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ETAPAS, CICLO Y SISTEMAS DE CONTROL

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ETAPAS, CICLO Y SISTEMAS DE CONTROL

Técnicas de Planificación y Control

Alumnos:
Bustamante Edquén, Juan J. Córdoba Gonzales Nevel R.

ETAPAS DE CONTROL
1. Establecimiento de Estándares

Estándar: Unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

2. Medición de resultados

Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición. Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

3. Corrección

4. Retroalimentación  Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

Factores que comprende el control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control. a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

CICLO DE CONTROL (PDCA)

También conocido como Ciclo de Mejoramiento. El control como tal, se refiere a mantener una situación deseada dentro de la organización. Se verifica que la operación se lleve a cabo según lo planeado y se toman las acciones necesarias para corregir la operación si ésta se desvía de lo esperado.

Los modelos para la mejora de la actuación se basan en la idea fundamental de que los procesos implicados no son tareas aisladas, sino series de actividades que forman importantes funciones.

P: Plan / D: Do /

Planear Hacer

C: Check / Verificar A: Action / Actuar

Para controlar una situación es necesario planear (P) lo que se va a hacer. (qué quiero, cuánto quiero, quién lo va a hacer, dónde se va a hacer, cómo se va a hacer y cuánto nos va a costar). En segundo lugar, hay que llevar acabo lo planeado, es decir, iniciar la fase de implantación (D) (capacitar y educar en caso necesario e implantar lo planeado). En tercer lugar es necesario verificar (C) lo realizado y determinar las desviaciones de la realidad contra el plan.

Finalmente y en base a las desviaciones y todas las observaciones realizadas a lo largo del proceso de planeación, implantación y acción, se deben de tomar las acciones correspondientes.
  

Acción correctiva. Acción preventiva. Estandarización.

El ciclo de Control (PDCA) es la esencia del Control Total de Calidad.

Ciclo de control de calidad detallado
1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Definir objetivos y metas. Definir métodos, técnicas, responsables y programas. Educación y entrenamiento. Hacer, implantar, producir. Acción correctiva. Acción preventiva Estandarización

E n el momento en que cada uno de los miembros de una empresa apliquen correctamente el Ciclo de Control, es decir, que planeen, actúen y verifiquen su trabajo y tomen las medidas necesarias, la empresa habrá logrado el Control Total de Calidad. Será una empresa en donde los errores solo se cometen una vez, se toman medidas preventivas más correctivas y se tiene un nivel de capacitación y entrenamiento elevados

SISTEMAS DE CONTROL
Concepto e Importancia

El S.C. es la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de la organización, fortaleciendo o debilitando sus controles . Estos factores son:
• Estructura de la organización. • Métodos para asignar autoridad y responsabilidad • Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de políticas y procedimientos. • Políticas y practicas del personal • Influencias externas que afecten las operaciones y practicas de la entidad.

Etapas para su implantación

Los factores específicos para la implantación de sistemas de control deben de pasar por las siguientes etapas:
• Tamaño de la entidad • Características de la industria en la que opera • Organización de la entidad • Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidos • Problemas específicos del negocio • Requisitos legales aplicables.

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