PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE CONCEPTO USO DIFERENCIAS SIMILITUDES

DOCUMENTO
DOCUMENTO De acuerdo con el Se trata Esto puede incluir
DE ARCHIVO artículo 3 de la Ley de documentos
594 de 2000, un document electrónicos, pero
documento de os también incluye
archivo es un comúnme documentos de texto
registro de nte transmitidos a través
información utilizados de medios
producido o por magnéticos o
recibido por una organismo pruebas físicas. El
organización s valor de un
pública o privada emisores documento está
como resultado de y/o determinado por su
sus funciones y/o receptores autenticidad, y el
actividades. Los , así como contenido del 1. Comparten el
documentos de organismo documento debe mismo objetivo de
archivo también se s públicos permanecer en el mantener y almacenar
refieren a los y privados portador para información de
resultados de las y/o preservar la manera organizada y
acciones y se personas integridad de la segura.
definen como físicas información que
aquellos creados interesada contiene.
y/u obtenidos por s.
instituciones o
individuos en el
curso de un trabajo
encargado para 2. En cualquier caso,
lograr un propósito debe estar disponible
por varios autores el personal y el
y conservados equipo de
como evidencia. mantenimiento
Tiene por objeto el adecuados.
control de la
información, es
decir, la
observancia de
determinados
controles. Los
documentos
archivados se
crean como
resultado de
procesos
administrativos.
Esto se debe a que
los iniciadores de
estos procesos
deben documentar
 sus decisiones,
demostrando el
cumplimiento de la
ley, la adecuación
de los estándares
utilizados y la
lógica y
consistencia de los
procedimientos
utilizados. Una
parte importante de
los documentos
archivados es el
valor del
documento en sí
mismo, que está
estrechamente
relacionado con la
teoría del ciclo de
vida. Estos
denominados
valores primarios y
secundarios
deberán
identificarse en el
documento de
evaluación del
expediente de
concentración.
DOCUMENTO Un documento Su diseño No todos los 3. El proceso de
ELECTRÓNICO electrónico es un y creación documentos clasificación
conjunto de es electrónicos se documental se
información mayoritari convierten en desarrolla de la
creada, amente documentos de misma forma para
transmitida, visual, archivo, es más, los ambos tipos.
recibida, sonoro e documentos
almacenada o incluso electrónicos no son
recopilada por manual, objetos físicos, sino
medios magnéticos como que se capturan a
por cualquier reflejo y/o través de
organismo público prueba de herramientas como
o privado, y puede lo escrito. pantallas 4. Es necesario crear
formar parte de un (computadoras, un archivo para la
archivo tabletas, iPhones, clasificación.
administrativo, televisores) y voces
central o histórico. (grabadoras,
Se entiende por teléfonos móviles,
ello todo computadoras, etc.).
documento creado, visto o escuchado. ).
recibido o (entre otros). El
recabado de contenido solo se
 manera puede leer a través
involuntaria, de dispositivos
natural y voluntaria electrónicos como
por una persona iPads,
natural o jurídica. computadoras y
Utiliza equipos teléfonos móviles.
electrónicos como Su autenticidad
parte o en apoyo depende del
de su actividad hardware o software
presenciada, y utilizado para crearlo
después de la y solo se puede
selección basada mantener si se
en la identificación conserva en su
y evaluación, se estructura original.
implementan las
medidas
adecuadas de
autenticación y
almacenamiento, y
en cooperación
con la organización
Almacenado
electrónicamente y
transmitido a una
serie de bóvedas
permanentes.
Respetar sus
métodos de
producción para
asegurar su valor
informativo, legal y
cultural y que sean
accesibles y
utilizables a través
de las tecnologías
de la información.