“Estructuras Administrativas.

Unidad I: Organización formal e informal.

1.1.    División organizacional

1.2.    Niveles organizacionales y la gestión administrativa

1.3.    Diseño de la estructura administrativa

1.4.    La estructura y el proceso de organizar.

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La estructura de organización debe estar diseñada perfectamente clara para todos, su diseño de
la estructura, la distribución de funciones y quien es la persona responsable por determinados
resultados. Se comprende la forma y se eliminaran las dificultades que ocasiona la imprecisión
en la asignación de responsabilidades, de esta forma se logrará un sistema de comunicación
correcto y la toma de decisiones se refleja y promoverá los objetivos de la empresa.

Al conocer sus rubros y sus necesidades, incrementaremos el conocimiento básico en nuestra

formación profesional para insertarnos y colaborar proactivamente “con más experiencia”,
coadyuvar en la generación de planes, reestructuras organizacionales y modificaciones de
procesos empresariales.

Organización formal.

La organización formal es aquella que es planificada y que establece un conjunto de normas,

estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de la organización.

La organización formal se basa en la división del trabajo, la definición de los distintos niveles
de autoridad y la creación de canales de comunicación entre los trabajadores.
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Origen de la organización formal.

El origen de este tipo de organización es el diseño creado por los propietarios y

administradores que buscan definir estrategias para alcanzar de manera exitosa sus objetivos.

Existen al menos tres elementos claves que definen dicha organización:

•División del trabajo: Consiste en dividir un trabajo en varias actividades elementales de modo
que los trabajadores puedan especializarse y así ser más productivos.

•Departamentalización: Consiste en crear diferentes departamentos en la misma organización

de modo que cada uno de ellos se haga responsable de una determinada actividad u objetivo.
Así por ejemplo: departamento de marketing o departamento de relaciones públicas. A medida
que la organización crece, los departamentos se vuelven más complejos y se suelen crear sud-
departamentos o sub-divisiones.

•Control: Consiste en crear mecanismos para controlar y medir el desarrollo de las actividades
de la organización.
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Componentes de la organización formal.

•Un conjunto de reglas y procedimientos bien definidos: Que son diseñados previamente con
el fin de obtener alguna meta u objetivo.

•Objetivos y estrategias: Se definen las metas a corto y largo plazo junto con las estrategias
para alcanzarlas.

•Status simbólico: La estructura entrega un determinado estatus a los miembros de acuerdo a

su posición y poder relativo.

•Actividades definidas: La organización define las actividades propias de cada miembro de la

organización. Se establecen obligaciones y límites.

•Canales de comunicación: Existen canales de comunicación definidos que deben estar acorde
con la jerarquía y procedimientos propios de la organización.

•Procedimientos de coordinación: Se definen procedimientos y mecanismo para la

coordinación de actividades de los distintos miembros de la organización.
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Organización informal.

La organización informal es aquella que surge de manera espontánea entre los miembros de una
organización al compartir espacios y tareas comunes.

La organización informal no se especifica en ningún tipo de documento o memorandum. Esta se forma a

partir de  las relaciones de amistad, competencia o antagonismo entre los miembros de la organización.
Se compone de comportamientos, relaciones personales y profesionales que surgen de manera dinámica a
través del trabajo en equipo y la interacción social entre las personas de distintos niveles jerárquicos.

Componentes de la organización informal.

Existen principalmente cuatro factores que determinan la organización informal:

• Intereses comunes: Las personas pueden compartir intereses lo que determina su relación y
colaboración.

• Interacción propia de la organización formal: Con el trabajo diario, el cargo que ocupa cada persona y
las actividades que se llevan a cabo en la organización se generan relaciones e interacciones entre los
miembros de la organización.
• Rotación y cambio de personal: Los cambios de puesto y la salida o llegada de nuevos miembros
genera cambios en las relaciones entre los miembros de la organización.
• Tiempo libre o de descanso: Genera la oportunidad de que las personas interactúen continuamente y
se conozcan en circunstancias distintas al trabajo en sí.
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Relación entre la organización informal y formal.

La organización informal puede complementar o fortalecer a la organización formal a través

de una buena relación y cooperación entre los miembros de la organización. No obstante, la
organización informal también puede debilitar a la formal. Lo anterior ocurre cuando se
generan envidias, antagonismos o cuando el rol informal es más fuerte que el formal.

Niveles Organizacionales.
“Estructura Administrativa.”
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Niveles organizacionales.

Los niveles organizacionales o pirámide organizacional corresponden a los tres niveles de

gestión en la mayoría de las organizaciones, que son la gerencia de nivel inferior, nivel medio
y nivel superior.

