MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA DE GERENCIA

1. CORRESPONDENCIA. Control de la correspondencia recibida y entregada. Se maneja la correspondencia recibida para Diego Rizo, Luisa Fernanda García y Moisés Kattan. 2. ARCHIVO: Archivo y clasificación de la correspondencia. Toda correspondencia enviada de la Gerencia debe llevar un numero consecutivo el cual se controla según el orden ubicado en el computador bajo el archivo CONSECUTIVO GERENCIA de Excel, este lo ubica en la Carpeta Secretaria/consecutivo Gerencia. Se maneja un archivo referente a: BANCOS: existe carpeta para cada banco donde se tiene una cuenta y es allí donde se archiva toda la documentación referente a cada uno. Los formatos de cartas más comunes para estos Bancos se encuentran la carpeta Secretaria/Carpetas: AV VILLAS – GANADERO – OCCIDENTE. Y los documentos físicos se ubican en el archivador en los Folders correspondientes a cada Banco. FINANCIERA MAZDACREDITO: Se manejan Folders para correspondencia enviada y recibida de esta empresa, para archivar los pagos diarios efectuados a la Financiera y para archivo de documentos por CDT o GARANTIAS BANCARIAS. C.C.A.: se manejan folders para correspondencia enviada y recibida + circulares CCA – pedidos CCA – Circulares VPC CCA y pagos CCA. De compra de vehículos nuevos. SUCURSALES: Cada sucursal tiene una carpeta donde se archivan todos los documentos referentes a cada sucursal. CORRESPODENCIA MAZAUTOS: en este Folder se archivan los documentos de correspondencia enviada y recibida en general y los memorandos internos de la empresa. DELIMA MARSH: en ese folder se archiva todo lo referente a pólizas de seguros con esta compañía. 3. CUADRE DE BANCOS: El cuadre se realiza partiendo del saldo del Banco consultado del día anterior, a este valor se le suman todas las consignaciones reportadas durante el día y se rentan los valores de pagos realizados en cheque o por transferencias bancarias durante el día. Así tengo el saldo según un cuadre realizado todos los días a las 5:00 PM.

El cheque se realiza a nombre de COMPAÑÍA COLOMBIANA AUTOMOTRIZ S. Realizar el cheque dependiendo del Banco donde se encuentre el dinero. .Diligenciar el formato de SOLICITUD DE FACTURACION DE VEHICULOS. 6. Enviar comprobante de egreso Original con copia de consignación a Contabilidad. María Elsy Padilla. (Se encuentra en el Folder Formatos CCA). Enviar esta relación con la consignación (sin sello de Banco) a la CCA al señor Jorge Sánchez al FAX: 071-4136530 para separar el vehículo. (Original y copia) Se relaciona en este Formato los datos del vehículo a comprar y su valor. 4. 1260970306-5 de Bancolombia y después de sellada enviarla por fax nuevamente al señor Jorge Sánchez. la orden de comprar vehículos y los datos de estos.A. . 5.A: Las compras a la Compañía colombiana Automotriz S. Enviar a consignar el cheque a la Cuenta Corriente No.A.C. Informarle a María Elsy los vehículos que se compraron.. COMPRAS C. 18-21. los da a conocer el Señor Diego Rizo o la Sra. Enviar por correo a Jorge Sánchez el original del formato con copia de consignación a la C. que todas las consignaciones reportadas hayan sido acreditadas y todos los pagos realizados hayan sido debitados. El procedimiento para estas compras es el siguiente: Diligenciar el FORMATO PARA FACTURACION Y PAGO A CCA.Al día siguiente cuadro este valor con el valor que arroja el banco teniendo en cuenta para este cuadre saldo a saldo. El procedimiento a seguir es el siguiente.C. El valor se ubica en la lista de precios de la CCA. COMPRAS FORD: Las compras a Ford Se hacen generalmente en Horario extendido y se debe tener en cuenta el valor a girar para cubrirlo al día siguiente. Archivar en el forder de pagos a CCA. con copia del Formato de pago. el comprobante de Egreso Rosado. con los Bancos siempre y cuando sean efectivas o si son hechas en cheques.A. estos son informados por Diego Rizo o María Elsy según la asignación del día. la cual es enviada vía Mail por la fabrica. en Bogotá a la Carrera 64 No. se hacen con pagos de Contado. relacionando los vehículos a comprar. CONFIRMACION CONSIGNACIONES: Confirmar las consignaciones que le hayan hecho a los vendedores y/o cartera. esperar a que el Banco confirme que ya son efectivas para confirmarlas.

Se tienen 2 días hábiles para cancelar la factura sin importar el vencimiento de esta. se consigna a Ford y se envía por fax. Elaborar cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC. se realiza cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC.M. . Sin embargo.Realizar cheque a nombre de FINANCIERA MAZDACREDITO S.A. NOTA: Cuando en comercial (Maria Elsy) solicita los documentos de un vehículo no cancelado por la empresa a la financiera. Cuando se paga por ACH BCO.consignación . Informar a Maria elsy que vehículos se compraron. REPUESTOS: los pagos a repuestos Ford los informa Abraham palacios.Al día siguiente revisar si efectuaron el pago contra el nuevo listado de la financiera.VEHICULOS: Fredy Arcos diariamente genera un informe de la Financiera donde se reportan los vencimientos de las facturas de vehículos por pagar y los valores. Esta consignación con la relación se deben enviar vía fax al 0716226241 antes de las 3:00 PM y confirmar con la señora YUDI CASTRO AL 071-6106411. De fax al mensajero para que este la ponga tan pronto consigne y a la mañana siguiente volverla a enviar y confirmar con consuelo para que de la orden de despacho. en ocasiones se realizarán pagos adelantados a . b.C. SUDAMERIS o por OCCIRED la consignación es reemplazada por el documento impreso de la transferencia.- - Enviarla por fax al 071-6184459 a Ford motor a Consuelo y llamar a confirmar si la recibieron. darle el No. Se explica directamente a la persona que reemplaza en el cargo. . a. 048-045057-01 de Bancolombia.REPUESTOS: Los vencimientos de los pagos de repuestos los informa el señor Abraham Palacios y se debe cancelar dentro de la fecha limite de pago.Diligenciar el formato de pago a Financiera mazdacredito (ubicado en Folder de formato F. . El procedimiento es el siguiente: . PAGOS A FINANCIERA MAZDACREDITO. Estas se deben cancelar dentro de las fechas de vencimientos para evitar intereses.Enviar el Egreso original y la consignación a contabilidad.) relacionando la forma de pago. y consignar en la cuenta corriente No.Archivar el egreso rosado . los procedimientos de estas transferencias no se depositan en este manual por cuestiones de seguridad. el valor total y las facturas a pagar. Y mandar a consignar en la cuenta corriente No. 03929194-3 del Banco de Bogotá en horario extendido.relación de pago – listado de mazdacredito en folder de Pagos Financiera. . Y no se hace comprobante de egreso.

A. que se hacen a diario y entregar los cheques Los días viernes de 4 a 6 y sábados de 9 a 12 M.C. y demás entidades según la necesidad. El procedimiento es el siguiente: . 9. .A. se pagan con chequera de la Estación. PAGOS DE SERVICIOS: Estar pendientes de las fechas de vencimientos de los recibos de pagos de los servicios y girar cheque para mandar a pagar. PRESTAMOS A BANCOS: Cuando la empresa requiera de dinero. esto solamente para los recibos de Maz autos.Se debe enviar al mensajero con la carta original al banco para que le entreguen el cheque de gerencia a nombre de la entidad a la que se le va a realizar el pago. Los servicios de Emcali. Elaborar pago de Proveedores de contado. se realizan prestamos de tesorería con los Bancos Ganadero. Elaborar cartas a la C.Con el banco de occidente los abonos se deben informar al Gerente Jhon Jairo Jaramillo un día antes. Los formatos de cartas para estos prestamos se encuentran en sistemas en las carpetas de cada banco en el archivo de Secretaria.C.Se debe anotar en la libreta de vencimientos y estar pendiente para realizar abonos o pagos con la finalidad de liberar cupo. Se realiza el cheque a nombre de la FINANCIERA MAZDACREDITO S. EMAIL: Entrar al sistema a las 10AM y a las 4PM para revisar los correos que llegan e imprimir los del señor Diego rizo y los Reportes de las sucursales de Tulúa y Popayan. 10. Agua y Luz o Teléfonos se deben pagar por Internet por el Banco Megabanco de la cuenta corriente No.M. 8. se hace consignación en Bancolombia y se envía reporte de pago antes de las 3:00 PM. 7114-700147. Estar pendiente del papel del fax. no dejarlo acabar y de todos los fax que lleguen y repartirlos. . Después de cotizar tasa y acordar el préstamo con el banco que ofrezca la mejor tasa se realiza carta y se envía por fax al banco correspondiente. se le solicita a Abraham las facturas a cancelar por el valor que se va a abonar. a la Ford y a la F. en este caso. 11. 12.se realiza el cheque pero no se hace comprobante de egreso porque este lo hace Abraham por Proveedores. . Occidente o AV Villas. . Se debe llamar a cada representante y cotizar la tasa según los días a los cuales se va a adquirir el préstamo..solicitud de Gerencia de Pos venta. Los recibos de la Estación de Servicios. 7.

K. Estos proveedores generalmente se pagan de la cuenta de Davivienda Estos cheques solo se entregaran los días viernes y sábados.G. .F. mandar a consignar y colocar por fax. – L.R. 14. Elaborar consignaciones a los proveedores de fuera de Cali. guardar los cheques en el fuelle hasta el siguiente viernes. (D. el resto de la semana no se entregaran proveedores. los cheques a los proveedores. FECHA: MAYO 7 DE 2004.13. – L. de 4 a 6 PM.A.G. Recibir todas las llamadas y comunicar con las diferentes solicitadas. ) personas ENTREGA: JACKELINNE CARDONA RECIBE: MARTHA LUCIA QUINTERO. Entregar los días viernes. – M.