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Guía para la elaboración de un manual de Funciones

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Describa Claramente por escrito lo que Espera de las
personas que Trabajan para usted.
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Misión 2. Identificación y referencia en el puesto de trabajo • Departamento o área • Dependencia • Subordinados 3. Función básica 4. Responsabilidades y ocupaciones • Responsabilidades • Ocupaciones 5. Marco de relación • Interno • Externo
A continuación, ponemos dos ejemplos de implementación de cada función. MISIÓN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura de la comunicación, en particular, en su dimensión religiosa, a través de la editorial multimedial, haciéndose referencia significativa en la Sociedad actual. 1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO Director General 2. MISIÓN “Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las actividades apostólicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegación del Superior Mayor, promoviendo la unidad entre las áreas: Administrativa, editorial, difusión, producción, en la perspectiva del “editor único multimedial Paulino”.

C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 2

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3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Dirección General Dependencia directa: Consejo de Administración Subordinados: Toda la organización 4. FUNCIÓN BÁSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426; ss). • Asegurar la continuidad de la Obra apostólica a corto, medio y largo plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y posición de la misma en el mercado. • Controlar, evaluar y mejorar la situación de la Obra apostólica: estado de resultados, balance financiero y social, así como el rendimiento y la calidad de la empresa. • El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de la Obra apostólica, asimismo, dispone de la última toma de decisión en la empresa. 5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades: • Custodiar la buena imagen de la Organización San Pablo, ejerciendo como portavoz cuando así se requiera. • Establecer las líneas estratégicas de la Organización. • Desarrollar el esquema organizativo básico: organigramas, funciones, manuales de organización, etc. • Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos, investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales, etc. • Fijar los objetivos globales. • Asignar objetivos y recursos a cada División. • Utilizar las colaboraciones externas más adecuadas que contribuyan a consolidar la posición de la Organización y alcanzar los objetivos. • Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos, procurando su óptimo aprovechamiento. • Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes áreas. • Propiciar la máxima integración con el CIDEP, haciéndola compatible con los intereses, peculiaridades y autonomía de actuación propios de la Organización San Pablo en la Circunscripción.
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• •

Coordinar la gestión de Recursos Humanos junto con la Dirección / División Administrativa en materia de contrataciones, cambios, promociones, sanciones, etc. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones.

b) Ocupaciones: • Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificación: previsiones, investigación, hipótesis, análisis, objetivos, estrategias y planes. • Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los objetivos globales. • Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones, argumentando los criterios de previsión y asignación. • Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones / Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos. • Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas. • Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones. • Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de Administración, como del ámbito internacional de la Sociedad de San Pablo. • Representar a la Dirección / División Editorial en los foros empresariales y oficiales, cuando así se requiera. • Asistir a ferias, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relación con su actividad profesional. • Presidir el comité de producto y formar parte, como miembro de los diferentes comités de cada Dirección / División. • Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del primer nivel de la estructura. • Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada Dirección / División y Departamento, para nuevas funciones de sus respectivas áreas. • Planificar reuniones para el seguimiento de la gestión de las distintas Direcciones / Divisiones. • Controlar el uso correcto de la Identificación corporativa. • Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestión (formación, información, organización, motivación, sistemas, equipos, etc.). • Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesorías, agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia de la organización y a alcanzar sus objetivos.
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• •

Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de interés que le lleguen en relación con la Organización y su actividad. Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de todas las áreas de gestión.

6. MARCO DE RELACIÓN a) Interno: Consejo de Administración o de Apostolado Directores / Gerentes de División Miembros del Comité de Producto / Consejo editorial b) Externo: Organizaciones Paulinas Internacionales Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector SEGUNDO EJEMPLO 1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO Responsable de Marketing y Publicidad 2. MISIÓN Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad, que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la Organización apostólica en la Circunscripción. 3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Marketing y Publicidad – Dirección /División Comercial Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial Subordinados: Ninguno 4. FUNCIÓN BÁSICA • Orientar las decisiones estratégicas de la Dirección, detectando las tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado. • Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión de venta.

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5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades: • Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboración del Plan Estratégico. • Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostólica. • Negociar sus objetivos. • Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos. • Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar su óptimo aprovechamiento. • Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de gestión. • Mantener información actualizada sobre materiales, procesos, productos, técnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su gestión, para considerar la conveniencia de su utilización. • Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta de los diferentes productos que se planteen. • Asesorar a la Dirección / División Comercial en el establecimiento de objetivos de ventas. • Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los planteamientos de mercado. • Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las características de sus clientes. • Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de Marketing que se planteen o se hayan realizado. • Establecer los atributos y características, tanto de la Organización como de sus productos, que sean de mayor interés para la comunicación. • Procurar el mejor clima laboral en su equipo. • Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su área. b) Ocupaciones: • • • • Elaborar los presupuestos del Departamento. Proponer el programa de actuación para alcanzar los objetivos establecidos por la Dirección (Plan de Marketing). Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos. Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir desviaciones respecto a los objetivos.
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• • • • • • •

• • • • • • • • • •

Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen. Localizar fuentes de información sobre el mercado. Diseñar el plan sistemático de investigación y encargarse de su realización. Detectar las necesidades puntuales de investigación, ante determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia, situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras áreas. Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y comunicación en los canales de venta, red comercial, clientes y suscriptores. Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios. Definir y elaborar, en colaboración con diseño gráfico, los anuncios de todos los materiales y elementos publicitarios: catálogos, folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV, etc. Ejecutar las campañas de Marketing Directo: campañas piloto y comprobación de parámetros estimados. También definir y elaborar los elementos que las acompañan, tales como cartas, folletos, cupones respuesta, etc. Por cada acción realizada, confeccionar un informe sobre ejecución, resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo. Analizar la documentación disponible y elaborar informes de situaciones y de tendencias. Elaborar análisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de la Organización y sus productos, que son más apreciados por el público-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir. Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios, para su posterior autorización. Estudiar las segmentaciones de mercado más adecuadas para los productos disponibles. Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir información y seguir directrices en relación a sus gestiones. Asistir a ferias, congresos, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en relación con su actividad profesional. Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de su departamento. Trasladar a su superior jerárquico cualquier información de interés recogida en su área de responsabilidad. Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su gestión.
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6. MARCO DE RELACIÓN a) Interno: • Director Comercial y Subdirector Comercial • Miembros del Comité de Producto / Consejo Editorial • División Editorial / Dirección editorial • Jefe de Administración de Ventas, Director/Gerente de Librerías • División / Dirección de Administración, Recursos Humanos y Asuntos Generales b) Externo: • Medios de comunicación, organismos oficiales, personalidades, autores. • Organizadores de ferias, congresos, certámenes, simposios, etc. • Proveedores de investigación, agencias de marketing y telemarketing directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas de regalos y promociones.

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