Relatores

Mario Cárdenas Ll
Ingeniero de proyectos– BETTER
CONSULTORES

Ingeniero en prevención de riesgos experiencia en

diferentes industrias, desarrollando principalmente;
Elaboración de procedimientos de trabajo, Evaluación de
puestos de trabajo, Desarrollo de matriz de riegos,
Evaluación de aplicación de normativa legal asociada a la
actividad portuaria y otras faenas como; buceo,
montaje, uso de sustancias y residuos peligrosos,
armado de piezas y equipos de sobre estructuras, entre
otros, Realización de inspecciones y observaciones en
terreno a las operaciones y puestos de trabajo,
implementación, mantenimiento y auditorías en ISO
9001/2015, 14001/2015, 45001/2018 y OHSAS
18001/2007.
 Programa de seminario

MODULO HORARIO TEMÁTICA

Recepción 08:30 - 08:45 Recepción de invitados
Inicio 08:45 – 09:00  Palabras de Bienvenida
 Elaboración de una Lista de
chequeo

Planificación de Auditoría 09:00 – 10:40  Presentación de Protocolos

 Elaboración de un Plan de
auditoría
Intermedio 10:40 – 11:00  Coffe Break
 Auditoría

Auditoría 11:05– 13:00  Evaluación en herramienta

 Criterios de evaluación
PLANIFICACIÓN DE LA
AUDITORÍA
INTRODUCCIÓN
 Planificación de la Auditoría

INTRODUCCIÓN

Fases de una Auditoría

1 Fase de Preparación

2 Fase de Auditoría

3 Análisis de datos / generación de conclusiones

Planificación de la Auditoría

INTRODUCCIÓN

¿Qué razones tengo para auditar mi

empresa?

• Posibles razones: obligación por SGI, requerimiento de

organismos institucionales del estado, seguimiento y control
interno, entre otros.
 Planificación de la Auditoría

INTRODUCCIÓN

¿Qué tener en cuenta para la planificación?

• Se deben definir

Alcance Modalidad de la auditoria

Objetivos de la auditoría Riesgos de la auditoria

Equipo auditor Plan, protocolo y lista de chequeo

ALCANCE
 Planificación de la Auditoría

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Alcance

Que elementos serán revisados en la auditoria, definición de:

• Procesos
• Limites geográficos
• Instalaciones
• Que tipo de normativa será revisada
Objetivo de la Auditoria
 Planificación de la Auditoría

OBJETIVOS

Definir cual es el objetivo de este proceso:

- Mejora continúa
- Cumplimiento legal
- Compararnos con el resto de los competidores
- Otros
DEFINICIÓN DEL EQUIPO
AUDITOR
 Planificación de la Auditoría

INTRODUCCIÓN

Equipo auditor

• Personal de la empresa, personal externo o un consultor

Lo importante es que el
grupo sea capaz de realizar
la auditoría como
independiente, cuidando la
integridad y fiabilidad sin
que se vea comprometida
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Principios del Auditor:

INTEGRIDAD

SER
CONFIDENCIALIDAD
PROFESIONAL

ENFOQUE BASADO EN PRESENTACIÓN

LA EVIDENCIA IMPARCIAL
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Deberes del auditor

• Asegurar que cualquier declaración de cumplimiento a normas,

requisitos legales y reglamentarios, etc. está demostrada
apropiadamente por la organización.

• Si se encuentra evidencia, durante la auditoría, de que una información

específica sobre requisitos legales y reglamentarios no fue tomada en
cuenta en la identificación, los auditores deben informar.

• Los auditores deben levantar una no conformidad si se identifica

directamente un no cumplimiento con estos requisitos.
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Capacidades del auditor

• Planificar el trabajo de manera eficaz.

• Conocer los riesgos a los que está expuesta una auditoría.
• Identificar las oportunidades que se puedan generar.
• Realizarla en el tiempo adecuado.
• Establecer prioridades.
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Capacidades del auditor

• Contar con una comunicación clara y directa tanto escrita como verbal.
• Llevar a cabo la metodología adecuada para realizar la auditoría
(entrevistas, revisando documentos, registros y datos).
• Utilizar herramientas de muestreo para recopilar la evidencia.
• Verificar la información recopilada.
• Documentar toda la información durante el proceso de auditoría.
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Recomendaciones para el auditor

Los auditores deben evitar hacer declaraciones acerca de qué requisitos

legales y reglamentarios son aplicables a los productos o servicios de la
organización, o sobre los métodos de cumplimiento, ya que no es parte del
objetivo de la actividad.
MODALIDAD DE LA AUDITORIA
 Auditoría

