Resumen: Sistemas Administrativos. Gilli y colaboradores. Caps.

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Sistemas Administrativos

Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en función de ciertos fines. (Lardent, 1976) Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados. (Gilli, 1998)

Pautas de control interno
En el nivel técnico u operativo de la organización, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto, programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o, simplemente, hábitos; en los niveles de conducción, si consideramos sólo las decisiones no programadas, recurriríamos al criterio y la intuición del ejecutivo. Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de auditoría. Desde el punto de vista más amplio de la administración, Control interno es un Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: La eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información (exactitud y veracidad) y la protección del patrimonio.

Normas generales: w Separación de funciones: según esta norma, una operación se realiza con la intervención de varios sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno. w Asignación de responsabilidades: Las funciones de las distintas áreas y puestos de la organización, así como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas. w Niveles de autorización: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una operación según su tipo y monto.

Autor: Jaki.-

w Diseño de formularios. etc. w Integridad de la información: Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la información. Gilli y colaboradores. y la documentación de los traslados de donde surja de manera clara quién es el depositario. y agilicen su procesamiento.- . 4 .Resumen: Sistemas Administrativos.. sustracción. el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro. que aseguren la captación inmediata del dato. w Control de formularios y comprobantes: La prenumeración de los formularios y comprobantes permite su identificación precisa. son medidas para limitar los riesgos de pérdida. para ello se utilizan diferentes medios. archivos y registros: Los soportes de información tiene que ser diseñados de modo tal que presenten toda la información necesaria de manera clara y precisa y también la constancia del responsable interviniente. facilita el control de los emitidos y los anulados. Autor: Jaki. como la informática.10 w Seguridad en el manejo de activos: La centralización del manejo en una sola persona o sector. Caps.

procedimientos especiales para el despacho de mercadería a plaza. c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción. Requieren la autorización de los niveles de decisión más altos. el pedido puede originarse en distintos sectores de la empresa. Gilli y colaboradores. Iniciación del trámite de compras: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte del funcionario responsable. son susceptibles de presupuestación. d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero. esto es. Modalidades: a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser circunstancial. Caps. pudiéndose fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite superior. en la calidad adecuada y en el momento oportuno. al mínimo costo. Pero cuando se trata de servicios. etc. b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente.10 Subsistema de Abastecimiento Este subsistema se encarga de la obtención de recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos. comercialización o administración y que. que poseen ciertas particularidades como los seguros de cambios.- . por estar vinculados con la futura producción y comercialización. la gestión de compra puede ser clasificada junto a la fabricación y la distribución física como una actividad que contribuye a resultados. Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y la registración de los mismos. 4 . En el caso de los bienes.Resumen: Sistemas Administrativos. Alcance: Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento. derechos de importación. *Considerándose el análisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organización. Autor: Jaki. Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. transporte.

el lote óptimo de compra. Compras verifica las firmas autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos más Autor: Jaki. Detección de la necesidad de compra. 2. 5 principales proveedores por monto de compra. Inmovilización de artículos en stock. Ordenes de compra pendientes vencidas. Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido. Información gerencial. Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa. Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos recibidos y la confección de reportes escritos. Una vez determinados los niveles de inventario racionalmente más adecuados. Selección de proveedores y pedido de cotizaciones. Proyección de deuda por Órdenes de compra colocadas y pendientes de recepción. Caps. Cuentas a pagar por mercadería recibida. Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra. el responsable que la tomó debe intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.10 Obtención de un número determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones (requeridas cuando la compra supera determinados montos) se realizan por escrito. Gilli y colaboradores. Monto de compras real en contraste del presupuestado. w w w w w w w w w w Tiempo promedio de la gestión de compras. 4 . obligando a la organización. la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Cuando se llega al punto de pedido o stock mínimo. es decir. Prenumeración de formularios: Los formularios que trascienden a terceros. deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.- . Monto de compras comparativo de los últimos 12 meses. Circuito general del Subsistema de Abastecimiento 1. Ingreso de materiales en stock por tipo de producto. corresponde establecer considerando los costos asociados. el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al departamento de Compras) y se la envía al departamento respectivo. Solicitudes de compras de más de X días.Resumen: Sistemas Administrativos.

