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Manual de Funciones y Manual de Procedimientos

Manual de Funciones y Manual de Procedimientos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1. Conocer la empresa (Diagnostico).      Razón social Actividad económica Clientes Tamaño de la empresa Participación de mercado

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 2. Análisis Interno  Organigrama  Dependencias o dptos  Organigramas suplementarios  Relación de autoridad
(Lineal, funcional, asesoría, colaboración, etc). 

Identificación de procesos

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 3. Seleccionar el área donde se va a trabajar  Organigrama especifico  Identificar los procesos core o claves del área.  Clasificar y seleccionar los procesos mas importantes.  Evaluar el/los procedimiento actual

información. .Utilización de recurso económico. etc. tiempo. maquinaria. Seleccionar los procedimientos fundamentales  Importancia relativa de los procedimientos de acuerdo a: . equipos. .PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 4. materiales. insumos. métodos.Generación de beneficios económicos a la empresa.

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 5. Analizar y documentar los procedimientos de cada área o de la organización en general .

servicio o terminación de una tarea). energía. equipo. procedimientos) en resultados (producto.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos (personas. ENTRADAS PROCESO SALIDAS . materiales.

Registrar toda la información que se considere importante. . Identificar cada tipo de paso y su aportación al resultado.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Un proceso consiste en: Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados. Colocar cada paso en la secuencia apropiada.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Un procedimiento es la sucesión cronológica y detallada de las operaciones en su orden lógico y su método de ejecución. .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El proceso contiene los pasos importantes para llevar a cabo la implantación del sistema. etc. . Ejemplo: Situar la lámina en la mesa de trabajo. Ejemplo: Corte de lámina El procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de los pasos determinados en el proceso. Colocar soporte sobre la lámina.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¿Qué es un Manual de Procedimientos? Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica. . o varias de ellas. las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¿Porqué es importante Procedimientos? el Manual de La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se presenta cuando: Existen trámites complejos que requieren descripciones precisas y de fácil consulta. .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¿Porqué es importante Procedimientos? el Manual de Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites. simplificar el o los . Se deben procedimientos.

y Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo. .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¿Porqué es importante Procedimientos? el Manual de Es importante apoyar la capacitación del personal.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¿Porqué es importante Procedimientos? el Manual de Evitar perdidas de materiales. tiempo y recursos en el puesto de trabajo. .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Contenido del Manual:  Portada de identificación Índice del Manual Introducción Base Legal Objetivo del Manual Procedimientos Glosario de términos Índice temático .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Contenido del Manual: .

Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización. 5. 3. Título del Manual de Procedimientos. . Fecha de elaboración o en su caso. Nombre de la Empresa. 2. 4. Logotipo de la Empresa. de actualización.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Portada de identificación: 1.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Portada de identificación: .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Índice: Se establece un índice para el Manual en General y un índice para cada procedimiento. .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Índice: .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Índice del Manual: .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Índice del Manual: .

.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Introducción del manual de procedimientos: Panorama general del contenido del manual. de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Base Legal del manual de procedimientos: Reglamentos Decretos Acuerdos Circulares Documentos normativos .

y la segunda. y su redacción clara y en párrafos breves. la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE. PARA QUÉ SE HACE. además. .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Objetivos del manual de procedimientos: El objetivo deberá ser lo más concreto posible.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Procedimientos: .

el texto debe ser claro. y de manera narrativa. .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Descripción del Procedimiento: En éste apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben realizarse dentro de un procedimiento. explicando cada paso en que consisten. dónde y en qué tiempo se llevan a cabo. cómo. con qué. al explicar en que consisten y señalar la Unidad Administrativa o puesto responsable de su ejecución. cuándo.

así como de los sujetos responsables de su ejecución. representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades a desarrollar. para un determinado procedimiento.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Diagrama del Procedimiento: Los diagramas de flujo. .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

Indica una actividad específica. Indica terminacion proceso Anterior o inicio siguiente Para nombrar actividades. Para monitorear los puntos principales del proceso. ACTIVIDAD DECISION . Preguntar si las actividades A o B son correctos. Escribir verbo dentro de la actividad.DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO ACTIVIDAD INICIO/ FIN COMO USAR Abrir o cerrar el flujograma.