AUDITORÍA

Modalidades de auditoria

• No solo existe la posibilidad de efectuar auditorias en terreno

(presencial) si no que es posible efectuarlas bajo modalidad remota.
• ¿Que aspectos podrían cambiar bajo la modalidad remota?.
• ¿Podrían surgir nuevos riesgos para este tipo de modalidad de
auditoría?.
• ¿Debería haber sido considerada esta alternativa previamente?.
 Auditoría

AUDITORÍA

Modalidad Presencial y Modalidad Remota

• Dependiendo de la modalidad podrían ajustarse los equipos de

auditoria.
• Técnicas de auditoría: entrevistas, videos, fotografías, u otro medio que
permita evidenciar cumplimiento.
• Uso de herramienta para solicitar evidencia.
 Auditoría

AUDITORÍA

Modalidad Remota – Principales recomendaciones

• Disponer de aparatos electrónicos y buena conexión.

• Conocimiento en el uso de plataformas para video reunión.
• Definición de plataforma para almacenar evidencia.
• Haber preparado las preguntas para cada entrevistado.
 Auditoría

AUDITORÍA

Riesgos de la auditoria

• Dependiendo de la modalidad seleccionada serán los riesgos que

puedan generarse en el proceso y sus respectivos planes de acción para
controlarlos.
RIESGOS DE LA AUDITORIA
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Determinación de riesgos de una Auditoría

• Es importante que el equipo auditor determine los riesgos de las

auditorias, es decir eventos indeseados que podrían afectar el logro de
los objetivos de la autoría.
• Enfoque basado en riesgos según estándares ISO.
• Objetivos de la auditoria definidos en el protocolo de auditoria.
 Auditoría

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Determinación de riesgos de una Auditoría

• ¿De que forma se pueden determinar los riesgos de la autoría?

• ¿Debo considerar planes de acción para ellos?
• ¿El equipo auditor debería estar preparado?
• ¿Sera importante considerar riesgos para la auditoria?
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE
AUDITORÍA
 Planificación de la Auditoría

ELABORACIÓN DE UN PLAN DE AUDITORÍA

Plan de auditoría

Es descripción de las actividades y de los detalles acordados para la

ejecución de la auditoría

• Consiste en una lista de los procedimientos a seguir durante el trabajo

diseñado en el protocolo de auditoría
Planificación de la Auditoría

ELABORACIÓN DE UN PLAN DE AUDITORÍA

• Determinar la conducción de auditorías

en el lugar.
Objetivos • Se definen los participantes, que áreas
serán auditadas, las jornadas de auditoría,
el alcance, etc.
 Planificación de la Auditoría

PLAN DE AUDITORÍA
FECHA: 19 de marzo de 2020 HORA INICIO: 09:30 hrs.
LUGAR: Las Condes, Santiago

¿Cómo presento OBJETIVOS:

Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional de la instalación de Better, ubicada en la Ciudad de

la información? Santiago.
ALCANCE: Evaluar el cumplimiento legal de los cuerpos legales de la Matriz de evaluación de Requisitos Legales de Medio Ambiente, Seguridad y Salud
Ocupacional para la instalación definida.
ACTIVIDADES
1.- REUNIÓN DE APERTURA
Formato: 2.- AUDITORÍA
3.- REUNIÓN DE CIERRE

• REUNIÓN DE APERTURA EQUIPO AUDITOR

Reunión Apertura: Auditor:

Miércoles 26 de febrero de 2020. -
09:30 – 09:45
Jefe de Planta.
Encargado MASSO.

• AUDITORÍA
Miércoles 26 de febrero de 2020.
Revisión en terreno y documental.
Jornada Mañana.

ÁREA HORARIO AUDITADOS AUDITOR REQUISITOS NORMATIVOS

Reconocimiento en Terreno de las

Reconocimiento en Terreno 09:50 – 10:50 Encargado MASSO
Instalaciones.
Todas las Aplicables 10:55 – 13:00 Encargado MASSO Revisión documental.

Miércoles 26 de febrero de 2020.

Revisión Documental.
Jornada Tarde.
ÁREA HORARIO AUDITADOS AUDITOR REQUISITOS NORMATIVOS
Todas las Aplicables 14:00 – 17:30 Encargado MASSO MC Revisión documental.
PRESENTACIÓN DE
PROTOCOLOS
 Planificación de la Auditoría

PRESENTACIÓN DE PROTOCOLOS

Protocolo de Auditoría

Guía que sistematice la ejecución de los Programas de Auditoría

• Proporciona lineamientos a los auditores sobre la evidencia que debe

ser solicitada y revisada.
Planificación de la Auditoría

PRESENTACIÓN DE PROTOCOLOS

• Proporcionar tanto a los auditores como

al Auditado, una guía paso-por-paso para
verificar el estado de implementación de
Objetivos los distintos elementos que están siendo
verificados.
• Define criterios para ciertas tareas, como,
fecha de entregable, criterios de
evaluación, condiciones de la auditoría,
etc.
 Planificación de la Auditoría

PRESENTACIÓN DE PROTOCOLOS

¿Cómo presento la información?

