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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR


GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE GUÍA 002

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL


 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: GUÍA PARA IMPLEMENTAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES
PÚBLICAS O PRIVADAS.

 Fase del Proyecto: Actuar

Actividad de Proyecto: DESARROLLAR EL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL APLICADO A LOS


ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Actividad de aprendizaje: ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS EN LOS ARCHIVOS


DE GESTION, DE ACUERDO CON LA LEGISLACION ARCHIVISTICA VIGENTE.

Competencia: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y


POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

Resultados de Aprendizaje a alcanzar:

 Preservar y conservar los documentos de archivo, de acuerdo a la normatividad técnica legal


vigente.
 Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad y
salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la legislación
vigente.
 Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la
normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.
 Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible
y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.

 Duración de la Guía: 66 horas.

02. PRESENTACIÓN

EL ARCHIVO DE GESTION

…”No se debe olvidar que la organización de los documentos comienza en las oficinas, en el estadio mismo
de su producción, y que la distinción entre archivos corrientes y archivos definitivos o históricos,
establecida para la comodidad de su tratamiento, es, de hecho, artificial: son los mismos documentos o, al
menos, una parte de entre ellos, utilizados hoy día por los servicios, quienes están llamados a convertirse
en definitivos o históricos en cuanto adquieren cierta antigüedad” Guerin-Brot, 1989, 24.

GFPI-F-019 V3
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De esta manera aseguramos que los archivos de gestión son pilares en las oficinas de quienes producen y
reciben documentos de distintas fuentes, para su gestión administrativa en el tiempo que les compete.

En ellos se realiza el entramado de la información, que se genera en las agrupaciones documentales de la


empresa, para su trámite, originándose las series, y subseries de acuerdo con los procesos de producción
documental.

Todo este proceso conlleva a la planeación y estrategias en la aplicación de los instrumentos archivísticos.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 REFLEXION INICIAL

Imagen recuperada de internet.


«En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan» «con este desorden es
imposible localizar nada» «ya no nos cabe ni un papel más» «un día de estos me lío a romper papeles y se
acaban los problemas»

Fuente: Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales.

3.2 CONTEXTUALIZACIÓN

Con base a la reflexión inicial ¿Qué recomendaciones o criterios básicos, tendrían ustedes como archivistas
o Tecnólogos en Gestión Documental para mantener el control y organización de los documentos de las
oficinas?

Analizar Acuerdo 042 de 2002 expedido por el AGN. Consultar la página.


http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN


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Usted cumple un papel muy importante dentro de la empresa, por lo tanto su responsabilidad es
coordinar y mantener los archivos organizados de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos
de la empresa. En ese sentido amplié sus conocimientos realizando la siguiente investigación:

Con su equipo de trabajo consulte sobre los siguientes temas:

Antecedentes históricos de los archivos.


Introducción a las ciencias auxiliares de la archivística
- Paleografía, Diplomática, Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica,
Metrología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación.
Glosario archivístico.
Gestión Documental. Concepto, uso y aplicación.
Manual de Gestión Documental: interpretación y aplicación.
Organización de archivos de Gestión. Acuerdo 42/2002 AGN.
Programa de Gestión Documental: Concepto, Procesos. Decreto 1080 de 2015.
Archivo: Concepto, clases, características e importancia.
Archivos técnicos: contables, notariales, historias laborales, vehicular, eclesiásticos, historias
clínicas.
- Concepto, características, importancia
Archivos especiales: mapoteca. Discotecas, videotecas, etc.,
Archivos personales. – Concepto, importancia. Cartilla archivo personal AGN. Sistema de
biblioteca Sena.
Clasificación de los archivos según su uso y organización. Libro administración de archivos
(préstamo biblioteca).
Usuarios, clases. Libro servicios de archivos, AGN-LMS
Divulgación de los archivos. Libro servicios de archivos, AGN-LMS
Ordenación Documental: -Cartilla Organización de archivos AGN.
- Principios Archivísticos: Procedencia y Orden original
Expediente: concepto, características como organizarlos y como reconstruirlos. Acuerdo 02 y 06
de 2014.
Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación.
- Alfabético: - Onomástico - Toponímico - Temático.
- Numérico: - Consecutivo u ordinal
- Cronológico
- Mixto
Pasos para archivar los documentos:
-Inspeccionar
- Clasificar
- Marcar
- Distribuir
- Archivar
Procedimiento de foliación
Descripción Documental: concepto
- Objetivos
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- Instrumentos
- Nivel de descripción
- Normatividad Vigente
Instrumentos de descripción
- Inventarios: Concepto, uso y aplicación
- Índices
Pautas para ordenar historias laborales e historias clínicas. Resolución 1995/1999; circular
04/2003. AGN.
Reglas para ordenación alfabética y numérica de documentos de archivo.

