ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 NORMATIVIDAD GENERAL ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE

GESTION.

https://prezi.com/p/edit/zmdyms6vk5bu/ Ley 594 del 2000

https://prezi.com/p/edit/_hzum9fihpwp/ Acuerdo No. 010 del 2018 (19 de diciembre del 2018)

https://prezi.com/p/edit/0z222qwaozjf/ Acuerdo No. 004 de 2019 (30 de abril de 2019)

Elabore:

1. Infografía y mapa conceptual por cada normativa, en donde sintetice una a una de
las directrices estipuladas.
2. Posteriormente resuelva las siguientes preguntas:
a. Explica para que se creo cada una de las normativas anteriores.
- PARA QUE SE CREO LA LEY 594 del 2000
Para garantizar dichas bases, y regular las practicas del archivo público
(presentación de servicios públicos a entidades privadas), archivo privado de
interés público (aquel que para la historia es de interés publico) y del archivo total
(proceso integral de los documentos). Cuando el gobierno aprobó el 14 de julio del
año 2000 la ley 594 como Ley General de Archivos, estableció los parámetros
para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos
básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto
ejercicio archivístico.
- PARA QUE SE CREO LA LEY 80 DE 1989
Para crear el Archivo General de la Nación, este documento es de tipo de
leyes y pertenece a Normatividad Marco Legal de la Entidad; se crea como
establecimiento público del orden nacional. El establecer, organizar y dirigir el
Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función
archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país
y ponerlo al servicio de la comunidad.
- PARA QUE SE CREO EL ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)
Se establece para la organización de los archivos de gestión en las entidades
publicas y privadas que cumplen funciones públicas, y se regula el Inventario
Único Documental desarrollando los Art. 21, establece que la administración
pública y empresas privadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar
programas de gestión documental aplicando los principios y procesos
archivísticos.
Art. 22, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución,
la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.
Art. 23, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se
clasifican en Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.
Art. 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 dice que es obligación de las
entidades de la administración publica elaborar inventarios de los documentos que
produzca en ejercicio de sus funciones, asegurando el control de documentos en
sus diferentes fases.
 - PARA QUE SE CREO LA CIRCULAR No. 004 DE 2003 DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION.
Para establecer criterios técnicos en la organización de las historias laborales,
indicando entre otras cosas el registro en la documentación al interior de los
expedientes de las historias laborales y deba realizarse mediante la utilización
del formato hoja de vida y debe contener como mínimo los siguientes
documentos respondiendo a la forma de vinculación en cada entidad. El
Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría
técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continúa realizando
visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones
respecto al manejo archivístico y en especial de las series documentales.
- PARA QUE SE CREO EL ACUERDO No. 005 15 DE MARZO DE 2013
Están en la obligación de organizar los documentos de archivos: clasificación,
ordenación y descripción. Cada uno de estos procesos se detalla claramente
en el acuerdo, de igual manera trata sobre sistemas automatizados de
descripción documental, en las entidades publicas y privadas que cumplen
funciones publicas
- PARA QUE SE CREO EL ACUERDO No. 002 (26 DE MARZO 2019)
Para reglamentar el Art. 38 de la Ley 594 de 2000 Registro de Archivos
(RENAHC) referente a la creación del Registro de Archivos Privados de
personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos o archivos de cierta significación histórica, que conforme a la Ley
deberán inscribirlos en dicho registro.
- PARA QUE SE CREO EL ACUERDO No. 010 DE 2018 (FECHA 19 DE
DICIEMBRE 2018)
Se reglamenta y establece los lineamentos técnicos generales en materia de
gestión documental con la Ley General de Archivos para el Sistema Nacional
de Depuración de Datos y Archivos de Inteligencia y Contrainteligencia, se
fortalece la integración y coordinación de los organismos unificando criterios de
depuración de datos y archivos para definir las políticas y adelantar labores
correspondientes al proceso de depuración. Es indispensable velar que el
proceso de depuración de datos se desarrolle observando el marco jurídico de
que se logre preservar la validez y reserva legal de los mismos.
- PARA QUE SE CREO EL ACUERDO No. 004 (30 DE ABRIL DE 2019)
Se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental, en el cual reflejan el valor primario y
secundario de los documentos de una entidad con miras a su conservación
definitiva o a su eliminación.

b. Explica en que colabora o ayuda en la gestión documental cada una de las

normativas anteriores.
 LA LEY 594 DEL 2000, colabora elaborando programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en
cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
 También garantizando su transparencia promoviendo la organización,
conservación y consulta de archivos de interés económico, social y
tecnológico, su prioridad es la del correcto manejo de la documentación a favor
de los ciudadanos.
 LA LEY 80 DE 1989 POR EL CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION.
Ya que creo el Archivo General de la Nación que es el encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de
dirección y coordinación del sistema Nacional de Archivos.
Ayuda a la implantación y el desarrollo del conocimiento archivístico,
contribuyendo al cumplimiento de ciertos derechos constitucionales, como la
construcción de la memoria histórica y el Patrimonio Documental y cultura de
diversas comunidades.
 EL ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)
Ayuda a la obligatoriedad de la organización, conformación, responsabilidad de
los jefes de unidades administrativas, los criterios para la organización,
consulta de documentos, prestamos de documentos para tramites internos e
inventario documental en los archivos de gestión.
 LA CIRCULAR No. 004 DE 2003 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
Colabora a las entidades estableciendo controles que garanticen la
transparencia de la administración de las Historias Laborales y la
responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la
gestión del talento humano quienes deberán verificar que: En cada expediente
los documentos, se encuentran ordenados atendiendo la secuencia propia de
su producción y/o tramite; su disposición refleja el vínculo que se establece
entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral deben estar colocados en unidades
de conservación (carpetas) individuales, de manera que, al revisar el
expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el
último el que refleje la más reciente.
Cada expediente podrá estar compuesto por varias unidades de conservación,
de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta
tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n,
independientemente del número de carpetas 8
 ACUERDO No. 005 DE 2013 (MARZO 15)
Las entidades del estado están en la obligación de organizar los documentos
de archivo de cómo deben desarrollar de manera integral los procesos de
clasificación, ordenación y descripción, detallándose claramente en el acuerdo
de igual manera trata sobre sistemas automatizados de descripción
documental. Los ciudadanos pueden acceder a la información, las instituciones
deben conservar archivos históricos institucionales, la información debe estar
conectada en la WEB para acceso de la población.
 ACUERDO No. 002 (26 DE MARZO DE 2019)
Colaboran con la consulta presencial y consulta virtual a este patrimonio
pertenecen los documentos producidos por los órganos administrativos, es un
instrumento de identificación de los archivos poseedores de fondos
documentales de carácter histórico que tiene un propósito de conservar,
 preservar, y difundir el Patrimonio Documental de la Nación. Así mismo
generan comunicación entre los históricos y los nuevos que se vayan
identificando con el propósito de intercambiar experiencias y mejoramiento de
los procesos desarrollados en los existentes, en aspectos como conservación,
organización, descripción, apertura a la investigación.
 ACUERDO No. 010 DE 2018 (FECHA 19 DICIEMBRE 2018)
Cumpliendo la misión de formular, orientar y controlar la política archivística,
invitando a los ciudadanos, asociaciones y entidades a participar en la construcción
normativa del acuerdo, por medio del cual se reglamentan y establecen los lineamientos
técnicos generales en materia de Gestión Documental en concordancia con la Ley
General de Archivos para el Sistema Nacional de Depuración de Datos y Archivos de
Inteligencia y Contrainteligencia. Esta conformado por un consejo directivo, un consejo
técnico y un consejo operativo el primero tendrá como responsabilidad la unificación y
expedición de Políticas para adelantar el proceso de depuración, garantizar la existencia
de un informe preliminar que permita conocer las cifras aproximadas sobre el estado
actual de los archivos, especialmente el volumen de archivos físicos y digitales y los
costos aproximados del proceso de actualización o retiro.
Con este Sistema se pretende tener un mecanismo integrado y coordinado entre la
comunidad de inteligencia, las instituciones gubernamentales, los organismos de control y
las autoridades judiciales. Fortalecer la gestión documental de las entidades en beneficio
de la adopción de procedimientos y buenas practicas para desarrollo de la función
archivística del país.

 ACUERDO NO. 004 (30 DE ABRIL 2019)

Ayuda a reglamentar el procedimiento para elaboración, aprobación,
evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el
Registro Único de Series Documentales (RUSD) de las Tablas de Retención
Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD)
será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retención Documental (TRD).

c. Explica en qué momento usted como futuro archivista podrá utilizar cada una de
las normativas anteriores.
Teniendo el principio de autonomía, el conocimiento de la información contenida
en los archivos y documentos, el carácter reservado de los documentos.
d. Elabore una metáfora de cada normativa
Ley 594 de 2000 es el cerebro
Ley 80 de 1989 es como la medula espinal la base de la normatividad archivística.
Acuerdo No. 042 (octubre 31 de 2002) Es el sacro obligatoriedad de la
organización, conformación, consulta de documentos y prestamos de documentos
para tramites internos e inventario documental en los archivos de gestión.
Circular No. 004 de 2003 del Archivo General de la Nación. Hace parte de una
vértebra.
Acuerdo No. 005 15 de marzo de 2013 es el coxis donde los ciudadanos pueden
acceder a la información.
Acuerdo No. 002 (26 de marzo de 2019) parte superior de la región cervical.
Acuerdo N0. 010 de 2018 (fecha 19 de diciembre 2018) parte inferior de la región
cervical.
Acuerdo No. 004 (30 abril 2019) es La columna cervical ya que reglamenta el
procedimiento para el Registro Único de Series Documental en la Tablas de
Retención Documental.