El Inf. El Pedido de cotización consiste en la solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de precios y demás condiciones a varios proveedores potenciales. de Recepción se emite por cuadruplicado: Original para Almacenes. Contabilización. o por separado. es conveniente la confección de una Planilla de análisis de cotizaciones. Cuando se realizan varias cotizaciones. El sector Contabilidad hará el registro de la mercadería ingresada. y cuadruplicado para Cuentas a pagar. 6.- . Adjudicación. Una vez contrastada con el triplicado de la Orden de Compra. verificando que coincida con el Remito y la mercadería entrante.10 afines al pedido y solicitarles cotización. Gilli y colaboradores. Sector donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el Original y copia del Remito del proveedor. Caps. 4 . Recepción. conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobación de calidad). 4. conformándose en éste último caso el duplicado del remito para el proveedor. duplicado para Compras. Aceptada la mercadería. 3. Colocación de la Orden de Compra. se indicará la adjudicación con la firma del funcionario responsable. Se suele emitir por cuadruplicado: Original para el proveedor. Autor: Jaki. o designación de la persona que cumplirá tal función. se emite un Informe de Recepción (este formulario permite que el sector de Contabilidad tenga la certeza de que la mercadería ingresó. duplicado para Compras. conforme a lo indicado en la Orden de compra y el Informe de recepción. Requiere el establecimiento de los parámetros para la evaluación de ofertas. triplicado para Contaduría y cuadruplicado queda archivado en Recepción. se rechaza o acepta. 5.Resumen: Sistemas Administrativos. triplicado para Recepción. en la misma planilla. La adjudicación se formaliza con la emisión de la Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los materiales especificados en la misma).

Autor: Jaki. y el personal que trabaja en él es poco calificado. d) Producción por proyectos: Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que. Cada una de las partes tiene un proceso productivo particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej. a un momento dado. Gilli y colaboradores. a producir productos estandarizados. Modalidades: a) Producción continua: En general. El producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y homogéneo. Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante que se efectúen recuentos periódicos de las existencias con la finalidad de ajustar o conciliar. se trata de obras de considerable magnitud. teñido. bajo volumen y productos a medida. tiene una identidad propia. b) Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que se ensamblan para lograr un artículo final. confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre sí a través de múltiples interrelaciones de precedencia y su duración suele prolongarse en el tiempo. y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos. 4 . su entrega a Almacenes y su contabilización.- . en general. etc.: Estampado. fresado. Se caracteriza por actividades de corta duración.10 Subsistema de Conversión (Producción) El Subsistema de producción se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para la fabricación de productos. Alcance: El subsistema de producción abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado. los registros contables y ficheros extracontables con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario. analizados y autorizados por el responsable. Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar válidamente justificados.) c) Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas industrias en las que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado. Normas específicas de Control Interno Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados: Es recomendable que el control de las existencia de bienes de cambio se realice mediante el registro permanente de las mismas. Caps.Resumen: Sistemas Administrativos.

el cuadruplicado se archiva en el sector que emitió el pedido. Se emite un Parte diario de producción (donde constan las cantidades y las características de los productos terminados hasta el momento) por cuadruplicado: Original para Costos. luego de analizar las necesidades de materias primas. Caps. Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe estar amparado por un comprobante (“Informe de recepción” para las entradas y un “Vale de salida” para la mercadería saliente) Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o stocks mínimos de reposición. Autor: Jaki. Rotación de inventarios. Horas trabajadas por centros de costos. Costos reales contra costos estándares. la lista de productos que se han de fabricar. Valuación o costo total histórico de la producción del período. Contratación de seguros eficientes: Es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros mediante la contratación de seguros para los bienes de cambio. como la fijación de lotes óptimos de producción. El departamento de Planeamiento y Control de la producción confecciona un Plan de producción que debe contemplar el máximo que pueda obtenerse en ese período. solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de materiales. Comprende el control cuantitativo de la producción. Informe de calidad (porcentaje de productos rechazados). Horas de mantenimiento reales contra las horas presupuestadas. duplicado para Almacenes. Planeamiento y programación de la producción. Seguimiento.10 Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los bienes en existencia debe recaer sobre una sola persona a quién se le deberán asegurar todas las facilidades de control. 3. Circuito general del Subsistema de Abastecimiento 1. triplicado para Contabilidad. duplicado para Planeamiento y Control de la producción. triplicado para Contabilidad y el cuadruplicado se archiva en el sector. que se emite por cuadruplicado: Original para Costos. es decir.- . la cantidad de cada uno de los productos a fabricar. Fabricación. Consumos reales contra consumos presupuestados de insumos. Información gerencial. emite la Orden de producción. el control del avance de las actividades productivas. Luego. Los distintos sectores productivos. w w w w w w w w Producción en unidades por tipo de producto. Gilli y colaboradores. triplicado para Costos. 4 . que indica la discriminación de la materia prima a utilizar presupuestadas. Suele emitirse en Triplicado: Original para Fabricación. 2. duplicado para Almacenes.Resumen: Sistemas Administrativos.

