Laura Valentina Durán Camacho Página 1

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documento, un documento es una carta,
diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.
También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados
para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los
documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos
los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo
lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que
utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.
Por otra parte, tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la
evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener
la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a
su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los
históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los
mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión
determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son
considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y
conforman el patrimonio histórico documental del país.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad pública o privada, debido a sus
actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
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CLASE DE DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES

DOCUMENTO
DOCUMENTO Según el artículo Son el Pueden hacer Comparten
DE ARCHIVO 3 de la ley 594 conjunto parte de ellos los
de 2000, se de los mismos
conoce como documentos documentos objetivos, los
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podemos decir privadas y/o documental se idóneo para
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que el producido soportes, esto El proceso de
y/o recibido por permite que clasificación
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trayectoria de su la información forma para
comisión que reposa en ambos
o actividad para el documento. tipos.
el cumplimiento Se deben
de sus realizar
objetivos y archivos para
conservado su
como prueba e clasificación
información, es
decir, su
finalidad es
cumplir
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con alguna
gestión.
Los Documentos
de Archivo
nacen debido a
los
procesos
administrativos.
Esto ocurre
porque
los autores de
dichos procesos
han de justificar
documentalment
e sus
decisiones,
expresando
el cumplimiento
de la ley, la
oportunidad del
criterio adoptado
y la lógica, y
coherencia del
procedimiento
seguido.
Parte importante
de los
documentos de
archivo
son sus valores
documentales
mismos que
tienen una
estrecha
relación con la
teoría del
ciclo vital, estos
valores
denominados
primarios
y secundarios se
deben identificar
durante una
valoración
documental que
se da en el
archivo
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de
concentración.
DOCUMENTO Se conoce como Su diseño y Puede ser que
ELECTRÓNIC documento creación se no todo
O
electrónico, el realiza, en la documento
conjunto de la mayoría de electrónico se
información los convierta en
generada, casos para un documento
enviada, ser de archivo,
recibida, interpretado además que
almacenada o s no
acumulado por visual, son físicos, si
una auditiva no que se
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pública o manualment u oídos a
privada, por ey través de
medio como reflejo herramientas
magnético, los y/o prueba como
cuales pueden de pantallas
hacer parte a su lo plasmado (computadore
vez del archivo de s,
de gestión, manera Tablet,
archivo central o escrita. iPhone, tv) o
archivo histórico. de
Debe ser audio
entendido como (grabadoras,
el conjunto de celulares,
documentos computadores,
producidos, entre otros).
recibidos o Su contenido
reunidos solo puede ser
por una persona leído mediante
física o jurídica un dispositivo
de modo electrónico, ya
involuntario, sea iPad,
natural y ordenador o
espontáneo móvil. Su
En el transcurso, autenticidad
y como apoyo, depende del
de su hardware o
actividad de la software
que es utilizado para
testimonio, su creación,
haciendo uso además, que
de la electrónica, solo se podrá
que se mantener si se
conservan y conserva en
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transmiten su estructura
también original.
mediante
medios
electrónicos en
depósitos de
conservación
permanente tras
efectuar una
selección a partir
de la
identificación y
valoración de las
series,
con medidas de
autentificación y
de
preservaciones
adecuadas y con
una
organización
respetuosa con
su modo de
producción, con
el fin de
garantizar su
valor
informativo, legal
y cultural, así
como de permitir
su acceso y uso
también
mediante las
tecnologías de la
información.
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archivos: de gestión, central e histórico.