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Resumen: Sistemas Administrativos. Gilli y colaboradores. Caps. 4 - 10

Sistemas Administrativos

Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en función de ciertos fines. (Lardent, 1976)

Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados. (Gilli, 1998)

Pautas de control interno

En el nivel técnico u operativo de la organización, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto, programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o, simplemente, hábitos; en los niveles de conducción, si consideramos sólo las decisiones no programadas, recurriríamos al criterio y la intuición del ejecutivo.

Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de auditoría. Desde el punto de vista más amplio de la administración, Control interno es un Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: La eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información (exactitud y veracidad) y la protección del patrimonio.

Normas generales:

w

Separación de funciones: según esta norma, una operación se realiza con la intervención de varios sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno.

w

Asignación

de

responsabilidades:

Las

funciones

de

las

distintas

áreas

y

puestos

de

la

organización, así como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas.

 

w

Niveles de autorización: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una operación según su tipo y monto.

Autor: Jaki.-

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Seguridad en el manejo de activos: La centralización del manejo en una sola persona o sector; el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro, sustracción, etc., y la documentación de los traslados de donde surja de manera clara quién es el depositario, son medidas para limitar los riesgos de pérdida.

w

Diseño de formularios, archivos y registros: Los soportes de información tiene que ser diseñados de modo tal que presenten toda la información necesaria de manera clara y precisa y también la constancia del responsable interviniente.

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Control de formularios y comprobantes: La prenumeración de los formularios y comprobantes permite su identificación precisa, facilita el control de los emitidos y los anulados.

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Integridad de la información: Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la información; para ello se utilizan diferentes medios, como la informática, que aseguren la captación inmediata del dato, y agilicen su procesamiento.

Autor: Jaki.-

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Subsistema de Abastecimiento

Este subsistema se encarga de la obtención de recursos (bienes y servicios) necesarios para el

desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos; esto es, al mínimo costo, en la calidad

adecuada y en el momento oportuno.

Alcance:

Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento,

pudiéndose fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite

superior. En el caso de los bienes, Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. Pero

cuando se trata de servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la

empresa.

*Considerándose el análisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organización, la gestión de compra puede ser clasificada junto a la fabricación y la distribución física como una actividad que contribuye a resultados.

Modalidades:

a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser

circunstancial.

b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente. Requieren la

autorización de los niveles de decisión más altos.

c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el

desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, comercialización

o administración y que, por estar vinculados con la futura producción y comercialización, son

susceptibles de presupuestación.

d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero, que poseen ciertas

particularidades como los seguros de cambios, transporte, procedimientos especiales para el

despacho de mercadería a plaza, derechos de importación, etc.

Normas específicas de Control Interno

Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y la

registración de los mismos.

Iniciación del trámite de compras: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido

formal por parte del funcionario responsable.

Autor: Jaki.-

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Obtención de un número determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones (requeridas cuando

la compra supera determinados montos) se realizan por escrito.

Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra, el responsable que la tomó debe

intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.

Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido, es decir, la cantidad en

existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Una vez determinados los niveles

de inventario racionalmente más adecuados, corresponde establecer considerando los costos asociados,

el lote óptimo de compra.

Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos

recibidos y la confección de reportes escritos.

Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el riesgo de

traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.

Prenumeración de formularios: Los formularios que trascienden a terceros, obligando a la organización,

deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.

Información gerencial.

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Tiempo promedio de la gestión de compras.

w

Solicitudes de compras de más de X días.

w

Ordenes de compra pendientes vencidas.

w

Inmovilización de artículos en stock.

w

Ingreso de materiales en stock por tipo de producto.

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Monto de compras real en contraste del presupuestado.

w

Monto de compras comparativo de los últimos 12 meses.

w

5 principales proveedores por monto de compra.

w

Cuentas a pagar por mercadería recibida.

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Proyección de deuda por Órdenes de compra colocadas y pendientes de recepción.

Circuito general del Subsistema de Abastecimiento

1. Detección de la necesidad de compra. Cuando se llega al punto de pedido o stock mínimo, el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al departamento de Compras) y se la envía al departamento respectivo.

