INTRODUCCIÓN A LOS NEGOCIOS

GLOBALES

EL CONTROL
SEMANA 16

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 EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
 SISTÉMICO
 DINÁMICO
 CÍCLICO
PLANEACIÓN

ORGANIZA-
DIRECCIÓN
CIÓN

CONTROL

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EL CONTROL Es la función administrativa que
consiste en verificar que todo
ocurra de acuerdo con el plan que se haya
adoptado y a los principios que hayan sido
establecidos.
ES COMPARAR LO REALIZADO CON LO
ESPERADO
El control opera sobre todo: cosas, personas y
acciones

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4
REQUISITOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

 1. PLANES
Para controlar se necesita tener planes,
porque en los planes determinamos qué
queremos lograr (objetivos), al tener definidos
éstos, lo que tenemos que controlar es que si
las acciones que estamos realizando
(desempeño) nos dirigen hacia los objetivos,
para lo cual se deben establecerse
estándares, indicadores.

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 2. UNA ESTRUCTURA
Al tener una estructura clara de la organización
facilita identificar a quién corresponde tomar las
medidas correctivas para reencaminar a la
organización hacia sus objetivos.

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 3. INFORMACIÓN
Sin información no se puede controlar. La
información nos permite conocer qué es lo que
debemos lograr en cada actividad y qué es lo
que, al ejecutarla, hemos logrado.
Sin información es imposible hacer esta
medición o comparación

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PROCESO DE CONTROL

PRIMER PASO SEGUNDO PASO

Establecimiento Medición Determinación
de estándares Del Comparación De la
de desempeño desempeño desviación

Dentro
Estándares De los
límites

Toma de
Acciones NO SI
correctivas

TERCER PASO
Continuación de
avance del
trabajo
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EL PROCESO DE CONTROL (PASOS)
PRIMER PASO
 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS y/O
ESTÁNDARES.
Todas las actividades que se realizan es con
la intención de lograr algo, eso que se quiere
lograr es el objetivo.
El objetivo debe estar definido en dos
términos

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 Hay dos maneras de plantear los objetivos
en forma mensurable:
1º. Es en términos cuantitativos, es decir, el
objetivo expresado en cifras. Por ejemplo:
unidades de ventas, unidades producidas,
indicadores financieros, etc.
2º. Es en términos cualitativos, con hechos
que sin lugar a dudas, nos permitan establecer si
los objetivos se están logrando o no. Ejemplos:
Tener la planta de producción terminada y lista
para producir, tener operativo el programa de
mantenimiento preventivo, etc.

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 SEGUNDO PASO
 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
 El segundo paso consiste en verificar si lo que
estamos haciendo nos permitirá cumplir
exitosamente con los objetivos.
 En otras palabras es la comparación entre lo que
hemos planeado alcanzar versus lo que en
realidad estamos logrando
 Esta comparación permite detectar en donde
existen desviaciones a fin de tomar medidas
correctivas y lograr cumplir con los objetivos en
el tiempo planeado.

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TERCER PASO

 CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
 Habiendo comparado el objetivo con el
desempeño, e identificado en qué casos
nuestro desempeño está por debajo de lo
esperado en el plan, es el momento de tomar
acciones correctivas. Este último paso es la
razón de ser del control.
 La efectividad del control está para tomar la
acción correctiva de lo que no está
sucediendo de acuerdo con lo planeado, pero,
en el momento oportuno.

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 T I P O S C O N T R O L

1. CONTROL PREVIO

2. CONTROL RECURRENTE

3. CON TROL POR RESULTADOS

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TÉCNICAS DE LA PLANEACION Y CONTROL:

.Gráfica de Gantt
.Diagrama de PERT
.Punto de Equilibrio
.Presupuesto
 LA GRÁFICA DE GANTT

LA GRÁFICA DE GANTT, es la técnica más antigua

(1918), consiste en un eje de coordenadas, en el que
el eje de abscisas u horizontal corresponde al tiempo,
y el eje de ordenadas o vertical recoge las distintas
actividades del proyecto, que se representan por
barras o segmentos horizontales, cuya longitud es
proporcional a su duración.
El extremo del segmento más cercano al eje de
ordenadas indica la fecha de comienzo de la
actividad, y el extremo más alejado su fecha de
terminación. La duración total del proyecto la
determinará el final de la actividad que termine más
tarde.

Las letras situadas delante de los segmentos dentro

de un óvalo representan las actividades que deben
ser terminadas previamente para poder iniciar las
actividades correspondientes.
 EJEMPLO N°1: INTRO

El proyecto INTRO consta de 6 actividades: A, B, C, D, E

y F, debiéndose respetar las prelaciones que se citan a
continuación:
La actividad A precede a la actividad C.
La actividad B precede a la actividad D.
La actividad E es precedida por las actividades A y B.
La actividad F es precedida por las actividades C y E.

Las duraciones en días de las actividades se encuentran

en el siguiente cuadro:
Actividad A B C D E F
Duración 4 2 7 12 5 6

Programar el proyecto mediante la gráfica de Gantt:

 Gráfica de Gantt
Actividades

C A

D B

E AB

F CE

2 4 9 11 14 17 Tiempo

El proyecto tiene una duración prevista de 17 días.

La gráfica de Gantt también se puede utilizar como
una herramienta de CONTROL de la ejecución del
proyecto. Para la fecha en que se hace el control, que
se destaca con una línea vertical gruesa, se
sombrean totalmente los segmentos que representen
actividades terminadas, y también se sombrea la
parte del segmento equivalente al tiempo ejecutado
en las actividades aún no concluidas.
Los segmentos en blanco corresponden a actividades
no comenzadas, y la parte de segmento en blanco en
las actividades que se están ejecutando, representa el
tiempo que les queda para acabar. De esta forma se
puede observar si las actividades van según lo
previsto, con retraso o adelanto, y tomar medidas si
es necesario (por ejemplo: trasladar recursos de unas
actividades a otras).
Actividades CONTROL

A
Control en la Gráfica de Gantt
B

C A

D B

E AB

F CE

2 4 7 8 9 11 14 17 Tiempo
La actividad C lleva 1 día de retraso.
La actividad D va según lo previsto.
La actividad E, que ya ha finalizado, se ha adelantado 1 día.