“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS.

APRENDIZ
EDGARDO ENRIQUE ESPINOZA ESPINOZA
Ficha: 2565780

INSTRUCTOR
ELIANA MAYID TAFUR SUAREZ

SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
JUNIO DE 2022
 “Paralelo Clases de Documentos”

CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Son los determinados por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones. Los documentos de archivo y los electrónicos son
un testimonio material que se constituye en soporte y fuente para la
gestión administrativa de las entidades que lo generan, por lo cual se
procura su conservación y almacenamiento adecuado para facilitar su
búsqueda o consulta.
Los documentos de archivo son todos aquellos que se encuentran en forma
física, los cuales se encuentran archivados dentro de carpetas.

DOCUMENTO ELECTRONICO:

Es toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por

medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como
son los archivos: de gestión, central e histórico. Los documentos
electrónicos permiten un fácil acceso a la información y están conservados
en discos duros o dentro de computadores protegidos por software de
seguridad
CLASE DE DIFERENCIA USO SIMILITUDES
DOCUMENTO

Comparten
El contenido Es una
es constatación
inseparable que permite
comprobar el

los
de su medio o
desarrollo de
soporte
Documento una actuación
Su valor administrativa
de archivo probatorio se
mide por las
características
Nos permite
comunicación
a otros
mismos
de
autenticidad
entre ellas la
órganos
unidades de la
administración
o
objetivos,
firma
El registro
está acogido
a terceros
interesados,
ya que estas
los
cuales son
personas
en un medio jurídicas
cuya públicas y

el
información privadas o
se hace personas
accesible a naturales

mantener y
través de
símbolos
implícitos en
él.
preservar
la
información
de
manera
organizada
y
preservada.
Comparten
los
mismos
objetivos,
los
cuales son
el
mantener y
preservar
la
información
de
manera
organizada
y
preservada.
Comparte los mismos objetivos, los
cuales son el de mantener y
preservar la información de manera
organizada y preservada.
 En ambos casos se debe tener
personal idóneo para su
manipulación al igual que los
equipos para su mantenimiento.
Su contenido Controla el El proceso de clasificación
puede ser acceso a la documental se desarrolla igual
separado de forma para ambos.
información
su soporte
original para por niveles
Se deben realizar archivos para
ser de seguridad
transferido a su clasificación.
Documento y
otros
electrónico conservación
Recoge
información a largo plazo
en un medio Permite fácil
cuyos acceso a la
símbolos información
Pueden ser
leídos por un
ordenador