ELABORACIÓN DE UNA LISTA
DE CHEQUEO
 Planificación de la Auditoría

ELABORACIÓN DE UNA LISTA DE CHEQUEO

¿Qué es?

Es un tipo de ayuda de trabajo

informativo

Lista Obedece también a los nombres: Listas de

control u hojas de verificación.

de Como herramienta metodológica está compuesta

por una serie de ítems, factores, propiedades,
chequeo aspectos, componentes, criterios,
Dichos componentes se organizan coherentemente
para permitir que se evalúen los elementos o por
porcentaje de cumplimiento
 Planificación de la Auditoría

ELABORACIÓN DE UNA LISTA DE CHEQUEO

Pasos para la elaboración

2 4

Definir la
Denominar los
3 frecuencia de 5
1 atributos (lo
verificación:
cualitativo) y
Mensual,
variables (lo Determinar la quincenal,
cuantitativo) a importancia o
Hacer la lista semanal o Tener claridad
verificar. impacto de
de actividades diaria sobre quien
cada atributo
o tareas a realizará la
y variable en
verificar. verificación.
el resultado
final.
 Planificación de la Auditoría

ELABORACIÓN DE UNA LISTA DE CHEQUEO

Pasos para la elaboración

• Si es un proceso largo, se deben distribuir las responsabilidades de

verificación entre las personas que participan, de tal manera que cada
una de ellas se enfoque en unos pocos atributos o variables a verificar
 Planificación de la Auditoría

ELABORACIÓN DE UNA LISTA DE CHEQUEO

Beneficios

• Trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones necesarias.

• Concentración en los aspectos críticos del proceso para generar los
resultados esperados.
• Sistematización en la realización de las actividades
• Aseguramiento de la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.
• Facilidad en la realización de inspecciones, sobre las que se debe dejar
constancia.
• Localización de fallas y las causas de estas.
• Recopilación de datos para el análisis.
AUDITORÍA
 Auditoría

INTRODUCCIÓN

Fases de una Auditoría

1 Fase de Preparación

2 Fase de Auditoría

3 Análisis de datos / generación de conclusiones

 Auditoría

AUDITORÍA

AUDITORÍA

Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,

diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de la organización.

RIESGO

Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el

alcance de los objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y
probabilidad. .
 Auditoría

AUDITORÍA

1. Planificación de la auditoria (plan, protocolo, lista de revisión, riesgos y

equipo).
2. Ejecución de la auditoria (reunión de inicio, auditoría y reunión de
cierre).
3. Desarrollo de informe de auditoria.
4. Evaluación de la efectividad de la actividad.
 Auditoría

AUDITORÍA

Reunión de inicio

• Instancia en la que se presenta al equipo auditor.

• La contraparte auditada conoce a los auditores.
• Se da lectura al plan y protocolo de auditoria.
• Se revisa el programa de la jornada.
• Se pueden generar acuerdos según requerimientos.
• Se debe dejar acta de la actividad.
 Auditoría

AUDITORÍA

Principales actividades en una Auditoría

• Recogida de datos, muestras y análisis de los mismos.

• Desarrollo de entrevistas.
• Revisión de material audiovisual.
• Llenado de lista de chequeo.
• Anotación de observaciones.
• Preparación de las conclusiones y observaciones.
 Auditoría

AUDITORÍA

Principales actividades en una Auditoría

• Importante es siempre tener presente cual es el alcance de la auditoria.

• Recopilar la mayor cantidad de evidencia posible.
• Ante requerimientos que no se pudo obtener evidencia o que no
pudieron ser evidenciados se deberá dejarlos indicados y abordar en la
reunión de cierre.
• Definir con equipo auditor forma de selección de muestras.
 Auditoría

AUDITORÍA

Reunión de cierre

• Instancia en la que se presentan principales observaciones del proceso.

• No necesariamente se deben informar los no cumplimientos.
• Solicitud de evidencia faltante de revisión.
• Definición de plazo para la entrega de informe de auditoria.
EVALUACIÓN DE EVIDENCIA
 Auditoría

EVALUACIÓN DE EVIDENCIA

Permiso o Autorización

Acto administrativo en el cual se

¿Que es un Permiso? formalizan las decisiones que emitan

los órganos de la Administración del
Estado.

