:
las diversas inquietudes de los
(Quien lo consulta)
ARCHIVO
estudiosos sobre los distintos aspectos
HISTORICO
--EVIDENCIAL
de la vida nacional. Con ello intentamos
hacer evidente la difcil tarea y la gran
--INFORMATIVO
responsabilidad que implica elegir
cules expedientes habrn de
destruirse y cules habr que conservar, pues la destruccin es irreversible y no existe manera de
enmendarla si cometemos un error en nuestra apreciacin. La eleccin es delicada, mas
afortunadamente existen tcnicas archivsticas que nos auxilian en la realizacin de esta tarea.
Cuadro No, 14
VALORES SECUNDARIOS
EVIDENCIALES
13.2. Valores secundarios
INFORMATIVOS
Revelan origen, organizacin y

desarrollo de los organismos
pblicos
Revelan fenmenos de
particulares y/o instituciones
Cambios Institucionales, orgnicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas

Documentos sobre: Lo
econmico, poltico interno,
estadstica, programas,
registros
Expedientes de:
Funcionarios
Organigramas
Correspondencia
Decisiones
Acuerdos Legales y
operativos de! organismo
Reglamentos internos
Analizamos los valores que poseen los

documentos durante su vida activa y
semiactiva, denominados valores primarios,
que pueden ser administrativos, legales y
fiscales. Cuando los documentos han perdido
dichos valores, es decir, cuando ya no tienen
utilidad administrativa, es necesario analizarles
para determinar si tienen valores secundarios,
que son aqullos que un documento posee
no para quien lo genera sino para alguien
* Algunas tendencias en archivonoma hablan de un tercer valor denominado testiomononial muy similar al evidencial.
Sin embargo, por las caractersticas de la documentacin municipal mexicana emplearemos nicamente dos, tal y
como propone el Dr. Theodore Schellenberg. Vid T. Schellenber. Archivos Modernos, Principios y Tcnicas, 2 ed.
Mxico. AGN, 1987 pg. 199.
149
Gua de
autoaprendizaje
externo que lo consulta, como sera el caso de un investigador, por la informacin que contiene ya
sea sobre el origen, evolucin o fenmenos particulares que ha sufrido la institucin generadora
de tal documento, o bien sobre la regin para la cual presta sus servicios. Estos valores pueden
ser de acuerdo a su naturaleza, evidenciales o informativos (ver cuadros 13 y 14). Es conveniente
aclarar que un documento puede poseer ya sea uno o los dos valores enunciados, al igual que
ocurre tratndose de documentos con valores primarios. Ello depender, como ya se dijo, de las
caractersticas que tenga al ser analizado ya no desde un punto de vista institucional, sino como
objeto de inters social: ya no desde la ptica de quien lo produjo, sino de quien lo consultar en
adelante*.
En la valoracin secundaria deber evitarse la aplicacin mecnica de cualquier tipo de criterio,
procurando agotar todas las opciones por las que un documento puede llegar a ser considerado
de valor histrico. En este sentido el archivista deber realizar un estudio estructural y funcional
del municipio para de esa forma poder apreciar correctamente el valor de las series documenlales,
analizadas dentro del contexto histrico e institucional en que se produjeron. Slo entonces podr
desempear un papel til y activo en el proceso de determinacin de los valores histricos de la
documentacin a su cargo.
13.2.1. Valor evidencial

Es el que poseen aquellos documentos que por su contenido nos revelan el origen, organizacin
y funcionamiento de los organismos pblicos, que para el caso que nos ocupa sera sobre los
ayuntamientos. A travs de tales documentos conocemos los cambios orgnicos que ha sufrido
una institucin, sus normas de trabajo y el funcionamiento de sus oficinas: los procedimientos,
operaciones y la toma de decisiones. Pueden ser documentos que hagan referencia a problemas
o a condiciones que llevaron al establecimiento del ayuntamiento en cuestin.
Tomemos algunos ejemplos de posibles series documentales existentes en nuestro archivo de
concentracin que renan alguna o algunos de las caractersticas enunciadas, esto es, que posean
un valor evidericial.
a) Actas de escrutinio: Estos documentos nos muestran las tareas realizaclas por las autoridades
del ayuntamiento en los procesos de eleccin de los representantes polticos municipales,
adems del nivel de participacin de la comunidad en los mismos.
b) Cortes de caja: Estos documentos contienen informacin sobre los ingresos, y egresos del
municipio. Respecto de los ingresos, nos permiten conocer las fuentes de los mismos, el
procedimiento por el que se recaudaban y el monto de cada partida. En cuanto a los egresos
es posible determinar los fines a los que se destinaban los fondos municipales, sus variaciones
de un periodo a otro, etc. Es fcil advertir que tales noticias constituyen un elemento fundamental para conocer importantes aspectos funcionales y organizativos de una institucin.
c) Programas de trabajo: Nos revelan los objetivos propuestos en una institucin, la asignacin
de tareas a las distintas reas de oficinas que la componene, los tiempos proyectados de
alcance de metas, etc.
1.3.2.2. Valor informativo

Este valor es propio de los documentos que contiene informacin til para el estudio de una
150
Archivo de Trmite
diversidad de campos. A travs de ellos podemos reconstruir, ms que la evolucin de las

dependencias pblicas, los problemas y el desarrollo de las personas, grupos sociales y fenmenos,
con los que se relacionan dichas dependencias, en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplos
de series documentales con este tipo de valor son los siguientes:
-
Actas de nacimiento, matrimonio y defuncin. Estas nos permiten conocer, a partir de los
movimientos demogrficos registrados en el municipio, las tasas de natalidad y mortalidad,
las causas de las defunciones y otros aspectos de gran relevancia para la realizacin de
estudios de salud pblica en distintas pocas de la vida municipal.
Registro de propiedad. Por medio de este tipo de documentos podemos conocer los cambios
operados en la tenencia de la tierra, hacer un seguimiento del proceso de desaparicin de
latifundios y la formacin de ejidos, etc.
Censo agrcolas. Estos nos revelan, entre otros aspectos, los niveles de la produccion agrcola
municipal y las fluctuaciones de sus precios, tareas de gran inters en toda historia regional.
La aplicacin de los conceptos anteriores acerca del valor histrico que puede poseer un documento
es fundamental para decidir su conservacin. Pero a quin le coriesponde esa decisin?, el
archivista tendr esta enorme responsalibidad o le corresponde a alguna autoridad municipal en
particular?
Cuando hablamos del flujo documental del archivo de trmite al de concentracin, sealamos que
el tiempo que cada documento permanece en uno y otro repositorio se determina a partir del
dictmen emitido por un Comit integrado por titulares de las dependencias generadoras de los
documentos, acerca de sus valores fiscal y legal. En este momento se har necesario incorporar
a este Comite dos elementos ms: un historiador perteneciente al municipio o una personalidad
que goce de prestigio acadmico y un funcionario del archivo histrico del estado. Si el municipio
lo juzga pertinente, se solicitar asesora al Archivo General de la Nacin. La funcin bsica de
dichos elementos ser la de auxiliar al Comit en los trabajos de la valoracin secundaria, diciendo
qu documentos habr que destruir y cuales pasarn a formar parte del Archivo Histrico del
Municipio. Para realizar esta tarea en forma adecuada ser necesario emplear la cdula de
disposicin documental.
14. Qu es la cdula de disposicion documental?

