CONTROL ADMINISTRATIVO

CONTROL ADMINISTRATIVO

1. Entender el significado de Control Administrativo y su

incidencia en el logro de los objetivos organizacionales
2. Identificar las herramientas para realizar el control
administrativo en las organizaciones
3. Comprender la importancia de los indicadores de
gestión en el Control Administrativo
4. Comprender la importancia del Control dentro de la
gerencia moderna como cuarta etapa del proceso
administrativo
 CONCEPTO DE CONTROL

• El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el

PLAN adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henry
Fayol

• Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorizarlo, y, si es necesario, aplicar medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
George F. Terry

• Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la

corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los
objetivos de acuerdo con el plan. Koontz y O´Donell.
 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

1. ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS

RESULTADOS.
2. COMPRENSIÓN.
3. ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES:
-FLEXIBILIDAD.
-AUTOCONTROL.
-NATURALEZA POSITIVA.
-CLARIDAD Y OBJETIVIDAD.
 ELEMENTOS DEL CONCEPTO

• RELACIÓN CON LO PLANTEADO:

SIEMPRE EXISTE PARA VERIFICAR EL LOGRO DE LOS
OBJETIVOS QUE SE ESTABLECEN EN LA PLANEACIÓN.
• MEDICIÓN:
PARA CONTROLAR ES IMPRESCINDIBLE MEDIR Y
CUANTIFICAR LOS RESULTADOS.
• DETECTAR DESVIACIONES:
UNA DE LAS FUNCIONES INHERENTES AL CONTROL, ES
DESCUBRIR LAS DIFERENCIAS QUE SE PRESENTAN ENTRE LA
EJECUCIÓN Y LA PLANEACIÓN.
• ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS:
EL OBJETO DEL CONTROL ES PREVER Y CORREGIR LOS
ERRORES.
 IMPORTANCIA

 CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACION, DE HECHO, LOS CONTROLES SON A LA

VEZ MEDIOS DE PREVISION.
 SE DA EN TODAS LAS DEMAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, HAY CONTROL DE LA
ORGANIZACIÓN, DE LA DIRECCION, DE LA INTEGRACION, ETC., ES POR ELLO UN
MEDIO PARA MANEJARLAS O ADMINISTRARLAS.
 CREA MEJOR CALIDAD, LAS FALLAS DE PROCESO SE DETECTAN Y EL PROCESO SE
CORRIGE PARA ELIMINAR ERRORES.
 ENFRENTA EL CAMBIO, LA FUNCION DE CONTROL SIRVE A LOS GERENTES PARA
RESPONDER A LAS AMENAZAS O LAS OPORTUNIDADES DE TODO ELLOS, PORQUE
LES AYUDA A DETECTAR LOS CAMBIOS QUE ESTAN AFECTANDO LOS PRODUCTOS Y
LOS SERVICIOS DESUS ORGANIZACIONES.
 FACILITA LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: EL PROCESO DE CONTROL
PERMITE QUE EL GERENTE CONTROLE EL AVANCE DE LOS EMPLEADOS, SIN
ENTORPECER SU CREATIVIDAD O PARTICIPACION EN EL TRABAJO.
 PRINCIPIOS

• DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.

ES NECESARIO DISTINGUIR LAS OPERACIONES DE CONTROL DE LAS FUNCIONES DE
CONTROL. LA FUNCION ES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y ES LA RESPUESTA AL PRINCIPIO
DE LA DELEGACION. LAS OPERACIONES SON DE CARÁCTER TECNICO.

• DE LOS ESTANDARES.
EL CONTRO ES IMPOSIBLE SINO EXISTEN ESTANDARES DE ALGUNA MANERA PREFIJADOS Y
SERA TANTO MEJOR CUANTO MAS PRECISOS Y CAUNTITATIVOS SEAN DICHOS ESTANDARES.

• DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL.

UN CONTROL DEBERA USARSE SI EL TRABAJO, GASTO, ETC., QUE IMPONE, SE JUSTIFICAN
ANTE LOS BENEFICIOS QUE DE EL SE ESPERAN.

• DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.

EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES MUCHO MAS EFICAZ Y RAPIDO CUANDO SE CONCENTRA
EN LOS CASOS EN QUE NO SE LOGRO LO PREVISTO, MAS BIEN EN LOS RESULTADOS QUE SE
OBTUVIERON COMO SE HABIA PLANEADO.
 PREMISAS DEL CONTROL

• UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE LA MISMA UNIDAD DE

MEDIDA, SIN MEZCLAR MANZANAS CON PERAS.
• UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTORICO IMPRESO PARA ANALISIS DE
LARGO PLAZO.
• UN BUEN CONTROL SISTETIZA LA INFORMACION RELEVANTE.
• EL CONTROL DEBE SER ECONOMICO.
• EN CONTROL DEBE SEÑALAR TENDENCIAS Y FRECUENCIAS.
• EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS ANTE LS DESVIACIONES.
• EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATEGICO, NO SOLO OPERATIVO.
• EL CONTROL EFECTIVO SIGUE EL PRINCIPIO DE LA EXCEPCION.
• UN CONTROL EFECTIVO DISTINGUE ENTRE SINTOMAS Y CAUSAS.
• UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERARQUICO.
• LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES DE AYER.
 ETAPAS DEL CONTROL

EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O FASES:

1.-ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O ESTANDARES DE DESEMPEÑO.

2.-EVALUACION O MEDICION DEL DESEMPEÑO ACTUAL.

3.-COMPARACION DEL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS OBJETIVOS O

ESTANDARES ESTABLECIDOS.

4.-ACCION CORRECTIVA PARA SUPERAR LOS POSIBLES DESVIOS O

ANORMALIDADES.
P
R ESTABLECER
O OBJETIVOS Y
ESTANDARES
C DE DESEMPEÑO
E
S
O

D ADOPTAR LA
EVALUAR EL
E ACCION
DESEMPEÑO
CORRECTIVA
ACTUAL
NECESARIA

C
O
N
T
R COMPARAR EL
DESEMPEÑO
O ACTUAL CON LOS
L OBJETIVOS O
ESTANDARES
 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y
ESTANDARES
• LOS OBJETIVOS, SON PUNTOS DE REFERENCIA PARA EL DESEMPEÑO O
RESULTADO DE UNA ORGANIZACIÓN, UNIDAD ORGANIZACIONAL O
ACTIVIDAD INDIVIDUAL.

• EL ESTANDAR ES UN NIVEL DE ACTIVIDAD ESTABLECIDO PARA SERVIR COMO

MODELO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO ORGANZACIONAL.

• ESTANDAR SIGNIFICA NIVEL DE REALIZACION O DE DESEMPEÑO QUE SE

PRETENDE TOMAR COMO REFERENCIA.

• LOS ESTANDARES DEFINEN LO QUE SE DEBE MEDIR EN TERMINOS DE

CALIDAD, CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y COSTO EN UNA ORGANIZACIÓN Y
CUALES SON LOS INSTRUMENTOS DE MEDIDA ADECUADOS.
 TIPOS DE ESTANDARES

NUMERO DE EMPLEADOS
VOLUMEN DE PRODUCCION
E CANTIDAD VOLUMEN DE VENTAS
PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS
S ROTACION DE CAPITAL
T
A ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION
N CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
D CALIDAD INDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO.
A ATENCION AL CLIENTE
ASISTENCIA TECNICA
R
E
S TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP.
TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCION
D TIEMPO TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL
E TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS.

COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS

COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO
COSTOS COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL
COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCION
RELACION COSTO-BENEFICIO
 PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTOS
OBJETIVOS Y ESTANDARES

• PRESENTAR UNA SITUACION FUTURA Y ESPERADA, PARA INDICAR A LAS

PERSONAS LO QUE LA ORGANIZACIÓN PRETENDE QUE EJECUTEN Y
CONSIGAN.

• SEVIR COMO REFERENCIAS QUE PERMITAN A LAS PERSONAS EVALUAR EL

ÉXITO DE SU TRABAJO, RENDIMIENTO Y EFICIENCIA.

• SERVIR COMO UNIDADES DE MEDIDA PARA VERIFICAR Y COMPARAR LA

PRODUCTIVIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

• CONSTITUIR UNA FUENTE DE LEGITIMIDAD QUE JUSTIFIQUE LAS ACTIVIDADES

DE CADA PERSONA O UNIDAD ORGANIZACIONAL.
 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

 EL PROPOSITO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO ES VERIFICAR SI SE OBTIENEN

LOS RESULTADOS Y CUALES SON LAS CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE DEBEN
INTRODUCIR EN EL PROCESO. LA MEDICION PUEDE SER UN MOTIVADOR O UNA
AMENAZA PARA LAS PERSONAS.

 EL SISTEMA DE MEDICION DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR MAS COMO REFUERZO

DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO SIMPLEMENTE COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.
 QUÉ MEDIR

LA PREOCUPACION PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE ORIENTA HACIA

LA MEDICION, EVALUACION Y CONTROL DE TRES ASPECTOS PRINCIPALES:

• RESULTADOS: RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN ALCANZAR

DENTRO DE CIERTO PERIODO.

