AUDITORIAS INTERNAS

Ing. Marcelo Céspedes M.

AUDITORÍA

• Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias de
la auditoria y evaluarlas de manera
objetiva, con el fin de determinar en que
grado se cumplen los criterios de
auditoria.
DEFINICIONES

•. CRITERIOS DE AUDITORIA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
(utilizados como una referencia)

• EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA
Registros, declaraciones de hecho u otra
información relevantes para los criterios
de auditoría y que son verificables.
DEFINICIONES

• HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Resultados de la evaluación de las evidencias

de la auditoría, frente a los criterios de auditoría.

• CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Resultado de una auditoría, que proporciona

el equipo auditor después de considerar
los objetivos de la auditoria y de los hallazgos de
la auditoría.
DEFINICIONES

• CLIENTE DE LA AUDITORIA
Organización o persona que solicita una auditoría

• AUDITADO
Organización objeto de una auditoría.

• AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una
auditoría
 DEFINICIONES
• EQUIPO AUDITOR
Uno o más auditores que realizan una auditoría, con
el apoyo, de ser necesario, de expertos técnicos.
• EXPERTO TECNICO
Persona que aporta conocimientos específicos o
experiencia específicos al equipo auditor.
• PROGRAMA DE AUDITORIA
Conjunto de una o mas auditorías planificadas para
un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia
un propósito especifico.
 DEFINICIONES
• PLAN DE AUDITORIA
Descripción de las actividades y de los detalles
acordados de una auditoría.

• ALCANCE DE LA AUDITORIA
Extensión y límites de una auditoría .

• COMPETENCIA
Atributos personales y aptitud demostrada para
aplicar conocimientos y habilidades.
TIPOS DE AUDITORIAS
AUDITORIAS INTERNAS
son:
a) de primera parte
• auditoría propia
Ejemplo
certificación según :
AUDITORIAS EXTERNAS
son:
b) de segunda parte
• auditoría de clientes
c) de tercera parte
• auditoría realizada por
organizaciones
independientes.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

Asociados a los auditores:

• Conducta ética
(Confianza, integridad, confidencialidad
y discreción)

• Presentación ecuánime
(Información exacta y veraz)

• Debido cuidado profesional

(Diligencia y juicio al auditar)
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

Asociados a la auditoria:

• Independencia (Base de imparcialidad

y objetividad)

• Enfoque basado en la evidencia (Método

racional para alcanzar conclusiones)
APLICACIÓN DEL CICLO PHVA A LA GESTIÓN DE
UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

• Planificar : Establecimiento del Programa de Auditoría.

(objetivos, responsabilidades, recursos, procedimientos)
• Hacer : Implementación del Programa de Auditoría.
(calendario, auditores, actividades y registros de
auditoría)
• Verificar: Seguimiento y revisión del Programa de
Auditoría.
(necesidad de acciones correctivas y preventivas,
oportunidades de mejora)
• Actuar : Mejora del Programa de Auditoría.
 PROGRAMA DE AUDITORIA
El programa de auditoría debiera ser
eficaz y eficiente.
El propósito de un programa de auditoria es
planear el número de auditorias e identificar
y facilitar los recursos para llevarlas a cabo

Objetivos del Programa de Auditoria

Estos objetivos debería ser coherente con la política y
objetivos del SG, pueden basarse en la
consideración de:
a) prioridades de la Dirección
b) propósitos comerciales
c) Características y cambios en el proceso
d) requisitos del sistema de gestión
 PROGRAMA DE AUDITORIA
e) requisitos legales, reglamentarios y
contractuales
f) necesidad de evaluación al proveedor
g) necesidades de otras partes interesadas
h) nivel de desempeño del auditado
(fallos o incidentes, o quejas de
clientes)
i) resultados de auditorias anteriores
j) madurez del sistema de gestión
k) Riesgos para el auditado
GESTION DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
Identificación y evaluación de los riesgos relacionados con el
programa de auditoria

Quien gestiona el PA debería considerar los riesgos asociados que pueden

afectar al logro de los objetivos

Planificación, Fallar en el establecimiento de objetivos

y el alcance.
Recursos, permitirse un tiempo insuficiente para llevar a cabo las
auditorias.
Selección del equipo auditor, que no tenga competencia para
llevar a cabo la auditoria
Comunicación ineficaz
 Registros, fallar en gestionar los registros de la auditoria
Seguimiento al programa de auditorias, seguimiento ineficaz de
los programas de auditoria.
GESTION DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA Fueron
Identificación y evaluación de los riesgos relacionados con el
programa de auditoria eficaces?