Ejemplo: Autorización Sanitaria Almacenamiento de Residuos Peligrosos

 Auditoría

EVALUACIÓN DE EVIDENCIA

Permiso o Autorización

Existencia Jurídica de una

Obtención de Permisos
actividad u operación

Todo “permiso” es una exigencia legal, pero no toda exigencia legal

necesariamente se materializa en un “permiso”.
 Auditoría

EVALUACIÓN DE EVIDENCIA

Permiso o Autorización: EJEMPLOS

Permiso Cuerpo normativo Organismo emisor

Calificación Técnica D.S. 47/92 Ordenanza General de Urbanismo y
SEREMI de Salud
Industrial Construcción.
D.S. 594/99 Reglamento Sanitario sobre
Condiciones Sanitarias y Ambientales Básicas en
Informe Sanitario los Lugares de Trabajo. SEREMI de Salud
D.S. 47/92 Ordenanza General de Urbanismo y
Construcción.
Autorización de
D.S. 43/2015, Reglamento de Almacenamiento
almacenamiento de SEREMI de Salud
de Sustancias Peligrosas.
Sustancias Peligrosas
Autorización de
D.S. 148/05, Reglamento Sanitario sobre Manejo
almacenamiento de SEREMI de Salud
de Residuos Peligrosos.
Residuos Peligrosos
Autorización
Dirección General de
aprovechamiento de DFL 1.122, Fija texto del código de aguas.
Aguas
aguas
 Auditoría

EVALUACIÓN DE EVIDENCIA

Formalidad legal

Acto en el cual se da cumplimiento a

¿Que es una Formalidad las obligaciones estipuladas en los
Legal? respectivos permisos o
autorizaciones.

Ejemplo: Declaración SIDREP

 Auditoría

EVALUACIÓN DE EVIDENCIA

Evidencia de gestión

Acto en el cual se da cumplimiento a

¿Que es una evidencia de las obligaciones estipuladas en los
gestión? respectivos permisos o
autorizaciones.

Ejemplo: Registro de Entrada y Salida de

Residuos Peligrosos
Auditoría

EVALUACIÓN DE EVIDENCIA

Revisión de los permisos y/o

autorizaciones legales

Evaluación de Revisión de documentos

Requisitos Legales (Registros, procedimientos, etc.)

Revisión en terreno
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
 Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Criterios de la Auditoría

Son un conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como

referencia, frente a la cual, se compara la evidencia de la auditoría.

EVALUAR COMPLETAR DEFINIR EL ESTADO

REQUISITOS LISTAS DE DE CUMPLIMIENTO
LEGALES CHEQUEO LEGAL
Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

TODOS LOS ¿CUÁLES

INCUMPLIMIENTOS SON INCUMPLIMIENTOS DEBO
FALTAS A LA LEY ABORDAR PRIMERO?
Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

INCUMPLIMIENTOS
LEVES

SEVERIDAD DE INCUMPLIMIENTOS
INCUMPLIMIENTOS MENOS GRAVES

INCUMPLIMIENTOS
GRAVES
Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

MAGNITUD DE
INCUMPLIMIENTOS

SEVERIDAD DE
INCUMPLIMIENTOS

EXTENSIÓN DEL
INCUMPLIMIENTO
Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

IMPACTO QUE PUEDE

MAGNITUD DEL
OCASIONAR A LA
INCUMPLIMIENTO
INSTALACIÓN

Valor de la magnitud del

Impacto del Incumplimiento
incumplimiento
Observaciones de la autoridad 1

Multas y/o Sumarios Sanitarios 3

Cierre de la instalación 5
 Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

PROLONGACIÓN EN EL TIEMPO
FRECUENCIA DEL
DE LOS INCUMPLIMIENTOS
INCUMPLIMIENTO
ENCONTRADOS

Valor de la extensión del

Período del Incumplimiento (meses)
incumplimiento
1a3 1

4a6 3

Mas de 6 5
Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

SEVERIDAD (S) = MAGNITUD (M) + EXTENSIÓN (E)

MAGNITUD

Valores 1 3 5

5 6 8 10
EXTENSIÓN
3 4 6 8

1 2 3 6
 Auditoría

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

MAGNITUD EXTENSIÓN

INCUMPLIMIENTOS ESPACIOS DE
MESES
LEVES PASILLOS, ETC

SEVERIDAD DE FALTA DE ANCHO DE

INCUMPLIMIENTOS
REGISTROS DE HUELLA DE
INCUMPLIMIENTOS MENOS GRAVES
CAPACITACIÓN, ETC ESCALERAS

ALMACENAR
FALTA DE
INCUMPLIMIENTOS RESIDUOS
AUTORIZACIÓN
GRAVES PELIGROSOS
SANITARIA
MAS DE 6 MESES
 Auditoría

AUDITORÍA

Rol de la Tecnología en la Evaluación de Requisitos Legales

• Ordenar y mantener una base de datos normativa

• Actualización permanente
Beneficios • Soporte al proceso de evaluación
• Creación de informes compilatorios de normativa
• Creación de informes de plan de acción