As como existe un instrumento de control documental denominado inventario para saber qu
informacin albergamos en nuestro archivo de trmite, y otro denominado catlogo de vigencia
para saber cundo debemos enviarla al archivo de concentracin, tambin contamos con la cdula
de disposicin documental, instrumento que nos permite conocer el destino final que cada
documento tendr; ya sea su destruccin o su conservacin en el archivo histrico.
La cdula de disposicin documental consiste en un formato (vase cuadro No. 15) en el que se
consignan los nombres de las series documentales que se valoran y el de cada uno de los tipos
documentales que los integran con sus respectivas claves de clasificacin. En nuestro caso
tomamos la serie Trabajo Social y sus tipos son Peticiones Recibos e Informes. A continuacin
se consigna el nmero de expedientes y las fechas extremas que abarca cada tipo documental.
El elemento distinto de la cdula est dado por la valoracin histrica procedimiento para seleccin,
en donde se anota el resultado del anlisis efectuado sobre el destino final de cada documento,
de acuerdo con su contenido y el valor que pudiera o no reportar en un futuro para la reconstruccin
151
Gua de
autoaprendizaje
de un aspecto de nuestra historia. Finalmente, en la columna Observaciones se pondrn datos

adicionales a los indicados en el resto de las columnas, como se ejemplifica en el cuadro de
referencia.
Si examinamos los ejemplos con que se ilustra la forma en que debern llenarse las columnas de
nuestro inters, se observar que en algunos casos se indica la conservacin del 1% del 2%
como muestra en el Archivo Histrico. Quiere decir que destruiremos casi toda la serie documental? Por qu? La consecuencia de esta recomendacin efectivamente implica destruir un
98% de la serie documental. La razn para tomar esta decisin es que se trata de series sin valor
histrico desde el punto de vista tcnico-archivstico, pero de las que es conveniente conservar
una muestra para dejar testimonios de los tipos documentales generados por la institucin en un
momento dado. Adems, de no hacerlo as, se dejara a los investigadores frente a volmenes
documentales imposibles de consultar. Este procedimiento se aplica especialmente a series sobre
asuntos rutinarios. Por ejemplo, conservar una muestra de un pasaporte perteneciente a una
Cuadro No. 15
ARCHIVO MUNICIPAL
CEDULA DE DISPOSICION DOCUMENTAL
SERIE
TIPO DOCUMENTAL Y
NUMERO
CLASIFICADOR
Trabajo
Social
Informes
3111
Trabajo
Social
Peticiones
3112
Trabajo
Social
Recibos
3113
Presidencia Municipal: Caborca

Unidad
Admva.;
Sra.
Ayuntamiento
NUMERO DE
EXPEDIENTES
Y
CRONOLOGIA
12
Enero-Diciembre
1987
12
Enero-Diciembre
1987
6
Enero-Diciembre
1987
VALORACION
HISTORICA Y
PROCEDIMIENTOS
PARA SELECCIN
Consrvese el 100%
en
el
archivo
histrico
Consrvese el 1%
como muestra en el
archivo histrico
Consrvese el 2%
como muestra en el
archivo histrico
del
OBSERVACIONES
La
documentacin
est
en
buenas
condiciones.
La
documentacin
est
en
buenas
condiciones
La
documentacin
est
en
buenas
condiciones
serie que alcance una cifra de varios miles, bastar para evidenciar los requisitos y procedimientos
seguidos para su emisin.
Distinto ser el procedimiento para depurar series comoregistro de fierros o ingresos, ambas
pertenecientes a la Tesorera. Si se indicara conservar slo el 1%, ser necesario, antes de desechar
toda la serie, reunir su informacin en cuadros estadsticos y guardar la muestra. Tratndose de
informacin de varios aos, se tornar una muestra por cada ao.
La utilidad de un cuadro como el anterior queda de manifiesto en un municipio ubicado en una
zona ganadera. La fuente de ingresos derivada del registro de fierros es aqu de gran importancia.
Un investigador interesado en el tema podr medir su impacto si contamos en nuestro archivo con
un cuadro, mismo que tendr que elaborar el archivista, donde se seale el monto de recursos
recibidos por equis nmero de cabezas de ganado marcadas en un ao. Con una muestra ser
suficiente para conocer cmo se realizaba el pago de este impuesto.
El mismo procedimiento se aplica para la serie ingresos en cuyo cuadro concentrador habr que
152
Archivo de Trmite
sealar la fuente de ingresos, y su monto y en este caso habr que conservar una muestra por
cada concepto.
A este proceso de eliminacin de grandes volmenes documentales, se le podr denominar
segunda depuracin y habr que efectuarla para conservar lo ms significativo en el Archivo
Histrico.
Por otra parte, en un archivo pequeo, en el que no se presentan problemas de grandes volmenes
documentales y por lo tanto tampoco los hay en cuanto a disponibilidad de espacio fsico, es
conveniente conservar toda la documentacin eliminando nicamente los expedientes duplicados
y las copias intiles. En el siguiente apartado se explicar la manera de organizar un archivo
Histrico.
TERCERA PARTE
Archivo Histrico
15. Qu es un Archivo Histrico?
El archivo histrico es el repositorio al que son transferidos los documentos que han concluido su
vida semiactiva y que han sido seleccionados por el valor de la informacin que contienen para su
conservacin permanente. En otras palabras, el archivo histrico est constituido por los
documentos oficiales considerados por el Comit Dictaminador de especial trascendencia para la
formacin del acervo histrico de la regin. Una vez aqu tal documentacin pasa a ser del dominio
pblico, ya que adems de ser til para la institucin que la genera, es de enorme inters para la
investigacin acadmica y, a travs de sta, para la nacin en general.
El archivo histrico tiene como funciones bsicas:
-
Recibir y conservar adecuadamente la documentacin histrica liberada por el archivo de

concentracin de la dependencia a que pertenece.
Dar servicio de consulta al pblico en general, acondicionando el local a su disposicin para