RIESGO EVALUACION MEDIDA DE CONTROL

Comunicación Riesgo mediano Envío temprano y verificación de recibo

ineficaz del
programa

No logro de los Riesgo crítico •Entrenamiento apropiado de auditores

objetivos del •Elaboración oportuna y adecuada de planes
programa de auditoria
•Listas de verificación revisadas por el auditor
líder

Interferencia con Riesgo mediano •Coordinación previa con los responsables de

las actividades los procesos operacionales
productivas

Riesgo físico para Riesgo alto •Capacitación previa en control de riesgos

los auditores •Evaluación competencias en seguridad
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
Quien gestiona y elabora el PA es el responsable de implementar de la
siguiente manera:

Comunica el PA a las partes pertinentes y su desarrollo

Define los objetivos, alcance y criterios de auditorias individuales
Selecciona los auditores en base a la competencia y recursos para
ellos
Ejecución de la auditoria de acuerdo a lo planificado
Gestión de registros
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
ALCANCE
Debe se coherente con el Programa de auditorias y los objetivos de la auditoria
tomando en cuenta la ubicación, áreas a auditar actividades y procesos asi como
el tiempo planificado.

CRITERIOS
Políticas, objetivos, procedimientos, normas, req legales, etc
Cuando se ejecutan auditorias combinadas, el alcance y criterios de la auditoria
deben ser coherentes con los objetivos del programa de auditorias.
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
Selección de Métodos de auditoria

Quien gestiona el PA selecciona los métodos de Auditoria para cumplir de

manera eficaz en función a los objetivos, alcance y criterios definidos,
duración y ubicación.

Cuando dos o más organizaciones llevan a cabo una auditoría conjunta del
mismo auditado, deberían acordar el método de auditoría. Si un auditado
opera dos o más sistemas de gestión, pueden incluirse auditorías
combinadas en el programa de auditoría.

Responsables de la aplicación eficaz de los métodos de auditoria son:

Quien gestiona el PA y Auditor Líder (quien es responsable de ejecutar las
auditoria)
La viabilidad de auditorias a distancia dependen del nivel de confianza
entre el auditor y el auditado.
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
Aplicación de Métodos de auditoria
Grado de implicación entre el Ubicación del Auditor
auditor y el auditado
In situ A distancia

Interacción humana Realizar entrevistas A través de medios de comunicación

•Completar lista de verificación con la
participación del auditado
•Revisión de documentos con la
participación del auditado
•Muestrear (ejemplo. Productos)
interactivo
•Realizar entrevistas
•Completar lista de verificación y
Cuestionario
•Revisión de documentos con la
participación del auditado

Sin interacción humana
•Revisión de documentos (reg., análisis
de datos)
•Observar el trabajo
•Realizar visita al sitio
•Completar listas de verificación
•Muestrear (ejemplo. Productos)
•Revisión de documentos (reg., análisis
de datos)
•Observar el trabajo desempeñado a
través del medio de vigilancia
considerando los req sociales
• Analizar los datos

