GESTIÓN DE COMPRAS Y

RENTABILIDAD DEL
ABASTECIMIENTO – PARTE II
Facilitador: Juan de Dios Jara Inga
 Preparación por el comprador

Comprar un producto no se decide de un momento a otro. Entre el

momento en que un cliente identifica una necesidad que pretende
cubrir y el momento en que se adquiere el producto o accede al
servicio, existe un trecho largo y a veces complejo de decisión de
compra.
 Estudio de Mercado

Conjunto de Acciones relacionadas con la recopilación, tratamiento y

análisis de todos los datos relativos al producto/servicio, política de
precios, comunicación y distribución, con el fin de asistir a la dirección
de la organización en la toma de decisiones.
 Estudio de Mercado

Es una herramienta valiosa de planificación para las organizaciones.

Permite reunir datos sobre muchos aspectos de la compañía, entre los
cuales figura la toma de decisiones de compras. Permite comprender lo
siguiente:
• Como funciona el mercado de Suministro.
• La dirección en la que se dirige el mercado
• La competitividad
• Los proveedores claves dentro del mercado
 Información del proveedor

El Registro Nacional de Proveedores (RNP) es el sistema de información

oficial único de la Administración Pública que tiene por objeto registrar
y mantener actualizada durante su permanencia en el registro, la
información general y relevante de los proveedores interesados en
participar en las contrataciones que realiza el Estado. En ningún caso el
Registro Nacional de Proveedores (RNP) constituye una barrera de
acceso para contratar con el Estado.

https://www.iom.int/jahia/webdav/shared/shared/mainsite/
partnerships/docs/vendor_form_es.pdf
 Seguimiento en las Compras

La gestión de compras realiza el seguimiento del pedido en sus distintas

fases para velar por el cumplimiento de los plazos de entrega
establecidos, requerimientos de calidad.
 Costos Logísticos y las Compras

Costo de Adquisición de los productos:

El valor de los productos almacenados, por lo que se relaciona con el
precio de compra de los artículos que son objetos de
aprovisionamiento.
 Costos Logísticos y las Compras

Costo de Emisión o lanzamiento del pedido:

Es el conjunto de gastos en que incurre la empresa a preparar y enviar
las solicitudes a los proveedores.
Personal del área de compras
Los gastos de comunicación
 Costos Logísticos y las Compras

Costo asociado a la conservación de los productos en el almacén:

Es el conjunto de gastos en que incurre la empresa por la manipulación,
mantenimiento y la conservación de los productos en almacén.
El costo del espacio y las instalaciones.
El costo relacionado con las primas de los seguros que cubren los
riesgos.
 Costos Logísticos y las Compras

Costo de manipulación:
Corresponde a los recursos humanos para cubrir la labor destinada en
el almacén.
 Costos Logísticos y las Compras

Costo de riesgo de inventario

Incluye lo relativo al deterioro, la merma, el robo , los desperfectos y
obsolescencia.
 Costos Logísticos y las Compras

Costo de rupturas de stock:

Corresponde con las afectaciones que ocasiona la falta de un artículo
en el inventario.
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Definir los procesos para la gestión de aprovisionamiento:
Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados,
para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar
posibles oportunidades de mejora.
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Identificar las necesidades:
Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para que sean
gestionadas por el departamento de compras.
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Elegir las fuentes de suministros:
Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las que cumplan
mejor con los requisitos establecidos.
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Negociación y Contratación:
Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las que cumplan
mejor con los requisitos establecidos.
El poder de negociación
El tiempo
La información
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Recepción y revisión de pedidos
• Aprobación de la mercancía que se recibe.
• Descargar la mercancía.
• Colocación en ubicación o preparación para enviarlo a otro destino.
• Revisión de cantidades y condiciones de la mercancía con documento
• Introducción de los datos en un sistema electrónico.
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Aprobación y pago de facturas a proveedores:
El encargado del pago debe recibir el albarán o la factura con los datos
suficientes para gestionar el pago.
 Importancia e Influencia de los
procedimientos
Control de Resultados:
• Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar
registradas en los sistemas de información de la empresa en el
momento en que sucedan para poder analizar dicha información a
posteriori.
• Estas incidencias debe tener una clasificación por tipos.
• Análisis del servicio prestado por los proveedores contrastándolo con
las incidencias.
• Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores.
 Control de las Compras

