4.

4 Sistemas Operativos

Introducción

En esta Unidad desarrollaremos los temas referidos a cada uno de los

Sistemas Operativos (aspectos generales, procedimientos y normas
de control interno especificas, para cada sistema operativo), veremos
como son los Sistemas de Planificación y Control de Gestión para la
Toma de Decisiones (Naturaleza del planeamiento, el sistema
contable y el sistema de control de Gestión) y Gestión del Cambio y
Mejora Continua.

Entendemos por operaciones básicas a aquellas que se relacionan con

las Compras, la Producción de bienes y/o servicios, el manejo de la
Finanzas y las Ventas. Estas operaciones o actividades primarias o de
apoyo, son las necesarias, para la existencia de la organización y
fueron definidas en el modelo de cadena de valor de M Porter.

CADENA DE VALOR
Sistema de Abastecimiento

El Abastecimiento se refiere a la función de comprar, que es una

función común en todas las Organizaciones. El sector de Compras
debe atender diversos requerimientos como la adquisición de
materias primas, equipos, papelería, útiles, movilidad, viáticos hasta
la contratación de consultorías para el nivel estratégico.

Cuando se diseña un sistema de compras hay que considerar los

aspectos relacionados con la cantidad, calidad, plazos de entrega,
precio, espacio disponible para almacenar los bienes, el momento en
el que hay que realizar el pedido y de que manera, dichos aspectos
varían en todas las Organizaciones y con cada clase de bienes y/o
servicios a solicitar.

Dependiendo del tipo de bien y/o servicio que se adquiere, la

importancia de la compra, la frecuencia con la que se realiza, las
características del proveedor, ubicación del mismo, las compras
pueden adoptar diferentes formas, destacándose, entre otras, las que
se mencionan a continuación:

Compras Normales
Aquí se incluyen las compras de elementos cuyo consumo es
repetitivo y necesario para el desarrollo de sus bienes y/o servicios.
Se trata tanto de insumos, materia primas o materiales necesarios
para la producción de bienes y/o servicios como de servicios de
apoyatura a la comercialización o elementos a ser consumidos en las
tareas administrativas. En el caso de adquisición de bienes
generalmente son a los que se les puede fijar, el punto de pedido y
los stocks máximos y mínimos.
Estas compras pueden ser presupuestadas y generalmente sus
volúmenes están directamente relacionados con los niveles de
producción y/o comercialización a alcanzar.

Compras Extraordinarias
Son aquellas por las que se adquieren bienes y/o servicios cuya
necesidad de reposición o recompra no es frecuente. Incluye las
denominadas compras Mayores. Estas últimas son aquellas mediante
las cuales se adquieren bienes de activo fijo o bienes de uso tales
como: maquinarias, rodados, muebles y útiles, instalaciones y los
servicios agregados de los mismos como capacitación, garantías,
servicio técnico posventa.

Compras Menores
Estas compras se refieren a bienes y/o servicios de escaso valor y
cuya necesidad de adquisición es accidental y en una cantidad
limitada. La compra de los mismos no es presupuestada y
generalmente la necesidad se presenta cuando deben ser utilizados.
La gestión de compras no se centraliza en el sector de Compras sino
que normalmente, tienen facultad para decidir y autorizar la
adquisición, los funcionarios responsables de las unidades que
requieren el artículo. Este tipo de compras menores suelen ser
abonadas en efectivo con el Fondo Fijo, que se constituye en cada
unidad a cargo de un responsable del manejo del mismo y que se
utiliza para este tipo de compras.

Importaciones
Este tipo de compra se caracteriza por residir el proveedor en el
extranjero. Puede alcanzar tanto a las compras normales como a las
extraordinarias. La importación se diferencia de las Compras Locales
por los procedimientos particulares que deben seguirse tanto en lo
que hace a la relación con un proveedor distante, como a la
contratación de fletes, seguros de transporte, seguros de cambio, etc.
También se requieren procedimientos especiales para el despacho de
la mercadería a plaza (retiro de la mercadería de Aduana). Por último
en estos casos, dependiendo de las reglamentaciones vigentes en
materia de comercio internacional, suelen requerirse autorizaciones
oficiales para poder realizar la importación.

Compras en línea o vía internet.

La tecnología ha sido de un gran impacto en relación a las compras
en estos últimos tiempos, actualmente Internet nos permite
conectarnos con los proveedores y posibilita que este último detecte
las necesidades de compras en la organización y suministre los bienes
y/o servicios en tiempo y forma, eliminando los tiempos de espera y
los costos de mantener los inventarios inmovilizados.

La compra en línea o través de correo electrónico se estaría

desarrollando debido a que la misma es barata, fácil de realizar y
rápida. El procesamiento electrónico de las ordenes compra resulta
menos costoso que el correspondiente a las de papel y permite que
los compradores dediquen su tiempo a actividades mas productivas.
Asimismo se necesitan pocos compradores para manejar grandes
volúmenes de transacciones, se mejora las decisiones porque se
cuenta con mas información, se asumen nuevas responsabilidades y
las compras se pueden realizar en todo momento.

Las herramientas disponibles en la actualidad para las compras en

línea son los catálogos iniciados por los compradores, los procesos de
licitación, catálogos de terceros e intercambio comerciales.
Procedimiento de Compras Normales.
Como ya mencionamos en la unidad anterior, el enfoque
fragmentador aborda el análisis de los sistemas mediante la creación
de módulos, a fin de obtener una visión integral de los mismos. Para
el sistema de abastecimiento, utilizaremos el procedimiento
relacionado con las compras normales. Los módulos que integran este
circuito son:

Detección de la necesidad.
Cuando se trata de materias primas, materiales o útiles cuyo
consumo es repetitivo, la necesidad de reabastecimiento se detecta
con el control de inventarios, debido a que se ha llegado al punto de
pedido o stock mínimo.

Es recomendable que para cada artículo se tenga establecido cual es

el stock mínimo de manera que cuando el inventario desciende de ese
punto se realice el pedido de reabastecimiento. El punto de pedido se
fija teniendo en cuenta cuales son los planes de consumo previstos,
el tiempo medio de espera entre la solicitud de reposición y la
entrega, el riesgo de quedarse sin stock. Al fijar el punto del pedido
se establece también cual es el tamaño del lote a requerir.