Auditoría in situ, realizados en instalaciones del auditado

Auditoria a distancia, En cualquier otro lugar distinto a las instalaciones del auditado.
Auditorias interactivas, Interacción entre auditores y auditores
Auditorias no interactivas, sin personal auditado pero si con equipos, instalaciones y documentación.
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
Selección de los miembros del equipo auditor
Quien gestiona el PA debería designar al Lider y equipo auditor incluyendo al
experto técnico en base a las competencias para alcanzar los objetivos de la
auditoria individual dentro el alcance definido.
 la competencia global del equipo auditor necesaria para lograr los objetivos de
la auditoría;
 la complejidad de la auditoría (si es una auditoría
combinada o conjunta);
 los métodos de auditoría que se han seleccionado;
 los requisitos legales y contractuales y otros;
 el asegurar la independencia de los auditores de las
actividades a auditar;
 la capacidad de los auditores para interactuar con los auditados;
El idioma y características solicales y culturales del auditado.
Si los auditores no cubren las competencias necesarias, debería incluirse
expertos técnicos con competencias adicionales. Estos no actuarían como
auditores. Pueden incluirse auditores en formación bajo la dirección de un
auditor.
REVISION Y MEJORA DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA

 Revisar el desarrollo profesional continuo de

los auditores
 Informar a la alta Dirección sobre los resultados
de la revisión del PA, evolución de necesidades
de las partes interesadas
 Desarrollo profesional de los auditores
 Los métodos de auditoria nuevos o
alternativos.
 La eficacia de las medidas para tratar los
riesgos asociados con el programa de auditoria
 La confidencialidad y seguridad de la
información relacionados con el programa de
auditoría
PROCESO DE AUDITORIA
 Ciclo de Vida de una Auditoría
Auditados
Dirección Auditor

Actuar correctivamente Preparar y

y preventivamente planear la
en el Sistema auditoría

A ctuar P lanificar

Revisar los
V erificar H acer
Conducir la
resultados de la auditoria e
auditoría informar los
Auditados
Dirección
hallazgos
Auditor
 Ejecución de una Auditoría
Responsable de llevar a cabo las auditorias es el
Auditor líder
Inicio de la Auditoría

Establecimiento del contacto

inicial con el auditado

Determinación de la
viabilidad de la auditoria
Preparación de las actividades de
auditoria “en el sitio”
Revisión de
documentos

Preparación del plan

de auditorias

Asignación de tareas
al equipo auditor

Preparación de los
documentos de
Ejecución de auditoría “en el sitio”
Reunión de apertura

Revisión de la documentación
durante la auditoría

Comunicación durante la
auditoria

Funciones y responsabilidades de
los guías y observadores

Recopilación y verificación
de la información

Hallazgos

Reunión de cierre
 Ejecución de una Auditoría

Generación de hallazgos de la auditoria

3.“Las
3. “Las
conformidades”
conformidades”
1.La
1. Laevidencia
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auditoría

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conformidad registrarse
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 Ejecución de una Auditoría

Conclusiones de la auditoria
Antes de la reunión final el equipo auditor debería:

a) revisar los hallazgos de auditoría y cualquier otra información apropiada

b) tomar acuerdos sobre las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta el
grado de incertidumbre de la auditoría
c) Preparar recomendaciones ( si estan en el plan de auditorias)
d) comentar el seguimiento de la auditoría, si aplica.
 Ejecución de una Auditoría
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Reunión de cierre
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auditado
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Preparación y distribución del
informe de auditoria

Preparación del
informe de la
auditoría
Distribución del
informe
 Preparación y distribución del informe
Distribución del informe

Elinforme
El informe
Elinforme
El informededelala
deberíaestar
debería estar
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receptores
receptores debería
designados salvaguardarla
salvaguardar la
designados confidencialidad
confidencialidad
 Finalización de la auditoria

• La auditoría finaliza cuando las actividades del plan de auditoría se han

realizado y el informe de la auditoría ha sido aprobado y distribuido.

• Los documentos de la auditoría deberían conservarse o destruirse de

común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditoría y con los requisitos legales o
contractuales aplicables.

• Salvo requisito legal, el equipo auditor no debería revelar el contenido de

los documentos sin la aprobación del cliente o del auditado.
 Realización del seguimiento de la auditoria

Lasconclusiones
Las conclusiones
dela
de laauditoría
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El
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auditoría
una
periodode
periodo de posterior
posterior
tiempoacordado
tiempo acordado
 Tipos de no conformidades -
posibles clasificaciones
Clasificaciones propuestas por los organismos que ejecutan auditorías de
certificación/registro

– Clasificación uniforme como “no conformidades” sin importar el

grado de influencia dentro del sistema de gestión.