 Socialización y discusión para aclarar dudas e inquietudes.

Con base en lo anterior, desarrolle las siguientes tareas:

1. Basados en las referencias bibliográficas, propuestas por la instructora, lea, analice y exponga por
escrito, las características que han marcado la historia de la archivística en nuestro país.

¿En qué ha favorecido a las empresas y a los ciudadanos, el desarrollo de los archivos a en nuestro país?

2. Presente individualmente un organizador gráfico con las partes que conforman un manual de
gestión documental.
3. Exprese por escrito la relación entre clasificar, ordenar y organizar la documentación.
Individualmente.
4. Presente por escrito un flujograma que muestre las actividades para organizar el archivo de gestión.
Individualmente.
5. Con un compañero presente un mapa conceptual que refleje las clases de archivos su uso y
organización, importancia, objetivos, clases de archivos técnicos y clases de archivos
especializados.
6. Estudio de casos sobre la organización de historias clínicas y las historias laborales.
7. Enumere y describa los pasos para archivar y para consultar los archivos.
8. Explique detalladamente en un diagrama de flujo las características de un expediente, como
organizarlo y reconstruirlo. En pareja. Acuerdo 002 y 06 de 2014 AGN.
9. Control de lectura sobre la ordenación, clasificación y descripción documental, estudiar el material
dispuesto en la LMS.
10. Ejercicios para aplicar reglas de ordenación alfabética y numérica (sistema indirecto).
11. Ejercicio para la elaboración de instrumentos archivísticos.
12. Individualmente diseñe instrumentos de descripción documental (rótulos, índices, inventario FUID)
para realizar la respectiva matricula de las carpetas en el archivo de gestión.

Todas estas actividades serán desarrolladas y evaluadas en el ambiente de formación, por lo tanto deben
preparar su material de estudio.
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3.4 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS

 Escoja un tema archivístico y con dos compañeros diseñe un instrumento de divulgación de forma
creativa; utilizando un medio de comunicación (poster, redes sociales, video, blog, caricaturas,
infografías etc.,).
 Con su grupo de trabajo, investigue y construya un nomograma que relacione aspectos legales
sobre archivo de gestión. La plantilla modelo para el normograma la encuentran disponible en la
LMS. Enviarlo a la LMS, para su evaluación.
 Prueba práctica para aplicar reglas de ordenación alfabética y numérica.
 Individualmente, diseñe una unidad de conservación: legajo, cuatro aletas, yute, con las
especificaciones que deben cumplir de acuerdo a la NTC 4436:1999.
 Individualmente, elabore un tarjetero alfabético.
 Con su grupo de trabajo, en una simulación organice y matricule los expediente con todos los
pasos en el archivo de gestión, propuesto por la instructora.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento : -Identifica las ciencias Técnica: Prueba escrita.
Prueba escrita auxiliares. Instrumento: Cuestionario

-Aplica los principios y sistemas


Evidencias de Desempeño: de ordenación documental de Técnica: Observación directa
Aplicación de los sistema acuerdo con las políticas Instrumento: Lista de chequeo
ordenación alfabético institucionales y la legislación
Profundidad y pertinencia de los Vigente.
temas.
Aplicación de las normas técnicas -Realiza la conformación y
colombianas para las unidades de ordenación interna del Técnica: Observación
conservación. expediente, según normas Instrumento: Rúbrica
Trabajo en equipo vigentes
Trabajo colaborativo
-Aplica los conceptos de archivo
de gestión.
Evidencias de Producto:
Presenta un archivo de gestión -Aplica los principios y procesos
organizado. archivísticos en la organización
Entrega unidades de conservación de la sección documental:
Entrega del tarjetero. Clasificación, Ordenación y
Entrega del instrumento de Descripción, teniendo en cuenta
divulgación. la depuración, foliación y
Entrega del normograma. almacenamiento de la
documentación en buen estado.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados


archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.

CÓDIGO DE ÉTICA: Es un referente formal e institucional de la conducta personal y profesional que deben
cumplir todos los trabajadores, miembros de la Junta Directiva, proveedores y contratistas de una
empresa, independientemente del cargo o función que ocupen.

CODIGO: Nombre, número o letra con que se matricula una carpeta.

CONFIDENCIALIDAD: Es la cualidad de lo que es confidencial. En cuanto a la información, se refiere a que


no la pueda conocer nadie ajeno a ella, es decir, que no sea interesado directo y que no esté autorizado
por éste. Peña, Calvo, Natalia de la. Gestión de archivos (transversal) (MF0978_2).