2. Selección de proveedores y pedido de cotizaciones. Compras verifica las firmas autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos más

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afines al pedido y solicitarles cotización. El Pedido de cotización consiste en la solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de precios y demás condiciones a varios proveedores potenciales.

3.

Adjudicación. Requiere el establecimiento de los parámetros para la evaluación de ofertas, o designación de la persona que cumplirá tal función. Cuando se realizan varias cotizaciones, es conveniente la confección de una Planilla de análisis de cotizaciones; en la misma planilla, o por separado, se indicará la adjudicación con la firma del funcionario responsable.

4.

Colocación de la Orden de Compra. La adjudicación se formaliza con la emisión de la Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los materiales especificados en la misma). Se suele emitir por cuadruplicado: Original para el proveedor; duplicado para Compras; triplicado para Recepción; y cuadruplicado para Cuentas a pagar.

5.

Recepción. Sector donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el Original y copia del Remito del proveedor. Una vez contrastada con el triplicado de la Orden de Compra, verificando que coincida con el Remito y la mercadería entrante, se rechaza o acepta, conformándose en éste último caso el duplicado del remito para el proveedor. Aceptada la mercadería, se emite un Informe de Recepción (este formulario permite que el sector de Contabilidad tenga la certeza de que la mercadería ingresó, conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobación de calidad). El Inf. de Recepción se emite por cuadruplicado: Original para Almacenes; duplicado para Compras; triplicado para Contaduría y cuadruplicado queda archivado en Recepción.

6.

Contabilización. El sector Contabilidad hará el registro de la mercadería ingresada, conforme a lo indicado en la Orden de compra y el Informe de recepción.

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Subsistema de Conversión (Producción)

El Subsistema de producción se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para la fabricación de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos.

Alcance:

El subsistema de producción abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto

terminado, su entrega a Almacenes y su contabilización.

Modalidades:

a) Producción continua: En general, este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado, a producir

productos estandarizados, y el personal que trabaja en él es poco calificado. El producto

terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y

homogéneo.

b) Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que

se ensamblan para lograr un artículo final. Cada una de las partes tiene un proceso productivo

particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej.: Estampado, teñido, fresado, etc.)

c) Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas industrias en las

que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. Se caracteriza

por actividades de corta duración, bajo volumen y productos a medida.

d) Producción por proyectos: Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que, en general,

tiene una identidad propia, se trata de obras de considerable magnitud, confecciona una red

compleja de tareas vinculadas entre sí a través de múltiples interrelaciones de precedencia y su

duración suele prolongarse en el tiempo.

Normas específicas de Control Interno

Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados: Es recomendable que el control de

las existencia de bienes de cambio se realice mediante el registro permanente de las mismas.

Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante que se efectúen recuentos periódicos de las

existencias con la finalidad de ajustar o conciliar, a un momento dado, los registros contables y ficheros

extracontables con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario.

Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar válidamente justificados,

analizados y autorizados por el responsable.

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Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los bienes en existencia debe

recaer sobre una sola persona a quién se le deberán asegurar todas las facilidades de control.

Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe

estar amparado por un comprobante (“Informe de recepción” para las entradas y un “Vale de salida” para

la mercadería saliente)

Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o stocks mínimos de reposición;

como la fijación de lotes óptimos de producción.

Contratación de seguros eficientes: Es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros

mediante la contratación de seguros para los bienes de cambio.

Información gerencial.

w

Producción en unidades por tipo de producto.

w

Informe de calidad (porcentaje de productos rechazados).

w

Horas trabajadas por centros de costos.

w

Horas de mantenimiento reales contra las horas presupuestadas.

w

Costos reales contra costos estándares.

w

Valuación o costo total histórico de la producción del período.

w

Rotación de inventarios.

w

Consumos reales contra consumos presupuestados de insumos.

Circuito general del Subsistema de Abastecimiento

1. Planeamiento y programación de la producción. El departamento de Planeamiento y Control de la producción confecciona un Plan de producción que debe contemplar el máximo que pueda obtenerse en ese período; la lista de productos que se han de fabricar; la cantidad de cada uno de los productos a fabricar. Luego, emite la Orden de producción, que indica la discriminación de la materia prima a utilizar presupuestadas. Suele emitirse en Triplicado:

Original para Fabricación; duplicado para Planeamiento y Control de la producción; triplicado para Costos.

