SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL:

TEMA: “DOCUMENTO "PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

INSTRUCTORA: GUISELL ELVIRA BONILLA DE LA CRUZ

Aprendiz:
JAVIER JOSE GUEVARA GARCIA

Ficha:
2584327
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS.

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta,

diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.
También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados
para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los
documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos
los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo
lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que
utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Por
otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución
jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la
continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su
planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y
los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde
que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada
hasta que son depositados en los archivos históricos donde son considerados,
además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el
patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS.
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos

Curso. Administración documental en el entorno laboral

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta,

diploma o escrito que ilustra
acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que
presenta datos susceptibles de
ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición, también
encontramos que los documentos
se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos los
documentos textuales, los cuales son
los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no
textuales, que son aquellos
que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.
Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la
evolución jurídica y administrativa
de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e
integración de todos sus procesos
que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación
entre los históricos y los
administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que
se producen en la oficina ,
como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los
archivos históricos donde
son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la
investigación y conforman el patrimonio
histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y
conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte
físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca
de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir
dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histór
CLASES DE DOCUMENTOS.

DOCUMENTO DE ARCHIVO.

DEFINICIÓN.
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce como documento de archivo,
el registro de información producida o recibida por una organización pública o
privada, en razón de sus funciones y/o actividades. También podemos decir que
el documento de archivo se refiere al resultado de una acción y es definido por
distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o
individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento de
sus objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es
cumplir con alguna gestión. Los Documentos de Archivo nacen debido a los
procesos administrativos. Esto ocurre porque los autores de dichos procesos han
de justificar documentalmente sus decisiones, expresando el cumplimiento de la
ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia del procedimiento
seguido. Parte importante de los documentos de archivo son sus valores
documentales mismos que tienen una estrecha relación con la teoría del ciclo vital,
estos valores denominados primarios y secundarios se deben identificar durante
una valoración documental que se da en el archivo de concentración.
USO.
Son el conjunto de documentos que se usan de manera frecuente por la
organización emisora y/o receptora y por las entidades públicas, privadas o
personas naturales interesadas.
DIFERENCIA.
Pueden hacer parte de ellos los documentos electrónicos, pero también hacen
parte los documentos textuales que se trasmiten a través de medios magnéticos o
evidencias fisicas.El valor documental se determina de acuerdo a su autenticidad y
el contenido de los documentos debe permanecer con sus soportes, esto permite
que se mantenga la integridad de la información que reposa en el documento.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO.

DEFINICIÓN.
Se conoce como documento electrónico, el conjunto de la información generada,
enviada, recibida, almacenada o acumulado por una organización pública o
privada, por medio magnético, los cuales pueden hacer parte a su vez del archivo
de gestión, archivo central o archivo histórico. Debe ser entendido como el
conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o
jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo. En el transcurso, y como
apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que
se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de
conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y
valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación
adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el
fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su
acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
USO.
Su diseño y creación se realiza, en la mayoría de los casos para ser interpretados
visual, auditiva e incluso manualmente y como reflejo y/o prueba de lo plasmado
de manera escrita.
DIFERENCIA.
Puede ser que no todo documento electrónico se convierta en un documento de
archivo, además que no son físicos, si no que se hacen visibles u oídos a través
de herramientas como pantallas (computadores, Tablet, iPhone, tv) o de audio
(grabadoras, celulares, computadores, entre otros). Su contenido solo puede ser
leído mediante un dispositivo electrónico, ya sea iPad, ordenador o móvil. Su
autenticidad depende del hardware o software utilizado para su creación, además
que solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.
SEMEJANZA.
Comparten los mismos objetivos, los cuales son el mantener y preservar la
información de manera organizada y preservada. En ambos casos se debe contar
con el personal idóneo para su manipulación al igual que con los equipos para su
mantenimiento. El proceso de clasificación documental se desarrolla de igual
forma para ambos tipos. Se deben realizar archivos para su clasificación.