LOGISTICA I SESIÓN 04

Procedimientos y documentos de compra

ERICK QUISPE TORRES equispet@senati.pe
www.senati.edu.pe
Charla de cinco minutos: Peligro en
excavaciones

www.senati.edu.pe
Charla de cinco minutos: Peligro en
excavaciones

www.senati.edu.pe
Charla de cinco minutos: Peligro en
excavaciones

www.senati.edu.pe
Conocimientos previos

Conoce lo que es una orden de compra?

www.senati.edu.pe
Objetivo de la clase

Al terminar la clase, el estudiante conocerá acerca de toda la documentación que

se utiliza en un proceso de compra en empresas industriales y comerciales.

www.senati.edu.pe
Orden de Compras

Una orden de compra es el documento legal que se emite para

informarle a un proveedor dónde debe entregar el producto que se le
está solicitando. Este documento debe detallar la cantidad y tipo de
productos o servicios que se están comprando, el precio, las
condiciones de pago y la forma de entrega.

Documento que autoriza la compra de productos y servicios,

autorizado por el responsable o encargado de la empresa

www.senati.edu.pe
Orden de Compras
Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el
vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo
de confusión en los procesos de compraventa. Al realizar una orden de
compra se mantienen las operaciones de la empresa de manera
organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido y
comprueben si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a
cumplirlo.
Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos
productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que
deberá efectuarse en el tiempo establecido en el documento.

www.senati.edu.pe
Características de una orden de
compra
1. Es un documento oficial y legal.
2. Constata y acredita una operación comercial.
3. Es un respaldo mercantil.
4. Es detallado en cuanto a los elementos que lo integran.
5. Permite orden y control, ya que debe haber algún folio o secuencia.
6. Ayuda a visualizar los movimientos de compra.
7. Permite la comunicación entre un vendedor y un comprador.
8. Puede integrar garantías de una compra.
9. Es un proceso ágil.

www.senati.edu.pe
Tipos de órdenes de compra

1. Orden de compra estándar.

2. Orden de compra planificada.
3. Orden de compra abierta.
4. Orden de compra por contrato.

www.senati.edu.pe
1. Orden de compra estándar

Este tipo de orden de compra es el más

utilizado, ya que incluye detalles de la
solicitud como precio, cantidad, fecha de
solicitud y condiciones de pago. Este tipo
de orden de compra se utiliza cuando se
adquieren bienes o servicios de manera
regular en un negocio.

www.senati.edu.pe
2. Orden de compra planificada

Se utiliza cuando no se conoce con

exactitud la fecha de entrega, pero se
está contemplando la necesidad de
adquirir un bien o servicio en el
futuro. La orden de compra
planificada puede realizarse de forma
cotidiana y posteriormente ajustarse
la fecha de entrega para que el
proveedor lo tenga en cuenta.
www.senati.edu.pe
3. Orden de compra abierta

Este tipo de orden se utiliza cuando se

desconocen ciertos detalles de la
solicitud, por lo que debe establecerse
un plazo específico y una cantidad
máxima de bienes. Con la orden de
compra abierta el comprador puede
pedir al proveedor cierta cantidad de
productos en este periodo sin exceder
la máxima.
www.senati.edu.pe
4. Orden de compra por contrato

Se emplea cuando se realiza un

contrato específico por los bienes o
servicios. Se refiere a una compra
que es acordada entre el comprador
y el proveedor, cuyos precios no
están fijados por la oferta y la
demanda, sino por un convenio
establecido entre las partes.

www.senati.edu.pe
 Elementos de una orden de compra

1. Información del vendedor y comprador.

2. Datos de entrega y facturación.
3. Fecha y número de orden de compra.
4. Notas y observaciones.
5. Firma o autorización.

www.senati.edu.pe
1. Información del vendedor y
comprador
Esta información es importante ya que
ayudará a las partes interesadas a
conocer detalles sobre el nombre y la
dirección en la que se entregará el
producto o servicio. Mejorará la
comunicación en torno a la petición
de compra y evitará cualquier tipo de
confusión.

www.senati.edu.pe
2. Datos de entrega y facturación

Uno de los objetivos de contar con

órdenes de compra es señalar
minuciosamente dónde queremos que
se nos envíen los bienes o servicios que
estamos comprando; además de la
dirección de facturación de la orden que,
en muchas ocasiones, suele ser la
misma. De no ser así, es importante
señalarlo en el documento.
www.senati.edu.pe
3. Fecha y número de orden de compra

Este es un elemento importante en las

órdenes de compra. Permite identificar
la solicitud realizada y gracias a él
podemos ahorrarnos el tiempo de
buscar entre documentos los detalles
específicos. Con un número de
seguimiento podemos llevar un orden
más formal de todas las compras.

www.senati.edu.pe
4. Notas y observaciones

Aquí se incluye la descripción

y detalles de los artículos
proporcionados, cantidades
y precios definidos para cada
uno.

www.senati.edu.pe
5. Firma o autorización

Este relevante elemento señala quién

autoriza la orden de compra. Esta
firma ayuda a que todos los
departamentos involucrados en la
compra puedan llevar a cabo la
petición sin ningún inconveniente.

www.senati.edu.pe
¿Cómo hacer una orden de compra?

1. Solicitud de compra
2. Reclutamiento y
selección de proveedor
3. Confirmar la orden
4. Proceder a la entrega

www.senati.edu.pe
1. Solicitud de compra

Cuando existe la necesidad de adquirir

algún bien o servicio para la empresa, lo
primero que hay que generar es una
solicitud al departamento de compras para
obtener la autorización pertinente y poder
llevar a cabo esta acción. Se trata de una
solicitud sencilla en la que se detalla lo que
se quiere comprar y cuál es el propósito
empresarial de dicha compra.

www.senati.edu.pe
2. Reclutamiento y selección de
proveedor
Una vez que el departamento de compras
ha aprobado la solicitud, este se
encargará de emitir la orden de compra y
conseguir los datos del proveedor más
conveniente para la empresa, así como la
autorización financiera.

www.senati.edu.pe
3. Confirmar la orden
Una vez que el proveedor ha recibido la
orden de compra, verifica que pueda
proveerla en tiempo y forma, y que los
datos estén correctos en el documento.
Luego la aprueba, generalmente mediante
una plataforma de contratación.

www.senati.edu.pe
4. Proceder a la entrega

Cuando la orden de compra ha

sido aceptada por el proveedor, lo
único que hay que hacer es
esperar a recibir los bienes o
servicios que se ordenaron en el
tiempo y la forma en que se
solicitó. Además, cuando lleguen,
verificar que la cantidad y los
artículos recibidos coincida con
los datos en la orden de compra.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
 Procedimientos y documentos de
compra
Pedido Comprobante de Salida PECOSA
Es un documento que tiene por finalidad
sustentar el registro contable por la salida de
bienes del almacén, ya sea para uso y
consumo de la entidad o para reflejar el costo
de los bienes vendidos

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Procedimientos y documentos de compra

Cotización
La cotización es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o
pagar una cuota. Determina el valor real de un bien, de un servicio o de un activo
financiero.
El término cotizar proviene del latín quotus, que significa cuánto. Tiene varios
significados según el contexto en el que se utilice. Cotización en las Empresas: Se
refiere a un documento informativo que el departamento de compras de una
empresa o institución utiliza para entablar una negociación. Este documento no
genera ninguna forma de registro contable, sino que sólo pretende colocar su
precio justo a un bien o a un servicio.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Procedimientos y documentos de compra
Cuadro Comparativo CC
Permite organizar la información de acuerdo con unos criterios previamente
establecidos. La finalidad principal es establecer las diferencias entre los conceptos
que se tratan.
Es un documento exclusivo del departamento de compras, en el que se hace un
resumen.
Debe contener las características de los materiales y productos que ofrecen los
proveedores.
Descripción detallada del articulo cotizado, Precio Unitario y precio total, Numero
de cotización, fecha y vigencia, Nombre del proveedor, Garantía y otros datos
importantes para la compra-venta.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Procedimientos y documentos de
compra
Orden de compra
Una orden de compra o nota de pedido es un
documento que un comprador entrega a un
vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él
se detalla la cantidad a comprar, el tipo de
producto, el precio, las condiciones de pago y otros
datos importantes para la operación comercial.

www.senati.edu.pe
Procedimientos y documentos de
compra
Guía de remisión
La guía de remisión es un documento que sirve para sustentar el traslado de bienes
desde un lugar hacia otro, como un almacén, depósito o establecimiento, y es de uso
obligatorio exigido por la Sunat.

Todos los contribuyentes que tengan un negocio o empresa, excepto los que se
encuentren en el Nuevo Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS), y requieran
trasladar sus bienes por diversos motivos, deben emitir esta guía.

www.senati.edu.pe
Tipos de guía de remisión
Guía de remisión - remitente: la emite el propietario de los bienes (remitente) al
inicio del traslado.
Esta guía se emite cuando se hace una venta, se presta un servicio que incluye la
transformación, se cede en uso o se traslada bienes entre locales de una misma
empresa y otros. También, la emite el consignador en la entrega de bienes dados en
consignación, es decir, cuando el dueño traspasa la posesión de su mercancía a otra
persona (consignatario) que se convierte en un agente del dueño para vender la
mercancía; y en la devolución de bienes no vendidos por el consignatario.
El remitente debe hacer una guía de remisión por cada lugar de destino de los
bienes y cada destinatario, excepto cuando para un mismo destinatario existan
varios lugares de entrega de bienes. En este caso, podrás sustentar el traslado con
una sola guía que detalle todos los lugares de entrega.
www.senati.edu.pe
Tipos de guía de remisión

Guía de remisión - transportista: la emite el transportista por cada remitente. Esta

guía se usa cuando el traslado se hace por transporte público.

Cuando los bienes correspondan a más de 20 remitentes, puedes hacer una sola guía
que contenga la siguiente información en el rubro "Datos del bien transportado":

Número de la guía de remisión del remitente, de la factura o de la liquidación de

compra, que permita sustentar el traslado de los bienes.
Monto del servicio de transporte cobrado a cada uno de los remitentes.

www.senati.edu.pe
Formas de traslado de bienes
Transporte privado: cuando el transporte de bienes es realizado
por el propietario con vehículos propios. En este caso, se emite
una guía de remisión - remitente.

Transporte público: cuando se contrata a un transportista para

que traslade los bienes. En este caso, se emiten 2 guías: guía de
remisión - remitente y guía de remisión - transportista.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Procedimientos y documentos de compra

Factura o comprobante de transacción – pago

Es un comprobante de pago que sirve para sustentar tus compras ante
una fiscalización de la Sunat. La factura física te da derecho a usar el IGV
pagado por tus compras (crédito fiscal), y determinar el gasto o costo
para tu declaración anual, en los casos del Régimen MYPE Tributario y el
Régimen General.

Si tienes un negocio como persona natural, una empresa o te encuentras

en el régimen Nuevo RUS, y realizas compras de bienes o servicios
relacionados a tu actividad, debes exigir que te emitan facturas.

www.senati.edu.pe
Características de la factura

Para ser considerado un comprobante de pago válido, la factura física debe

contener los siguientes datos:
Información impresa:
• Apellidos y nombres, denominación o razón social del proveedor o prestador
del servicio.
• Nombre comercial, si lo tuviera.
• Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde está localizado el
negocio.
• Número de RUC del emisor.
• Denominación del comprobante: “Factura”.

www.senati.edu.pe
Características de la factura

• Numeración: serie y número correlativo.

• Datos de la imprenta que realizó la impresión: número de RUC, fecha
de impresión y número de autorización de impresión dado por la
Sunat.
• Destino del original y las copias. En el original: "Adquiriente o Usuario".
En la primera copia: "Emisor". En la segunda copia: "Sunat".
• En las copias, la leyenda debe indicar: “Copia sin derecho a crédito
fiscal del IGV”.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Procedimientos y documentos de compra
Guía de ingreso al almacén
Para dar entrada a la mercancía en nuestro
stock y en el sistema, crearemos un
documento de entrada basado en el
pedido de adquisición que hicimos a
nuestro proveedor, de manera que
podamos enlazarlo con la guía de remisión
al llegar la mercancía.

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe
Trabajo propuesto 01: elaborar un CC
Va a elaborar un Cuadro Comparativo de Proveedores, la información de las
cotizaciones y formato del CC se le hará llegar a su correo, debe seleccionar tres
productos de cada cotización y elaborar su CC.
Debe seleccionar un proveedor para efectuar la compra de los artículos y sustentar
porque lo eligió y descarto a los otros.
El trabajo es individual y tiene una semana para presentarlo al correo
equispet@senati.pe
Indicar nombres completos, curso y nombre del trabajo propuesto

www.senati.edu.pe
Refuerzo:
ORDEN DE COMPRAS: https://www.youtube.com/watch?v=98_0BsF5efw

ORDEN DE COMPRAS: https://www.youtube.com/watch?v=evTcr2yh8hc

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES:

https://www.youtube.com/watch?v=ype2ZmYfY_c

COTIZACIÓN EN EXCEL: https://www.youtube.com/watch?v=mzaWGiSsISs

www.senati.edu.pe
www.senati.edu.pe