Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos

Curso. Administración documental en el entorno laboral

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o
escrito que ilustra a cerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito
que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior
definición, también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran des grupos: En
primer lugar, encontramos los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y
en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que
utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Por otra parte
tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y
administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e
integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en
cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que
los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina ,como soporte físico de
una gestión determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son
considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman
el patrimonio histórico documental del país.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y
la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes
rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una
entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico
toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su
acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e
histórico.
CLASE DEFINICIÓN USO DIFERENCI
DE A
DOCUM
ENTOS

Según el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, se conoce como Son el conjunto Pueden hacer
documento de archivo, el registro de información producida o De documentos parte de ellos
recibida por una organización pública o privada, en razón de que se usan de los documentos
sus funciones y/o actividades. manera electrónicos,
También podemos decir que el documento de archivo se frecuente por pero también
refiere al resultado de una acción y la organización hacen parte los
es definido por distintos autores como aquel que el producido emisora y/o documentos
y/o recibido por institución o individuo durante la trayectoria receptora y por textuales que se
de su comisión o actividad para el cumplimiento de sus las entidades trasmiten a
objetivos y conservado como prueba e información, es decir, públicas, través de medios
su finalidad es cumplir con alguna gestión. privadas y/o magnéticos o
Los Documentos de Archivo nacen debido a los procesos personas evidencias
administrativos. Esto ocurre porque los autores de dichos naturales físicas. El valor
procesos han de justificar interesadas documental se
documentalmente sus decisiones, expresando el cumplimiento determina de
de la ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y acuerdo a su
coherencia del procedimiento seguido. autenticidad y el
DOCUME Parte importante de los documentos de archivo son sus contenido de los
NTO valores documentales mismos que tienen una estrecha relación documentos
DE con la teoría del ciclo vital, estos valores denominados debe
ARCHIVO primarios permanecer con
y secundarios se deben identificar durante una valoración sus soportes,
documental que se da en el archivo de concentración esto permite que
se mantenga la
integridad dela
información que
reposa en el
documento

DOCUME
NTOELEC
TRÓNICO