tal efecto.
Promover constantemente actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del propio
archivo histrico.
Si bien no siempre resulta factible, es deseable que el archivo histrico cuente con un taller de
conservacin y restauracin a fin de mantener en buen estado los documentos bajo su custodia y
de darles el tratamiento adecuado cuando por algn motivo se han deteriorado.
Ya sabemos qu es un archivo histrico. Consideremos que apenas se forma y que no existe
ningn papel ms que los transferidos por el archivo de concentracin; en este caso el orden que
tenan en los archivos anteriores ser preciso conservarlo. Las dependencias generadoras de
esos documentos tomarn el nombre de Secciones, por ejemplo, Seccin Presidencial Municipal, Seccin Tesorera, etc., y las series documentales sern las mismas, tal como vienen
153
Gua de
autoaprendizaje
organizadas.
Sin embargo, la experiencia demuestra que un gran porcentaje de los acervos municipales del
pas se encuentran abandonados y en completo desorden. Para poder recuperar la valiosa
informacin histrica que tales archivos representan, habr que organizarlos aplicando los llamados
principios de procedencia y de orden original.
15.1. Qu son los principios de procedencia y de orden original?

Todo archivo para poder ser til debe estar bien organizado. Tratndose de archivos administrativos,
ello se logra a travs de la implantacin de un programa adecuado de administracin documental
similar al que hasta aqu se ha descrito, el cual nos permite controlar cada documento desde el
momento en que es generado o que ingresa a la institucin, hasta que pierde su valor administrativo
y abandona el archivo de concentracin. De esta forma, si se desconociera la adscripcin de
algn expediente, bastara con analizarlo y consultar alguno de los instrumentos de control documental que hayamos elaborado para reubicarlo en el sitio adecuado. En cambio, cuando se trata
de expedientes generados tiempo atrs, es frecuente encontrarse con que el organismo u oficina
que los produjo ya no existe o bien, que las caractersticas de los mismos como la caligrafa o el
asunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se han
ideado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos histricos de una organizacin
adecuada, tal es el caso de los llamados principios de procedencia y de orden original. Estos
principios son de uso generalizado en la organizacin de archivos histricos y han sido adoptados
como elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos.
El principio de procedencia postula que la documentacin de un archivo debe ordenarse de tal
manera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgnica de la entidad
administrativa que produjo ese grupo documental. En nuestro caso, el ayuntamiento es tal entidad
administrativa. Por su parte, el principio de orden original seala que los documentos debern
mantener la disposicin que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemos
respetar el orden de los legajos y la conformacin de los expedientes ya formados, pues como es
fcil comprender, un documento separado del resto de documentos que forman un expediente, o
un expediente considerado aisladamente, resultan de poco provecho para quien los consulta. La
ordenacin natural asegura entonces, la conservacin integral del valor informativo de toda la
documentacin.
Adems de lo anterior, la aplicacin de los principios enunciados garantiza un gran ahorro de
tiempo y recursos ya que se evita reordenar la documentacin salvo en casos muy excepcionales,
operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales. Para entender
mejor lo anterior citemos un ejemplo.
Supongamos que algn historiador propone que el archivo histrico se organice por temas sin
importar qu dependencias produjeron los documentos que lo integran. Seguramente este
investigador hace la propuesta con la idea de facilitar su consulta de acuerdo a los temas que a l
le interesan. Pero viene otro historiador opina que los temas elegidos no son los adecuados, sitio
que es mejor organizarlos segn los distintos renglones de la vida municipal: poltica, economa,
cultura, religin, etc.; por ltimo, llega otro historiador ms y opina que es mejor organizar los
documentos de acuerdo a los siguientes temas: hombres ilustres, oligarqua, clases populares,
etc.
154
Archivo de Trmite
De los ejemplos anteriores podemos sacar la siguiente leccin: si organizramos el archivo histrico
por temas, se perdera el ambiente, las condiciones, en suma el contexto en el que han sido
creados los documentos. Por otro lado, la organizacin temtica tiene una gran desventaja para
estos fines, pues por muchos temas y subtemas que se le asignen al archivo jams podr satisfacer
todas las opiniones ni requerimientos para la bsqueda de temas que posiblemente nunca nos
imaginemos que sudan, por su rareza.
En cambio, si organizamos los documentos segn los principios de procedencia y de orden original, cualquier investigador podr buscar por un camino lgico cualquier dato dirigindose a la
seccin que corresponda, a la dependencia que gener el documento, desarrollando entonces
cualquier tema de su inters por inverosmil que parezca: Rebeliones Mesinicas durante el siglo
XIX en la Regin Norte del pas.
Toca pues, al archivista identificar las entidades municipales de donde provinieron los documentos,
reconstruir su estructura orgnica y reconocer las funciones y actividades de cada una de sus
partes a travs del tiempo, para finalmente poder ubicar correctamente sus expedientes formando
secciones referidas a cada una de dichas partes. As, si se tienen documentos coloniales de los
siglos XVII y XVIII por ordenar, primero se investigar cul era la estructura orgnica del ayuntamiento durante dicho perodo y cules las funciones del alcalde, los regidores y el procurador
sndico; despus se formarn grupos de documentos por cada uno de dichos elementos
dividindolos al interior de acuerdo al asunto de que traten. Del grupo o seccin Alcalda, por
ejemplo, tendramos series tales como gobierno econmico seguridad pblica, Justicia y otras
ms.
Es evidente que la organizacin en estos trminos no es tarea fcil, pero no vamos a esperar a
ser unos eruditos en la materia para empezar a clasificar nuestro archivo histrico. Debemos
comenzar de inmediato y no dejar que los documentos continen deteriorndose.
15.2. Cmo organizar un Archivo Histrico?

En este apartado expondremos la manera de organizar un Archivo Histrico Municipal con
documentos generados desde la poca colonial hasta tiempos recientes. Esta propuesta es
resultado de la experiencia adquirida por el Archivo General de la Nacin en las tareas de
organizacin de archivos municipales en los distintos estados de la Repblica. Conscientes de las
variaciones que se presentan en distintas pocas y regiones de nuestro pas en materia
administrativa municipal, se deja abierta la posibilidad de realizar modificaciones para adecuarlas
a las mismas.
En el cuadro 16 se presenta un modelo organizativo para documentos de pocas distintas, en el
que se sealan los grandes cortes cronolgicos bajo los cuales se agrupan los fondos
documentales: el fondo Colonial, que comprende el periodo que va de 1519 a 1821 el Fondo
Independiente Siglo XIX, que corresponde al periodo de 1822 a 1917; y por ltimo Fondo
Independiente Siglo XX, que va de 1918 a 1988. Para la formacin de este esquema se han
tomado en cuenta los aspectos estructurales y formales de la produccin documental a lo largo
de la historia del pas. As, entre 1519, ao de la fundacin del primer ayuntamiento de la Nueva
Espaa -el de Veracruz-, y la consumacin de la Independencia en 1821, se observa cierta
homogeneidad en los tipos documentales generados por la administracin municipal. A partir de
1822 se inicia un cambio en la organizacin de las instituciones que se plasma en la Constitucin
de 1824, por la cual se adopt un sistema de gobierno republicano federal, lo que a su vez
155
Gua de
autoaprendizaje
provoc importantes transformaciones en el terreno de la produccin documental -aparicin de

