Conceptos básicos del sistema de gestión

de inventarios
Todos sabemos que, cuantos más productos salen del inventario, más dinero entra en la
caja. Sin embargo, sin una perspectiva clara de la mercancía que abarque desde la
recepción inicial hasta la fecha de envío, es muy posible que el activo más importante
de la empresa nos haga perder dinero.
La clave para que una empresa sea rentable y eficiente es tener una visibilidad total del
proceso de inventario, junto con unas herramientas de gestión que nos ayuden a
mantener los niveles adecuados de stock durante todo el año. Un sistema de gestión de
inventarios eficaz permite optimizar fácilmente todos los componentes móviles del
almacén y le ayudará tanto con recomendaciones sobre los niveles de existencias
óptimos en todo el proceso como a mantener organizada la cadena de suministro para
que fluya sin contratiempos.

Conozca los conceptos básicos de la gestión de inventarios y descubra cómo puede

aumentar la rentabilidad y reducir los residuos con el sistema adecuado.
Cómo una gestión ineficaz del inventario le pone en
desventaja
Normalmente, el inventario es uno de los activos más grandes que posee una compañía
y es por ello que la mala gestión de este activo es uno de los principales motivos por los
que fracasan las empresas.

Una gestión ineficaz del inventario puede reducir la rentabilidad de varias maneras:

● Cuando hay demasiadas existencias. Tener más existencias disponibles de las que
necesita puede salirle muy caro. Aumentarán los gastos por el espacio que ocupan en el
almacén, que no son pocos, y los artículos perecederos podrían echarse a perder antes de
que consiga venderlos.
● Cuando el plazo es demasiado largo. Mantenerse a la cabeza en la curva de las
tendencias comerciales le permite aumentar los ingresos con los artículos de moda que
los clientes quieren en un determinado momento. Si se adapta con lentitud a los cambios
del mercado, los clientes los buscarán en otro sitio y perderá cuota de mercado.
● Cuando no hay existencias suficientes. Los clientes se irán a comprar a otro sitio si
usted no tiene en stock lo que buscan. Y perder ventas no es lo peor que le puede pasar:
si le ocurre a menudo, puede llegar a perder a los clientes.
Ventajas de una gestión eficaz del inventario de activos
Si invierte en un sistema de gestión de inventarios, puede obtener un excelente ROI.
Este sistema no solo le ayudará a hacer llegar a los clientes los productos que buscan,
sino que puede proporcionarle valiosos conocimientos que le permitirán hacer los
pedidos de inventario adecuados en el momento oportuno y en las cantidades
apropiadas.

Estos son algunos ejemplos de las ventajas que brinda una buena gestión de inventarios:
 Reducción de costes

Pida la cantidad adecuada de inventario en el momento oportuno para no pasarse ni

quedarse corto.

Optimización de la mano de obra

Mejore la productividad y desperdicie menos tiempo buscando artículos o haciendo el

seguimiento manualmente.

Ahorro de espacio

Unas existencias bien gestionadas se traducen en unos almacenes más eficientes y

organizados.

Clientes más felices

Los pedidos se envían más rápido y con menos errores, lo que aumenta la satisfacción
de los clientes y le permite mantener los acuerdos de nivel de servicio.

La estrecha relación entre el inventario y la

contabilidad
El inventario se considera un activo empresarial, por lo que su gestión está
estrechamente vinculada a la contabilidad. Si el inventario y la contabilidad se integran
bien, dispondrá de métricas en tiempo real de la mercancía en cada paso del proceso.

Su sistema de gestión de inventarios debe admitir diversos métodos y funciones de

valoración de inventario, como:

Índice de rotación de inventario

Coste de los productos vendidos dividido por el inventario medio disponible.

● Un bajo índice de rotación del inventario es síntoma de duplicidad de pedidos y

deterioro del valor de las existencias.
● Un índice de rotación elevado puede revelar que se están pagando gastos de envío
excesivos por la necesidad de reemplazar rápidamente los artículos que se agotan, que
hay pedidos incompletos y que se desperdicia tiempo intentando encontrar los artículos
que faltan.
● Un índice de rotación equilibrado indica una elevada eficiencia, menos costes y mayor
satisfacción del cliente.
Coste medio ponderado

Coste de los productos disponibles para su venta dividido por el número de unidades de
venta. Esta métrica da como resultado el coste medio ponderado de cada unidad.
Costes estándar

Estimación del coste previsto de un artículo en los registros contables, que se compara
periódicamente con el coste real. La desviación entre estos dos datos se registra en
contabilidad. Este método se utiliza cuando hacer un seguimiento de los costes reales
requiere demasiado tiempo.

Lista de materiales (L. M.)

Hace referencia a la lista de artículos secundarios que conforman un artículo de

inventario.

Montaje

Agrupación de artículos y artículos que conforman un artículo finalizado.

Inventario Just-In-Time (JIT)

Término que se utiliza en logística para referirse a la recepción de inventario que tiene
lugar justo antes o en el momento exacto en que se necesita.

Trabajo en curso

Realiza un seguimiento del inventario desde fabricación hasta su uso en la planta de

producción o la fábrica.

Qué es el software de gestión de inventarios y cómo

puede ayudarle
El software de gestión de inventarios sigue, administra y organiza los niveles de
inventario, los pedidos, las ventas y las entregas. La finalidad de este software es
mantener un nivel de inventario óptimo, realizar un seguimiento de las mercancías
durante su traslado entre ubicaciones, recibir nuevos artículos, administrar los procesos
de almacén (como la selección, el empaquetado y el envío), evitar la obsolescencia y el
deterioro del producto, y garantizar que los productos nunca se agotan.

El software de gestión de inventarios automatiza tareas que solían requerir mucho

tiempo, como el proceso manual de contabilizar los productos uno a uno y registrarlos
en papel. Gracias a la digitalización de este proceso, no solo se ha conseguido mayor
rigurosidad, sino también un valioso ahorro de tiempo.

Entre sus funcionalidades principales se incluyen la optimización del inventario, el

seguimiento y la identificación de productos, la gestión de servicios en empresas
orientadas a servicios, el seguimiento de activos y los puntos de renovación de pedidos.
El software de gestión de inventarios puede proporcionar datos precisos sobre las
condiciones del inventario en tiempo real y brindarle conocimientos sobre las
tendencias, lo que le permitirá responder a las cambiantes demandas y condiciones del
mercado sin perder ninguna oportunidad de venta.
 Qué debe pedirle a un software de gestión de inventarios

Normalmente, el software de gestión de inventarios forma parte de un sistema mayor de

planificación de recursos empresariales (ERP). Si se utiliza correctamente, este sistema
ERP es capaz de unificar la gestión del inventario, la contabilidad, el punto de venta y la
cadena de suministro en una plataforma coherente y eficaz.

Si está valorando la posibilidad de adquirir un software de gestión de inventarios

como un complemento o como parte de una solución de ERP, estos son algunos
factores que debe tener en cuenta:

● Integración. El software de gestión de inventarios no resulta tan eficaz si no está

estrechamente integrado con otras aplicaciones empresariales de primera línea y
administrativas.
● Capacidad de análisis y visibilidad. Un software de gestión de inventarios basado
en la nube brinda a las empresas la capacidad de generar informes para extraer
conocimientos más precisos y fomentar la colaboración, realizar un seguimiento
del inventario en tiempo real y acceder a los datos en cualquier momento y lugar
a través de los dispositivos móviles.
● Gastos. Las soluciones de gestión de inventarios varían ampliamente en sus
características y funcionalidades y, por lo tanto, también en el precio. Cuando
vaya a adquirir una solución, es importante que no solo compruebe que resulta
rentable en la actualidad, sino que lo seguirá siendo en el futuro, a medida que su
empresa crezca.
● Funcionalidades de seguimiento. ¿Es el software de gestión de inventarios capaz
de hacer un seguimiento del inventario que tenga sentido para su empresa? Por
ejemplo, si su empresa usa códigos de barras, ¿el software de gestión de
inventario es compatible y puede integrarse con los escáneres que utiliza?
● Implementación y mantenimiento. Implementar y mantener un sistema de gestión
de inventarios en la nube es más rápido y sencillo que hacerlo con una solución
local. Las soluciones basadas en la nube se actualizan automáticamente y cuentan
con características de seguridad mejoradas, mientras que las soluciones locales
pueden resultar engorrosas y difíciles de actualizar y, por tanto, ser vulnerables a
ataques, a menos que se adopten precauciones adicionales.
● IA. Las funcionalidades de inteligencia artificial integradas son capaces de hacer
recomendaciones basadas en datos sobre los niveles de inventario, predecir
tendencias, lo que le ayudará a mantenerse a la cabeza de la curva, y le ayudan a
resolver problemas emergentes antes de que se conviertan en problemas
mayores.
¿Qué es la administración de inventario?
El inventario es el stock de productos que tienes y que planeas
vender a través de tu negocio. La administración de inventario
es el proceso de seguimiento y almacenamiento de
productos para satisfacer la demanda de los clientes de
forma rápida y eficiente.
 Técnicas de control de inventario | SafetyCulture

Análisis ABC
El análisis ABC en el control de inventarios clasifica las existencias en función
de su importancia, precio y volumen de ventas. Estos criterios determinan el
número de artículos que una empresa sacará al mercado.

Como su nombre indica, consta de las siguientes categorías:

● Clase A: artículos caros y de alta gama con controles estrictos e inventarios

reducidos
● Clase B: artículos de precio medio, de prioridad media, con un volumen de
ventas y unas existencias medias
● Clase C: artículos de bajo valor y bajo coste con grandes ventas y enormes
inventarios
La aplicación del análisis ABC de control de inventarios permite a las empresas
minimizar los costes de transporte de productos y maximizar el rendimiento de
sus existencias.

LIFO y FIFO
Ambas técnicas de control de inventario organizan la entrada y salida de
artículos del almacén en función de su fecha de llegada. La prioridad
dependerá del tipo de productos disponibles en el almacén.

Con el método LIFO, el almacén distribuye primero el lote más reciente de

artículos a los clientes. Así se evita que los productos se estropeen al llegar al
mercado.
Pero con la técnica FIFO, el almacén da prioridad a las existencias más
antiguas para su procesamiento y envío. De este modo, pueden mantener los
productos frescos cuando el cliente los recibe.

Seguimiento de lotes
El seguimiento de los lotes es también una buena manera de organizar los
artículos de stock en un almacén. En este método, se agrupan las mercancías
de la misma fecha de producción y los mismos materiales. Esto ayuda a los
responsables de los almacenes a controlar la siguiente información:

● De dónde proceden los artículos

● Hacia dónde se dirigen las mercancías
● Cuándo pueden caducar los artículos
 Stock de seguridad
El stock de seguridad implica tener un conjunto adicional de bienes a mano
como medida preventiva para la volatilidad del mercado. El importe debe ser
superior a la demanda o uso medio del producto.

Actúa como una red de seguridad, en caso de que la demanda de los clientes
supere la cantidad prevista. También les cubre cualquier incertidumbre en el
rendimiento del suministro, como los retrasos en el envío.

Consejos para empezar un control

de inventarios
Después de hablar de los tipos y las técnicas empleadas en un sistema de
control de inventario, es hora de poner en práctica esas medidas. He aquí
algunos consejos que le ayudarán a poner en marcha su proceso de control de
inventario.

● Comenzar con un plan de control de inventarios – Este plan debe abordar

el movimiento de los bienes desde la producción hasta las ventas y la
eliminación de la base de datos de inventarios.
● Póngalo en práctica – Llevar a cabo el plan de control de inventario incluye
establecer métricas y previsiones para los meses siguientes. También puede
ajustar su estrategia de gestión de existencias según sea necesario.
● Lacoherencia es la clave en el etiquetado de los productos: encuentre un
sistema que funcione para su empresa y manténgalo. Considere la posibilidad
de buscar códigos de barras, RFID y unidades de mantenimiento de
existencias (SKU).
● Establezca puntos de reorden – Esta práctica repone sistemáticamente sus
artículos de stock en períodos determinados para que pueda controlar mejor su
tiempo de entrega. El método de análisis ABC es una herramienta útil para
llevarlo a cabo.
● Mantenga siempre en stock los artículos críticos: identifique qué productos
son críticos para su negocio y asegúrese de que nunca se agotan.
● Revise los envíos de productos: lea los albaranes y compruebe que los
productos no estén dañados para evitar pérdidas de inventario.
● Realice auditorías de almacén con regularidad: el personal del almacén
puede revisar sus existencias en busca de deterioros, robos y posibles errores
humanos. De este modo se garantiza que el equipo de contabilidad reciba
información precisa sobre los recuentos y los costes de su inventario. Lo mejor
es utilizar una lista de control de inventario digital como parte de las estrategias
para mejorar el control de inventarios.
 Maximice el inventario de su
almacén con SafetyCulture (antes
iAuditor)
SafetyCulture como software de control de
inventario
SafetyCulture ayuda a los responsables de los almacenes a mejorar su sistema
de control de inventario. Les permite realizar auditorías de almacén para
comprobar si algún producto se ha perdido, ha sido robado o está en malas
condiciones. Esta plataforma también reduce los errores humanos gracias a los
sistemas de seguimiento de inventario digitalizados.
Con SafetyCulture puede realizar las siguientes acciones:

● Edite y rellene listas de comprobación digitales preconfeccionadas para los

controles de su almacén
● Programar automáticamente las inspecciones periódicas del almacén
● Seguimiento de las mercancías en su inventario mediante un dispositivo móvil
de mano
● Supervise las tendencias de los controles de inventario con el potente panel de
análisis
● Rellenar proactivamente las existencias faltantes, dañadas o estropeadas
mediante Acciones

¿Qué son las mermas y los Desmedros?

Merma: Pérdida física, en el volumen, peso o cantidad de las existencias,
ocasionada por causas inherentes a su naturaleza o al proceso
productivo. Desmedro: Pérdida de orden cualitativo e irrecuperable de las
existencias, haciéndolas inutilizables para los fines a los que estaban
destinados.

SUMILLA:

Tratándose de operaciones de importación de productos a granel transportados al

país por vía marítima, en las cuales existen diferencias entre la cantidad del
producto comprado y embarcado en el exterior y recibido en el país, considerando
que dicha diferencia detectada al momento del desembarque corresponde a
condiciones de humedad propias del traslado se tiene que:

1. La pérdida física sufrida en productos a granel, que corresponda a

condiciones del traslado que afectan los bienes por las características de
estos como ocurre con la humedad propia del transporte por vía marítima,
califica como merma.

2. La pérdida extraordinaria cubierta por indemnización o seguro no es

deducible para efecto de la determinación del Impuesto a la Renta del
 importador.

3. El deducible del seguro que se contrate para indemnizar al importador por la

pérdida constituye un gasto contenido en el artículo 37° del TUO de la Ley
del Impuesto a la Renta.

INFORME N° 09-2006-SUNAT/2B00