Nivel superior o estratégico

Los gerentes de alto nivel toman decisiones que afectan a la totalidad de la empresa. Sin
embargo, no dirigen las actividades cotidianas de la misma. En su lugar, establecen objetivos
para la compañía y dirigen la organización para lograrlos.

En última instancia, este nivel de gerencia es responsable del desempeño de la organización y,

a menudo, estos gerentes tienen trabajos muy visibles. Requieren tener muy buenas
habilidades conceptuales y de toma de decisiones.
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Nivel medio o táctico.

Este nivel es responsable ante la alta gerencia y responsable por los líderes del nivel
inferior. Pueden incluir a gerentes generales, gerentes de sucursal y gerentes de
departamento.

Dedican más tiempo a las funciones organizacionales y supervisoras que la gerencia

superior. El rol de un gerente intermedio enfatiza en:

– Ejecutar planes organizacionales de conformidad con las políticas de la compañía y los

objetivos de la alta dirección.

– Definir y discutir información y políticas desde la alta gerencia hasta la baja gerencia.

– Inspirar y brindar orientación a los gerentes de nivel inferior para ayudarlos a mejorar el
desempeño y también lograr los objetivos del negocio.

Debido a que los gerentes intermedios están más involucrados en el trabajo diario de una
empresa, pueden brindar información valiosa a los gerentes superiores, que ayudará a
mejorar el desempeño de la organización utilizando una visión más amplia y estratégica.
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Funciones.

Los roles de los gerentes intermedios pueden incluir varias tareas dependiendo de
su departamento. Algunas de sus funciones son las siguientes:

– Diseñar e implementar sistemas efectivos de información y trabajo grupal.

– Definir y monitorear indicadores de desempeño a nivel de grupo
– Diagnosticar y resolver problemas dentro y entre grupos de trabajo.
– Diseñar e implementar sistemas de recompensa.
– Apoyar el comportamiento cooperativo.
– Informe de rendimiento.
– Realizar estadísticas y, cuando corresponda, recomendar cambios estratégicos.
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Nivel inferior u operativo.

La gestión operativa equilibra la experiencia funcional con fuertes habilidades

interpersonales para así optimizar procesos operativos específicos.
En la línea de base los gerentes son a menudo especialistas altamente calificados
e incluso funcionales. Un gerente operativo está mejor posicionado cuando se
enfoca en controlar y dirigir a empleados específicos. Por ejemplo, supervisores,
líderes de equipo y gerentes de proyecto.

Conjunto de habilidades

– Comunicar.
– Observar y escuchar activamente.
– Dar y recibir comentarios.
– Priorizar.
– Alinear recursos.
– Organizar procesos y tareas.
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Diseño de la estructura organizacional.

Toda empresa tiene una estructura organizacional definida de manera formal o informal. En ella se
encuentran delimitadas las responsabilidades y puestos acordes a una posición específica dentro del
organigrama. 

Las empresas con una clara estructura organizacional se benefician al tener establecida la cantidad de
recurso humano que requieren para poder llevar a cabo sus funciones, tener delimitadas las
responsabilidades y los responsables de cada área o proceso, así como sus superiores y lograr que la
empresa sea más eficiente y más productiva cumpliendo con los objetivos de la misma.

Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta:

1. La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos organizacionales se

encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa
2. El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un
modelo de estructura organizacional procesal (el qué hacer lo define el proceso y se distribuye a través de la
integración de los conocimientos de los grupos) en lugar de la tradicional estructura organizacional
funcional (el qué hacer lo define la estructura jerárquica y se distribuye en área de especialización)
3. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades de la
estructura organizacional y que la definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias
estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional
4. El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento o la reubicación de
personal que puede traer consigo el diseño de una nueva estructura organizacional, con el fin de hacer un
uso eficiente de los recursos y a la vez asegurar que estos cuenten con una adecuada carga
5. La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de forma tal que todos los
colaboradores que requieran coordinación con otros departamentos o proceso puedan coordinar esfuerzos
por medio de las líneas de comunicación
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Estructura Organizacional.

Definir cómo se organiza una empresa y sus trabajadores es clave para la

consecución de sus objetivos. Cada tipo de negocio exige una estructura
organizacional única

La estructura organizacional es el sistema jerárquico escogido para organizar

 el personal y los medios de una organización. Gracias a ella, se abordan las formas
de organización interna y administrativa. El reparto del trabajo en áreas o
departamentos se ramifica en un árbol. 

Se podría decir que la estructura de la organización es el modo de planificar su

trabajo y repartir formalmente sus responsabilidades, es el esqueleto que la sostiene.
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