nuevos organismos generadores de documentos, desaparicin de diversos tipos documentales,
fenmeno que se acentu en razn de la inestabilidad poltica que afect al pas hasta fines de
siglo. Finalmente, con la incorporacin del rgimen del Municipio Libre en la Constitucin de 1917
se introdujeron de nueva cuenta cambios en este importante rgano de la vida nacional.
Como se ver, para la separacin de los tres fondos sealados hemos adoptado con cierta
flexibilidad los cortes cronolgicos en que tradicionalmente se ha dividido la historia de Mxico.
Ahora bien, cada uno de los fondos se divide en secciones que corresponden a las dependencias
municipales que han existido en las pocas sealadas por el fondo bajo el cual se ubican. En el
Fondo Colonial, por ejemplo, tenemos seis secciones: Cabildo, Gobierno Administrativo, Real
Hacienda, Justicia, Protoclos o Notaras y Guerra y Milicia. A su vez, cada seccin se subdivide
en series, que como ya se dijo antes corresponden a los grandes asuntos que atenda cada una
de las dependencias. As la seccin Gobierno Administrativo tiene como posibles series
documentales Polica, Abasto, Aguas y Acequias y Asuntos Eclesisticos.
Si observamos el cuadro nmero 16 veremos que las secciones de los distintos fondos son
Cuadro No. 16
ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO
FONDO COLONIAL
(1521-1821)
Seccin Cabildo
Seccin Gobierno Administrativo
Seccin Real Hacienda
Seccin Justicia
Seccin Protocolos
Seccin Guerra o Milicia
FONDO INDPENDIENTE
SIGLO XIX (1822-1917)
Seccin Cabildo
Seccin Presidencial Municipal
Seccin Tesorera
Seccin protoclos o Notaras
Seccin Justicia
Seccin Registro Civil (1857)
FONDO INDEPENDIENTE SIGLO XX

CONTEMPORANEO (1918)
Seccin Cabildo
Seccin Presidencial Municipal y/o
Secretara
Seccin tesorera
Seccin Justicia
Seccin Registro Civil
Series Documentales de la
Seccin Gobierno Administrativo
Serie Polica
Serie Abasto
Serie Aguas Acequias
Serie Asuntos Eclesisticos
prcticamente las mismas. Ello es as, ya que si bien es cierto que con laindependencia poltica
se transform de manera importante la vida institucional del pas, los requerimientos de las
comunidades municipales siguieron siendo bsicamente los mismos, apareciendo slo nuevos
organismos encargados de cubrir dichas demandas y reasignndose las tareas de all derivadas,
entre stos y los cuerpos que haban sido conservados del periodo anterior.
El Cabildo, por ejemplo, es una seccin comn en los tres fondos ya que desde la Colonia hasta
nuestros das ha desempeado funciones muy especficas -regulacin funcional y estructural del
municipio-, adems de haber conservado sin mayor variacin su composicin. De la misma manera
a la seccin Gobierno Administrativo del fondo Colonial corresponden las de Presidencia Municipal y lo Secretara de los otros fondos, ya que durante la Colonia actividades como la formacin
de censos y estadsticas, el manejo del archivo del ayuntamiento al fomento de la educacin y la
prestacin de servicios pblicos en general, recaan sobre distintas autoridades como el alcalde
mayor, los regidores o, en municipios grandes, sobre juntas presididas por stos ltimos:
posteriormente el presidente municipal y en especial el secretario fueron absorbiendo tales
atribuciones.
La seccin -Guerra o Milicia- se origin a raz de las actividades que sobre este rubro tuvieron
156
Archivo de Trmite
lugar en gran nmero de los municipios novohispanos, en los que era necesaria la presencia de
destacamentos armados que protegieran a los colonos de eventuales ataques o rebeliones
indgenas. En tales casos, el alcalde o titular del municipio, agregaba a sus atribuciones polticoadministrativas las de carcter militar. Durante el siglo XIX, al dar inicio la formacin del ejrcito
nacional los ayuntamientos dejaron de contar con un ejrcito local sobre el que tuvieran facultades
directivas, aunque siguieron sosteniendo gastos extraordinarios por alojamiento y mantenimiento
de algn ejrcito o guarnicin que se encontrara en la regin. Si la documentacin para este
periodo es de un volumen considerable valdr la pena abrir una seccin de Guerra: si en cambio,
los documentos son escasos bastar con agruparlos como serie dentro de la seccin presidencial
municipal ya que por lo general era sta o la instancia superior (prefectura o jefatura poltica) la
encargada de atender esos asuntos.
La seccin Protoclos o Notaras nicamente aparece en los Fondos Colonial y Siglo XIX. Una de
las atribuciones del ayuntamiento en aquellos tiempos era la de registrar todo lo relacionado con
las propiedades: durante la Colonia se denunciaba una mina y se registraba. Qu significa
esto? Que cuando algn cuidadano de la Nueva Espaa descubra una mina, se deca que haca
la denuncia, esto es, acuda con el escribano a anunciar: yo la encontry ste proceda a registrar a ese ciudadano como su propietario. Por lo general, en las Notaras se registraban la compraventa de bienes muebles e inmuebles, tales como haciendas, minas, esclavos, etc. Durante el
siglo XIX podemos encontrar documentos referentes a testamentos, ventas, pleitos, etc. En el
Fondo Contemporneo esta seccin no se considera, pues esta funcin pas a manos del Registro
Pblico de la Propiedad.
Tocante a la seccin Justicia, que aparece en los tres fondos, es conveniente hacer una aclaracin
ya que como sabemos, en la actualidad la imparticin de justicia no forma parte de las atribuciones
del municipio.
En la poca Colonial el ayuntamiento tena facultades para juzgar y castigar los delitos, dependiendo
de la magnitud de stos. Recordemos que en aquellos tiempos no exista una separacin clara de
las funciones que tocaba desempear a las autoridades municipales, quienes vean lo mismo por
cuestiones administrativas, que militares o jurdicas, aunque se procur que los funcionarios
responsables -alcaldes y corregidores- recibieran la asesora de una autoridad con la formacin
profesional, a la que se le denomin teniente letrado para impartir justicia, con la finalidad de
errores y abusos. A lo largo del siglo XIX y ya con la divisin de poderes sta pas a ser una
atribucin estatal y federal. Progresivamente fueron apareciendo en los municipios juzgados
dependientes de la federacin, dejando a la presidencia municipal slo la prctica de las primeras
diligencias y las resoluciones, de los delitos menores. Adems, como ambas autoridades se han
mantenido en comunicacin constante, es lgico que encontremos en el archivo municipal
abundante documentacin referente a asuntos de este orden, por lo que es conveniente conservarla
como una seccin independiente.
Una ltima observacin, y no menos importante, es la ausencia de la seccin Registro Civil en el
Fondo Colonial y su aparicin en los otros dos. Al respecto, recordemos que en el periodo colonial
al no existir una separacin entre el Estado y la Iglesia la formacin de los registros de nacimientos,
matrimonios y defunciones, corra a cargo de esta ltima. Posteriormente, durante la primera
mitad del siglo XIX, los ayuntamientos recibieron el encargo de recabar informacin estadstica al
respecto, a partir de los datos proporcionados por las parroquias. Fue hasta 1857 que el Estado,
a travs de los municipios, asumi la responsabilidad absoluta de expedir y controlar los registros
mencionados, situacin que prevaleci hasta principios del siglo XX al instituirse las oficinas del
Registro Civil que todos conocemos. Por lo anterior, es claro que nuestro cuadro debe contener
una seccin que agrupe la documentacin derivada de tales actividades.
157
Gua de
autoaprendizaje
Una vez que hemos integrado las secciones anteriores, habr que dividirlas en grupos menores
o series. En el cuadro nmero 17 presentamos algunos ejemplos de las series que podemos
Cuadro No. 17
ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO
SECCION
CABILDO
SECCION
PRESIDENCIA
SECCION
TESORERIA
SECCION JUSTICIA
SERIES
SERIES
SERIES
SERIES
- Actas de Cabildo
Instruccin Pblica
Elecciones
Estadstica
Ejidos
Ganadera
Silvicultura
Polica
Caminos
Caminis
Abigeato
Bienes Mostrencos
Cementerios y Panteones
Portacin de Armas
Registro Pblico
Partes de Polica
Correspondencia
Ingresos y Egresos
Cortes de Caja
Reacaudacin
de
Contribuciones
Multas
Padrones de Contribuyentes
Nminas de Sueldos
Correspondencia Dirigida y
Recibida a la Contadura de
Glosa
Registro de Tierras
Recibo de Impuestos
Correspondencia
Juicios sobre Liquidacin de

