LOGISTICA I SESIÓN 09

Sistema de Administración de Inventarios

ERICK QUISPE TORRES equispet@senati.pe
www.senati.edu.pe
Charla de cinco minutos: Orden y limpieza
La relación existente entre el Orden, la
Limpieza y algunas enfermedades, es mucho
más estrecha de lo que uno se puede
imaginar.
Cuando trabajamos en medio del desorden y
la falta de limpieza, aumentan las
posibilidades que se pierdan piezas,
herramientas, documentos, etc.,
indispensables, lo cual aumentan los disgustos
y las frustraciones y ponen un exceso de
presión sobre el corazón y el sistema nervioso.

www.senati.edu.pe
Charla de cinco minutos: Orden y limpieza
La falta de Orden y Limpieza presentan
también otros peligros para la salud:
- La amenaza de una lesión corporal. Un simple
golpe de la barbilla contra la pared
(consecuencia de un resbalón sufrido en un
charco de aceite por ejemplo) acelera, a veces
con violencia, los latidos del corazón, pudiendo
ocasionar un ataque cardiaco.
- La amenaza de adquirir diversas
enfermedades por la presencia de ácaros,
hongos, insectos y roedores.

www.senati.edu.pe
Charla de cinco minutos: Orden y limpieza
La responsabilidad por el Orden y la Limpieza es de
todos, no solo del personal de limpieza.
Nunca es suficiente insistir, sobre la necesidad de que
todos debemos mantener el lugar de trabajo limpio,
ordenado, recogiendo la basura y disponiendo de ella
en el recipiente adecuado. No es una buena
costumbre dejar la basura tirada en un rincón o
disponer de ella en el lugar inapropiado.
En un área donde se quiera implementar prevención
de riesgos, es indispensable tener un buen programa
de Orden y Limpieza.

www.senati.edu.pe
Conocimientos previos

Conoce lo que es un sistema de administración de inventarios?

www.senati.edu.pe
Objetivo de la clase

Al terminar la clase, el estudiante conocerá acerca de los sistemas de inventarios y

como aplicarlos en empresas industriales y comerciales.

www.senati.edu.pe
 Sistema de gestión de inventarios

Todos sabemos que, cuantos más

productos salen del inventario, más
dinero entra en la caja. Sin embargo, sin
una perspectiva clara de la mercancía que
abarque desde la recepción inicial hasta la
fecha de envío, es muy posible que el
activo más importante de la empresa nos
haga perder dinero.

www.senati.edu.pe
Sistema de gestión de inventarios
La clave para que una empresa sea rentable y eficiente es tener una
visibilidad total del proceso de inventario, junto con unas herramientas de
gestión que nos ayuden a mantener los niveles adecuados de stock durante
todo el año. Un sistema de gestión de inventarios eficaz permite optimizar
fácilmente todos los componentes móviles del almacén y le ayudará tanto
con recomendaciones sobre los niveles de existencias óptimos en todo el
proceso como a mantener organizada la cadena de suministro para que
fluya sin contratiempos.

www.senati.edu.pe
Consecuencias de una gestión ineficaz del
inventario
1. Cuando hay demasiadas
existencias. Tener más existencias
disponibles de las que necesita
puede salirle muy caro. Aumentarán
los gastos por el espacio que ocupan
en el almacén, que no son pocos, y
los artículos perecederos podrían
echarse a perder antes de que
consiga venderlos.

www.senati.edu.pe
 Consecuencias de una gestión ineficaz del
2. inventario
Cuando el plazo es demasiado
largo. Mantenerse a la cabeza en la
curva de las tendencias comerciales le
permite aumentar los ingresos con los
artículos de moda que los clientes
quieren en un determinado momento.
Si se adapta con lentitud a los cambios
del mercado, los clientes los buscarán
en otro sitio y perderá cuota de
mercado.
www.senati.edu.pe
 Consecuencias de una gestión ineficaz del
inventario
3. Cuando no hay existencias
suficientes. Los clientes se irán a
comprar a otro sitio si usted no tiene
en stock lo que buscan. Y perder
ventas no es lo peor que le puede
pasar: si le ocurre a menudo, puede
llegar a perder a los clientes.

www.senati.edu.pe
Ventajas de una gestión eficaz del
inventario
Reducción de costos
Pida la cantidad adecuada de inventario en el momento oportuno para
no pasarse ni quedarse corto.