Hace conexión entre las partes del flujograma. Indica seccionamiento del flujograma. Documento archivado u objeto almacenado.DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO ACTIVIDAD DOCUMENTO COMO USAR En un punto del proceso se generó un documento. CONECTOR ALMACEN AMIENTO LINEA DE FLUJO . Visualiza el itinerario del proceso.

PROCEDIMIENTO: VERSION: FECHA: CODIGO: PÁGINA: ____ DE ____ OBJETIVO ALCANCE AREA RESPONSABLE DESCRIPCION PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES REQUERIMIENTOS DOCUMENTOS REGISTROS REVISÓ: APROBÓ: .

EMPRESA OBJTIVO: PROCEDIMIENTO: VERSION: FECHA: CODIGO: PÁGINA: ____ DE ____ ALCANCE: AREA ACTIVIDAD PRODUCCIÓN MERCADEO FINANCIERA .

ESTANDAR DE SISTEMA FLUJOGRAMA QUIEN CUANDO DONDE PORQUE COMO Definir período y horario Hacer lista de documentos requeridos Comunicar a los padres de familia Entrenar al personal Recibir al interesado .

ESTANDAR DE SISTEMA FLUJOGRAMA QUIEN CUANDO DONDE PORQUE COMO Recibir al interesado Efectuar la matrícula Revisar los formularios Archivar .

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CLASIFICACION ELABORÓ FECHA REVISÓ FECHA APROBÓ FECHA . ALCANCE 3.EMPRESA ABC 1. OBJETO: PROCEDIMIENTO: Norma Fundamental VERSIÓN: CODIGO: PÁGINA: DE: 2. DEFINICIONES 4.

6. Protección de las normas.. CONDICIONES GENERALES: Capítulo obligatorio . CONTENIDO 6.EMPRESA PROCEDIMIENTO: VERSIÓN: CODIGO: PÁGINA: DE: 5.3 Alcance .1 Título: Identificación 6. precisa y coherente. Redacción clara. Elaborarse mediante consenso. No debe llevar enmendaduras. Formular objeto de manera clara y concisa.2 Objeto 6.

5 CONTENIDO: Descripción actividad 6. IT Diagramas flujo 6.8 APENDICE: Referencia bibliográfica .4.6 EQUIPOS O ELEMENTOS UTILIZADOS 6.7 ANEXOS: planos.EMPRESA PROCEDIMIENTO: VERSIÓN: CODIGO: PÁGINA: DE: 6. DEFINICIONES: Relación de términos 6.

fecha elaboración. Título.EMPRESA PROCEDIMIENTO: VERSIÓN: CODIGO: PÁGINA: DE: 7. negrillas. fecha aprobación 8. ANEXOS . PRESENTACION DE DOCUMENTACION: Tipo de redacción. fecha revisión. codificación. fuente.

A continuación se presenta la simbología ASME utilizada. Para esto se utiliza el diagrama de operaciones. el cual permite hacer un análisis detallado y buscar la reducción de aquellas operaciones que no agregan valor.INSTRUCTIVOS Cuando se requiere especificar la forma de desarrollar una actividad se desagrega en tareas. .

cambiar o anadir Desplazamiento de materiales o equipos Verificacion o auditoria Espera ociosa Almacenar o archivar para posterior utilizacion INSPECCION DEMORA ALMACENAMI ENTO .SIMBOLOGIA (ASME) OPERACION TRANSPORTE Pasos para crear.DIAGRAMA DE OPERACIONES .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINALMENTE SE ESTABLECEN:  Glosario de Términos Índice temático .

MANUAL DE FUNCIONES .

o peor aun de una misma sección.  Evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa. .MANUAL DE FUNCIONES  Delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.  Describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización.

MANUAL DE FUNCIONES  PRESENTACIÓN  DESCRIPCIÓN DEL MANUAL  NORMAS DE USO  UTILIDAD DEL MANUAL  BASE LEGAL  ESTRUCTURA ORGÁNICA  DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA CADA CARGO .

MANUAL DE FUNCIONES DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PARA CADA CARGO .

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