Manual Procedimiento

de Organización
de Archivos de Gestión
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES 7

2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 9

2.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 10

2.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL 13

2.2.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN 13

2.2.2 SERIES DOCUMENTALES, SUBSERIES

Y UNIDAD DOCUMENTAL 18

2.2.3 PASOS METODOLÓGICOS

PARA LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL 19

3. LA TRANSFERENCIA PRIMARIA 28

4. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS 28

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5
INTRODUCCIÓN

Este documento contiene el procedimiento para la

organización de archivos de Gestión contemplando los
procesos de ordenación, clasificación y descripción docu-
mental y los principios de procedencia y de orden origi-
nal que rigen la organización archivística.
Con este Manual que se busca entregar a los responsa-
bles de los archivos una herramienta de fácil manejo que
oriente las diferentes actividades que se deben adelantar
para la organización de los archivos de gestión pertene-
cientes a cada oficina productora que reúne su documen-
tación en trámite, sometida a continua utilización y con-
sulta administrativa.
También se enfatiza en la definición de Serie y Sub-
serie Documental como punto de partida del Proceso de
Ordenación, mostrando las características y diferencias
propias de las unidades documentales simples y las com-
plejas para concluir con la foliación como elemento de
control que permite asegurar la integridad de la docu-
mentación.
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as unidades administrativas y funcionales de las
entidades deben, con fundamento en la Tabla de
Retención Documental aprobada, velar por la con-
formación, organización, preservación y control de los
archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los docu-
mentos y la normatividad archivística vigente.
El respectivo jefe de la oficina será el responsable de
velar por la organización, consulta, conservación y custo-
dia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjui-
cio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la
Ley 734 de 2002 para todo servidor público.1

1. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

El Acuerdo 02 de 2014 expedido por el Archivo Gene-

ral de la Nación ha establecido los criterios básicos para
la creación, conformación, organización, control y con-
sulta de los expedientes de archivo, por tanto:

• La Universidad del Valle está obligada a crear y con-

formar expedientes de archivo con la totalidad de los
documentos y actuaciones que se gestionen en desa-
rrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo
en cuenta los principios de procedencia, orden origi-
nal e integridad, así como a conformar las unidades
documentales simples en el caso de documentos del
mismo tipo documental.

• De igual forma, está obligada a clasificar, organizar,

conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de
sus unidades documentales durante todo el ciclo de
vida.
1
Acuerdo 42 de 2002, Archivo General de la Nación Colombia, 2002
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• Creación y conformación de expedientes. Los expe-
dientes deben crearse a partir de las tablas de reten-
ción documental, desde el primer momento en que se
inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la
finalización del mismo.

• Los expedientes se conformarán con la totalidad de

los documentos de archivo agrupados en desarrollo
de un mismo trámite, actuación o procedimiento, in-
dependientemente del tipo de información, formato o
soporte y deben agruparse formando series o subse-
ries documentales.

• Los funcionarios de la Universidad del Valle serán

responsables de adelantar los procesos en cada depen-
dencia; deben identificar los expedientes de acuerdo
con el ejemplo de la 2.1 Clasificación documental, nu-
meral 4.

• La gestión del expediente es la administración inter-

na del mismo durante su etapa activa, y se refiere a
las acciones y operaciones que se realizan durante el
desarrollo de un trámite, actuación o procedimiento
que dio origen al expediente; comprende operaciones
como la creación del expediente, el control de los documen-
tos, la foliación o paginación, la ordenación interna de
los documentos, el inventario y el cierre.

• Cierre del expediente. El cierre de un expediente se pue-

de llevar a cabo en dos momentos:

a. Cierre administrativo: una vez finalizadas las ac-

tuaciones y resuelto el trámite o procedimiento ad-
ministrativo que le dio origen.
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b. Cierre definitivo: una vez superada la vigencia de
las actuaciones y cumplido el tiempo de prescrip-
ción de acciones administrativas, fiscales o legales.
Durante esta fase se pueden agregar nuevos docu-
mentos.

• Las transferencias documentales se deben realizar me-

diante la aplicación de las tablas de retención docu-
mental y la elaboración de inventarios documentales.
Solo podrán transferirse los expedientes que, una vez
cerrados, han cumplido su tiempo de retención en la
respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se
debe llevar a cabo por series o subseries documenta-
les.