– Clasificación de las “no conformidades” en “Mayores” y

“Menores” considerando la magnitud e influencia del
incumplimiento que afecta al sistema de gestión.
 Tipos de no conformidades -
posibles clasificaciones
Clasificaciones propuestas por los organismos que ejecutan auditorías de
certificación/registro

– Clasificación de las “no conformidades” en “Críticas”,

“Mayores” y “Menores”, considerando el riesgo o peligro contra la
seguridad y la salud de las personas, para las no conformidades
”Críticas”.

– “Observaciones”, como hechos que de no atenderse pudieran

ocasionar una no conformidad dentro del sistema de gestión.

En algunas organizaciones de certificación, tres o mas no conformidades

menores contra un mismo requisito, llegan a considerarse como una no
conformidad “Mayor”
 Reglas para la redacción de no
conformidades (auditores)
• La redacción de la no conformidad debería ser
corta, concisa y entendible.

• Entre las posibles formas de redacción de no

conformidades se encuentran las siguientes:

– Redacción declarando la evidencia y la no conformidad con los

criterios establecidos de forma conjunta.
– Redacción de la evidencia de la no conformidad y de la no
conformidad con los criterios establecidos por separado.
 Ejemplos de redacción de no
conformidades
• Opción 1: Redacción de la evidencia y la no conformidad de forma conjunta:
“En el procedimiento SD-CD-01 de control de documentos, no se contempla la
identificación de las normas de origen externo y el control de su distribución,
incumpliendo lo establecido en la norma NB-ISO 14001, numeral 4.4.5. f)
asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la
organización ha determinado que son necesarios para la planificación y
operación del sistema de
gestión ambiental y se controla su distribución; y
 Ejemplos de redacción de no
conformidades
• Opción 2: Redacción de la evidencia y de la no conformidad por separado:
– EVIDENCIA: “En el procedimiento SD-CD-01 de
control de documentos, no se contempla la identificación
de las normas de origen externo y el control de su
distribución”
NO CONFORMIDAD: “El item numeral de la norma ISO
14001indica 4.4.5. f) asegurarse de que se identifican los documentos
de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios
para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se
controla su distribución; y
 Redacción de evidencias de no conformidades
Evidencia No Conformidad (Inadecuada
redacción)
Los equipos de medición no están calibrados
La organización no determina la competencia de
su personal competencia. Ej.: supervisor nocturno
Las instalaciones no son adecuadas
El personal no cooperó con el auditor
No se presentaron en físico al auditor todos los
documentos solicitados
El diseño de producto es malo
Evidencia No Conformidad (Adecuada
redacción)
No se encontró evidencia de que los equipos
de medición estén calibrados Ej.: balanza
la sala de producción
Para algún puesto no se ha determinado la
Se encontraron pisos de algunas áreas
deteriorados. Ej.: sala de
almacén de producto terminado
NO ES NO CONFORMIDAD
NO ES NO CONFORMIDAD
En el ultimo diseño, se han obviado las
fases de revisión, verificación y validación
 Corrección y Acción Correctiva
Acción
Acción
correctiva:
correctiva:
Corrección:
Corrección: “Accióntomada
tomada
“Acción
“Accióntomada
“Acción tomada paraeliminar
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la
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unano
no
noconformidad
no conformidad conformidad
conformidad
detectada.”
detectada.” detectadauuotra
detectada otra
situación
situación
indeseable.”
indeseable.”
 Propuesta de acciones correctivas
(auditados)
• Redacción de acciones correctivas
– Forma 1 (Se proponen la corrección y la acción correctiva juntas)
“Se modificará el procedimiento SD-CD-01 de control de
documentos de modo que las normas y toda la documentación de
origen externo serán identificadas, custodiadas y controlada su
distribución por el responsable de la biblioteca. Se controlará la
distribución registrando en CD-RE-04; se capacitará al personal
vinculado del SG en la aplicación del procedimiento modificado y se
efectuará la verificación de su cumplimiento cada seis meses”
Responsable: J. SGC Fecha: 2011-07-29
 Propuesta de acciones correctivas
(auditados)
– Forma 2 (Corrección y acción correctiva por separado)

Corrección:: “Se modificará el procedimiento SD-CD-01 de control de

documentos de modo que las normas y toda la documentación de origen
externo serán identificadas, custodiadas y controlada su distribución por el
responsable de la biblioteca.”
Acción correctiva:: “Se capacitará al personal vinculado con estas
actividades en la aplicación del procedimiento modificado y se efectuará la
verificación de su cumplimiento cada seis meses, revisando los registros
llenados a este efecto.”

