TEMA IV

Que son Cuentas y Documentos por Cobrar:

Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene
una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión
de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Clasificaciones de las cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: está compuesto de los montos que acuerdan los
clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta.

Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los
funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a
créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su
salario.

Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales
como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o
perdidas entre otros.

Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo

corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo
más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo
normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de
doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es
decir en el de otros activos.

XXXXX S.A

Balance General parcial

Al 1ro de Dic 20XX

(Valor en RD$)

ACTIVOS:

Activos Corrientes:

Efectivo en Caja y Banco 75,000.00

Cuentas por Cobrar 57,000.00

Cuentas Incobrables:

Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo
cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe
contabilizarse como un gasto.

Balance General parcial

Al 1ro de Dic 20XX

(Valor en RD$)

ACTIVOS:

Corrientes:

Efectivo en Caja y Banco 75,000.00

Cuentas por Cobrar 880,000.00

Menos:

Prov. Cta. Incobrables 71,000.00 808,000.00

Total Activos Corrientes: 883,000.00

Documentos por Cobrar:

Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter
legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare.

Los Documentos por cobrar legalmente está amparada por documentos

negociables entre lo que tenemos:

El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha
estipulada futura.

La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento

no tiene carácter legal, más bien están garantizado por la moral y confianza de la
entidad emisora.

Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:

Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360)

Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta
“Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar
estos, con una tasa de interés y la fecha de vencimiento.

Documentos por Cobrar descontado:

Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos
por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a
veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente
al plazo no expirado.

Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para

el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago.
Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los
documentos por cobrar.
Cuentas por Pagar:

       Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de
activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

       Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por
Pagar a Largo plazo.

       Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos
por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por
cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago
de moras o indemnizaciones.

       Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Cuentas  por Pagar

Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del

pago y de firma del cheque para su liquidación.

Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago

según controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque
o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas
por Pagar Diversas  y  no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el
Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos  se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los

Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por

deudores.

Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores

(proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de

estas cuentas).

Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a
su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para
determinar las envejecidas(más de  días).
Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así
como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las

operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente
de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en
cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.

Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente

los que exceden de un año.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,

etc).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

La facturación

Cuando se cierra una venta es necesario emitir la documentación que respalde la

operación comercial, ya sea para cumplir con los requerimientos fiscales
establecidos, como también para apoyar la gestión y seguimiento de las ventas,
actualizar los inventarios, generar información para los procesos de cobranzas, y
proporcionar los documentos necesarios para llevar adelante las tareas contables
y financieras de la empresa.

Las normas impositivas

La forma en la cual se confecciona y se emite cada factura o boleta de compras
debe realizarse teniendo presente no solamente los requerimientos administrativos
y de gestión de la empresa, sino también poniendo mucha atención al
cumplimiento de todas las normas impositivas.

Si bien los organismos tributarios de cada país poseen publicada todas las normas
que la empresa debe cumplir, es sumamente recomendable para este proceso
que la empresa se encuentre debidamente asesorada por un profesional en la
materia.

Cualquier detalle que se omita o procedimiento que se realice incorrectamente en

la emisión de la documentación de las ventas podría afectar seriamente a la
empresa, ya que esta todas las infracciones por menores que pueden ser objeto
de sanciones y multas que pueden poner en riesgo las finanzas y el futuro de la
empresa.

Compras:

En contabilidad es utilizada para definir la función compras de una empresa. Es el

sector encargado de negociar con los proveedores con el objetivo de conseguir los
recursos necesarios.

También es una cuenta de movimiento utilizada por la contabilidad cuando la

empresa utiliza el método global de contabilización en las compras de
mercaderías

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y

presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

 Número de orden de compra
 Nombre y dirección del proveedor
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
 Términos de entrega y de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Número de catálogo
 Descripción
 Precio unitario y total
 Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
 Firma autorizada