Documento “Paralelo Clases de Documentos” De acuerdo con

Las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y

explicar el uso de cada documento.

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con

que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se
aduce con Tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden
clasificar en públicos o privados. El documento público, que el
otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley,
por un registrador, notario, secretario judicial u otro público
competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o
varias voluntades y la fecha en que se producen. En cuanto al
documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo
o sin ellos, pero sin ser intervenidos de registrador, notario u otro
funcionario público que le de fe o autoridad. En la actividad
administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de Administración y la forma externa
de dichos actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza
así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así Como el
derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez

medio y comunicación de información y conocimiento, de manera
que su principal caracterización lo configura en las siguientes
dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información
que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar
y resumir dos clases de documentos. Documentos de Archivo:
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
DOCUMENT DOCUMENTO SIMILITUD DIFERENCIA
O DE ELECTRONICO
ARCHIVO
Determinado Toda la Similitud en la En el documento de archivo:
por el lugar información organización de los El registro se encuentra en un
donde se generada, documentos. medio cuya información es
encuentra toda enviada, recibida, accesible a través de la
la información almacenada o Tiene el mismo escritura manual y se
producida o acumulada por objetivo el cual es mantiene en papel.
recibida por medio mantener la El contenido no se puede
una entidad electrónico, información separar de su soporte, por lo
pública o también se organizada y cual se garantiza la
privada en encuentran protegida, a fin de integridad de la información
razón a sus documentos que sea fácil su en el documento.
actividades o electrónicos de localización en el El valor documental se puede
funciones. archivo que momento de que sea determinar para su
cumplen su requerida la autenticidad, entre ellas por
acción durante información. la firma.
todo el ciclo vital Los documentos se
documental, Se debe disponer de mantienen en carpetas
como son los los elementos tangibles, que se archivan en
archivos de necesarios de equipo archivadores.
gestión, central e espacio y personal
histórico. para el desarrollo de En el documento electrónico:
la función
archivística.

Igualmente se debe
crear archivos para
clasificar la
información, tanto
la que se produce
como la que se
recepciona.

Se realiza la misma
clasificación
documental.