Universidad Autónoma de Chihuahua

Facultad de Contaduría y Administración

Licenciatura en Administración de Empresas
Semestre VI

Compras y Abastecimientos
Objeto de Estudio 2
2.1 Tarea: Resumen
Guadalupe Janett Sigala Enríquez
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M.A. María del Carmen Fontes Frías
03 de febrero 2021
Resumen:

“Organización del Departamento de Compras”

 La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización

para realizar con éxito las actividades de compras además asegura que todos los
bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen
y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa. Asimismo,
también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles
de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con
proveedores.

Las partes que integran un ciclo completo de la Función de Compras son las
Siguientes:

 Consideración original de la compra: Antes de adquirir un artículo se debe

decidir si se debe o no comprarse a qué precio de que calidad y
rendimiento, cantidad y el momento
 Origen de la requisición de compras: Cuando se decide comprar algo esta
decisión es transmitida por medio de una requisición previamente
autorizada.
 Determinación de las Fuentes Posibles: La Función de Compras, tiene la
obligación de hacerse cargo de la adquisición, basándose en conocimientos
y experiencia con los proveedores.
 Selección de la Fuente: Se debe elegir a que proveedor confiara la orden
dependiendo de las condiciones que este otorgue como calidad, precio,
crédito o financiamiento y servicio.
 Trafico y Rutas: El departamento de Compras debe seleccionar el método
más económico y confiable para transportar la mercancía, en caso de que
el proveedor no preste ese servicio.
 Emisión de la Orden de Compras: Todos los acuerdos tomados deben
registrarse claros y completo en la orden de compra de manera que esta
representa una obligación contraída por la compañía y por el proveedor, por
lo general la orden de compra esta impresa con condiciones particulares del
Comprador, estándares o cotidianas, a consideración de aprobación del
proveedor.
 Rastreo y Abastecimiento de la Compra: El rastreo se refiere a revisar con
el proveedor el cumplimiento de su obligación, pero es necesaria.
 Recepción e Inspección: Consiste en revisar el material solicitado,
paralelamente con un examen físico de este para determinar so llego lo que
se estipulo en la orden de compra, la inspección puede consistir
simplemente en el conteo o la revisión del talón de entrega hasta pruebas
de laboratorio con objeto de examinar la calidad del material.
 Verificación de Facturas y Pagos: Esta función generalmente la realiza el
departamento de contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo
facturado.
 Control de material y de inventarios: Controlar la variedad y la existencia de
los materiales, para asegurar el abastecimiento suficiente pero no
redundante de los materiales.
 Análisis del Valor e Investigación de la Compras: Persigue la mejor manera
de procurarse materiales y abastecimiento, comprende varias
consideraciones, comienza con establecer que se debe de comprar, a qué
precio, porque razón, que otras alternativas existen.
 Administración de Compras: Consiste en organizar y supervisar que se
cumplan las actividades y responsabilidades propias de compras.
 Disposiciones de Sobrantes y Desperdicios de materiales : Por facilidad el
departamento de Compras se puede hacer cargo del manejo de este
material, siendo esencialmente una función de Ventas, sea reutilizando por
otro sector de la empresa, que sea devuelto al proveedor original o que se
destine para venta.
  Auditoria periódica al departamento de compras: Tiene como objetivo
supervisar los procedimientos seguido durante el proceso de la operación
de abastecimiento y en caso de existir desviaciones dar aviso a la
Administración.
 Requerimientos físicos para compras: La Cantidad de personal y los
requerimientos físicos del Departamento de Compras no solo depende del
tamaño y complejidad de la empresa si no de la importancia que la
organización represente la función de Compras.

Comprar materias primas, productos semiacabados, materiales, servicios y

equipos es fundamental en muchas empresas de fabricación. En este sencillo
punto de relieve lo importante es que hay una gestión, control y organización del
departamento compras, porque incluso un pequeño ahorro puede reducir los
costos de producción de manera significativa y adecuada por lo tanto añadir
beneficios.

La mejor manera, para proceder, cuando se puede hacerlo es en coordinación con

los flujos comerciales que ingresan a la empresa, tratando de combinar las
compras y el razonamiento de una manera integrada, por lo que los diferentes
departamentos se coordinan adecuadamente para comprar lo que se necesita.

El departamento de Compras trabaja en forma constante con otros departamentos

de la organización, por tal motivo debe existir buena relación entre ellos.

La Solicitud o requisición de compras es el origen del desarrollo y la aceptación de

la orden de compra.

Las requisiciones deben tener la descripción completa del articulo pedido

precisando la cantidad, la fecha en que se requiere, la fecha máxima de entre y el
lugar donde debe efectuarse la misma.

Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se

tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los
materiales.
La solicitud de compra puede ser efectuada por cualquier persona perteneciente a
la empresa, pero con un grupo limitado podrá, mediante su firma autorizarla.

Las Adquisiciones de bienes capital, tienen un tratamiento especial ya que la

solicitud de compras de bienes de capital debe ser firmada por el director de
donde se origina y este a su vez obtener la autorización del subcomité de
proyectos de inversión.