Cuentas
Conciliaciones
Despojos
Reconocimiento de Firmas
Exhortos y Desocupacin
de Causas
Demanda por
Diversos
Delitos
Denuncias
Citatorios
Ordenes de Aprehensin
Averiguacin
Declaraciones
Consignaciones
Multas
Amparos
Sentencias
de
Penas
Correccionales
Fianzas
Indultos
Remisin
de
Presos
Causas Civiles y Criminales
Correspondencia
formar para cada una de las secciones del fondo Contemporneo. Como se podr observar, las
distintas series de cada seccin se refieren a los principales asuntos o materias atendidas por el
organismo u oficina que constituye dicha seccin. No hay que perder de vista que se trata
nicanlente de una propuesta y que slo el trabajo prctico de organizacin de un archivo perirrite
determinar con certeza las secciones y las series que han de constituir al mismo. Lo importante
es que el esquema elaborado refleje la estructura orgnica y funcional que produjo esos
documentos para de esa forma mantener un control efectivo sobre los mismos y prestar un servicio
rpido y eficiente al usuario.
La organizacin constituye un paso muy importante para poder abrir un archivo histrico a la
consulta. Sin embargo los usuarios no podrn sacar provecho de ello si no cuentan con los medios
que les permitan conocer qu informacin contiene el archivo. Al igual que sucede con los archivos
Cuadro No. 17
SECCION
REGISTRO CIVIL
SECCION
JUNTA MUNICIPAL DE RECLUTAMIENTO
SERIES
SERIES
Actas de Nacimientos
Actas de Matrimonios
Actas de Divorcios
Actas de Defunciones
Solicitudes de Casamiento
Comprobantes de Inhumaciones
Traslado de Cadveres
Registro de Extranjeros
Nombramientos de Funcionarios
Certificados Mdicos
Estadsticas de Nacimientos
Estadsticas de Matrimonios
Servicio Militar
Cdula de Empadronamiento
Citatorios
Actas de Nacimientos de los Conscriptos
Rectificacin de Mayora o Minora de Edad
Cartas de referencia
Certificados de Inutilidad para el Servicio Militar
Lista de Sorteo
Conscriptos
Minutarios del Registro
Rgistro dedeConsecriptos
Padrones
de Analiabetas
Analfabetas
Padiones de
Cancelaciones de Cartillas
Estadisticas
158
Archivo de Trmite
administrativos, en el archivo histrico existen ciertos instrumentos de consulta en los que se

