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Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos

Curso. Administración documental en el entorno laboral

ENILSE YULIETH CHAVEZ JIMENEZ

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de
la anterior definición, también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos
los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto
que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control,
teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los
mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los
archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el
patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de
manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e
información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública
o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se
encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los
archivos: de gestión, central e histórico.
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Clase de Definición USO Diferencia Similitudes
documento
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, Son el conjunto de Pueden hacer parte de ellos
se conoce como documento de archivo, el documentos que se los documentos electrónicos,
registro de información producida o usan de manera pero también hacen parte los
recibida por una organización pública o frecuente por la documentos textuales que se Comparten los
privada, en razón de sus funciones y/o organización emisora trasmiten a través de medios mismos objetivos,
actividades. y/o receptora y por magnéticos o evidencias los cuales son el
Los Documentos de Archivo nacen debido las entidades físicas. El valor documental se mantener y
a los procesos administrativos. Esto ocurre públicas, privadas determina de acuerdo a su preservar la
porque los autores de dichos procesos han y/o personas autenticidad y el contenido de información de
de justificar documentalmente sus naturales los documentos debe manera
decisiones, expresando el cumplimiento de interesadas. permanecer con sus soportes, organizada y
DOCUMENTO DE la ley, la oportunidad del criterio adoptado esto permite que se preservada.
ARCHIVO y la lógica, y coherencia del procedimiento mantenga la integridad de la
seguido. información que reposa en el
En ambos casos
Parte importante de los documentos de documento.
se debe contar
archivo son sus valores documentales
con el personal
mismos que tienen una estrecha relación
idóneo para su
con la teoría del ciclo vital, estos valores
manipulación al
denominados primarios y secundarios se
igual que con los
deben identificar durante una
equipos para su
valoración documental que se da en el
mantenimiento.
archivo de concentración.
El proceso de
clasificación
documental se
desarrolla de
igual forma
para ambos
tipos.

DOCUMENTO Se conoce como documento electrónico, el
ELECTRÓNICO conjunto de la información generada,
enviada, recibida, almacenada o acumulado
por una organización pública o privada, por
medio magnético, los cuales pueden hacer
parte a su vez del archivo de gestión,
archivo central o archivo histórico.
Debe ser entendido como el conjunto de
documentos producidos, recibidos o
reunidos por una persona física o jurídica
de modo involuntario, natural y
espontáneo
En el transcurso, y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo
uso de la electrónica, que se conservan y
transmiten también mediante medios
Se deben realizar
archivos para su
clasificación.
Su diseño y Puede ser que no todo
creación se realiza, en documento electrónico se
la mayoría de los convierta en un documento de
casos para ser archivo, además que no son
interpretados visual, físicos, si no que se hacen
auditiva e incluso visibles u oídos a través de
manualmente y como herramientas como pantallas
reflejo y/o prueba de (computadores, Tablet, iPhone,
lo plasmado de tv) o de audio (grabadoras,
manera escrita celulares, computadores, entre
otros). Su contenido solo
puede ser leído mediante un
dispositivo electrónico, ya sea
iPad, ordenador o móvil. Su
autenticidad depende del
hardware o software utilizado
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electrónicos en depósitos de conservación para su creación, además que
permanente tras efectuar una selección a solo se podrá mantener si se
partir de la identificación y valoración de las conserva en su estructura
series, con medidas de autentificación y de original
preservación adecuadas y con una
organización respetuosa con su modo de
producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de
permitir su acceso y uso también mediante
las tecnologías de la información