Una vez establecido el punto de pedido el mismo se mantiene estable

mientras no cambie las condiciones tenidas en cuenta o mientras no
se demuestre que es susceptible de ser optimizado.

En los casos que resulte imposible o antieconómico establecer el

punto de pedido ya sea por la variedad de los artículos, su valor
unitario reducido, su faltante no es critico, se suele establecer punto
de pedidos de manera arbitraria en función de la experiencia y no en
base a planes de consumos elaborados.

Detectada la necesidad de reabastecimiento, el Sector solicitante

emite el formulario Solicitud de Compra, en el cual se indica cual es el
bien y/o el servicio a reponer o contratar, la cantidad y la calidad del
mismo.

Búsqueda y selección de los proveedores.

Con la recepción del formulario Solicitud de Compra, se realiza la
búsqueda y selección de los distintos proveedores que puedan dar
cumplimiento a esa necesidad.

Cuando lo solicitado puede ser suministrado por varios proveedores

es recomendable pedir cotización y condiciones a un numero de ellos,
procurando que no siempre sean los mismos. A fin de evitar esto, se
debe desarrollar de manera constante la tarea de búsqueda,
evaluación y selección de posibles proveedores a fin de ampliar la
base de los mismos.
Establecido los proveedores que pueden dar cumplimiento a la
solicitud de compra y verificado con los mismos su interés de
cotizarnos, el Sector de Compras emite el formulario de Solicitud de
Cotización para cada uno de ellos, estableciendo una fecha limite de
recepción de las cotizaciones.

Adjudicación de la compra.
Esta es tal vez la etapa mas delicada de toda la operación de compra
pues en muchos casos no es posible tener en cuenta solamente los
precios cotizados, resulta necesario contemplar otros elementos que
intervienen en la negociación tales como la calidad ofrecida, la
financiación propuesta, el plazo de entrega, la garantía y los servicios
adicionales.

Es recomendable que se anote sobre la cotización recibida el motivo

por el cual se opto por ese proveedor y que la misma sea firmada por
quien tomo la decisión.

Efectuado el análisis de las distintas cotizaciones y seleccionado el

proveedor al que se le adjudica la compra, el Sector de Compras
emite el formulario Orden de Compra. Este formulario sirve de
contrato, por el cual el vendedor y el comprador, se comprometen a
cumplir con las condiciones detalladas en el mismo, relacionadas con
la adquisición de bienes y/o servicios.

Debemos asegurarnos que la Orden de Compra emitida y enviada al

proveedor sea aceptada de forma fehaciente por el mismo

Recepción de los bienes.

Cuando el proveedor efectúa la entrega, el Sector de Recepción es
quien debe controlar que los bienes y/o servicios recibidos coincidan
con los requisitos que figuran en la Orden de Compra con el remito
del proveedor, verificando la cantidad recibida. En el caso que dichos
bienes y/o servicios sean de una calidad de tipo estándar el Sector
puede revisar además la calidad de los mismos.

Cuando se trata de bienes y/o servicios que deben cumplir con

parámetros de calidad específicos el control se habrá de diferir hasta
que el Sector de Control de Calidad pueda realizar el mismo. En este
caso y como no se puede pretender que el proveedor espere hasta
que se realice el control de calidad, se suele conformar el remito con
la leyenda “Recibido a Revisar por Calidad”.
Es necesario que la calidad se controle antes de que la misma ingrese
al Sector de Almacenes a efectos de que no se confunda con la que
se encuentra en ese lugar y que no se tenga que volver a retirar del
Sector en caso de que sea defectuosa.

El formulario que confecciona el Sector de Recepción es el que se

denomina Parte de Recepción, en el cual figuran los datos de los
bienes y/o servicios recibidos, cantidad, Nº de Orden de Compra y el
proveedor. A este formulario se le agrega de corresponder el Informe
de Inspección de Calidad.

Almacenamiento.
El Sector de Almacenes es el que tiene a su cargo la custodia física de
todas las materias primas, materiales o insumos que no han sido
afectados a un sector u orden de fabricación.

Dicho Sector controla el ingreso de las mercaderías con el detalle que

figura en el Parte de Recepción, de estar todo en orden, procede a
colocar las mismas en los lugares destinados a tal efecto como por
ejemplo estantes, cajones, estanterías y realiza la actualización de los
ficheros de existencias.

Registración contable.
Esta etapa lo que busca es el reconocimiento del ingreso del bien
como parte del activo o del gasto de los servicios adquiridos y por
contrapartida la deuda que se genera con el proveedor de los
mismos.

En la mayoría de los casos la registración no se efectúa hasta que no

llega la factura del proveedor, pero el problema que genera este
procedimiento consiste en que puede mediar días entre la recepción
de la mercadería y la llegada de la factura del proveedor. En ese
lapso no quedaría registrada en la contabilidad una situación real, la
mercadería ya se ha recibido y esta disponible, mientras que la deuda
con el proveedor ya existe.

A fin de remediar estas dificultades se genera una Minuta Contable

mediante la cual se registra, a manera de provisión, el remito del
proveedor conformado valorizado al precio que figura en la Orden de
Compra. Cuando se recepciona la factura del proveedor se analiza si
existen diferencias y se ajustan.

Normas de Control Interno Específicas de Abastecimiento.

Como mencionamos en la introducción, a continuación explicaremos
algunas de las principales normas de control interno aplicables al
sistema de compras:

- Separación de funciones del sector de Compras.

Por un principio básico de control interno, quien realiza la operación
de comprar debe estar separado funcionalmente de quien tiene a su
cargo el manejo de los bienes y la registración de los mismos.
En consecuencia el sector de Compras debe estar separado de los
sectores de Almacenes, Recepción y Contaduría.

- Determinación del nivel de compra.

La cantidad de artículos solicitados debe estar de acuerdo con las
necesidades de consumo, para esto es recomendable fijar puntos de
pedido en especial de aquellos artículos para los que la compra
representa una inversión importante.

- Obtención de cotizaciones.
Esta norma de control interno consiste en que toda compra que
supere determinado importe sea adjudicada luego de haberse pedido
un número determinado de cotizaciones a los posibles proveedores de
la misma. De esta manera no quedaría librado al criterio personal del
responsable de compras la designación del proveedor al que se le
realizara la adquisición.