La ratificación o confirmación autoriza un convenio de compra por una cantidad

fijada de productos o por un determinado periodo de frecuencia esta será la
primera etapa, la siguiente se refiere a calcular la cantidad de requerimientos de
componentes y materiales que servirán para implementar el programa.

Los Inventarios físicos realizados, los registros de almacén, la programación de la

producción todo acuerdo con las necesidades de utilización y los máximos y
mínimos estipulados, dan origen a la solicitud de compra, dichos registros pueden
ser realizados por medios manuales o por computadoras, Después de la
actualización se emite una lista de los artículos que es necesario ordenar,
combinada con otra información que debe haberse especificado en el programa,
como cantidad, existencia, consumo, pronósticos de insumos,

Los procedimientos referentes a las requisiciones no acaban con la

responsabilidad del funcionario de compras, respecto a verificar la calidad y clase
de los artículos solicitados su cantidad, costo, fechas de recibido.

El departamento de compras y abastecimiento manipulan una gran magnitud de

información y tales avances tecnológicos son de gran importancia, la tecnología de
la información dentro de la función de compras tiene aplicaciones más amplias
como al teletexto y lo conocido como procedimiento de palabras,

Las aplicaciones generales del procedimiento de datos en función de Compras y

abastecimiento se refieren a la automatización del trabajo normal de una oficina y
las aplicaciones especiales referentes a los sistemas de soporte de decisión,
pretenden facilitar la planeación, así como la toma de decisiones, esto a mejorar la
efectividad del personal o empresa.
El sistema debe incluir información acerca de todos sus proveedores y realizar el
seguimiento del inventario. Un sistema eficiente de pedido te ayudará a aumentar
la rentabilidad y dará una mejor idea de los gastos de caja en compras. Elige un
método para presentar un informe sobre todos los productos recibidos después de
enviar las órdenes de compra. El sistema de notificación deberá incluir información
sobre la calidad del producto, su hora de llegada y si es o no exactamente lo que
el departamento de compras ha ordenado. Crea un sistema de distribución para el
envío de informes a los administradores necesarios.

cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta

factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar,
sin embargo, existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en
resumen, la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

La planificación sistemática requiere de una recopilación de datos, la

determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales
como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos la planificación representa una parte de

la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por
investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal para
servicios de compra.

INFORME DE RECEPCIÓN Y CONTROL DEL MATERIAL

La inspección de recepción se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los
correctos y que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.

Estas son las cosas que la administración superior desea y necesita saber:

El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por
categorías de material.

Cuánto cuesta el funcionamiento del Depto. de compras.

Qué existencias hay disponibles, y en qué situación se encuentran.

La administración. No tendrá que insistir ante el Depto. de compras para que le
envíe un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación
de técnicas modernas de compras.

El responsable de compras se encargará de que la administración superior

conozca rápidamente estas realizaciones, ya que, en ellas, reposarán su
reputación y su empleo.

La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que
estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.

CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS

 Calidad, Precio y Costo

 La calidad debe ser definida
 El papel de las especificaciones

LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES

Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen y

efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios,
solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y
programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida porque la
necesidad de una eficiente operación de almacenes, mecanizando el manejo y
sistematizando el control.

Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes

frecuentemente chocan con la flexibilidad y efectividad de las compras, en
persecución de un valor superior en el medio externo.

GESTION DE STOCK

Stock es el término anglosajón equivalente a existencias, que hace referencia a

las “mercancías” que tiene una empresa “destinadas a la venta” y que están
“guardadas en un almacén o tienda”.
La gestión de stocks engloba varios procesos. En primer lugar, el de dar entrada a
dichas mercancías, por medio de la nueva compra a proveedores, la reposición o
la propia fabricación. Tras ello, llega el turno de optimizar las cuestiones relativas
al almacenaje, como la ordenación e inventario de las mercancías, su
aseguración, etc.

por último, el proceso de dar salida a dichas mercancías del almacén.

Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido se traducen

en reducciones de costes en los siguientes casos:

 Reducción de riesgos y aumento de la seguridad.

 Satisfacción y elevación de la moral en el personal.
 Incremento en la producción y mayor utilización de la maquinaria de
producción
 Mejor aprovechamiento del espacio disponible
 Reducción de costes de manejo
 Reducción de la existencia
 Mas fácil supervisión y realización de controles físicos y administrativos
 Disminución de errores y confusiones
 Disminución de perdidas
 Facilidad de acomodación.

Conclusión Personal:

Compras es el departamento más importante de una empresa porque es el

encargado de que lo requerido llegue cumplidamente, en buen estado ya que
si algo falla la producción se verá afectada, así que su organización y funciones
son la principal estructura para que todo funcione y así cumplir con los objetivos
de la organización, el funcionario de comprar deberá organizar las funciones
desde una requisición hasta la entrega de mercancía solicitada para poder
efectuar su trabajo eficientemente así como saber actuar en caso de algún
inconveniente para poder solucionarlo.

La organización que se mantenga en el departamento de Compras y

abastecimiento deberá realizar mediante herramientas, técnicas y actividades que
asegurar un flujo ininterrumpido de suministros.

Bibliografia:

Del Rio González, C. (2000). Adquición y abastecimiento (cuarta edición ed., Vol.

4). Thompson.