Verificación del inventario

Que es el control de inventarios?

El control de inventarios es un sistema que permite que una empresa gestione las
existencias que almacena. De esta forma, además de saber qué tiene, identifica cuáles
productos debe mover más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es su rotación y
en cuáles invierte más recursos para su correcto almacenaje.
El inventario es fundamental para cualquier organización. Todas las empresas deben
implementar este proceso, aunque al inicio sea una tarea que requiere tiempo.

La importancia de la verificación de inventarios

El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las existencias de un
almacén y los productos o artículos que tienen mayor demanda. Puede reducir costos
porque refleja oportunamente lo que no tiene una rotación saludable y lo que debe
surtirse lo más pronto posible; esto evita retrasos en los pedidos o que se estropeen
materias primas por un almacenamiento deficiente o prolongado.

Además, no da lugar a fraudes o malentendidos: se tiene lo que se necesita y lo que

muestra el inventario, sin errores.

Sin importar el tipo de sistema de control de inventarios, o la empresa que lo utilice,

existen algunos elementos clave que comparten todos.

Beneficios de la verificación de inventarios

 Uso óptimo de tus recursos financieros: cuando llevas una gestión adecuada de
tu inventario, tendrás la visibilidad y el control de tus recursos para evitar
excesos o insuficiencias de existencias; además, siempre tendrás el stock
disponible para satisfacer la demanda de los clientes.

Aumento de la eficiencia operativa: si conoces el estado y ubicación de la
mercancía en tu inventario, podrás reducir tiempos de búsqueda, movimientos
innecesarios y duplicaciones de esfuerzos. Esto ahorra tiempo y mejora la
productividad general.

 Satisfacción del cliente: mantener las existencias óptimas te permite responder

rápidamente a la demanda del mercado y tendrás clientes satisfechos, que no
enfrentan contratiempos debido a no encontrar tus productos.
  Reducción de costos operativos: este es un punto fundamental, ya que el control
de inventarios te ayuda a minimizar costos operativos y, asimismo, podrás
optimizar la planificación de compras y la gestión de proveedores.

 Apoyo a la toma de decisiones: contar con datos precisos y actualizados sobre

el inventario da lugar a una toma de decisiones más informada.

Evaluación del inventario

¿Que es la evaluación de inventario?

Hay quienes dicen que el inventario es un bien necesario. Están ahí para garantizar la
continuidad en la producción y prestación del servicio, pero tenerlos cuesta dinero. De
ahí a que los expertos hayan desarrollado métodos para tener la mínima cantidad
posible de inventario sin afectar la producción y manteniendo la satisfacción del cliente.

De cualquier forma, el inventario representa dinero inmovilizado, por lo que se debe

contabilizar. Esto significa que la compra de ese inventario (o el que termina
procesado) debe ser determinada para formar parte del estado de resultados y el
balance general de la empresa.

Métodos de evaluación de inventarios

1. Por Identificación Específica

Este tipo de método de valuación de inventarios se implementa principalmente en

empresas que poseen mercancías iguales. Se realiza una identificación individual por
cada uno de estos artículos, la misma se hará por características específicas. Puede
ser por número, marca, uso o costo.

2. Método PEPS – Primeros en Entrar, primeros en salir

Este tipo de método, así como su nombre lo indica, se refiere a que todos los productos
que son adquiridos primero, con anterioridad; estos deberían organizarse para que
sean los primeros que deban venderse. Esto permite tener siempre mayor
disponibilidad de productos más recientes, vendiendo todos los que llevan más tiempo.
Este es uno de los métodos más usados, sobre todo en industrias que realizan
productos alimentarios con estándares internacionales; que no pueden quedar
olvidados en el inventario.
3. Método UEPS – Últimos en Entrar, Primeros en Salir

Este método de valuación busca siempre vender primero lo último que entra. Es decir,
si llega un producto hoy, ese será el que estará a la venta en ese mismo momento. Lo
realmente importante de esto, es entender que el costo unitario que hayan tenido las
últimas entradas sea aplicado a las primeras salidas.
Es un método que permite valuar el inventario con el costo más antiguo. Esto es
especialmente útil en momento de mucha inflación. De esta manera siempre habrá un
stock en la empresa que tiene un valor realmente más económico, debido a que se
busca vender siempre los primeros que entran, los más caros.

4. Método de Costo Promedio Constante

Este es el método de valuación de inventarios más medido y más equilibrado. Para

conocer el valor real del inventario con este método se debe tomar el valor del
inventario inicial y a este sumarle las compras que se han realizado en ese tiempo.
Luego se divide el costo de productos en forma equitativa con las unidades que
existen.
Si se realiza cada tres meses, será el equilibrio entre el costo/valor del producto al
inicio y en la actualidad.

Cómo funcionan estos métodos de valuación de inventarios

Un inventario es un bien necesario. Están para garantizar la continuidad en la
producción y en la prestación general de un servicio, aunque poder contar con ellos
siempre cuesta dinero. Debido a esto es que los expertos han desarrollado estos
métodos de valuación que logran una reducción en los costos, una mayor eficiencia.
Un inventario representa dinero inmovilizado. Es decir, que está a disposición, pero no
genera ganancias. Debido a esto es que se deben usar métodos de valuación precisos,
métodos que sean asertivos respecto a las existencias de productos, sus costos y
beneficios.
 Contabilización de pólizas de ajuste

¿Que es una póliza de ajuste?

Una póliza de ajustes es un tipo de documento que nos va a permitir como empresa la
posibilidad de trasladar saldos entre cuentas contables de la entidad de manera
totalmente manual.
También esta póliza de ajuste nos va a permitir el poder asociar cada una de las
cuentas de la empresa a un contacto diferente, asociado a esto nos permite el registro
de las cuentas del balance en los saldos iniciales de la empresa. La póliza de ajuste se
refiere a un tipo de documento que nos permite tanto el poder mover cuentas dentro de
los balances de saldos, como modificar los mismos en diferentes modos.

¿Para qué sirve?

La póliza de ajuste por diferencia cambiaria es un tipo de póliza que se utiliza para los
ajustes contables que se producen por la diferencia cambiaria, es decir es un ajuste
que se realiza a los estados contables cuando sucede un cambio en el valor de alguna
de los tipos de monedas con las que cuenta la empresa.
Este tipo de ajuste sirve fundamentalmente para lograr obtener la utilidad o pérdida que
se produce cuando se realizan operaciones con un tipo de moneda extranjera,
ajustando los saldos de acuerdo a estas modificaciones que se dan en el tipo de
cambio.
 Elaboración de informes sobre el inventario físico

¿Que es el inventario físico?

El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los
productos almacenados y sus cantidades. Los operarios normalmente recorren los
pasillos contando y anotando de forma manual todos los productos alojados en las
estanterías.

Dependiendo de las necesidades de la empresa y del número de productos

disponibles, el inventario puede realizarse de manera permanente, anual o rotativa. En
todo caso, lo recomendable es que coincida con periodos de menor actividad para así
poder destinar más plantilla a esta operativa, efectuarlo de modo más rápido, con
menos errores y sin interrumpir otras obligaciones.
El objetivo del inventario físico es contrastar las existencias reales del almacén con las
registradas en el inventario teórico o contable (que puede ser gestionado desde un
WMS, un ERP o incluso más rudimentariamente con Excel.
Importancia del inventario fisico
Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una
mayor productividad. Conocer fielmente la ubicación de cada producto facilita la
preparación de pedidos y evita demoras, lo que se traduce en una mayor satisfacción
de los clientes.
El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que se
vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de
encontrar un producto teóricamente en stock. Al inspeccionar todo el almacén, se
descubriría que ese producto estaba almacenado en una ubicación errónea y podrían
tomarse medidas para disminuir este tipo de equivocaciones.

El inventario físico también ayuda a verificar y garantizar que los productos se

encuentran en buenas condiciones. Al contar los productos uno a uno se puede
comprobar visualmente que estén en buen estado. Esto es vital cuando se gestiona
una gran cantidad de referencias.

En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico. La

dinámica en sí es muy sencilla: los operarios recorren el almacén con una lista de
productos y cuentan y anotan la mercancía ubicada en las estanterías.

¿Como se realiza un inventario físico?

Hay dos formas de llevar a cabo esta operativa: con un inventario general o uno
selectivo. La elección de un método u otro dependerá de la precisión que necesitemos
y de la facilidad para detener la actividad del almacén durante varias horas, aunque
ambos pueden ser complementarios. Por ejemplo, pueden contarse algunos artículos
en concreto con mayor frecuencia y hacer un inventario de todo el almacén
anualmente.

Inventario general

Es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del

almacén al mismo tiempo. En función del número de productos disponibles, de las
distancias que haya que recorrer y de los operarios asignados a este trabajo, la
operativa puede requerir más o menos tiempo.

Este inventario obliga a detener las demás operativas del almacén durante el tiempo
que se requiera. Sin embargo, los resultados son mucho más rigurosos.

Inventario selectivo

Comprende un grupo de productos previamente seleccionados (por ejemplo, unas

referencias o unos pasillos determinados) y se ejecuta periódicamente, cada vez que
se necesite verificar que las existencias físicas concuerden con las del inventario
contable.

Si bien este proceso puede parecer más

dilatado en el tiempo (pueden hacerse
recuentos con mucha frecuencia), la ventaja
es que no paraliza el resto de operativas del
almacén.

Integración y guarda del expediente

Previamente a la publicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP), no
había ninguna definición en el ámbito procesal o administrativo de lo que debía
entenderse por expediente administrativo. El único precepto que podía ilustrarnos
acerca del mismo era el 164.1 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el
que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico
de las Entidades Locales, el cual fue posteriormente recogido en el artículo 70 de la
LPACAP.

Teniendo en cuenta lo anterior, entendemos por expediente administrativo la

agrupación de documentos y actuaciones previas de las que trae causa la resolución o
acto administrativo. Es decir, el expediente administrativo estará conformado por todos
los documentos, pruebas, acuerdos, notificaciones, decretos, requerimientos y
diligencias que hayan tenido lugar a lo largo del procedimiento administrativo.

En definitiva, el expediente administrativo resulta ser la “materialización del

procedimiento”.