describen, ya sea individualmente o por grandes grupos, los documentos que lo integran. La
diferencia radica en que mientras que con aquellos se busca fundamentalmente controlar la
documentacin, en este ltimo obedecen ms al propsito de ofrecer el servicio de consulta.
16. Como dar a conocer lo que contiene nuestro archivo histrico
Una manera de dar a conocer la riqueza del acervo histrico municipal es mediante la de publicacin
de informacin que contienen sus documentos. Para ello es preciso elaborar un programa
descriptivo acorde con sus necesidades. Llamamos descripcin archivstica a la elaboracin de
registros o listas a partir de la documentacin que hay en un archivo. Por su conducto, adems de
los beneficios de difusin sealados, es posible controlar la existencia documental y facilitar su
localizacin. La gua, el inventario y los catlogos son los instrumentos bsicos de todo archivsta,
correspondiendo a cada uno de ellos un nivel de descripcin especfico. As, la catalogacin es el
procedimento ms detallado por el que se pueden dar a conocer todos los documentos existentes
en un archivo. Tratndose de volmenes pequeos ello no implica mayor problema, pero cuando
se trata de describir grandes cantidades, de documentos representa una labor muy tardada y con
frecuencia poco provechosa. Por ello es conveniente optar por un plan escalonado que vaya de lo
general a lo particular, es decir, la guia, pasando por el inventario, al catlogo.
16.1 La gua
Si queremos abrir nuestro archivo al pblico en un tiempo razonable despus de haberlo clasificado,
es posible hacerlo mediante la elaboracin de una gua general.
Este instrumento de descripcin, como su nombre lo indica, tiene como objetivo el orientar a los
posibles usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a
particularizaciones, habla de las caractersticas y de las funciones de los organismos productores
de los documentos, que en un archivo municipal ser el ayuntamiento con sus respectivas oficinas,
sus orgenes y las secciones documentales que lo componen. Tambin se pueden aportar datos
sobre el volumen del acervo, los aos que abarca la informacin conservada, la existencia de
otros instrumentos de acceso a los documentos -invenlarios o catlogos y los servicios que
presta el archivo. Con todos, estos elementos el investigador adquirir una visin panormica
sobre los grupos documentales del archivo en cuestin, pudiendo decidir entonces cules de
ellos resultan de su inters sin necesidad de revisarlos personalmente. Aunque para elaborar una
guia general no es preciso conocer exhaustivamente todos los documentos, si es imprescindible
que stos se encuentren ordenados en grupos homogneos ya que de otra manera sera imposible
obtener toda la informacin sealada.
La gua es muy til sin embargo debemos describir con mayor detalle nuestro archivo para poder
ofrecer a los usuarios un mejor servicio de consulta. La elaboracin de un investario nos permitir
avanzar en este sentido. Es preciso sealar que tal trabajo deber realizarse slo con aquella
documentacin que encontremos abandonada y de la que no tengamos ninguna relacin que nos
permita conocer sus caractersticas (volumen, cronologa, contenido informativo, etc.). Por el
contrario, para la documentacin que fue debidamente transferida del archivo de concentracin,
ya contamos con toda la relacin que elaboramos en el momento de su traslado al archivo histrico.
En este caso lo nico que habr que hacer ser cambiar la ubicacin topogrfica, eliminar los
nombres de las series documentales que destruimos, o en su caso cambiar la cantidad de
documentos, pues se recordar que en algunos casos slo guardamos una muestra de cada
159
Gua de
autoaprendizaje
serie.
16.2. El inventario
El inventario es un instrumento que tiene como objetivo, partiendo del esquema general de fondos
y secciones, describir las series documentales de que consta un archivo. Lo distinguimos aqu del
inventario que se elabora cuando los documentos an se encuentran en su fase administrativa si
bien, como se ver ms adelante, ambos contienen los mismos elementos para la descripcin de
las series. La diferencia radica en el fin que cada uno persigue, ya que mientras que en el archivo
administrativo el inventario es bsicamente un instrumento de control documental, en el histrico
pretende servir de medio de consulta para los usuarios. Por su conducto podemos prestar servicio
a la comunidad, ya que mediante su lectura es posible que toda persona que acuda al archivo
adquiera una idea general de su contenido, eligiendo aquel documento o expediente que resulte
de su inters.
En el cuadro nm. 18 se presentan los elementos que debe tener todo inventario, para facilitar su
aplicacin se llen con series documentales de dos secciones pertenecientes al Fondo Colonial:
Justicia y Guerra y Milicia.
Los componentes de un inventario son los siguientes:
En el espacio reservado para el Fondo, se anotar el que corresponda al perodo cronolgico de
la documentacin que vamos a inventariar. En cuanto a la seccin, se indicar la dependencia de
donde proceden los documentos. Al respecto, es conveniente utilizar una hoja para cada seccin.
Si el volumen documental lo hace necesario habr que utilizar las hojas que sean necesarias para
cada seccin. Por ejemplo, si de la seccin Real Hacienda del Fondo Colonial nos resultaron 13
hojas, habr que numerarlas del 1 al 13; si de la seccin Gobierno Administrativo tambin del
Fondo Colonial, resultaron 15 hojas, habr que numerarlas a su vez del 1 al 15.
Serie documental
Cuadro No. 18
INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO
Fondol Colonial
Seccin: Justicia
SERIE
DOCUMENTAL
DESCRIPCION
QUERELLAS
Sobre
lesiones
robos
CRONOLOGI
A
NUMERO DE
EXPEDIENTES
NUMERO DE
CAJAS
UBICACION
1785
12
En el tercer
estante
Buenas
condiciones
OBSERVACIONES
DEMANDAS
Sobres robos,
injurias
y
lesiones
1790
11
En el tercer
estante
El expediente se
encuentra
incompleto
JUICIOS
Sobre robos,
lesiones
y
asesinatos
1792
10
En el cuarto
estante
El expediente est
en
buenas
condiciones
Como se recordar, cada serie documental se forma por expedientes cuyo contenido hace
referencia a actividades similares entre s. El nombre que le asignamos a cada serie deber
160
Archivo de Trmite
Cuadro No. 18
INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO
Fondol Colonial
Seccin: Guerra o Milicia
SERIE
DOCUMENTAL
DESCRIPCION
PARTES DE
GUERRA
Ataque
de
Apaches en el
Valle
de
Banichil
NOTIFICACIONES
Sobre
ascensos
diversos
oficiales
tropa
LICENCIAS
Otorgadas
diversos
oficiales
CRONOLOGI
A
NUMERO DE
EXPEDIENTES
NUMERO DE
CAJAS
UBICACION
OBSERVACIONES
1799
12
14
En el primer
estante
La documentacin
se encuentra en
orden
1782
En el primer
estante
Se encuentra en
buenas
condiciones
1790
En
segundo
estante
El expediente est
en orden
a
y
el
indicarnos su naturaleza. En esta columna pondremos el nombre asignado a la serie documental

que se trate.
Descripcin
En este espacio una haremos una breve sntesis del cotenido de toda la serie documental.
Cronologa
En esta columna se indicar el ao o aos que comprenda la serie documental.
Nmero de expedientes
Aqu se anotar el nmero de expedientes de que conste toda la serie documental.
Nmero de cajas o Legajos