la mercadería se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte de producción donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva. Finalizado el control de calidad.10 4. Entrega de productos terminados a Almacenes.Resumen: Sistemas Administrativos. 5. Comprende el control cualitativo de la producción. Se procede luego a la Contabilidad de la mercadería ingresada en el stock. puede registrarse la conformidad en el mismo Parte de producción si prevé un espacio para la misma. Autor: Jaki. Caps.- . en base a las especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. Gilli y colaboradores. se emite el Parte de control de calidad. o bien. Control de calidad. En algunas organizaciones. 4 .

) como Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas de los clientes.) d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categoría en base. entre las actividades que producen resultados. hasta la entrega del bien o la prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa. Caps. Éstas últimas tienen características propias por estar sujetas a las reglamentaciones específicas.Resumen: Sistemas Administrativos. etc. etc. Autor: Jaki. c) Según las condiciones de pago convenidas: Ventas al contado o Ventas a crédito (pudiéndose desglosar en Ventas por cuenta corriente. despacho aduanero. *Drucker consideró las ventas y todas las actividades relacionadas con la comercialización actividades que aportan directamente ingresos. Alcance: El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido. Gilli y colaboradores. la facturación. a las condiciones de entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios. consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios. 4 . Ventas por corredores (vendedores de la empresa visitan directamente al cliente o a potenciales adquirientes) y Ventas por teléfono o correo (el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la operación). para evitar que la persona que realiza las operaciones de ventas intervenga también en el circuito de control. derechos de exportación. por ejemplo. etc. según se trate de la venta a una empresa que actuará como intermediaria o distribuidora o de venta al público en general. b) Según la recepción del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en salón (cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de ventas).10 Subsistemas de Venta El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores. También podríamos distinguir ventas mayoristas de minoristas. Hoy en día. intermediación bancaria. con tarjeta de crédito. internet presenta otra posibilidad de recepción. cuotas con o sin garantía. Modalidades: a) Según las características del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones. con pagarés.- . pasando por el control de pedidos y crédito.

El vendedor emite. Los ejemplares de los documentos anulados deben conservarse todos juntos. Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente. en montos determinados. w w w w w w w w w w Monto de ventas real en comparación con las ventas presupuestadas. una Nota de Pedido (que es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de calidad y precio solicitados por el cliente. Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones necesarias según su nivel jerárquico. Autor: Jaki. Movimiento de bienes: La circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe.Resumen: Sistemas Administrativos. Notas de pedido pendientes de entrega.10 Aprobación de la venta: Fijar políticas (por escrito) de condiciones de venta. siendo específico del responsable de créditos la aprobación de la venta. realizar comprobaciones selectivas sobre cálculos y precios. Control de facturación: Un sector ajeno a los intervinientes (generalmente Contaduría) debe hacer un control cruzado de remitos y facturas y. duplicado y triplicado quedan en la empresa. Otro aspecto a considerar es la cobertura por riesgo de traslado de la mercadería fuera de la empresa. Aunque. Documentación: Las notas de pedido. a utilizar por los responsables de cada área.- . Listado de los 10 créditos más importantes y condiciones en que fueron otorgados. Los 5 principales clientes por monto facturado. otorgamiento de créditos. Gilli y colaboradores. Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega. según el historial crediticio del cliente. Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor. Recepción del pedido. a su vez. determinación de precios. Circuito general del Subsistema de Ventas 1. entonces. cuadruplicado para el archivo del vendedor). remitos y facturas deben estar pre-numeradas para archivarse por orden numérico. Monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses. puede delegarse la responsabilidad en el vendedor de aplicar dichas bonificaciones. Totales de ventas del mes por tipo de producto. Información gerencial. Caps. Suele emitirse por cuadruplicado: Original para el Cliente. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organización. Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el último mes. 4 .