DEBERES: Es la responsabilidad de un individuo frente a otro, aunque este otro puede ser una persona
física (un par) o una persona jurídica (empresa, organización), incluso el mismo Estado. El deber siempre es
establecido de manera previa a contraer la responsabilidad, y espera del individuo una conducta o una
acción que favorezca su cumplimiento.

DECRETO: un término que procede del latín decrētum, es la decisión de una autoridad sobre la materia en
que tiene competencia. Suele tratarse de un acto administrativo llevado a cabo por el Poder Ejecutivo, con
contenido normativo reglamentario y jerarquía inferior a las leyes.

DERECHOS: Es el conjunto de leyes, resoluciones, reglamentos creadas por un Estado, que pueden tener
un carácter permanente y obligatorio de acuerdo a la necesidad de cada una y que son de estricto
cumplimiento por TODAS las personas que habitan en esa comunidad para garantizar la buena convivencia
social entre estas y que la resolución de los conflictos de tipo interpersonal lleguen a buen puerto.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de


manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por computador.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y


comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
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por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o


su intervención.

ENTREPAÑOS: Compartimientos de un estante.

GRAFADO: Pliegues que tienen las carpetas en su lomo.

ENFERMEDAD PROFESIONAL: Aquella enfermedad adquirida en el puesto de trabajo de un trabajador por


cuenta ajena.

ERGONOMÍA: Es la disciplina que se encarga del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas, de
modo que coincidan con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del
trabajador.

ORGANIGRAMA: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para


identificar las dependencias productoras de los documentos.

PÁGINA WEB: Es un documento o información electrónica capaz de contener texto, sonido, vídeo,
programas, enlaces, imágenes, y muchas otras cosas, adaptada para la llamada World Wide Web (WWW) y
que puede ser accedida mediante un navegador.

POSTURA: Es la posición o actitud que alguien adopta en determinado momento o respecto de algún
asunto.

ROTACIÓN: Es el acto y el resultado de rotar. Este verbo refiere a girar en torno a un eje o a seguir un cierto
turno.

SERVICIO: Hace referencia a la acción servir.

SECCIÓN: es la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

- Libro Organización de Archivos, Editorial Norma


- Acuerdo 11 de 1996
- Acuerdo 47, 48, 49 y 50 del 2000 del AGN
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- Acuerdo 42 de 2002 del AGN


- Acuerdo 02 de 2014 AGN
- Acuerdo 07 de 2014 AGN
- Circular 04 de 2003 AGN
- Manual Servicios de Archivo del AGN
- NTC 5397.2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel
- Norma ISO 27001 “Seguridad de la Información”
- Norma ISO 15489 Información y documentación. Gestión de documentos

Consultar bases de datos sistema de biblioteca Sena E-libro.

Acceder con su número de identificación.

Cruz, Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos, Difusora
Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3229456.

González, Pedraza, José Andrés. Los archivos de empresas: qué son y cómo se tratan, Ediciones Trea, 2009.
ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4536522.

Rubio, Alfonso. Proyectos archivísticos: modelos de elaboración, Ediciones de la U, 2011. ProQuest Ebook
Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3198899.

Gustavo Villanueva Bazán [1] . La Archivística, objeto e identidad, Archivo Histórico Universitario,
Benemérita Universidad de Puebla, Archivo Histórico Universitario, Centro Histórico, Serie formación
Archivística tomo VI, impreso en México, mayo del 2007.

WEBGRAFIA:

Fernández Gil, Paloma Fernández Gil. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas
municipales. 1ª edición, 1997, 2ª edición, 1999. Ediciones Adhara, S.L. Recuperado
http://biblioteca.unex.es/tesis/Manual_organizacion_archivos_gestion.pdf.

Cartilla ordenación documental. Recuperado:


http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/files/original/9fb349876eb6f1a2ef6a30b64d84f720
.pdf.
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Cartilla clasificación documental. Recuperado


http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/files/original/9888c65b50a99b425e3fe5c6f25158b
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Manual Implementación de un programa de Gestión Documental –PGD. Recuperado:


http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE
%202013/PGD2.pdf

Ley 594 de 2000. Recuperado:


http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

Decreto 1080 2015. Recuperado:


http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf

Youtube.com, (s.f.). ¿En qué consiste la gestión documental? [video podcast]. Recuperado el 18 de
Noviembre de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y#t=98

7. CONTROL DEL DOCUMENTO


Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) María Fontalvo Calanche Instructora
contratista