2. Fabricación. Los distintos sectores productivos, luego de analizar las necesidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de materiales, que se emite por cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes; triplicado para Contabilidad; el cuadruplicado se archiva en el sector que emitió el pedido.

3. Seguimiento. Comprende el control cuantitativo de la producción, es decir, el control del avance de las actividades productivas. Se emite un Parte diario de producción (donde constan las cantidades y las características de los productos terminados hasta el momento) por cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes; triplicado para Contabilidad y el cuadruplicado se archiva en el sector.

Autor: Jaki.-

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4. Control de calidad. Comprende el control cualitativo de la producción, en base a las especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. En algunas organizaciones, se emite el Parte de control de calidad, o bien, puede registrarse la conformidad en el mismo Parte de producción si prevé un espacio para la misma.

5. Entrega de productos terminados a Almacenes. Finalizado el control de calidad, la mercadería se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte de producción donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva. Se procede luego a la Contabilidad de la mercadería ingresada en el stock.

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Subsistemas de Venta

El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus

compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios.

Alcance:

El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido,

pasando por el control de pedidos y crédito, la facturación, hasta la entrega del bien o la

prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa.

*Drucker consideró las ventas y todas las actividades relacionadas con la comercialización actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados.

Modalidades:

como

a) Según las características del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones. Éstas

últimas tienen características propias por estar sujetas a las reglamentaciones específicas,

intermediación bancaria, derechos de exportación, despacho aduanero, etc. También podríamos

distinguir ventas mayoristas de minoristas, según se trate de la venta a una empresa que actuará

como intermediaria o distribuidora o de venta al público en general.

b) Según la recepción del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en salón (cuando el

vendedor atiende a los clientes en su local de ventas), Ventas por corredores (vendedores de la

empresa visitan directamente al cliente o a potenciales adquirientes) y Ventas por teléfono o

correo (el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y

luego concretar la operación). Hoy en día, internet presenta otra posibilidad de recepción.

c) Según las condiciones de pago convenidas: Ventas al contado o Ventas a crédito (pudiéndose

desglosar en Ventas por cuenta corriente, cuotas con o sin garantía, con pagarés, con tarjeta de

crédito, etc.)

d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categoría en base, por ejemplo, a las condiciones de

entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios, etc.)

Normas específicas de Control Interno

Separación de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas

de los clientes, para evitar que la persona que realiza las operaciones de ventas intervenga también en el

circuito de control.

Autor: Jaki.-

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Aprobación de la venta: Fijar políticas (por escrito) de condiciones de venta, otorgamiento de créditos,

determinación de precios, a utilizar por los responsables de cada área, siendo específico del responsable

de créditos la aprobación de la venta, según el historial crediticio del cliente.

Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones necesarias según su nivel

jerárquico.

Aunque, en montos determinados, puede delegarse la responsabilidad en el vendedor de

aplicar dichas bonificaciones.

Movimiento de bienes: La circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobante

firmado por el responsable del sector que recibe. Otro aspecto a considerar es la cobertura por riesgo de

traslado de la mercadería fuera de la empresa.

Documentación: Las notas de pedido, remitos y facturas deben estar pre-numeradas para archivarse por

orden numérico. Los ejemplares de los documentos anulados deben conservarse todos juntos.

a los intervinientes (generalmente Contaduría) debe hacer un

control cruzado de remitos y facturas y, a su vez, realizar comprobaciones selectivas sobre cálculos y

precios.

Control de facturación: Un sector ajeno

Información gerencial.

w

Monto de ventas real en comparación con las ventas presupuestadas.

w

Monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses.

w

Los 5 principales clientes por monto facturado.

w

Totales de ventas del mes por tipo de producto.

w

Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor.

w

Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente.

w

Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el último mes.

w

Listado de los 10 créditos más importantes y condiciones en que fueron otorgados.

w

Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega.

w

Notas de pedido pendientes de entrega.