al encargado del transporte le permite organizar y controlar las entregas y. Facturación. 4 . este paso se realizará antes o después del regreso del remito conformado. Registración. Comprende el proceso diario de asientos contables de las operaciones efectuadas y la actualización de la Cuenta corriente del cliente. procede a confeccionar las Facturas (comprobante de venta.10 2. determinando el otorgamiento o no del crédito al cliente según su historial. El departamento de Créditos recibe la Nota de pedido. El remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta. Dependiendo que la Factura acompañe la entrega de mercadería/servicio o no. Gilli y colaboradores. es la prueba de haber entregado lo vendido. Caps. Se elabora el Remito a Expedición (remito: comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador). Tiene lugar cuando el cliente solicita la mercadería/servicio por esta modalidad de pago. Almacenes recibe la Nota de pedido. Sirve de base para registrar contablemente la venta o actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente) que luego serán enviadas al cliente. a partir de la copia del remito. El departamento de Expedición recibe las mercaderías a entregar junto con el remito correspondiente. 4. Puede utilizar un formulario denominado Hoja de Ruta (donde se expresa el recorrido y el medio de transporte) 5. Autor: Jaki. El sector de facturación. a una vez conformado. porque le permite a la Organización controlar las salidas de mercaderías del almacén. procediendo a efectuar la entrega a los clientes. o directamente contaduría.Resumen: Sistemas Administrativos. Despacho.- . Aprobación del crédito. controlando si hay existencias en stock para el pedido. Preparación del pedido. 3. 6.

Pago de sueldos y jornales. los valores que tienen origen en las Autor: Jaki. 4 . Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será la responsable de la custodia y el manejo de fondos. El proceso de Cobranzas comprende todas las actividades necesarias para obtener la cancelación de los créditos otorgados por la venta de bienes y/o servicios que produce la organización. Pago a un cobrador. Pago a repartidores. Alcance: El subsistema financiero comienza con la generación de una obligación a pagar (por la compra de algún bien o servicio) o un derecho a cobrar (con la generación de una factura). Por lo tanto. b) Según el sistema de pagos: Se pueden distinguir los Pagos en sede del acreedor.Resumen: Sistemas Administrativos. Dichos créditos deben encontrarse en situación de exigibilidad de acuerdo con las condiciones de venta pactadas con el cliente. Cobranzas a través de un banco. Está conformado por los procesos de Pagos y Cobranzas.- . Gilli y colaboradores.10 Subsistema Financiero El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización. Descuesto de documentos. Cobranza por correspondencia. Cobro de exportaciones. Pasando por el seguimiento de las cuentas a cobrar y pagar. Cobranza por repartidores o prestadores del servicio. Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la registración. terminando cuando se cancelan las cuentas pendientes. Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los provenientes de cobranzas estén separados de los destinados a pagos. Pago por correspondencia. Modalidades: a) Según el sistema de cobranza: Se pueden distinguir las Cobranzas en Caja. Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica. Caps. El proceso de Pagos comprende todas las actividades necesarias para la cancelación de las obligaciones contraídas por la compra de los recursos materiales para la producción de los bienes y/o servicios que desarrolla la organización. Cobranza por cobradores. Pago a través de un Banco.