Optimización de la mano de obra

Mejore la productividad y desperdicie menos tiempo buscando
artículos o haciendo el seguimiento manualmente.

www.senati.edu.pe
Ventajas de una gestión eficaz del
inventario
Ahorro de espacio
Unas existencias bien gestionadas se traducen en unos almacenes más
eficientes y organizados.

Clientes más felices

Los pedidos se envían más rápido y con menos errores, lo que aumenta la
satisfacción de los clientes y le permite mantener los acuerdos de nivel de
servicio.

www.senati.edu.pe
 Tipos de sistemas de gestión de
inventarios
Sistemas de inventario perpetuo: este tipo de sistemas de gestión de
inventarios son comunes en el caso de manejar cantidades pequeñas o
medianas de stock. Se caracterizan por contar con una base de datos fija
que se va actualizando a medida que es necesario o que los procesos
logísticos tienen lugar. Se trata de sistemas de gestión de inventarios que
funcionan con información en tiempo real, y que pasan a constituir parte
de las funciones del departamento de almacén.

www.senati.edu.pe
Sistemas de inventario perpetuo
Al mantener al día todas las operaciones que se realizan en la empresa se
puede tener un diagnóstico inmediato del inventario final, así como de costos
de producción, materia prima faltante, utilidades y pérdidas en tiempo real.
Por su eficacia es uno de los sistemas de inventario preferidos por las
empresas.
Es conveniente, sobre todo, para grandes organizaciones que requieren un
mayor rigor en su producción diaria, así como negocios que se encuentren
descentralizados, es decir, que sus áreas están separadas unas de otras; de
esta forma se coordinan todos los componentes de forma optimizada.

www.senati.edu.pe
¿Para qué sirve el método de inventario
perpetuo?
El objetivo principal de un inventario perpetuo es tener cifras exactas y actuales
acerca de las existencias en el almacén, los costos, las ventas y las ganancias de
una empresa. Además, sirve para hacer planeaciones inmediatas para compensar
los materiales que estén próximos a terminarse. De esta forma se evitará que haya
productos agotados, lo cual puede provocar descontentos entre los clientes.
Este sistema también busca agilizar la administración de los recursos de una
empresa de forma rápida y concisa, ya que los inventarios periódicos (que se
realizan de forma presencial, manual y que además requieren que se cierre el
negocio) son poco prácticos y quitan tiempo que se puede destinar a una mayor
productividad.

www.senati.edu.pe
Ventajas del inventario perpetuo

• Ahorra bastante tiempo en la gestión de una empresa.

• Es capaz de identificar los fallos en el registro de forma inmediata,
como pueden ser devoluciones, extravíos, robos, entre otros
percances.
• Se mantiene actualizado de manera casi instantánea.
• Optimiza las compras a proveedores y las ventas a clientes.
• Proporciona información en tiempo real de las condiciones de la
empresa.
www.senati.edu.pe
Desventajas del inventario perpetuo
En contraste, en el lado de los obstáculos e inconvenientes encontramos que:

• Implementar un sistema de inventario perpetuo requiere tiempo para

preparar su funcionamiento y organización.
• Involucra mayores costos, en comparación con un inventario tradicional.
• Se requiere capacitar adecuadamente a los colaboradores de la empresa para
que lo usen de la manera correcta.

www.senati.edu.pe
Como funciona un sistema de inventario
perpetuo?
1. Implementar un sistema de punto de venta
Una terminal POS registra las transacciones de
todos los canales de venta a medida que
ocurren y envía la información al sistema
integrado de gestión de inventario. Esto se ve a
menudo en las tiendas de comestibles cuando
los cajeros escanean los códigos de barras y el
ordenador reconoce instantáneamente el
producto.

www.senati.edu.pe
 Como funciona un sistema de inventario
perpetuo?
2. Actualizar el costo de los bienes
vendidos
Del mismo modo, el software de
inventario utiliza facturas y
transacciones de compras para
actualizar sus cálculos del Valor de
inventario inicial + Costo de compras
de inventario final - Valor de
inventario, mejorando la presentación
de informes financieros.
www.senati.edu.pe
 Como funciona un sistema de inventario
perpetuo?
3. Ajustar puntos de repedido
A medida que fluctúa la demanda del cliente, el
sistema POS intercambia datos transaccionales
con soluciones de gestión de inventario y
pedidos para que puedan mejorar los puntos de
repedido. Al mantener niveles óptimos de
stock, las empresas pueden evitar el exceso o la
sub ordenación de productos, lo que puede
restringir las ganancias.

www.senati.edu.pe
 Como funciona un sistema de inventario
perpetuo?
4. Generar ordenes de compra
Al integrar todas las soluciones de gestión, los niveles bajos de inventario
pueden activar automáticamente puntos de repedido, generando un nuevo
pedido de compra. De esta forma, los empleados pueden revisar y aprobar
la solicitud, que luego se envía al proveedor.

