MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA DE GERENCIA

1. CORRESPONDENCIA. Control de la correspondencia recibida y entregada. Se maneja la correspondencia recibida para Diego Rizo, Luisa Fernanda García y Moisés Kattan. 2. ARCHIVO: Archivo y clasificación de la correspondencia. Toda correspondencia enviada de la Gerencia debe llevar un numero consecutivo el cual se controla según el orden ubicado en el computador bajo el archivo CONSECUTIVO GERENCIA de Excel, este lo ubica en la Carpeta Secretaria/consecutivo Gerencia. Se maneja un archivo referente a: BANCOS: existe carpeta para cada banco donde se tiene una cuenta y es allí donde se archiva toda la documentación referente a cada uno. Los formatos de cartas más comunes para estos Bancos se encuentran la carpeta Secretaria/Carpetas: AV VILLAS – GANADERO – OCCIDENTE. Y los documentos físicos se ubican en el archivador en los Folders correspondientes a cada Banco. FINANCIERA MAZDACREDITO: Se manejan Folders para correspondencia enviada y recibida de esta empresa, para archivar los pagos diarios efectuados a la Financiera y para archivo de documentos por CDT o GARANTIAS BANCARIAS. C.C.A.: se manejan folders para correspondencia enviada y recibida + circulares CCA – pedidos CCA – Circulares VPC CCA y pagos CCA. De compra de vehículos nuevos. SUCURSALES: Cada sucursal tiene una carpeta donde se archivan todos los documentos referentes a cada sucursal. CORRESPODENCIA MAZAUTOS: en este Folder se archivan los documentos de correspondencia enviada y recibida en general y los memorandos internos de la empresa. DELIMA MARSH: en ese folder se archiva todo lo referente a pólizas de seguros con esta compañía. 3. CUADRE DE BANCOS: El cuadre se realiza partiendo del saldo del Banco consultado del día anterior, a este valor se le suman todas las consignaciones reportadas durante el día y se rentan los valores de pagos realizados en cheque o por transferencias bancarias durante el día. Así tengo el saldo según un cuadre realizado todos los días a las 5:00 PM.

El procedimiento para estas compras es el siguiente: Diligenciar el FORMATO PARA FACTURACION Y PAGO A CCA. relacionando los vehículos a comprar. estos son informados por Diego Rizo o María Elsy según la asignación del día. (Original y copia) Se relaciona en este Formato los datos del vehículo a comprar y su valor. Enviar a consignar el cheque a la Cuenta Corriente No. 1260970306-5 de Bancolombia y después de sellada enviarla por fax nuevamente al señor Jorge Sánchez. con copia del Formato de pago. . 4. Realizar el cheque dependiendo del Banco donde se encuentre el dinero.Al día siguiente cuadro este valor con el valor que arroja el banco teniendo en cuenta para este cuadre saldo a saldo. . COMPRAS C.. CONFIRMACION CONSIGNACIONES: Confirmar las consignaciones que le hayan hecho a los vendedores y/o cartera. la orden de comprar vehículos y los datos de estos. que todas las consignaciones reportadas hayan sido acreditadas y todos los pagos realizados hayan sido debitados. El cheque se realiza a nombre de COMPAÑÍA COLOMBIANA AUTOMOTRIZ S. 6. 5. (Se encuentra en el Folder Formatos CCA). María Elsy Padilla.Diligenciar el formato de SOLICITUD DE FACTURACION DE VEHICULOS.C. 18-21.A. Enviar comprobante de egreso Original con copia de consignación a Contabilidad. esperar a que el Banco confirme que ya son efectivas para confirmarlas. Enviar por correo a Jorge Sánchez el original del formato con copia de consignación a la C. Informarle a María Elsy los vehículos que se compraron.A: Las compras a la Compañía colombiana Automotriz S. se hacen con pagos de Contado. El valor se ubica en la lista de precios de la CCA. el comprobante de Egreso Rosado. en Bogotá a la Carrera 64 No.A.C. Archivar en el forder de pagos a CCA. El procedimiento a seguir es el siguiente. con los Bancos siempre y cuando sean efectivas o si son hechas en cheques. los da a conocer el Señor Diego Rizo o la Sra. COMPRAS FORD: Las compras a Ford Se hacen generalmente en Horario extendido y se debe tener en cuenta el valor a girar para cubrirlo al día siguiente. la cual es enviada vía Mail por la fabrica. Enviar esta relación con la consignación (sin sello de Banco) a la CCA al señor Jorge Sánchez al FAX: 071-4136530 para separar el vehículo.A.

a. b.Al día siguiente revisar si efectuaron el pago contra el nuevo listado de la financiera. 03929194-3 del Banco de Bogotá en horario extendido. PAGOS A FINANCIERA MAZDACREDITO.Archivar el egreso rosado . Y mandar a consignar en la cuenta corriente No. Informar a Maria elsy que vehículos se compraron. Estas se deben cancelar dentro de las fechas de vencimientos para evitar intereses.) relacionando la forma de pago.Realizar cheque a nombre de FINANCIERA MAZDACREDITO S. Elaborar cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC.M. se realiza cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC. . 048-045057-01 de Bancolombia.VEHICULOS: Fredy Arcos diariamente genera un informe de la Financiera donde se reportan los vencimientos de las facturas de vehículos por pagar y los valores. REPUESTOS: los pagos a repuestos Ford los informa Abraham palacios. De fax al mensajero para que este la ponga tan pronto consigne y a la mañana siguiente volverla a enviar y confirmar con consuelo para que de la orden de despacho. Se tienen 2 días hábiles para cancelar la factura sin importar el vencimiento de esta.Enviar el Egreso original y la consignación a contabilidad. Cuando se paga por ACH BCO. SUDAMERIS o por OCCIRED la consignación es reemplazada por el documento impreso de la transferencia.A. Esta consignación con la relación se deben enviar vía fax al 0716226241 antes de las 3:00 PM y confirmar con la señora YUDI CASTRO AL 071-6106411. Y no se hace comprobante de egreso. y consignar en la cuenta corriente No.- - Enviarla por fax al 071-6184459 a Ford motor a Consuelo y llamar a confirmar si la recibieron. Sin embargo. . en ocasiones se realizarán pagos adelantados a .Diligenciar el formato de pago a Financiera mazdacredito (ubicado en Folder de formato F. los procedimientos de estas transferencias no se depositan en este manual por cuestiones de seguridad. se consigna a Ford y se envía por fax. .relación de pago – listado de mazdacredito en folder de Pagos Financiera. El procedimiento es el siguiente: .C. el valor total y las facturas a pagar.REPUESTOS: Los vencimientos de los pagos de repuestos los informa el señor Abraham Palacios y se debe cancelar dentro de la fecha limite de pago. Se explica directamente a la persona que reemplaza en el cargo. darle el No. . NOTA: Cuando en comercial (Maria Elsy) solicita los documentos de un vehículo no cancelado por la empresa a la financiera.consignación .

se pagan con chequera de la Estación. Se realiza el cheque a nombre de la FINANCIERA MAZDACREDITO S. Después de cotizar tasa y acordar el préstamo con el banco que ofrezca la mejor tasa se realiza carta y se envía por fax al banco correspondiente. Estar pendiente del papel del fax. Los servicios de Emcali. 7. PRESTAMOS A BANCOS: Cuando la empresa requiera de dinero.A. Agua y Luz o Teléfonos se deben pagar por Internet por el Banco Megabanco de la cuenta corriente No. a la Ford y a la F. PAGOS DE SERVICIOS: Estar pendientes de las fechas de vencimientos de los recibos de pagos de los servicios y girar cheque para mandar a pagar. no dejarlo acabar y de todos los fax que lleguen y repartirlos. Se debe llamar a cada representante y cotizar la tasa según los días a los cuales se va a adquirir el préstamo.A. 8. 7114-700147.solicitud de Gerencia de Pos venta. Los recibos de la Estación de Servicios. . Elaborar pago de Proveedores de contado..C.Con el banco de occidente los abonos se deben informar al Gerente Jhon Jairo Jaramillo un día antes. EMAIL: Entrar al sistema a las 10AM y a las 4PM para revisar los correos que llegan e imprimir los del señor Diego rizo y los Reportes de las sucursales de Tulúa y Popayan. 10.se realiza el cheque pero no se hace comprobante de egreso porque este lo hace Abraham por Proveedores.Se debe anotar en la libreta de vencimientos y estar pendiente para realizar abonos o pagos con la finalidad de liberar cupo. esto solamente para los recibos de Maz autos. . se le solicita a Abraham las facturas a cancelar por el valor que se va a abonar. se realizan prestamos de tesorería con los Bancos Ganadero.C. El procedimiento es el siguiente: . 12. . y demás entidades según la necesidad. se hace consignación en Bancolombia y se envía reporte de pago antes de las 3:00 PM. 11. Elaborar cartas a la C. 9. que se hacen a diario y entregar los cheques Los días viernes de 4 a 6 y sábados de 9 a 12 M. en este caso.Se debe enviar al mensajero con la carta original al banco para que le entreguen el cheque de gerencia a nombre de la entidad a la que se le va a realizar el pago. Occidente o AV Villas. Los formatos de cartas para estos prestamos se encuentran en sistemas en las carpetas de cada banco en el archivo de Secretaria.M. .

el resto de la semana no se entregaran proveedores. Estos proveedores generalmente se pagan de la cuenta de Davivienda Estos cheques solo se entregaran los días viernes y sábados. Elaborar consignaciones a los proveedores de fuera de Cali. – L.G. Recibir todas las llamadas y comunicar con las diferentes solicitadas.13. ) personas ENTREGA: JACKELINNE CARDONA RECIBE: MARTHA LUCIA QUINTERO.A. de 4 a 6 PM. Entregar los días viernes.R. los cheques a los proveedores. (D. 14.F. – M. guardar los cheques en el fuelle hasta el siguiente viernes.G.K. – L. mandar a consignar y colocar por fax. . FECHA: MAYO 7 DE 2004.

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