Circuito general del Subsistema de Ventas

1. Recepción del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organización. El vendedor emite, entonces, una Nota de Pedido (que es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de calidad y precio solicitados por el cliente. Suele emitirse por cuadruplicado:

Original para el Cliente; duplicado y triplicado quedan en la empresa; cuadruplicado para el archivo del vendedor).

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2. Aprobación del crédito. Tiene lugar cuando el cliente solicita la mercadería/servicio por esta modalidad de pago. El departamento de Créditos recibe la Nota de pedido, determinando el otorgamiento o no del crédito al cliente según su historial.

3. Preparación del pedido. Almacenes recibe la Nota de pedido, controlando si hay existencias en stock para el pedido. Se elabora el Remito a Expedición (remito: comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador). El remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta, porque le permite a la Organización controlar las salidas de mercaderías del almacén; al encargado del transporte le permite organizar y controlar las entregas y, a una vez conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido.

4. Despacho. El departamento de Expedición recibe las mercaderías a entregar junto con el remito correspondiente, procediendo a efectuar la entrega a los clientes. Puede utilizar un formulario denominado Hoja de Ruta (donde se expresa el recorrido y el medio de transporte)

5. Facturación. Dependiendo que la Factura acompañe la entrega de mercadería/servicio o no, este paso se realizará antes o después del regreso del remito conformado. El sector de facturación, o directamente contaduría, a partir de la copia del remito, procede a confeccionar las Facturas (comprobante de venta. Sirve de base para registrar contablemente la venta o actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente) que luego serán enviadas al cliente.

6. Registración. Comprende el proceso diario de asientos contables de las operaciones efectuadas y la actualización de la Cuenta corriente del cliente.

Autor: Jaki.-

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Subsistema Financiero

El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización. Está conformado por los procesos de Pagos y Cobranzas.

Alcance:

El subsistema financiero comienza con la generación de una obligación a pagar (por la

compra de algún bien o servicio) o un derecho a cobrar (con la generación de una factura).

Pasando por el seguimiento de las cuentas a cobrar y pagar, terminando cuando se

cancelan las cuentas pendientes.

El proceso de Cobranzas comprende todas las actividades necesarias para obtener la

cancelación de los créditos otorgados por la venta de bienes y/o servicios que produce la

organización. Dichos créditos deben encontrarse en situación de exigibilidad de acuerdo

con las condiciones de venta pactadas con el cliente.

El proceso de Pagos comprende todas las actividades necesarias para la cancelación de las

obligaciones contraídas por la compra de los recursos materiales para la producción de los

bienes y/o servicios que desarrolla la organización.

Modalidades:

a) Según el sistema de cobranza: Se pueden distinguir las Cobranzas en Caja, Cobranza por

cobradores, Cobranza por repartidores o prestadores del servicio, Cobranza por correspondencia,

Cobranzas a través de un banco; Descuesto de documentos; Cobro de exportaciones.

b) Según el sistema de pagos: Se pueden distinguir los Pagos en sede del acreedor, Pago a un

cobrador, Pago a repartidores, Pago por correspondencia, Pago a través de un Banco, Pago en

efectivo por fondo fijo o caja chica, Pago de sueldos y jornales.

Normas específicas de Control Interno

Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza

la registración.

Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será la responsable de la custodia y el manejo de

fondos.

Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los provenientes

de cobranzas estén separados de los destinados a pagos. Por lo tanto, los valores que tienen origen en las

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cobranzas se depositarán en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuarán mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria.

Contabilización de las operaciones: El personal que maneja fondos debe rotar periódicamente, de manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema.

Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de la registración contable. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a la Tesorería.

Conciliación bancaria: Elemento de control que tiene en cuenta que las cobranzas tienen que ser depositadas en su totalidad en una cuenta determinada, efectuándose los pagos con cheques contra la misma cuenta.

Respecto al proceso de Pagos individualmente, se deben tener en cuenta:

w

Uso del cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque, firmados por dos responsables de la organización.

w

Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: Al emitirse el cheque, la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da origen a la obligación.

w

Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los pagos menores en efectivo, estará a cargo de una persona responsable y su reposición se efectuará periódicamente mediante la emisión de un cheque previa presentación de los comprobantes que respalden los pagos efectuados.

w

Pagos de sueldos y jornales: Cuando se trate de un pago de sueldos de la empresa es importante que exista una separación de tareas entre quien controla las asistencias, quien prepara la liquidación de haberes y quién efectúa el pago.