firmados por dos responsables de la organización. encuadernados en talonarios y prenumerados). quien prepara la liquidación de haberes y quién efectúa el pago. Contabilización de las operaciones: El personal que maneja fondos debe rotar periódicamente. w Rendición diaria de la cobranza: Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o. w Pagos de sueldos y jornales: Cuando se trate de un pago de sueldos de la empresa es importante que exista una separación de tareas entre quien controla las asistencias. efectuándose los pagos con cheques contra la misma cuenta. Conciliación bancaria: Elemento de control que tiene en cuenta que las cobranzas tienen que ser depositadas en su totalidad en una cuenta determinada. Gilli y colaboradores. Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de la registración contable. w Control sobre los valores recibidos: Comprende el control de cheques. Respecto al proceso de Pagos individualmente. la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da origen a la obligación. en su defecto. las transferencias de dinero o valores deben respaldarse Autor: Jaki. w Apertura de correspondencia: La correspondencia por seguridad de los valores e información recibida. restringiendo su uso a través de indicaciones al dorso. de manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema. depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de las mismas. w Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los pagos menores en efectivo.10 cobranzas se depositarán en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuarán mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria. Caps. se deben tener en cuenta: w Uso del cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque.Resumen: Sistemas Administrativos. 4 .- . El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a la Tesorería. estará a cargo de una persona responsable y su reposición se efectuará periódicamente mediante la emisión de un cheque previa presentación de los comprobantes que respalden los pagos efectuados. se deben tener en cuenta: w Control de recibos: Los recibos (constancia otorgada por los valores percibidos. w Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: Al emitirse el cheque. Respecto al proceso de Cobranzas individualmente. debe ser abierta por un funcionario responsable o su secretaria.

Recepción de la factura del proveedor. Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas. Saldo descubierto en Banco no utilizados. Gilli y colaboradores. Cuentas a pagar. Monto de cheques emitidos y no entregados. la concesión de este tipo de descuentos debe estar autorizada por un funcionario que pueda hacer uso de esta atribución.- . al vencimiento de las Facturas. Índice de liquidez (Disponibilidades vs. debe realizarse entre la menor cantidad de sectores posibles para facilitar el seguimiento.10 mediante un comprobante que permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y. w Concesión de descuentos por pronto pago: Con el objeto de evitar posibles fraudes que pudieran cometerse mediante el ingreso a la empresa de importes inferiores a los realmente cobrados. justificando la diferencia con un descuento concedido. detallando los medios de cobro utilizados. además. 2. Monto pagado contra monto presupuestado. La Orden de pago se Autor: Jaki. Circuito general del Subsistema financiero Pago 1. Listado de los principales deudores con sus saldos. procede a emitir la Orden de pago (mediante el cual se informa a Tesorería que prepare el pago correspondiente) y. Saldos disponibles en bancos.Resumen: Sistemas Administrativos. Cuadro comparativo de cobranzas reales y presupuestadas. Proyección de pagos de la próxima semana. de ser necesario. w w w w w w w w w w w w w w w w w w Resumen del total de cobranzas realizadas. El sector Cuentas a pagar recibe la Factura del proveedor y procede a su verificación con el Remito (que debe estar conformado por Recepción). Totales de documentos en cartera y descontados. Liquidación del pago. deuda a corto plazo). a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. Totales de descuentos concedidos. Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentación de las mismas. Totales de intereses pagados por pago fuera de término. Información gerencial. 4 . Totales de descuentos obtenidos. Detalle de los 10 principales acreedores. Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer. Caps. Cuadro de evolución de cobranzas. el Informe de recepción y la Orden de compra (viendo que la mercadería recibida coincida con el pedido realizado por la empresa).

Tesorería confeccionará posteriormente una Planilla de ingreso. 2. 4. 3. el control de vencimientos de los derechos a cobrar. diariamente. Tesorería. Registración y control. 5. Pago. que lo firma nuevamente. Emisión del cheque. El proveedor emite y entrega el Recibo de pago pertinente. se emite por Original para el cobrador y duplicado para el Depto.- . El cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las Facturas y/o Documentos. Gilli y colaboradores. indicando en la Orden de pago los datos del Cheque. donde un cajero procederá a verificar que los valores entregados por el cobrador coincidan con lo asentado en el listado. Organización de la cobranza. Luego. en función a la Orden de pago autorizada y la documentación respaldatoria. duplicado para Tesorería. Rendición de la cobranza. indicando los ingresos habidos. Se emite un Recibo (comprobante de que el cobro fue efectuado). los comprobantes de retención de impuestos. Cobro. Si todo es correcto. duplicado para Tesorería. El departamento de Cobranzas realiza.10 emite por Triplicado: Original para Contaduría. Primero el cobrador debe asentar cómo se realizó el cobro (totalmente. 4 . se sella el listado como constancia de la recepción de los valores. Tesorería firma el cheque confeccionado y lo remite al responsable de controlarlo. triplicado para Cobranzas y el cuadruplicado queda adherido al talonario del cobrador. procede a emitir el Cheque correspondiente. de manera parcial o no se cobró). Cobranza 1. 4. Registración. entregará los valores recibidos a Tesorería. Sobre la base del triplicado del recibo. Se asienta en la Lista de Cobranzas si se efectúo o no la cobranza. Sobre esta información confecciona una Lista de Cobranzas (detalla a los cobradores las cobranzas que deben gestionar). Autor: Jaki. devolviéndolo autorizado a Tesorería. Caps. El cobrador por su parte. 3. En base a la orden de pago. se emite por cuadruplicado: Original para el cliente. triplicado queda archivado en Cuentas a pagar.Resumen: Sistemas Administrativos. de corresponder. rinde su gestión en Cobranzas. Contaduría hace los registros del pago en las cuentas del proveedor y de caja. de Cobranzas. Contaduría acredita el importe de la cuenta corriente del cliente. Actualiza las cuentas de los clientes y registra las planillas de ingreso o caja. Tesorería entrega o remite los valores al proveedor y.