Cuando se ordena la documentacin que pasa a formar parte del archivo histrico, se deposita en
cajas ordenadas cronolgicamente, a las que se les asigna un nmero progresivo iniciando con el
1 para la documentacn ms antigua. Esta columna se refiere a este dato.
Si por algn motivo no se cuenta con cajas archivadoras se pueden formar legajos con varios
expedientes procurando que sean de un volumen similar al de las cajas. En nuestra hoja de
inventario habr que hacer la anotacin correspondiente tachando el ttulo de caja -si se iniciara
una nueva hoja-, o anotando nmero de legajos donde stos empiecen a aparecer.
Ubicacin topogrfica
Aqu se anotar el lugar exacto donde se encuentra la serie documental, para facilitar su localizacin.
Observaciones
En este lugar se anotarn datos importantes sobre las condiciones de la serie documental.
161
Gua de
autoaprendizaje
Ya que elaboramos nuestro inventario, y gracias a ello podemos abrir al pblico nuestro archivo,
es posible tomarnos el tiempo necesario para elaborar un catlogo.
16.3 El catlogo
El catlogo constituye un instrumento mucho ms detallado que el inventario, al describir ya no
slo las series documentales, sino cada uno de los expedientes que los conforman. La catalogacin
en un archivo debe hacerse de manera sistemtica y continua desde que los documentos estn
en su fase activa para de esa manera poder aprovechar el trabajo descriptivo que se realiza
desde que stos se encuentran en los archivos administrativos. Por desgracia pocos de nuestros
archivos histricos, incluyendo los municipales, son producto de un trabajo como el anterior. Lo
ms comn es que el archivista se enfrente a enormes volmenes de documentos sin identificar,
muchos de los cuales pueden datar de mucho tiempo atrs, en cuyo caso se requerir de
conocimientos especializados para su identificacin y su lectura.
Algunos archivistas opinan que la catalogacin debe comenzar por los documentos ms antiguos,
otros en cambio, piensan que es preferible catalogar comenzando por los rns recientes. Cualquiera
que sea la decisin que se adopte, deber considerar indispensablemente el trabajo de catalogacin
desde una perspectiva que contemple el acervo en su conjunto. Para eso se tendrn que elaborar
fichas de catlogos semejantes a las de un archivo administrativo, revisando igualmente documento
por documento y anotando en cada tarjeta los elementos que sean necesarios para su plena
identificacin. (Ver cuadro 19).
Con la lectura de una ficha debemos poder saber acerca de un documento o de un expediente
completo:
a) Su antigedad.
b) El lugar donde fue producido.
c) La serie documental a la que pertenece.
d Su contenido, para lo cual, habr que hacer una sntesis sobre su informacin.
e) Su ubicacin topogrfica, el nmero de caja o legajo donde se encuentra y el nmero de fojas
u hojas de que consta.
Tambin en un archivo histrico existen varios criterios para realizar una descripcin catalogrfica.
Algunos autores prefieren hacerla por temas, otros por nombres y otros ms cronolgicamente.
Lo importante aqu es destacar que en este proceso deber adoptarse aquel criterio que facilite
ms la localizacin y consulta de los documentos, lo que en buena medida depender de la
propia naturaleza de la documentacin.
Despus de haber elaborado nuestros instrumentos de consulta documental, debemos saber
cmo brindar servicio al pblico.
16.4. Normas para la consulta documental

Una de las primeras cuestiones que debemos de resolver antes de abrir nuestro archivo al pblico
es la siguiente: Cmo podrn los usuarios examinar tranquilamente los documentos? Cmo
162
Archivo de Trmite
Cuadro No. 19
FORMATO PARA FICHA DE CATALOGO
A) Antiguedad del documento

B ) Localizacin geogrfica
Se refiere al lugar de donde procede el

documento
C) Serie documental a la que pertenece el documento
D) Contenido del documento
Sntesis de lo que trata el documento
E) Ubicacin. Nmero de caja. nmero de expediente y nmero de foja
(clave de ubicacin)
APLICACION
1793
Real de Catorce, S.L.P.
Gobierno
Nombramiento a Don Juan Ignacio Fagalde

Como apoderado del Fondo de Propios del
Real del Catorce, en la Corte de Mxico
C. 1. Leg. 4.
Exp. 5. *2 a.
NOTA: *Segundo anaquel.
aseguraremos el control sobre la documentacion que nos solicitan?

Por principio de cuentas debemos tener presente que tanto las instalaciones como los recursos
humanos con que cuentan un archivo dependen de la magnitud del servicio que se presta. Las
necesidades de un archivo estatal, con volmenes documentales y, uno municipal, que
generalmente guarda cantidades menores de documentos, son muy distintas. Sin embargo, en
ambos casos las normas de conservacin y manejo debern ser muy semejantes pues finalmente
la materia prima con que se trabaja es la misma: papeles.
La experiencia nos demuestra que los archivos municipales en nuestro pas rara vez se depositan
en locales construidos expresamente con ese fin, siendo lo ms comn que se destine parte del
edificio administrativo del ayuntamiento para albergarlos. An en esas condiciones debemos
garantizar las condiciones mnimas de seguridad para los documentos y de salubridad para los
usuarios y empleados. En este sentido es fundamental que la zona de recepcin y guarda de
nuestro acervo sea independiente del rea de consulta, de forma que el archivista sea la nica
persona con libre acceso a los documentos. En ella debern evitarse las filtraciones de agua y la
exposicin directa de la documentacin a la luz solar, adems de que se procurar mantener una
ventilacin moderada, todo ello con el fin de evitar el deterioro de los documentos ya sea por
microorganismos o por factores, climticos. El rea de consulta deber reunir las mismas
condiciones. a las que podemos agregar una buena iluminacin y mesas de trabajo adecuadas.
Para garantizar un control efectivo sobre la documentacin que prestemos para consulta, habr
que elaborar boletas de registro de prstamo en las que se indiquen la seccin, serie documental,
nmero de expediente ao del documento y nombre del usuario. Se solicitar al usuario una
identificacin, la cual quedar en poder del archivista hasta la entrega del documento en prstamo.
163
Gua de
autoaprendizaje
Es necesario tambin elaborar un reglamento, que tendr como fin preservar a la documentacin
de todo peligro y evitar su destruccin por descuidos innecesarios. Las indicaciones ms
importantes que deber contener este reglamento son:
a) No introducir alimentos o bebidas en la sala de consulta.
b) No fumar. Con esta indicacin evitaremos la posibilidad de un incendio.
e) No sacar los documentos del local. Toda consulta deber realizarse en la sala de lectura, no
importa quin sea el usuario, ni lo que nos diga para impresionarnos.
Cuadro No. 20
FLUJO DOCUMENTAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO QUE LO ALBERGA
DOCUMENTO
GENERADO
ARCHIVO INMEDIATO
VIDA
ACTIVA
SE TRAMITA
ARCHIVO DE TRAMITE
ARCHIVO DE AREA
CONCLUYE TRAMITE
VIDA UTIL
ADMINISTRATIVA
SE CONSULTA
ARCHIVO DE CONCENTRACION
SE CONSERVA HASTA
QUE VENZA LA UTILIDAD LEGAL
VIDA SEMIACTIVA
SE DEPURA
ARCHIVO HISTORICO
DESTRUCCION
DE DOCUMENTOS IRRELEVANTES
PRESERVACION DE
LOS DOCUMENTOS
CON VALOR PERMANENTE
VIDA NO ACTIVA
ADMINISTRATIVAMENTE
VIDA HISTORICA
Cuadro No. 21
MUNICIPIO URBANO MUNICIPIO RURAL
TIPO DE ARCHIVO
RECURSO HUMANOS
ARCHIVOS
INMEDIATOS
SECRETARIA O
GESTOR
ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO DE
AREA
ARCHIVO DE
CONCENTRACION
1 ARCHIVISTA
1 ARCHIVISTA
ACTIVIDADES
*RECIBIR
*CLASIFICAR
*DISTRIBUIR
*CONTROLAR
*EFECTUAR PRESTAMO INTERNO
*ELABORAR EL INVENTARIO
*ELABORAR CUADROS DE
VIGENCIA
*TRANSFERIR EL ARCHIVO DE CON CENTRACION
RECURSOS HUMANOS
TIPO DE
ARCHIVO
*SUGERIR UN SISTEMA UNICO DE