Respecto al proceso de Cobranzas individualmente, se deben tener en cuenta:

w

Control de recibos: Los recibos (constancia otorgada por los valores percibidos, encuadernados en talonarios y prenumerados).

w

Rendición diaria de la cobranza: Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su defecto, depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de las mismas.

w

Apertura de correspondencia: La correspondencia por seguridad de los valores e información recibida, debe ser abierta por un funcionario responsable o su secretaria.

w

Control sobre los valores recibidos: Comprende el control de cheques, restringiendo su uso a través de indicaciones al dorso; las transferencias de dinero o valores deben respaldarse

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mediante un comprobante que permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y,

además, debe realizarse entre la menor cantidad de sectores posibles para facilitar el

seguimiento.

w Concesión de descuentos por pronto pago: Con el objeto de evitar posibles fraudes que pudieran

cometerse mediante el ingreso a la empresa de importes inferiores a los realmente cobrados,

justificando la diferencia con un descuento concedido, la concesión de este tipo de descuentos

debe estar autorizada por un funcionario que pueda hacer uso de esta atribución.

Información gerencial.

w

Resumen del total de cobranzas realizadas, detallando los medios de cobro utilizados.

w

Listado de los principales deudores con sus saldos.

w

Cuadro comparativo de cobranzas reales y presupuestadas.

w

Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas.

w

Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentación de las mismas.

w

Totales de descuentos concedidos.

w

Cuadro de evolución de cobranzas.

w

Totales de documentos en cartera y descontados.

w

Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer.

w

Detalle de los 10 principales acreedores.

w

Proyección de pagos de la próxima semana.

w

Saldos disponibles en bancos.

w

Monto de cheques emitidos y no entregados.

w

Monto pagado contra monto presupuestado.

w

Totales de intereses pagados por pago fuera de término.

w

Totales de descuentos obtenidos.

w

Saldo descubierto en Banco no utilizados.

w

Índice de liquidez (Disponibilidades vs. deuda a corto plazo).

Circuito general del Subsistema financiero

Pago

1. Recepción de la factura del proveedor. El sector Cuentas a pagar recibe la Factura del proveedor y procede a su verificación con el Remito (que debe estar conformado por Recepción), el Informe de recepción y la Orden de compra (viendo que la mercadería recibida coincida con el pedido realizado por la empresa).

2. Liquidación del pago. Cuentas a pagar, al vencimiento de las Facturas, procede a emitir la Orden de pago (mediante el cual se informa a Tesorería que prepare el pago correspondiente) y, de ser necesario, a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. La Orden de pago se

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emite por Triplicado: Original para Contaduría; duplicado para Tesorería; triplicado queda archivado en Cuentas a pagar.

3. Emisión del cheque. Tesorería, en función a la Orden de pago autorizada y la documentación respaldatoria, procede a emitir el Cheque correspondiente, indicando en la Orden de pago los datos del Cheque. Tesorería firma el cheque confeccionado y lo remite al responsable de controlarlo, que lo firma nuevamente, devolviéndolo autorizado a Tesorería.

4. Pago.

los

comprobantes de retención de impuestos. El proveedor emite y entrega el Recibo de pago pertinente.

valores

Tesorería

entrega

o

remite

los

al

proveedor

y,

de

corresponder,

5. Registración. En base a la orden de pago, Contaduría hace los registros del pago en las cuentas del proveedor y de caja.

Cobranza

1. Organización de la cobranza. El departamento de Cobranzas realiza, diariamente, el control de vencimientos de los derechos a cobrar. Sobre esta información confecciona una Lista de Cobranzas (detalla a los cobradores las cobranzas que deben gestionar); se emite por Original para el cobrador y duplicado para el Depto. de Cobranzas.

2. Cobro. El cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las Facturas y/o Documentos. Se asienta en la Lista de Cobranzas si se efectúo o no la cobranza. Se emite un Recibo (comprobante de que el cobro fue efectuado); se emite por cuadruplicado: Original para el cliente, duplicado para Tesorería, triplicado para Cobranzas y el cuadruplicado queda adherido al talonario del cobrador.