2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, or-

denación y descripción de los documentos producidos y
recibidos.
La organización de archivos debe basarse en el respeto
de los principios de orden original y de procedencia.
El respeto al principio de orden original, no consiste
en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispen-
sables para la satisfacción de una gestión. Es la relación
causa-efecto que se produce entre los documentos, ya que
existen un documento inicial, otro u otros que le siguen y,
por último, uno más que concluye.
De otro lado, el principio de procedencia permite sa-
ber quién produce los documentos (las unidades admi-
nistrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de
funciones).
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2.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Proceso archivístico mediante el cual se identifican las

agrupaciones documentales más grandes (fondo, sección
y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico fun-
cional de la entidad y finaliza determinando las más pe-
queñas (series documentales con los tipos documentales
que la conforman).
La clasificación debe basarse en la aplicación del prin-
cipio de procedencia para identificar las categorías y gru-
pos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como
en la identificación de las funciones asignadas a las de-
pendencias y los asuntos que estas tramitan.

Ejemplo:
Procedencia
Universidad del Valle
Vicerrectoría Administrativa
División de Recursos Humanos
División de Contratación
Agrupaciones documentales
Fondo Documental
Sección Documental
Subsección Documental
Subsección Documental

Así mismo, se deben identificar las series y subseries

documentales de la respectiva dependencia, las cuales
podemos definir de la siguiente manera:
Las series documentales se identifican con las funcio-
nes desarrolladas por las dependencias; la documenta-
ción generada en desarrollo de esa actividad origina una
unidad documental que debe ir reunida con otras de es-
tructura y contenido homogéneo como contratos, actas e
informes, entre otros.
Y las subseries documentales son unidades documen-
tales que conforman parte de una serie, identificadas de
forma separada de esta por su contenido y características
específicas.
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Ejemplo:

Oficina productora (Procedencia).......... División de Contratación

Serie (función) .......................................... Contratos

1. Subseries (asuntos específicos)........ Contrato de compra venta

1. Contrato de concurrencia
Contrato de consultoría
Contrato de edición
Contrato de fiducia
Contrato de importaciones
Contrato interadministrativo

Actividades

1. La clasificación documental debe realizarla el respon-

sable de los documentos que en cumplimiento a sus
funciones genere, maneje o tramite los documentos.

2. La apertura de carpetas o expedientes se realiza de

acuerdo a la tabla de retención documental con el fin
de identificar las series y subseries de la respectiva de-
pendencia. Cada carpeta debe contener hasta 200 fo-
lios (máximo un 5% más), sin que se afecte la integri-
dad de la unidad documental, Ejemplo de foliación de
expedientes de más de 200 folios:

Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200

folios
Carpeta 2. Inicia con el folio 201 hasta el 400. Total 200
folios
Carpeta 3. Inicia con el folio 401…
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3. Las carpetas se deben codificar con el código que
le corresponde según de la tabla de retención docu-
mental.

4. Los documentos no se deben conservar en AZ, en

ninguna de sus fases (archivo de gestión, archivo
central y archivo histórico)

5. Diligenciar la información solicitada en los rótulos

tanto de las carpetas como de las cajas de archivo
de gestión.

Teniendo en cuenta que las cajas y las carpetas se de-

ben identificar, marcar y rotular de tal forma que permi-
tan su ubicación y recuperación, se seguirá el siguiente
ejemplo:
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NOTA: La información que se encuentra en rojo es la que
deberá diligenciar cada dependencia.

6. Identificar archivadores: realizar una distribución se-

cuencial de las gavetas del archivador o bandejas de
estantería, enumerando de uno (1) hasta (n), de arriba
hacia abajo, en caso de que se tengan varios archiva-
dores, estos también se deben numerar.

2.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La ordenación es el proceso mediante el cual se da dis-

posición física a los documentos. Dicho de otra manera,
la ordenación determina qué documento va primero y
cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el
cual se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, así como los tipos documentales al interior de
los expedientes según un criterio predeterminado.2

2.2.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN

La ordenación se efectúa de acuerdo con las series y
las subseries, pero se pueden utilizar varios sistemas de
ordenación que materializan la idea de secuencia: numé-
ricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos,
toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos,
los cuales han sido definidos en la Cartilla de Ordenación
Documental del Archivo General de la Nación de la si-
guiente manera:

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Cartilla de Ordenación Documental . Archivo General de la Nación Colombia, 2003
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1. Sistemas de ordenación numéricos

Ordinal: este sistema de ordenación -quizás el más fá-

cil de realizar- consiste en disponer los documentos en
forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la
numeración que los identifica. Ejemplo:

Circulares
001 Circular informativa
002 Circular informativa
003 Circular informativa

Cronológico: este sistema de ordenación consiste en

colocar un documento, detrás del otro en forma secuen-
cial, de acuerdo con la fecha en que la documentación ha
sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año,
seguido del mes y al final el día. Las unidades documen-
tales simples con ordenación cronológica se presentan en
las series, comunicaciones institucionales e interinstitu-
cionales cuya ordenación puede ejemplificarse así:

Comunicaciones institucionales
2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03

2. Sistemas de ordenación alfabéticos

Consiste en la ordenación de los documentos por las

letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:
Onomástico: la ordenación alfabética-onomástica se
utiliza para series documentales compuestas por expe-
dientes que permanecen abiertos por lapsos grandes, por
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ejemplo, las historias laborales, las historias clínicas, las
académicas de alumnos. Es ideal para archivos de ges-
tión pequeños en los que su crecimiento no es muy alto y
se facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente
orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al
final. Por ejemplo:

ACOSTA LÓPEZ, Andrés

CASCANTE PÉREZ, José
CHAPARRO MEJÍA, María
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LÓPEZ GÓMEZ, Javier
MARTíNEZ, José
Toponímico (o alfabético-geográfico): se ordena la
serie documental alfabéticamente por nombres de luga-
res. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el
departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.
Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste
a la documentación y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: se ordenará por nombres de municipios
donde se encuentran las sedes regionales de la Universi-
dad del Valle.

Cartago
Caicedonia
Zarzal
Buga
Yumbo
Palmira
Tuluá
Norte del Cauca
Buenaventura
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3. Temático: se ordenan las series y las subseries docu-
mentales por el asunto o tema de su contenido. Por
ejemplo:

Contratos de obra
Contratos de prestación de servicios
Resoluciones de comisiones académicas

Sistemas de ordenación mixtos

Alfanumérico: se ordena la serie documental utilizan-

do a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En
este sistema de ordenación los datos que se cruzan no se-
rán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo,
los contratos de prestación de servicios cuya ordenación
se basa en el año de celebración del contrato y en el nom-
bre del contratista, así:

2000 MARTÍNEZ DURÁN, Jorge

2001 MONROY LÓPEZ, Susana
2001 TORRES GODOY, Guillermo

También se puede ordenar de forma mixta (numérica

por documento de identificación y alfabética por el nom-
bre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documenta-
les de gran volumen y que tienen que ver con expedien-
tes de personas en entidades con un número elevado de
empleados o entidades que prestan servicios a números
elevados de usuarios, como historias clínicas y expedien-
tes académicos de alumnos.

12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto

24125767 GÓMEZ LÓPEZ, Juan
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24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
41234098 LARA ROA, Flor Alba

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las

series de una dependencia cuando están representadas
con las letras del alfabeto que identifican a la oficina pro-
ductora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por
ejemplo: en la oficina de Secretaría General:

SG-01 Actas
SG-01-01 Actas Consejo Académico
SG-02 Acuerdos
SG-04 Informes

De esta manera se evidencia la ordenación por oficina

como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente por
procedencia y por series documentales.

Ordinal cronológico. Aplica este sistema de orde-

nación también a series documentales cuyas unidades
documentales son numéricas simples y a la vez cronoló-
gicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se
controlan en primer lugar por el número de la unidad
documental y después por el cronológico, así:

0001 2002, 01, 31

0002 2002, 01, 31
0003 2002, 02, 02
0004 2002, 03, 04

El sistema de ordenación elegido o adoptado debe

proporcionar seguridad y oportunidad en la localización
de la información, en todo caso, dicha elección depende-
rá de las características y el volumen de la serie.
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2.2.2 SERIES DOCUMENTALES, SUBSERIES Y UNI-
DAD DOCUMENTAL3

SERIE DOCUMENTAL

El documento de archivo nace como producto del de-

sarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por
personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que
es el testimonio material de las funciones que lleva a cabo
su productor. El conjunto de actividades de un archivo
refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las
actividades de las diferentes oficinas o unidades admi-
nistrativas que, al interior del fondo documental, son las
secciones y las subsecciones. Estas están integradas por
documentos agrupados en series, en las cuales, en razón
de sus funciones, las instituciones reflejan documental-
mente la continuidad de las actividades que sistemática-
mente desarrollan.