- Adjudicación de la compra.
La decisión a quien comprar debe ser tomada por un responsable. Es
conveniente, entre los responsables de los distintos niveles
jerárquicos, asignar montos de compras, de manera tal que si la
operación supera ese monto, se requiera de un nivel más alto, caso
contrario la decisión queda en el nivel anterior.

- Control de las mercaderías recibidas.

Es de suma importancia el control sobre las mercaderías que envía el
proveedor, dicho control debe abarcar la cantidad y la calidad de las
mismas. El sector encargado de realizar esos controles es Recepción
y es funcionalmente independiente de los sectores de Compras y
Almacenes.

En los casos que se requiera verificación técnica de las mercaderías,

se dará el conforme del remito por las cantidades recibidas, quedando
sujeto de aprobación por el sector Técnico de lo concerniente a la
calidad de las mismas de acuerdo a la orden de compra.

- Constitución de seguros.
La contratación de seguros resulta recomendable:
  Para cubrir riesgos propios del traslado, cuando las
mercaderías compradas viajan por cuenta y riesgo de la
Organización, sea en transporte propio o de terceros.

 Cobertura de posibles perdidas o siniestros del lugar en

donde se almacenan las mismas.

- Registración.
Esta norma tiene como propósito la incorporación de las mercaderías
adquiridas como así también la actualización de los inventarios y
costos correspondientes. Por medio de la registración tendremos un
control de las operaciones de compras, de manera que tal que es
conveniente armar el legajo de compra con la siguiente
documentación: orden de compra, las cotizaciones y el cuadro de
cotizaciones para un análisis de la evolución de los precios.

A fin de profundizar los conceptos analizados en este apartado

se sugiere que consulte de la bibliografía el Capítulo 11 de
“Sistemas Administrativos: Estructuras y Procesos” de Juan C.
Gómez Fulao y F. Magdalena.

Sistema de Producción.

Decimos que la función de Producción se define como la relación

cuantitativa existente entre los recursos o insumos aplicados y los
bienes y/o servicios obtenidos.

Por lo tanto a la Organización la concebimos como una “unidad” que a

través de un proceso de conversión o transformación elabora o presta
bienes y/o servicios

 Productos son los bienes y/o servicios elaborados o prestados

por la Organización para su venta.

 Recursos o insumos son todos los componentes necesarios que

la empresa adquiere para aplicarlos al proceso productivo. Son
las entradas del sistema y se pueden agrupar en cinco
componentes básicos (materias primas, mano de obra, energía,
capital e información)

 Procesos de conversión, transformación o producción son los

actos de fabricación o modificación física de los insumos, como
así también los servicios de apoyatura a la actividad productiva
 (transporte, almacenamiento). Dicho de otra manera “la
tecnología” que aplicaremos en la fabricación de nuestros bienes
y/o servicios.

La configuración de un sistema simplificado de producción es el que

graficamos a continuación:

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Materias Primas Proceso de Productos

Mano de Obra producción Servicios
o conversión
Energía
Capital
Información

Control por Realimentación

¿Cuáles son los componentes del proceso de producción?

La transformación puede ser física (industria manufacturera),

temporal (almacenamiento), geográfica (transporte), etc. Cada acción
que da lugar a cambios en los insumos (materias primas y otros
materiales), se denomina operación. Y la secuencia de operaciones
requeridas para completar determinada transformación se denomina
proceso.

El proceso comprende por lo tanto varias o muchas operaciones,

donde se produce una circulación de materiales que primero son
materias primas y luego semielaborados que identificamos
habitualmente como flujo de producción.

Ejemplos de la secuencia de operaciones para producir:

 una silla: corte - pulido - encolado - barnizado - embalado.
 análisis clínicos: extracción de muestras - preparación de muestras
- análisis con reactivos - resultados - redacción informes.

Es importante resaltar, que hasta no hace mucho, la producción se

asociaba casi exclusivamente con la fabricación de bienes físicos y
este concepto también es aplicable, a la operación de servicios.

Esto implica que los principios de planeamiento, conducción y control

de la producción son también utilizados, con algún grado de
adaptación, a las empresas productoras de servicios.
La diferencia básica entre los sistemas de producción de bienes y los
de servicios radica en que estos últimos no pueden inventariar sus
bienes terminados, ya que los servicios se caracterizan por ser
Intangibles, es decir, no se pueden tocar, medir, como en el caso de
los bienes, para ejemplo de tipos de servicios encontramos los
relacionados con: servicios de traslado, hotelería, restaurante,
comunicaciones, espectáculos, servicios profesionales.

Procedimiento de Producción.
Los módulos en los que se divide un sistema productivo son:

Planificación de la Producción.
El sector de Programación y Control de la Producción determina las
cantidades a producir, para poder cumplir con esta función necesita
saber cuales son las restricciones financieras, los cambios técnicos, la
disponibilidad de la mano de obra, existencia de insumos y la
existencia de bienes terminados.

Cuando recibe esta información establece las cantidades a producir y

emite las órdenes de producción que se envían al sector de
Fabricación.

Cuando se termina con la producción de los bienes, el sector de

Fabricación emite los Partes de Producción para realizar el control de
calidad y el control de producción.

Control de Calidad.
Con el Parte de Producción el sector de Control de Calidad revisa la
producción de los bienes y deja constancia del cumplimiento de la
calidad de los mismos. Para esto elabora un informe sobre la cantidad
de bienes fallados que se devuelven a fabricación y los que son
considerados como desechos.

Costos de Producción.
El control de producción se realiza con el informe de control de
calidad, el parte de producción, que se recibe del sector de
Fabricación y los informes sobre los estándares que determina el
sector de Investigación y Desarrollo.

El sector de Administración de Fabrica analiza la documentación

recibida, realiza las comparaciones pertinentes y determina los costos
de producción.

Esta información se envía al sector de Contaduría para que realice las

registraciones pertinentes.
Registración contable de Producción.
El sector de Contabilidad recibe del sector de Administración de
Fabrica la información de los costos de producción y realiza las
registraciones contables pertinentes

Normas de Control Interno relacionadas con la Producción.

Las principales normas de control interno aplicables a la Producción

son las que se detallan a continuación:

- Existencia de inventario permanente o registros contables

apropiados.
De permitirlo las condiciones de la Organización, los tipos de materias
primas e insumos que se utilizan y de no resultar antieconómico, es
recomendable que el control de las existencias se lleve por el método
de inventario permanente.