3. Rendición de la cobranza. Primero el cobrador debe asentar cómo se realizó el cobro (totalmente, de manera parcial o no se cobró). Luego, entregará los valores recibidos a Tesorería, donde un cajero procederá a verificar que los valores entregados por el cobrador coincidan con lo asentado en el listado. Si todo es correcto, se sella el listado como constancia de la recepción de los valores. Tesorería confeccionará posteriormente una Planilla de ingreso, indicando los ingresos habidos. El cobrador por su parte, rinde su gestión en Cobranzas.

4. Registración y control. Sobre la base del triplicado del recibo, Contaduría acredita el importe de la cuenta corriente del cliente. Actualiza las cuentas de los clientes y registra las planillas de ingreso o caja.

Autor: Jaki.-

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Subsistema de Administración de Personal

El subsistema de administración de personal (Recursos Humanos) comprende todas las actividades

necesarias para satisfacer los requerimientos de los distintos sectores de la organización en materia de

recursos humanos. Deberá ocuparse en primer lugar de identificar las necesidades de este recurso.

Se diferencia con el resto de los subsistemas al ser un apoyo para los mismos, de manera que administra

uno de los recursos necesarios para el desarrollo de todos ellos.

Alcance:

Los procesos dentro de este subsistema giran alrededor de las actividades de Incorporación

del recurso humano (reclutamiento, selección y adiestramiento), su administración (legajos,

remuneraciones y liquidación de haberes) y su mantenimiento dentro de la organización

(evaluación de desempeño y capacitación y desarrollo). El subsistema se inicia con la

necesidad referente a los recursos humanos, y finaliza cuando la necesidad se ve satisfecha.

Por ejemplo: Inicia con la necesidad de incorporar personal, pasando por la selección de

postulantes y entrevistas, finalizando con la incorporación de un nuevo agente.

Normas específicas de Control Interno

Separación de funciones: Deben estar las actividades de administración de legajos, el control de asistencia

del personal, liquidación de haberes y obligaciones previsionales, etc. Siendo cada una responsabilidad de

un departamento determinado.

Asignación de responsabilidades: Debe designarse una persona, previamente, como responsable de la

documentación referente al personal, para evitar usos indebidos.,

un legajo individual donde

consten todos los registros que certifican su incorporación a la organización, así como los exámenes que

Individualidad de legajos: Cada miembro de la organización debe tener

se le hayan practicado, tanto técnicos como médicos, la remuneración y beneficios otorgados, etc.

Información gerencial.

w

Cantidad de horas comunes y extras liquidadas y abonadas.

w

Porcentaje de ausentismos, enfermedades y accidentes.

w

Cantidad de ingresantes en el último mes.

w

Departamento que requirió más personal en el último año.

Autor: Jaki.-

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Circuito general del Subsistema de Administración de Personal

1. Reclutamiento del personal necesario. Surge en alguno de los sectores de la organización la necesidad de incorporar personal con determinadas características. Se lo informa a Administración de Personal, que arma el perfil de la oferta laboral, especificando los requisitos para ocupar el puesto vacante. A los candidatos presentados, se les hace entrega de una Solicitud de empleo, en la que deberán indicar sus antecedentes laborales y demás información requerida.

2. Selección. Se establece cuál de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar el puesto. Comprende el análisis de los antecedentes laborales y ambientales pedidos al postulante en su solicitud de empleo, hasta la entrevista y las evaluaciones (psicológica, técnica y física). Una vez efectuada la primera selección, se le entrega una Nómina de los postulantes que reúnes las condiciones necesarias al Responsable del sector que necesitaba personal, dejando a éste la decisión final, resolviéndose así la incorporación.

3. Adiestramiento o inducción. Tanto Personal, como el sector al cual ingresa el empleado, le inculcan a través de distintos métodos los valores y costumbres que hacen a la cultura de la organización, con el objetivo de “socializar” al individuo. Mientras, se va enseñándole las tareas respectivas a su puesto y demás información necesaria para el desarrollo de su trabajo.

Autor: Jaki.-