Con la automatización, las empresas pueden reducir los errores humanos y

los recursos necesarios para regular los niveles de existencias. También
garantiza que las empresas puedan prevenir existencias y pedidos
atrasados.

www.senati.edu.pe
Como funciona un sistema de inventario
perpetuo?
5. Integrar productos recibidos
Una vez que los envíos de inventario lleguen al almacén, un empleado
debe escanear los paquetes para introducir unidades en el software de
gestión. Esto integra las cantidades en todos los canales de venta, para que
los clientes puedan comenzar a comprar los productos.
Sin embargo, los trabajadores deben examinar primero la lista de envíos, el
pedido de compra, la factura y las unidades físicas para asegurarse de que
todos los artículos están presentes e intactos. De lo contrario, las empresas
pueden experimentar discrepancias en el inventario de envíos incorrectos
o productos dañados.

www.senati.edu.pe
Cosas que debe tener en cuenta antes de
elegir un sistema de inventario
Tamaño del inventario
El numero de empleados y la cantidad de recursos necesarios para
gestionar adecuadamente los productos depende totalmente del
tamaño del inventario.
Aunque puede ser fácil para las startups contar manualmente sus
artículos utilizando el sistema periódico, puede que no sea razonable
para las empresas mas grandes. Las empresas que trabajan activamente
en pro de la expansión también deben planificar para el futuro y prever
sus necesidades de inventario a largo plazo.
www.senati.edu.pe
Cosas que debe tener en cuenta antes de
elegir un sistema de inventario
Sitios empresariales
Del mismo modo, las organizaciones con varias ubicaciones necesitan
software que pueda integrar datos de inventario de cada sitio y canal
de ventas.
De lo contrario, los gerentes podrían fácilmente exceso de artículos,
creando gastos de retención innecesarios. Con las soluciones de
gestión, las empresas pueden localizar productos en toda la cadena
de suministro con solo hacer clic en un botón.

www.senati.edu.pe
Cosas que debe tener en cuenta antes de
elegir un sistema de inventario
Volumen de transacciones
Cada empresa tiene diferentes niveles de transacción dependiendo
de donde se encuentre en el ciclo de vida. Aunque las startups aun
pueden estar creando una base de clientes leales, las empresas
establecidas pueden experimentar consistentemente altos
volúmenes de transacciones.
Las organizaciones con mas transacciones diarias necesitan un
sistema de inventario que actualice con frecuencia las cantidades
con cada compra y venta.
www.senati.edu.pe
Cosas que debe tener en cuenta antes de
elegir un sistema de inventario
Restricciones presupuestarias
Aunque los sistemas de inventario perpetuo requieren una inversión
inicial, la automatización elimina la necesidad de intervención
humana, reduciendo los costos de mano de obra a largo plazo.
Por otro lado, los sistemas de inventario periódico requieren
recuentos manuales, pero solo una vez al periodo contable. Por lo
tanto, los administradores deben evaluar sus necesidades
presupuestarias y de gestión para determinar que opción es mas
rentable para sus operaciones.
www.senati.edu.pe
Beneficios de un Sistema de Inventario
Perpetuo
Acceso a datos en tiempo real
Con actualizaciones continuas,
los sistemas perpetuos ofrecen
acceso a informes de inventario
en tiempo real que cambian
con cada transacción,
mejorando significativamente
la precisión de los datos.
www.senati.edu.pe
Beneficios de un Sistema de Inventario
Perpetuo
Creación de un rastro documentario
Mediante el seguimiento de todos los
movimientos de inventario a lo largo de la
cadena de suministro, las empresas crean
un extenso rastro documentario. Esto es
útil para mejorar la gestión de la cadena
de suministro, identificar cuellos de
botella y optimizar las ordenes de stock.

www.senati.edu.pe
Beneficios de un Sistema de Inventario
Perpetuo
Reducción de los costos de administración
Al mantener bajos niveles de stock, las
empresas pueden minimizar sus costos de
pedido, transporte y almacenamiento. La
integración de sistemas también
automatizara los repedidos para que los
almacenes puedan ahorrar costos de mano
de obra.
www.senati.edu.pe
Beneficios de un Sistema de Inventario
Perpetuo
Cálculos automatizados
Aunque algunas empresas siguen utilizando
métodos manuales para calcular saldos de fin de
año, los sistemas de inventario perpetuo
actualizan continuamente los registros
financieros. Esto ahorra el tiempo y la mano de
obra necesarios para consolidar los datos de
stock de un año, lo que puede introducir errores
humanos.
www.senati.edu.pe
Beneficios de un Sistema de Inventario
Perpetuo
Mejora de la previsión de demanda
Las empresas no pueden pronosticar con precisión las futuras
demandas con sistemas de inventario periódico, ya que no muestran
tendencias de ventas.
Por otro lado, las soluciones de inventario perpetuo proporcionan el
análisis necesario para predecir la demanda futura. Con una
previsión precisa de la demanda, las empresas pueden optimizar sus
niveles de inventario para aprovechar las tendencias mas recientes.

www.senati.edu.pe
Beneficios de un Sistema de Inventario
Perpetuo
Discrepancias descubiertas
Al combinar el método de inventario perpetuo con el recuento
físico ocasional de existencias, las empresas pueden detectar y
resolver discrepancias rápidamente. Con entradas detalladas,
los gerentes pueden investigar los errores de robo interno,
contracción y recuento repetitivo.

www.senati.edu.pe
Inventario periódico

El inventario periódico es un control del

inventario que se efectúa de manera
manual cada cierto tiempo, normalmente
varias veces al año. Consiste en hacer un
conteo de las ubicaciones del almacén
para determinar con exactitud la
cantidad de productos almacenada en
una fecha concreta.

www.senati.edu.pe
Inventario periódico
La mercancía es uno de los mayores activos de
cualquier empresa. En consecuencia, mantener
un estricto control del stock y realizar el
inventario es una de las prioridades de cualquier
compañía. El objetivo es evitar roturas de stock
que puedan provocar retrasos en la entrega de
pedidos o, en su defecto, el sobre stock, que
consiste en almacenar productos que excedan la
demanda, lo que acarrea costos para la empresa.

www.senati.edu.pe
Inventario periódico

Para que sea eficiente, la empresa que haga

un inventario periódico debe concretar con
antelación las fechas exactas en las que se va
a proceder al conteo. Así, los operarios
pueden organizarse para hacerlo de manera
correcta. Lo idóneo es priorizar las épocas
de menor actividad empresarial para evitar
entorpecer otros procesos.

www.senati.edu.pe
Ventajas del inventario periódico
Una de sus ventajas es que no necesita ningún sistema automático para
registrar los datos: los operarios tan solo precisan un lápiz y papel para
anotar la cantidad de artículos disponibles en el almacén (y, en almacenes
pequeños, el inventario se mantiene con un Excel, aunque es una práctica
nada recomendable).
Además, al recorrer todo el almacén contando los artículos almacenados, los
operarios pueden verificar visualmente si los productos se encuentran en
buen estado.
Se puede comparar el número de artículos reales en el almacén con la
cantidad registrada en el inventario teórico o contable (el que maneja el
programa de gestión de almacenes o el ERP).
www.senati.edu.pe
Desventajas del inventario periódico
No obstante, la principal desventaja del inventario físico es que, al ser manual,
existe un riesgo elevado de que se cometan errores. Por ello, resulta más
conveniente en empresas pequeñas que guardan pocos productos en sus
almacenes y con un bajo valor unitario por cada producto.
Cabe destacar que es un proceso que requiere tiempo y recursos. Para hacerse de
modo óptimo debe detenerse por completo o de forma parcial la operativa del
almacén y dedicar horas a contar los productos en cada ubicación.
Asimismo, con el inventario periódico solo obtenemos una fotografía fiel de la
situación del almacén en unos momentos concretos del año, por lo que no
tendremos información en tiempo real ni tampoco evitaremos que se produzcan
desajustes.

www.senati.edu.pe
Inventario anual vs inventario periódico
¿Cuándo hacer el inventario? Aunque no exista un momento
obligatorio en que las empresas tengan que realizarlo (dependerá de
la organización interna de cada empresa), lo aconsejable es que se
efectúe, como mínimo, con una periodicidad anual. De lo contrario,
podrían producirse importantes descuadres entre el inventario
contable y el físico, así como reiteradas roturas de stock.
El inventario anual, como su nombre indica, es el conteo que se realiza
una única vez al año. La operativa en sí es la misma que la que hemos
visto hasta ahora: los operarios recorren el almacén contando sus
existencias.
www.senati.edu.pe
Inventario anual vs inventario periódico
La ventaja del inventario periódico respecto al anual es que la
información estará más actualizada (a mayor asiduidad, mayor
precisión). Sin embargo, como hemos dicho, es una operativa que
consume mucho tiempo y recursos (sobre todo si esta tarea se repite
varias veces durante el año).

Por ese motivo, algunas empresas optan por hacer un inventario

periódico en vez de uno anual si, a lo largo del tiempo, tienen
problemas de stock que evidencien la insuficiencia de realizar un único
conteo al año.
www.senati.edu.pe
Inventario cíclico vs. inventario periódico
El inventario cíclico consiste en contar periódicamente grupos de referencias
en lugar de tener que contar todo el stock del almacén de golpe.
Si se hace un inventario cíclico, se debe organizar previamente cómo se van a
contar los artículos. Por ejemplo, se contarán con más frecuencia los
productos de más rotación o los que tengan más valor. También se puede
organizar por zonas, por tipos de productos, etc.
Cada día, o cada pocos, se dedica un tiempo limitado a esta tarea. De esta
forma, se evita detener la actividad de la empresa como ocurre con el
inventario periódico o anual. Igualmente, así el stock se mantiene más
actualizado para aquellos productos de más valor o con más salida.

www.senati.edu.pe
Inventario cíclico vs. inventario periódico
Un inventario cíclico puede parecer más adecuado que uno periódico,
ya que su impacto en la actividad de la empresa es menor y se
consigue tener las referencias importantes más actualizadas. Sin
embargo, su planificación puede resultar innecesariamente compleja
en almacenes que gestionan una variedad de productos
relativamente pequeña. Además, a diferencia de un inventario
periódico, nunca se llega a tener una foto completa de la situación de
todo el almacén en un momento concreto.

www.senati.edu.pe
Inventario permanente vs. inventario
periódico
Para las empresas con muchos productos no es suficiente con hacer
un inventario periódico. Lo que necesitan, en verdad, es mantener un
inventario permanente para conocer el estado de los artículos de su
almacén en cada momento.

El inventario permanente consiste en un registro en tiempo real de

los movimientos que se producen en el almacén (recepciones,
almacenaje, preparación de pedidos, expediciones, etc.).

www.senati.edu.pe
Inventario permanente vs. inventario
periódico
¿Cómo hacerlo? Mediante un programa de gestión de almacén. Este
software controla y coordina todo lo que ocurre en la instalación.
Para conseguirlo, identifica los artículos desde el mismo instante en
que llegan al almacén (con lectores de códigos de barras o mediante
etiquetas RFID) y les asigna una ubicación en base a distintos
parámetros. Después, envía instrucciones a los operarios sobre qué
hacer con cada producto en todo momento.

www.senati.edu.pe
 Sistemas de inventario de códigos de barras: es
mucho más eficiente y preciso que cualquiera de los
otros tipos de sistemas de gestión de inventarios
manuales. Como es lógico, su principal característica
reside en el uso de códigos de barras para identificar
cada unidad del inventario, lo que constituye una
función de inventarios esencial.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
 Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID): estos sistemas
de gestión de inventarios de una empresa dependen del uso de
tecnología por radiofrecuencia (RFID) para la identificación de las
unidades del inventario y de sus movimientos dentro de la cadena de
suministro. Junto con el sistema por código de barras, son los más
eficientes cuando se tienen que manejar cantidades muy grandes de
stock en logística.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Refuerzo:
GESTIÓN DE INVENTARIOS: https://www.youtube.com/watch?v=oAY_VqxUfio

¿QUÉ ES GESTIÓN DE INVENTARIO?: https://www.youtube.com/watch?v=9CYuIwNwoTU

SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO Y EL PERIÓDICO:

https://www.youtube.com/watch?v=ndIziFF9d8M

QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INVENTARIO PERMANENTE Y PERIODICO:

https://www.youtube.com/watch?v=_TZp8zVILo0

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe