EVIDENCIA # 3

Desarrollo Actividad 2 : Paralelo Clases De

Documentos

LEIDY GOMEZ
CAÑAS FICHA
2705761
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y

conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte
físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar.

También Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc. Se considera que el
documento por su estructuración, es a la vez un medio de comunicación, información y conocimiento, de manera que su
principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden
identificar y resumir dos clases de documentos.
 DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Toda la información generada, enviada,
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la
recibida, almacenada o acumulada por medio
información producida o recibida por una entidad pública
electrónico. También se encuentran
o privada, en razón de sus actividades o funciones.
documentos electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante todo el ciclo vital
documental, como son los archivos: de
gestión, central e histórico.
or unaorganización pública o privada,
CLASE DE DOCUMENTO DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES

r parte a suvez del archivo de gestión, archivo

Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce como
documento de archivo, el registro de información producida
o recibida por una organización pública o privada, en razón
Son el conjunto
documentos que se usan
de manera frecuente por la
de Pueden hacer parte
de ellos
documentos
los
Comparten los
mismos objetivos, los
cuales son el

o como el conjunto dedocumentos

de sus funciones y/o actividades. También podemos decir organización emisora y/o electrónicos, pero mantener y preservar
que el documento de archivo se refiere al resultado de una receptora y por las también hacen parte la información de
acción y es definido por distintos autores como aquel que el entidades públicas, los documentos manera organizada y
producido y/o recibido por institución o individuo durante la privadas y/o personas textuales que se preservada. En
trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento naturales interesadas. trasmiten a través de ambos casos se

ona física o jurídica de modoinvoluntario,

DOCUMENTO DE ARCHIVO de sus objetivos y conservado como prueba e información, medios magnéticos o debe contar con el
es decir, su finalidad es cumplir con alguna gestión. Los evidencias físicas. El personal idóneo para
Documentos de Archivo nacen debido a los procesos valor documental se su manipulación al
administrativos. Esto ocurre porque los autores de dichos determina de acuerdo igual que con los

o apoyo, de suactividad de la que

procesos han de justificar documentalmente sus a su autenticidad y el equipos para su
decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la contenido de los mantenimiento. El
oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia documentos debe proceso de
del procedimiento seguido. Parte importante de los permanecer con sus clasificación
documentos de archivo son sus valores documentales soportes, esto permite documental se

que se conservan ytransmiten también

mismos que tienen una estrecha relación con la teoría del que se mantenga la desarrolla de igual
ciclo vital, estos valores denominados primarios y integridad de la forma para ambos
secundarios se deben identificar durante una valoración información que tipos. Se deben
documental que se da en el archivo de concentración. reposa en el realizar archivos

 conservaciónpermanente tras efectuar una

documento. para su clasificación.

ción de las series,con medidas de

DOCUMENTO ELECTRÓNICO
 Se conoce como documento electrónico, el Su diseño y creación Puede ser que no todo documento Comparten los
conjunto de la información generada, se realiza, en la electrónico se convierta en un mismos objetivos, los
enviada, recibida, almacenada o acumulado mayoría de los documento de archivo, además que cuales son el
por una organización pública o privada, por casos para ser no son físicos, si no que se hacen mantener y preservar
medio magnético, los cuales pueden hacer interpretados visual, visibles u oídos a través de la información de
parte a su vez del archivo de gestión, archivo auditiva e incluso herramientas como pantallas manera organizada y
DOCUMENTO ELECTRÓNICO central o archivo histórico. Debe ser manualmente y (computadores, Tablet, iPhone, tv) o preservada. En
entendido como el conjunto de documentos como reflejo y/o de audio (grabadoras, celulares, ambos casos se
producidos, recibidos o reunidos por una prueba de lo computadores, entre otros). Su debe contar con el
persona física o jurídica de modo plasmado de contenido solo puede ser leído personal idóneo para
involuntario, natural y espontáneo En el manera escrita. mediante un dispositivo electrónico, su manipulación al
transcurso, y como apoyo, de su actividad de ya sea iPad, ordenador o móvil. Su igual que con los
la que es testimonio, haciendo uso de la autenticidad depende del hardware equipos para su
electrónica, que se conservan y transmiten o software utilizado para su mantenimiento. El
también mediante medios electrónicos en creación, además que solo se proceso de
depósitos de conservación permanente tras podrá mantener si se conserva en clasificación
efectuar una selección a partir de la su estructura original. documental se
identificación y valoración de las series, con desarrolla de igual
medidas de autentificación y de preservación forma para ambos
adecuadas y con una organización tipos. Se deben
respetuosa con su modo de producción, con realizar archivos
el fin de garantizar su valor informativo, legal para su clasificación.
y cultural así como de permitir su acceso y
uso también mediante las tecnologías de la
información.