Existen dos clases de series:

Series con unidades documentales simples: confor-

madas por unidades documentales simples (tipos docu-
mentales), en las cuales cada una es independiente de las
otras unidades documentales simples de la misma serie.
Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido,
aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructura-
les o formales. Los tipos documentales que integran las
series documentales simples son similares y se colocan
sistemáticamente unos a continuación de otros, pero nin-
gún documento tiene relación con el anterior ni con el
siguiente; el contenido de cada uno es particular y la in-
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Cartilla de Ordenación Documental . Archivo General de la Nación Colombia, 2003
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formación es diversa. Su ordenación permite controlar su
producción. Ejemplo: (Circulares, Comunicaciones insti-
tucionales, Boletines, Resoluciones, etc.)

Series con unidades documentales complejas: con-

formadas por unidades documentales complejas común-
mente llamadas expedientes. Cada expediente está com-
puesto por varios tipos documentales diferentes entre sí,
pero relacionados en razón de un trámite determinado.
Cada expediente es diferente de otro de su misma serie
y, por lo general, se almacenan en unidades de conserva-
ción (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar
que existen expedientes de gran volumen que se deben
dividir ubicándolos en diferentes unidades de conserva-
ción. Ejemplo: (Contratos, Historia Laboral, Historia Clí-
nica, etc.).

2.2.3 PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ORDE-

NACIÓN DOCUMENTAL

1. La ordenación documental la realiza el funcionario

responsable de cada unidad documental, bien sea
simple o compleja.

2. Análisis de las características formales de las unidades

documentales para comprobar la pertenencia a la serie
documental.

3. Selección del sistema de ordenación; numérico sim-

ple o numérico-cronológico, que convenga de acuerdo
con las características de la serie, de conformidad con
lo señalado en el numeral 2.2.1 del presente manual.
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4. Se deben ordenar los tipos documentales originales o
copias enviadas o recibidas de cada serie o subserie al
interior de cada carpeta. Para el caso de la unidad do-
cumental compleja o expediente, debe reflejar el orden
original del trámite, es decir, que solo se ordenarán los
documentos cuyo asunto esté relacionado exclusiva-
mente con el respectivo expediente atendiendo el or-
den natural en que fueron elaborados o tramitados, de
esta manera aplicamos el principio de orden original,
y por tanto, el primer documento que encontramos es
el más antiguo y el último el más reciente.

Ejemplo:

10 de junio de 2015

23 de mayo de 2015

14 de febrero de 2015

Figura1. Ordenación cronologica

5. Los documentos que sean recibidos en la dependencia

se ordenarán de acuerdo con la fecha en la que fueron
radicados.
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6. Si un documento tiene anexos, no se separarán y, al
momento de ordenarlos en la respectiva carpeta, se
tendrá en cuenta la fecha del respectivo documento y
no la de sus anexos.

7. Se debe depurar la documentación retirando duplica-

dos y folios en blanco de cada una de las carpetas.

8. Los documentos verticales se deben alinear teniendo

en cuanta su borde superior.

Hoja tamaño carta

Hoja tamaño oficio

Figura 2. Alineación de documentos

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9. Los documentos horizontales se deben alinear de
manera que el título o encabezado quede a la mano
derecha.

Figura 3. Ordenación de documentos horizontales

10. Foliación: esta actividad, imprescindible en los

procesos de organización archivística, tiene dos
finalidades principales: controlar la cantidad de folios
de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo,
etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como
respeto al principio de orden original, y la conservación
de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la
foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.

Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de

manera puntual un documento, la foliación es necesaria
para diligenciar diferentes instrumentos de control (in-
ventarios, formatos de control de préstamos, TRD) y de
consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra parte, la
foliación es requisito ineludible para las transferencias,
tanto primarias (archivo de gestión al archivo central)
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como secundarias (archivo central al archivo histórico).4
Definiciones

• Folio: hoja.
• Foliar: acción de numerar hojas.
• Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental”
• Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeración
se aplica solamente a esta.
• Folio vuelto: segunda cara de un folio y a la cual no se
le escribe número.
• Página: cara de una hoja. // Lo escrito o impreso en
una cara .
• Paginar: acción de numerar páginas.

