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ADMINISTRATIVA
Recepción:
Si los bienes o servicios recibidos corresponden con la cantidad y
calidad solicitada, se emite un informe de recepción.
Pagos:
Es el último paso:
Implica recibir la autorización para realizar el pago.
Esto se documenta en la orden de compra pre-numerada.
Tesorería es la encargada de confeccionar este formulario y emitir el
pago correspondiente.
Relacionadas con la naturaleza de las compras:
Importancia financiera de los insumos y servicios comprados.
Características de las fuentes de abastecimiento y estabilidad de precios.
Fiabilidad del abastecimiento y previsibilidad de los plazos de entrega.
Importancia de los costos de transportes.
Relacionadas con la vinculación de los proveedores:
Operaciones con empresas vinculadas.
Las políticas y procedimientos aplicados por la empresa para supervisar y resolver las
situaciones de incompatibilidad que deberán ser revisadas.
Relacionadas con la naturaleza estacional del negocio:
Este hecho puede afectar la buena marcha del proceso de compras y por
ende la producción.
Relacionadas con las condiciones económicas, confiabilidad de los
proveedores y precios:
Cambios en la calidad de los productos o en la garantía.
Situaciones de escasez que conducen al uso de otros proveedores.
Demoras en los pagos a los proveedores.
Controles de precios en el mercado.
Controles gubernamentales.
Existencia: Las cuentas a pagar y las compras existen a una fecha determinada.
Integridad: Las compras y cuentas a pagar están adecuadas e íntegramente
contabilizadas en los registros correspondientes de la entidad.
Exactitud: Las compras y cuentas a pagar de existencias son exactos.
Propiedad: Los saldos de compras y cuentas a pagar son propiedad de la entidad.
Valuación: Los saldos de las compras y las cuentas por pagar reflejan todos los
hechos que afectan su valuación de acuerdo con los PCGA.
Presentación y Exposición: Los saldos de las compras y cuentas a pagar han sido
adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptas y se han expuestos todos los
aspectos necesarios para su adecuada comprensión.
Controles en el Componente
Un ambiente de control adecuado reflejará aspectos tales
como:
La asignación de responsabilidades y evaluación periódica de
su cumplimiento.
Un mayor nivel de control sobre las operaciones que no
siguen la rutina normal.
La existencia de un sistema de información que le permita a
la gerencia estar informada sobre el cumplimiento de los
controles.
Controles directos
Algunos de los controles gerenciales e independientes que deben existir en este
componente son:
La gerencia revisa las transacciones y saldos de las compras y cuentas a pagar
e investiga cuestiones dudosas, para comprobar la veracidad de los saldos y
transacciones.
Los registros auxiliares se concilian con las cuentas del mayor general.
Se emplean procedimientos para revisar el correcto reconocimiento de estas
partidas de acuerdo a las NIC´s y las políticas vigentes.
Presupuestos de compras, su comparación con los montos reales permiten
obtener evidencia de integridad y veracidad de los costos de producción.
Los procedimientos empleados por a gerencia para revisar y realizar un seguimiento de la
información financiera interina relativa a las compras y las cuentas a pagar.
Procedimientos para realizar conciliaciones entre los registros permanentes de compras y los
registros permanentes.
Utilización por parte de la gerencia de procedimientos para revisar y realizar un seguimiento
de los problemas observados en los informes.
Preparación de informes gerenciales para controlar entre otros, los siguientes aspectos:
Cantidad de compras por proveedor.
Precio de compra por proveedor.
Descuentos y bonificaciones obtenidas.
Compras por debajo de los limites de calidad.
Compras devueltas.
Los controles de salvaguarda de activos proporcionan satisfacción con respecto a la
existencia y propiedades de las compras y son los siguientes:
El almacenamiento de las compras realizadas en un lugar seguro.
Existen restricción de acceso físico a las áreas de almacenes.
La aprobación de todos los documentos que respaldan la recepción de las
compras.
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área relacionada con las
compras y cuentas a pagar se verificará en situaciones que:
Las funciones de compras y cuentas a pagar están segregadas de las funciones de
contabilización de las mismas y del mayor general.
Las responsabilidades por la autorización, recepción y pagos de las compras y las
cuentas a pagar están segregadas.
Enfoque de la auditoría
Procedimientos analíticos:
Explicar movimientos inusuales y significativos entre los montos
del año auditado, el anterior y los presupuestados con respecto a:
Variaciones de la cantidad de compras y pagos a proveedores.
Volumen de compras por producto y por proveedor.
Plazo promedio de pagos.
Créditos y bonificaciones como % de los pagos.
Procedimientos de control
Algunos controles típicos del componente son:
Revisión y seguimiento de la gerencia de los informes mencionados
anteriormente.
Revisión y modificación periódica y oportuna por un funcionario de nivel
apropiado, de los límites d compras de materiales e insumos.
Revisión de las conciliaciones entre el auxiliar de compras y los registros
contables.
Utilización de formularios de orden de compra, recepción, pagos pre-
numerados, siendo los faltantes investigados.
Verificación de si las compras son custodiadas.
Procedimientos sustantivos
Confirmar con terceros obligaciones.
Examinar los documentos fuentes para establecer la existencia de las transacciones.
Revisar las actas del directorio por las cuales se aprueban las compras de más
significativas.
Realizar el corte de toda la documentación pre-numerada.
Realizar la búsqueda de pasivos omitidos.
Pagos posteriores a las obligaciones.
Revisión de la valuación de los pasivos en moneda extranjera.
Verificar si las transacciones están de acuerdo con los PCGA.
FIN DE LA
PRESENTACIÓN