De no ser posible es importante que los registros contables estén

estructurados de una manera que permitan un control adecuado.

- Realización de inventarios físicos.

Una importante norma de control interno establece el efectuar
periódicamente recuentos de existencia y confrontar los resultados
obtenidos con los saldos que surgen de los ficheros de stocks.

Para que los mismos resulten efectivos se deben realizar de manera

sorpresiva y por personas ajenas a quienes llevan las registraciones.

- Custodia de las existencias.

El control y custodia de los bienes debe estar bajo la responsabilidad
de una sola persona. Se le deberá otorgar todas las facilidades para
que su responsabilidad no exceda sus posibilidades de control.

- Documentación de todo movimiento de existencia.

Todo ingreso o egreso del almacén debe estar amparada por un
comprobante, los cuales deben estar prenumerados por la imprenta
de manera de facilitar el control.

- Ajuste de inventarios.
Todo ajuste que se realice del inventario debe estar totalmente
justificado y autorizado por un responsable ajeno al movimiento de
materiales.
- Fijación de stocks máximos y mínimos.
Una norma de control interno que debe tenerse en cuenta es la de
fijación de stocks mínimos o punto de pedido de reposición. De esta
manera cuando el inventario desciende a ese punto deben iniciarse el
procedimiento de reposición.

Al mismo tiempo de la fijación de este punto de pedido se debe

establecer el stock máximo con lo cual se determina las cantidades a
requerir en cada solicitud de reposición.

- Contratación de seguros suficientes.

Es importante tener contratados los seguros adecuados ya que el
activo que representa los bienes y/o materiales esta sujeto a riesgos
de variada naturaleza que pueden ocasionar un perjuicio económico
importante la Organización.

Sistema Financiero.

El Sistema Financiero tiene por objeto la administración de los

ingresos y egresos, que se generan por el desarrollo de las
actividades de la Organización.

La administración de los ingresos se origina en las Cobranzas de los

montos generados por las ventas de los bienes y/o prestación de
servicios, y los egresos, por los Pagos de las obligaciones contraídas.
Los Procedimientos de Cobranzas y Pagos serán desarrollados más
adelante teniendo en cuenta, además, la normas de control interno
particulares para cada una de estas funciones.

La Administración Financiera es la encargada de mantener un

equilibrio entre ambos, para lograr una óptima liquidez y solvencia.

Cuando los Ingresos superan a los Egresos se da origen a la adopción

de medidas que tiene que ver con la Inversión, en estos casos el
responsable financiero realiza colocaciones en el mercado financiero,
de los excedentes de caja pudiendo optar entre varias posibilidades y
como contraprestación recibe un interés por dejar inmovilizado el
dinero durante un plazo de tiempo.

Cuando los Egresos superan a los Ingresos las medidas ha adoptar

tiene que ver con el Financiamiento, y las fuentes de las cuales se
puede nutrir básicamente son: Aportes de Capital de los accionistas,
utilidades obtenidas y no repartidas, prestamos obtenidos a través de
entidades financieras como bancarias y créditos otorgados por los
proveedores para las operaciones habituales.
En el caso de Organismos Gubernamentales el financiamiento se
logra mediante una ampliación de las partidas presupuestarias.
Normas de Control Interno Generales del Sistema Financiero.

Las principales normas de Control Interno Generales aplicables al

Sistema Financiero son las que se detallan a continuación:

- Separación de funciones entre el manejo de fondos y la registración

de las operaciones.
Elemental norma de control interno que apunta a la oposición de
intereses entre quien realiza la operación y quien la contabiliza.

- Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos.

La custodia de los fondos debe depender de un solo responsable,
como ser el Tesorero, pero esta responsabilidad puede alcanzar
también a otras personas.

En el caso de que existan Cajeros el Tesorero entrega los fondos a los

mismos a fin de que desempeñar sus funciones. Esta entrega se
realiza con la documentación respaldatoria adecuada.

- Separación de los fondos provenientes de las Cobranzas con los

destinados a los Pagos.
Los importes obtenidos de las cobranzas deben depositarse en forma
integra en el banco, mientras que los pagos se deben realizar a
través de la emisión de cheques contra esos saldos bancarios.

Si se tuviera que realizar un pago en efectivo se tiene que recurrir al

fondo fijo.

- Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos.

Esta norma procura evitar que sea una sola persona la que
permanentemente realice la misma función, sobre todo en lo
relacionado al manejo de fondos. Se procura que exista una rotación
del personal de manera tal que aquella persona que sustituya a otra
pueda llegar a poner en evidencia un error o fraude realizado en esa
función.

Vinculada a esta norma se encuentra también la necesidad de que el

personal que se encuentra afectado al manejo de fondos tome sus
vacaciones anuales.

- Registración general de las operaciones relacionadas con los

movimientos de fondos.
La contabilidad permite verificar a través de las registraciones la
consistencia de las operaciones efectuadas por distintos sectores de
la Organización, además de que las mismas deben ser realizadas
basándose en comprobantes idóneos que amparen las operaciones
que se han efectuado.

- Arqueos sorpresivos.
Una importante norma de control interno en materia de fondos la
constituye el arqueo de caja y la misma consiste en el recuento de los
valores que tiene en custodia el responsable de los mismos.

Se realiza con el fin de verificar si coinciden las disponibilidades

según los registros contables y la existencia de fondos y
comprobantes que realmente existen.

- Conciliación del extracto bancario.

Adoptando la norma de control de, Separación de los fondos que
provienen de las cobranzas con los destinados a los pagos, resulta
que todo el movimiento de fondos de la Organización va a pasar por
el banco. La conciliación bancaria tiene por propósito justificar las
registraciones efectuadas por la Organización con respecto a los
movimientos de fondos y a descubrir eventuales errores de
imputación por parte del banco.

Cobranzas
La operación básica de cobranzas puede conceptualizarse como el
conjunto de operaciones necesarias para transformar un acto
exigible, documentado o no (Créditos), en un activo líquido
(Disponibilidades). Tiene como origen la existencia de un derecho
representado en una cuenta o documento a cobrar y como resultado
la percepción del dinero, cheque u orden de pago.

Las Cobranzas o la Recaudación para los Organismos de la

Administración Publica, pueden asumir distintas formas en función a:
el tipo de Organización de que se trate, las características de los
deudores, el monto a cobrar y el volumen de operaciones.
Las que se destacan son las siguientes:

Cobranzas por cobradores.

Esta forma es utilizada cuando la Organización sale a efectuar la
Cobranza en el domicilio del deudor. El recibo emitido por el cobrador
se entrega en el momento en el que se reciben los valores que
cancelan dicha deuda.

Cobranzas en Caja.
En este caso es el cliente quien se traslada a las oficinas de la
Organización a realizar el pago de su deuda.
Esta forma suele utilizarse en los comercio minorista que venden sus
mercaderías a crédito generalmente cancelables al cabo de un
numero determinado de cuotas.

Cobranza por repartidores.

El algunos casos y dadas las características del producto que se
comercializa la cobranza es realizada directamente por el mismo
repartidor que efectúa la entrega de la mercadería.
Este tipo de Cobranza es una variante de cobranza por cobradores.

Cobranza por Agencia.

En estos casos se contratan a Organizaciones que se dedica
especialmente a prestar este tipo de servicio.
Esta modalidad se reserva generalmente para el caso de créditos de
difícil realización.
Cobranza por depósito bancario.
En algunos casos el deudor efectúa su pago mediante el depósito del
importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor.
En estos casos el formulario que se utiliza, es el de la Boleta de
Depósito, que tiene una copia que se queda el deudor, y que le sirve
como comprobante de la cancelación de la deuda.

Cobranzas de exportaciones.
Cuando el deudor reside en el extranjero la Cobranza se efectúa
normalmente con la intervención de instituciones bancarias que
posibilitan la concreción de la operación.
En estos casos suele usarse la operación de crédito documentario y
en menor grado la de remesas.
El banco se encarga de notificar la Cobranza efectuada en la cuenta
corriente.

Procedimiento de Cobranzas por cobradores.

Para el procedimiento de cobranzas, utilizando cobradores, los

módulos correspondientes son:

Preparación de la cobranza.
Esta función le compete, de manera habitual al sector de Cobranzas.
Se toman las facturas y documentos que están en condiciones de ser
cobrados y se emite el listado de cobranzas en donde figura el
nombre o razón social y el domicilio del deudor, el importe a cobrar,
el tipo de crédito y si tiene algún descuento.
Se clasifica según la zona de cobranza asignada a cada cobrador y se
le entrega a cada uno la documentación correspondiente.
El cobrador se comunica con el cliente, verifica el saldo a pagar de la
cuenta corriente y establece una fecha para retirar los valores.
Cobranza.
El cobrador se dirige al domicilio del cliente con el listado, las facturas
cobrar y los documentos. Cuando el cliente le entrega los valores, el
cobrador confecciona un recibo que debe contener la siguiente
información:
 Nº del recibo.
 Fecha.
 Datos del deudor (nombre o razón social, Nº de deudor,
Condición frente al IVA).
 Valores que se reciben (si es efectivo: el importe, si es con
cheque: numero, banco, importe, fecha de vencimiento y si es
en moneda extranjera, el numero de serie de los billetes).
 Documentos que se cancelan (si son facturas: fecha de
emisión, numero, importe cancelado; si son documentos: tipo,
clase, numero)

Con esta información además de completar el recibo, completa el

listado de cobranzas anotando el número del recibo emitido y el
importe del mismo.

Rendición.
Finalizada su gestión, el cobrador, deberá preparar la rendición de lo
cobrado para presentarla a dos sectores distintos.
En primer lugar realiza la rendición en el sector de Tesorería
entregando los valores recibidos, una copia de los recibos emitidos y
el listado de cobranzas. El tesorero controla que todo coincida
(valores, recibos, y listado) y le entrega copia sellada del listado de
cobranzas.
Finalizada la rendición en el sector de Tesorería, se dirige al sector de
Cobranzas y presenta la copia sellada del listado de cobranzas y los
recibos que se encuentran en el talonario, dicho sector controla que
las facturas y documentos, que se señalan como cobrados, coincidan
con los recibos y el listado de cobranzas.

Registración de las Cobranzas.

La registración de las cobranzas, se realiza en dos sectores distintos y
coincide con la rendición del cobrador, esto es:
a) En el sector de Tesorería y que actualiza los registros de
bancos y caja.
b) En el sector de Cobranzas, que cancela las facturas cobradas y
actualiza aquellas que no lo fueron.

Concluida la registración se emite un listado de las cobranzas

realizadas en el día y se envía al sector de Contaduría para que
ingrese el asiento que sirve como control cruzado.

Normas de Control Interno Específicas de Cobranzas.

Las principales normas de control interno aplicables a las Cobranzas
son las que se detallan a continuación:

- Utilización de recibos prenumerados.

Para posibilitar un estricto control sobre las cobranzas es necesario
que los formularios que se utilizan como recibos (ya sea oficiales o
provisorios) se soliciten a la imprenta que los mismos vengan
encuadernados en talonarios y prenumerados. Una copia del recibo
debe quedar adherida al talonario como así también de aquellos que
resulten anulados.

- Liquidación inmediata de la cobranza.

Esta norma procura que cuando las cobranzas se realizan fuera de la
Organización los fondos obtenidos lleguen cuanto antes al sector de
Tesorería o en su defecto al banco. Esto implica que si la cobranza es
realizada por cobradores la rendición debe ser en forma diaria.

- Control de los valores recibidos y/o depositados.

Es importante el control de las cobranzas mediante depósitos
bancarios por parte de los clientes y la emisión del recibo
correspondiente al igual que los valores que ingresan a través de la
correspondencia.

- Endoso restrictivo de los cheques recibidos.

A los efectos de aplicar una estricta norma de control o seguridad
sobre los cheques recibidos es necesario que ni bien se reciban los
cheques se le inserte al dorso un endoso restrictivo.

- Cheques para depositar posteriormente.

Esta norma tiende a que no se acepten cheques postdatados ya que
si entre la fecha de recepción del valor y la que figura en el mismo se
produce el fallecimiento, la quiebra u otro tipo de inhabilitación del
librador serán muy problemática las posibilidades de efectivizar el
cobro.

- Documentación que respalde transferencia de dinero o valores.

Cada vez que se transfiera internamente efectivo o valores debe
hacerse de forma tal que la transferencia quede documentada para
saber quien es el responsable de la custodia de los mismos.

- Deposito integro e inmediato de la cobranza.

Esta norma procura que diariamente se deposite el total de las
cobranzas realizadas.
Pagos

La operación básica de Pago incluye un conjunto de operaciones

necesarias para cancelar obligaciones contraídas. Tiene como origen
la existencia de una obligación hacia un tercero representada en una
cuenta o documento a pagar y produce como resultado una salida de
dinero o cheque.

El Pago abarca todas las operaciones que se emprenden desde el

momento en que se percibe la necesidad de abonar una obligación,
hasta que los valores que cancelan la deuda son entregados al
acreedor y se obtiene el comprobante de pago efectuado.

Teniendo en cuenta la deuda que se cancela, su importancia y monto,

el tipo de acreedor, la residencia del mismo, la operación básica de
Pago puede adoptar distintas formas entre las que se destacan las
siguientes:

Pago a cobradores del proveedor.

Esta forma es utilizada cuando el proveedor tiene la costumbre de
enviar cobradores al domicilio del cliente. El recibo emitido por el
cobrador se obtiene en el momento en que se realiza el pago es el
probatorio del mismo.

Pago en las oficinas del proveedor.

Es similar a la anterior con la diferencia que el Pago es llevado a las
oficinas del proveedor y el recibo probatorio se obtiene en el mismo
momento que se realiza el pago.

Pago en Bancos.
Existen diversos casos en los cuales el acreedor le encarga a una
institución financiera la cobranza de sus facturas, por lo tanto el Pago
se realiza en dicha entidad. Como ejemplo de este caso tenemos los
Servicios Públicos u Organismos de Fiscalización y Control.

Pago por medio de Bancos.

En este caso es el deudor quien le encarga al banco el Pago de sus
facturas. Este servicio es ofrecido por los bancos y se denomina Pago
a Proveedores mediante la emisión de Órdenes de Pago.
Otros tipos de Pagos que también se efectúa por medio de bancos,
aunque con características diferentes es que se utiliza para cancelar
obligaciones emergentes de operaciones de importación cuando se
utiliza el procedimiento de crédito documentario.
Pago de sueldos y jornales.
En este caso y dependiendo la cantidad de personal, las
Organizaciones envían al banco los importes de las remuneraciones
del personal a fin de que los mismos realicen la transferencia
bancaria a las cajas de ahorro correspondientes a cada uno.

Pago en efectivo de gastos menores.

Para estos pagos normalmente se utiliza el fondo fijo, del mismo se
extrae el dinero necesario para realizar el Pago de gastos menores
contra la presentación de los comprobantes que justifiquen dicha
erogación.

Procedimiento de Pago a Proveedores.

Los distintos módulos que componen el sistema de pagos a

cobradores del proveedor son:

Recepción y Control de documentación y Armado de legajo.

Cuando el proveedor envía la factura, el sector de Cuentas a Pagar,
realizará el control de la misma por lo menos en los siguientes
aspectos:

1- Que se estén facturando bienes y/o servicios que fueron

solicitados por la Organización. Este control lo realiza
verificando el pedido solicitado o la copia de la orden de
compra.

2- Los bienes y/o servicios han sido recibidos o realizados y los

mismos no se encuentran observados o rechazados.
Para esto controla la copia del remito conformado o la firma en
el pedido solicitado y obtendrá la información acerca de si
existió o no rechazo u observación de lo solicitado.

3- El precio facturado corresponde a lo pactado y que se han

realizados los descuentos o bonificaciones prometidas.
Con la copia de la orden de compra o cotización del proveedor
realizamos esta verificación.

4- El importe total de la factura y los importes parciales se

encuentren bien calculados. En este caso bastara con la realizar
los cálculos aritméticos correspondientes.

Autorización de pago.
Una vez que la factura se encuentra controlada, el sector de Cuentas
a Pagar, ingresa la misma en el sistema y la archiva de manera
transitoria por fecha de vencimiento, junto con el resto de la
documentación.
Llegada la fecha y previa comunicación del sector financiero, emite la
orden de pago y envía el expediente de pago a Tesorería.

Preparación del pago.

El sector de Tesorería es el encargado de preparar el pago mediante
la emisión del cheque, al cual le adjuntara el expediente de pago.
Dicho expediente se remite al nivel jerárquico que corresponda para
que firme el cheque.
Tesorería recibe el cheque firmado y el expediente de pago, archiva
la documentación hasta la llegada del proveedor.

Efectivización del pago.

Cuando llega el cobrador del proveedor, se le entrega el cheque
contra la emisión del recibo de pago como comprobante de
cancelación de la deuda.
Adjunta el recibo al expediente de pago y remite el mismo al sector
de Cuentas a Pagar.

Registración contable.
El sector de Cuentas a Pagar recibe el expediente de pago, registra el
pago efectuado, debitando la cuenta del acreedor y acreditando la
cuenta del banco correspondiente y archiva el expediente de pago.

Normas de Control Interno Específicas de Pagos.

Las principales normas de control interno aplicables a los Pagos son
las que se detallan a continuación:

- Pago con cheques.

Es la norma básica que rige para los pagos en la Organizaciones, se
podría decir que es un principio general, es decir, todo pago
(exceptuando los gastos menores) debe ser efectuado mediante el
libramiento de un cheque o transferencia bancaria.

- Forma de emisión del cheque.

Para evitar riesgos en la emisión y durante el trayecto en el que, los
cheques circulan por la Organización, los mismos deberían ser
emitidos, a la orden o no a la orden del acreedor, pero en ambos
casos con cruzamiento para depositar en cuenta.

- Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de

los mismos.
En el momento de firmarse el cheque debe exigirse la presentación
de los comprobantes que demuestren la necesidad de efectuar el
pago. Estos comprobantes deben ser cotejados por quien firma el
cheque y es necesario que a los mismos se los intervenga con un
sello que diga en forma visible la palabra “pagado”, así se evita que
vuelvan a ser presentados en forma posterior para justificar otro
pago.

- Cheques con dos firmas.

Esta norma indica que los cheques deben ser firmados por lo menos
por dos responsable de la Organización, con esto se establece un
control recíproco entre ambos firmantes y se puede descubrir con
mayor facilidad errores en los pagos.

- Control de cheques anulados.

Todos los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la libreta
de cheques o por lo menos, que se destruya del cheque la parte
correspondiente a la numeración y se adhiera al talón de la chequera.

- Existencia de fondo fijo.

Para aquellos pagos que por su importe o características no puedan
efectuarse en cheque, y los mismos deban realizarse en efectivo, se
debe constituir un fondo fijo. La caja chica o el fondo fijo debe estar
en poder de una persona responsable y se debe fijar el monto hasta
el cual, los gastos, se pueden realizar mediante el mismo.

- Liquidación y Pago de sueldos y jornales.

La norma básica a tener presente requiere que exista una separación
de funciones entre quien controla la asistencia, el que prepara la
liquidación y el que efectúa el pago.
En el caso de liquidación de horas extras, la autorización debe estar
firmada por responsables con atribuciones para aprobar la realización
de las mismas.

A fin de profundizar los conceptos analizados en este apartado

se sugiere que consulte de la bibliografía el Capítulo 13 de
“Sistemas Administrativos: Estructuras y Procesos” de Juan C.
Gómez Fulao y F. Magdalena.

Sistema de Ventas

La operación básica de ventas comprende el conjunto de

operaciones realizadas para lograr la enajenación de un bien
y/o prestación de un servicio. Esta operación básica tiene
como origen la existencia de un bien y/o servicio
comercializable y produce como resultado el ingreso de un
activo líquido o de una cuenta a cobrar.
Las Ventas pueden asumir distintas formas, ellas dependen del tipo
de comprador, de la financiación que se convenga, de donde se
realice la entrega del bien y/o prestación del servicio, etc., y podemos
destacar dentro de las formas más comunes las siguientes:

Venta por Corredores.

En este caso el personal de la Organización sale a ofrecer el bien y/o
servicio visitando directamente a los posibles adquirentes. Esta forma
de Venta puede ser restringida, abarca una determinada área
geográfica, o extenderse por todo el país.

Ventas en salón.
Se trata del caso en el que el vendedor dispone de un salón de ventas
donde expone sus bienes y/o servicios y se lleva a cabo la
transacción. La modalidad que adquiere este tipo de venta es que
puede tratarse de ventas mayoristas o minoristas.

Venta por algún medio de comunicación o por teléfono.

En este caso, los compradores, formulan el pedido al vendedor y
envían el mismo a través de algún medio de comunicación o
mediante una llamada telefónica. Este último procedimiento suele ser
empleado por quienes venden artículos cuya entrega debe ser
inmediata como en el caso de Droguerías o Laboratorios.

Exportación.
Es el caso particular de Venta en el cual el comprador reside en un
país extranjero. Este tipo de Venta reviste características propias
dado que pueden intervenir intermediarios que faciliten la transacción
como puede ser representantes de venta, Cámara de Industria y
Comercio, Consulados extranjeros o argentinos en el exterior.
Además y de acuerdo a las reglamentaciones vigentes en materia de
comercio exterior puede ocurrir que se deban hacer presentaciones
ante organismos oficiales para obtener la autorización de exportación.

Procedimiento de Ventas con Facturación.

Los módulos correspondientes al procedimiento de ventas con

facturación son:

Formulación del pedido.

El vendedor visita al cliente y emite el formulario Nota de Pedido de
acuerdo a lo que le solicita el mismo.
La Nota de Pedido es firmada por el cliente y el vendedor, y se
entrega en el sector de Administración de Ventas.
Es recomendable que, sin importar la vía por la cual el cliente realice
su pedido, se confeccione la Nota de Pedido y se le adjunte a la
misma la solicitud del cliente.

Aprobación del pedido.

La Nota de Pedido requiere de tres tipos de autorizaciones que son:

1- Aprobación de las condiciones comerciales. Esta autorización la

realiza el sector de Administración de Ventas y se refiere a que
el pedido se haya formulado dentro de las condiciones de
ventas autorizadas como por ejemplo, forma de pago,
bonificaciones, plazo de entrega, etc., de estar todo correcto se
pasa a la siguiente aprobación.

2- Aprobación del nivel crediticio. Cada cliente tiene un nivel de

crédito asignado y se relaciona con su capacidad de pago a
futuro de deudas contraídas en el presente.
Con la Nota de Pedido aprobada comercialmente, el sector de
Créditos y Cobranzas verifica el saldo de la cuenta corriente del
cliente más las notas de pedido aprobadas pero no facturadas y
determina, si puede o no, aprobar la Nota de Pedido.
De aprobarse la misma, se remite al sector de Almacenes para
determinar si se puede cumplimentar de acuerdo a las
cantidades solicitadas.

3- Aprobación de las cantidades solicitadas. En este caso el sector

que interviene es el de Almacenes que controla la disponibilidad
de bienes (control de stocks) y/o prestación de servicios
(materiales, personal técnico, lugar geográfico, horarios), si se
puede cumplir, se preparan los bienes y/o coordinan la
prestación de los servicios y se envía la Nota de Pedido
aprobada al sector de Expedición para realizar la entrega o
prestación al cliente.
Al final del día con la copia de las Notas de Pedido, el sector de
Almacenes actualiza el fichero de los bienes y/o materiales
entregados, confecciona el asiento de costos y lo remite al
sector de Contabilidad para que realice la registración
correspondiente.

Facturación.
Existen dos sistemas relacionados con el proceso de la emisión de la
Factura:

- Pre-facturación
- Pos-facturación
De acuerdo con el sistema que adopte la Organización, el modulo de
Facturación puede ser anterior o posterior al modulo de Distribución.

 Sistema de Prefacturación

En este caso, la Factura conjuntamente con el Remito, se emiten

antes de que se entreguen los bienes o se presten los servicios.

Las ventajas que tiene este sistema es que todos los bienes y/o
materiales que salen del Deposito se debitan de la cuenta del cliente.
Los mismos se pueden controlar con la Factura y la recepción de los
bienes y/o servicios es de manera conjunta con la Factura, lo que
evita un desfasaje en la cobranza de manera posterior.

En cuanto a las desventajas es que se puede producir un desfasaje

entre la fecha de facturación y la de entrega o prestación, lo que
genera distorsión en las cuentas corrientes de la Organización.
En los casos de rechazo total o parcial se debe emitir una Nota de
Crédito, si la información respectiva no se comunica al sector de
Cobranzas, este puede llegar a reclamar al cliente facturas
pendientes de pago por bienes y/o servicios rechazados.

 Sistema de Posfacturación.

La facturación se realiza de manera posterior a la entrega de bienes

y/o prestación de servicios. El sector de Facturación recibe el Remito
con el conforme del cliente y procede a confeccionar la factura.

Las ventajas de este sistema es que no se producen desfasajes entre

la fecha de entrega de los bienes y/o prestación de los servicios y la
de facturación, lo que evita distorsiones en la cuenta corriente de los
clientes y no se plantean inconvenientes en el sector de Cobranzas
por las devoluciones.

Las desventajas se relacionan con el debito en la cuenta corriente del

cliente de la totalidad de los bienes y/o materiales retirados del
Deposito, los mismos no se puede controlar con la Factura y el cliente
recibe la factura de manera posterior a la entrega y/o prestación, lo
que produce un desfasaje en la cobranza de manera posterior.

Distribución de la mercadería.
El sector de Expedición recepciona la Nota de Pedido aprobada,
confecciona el Remito, programa el envío al cliente y entrega los
bienes o presta los servicios al mismo.
Realizada la entrega o prestación, el cliente debe firmar y aclarar su
firma en el Remito dando conformidad de los bienes y/o servicios
recibidos, dicho formulario se envía al sector de Facturación para la
confección de la correspondiente Factura.

Registración.
El sector de Contabilidad recibe del sector de Almacenes el asiento
contable relacionado con los costos por las operaciones del día y
procede a su registración.
Con la emisión de los Remitos, por parte del sector de Expedición, se
actualiza el inventario físico de los bienes terminados y/o materiales
para la prestación de servicios.
Con el proceso de facturación se registran las operaciones de ventas
del día y se actualiza la cuenta corriente de los clientes que sirve
para las funciones relacionadas con las cobranzas.

Normas de Control Interno Específicas de Ventas.

Las principales normas de control interno aplicables a las Ventas son

las que se detallan a continuación:

- Separación de funciones del sector de Ventas.

En este caso existen una serie de normas relacionadas con la
oposición de intereses, como así también, con el control de las
funciones del sector de Ventas, las mismas son las siguientes:
- Se establece que quien realiza la venta no debe tener acceso a los
registros de stocks y de saldos de clientes, ya que son los
elementos conque se controla las funciones del sector.

- El sector de Ventas debe estar separado del sector de Créditos.

Esta norma procura evitar que, con el fin de vender, se realicen
operaciones con clientes cuya probabilidad de cobro sea riesgosa.

- Es recomendable que Ventas se encuentre separada del sector de

Facturación. De esta manera es factible realizar un control entre
los precios que el sector de Ventas asigna a las Notas de Pedido y
los que el sector de Facturación posee al confeccionar las facturas.

- Aprobación de la Venta.
Una venta financiada no debe realizarse hasta tanto no se haya
aprobado la misma por parte del sector de Créditos.
Ocurre que a veces no se fijan limites crediticios para algunos
clientes, en esos casos, para cada Nota de Pedido debe tomarse una
decisión por parte del sector de Créditos.
Esto implica tener en cuenta el saldo del cliente en cuenta corriente,
el importe de las Notas de Pedido aprobadas y no facturadas y el
importe de la nueva Nota de Pedido, se suman los distintos importes
y se calcula el monto total de deuda.
Con esta información y de acuerdo a la condición del cliente se
establece si se realiza la operación.

- Verificación del nivel de crédito.

Es importante realizar de manera anual, una actualización de la
información patrimonial y financiera de los clientes, a fin de controlar
su estado de situación y el nivel crediticio que tiene los mismos.

- Concesión de bonificaciones.
Toda bonificación que se conceda a los clientes deberá estar
perfectamente autorizada por el responsable que tenga las
atribuciones necesarias para otorgar tal beneficio al cliente.

- Documentación que respalde la circulación de los bienes y/o

materiales.
Toda recorrido que deban realizar los bienes y/o materiales, debe
estar acompañado por un comprobante que será firmado por quien
recibe los mismos.

- Numeración de los comprobantes.

Se recomienda que toda la documentación que se utilice se encuentre
prenumerada, aunque no exista obligatoriedad por parte de los
Organismos de Fiscalización y Control.

- Consistencia entre las cantidades y artículos entregados y

facturados.
Es importante realizar un control de los inventarios ya que puede
presentarse una divergencia entre las registraciones efectuadas en
los sectores de Almacenes, Expedición y Facturación.
El control periódico entre los saldos que registran estos sectores,
resulta efectivo y evita, que de existir diferencias, su búsqueda sea
dificultosa.

A fin de profundizar los conceptos analizados en este apartado

se sugiere que consulte de la bibliografía el Capítulo 12 de
“Sistemas Administrativos: Estructuras y Procesos” de Juan C.
Gómez Fulao y F. Magdalena.
Sistema de Administración de Personal

La operación básica de administración de Personal comprende el

conjunto de operaciones necesarias para satisfacer los requerimientos
de los distintos sectores de la Organización en materia de recursos
humanos.

Esta operación básica tiene como origen la identificación de las

necesidades de este recurso teniendo presente los objetivos y
políticas fijados al respecto y produce como resultado el ingreso y el
mantenimiento del mismo dentro de la Organización.

La administración de Personal comprende distintas actividades dentro

de las se pueden destacar a las que se encuentran relacionada con:

Incorporación del Personal.

Dentro de esta actividad se encuentra las operaciones que se
relacionan con el reclutamiento, la selección y el adiestramiento del
recurso humano. En muchos casos se contrata a Organizaciones que
se especializan en lo referente a las dos primeras operaciones
(reclutamiento y selección) para reducir la cantidad de postulantes a
entrevistar por lo responsables del sector.

Administración del Personal.

Las operaciones que se desarrollan dentro de esta actividad se
relacionan con la administración de legajos, administración de
remuneraciones y liquidación de haberes.

Mantenimiento del Personal.

Con el propósito de lograr el objetivo de esta actividad se desarrollan
las operaciones que se relacionan con la evaluación del desempeño,
capacitación y desarrollo.