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que pa-

ginar, pues no solo son términos diferentes sino también
conceptos distintos. Para efectos de numeración en archi-
vos, este documento se refiere única y exclusivamente a
foliación, la cual ratifica la ordenación.

Requisitos

• La documentación que va a ser objeto de foliación

debe estar previamente clasificada. La de las oficinas
se encontrará relacionada en la tabla de retención do-
cumental (TRD).
• La documentación que va a ser objeto de foliación debe
estar previamente ordenada. La ubicación correcta de
los documentos es aquella que respeta el principio de
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Instructivo de foliación archivos, Archivo General de la Nación Colombia, 2003.
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orden original, es decir, que esté de acuerdo con los
trámites que dieron lugar a su producción. El núme-
ro uno (1) corresponde al primer folio del documento
que dio inicio al trámite, en consecuencia, correspon-
de a la fecha más antigua.
• La documentación que va a ser objeto de foliación
debe estar depurada. La depuración consiste en el re-
tiro de duplicados idénticos, de folios en blanco y de
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de
oficina.

• Se deben foliar todas y cada una de las unidades do-

cumentales de una serie. En el caso de series docu-
mentales simples, la foliación se ejecutará de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso
de series documentales complejas (contratos, histo-
rias laborales, investigaciones disciplinarias, proce-
sos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá
una sola foliación de manera continua y si tal expe-
diente se encuentra repartido en más de una unidad
de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de
forma tal que la segunda será la continuación de la
primera.

Materiales

• La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina

negra y blanda, tipo HB o B.

Procedimiento

• Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin

omitir ni repetir números.
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• No se debe foliar utilizando números con el suple-
mento A, B, C, obis. En documentos de archivo que
contienen texto por ambas caras, se registrará el nú-
mero correspondiente en la cara recta del folio.

• Se debe escribir el número en la esquina superior de-

recha de la cara recta del folio en el mismo sentido del
texto del documento.
• Se debe escribir el número de manera legible y sin en-
mendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

• No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede

causar daño irreversible al soporte papel.

• No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en

blanco.

• Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren

tendrán el número de folio consecutivo que les corres-
ponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas
del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de las características del documento folia-
do: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos
que se consideren pertinentes. Si se opta por separar
este material, se dejará constancia mediante un testigo
de su ubicación y en este se indicará la procedencia.
Esto es lo que se denomina referencia cruzada y sebe
diligenciar el Formato de Testigo Documental.

• Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos,

revistas.) que se encuentren se numerarán como un
solo folio. En el área de notas del instrumento de con-
trol o de consulta se debe dejar constancia de título,
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año y número total de páginas. Si se opta por sepa-
rar este material, se hará la correspondiente referencia
cruzada.

• Cuando se encuentren varios documentos de formato

pequeño adheridos a una hoja, a esta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando en el área de notas
del instrumento de control o de consulta las caracterís-
ticas del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

• Las fotografías, cuando están sueltas, se foliarán en la

cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB o B, correspondiendo un número para cada
una de ellas. En el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, color,
título, asunto, fecha y otros que se consideren perti-
nentes.

• Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a

una hoja, a esta se le escribirá su respectivo número
de folio, dejando constancia, en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad
de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras
características: tamaño, color, título, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta
por separar este material se hará la correspondiente
referencia cruzada.

• Las radiografías, diapositivas, negativos o documen-

tos en soportes similares, deben colocarse en un so-
bre de protección y se hará la foliación al sobre antes
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de almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia, en el área de notas del instrumento de con-
trol o de consulta, del contenido del sobre: cantidad,
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que
se consideren pertinentes.

• En caso de unidades de conservación (como copiado-

res de correspondencia, legajos, tomos, libros de con-
tabilidad, etc.,) que ya vienen empastados, foliados
y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como me-
canismo de control sin necesidad de refoliar a mano.
De todos modos debe registrarse, en el área de notas
del instrumento de control o de consulta, la cantidad
de folios o páginas que contiene.

• Para el caso de unidades documentales que se generan

foliadas por impresora, se dejará esta foliación, siem-
pre y cuando en una unidad de conservación no haya
más de una; en caso contrario, cuando haya más de
una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

• Si existen errores en la foliación, esta se anulará con

una línea oblicua, evitando tachones.

• La foliación es una tarea previa a cualquier empaste,

proceso de descripción o proceso técnico de reprogra-
fía (microfilmación o digitalización).

• No se deben numerar los folios totalmente en blanco

(cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o
legajos en archivos de gestión, pero sí se debe dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de con-
trol o de consulta.
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• Para adherir documentos o fotografías a una hoja,
debe utilizarse pegante libre de ácido.

• .No se deben foliar, ni retirar, los folios sueltos en

blanco cuando cumplen una función de conservación
como aislamiento de manifestación de deterioro bio-
lógico, protección de fotografías, dibujos, grabados u
otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

• No se deben foliar documentos en soportes distintos

al papel (casetes, discos digitales –CD–, disquetes, vi-
deos, etc.), pero sí dejar constancia de su existencia y
de la unidad documental a la que pertenecen, en el
área de notas del instrumento de control o de consul-
ta. Si se opta por separar este material, se hará la co-
rrespondiente referencia cruzada.

3. LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

Para efectuar la transferencia de documentos realice

los pasos metodológicos establecidos en el instructivo de
transferencias publicado en la página de la Sección de
Gestión Documental

4. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMEN-

TOS

• Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para garantizar la integridad física y fun-
cional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido. Para preservar y conservar la documenta-
ción se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
Manual Procedimiento de Organizació
n de Arch
iv os de G
estión
22
• Realizar limpieza a la documentación eliminando el
polvo de la unidad de conservación.

• Eliminar el uso de prensas metálicas, clips, grapas y

sostenedores en los documentos, así como materiales
adhesivos inestables (cinta adhesiva), que migran al
documento deteriorándolo.

• Cambiar el material metálico por elementos elabora-

dos en material plástico o con recubrimiento que evi-
ten su oxidación. En su defecto, puede emplearse un
fragmento o trozo de papel como barrera entre el ma-
terial metálico y la documentación.

• Asegurar la limpieza del sudor y la grasa de las manos

de los usuarios, así como evitar el uso de saliva para
manipular los documentos.
• Si detecta documentos afectados por agentes biológi-
cos como hongos o insectos, deben separarse de los no
contaminados e identificar la unidad de conservación
y solicitar el servicio de personal especializado para
procesos de desinfección de documentación afectada
antes de incorporar dicho material al archivo central o
al histórico.

• La documentación empastada o encuadernada, cuyos

lomos estén desprendidos o deteriorados, deberá so-
meterse nuevamente al proceso de empaste o refuerzo
del lomo utilizando materiales y procedimientos ade-
cuados.

• Evite, de ser posible; perforar los documentos.

 ión
ien t o d e Organización de Archivos de Gest
edim
a n ual Proc
M
33
• Si necesita estampar sellos y firmas, no lo haga en zo-
nas que contengan información.

• En caso de ruptura de un documento, no debe restau-

rarse con cinta pegante o de enmascarar; hacerlo con
cinta mágica.

• No ubique documentos en el piso; ubíquelos sobre al-

guna superficie.

• El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subra-

yados afecta la preservación y conservación del do-
cumento; por lo tanto, nunca deben intervenirse los
documentos con este tipo de procedimientos.

5. Empastado de documentos

En caso de que las dependencias requieran efectuar

empastado de documentos deben realizar las siguientes
actividades:
a. Escanear los documentos y guardarlos en formato
pdf y darle tratamiento archivístico conservándo-
los en el medio que disponga la respectiva depen-
dencia, como servidores, discos duros, CD, etc.
Manual Procedimiento de Organizació
n de Arch
iv os de G
estión
33
Ejemplo

SERIE SUBSERIE TIPO

DOCUMENTAL
RESOLUSIONES RESOLUCIONES R.R N°. XXX, por
DE RECTORÍA
medio de la
cual......

b. Una vez efectuado el escaneo del documento y su

organización de acuerdo con las TRD, se puede
proceder al empaste de los documentos, el cual
debe realizarse, con el fin de evitar su deterioro,
en PASTA TORNILLO, elaborada en vinilo, con
cartón industrial de 2 mm, tamaño 30 cm x 23 cm,
forrada en la cara externa en papel madera y en la
interna; con pernos en aluminio y capacidad hasta
de 300 folios; .

c. La consulta de estos documentos se debe realizar

en el medio digital con el fin evitar su constante
manipulación y el posible deterioro.