Los encargados de realizar las compras aceptan una gran

responsabilidad, ya que deben buscar y encontrar el producto con el
mejor precio, la calidad esperada y con un tiempo de entrega corto; es
decir recae en ellos la eficacia y buen control del dinero de nuestra
empresa.
Hacer compras inteligentes permite administrar estratégicamente los
recursos, evitar problemas y contribuye a la satisfacción del cliente.
 Procedimientos para controlar a
proveedores - Importancia
Debemos tener ordenados y catalogados a todos nuestros proveedores,
una base de datos muy completa de estos, desde la empresa en
general, que venden, cuáles son sus mejores productos, que resultados
favorables y desfavorables hemos tenido (esto es muy importante,
conocer y registrar las causas de las fallas).
 Procedimientos para controlar a
proveedores - Importancia
Evaluar el desempeño, saber cómo está el proveedor referente a las
solicitudes y respuesta a nuestras necesidades.
 Procedimientos para controlar a
proveedores - Importancia
Evaluar el desempeño, saber cómo está el proveedor referente a las
solicitudes y respuesta a nuestras necesidades.
Podemos utilizar los siguientes parámetros: Tiempo, Costo, Calidad,
Alcance
 Manuales de Compra

El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar

toda empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la
misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y
funcionamiento del área de Compras.
 Manual de Compras

Elaboración:
1. Introducción.
2. Contenido.
3. Índice.
4. Organización.
5. Políticas.
6. Procedimientos.
7. Instrucciones técnicas.
8. Circulares y/o boletines.
 Registros e informes de compras

Registro de Compras:
Es un libro auxiliar obligatorio que tiene como fin controlas los bienes y
servicios que se adquieren
Informe de Compras:
Muestra datos resumidos sobre ingresos, pedidos y unidades.
 Registros e informes de compras
Ejemplo de Informe de Compra compañía de bicicletas Cross:
A partir del siguiente informe se comunicará la compas realizadas durante el año 2018, periodo en el que las
compras han disminuido de manera notable debido a las políticas nacionales y regionales que restringen la
importación de productos e insumos.
La compra de neumáticos para bicicletas proviene directamente del Brasil. A lo largo del año se ha accedido a
3000 neumáticos, con lo que se ha podido fabricar un total de 1000 bicicletas hasta el momento, alcanzando casi
el total de la producción.
Serán adjuntados los documentos que correspondan a la salida y entrada del capital junto con copias certificadas
del llamado libro mayor.
Asimismo se ha accedido a un total de 800 asientos de bicicleta producidos dentro del territorio nacional, y 300
más provenientes de la Unión Europea, sumando en total un costo de $20.000,00 (Veinte mil dólares).
A lo largo de todo el año se han presentado 21 devoluciones por errores de fabricación. 11 de las mismas se
encuentran listas para ser devueltas y las 10 restantes serán rembolsadas. Por ello se ha anexado los
comprobantes necesarios, los libros que correspondan y los documentos necesarios para poder realizar el
rembolso.

Ciudad de Lima, A treinta y un días del mes de enero del año 2019
 Evaluación de Compras - Métodos

La evaluación de compras la realizamos a través de indicadores:

Ventas sobre gasto (V/G): Es uno de los indicadores más sencillos, y también uno de los más
recomendables utilizar. Le permite conocer cuánto dinero puede gastar su empresa por cada euro
de venta que se genera.

Retorno de inversión (ROI): Por norma general el ROI se enmarca dentro de factores económicos.
Este indicador le ofrece información sobre el tiempo en el que se recuperará la inversión después
de realizar un gasto destinado a procesos o proyectos de ahorro, optimización o racionalización.

Tiempo total del proceso (TTP): Este indicador es uno de los más útiles. Se centra en analizar todo
el flujo de cualquier proceso que tenga lugar en compras, aunque existen algunos casos en los que
también se usa únicamente en las transacciones que tengan lugar entre los proveedores y el área
de compras.
 Evaluación de Compras - Métodos

La evaluación de compras la realizamos a través de indicadores:

Transparencia de procesos (TPs): Sin duda uno de los más conflictivos, ya

que mide la eficacia y legalidad te los procesos que usted mismo ejecuta
desde su área de compras. El más popular entre todos ellos en la actualidad
es la Homologación de Proveedores.

Cantidad de pedidos rechazados: Los rechazos, los cambios y las

devoluciones son habituales en el día a día de muchos negocios. Este
indicador mide el ratio de devoluciones que sea capaz de generar eficiencia.
 Homologación de Proveedores

Homologación de proveedores es un proceso integral donde se realiza

un análisis, investigación y evaluación en diferentes aspectos como
comercial, recursos humanos, financiera, legal y CMSS (Calidad, Medio
Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y Responsabilidad Social) a
todos nuestros proveedores con el fin de minimizar el riesgo en su
labor así como conocer al detalle la infraestructura que posee para un
abastecimiento óptimo de los productos y servicios que ofrecen.
 Orden de Compra y Requisición de
Compra
Requisición de Compra:
Es una forma en la que un departamento de compra debe someterse a
cualquier departamento que controla las actividades financieras de la
empresa. Aunque las formas individuales varían según la empresa, las
órdenes de requisición general, requieren cierta información.
 Orden de Compra y Requisición de
Compra
Requisición de Compra:
Incluyendo los materiales del departamento solicitante, el número
exacto de los suministros solicitados, una descripción general de los
suministros para la denominación legal del proveedor y el precio
esperado de la compra. Una orden de requisición luego será aprobada
o negada por el departamento financiero de la empresa.
 Orden de Compra y Requisición de
Compra
Orden de Compra:
Cuando el área financiera de una empresa ha aprobado la orden de
requisición presentada por un departamento, se emite una orden de
compra al proveedor de los bienes solicitados. Las órdenes de compra
deben contener determinada información, como el nombre de la
oficina de compras, los suministros que se compran, dirección de envío,
condiciones de pago, instrucciones de facturación y número de orden
de compra. Para ayudar en el mantenimiento de registros, las órdenes
de compra tendrán el mismo número que la orden de requisición que
las generó.
 Orden de Compra y Requisición de
Compra
Orden de Compra:
Las órdenes de compra deben contener determinada información,
como el nombre de la oficina de compras, los suministros que se
compran, dirección de envío, condiciones de pago, instrucciones de
facturación y número de orden de compra. Para ayudar en el
mantenimiento de registros, las órdenes de compra tendrán el mismo
número que la orden de requisición que las generó.
 Evaluación de Proveedores
Indicadores Cualitativos
Si hablamos de los indicadores cualitativos tenemos que hacer
referencia a aquellos que están relacionados con el nivel de
calidad que se está proporcionando en el tipo de servicio o producto
que se ofrece a los clientes. En este sentido no se toma en cuenta la
cantidad relacionada con este proceso, pero sí la eficiencia y el nivel de
productividad que hace acto de presencia.
 Evaluación de Proveedores
Indicadores Cuantitativos
El complementario de los indicadores cualitativos se encuentra en los
cuantitativos, que como su nombre bien indica se refiere a los que
tienen en cuenta tanto el tiempo como la cantidad.
 VIDEOTECA
Análisis de Estudio de Mercado:
https://www.youtube.com/watch?v=bj62E5oaUh0
Costos Logísticos
https://www.youtube.com/watch?v=hSL2q5jIBXQ
Manual de Compras
https://www.youtube.com/watch?v=mEt5inObqrU
Homologación de Proveedores
https://www.youtube.com/watch?v=o7QoAEkTXwU
 VIDEOTECA
Orden de Compra
https://www.youtube.com/watch?v=dYmYbvG70iA
Evaluación de Proveedores
https://www.youtube.com/watch?v=z996p7LQmL8
 Actividades a Desarrollar
• Realizaremos los comentarios de cada video.
• En trabajo en equipo desarrollaremos en papelografo los indicadores
cualitativos y cuantitativos de Evaluación de Proveedores
• Asimismo realizaremos el desarrollo de un procedimiento en la
Gestión de Compras.
 Conclusiones
¿Qué hemos aprendido hoy?
GRACIAS