CLASIFICACION A CADA TRAMITADOR
ARCHIVO DE
TRAMITE
*COORDINAR LA ELABORACION DEL
INVENTARIO Y EL CATALOGO DE VIGENCIA
ENTRE LOS TRAMITADORES
*RECIBIR
*REVISAR
*CLASIFICAR
*CUSTODIAR
*EFECTUAR PRESTAMO INTERNO
*ELABORAR EL INVENTARIO
*ELABORAR *CUADROS DE VIGENCIA
*ELABORAR CEDULAS DE DISPOSICION DOCUMENTAL
*DEPURAR
*TRANSFERIR EL ARCHVO HISTORICO
ARCHIVO DE
CONCENTRACION
1 ARCHIVISTA
ARCHIVO HISTORICO
1 ARCHIVISTA
*RECIBIR
*REVISAR
*CLASIFICAR
*CUSTODIAR
*DEPURAR
*PRESTAR SERVICIO AL PUBLICO
*ELABORAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA
-GUIAS
-INVENTARIOS
-CATALOGOS
*DIFUNDIR EL CONTENIDO DE LOS ACERVOS QUE
CUSTODIA POR MEDIO DE:
-EXPOSICIONES
-BOLETINES, ETC.
164
ARCHIVO
HISTORICO
Archivo de Trmite
d) No prestar documentos deteriorados o en peligro de destruccin por su manejo.

e ) No hacer anotaciones sobre los documentos. Habr que sancionar a quien cometa este acto
privndolo en el futuro de la consulta.
Sera deseable anotar las indicaciones que se elaboren, en una cartulina grande y colocarla en la
pared a la vista de todos a fin de evitar que se cometa cualquier acto que perjudique a los
documentos y la imagen del Archivo Municipal.
Despus de haber recorrido los diferentes momentos del ciclo vital por el que atraviesan los
documentos, se puede apreciar la unidad que guardan entre s los diferentes archivos que se
forman durante el proceso. El archivo histrico no debe funcionar aislado de los administrativos
(ver cuadro 20), se trate de municipios rurales o nmnicipios urbanos, en los que por supuesto el
tema de las actividades y los recursos variar de acuerdo con su volumen. (Ver cuadro 21).
Si desde un principio abordamos la organizacin de los archivos municipales desde esa perspectiva,
sentaremos bases slidas para la correcta administracin del conjunto de sus documentos y
aseguraremos el buen servicio que deben prestar a la sociedad.
CONCLUSIONES
Como se ha podido observar durante el desarrollo de este curso, es de gran importancia introducir
en los archivos de los ayuntamientos del pas una administracin de documentos que garantice la
buena marcha de los asuntos pblicos de los municipios y la preservacin de su memoria histrica
documental.
Para lograr ese objetivo, es indispensable aplicarse a comprender qu son los documentos que
genera la administracin municipal, por qu los produce, cmo y para qu se usan, a quin
beneficia su buena administracin, de dnde surge el inters de que gran nmero de ellos se
guarde para siempre.
Hacer suyas las respuestas a esas preguntas, y usarlas como gua en el trabajo cotidiano asegurar
los responsables de los archivos el dominio de las tcnicas que se acaban de describir.
Esperamos que este trabajo les sea de utilidad y que se enriquezca en el futuro con la experiencia
concreta y colectiva de todos aquellos que se decidan a ponerlo en practica.
Bibliografa de apoyo
A continuacin presentamos una lista de obras sobre archivonoma, para aquellas personas que
deseen ampliar sus conocimientos acerca de los temas que se han tratado en el curso. Todas las
obras que se mencionan pueden ser consultadas en la Biblioteca del Archivo General de la Nacin,
y muchas de ellas pueden ser adquiridas en la Librera de la misma institucin.
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ARCHIVO DE

Hortensia Constanza Tercero y

Secretara de Educacin Pblica

UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRMITE................................. 11

UNIDAD II: DISPOSICIN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRMITE ...................... 21

UNIDAD III: ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS ACTIVOS............................................... 29

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Desde la antigedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla a

OBJETIVOS GENERALES DE LA GUA

AL TRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:

CONCEPTUALIZAR AL ARCHIVO DE TRMITE, AS COMO SUS FUNCIONES Y LAS

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De acuerdo a tus conocimientos en archivonoma, responde brevemente las siguientes preguntas.

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1. Conjunto de conocimientos transmitidos a travs del proceso de comunicacin que permite

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1.1 Concepto del archivo de trmite

El archivo de trmite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por

1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo de trmite

Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,

1.2.1 Jefatura de la unidad

La parte fundamental de un archivo de trmite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buen

Administrar adecuadamente los recursos humanos, tcnicos, legislativos, materiales y

Informar peridicamente a la supervisin acerca de los resultados de sus actividades.

1.2.2 Subunidad de recepcin

Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentacin activa.

1.2.3 Subunidad de expurgo

Establecer los elementos de identificacin documental de acuerdo a las polticas establecidas

Elaborar el catlogo de vigencias documentales, que servir al archivo de concentracin para

Integrar y mantener actualizados el catlogo de vigencias documentales aportando los

Extraer la documentacin que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con

1.2.4 Subunidad de transferencia

La subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trmite, al

Determinar oportuna y correctamente el estado de trmite de los expedientes conservados y

Realizar el anlisis, para la seleccin documental y determinar la documentacin factible de

Analizar cuidadosamente la documentacin cuyos valores hayan prescrito en una primera

Efectuar y registrar las transferencias de documentacin semiactiva a la unidad de archivo de

* De acuerdo a lo ledo en la gua realiza lo siguiente:

1.3 Importancia del archivo de trmite gestin del asunto

1.4 Funcin del archivo de trmite: expurgo de expedientes

1.5 Base legal

1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales

1.5.2 Ley de la Administracin Pblica Federal

1 Compilacin jurdica mexicana, 1998

NOMBRE DE LA LEY ARTCULO (S)

DESCRIPCIN DEL ARTCULO

1.6 Polticas del archivo de trmite

1.6.1 Polticas de servicio

1.6.2 Polticas de recepcin

Constituye un acto jurdico - administrativo que compromete a la dependencia para la realizacin

Las anteriores polticas tienen la finalidad de establecer procedimientos especficos para la

1.6.3 Polticas de transferencia

La transferencia de documentacin al rea de conservacin precaucional resulta indispensable

4 Op. cit., pgs. 21 - 22

AL TRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE: