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ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS

“CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS MICRO EMPRESAS


CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS
MICRO EMPRESAS
Tumbes – PERÚ
DEDICATORIA

Este trabajo se lo dedico libremente a


todos que deseen informarse y
aprender sobre este tema. Todos
debemos compartir nuestros trabajos
y llenarnos de pensamientos
compartimos para concretar y
estructurar nuestra profesión.

AGRADECIMIENTO

Agradezco a todos que en general


me apoyan y me dan la mano para
seguir adelante, consejos y más que
son valiosos para mí.
RESUMEN
El control de existencias, gestión de inventarios o gestión de stocks regula el flujo entre las entradas y las
salidas de existencias de los productos de una empresa. La forma de regular el flujo de entrada es variando la
frecuencia y el tamaño de los pedidos que se realicen a los proveedores. El control sobre el flujo de salida es
mucho menor pues las condiciones son impuestas por los consumidores.
La gestión de existencias ha de garantizar que siempre que un cliente solicite un producto, éste sea
proporcionado. Lo ideal sería que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero esto no es materialmente
posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente. Por lo tanto se ha de intentar que el nivel
de existencias sea mínimo, sin que se produzcan rupturas en la salida.
Uno de los objetivos fundamentales de la gestión de existencias es conseguir satisfacer las necesidades de los
clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no
es el único objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la
posesión de las existencias
INTRODUCCIÓN

En estos tiempos modernos, la palabra inventario ha alcanzado una notoriedad muy alta; Los problemas de
inventarios pueden llevar a la quiebra de un negocio, por ejemplo hemos escuchado que debemos mantener
niveles óptimos de inventarios, pero
¿Qué es eso?;
¿Cuánto inventario se deber mantener?

Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez
financiera, esto ocurre porque un inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en
funciones más productivas de la organización. Además, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a
quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse.
Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de forma
satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de mercado.
CAP .1.
CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS MICRO EMPRESAS
CONTROL DE INVENTARIOS
Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de producción y su
comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer, teniendo en cuenta el ritmo de
consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda.
¿Qué son los inventarios?
Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia en un
momento determinado.
Importancia del control de inventarios
La importancia del control de inventarios radica en el objetivo primordial de toda empresa, que es obtener
utilidades, la obtención de estás reside en gran parte en ventas, por lo que si no hay un control de inventarios
adecuado, ventas no tendrá material suficiente para trabajar; aparte de esto al no tener un adecuado control de
inventarios se presta al robo hormiga, a mermas y desperdicios y estos a su vez pueden causar un fuerte
impacto en las utilidades.
Problemas frecuentes en el control de inventarios
Falta de registros: La gran mayoría de microempresarios difícilmente encuentran tiempo para llevar acabó
todos las funciones que en el recaen; Los empresarios dedican más su tiempo en cuestiones operativas que en
labores de orden estratégicos.
a. El objetivo de contar con registro de inventarios no es sólo hacerlo porque las empresas grandes lo hacen o
porque el contador los solicita, es para contar con información suficiente y útil para minimizar nuestros costos
de producción, mantener un nivel de inventarios óptimo, comenzar a utilizar tecnología con la consecuente
disminución de gastos y aumentar la liquidez.
Exceso de inventarios: Los empresarios por lo general se centran en tener altos niveles de inventarios y así
asegurar su venta, lo que tiene como consecuencia fundamental el aumento de mermas y la disminución de la
calidad en cuanto a productos perecibles. En las empresas dedicadas al comercio el exceso de inventarios lleva
al descontrol y a una disminución de liquidez, debido a que para tener alto nivel de mercancía en la empresa
estos recuren al crédito con sus proveedores, la recuperación del efectivo pues sirve para pagar estas cuentas.
Insuficiencia de inventarios: Sin el nivel suficiente de inventarios no sólo se puede perder la vente sino también
al cliente, debido a que al no contar con el producto el cliente puede acudir a la competencia.
Baja calidad de la materia prima dada su caducidad: En el caso de productos perecibles, pueda que el cliente no
sepa cuánto tiempo lleva en refrigeración o en anaqueles, pero sin lugar a duda este se dará cuenta cuando el
producto no cumpla con sus expectativas.
Robo: Al no haber un adecuado control los propios empleados pueden incidir en el robo, ocasionando aumento
de costos.
Mermas: Estas constituyen un considerable aumento de los costos de ventas algunos autores consideran que
una merma aceptable es del 2% hasta 30% del valor de inventario, pero sin embargo la única merma que
debemos de aceptar es la del 0%.
Desorden: Este provoca graves pérdidas a la empresa, podemos desconocer lo que tenemos en existencias en
almacén y comprar demás en el caso de productos perecibles este pierde su vida útil.
Políticas de control
El acceso a la bodega o almacén debe ser restringido a una o dos personas como máximo, sólo debe entrar
más personal cuando sea necesario llevar acabo inventarios físicos.
Debe destinarse un área específica para guardar las mercancías y materia prima.
El costo del material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al área de bodega y/o
preparaciones, resultando ser prácticamente todo el personal, de esta manera la empresa no se perjudica.
Tipos de inventarios
Los inventarios de acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, pueden ser de los siguientes
tipos:
Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos materiales
que no han sido modificados por el proceso productivo de la empresa.
Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio nombre lo indica, son
aquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todavía no son
aptos para la venta.
Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los productos que van a ser
ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la venta.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: son aquellos donde se
contabilizan los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir
no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden
ser: maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, etc.
Y otros más
Significado económico de los inventarios
La gestión de inventarios implica dos costos básicos:
Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas
por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce
problemas de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que se produce una
degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.
Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos de gestión
física y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulación de inventarios pueden ser muy
importantes dentro del capital de inversión de una empresa, veamos un ejemplo:
EE.UU.: en una empresa común, los inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del
capital circulante (es decir dinero en efectivo).
Beneficios
Planeación de compras de la empresa: al tener un control de inventarios, vamos creando información precisa
para el aprovisionamiento de productos sin excesos y faltantes.
Planeación del flujo de efectivo: Se conocerá el monto de la compra diaria o semanal, lo que permitirá saber
cuánto se invertirá.
Beneficios de un adecuado control de inventarios
Tener un adecuado control de inventarios, habla de una empresa eficiente. Entre los principales beneficios
podemos mencionar:
Información exacta que será útil para aprovisionamiento de productos sin excesos y sin faltantes.
Ahorro y reducción de tiempo y costos, durante el proceso de aprovisionamiento. iii. Preparar planes de
aprovisionamiento de acuerdo con la planificación de producción y ventas.
iv. Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.
Métodos de valoración de stocks
Los métodos tradicionales son los siguientes:
Sistemas FIFO:
Cuyas iniciales son “First in , First out” (primera entrada, primera salida) , bajo este método los primeros costos
que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el
nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más
recientes
Sistemas LIFO:
Cuyas iniciales son “Last in, First our” (última entrada, primera salida), Bajo este método, los últimos costos
que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas.
Sistema Precio Medio Ponderado:
Se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por
unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante
el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.
CAP.2.
MODELO DE DEMANDA DEPENDIENTE PARA PRODUCCIÓN
En la última década, han cobrado un gran auge dos políticas de aplicación particularmente importante en
procesos de manufactura, como los siguientes: Se trata del JIT, Just In Time o Justo a Tiempo, y del MRP,
Materials requirement Planning o Planificación de los Requerimientos de Materiales.
MRP ( PLANIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE MATERIALE):
Es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y
cuándo aprovisionarse de materiales. Este sistema da por órdenes las compras dentro de la empresa, resultantes
del proceso de planificación de necesidades de materiales.
La utilización de los sistemas MRP conlleva una forma de planificar la producción caracterizada por la
anticipación, tratándose de establecer qué se quiere hacer en el futuro y con qué materiales se cuenta, o en su
caso, se necesitaran para poder realizar todas las tareas de producción.
JUSTO A TIEMPO:
El JIT es mucho más que un programa destinado a la reducción de inventarios o cero inventarios. El JIT es un
sistema para hacer que las empresas de manufacturas operen eficientemente y con un mínimo de recursos
humanos y mecánicos. El just-in-time también permite mejorar la calidad, y proporcionar un máximo de
motivación para la solución de los problemas tan pronto como éstos surgen. El Just-in-Time es sinónimo de
simplicidad, eficiencia y un mínimo de desperdicios.
Así el JIT puede entenderse como un sistema de producción diseñado para eliminar todo desperdicio en el
medio de la manufactura (por desperdicio debe entenderse cualquier cosa que no contribuya de manera directa
al valor del producto). Ampliar dicha definición implicaría decir que el sistema just in time hace que los
materiales necesarios sean traídos al lugar necesario para elaborar los productos necesarios en el momento
exacto en que éstos son requeridos. Como complemento de estas definiciones es menester subrayar dos reglas
fundamentales que deber ser observadas: la primera es que sólo deben ser empleadas partes y procesos de alta
calidad.
El JIT requiere de existencia mínimas de seguridad en materiales y productos en proceso, por ello cuando llega
el instante de elaborar el producto, las partes en el proceso de producción, deben ser las mejores que se puedan
obtener.
CASO
Supongamos que la empresa ABC, dedica a la producción de medias, a detectado los siguientes problemas:
Muchas veces la entregas de pedidos se han retrasado debido a que no habían suficiente materia prima o por
no hacer los pedido con
anticipación.
Ha habido pérdidas de repuestos de las maquinarias y estos son repuesto muy caros.
Muchas veces la producción se ha tenido que parar debido a que no se contaban con los repuestos.
SOLUCIÓN:
La mayoría de sus problemas se debe a que no tienen un adecuado control de inventarios, mejor dicho carecen
de estos, ya sea por es que tedioso hacerlos; El caso es que esta empresa necesita llevar un control de todos los
materias primas así como de los repuestos de las maquinarias, es más se podría poner toda la información en
una base de datos en la computadora que se usa para los diseños, El que hace los diseños podría crear la base de
datos ya que sabe de informática, de esta manera se podría saber la cantidad de material que se necesita para
cumplir con los pedidos.
ANALISIS
La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al
documento del suministrador (Recepción a ciega).
Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados. Los Submayores de
inventario del área contable deben estar al día.
El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos e entradas y salidas,
después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con as de los
Submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
Cuando el programa automatizado contable y el del Control de inventarios no estén integrados, se ejecutará
Cuadre Diario en Valores por el área de Contabilidad.
El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los
nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad del material por la custodia
de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad.
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes
y se contabilizarán inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar
amparadas por el documento justificativo de la entrega de éstas.
En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos
por los clientes, deben elaborarse los expedientes de
faltantes correspondientes
CONCLUSION
El solo hecho que las existencias de un producto vendible que no posee un control o administración adecuada
puede hacer que una empresa pequeña o mediana baje sus utilidades de forma brusca, por otra parte la mala
fluidez en el manejo de los productos de necesidad básica para los consumidores de dichas empresas pueden
llevar a la perdida de utilidades o hasta pérdida de clientes. Es por eso que es de vital importancia el conocer
los inventarios así como también es de vital importancia el saber administrarlos.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Pau i Cos, Jordi; de Navascués y Gasca, Ricardo. Manual de logística integral. 1. ed.
Madrid: Ediciones Diaz de Santos, S. A. 1998.
Parra Guerrero, Francisca. Gestión de Stocks. 3. ed. Madrid: ESIC Editorial 2005.
Ramos Díaz, Rafael. Manuales IMPI. Cómo gestionar los stocks. 2. ed. Madrid: Instituto de la Pequeña y
Mediana Empresa Industrial. 1988, Vol.5