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Módulo
Secretaria(o) Auxiliar
TEMA VI
1 Manejo de Documentos:
El manejo de documentos es uno de los puntos críticos en las organizaciones, por todas las
implicaciones que esta actividad determina como lo son... Seguridad y confidencialidad. La
integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma
importancia. Flexibilidad de uso.
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1. Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el
Diccionario de la R.A.L.E.:
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.
2. Clases de archivos:
• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
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• Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la
persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
3. Concepto de documento:
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que
estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos
aunque con algunas salvedades:
• En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la
Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada
vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos
centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más
frecuencia vamos a manejar.
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Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve
como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.
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Una vez contemos con los ‘recipientes’ en los que archivaremos toda la documentación, el
paso más importante es el de escoger un sistema para codificarla, sistema que deberemos
poner en conocimiento de todas aquellas personas encargadas de manejar documentación
con el objetivo de ser capaces de continuar el orden creado.
A la hora de escoger el sistema de codificación, debemos tener en cuenta una serie de reglas
básicas:
• El código utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando con
el tiempo.
• Es preferible que, en general, sea más largo que corto, ya que eso nos permitirá incluir
en él más información.
Una vez definido el sistema de codificación y ‘etiquetada’ toda la documentación, una buena
manera de proceder consiste en utilizar carpetas o archivadores por proyectos, que nos
permitan encontrar más fácilmente la documentación. En este sentido, es interesante
mantener los documentos más actualizados en la parte delantera de esta forma, serán mucho
más fáciles de localizar.
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• Deshazte de lo innecesario
Y es que tan importante es archivar la documentación como ser capaces de tenerla siempre
ordenada. Para ello, deberemos hacer regularmente el ejercicio de revisar toda nuestra
documentación y de eliminar toda aquella que no sea necesaria archivar. Para ello, recuerda,
será importante utilizar una trituradora o una papelera especial, sobre todo si esa
documentación es susceptible de contener cualquier tipo de dato personal.
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Distribuir: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas
7. Regla 3.2: Títulos de prioridad familiar Considérese señora señorita, hijo, padre.
Ejemplo: Carlos Bolaños Morales, hijo Carlos Bolaños Morales , Padre Ballesteros
Espinoza Ligia Señorita Ballesteros Espinoza Ligia Señora I UNIDAD II UNIDAD III
UNIDAD IV UNIDAD Ballesteros Espinoza, Ligia (Señora) Ballesteros Espinoza, Ligia
(señorita) Bolaños Morales, Carlos (Hijo) Bolaños Morales, Carlos (Padre)
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Carme I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD D'amigo Vicenci, Francini Da Cruz Dos Santos,
Luis De Lemos Araya, Carme
13. Regla 2: Preposiciones artículos y conjunciones dentro del nombre de una empresa
Ejemplo: Ficheros y Más Estructura de Metal I UNIDAD II UNIDAD Estructuras (de)
Metal Ficheros (y) Más
14. Regla 3: Nombres iguales de empresas Primero provincia, sector, calles y avenidas
Ejemplo: Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5 Óptica Jimena, Avenida Segunda,
Calle 16 y 18 I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Óptica Jimena (Calle 3 y 5 ave 2) Óptica
Jimena (Calle 16 y 18, Ave 2)
15. Regla 4 Siglas Ejemplo: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Instituto Nacional
de Seguros (INS) I UNID II UNID III UNID Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID)
Instituto Nacional (de) Seguros (INS)
16. Regla 5: Abreviaturas se debe escribir la palabra completa Ejemplo: Deportes Bedal
S.A. Clínica de Arritmias S.A. I UNID II UNID III UNIDAD IV UNID Deportes Bedal
Sociedad Anónima Clínica (de) Arritmias Sociedad Anónima
18. Regla 7: Nombres de personas en un entidad Se escriben tal como están escritos
respetando el orden alfabético. Ejemplo: Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo
Almacén Raúl Rojas I UNID II UNIDAD III UNID IV UNID V UNID Almacén Raúl Rojas
Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo
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Método de archivo
Alfabético
Numérico
Geográfico
Por asuntos
Alfanumérico
Sencillo de manejar.
Referencia directamente en gavetas principales.
No necesita archivo auxiliar.
Ventaja:
Sencillo de colocar.
Puede manejarse sin ningún tipo de formación especial.
Desventaja
4. Método numérico: Asigna un código a cada una de las carpetas del archivo.
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Se utiliza en:
Movimientos bancarios.
Polizas de seguros.
Historias clínicas.
Facturas.
Recibos.
Registros de alumnos.
Departamentos contables.
Casos confidenciales.
5. Método geográfico:
Se utiliza en:
Oficinas de exportación.
Departamento de ventas.
Ministerios.
Secretarias departamentales.
Almacenes en cadena.
Oficinas de ingenieros y arquitectos.
Desventaja:
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Se utiliza en:
Ventajas:
Desventajas
7. Método alfanumérico:
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correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un
año.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las
cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la
carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más
reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos
cinco documentos.
Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con
los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca.
1.6. Sistema de Archivos.
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acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales todavía funcionan con listas de
control de acceso
Tipos de Archivos
Archivo vertical:
Archivo lateral:
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una
biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
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Archivo horizontal:
Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas,
archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.
2 Movimientos de Documentos
Son archivos de paso que desaparecen después de un proceso, ya sea porque los
datos contenidos se integraron a otro o porque perdieron su vigencia. El archivo que
contiene los descuentos y las horas extras de cada empleado para un sistema de pago
de sueldos, es un ejemplo de archivo de movimientos.
https://es.slideshare.net/RonaldPaulTorrejonInfante/ejemplos-controldedocumentos
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• Reserva / Accesibilidad
• Transferencia de fracciones
Criterio 3:
Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en
primer lugar.
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Criterio 4:
Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o
curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la
clasificación de los documentos.
Criterio 5:
Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores
(antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las
cajas de archivo normalizadas.
Criterio 6:
Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible,
para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única
anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas.
La conservación y el expurgo
La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de
conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la
inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
• Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido
• Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo del Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos
sustitutivos expedidos.
• Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo del citado Reglamento, así como sus
justificantes contables
Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación
para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros".
Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de
parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la
colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que
confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como
consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.
Razones para expurgar:
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Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un
expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del
catálogo, etc.
2.4 Entrada, Salida.
Registro de entrada y salida de documentos. Es una solución pensada para gestionar toda la
documentación independientemente del formato y su origen, ya sea en papel, correos
electrónicos, ficheros PDF, Word, etc., que entra y sale en una organización mediante
procesos automatizados.
Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o
documento además de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.
Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo
directamente ya que el registro queda anotados éstos.
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Los documentos internos son aquellos que usted imprime para su propio departamento de
contabilidad o para otros departamentos.
Los documentos externos como ser facturas, comprobantes de pago, informes impositivos y
descargos impositivos, son creados porque algún ente externo a tu empresa los necesita. ...
Por otro lado, los documentos internos son aquellos utilizados dentro de tu empresa y sirven
para tomar ciertas decisiones.
Comprobantes externos de contabilidad. ... Entre los documentos externos que sirven de
soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas débito y
crédito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés,
órdenes de compra o de servicios, etc.
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Webgrafía:
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