Responsable: J. SGC Fecha: 2011-07-29

 Propuesta de acciones correctivas
(auditados)
– Forma 3 (Incluye el análisis de causas de la No Conformidad)

Causas de la No Conformidad: Omisión de la identificación y control de la

distribución en el procedimiento, por incompleta interpretación del requisito de la
norma NB-ISO 14001 para este elemento.

Acción Correctiva: “Se capacitará al personal vinculado con estas actividades en la

aplicación del procedimiento modificado y se efectuará la verificación de su
cumplimiento cada seis meses, revisando los registros llenados a este efecto.”

Responsable: J.SGC Fecha: 2011-07-29

 Revisión de acciones correctivas
Laacción
La acción
correctivase
correctiva se
La
La deberíarevisar
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para
debería
presentació
presentació determinarsisies
esoo
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responsable
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delegado
 Verificación de las acciones correctivas

Laverificación
La verificación Laeficacia
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posterior
posterior
 Revisión de la eficacia de las
acciones correctivas

Siempreque
Siempre que
nose
no sevuelva
vuelva
Sisucede
sucedelolo
aarepetir
repetirla
la Si
no contrario,se
contrario, se
no
conformidad, debería
debería
conformidad,
laacción
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hacer otro
la
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acciones
correctivas
correctivas
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eliminación
eliminación
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causas dela
la
no
no
 Acción preventiva
La acción
La acción
preventiva
preventiva
se toma
se toma
para
para
prevenir
prevenir
Acción
Acción que algo
algo
que
tomada para
tomada para suceda,
suceda,
eliminar la
eliminar la mientras
mientras
causa de
causa de que la
la
que
una no
una no acción
acción
conformidad
conformidad correctiva
correctiva
potencial uu
potencial se toma
toma
se
otra
otra para
para
situación
situación prevenir
prevenir
potencialme
potencialme que vuelva
vuelva
que
nte
nte aa
indeseable
indeseable producirse
producirse
Detectar la conveniencia de
tomar acciones preventivas

Análisis de datos

Estudio de tendencias

Información de sucesos
Competencia y evaluación
de los auditores
Competencia y evaluación
de los auditores
 Competencia y evaluación
de los auditores
Comportamiento Personal

Los auditores deberían mantener un comportamiento profesional durante el

desempeño de las actividades de auditoría, por ejemplo ser:
 observador (conciente del entorno),
 perceptivo (conciente y capaz de entender las situaciones),
 abierto a la mejora (aprender de las situaciones),
 culturalmente sensible (respetuoso con la cultura del
auditado), y colaborador (interactúa eficazmente
con los demás).
Etico. Imparcial, sincero, honesto y discreto, mentalidad
abierta, diplomático, firme y seguro de si mismo,
observador, versátil
Competencia y evaluación
de los auditores
Competencias y habibilidades Genéricas
Equipo Auditor

 Principios, procedimientos y métodos de auditoría.

 Sistema de gestión y documentos de referencia.
 Contexto de la organización.
 Leyes, reglamentos y otros requisitos que aplican al auditado para permitir
al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos legales y
contractuales
 Conocimientos y habilidades especificas del sector
CONCLUSIONES

Las auditorias internas del Sistema de Gestión:

- se constituyen en una herramienta valiosa para la
mejora continua pues permite que la propia
organización:

- evalué el grado de conformidad con el SG

- que se tomen las acciones correctivas necesarias

que le permitirán mejorar y adecuar su Sistema de
Gestión en beneficio de la propia organización y
del cliente.
¡MUCHAS
GRACIAS!