y finaliza cuando la necesidad se ve satisfecha. Alcance: Los procesos dentro de este subsistema giran alrededor de las actividades de Incorporación del recurso humano (reclutamiento. la remuneración y beneficios otorgados. Se diferencia con el resto de los subsistemas al ser un apoyo para los mismos. Normas específicas de Control Interno Separación de funciones: Deben estar las actividades de administración de legajos. Porcentaje de ausentismos. Por ejemplo: Inicia con la necesidad de incorporar personal. para evitar usos indebidos.Resumen: Sistemas Administrativos. Caps. liquidación de haberes y obligaciones previsionales. etc. su administración (legajos. Siendo cada una responsabilidad de un departamento determinado. Departamento que requirió más personal en el último año. finalizando con la incorporación de un nuevo agente.10 Subsistema de Administración de Personal El subsistema de administración de personal (Recursos Humanos) comprende todas las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos de los distintos sectores de la organización en materia de recursos humanos. remuneraciones y liquidación de haberes) y su mantenimiento dentro de la organización (evaluación de desempeño y capacitación y desarrollo). Asignación de responsabilidades: Debe designarse una persona. Individualidad de legajos: Cada miembro de la organización debe tener un legajo individual donde consten todos los registros que certifican su incorporación a la organización. Deberá ocuparse en primer lugar de identificar las necesidades de este recurso.. de manera que administra uno de los recursos necesarios para el desarrollo de todos ellos. Información gerencial. el control de asistencia del personal. etc. así como los exámenes que se le hayan practicado.- . w w w w Cantidad de horas comunes y extras liquidadas y abonadas. 4 . enfermedades y accidentes. pasando por la selección de postulantes y entrevistas. Cantidad de ingresantes en el último mes. Gilli y colaboradores. como responsable de la documentación referente al personal. previamente. Autor: Jaki. El subsistema se inicia con la necesidad referente a los recursos humanos. selección y adiestramiento). tanto técnicos como médicos.

- . se va enseñándole las tareas respectivas a su puesto y demás información necesaria para el desarrollo de su trabajo. hasta la entrevista y las evaluaciones (psicológica. Una vez efectuada la primera selección. que arma el perfil de la oferta laboral. en la que deberán indicar sus antecedentes laborales y demás información requerida. especificando los requisitos para ocupar el puesto vacante.Resumen: Sistemas Administrativos. Caps. Se lo informa a Administración de Personal. como el sector al cual ingresa el empleado. Reclutamiento del personal necesario. técnica y física). Gilli y colaboradores. 4 . se le entrega una Nómina de los postulantes que reúnes las condiciones necesarias al Responsable del sector que necesitaba personal. Se establece cuál de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar el puesto. con el objetivo de “socializar” al individuo. le inculcan a través de distintos métodos los valores y costumbres que hacen a la cultura de la organización. 3. se les hace entrega de una Solicitud de empleo. 2. Comprende el análisis de los antecedentes laborales y ambientales pedidos al postulante en su solicitud de empleo. resolviéndose así la incorporación.10 Circuito general del Subsistema de Administración de Personal 1. Autor: Jaki. dejando a éste la decisión final. Mientras. Surge en alguno de los sectores de la organización la necesidad de incorporar personal con determinadas características. Selección. Tanto Personal. Adiestramiento o inducción. A los candidatos presentados.

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