• DESEMPEÑO: COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE PRETENDEN

PONER EN PRACTICA.

• FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO: ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE

LA ORGANIZACIÓN SEA EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU DESEMPEÑO.
 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO
ORGANIZACIONAL

• LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL SON:

• RENTABILIDAD: VOLUMEN DE DINERO GENERADO DESPUES DE DEDUCIR LOS GASTOS.

• COMPETITIVIDAD: ÉXITO DE UNA EMPRESA FRENTE A SUS COMPETIDORES.

• EIFICIENCIA: CONSECUCION DE RESULTADOS CON EL MINIMO DE RECURSOS PLAENADOS PARA

SER UTILIZADOS.

• EFICACIA: PORCENTAJE DE SALIDA REAL SOBRE LA SALIDA ESPERADA.

• CALIDAD: ADECUACION A LAS ESPECIFICACIONES O REQUISITOS O SUPERACION DE ELLOS

 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO
ORGANIZACIONAL

• INNOVACION: GRADO EN QUE SE PRODUCEN NUEVAS IDEAS O SE ADAPTAN VIEJAS IDEAS PARA
CREAR RESULTADOS LUCRATIVOS.

• PRODUCTIVIDAD: RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS DEL SISTEMA.

• CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO: ASPECTOS DEL AMBIENTE FISICO Y PSICOLOGICO DEL
TRABAJO QUE SON IMPORTANTES PARA LOS EMPLEADOS.
 CATEGORIAS DEL CONTROL
ANTES DE LA DURANTE LA DESPUES DE LA
OPERACION OPERACION OPERACION

OBJETIVOS Y MEDIOS O FINES O

ESTANDARES DESEMPEÑOS RESULTADOS

SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO

INSUMOS DE PROCESOS DE RESULTADOS DEL

TRABAJO TRABAJO TRABAJO

CONTROLES CONTROLES A CONTROLES POR

PREVIOS COMPETIDORES RETROALIMENTACION
ASEGURAR LA GARANTIZAR LOS
GARANTIZAR LA
DIRECCION RESULTADOS
EJECUCION
ADECUADA Y LOS FINALES DENTRO
CORRECTA DE LAS
RECURSOS E DE LOS OBJETIVOS
OPERACIONES DEL
INSUMOS Y ESTANDARES
FLUJO DE TRABAJO
NECESARIOS ESPERADOS
ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION

•PLAN ESTRATEGICO •OBSERVACION

•PLANES TACTICOS Y •ACOMPAÑAMIENTO •INFORMES MENSUALES

OPERACIONALES
•INSPEC Y CORRECCION •INFORMES ANUALES
•PLANES DE ACCION
•REVISION DEL •AUDITORIA PERIODICAS
•PRESUPUESTOS PROGRESO
•INVESTIGACIONES
•DESCRIPCION DE •REUNIONES DE STAFF
•REVISION DEL
CARGOS
•SISTEMAS DE DATOS E DESEMPEÑO
•OBJETIVOS DE INF. INTERNAS
•EVALUACION DE LOS
DESEMPEÑO
•PROGRAMAS DE RESULTADOS DEL
•PLANES DE ENTRENAMIENTO ENTRENAMIENTO
ENTRENAMIENTO

CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO CONTROL POR

RETROALIMENTACION
 ACCIÓN CORRECTIVA

EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS ESTANDARES

ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.

LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MANTENER EL

DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA
GARANTIZAR QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO.

EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES:

1.-CORRECCION DE FALLAS O ERRORES.
2.-PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.
 ENTRADAS
SUBSISTEMA DE PERSONAS, DINERO,
MATERIA PRIMA, MÁQUINAS
CONTROL

PROCESO DE
CONTROL

COMIENZO
DEL
CONTROL

SALIDAS
 EL CONTROL COMO SISTEMA DE
RETROALIMENTACIÓN

EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BASICAMENTE UN PROCESO CIBERNETICO, LOS

CUALES ESTAN DOTADOS DE RETROALIMENTACION Y HOMEOSTASIS.

RETROALIMENTACION O RETROINFORMACION: ES EL MECANISMO QUE PROPORCIONA

INFORMACION RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE
INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES FUTURAS O EN LOS OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. LA
RETROALIMENTACION ES UN INGRESO ESENCIAL EN CUALQUIER PROCESO DE CONTROL,
PUES PROPORCIONA LA INFORMACION NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y
PROMOVER EL AJUSTE DEL SISTEMA.

HOMEOSTASIS: TENDENCIA DE TODOS LOS ORGANISMOS Y ORGANIZACIONES A

AUTORREGULARSE, ES DECIR, A RETORNAR A UN ESTADO DE EQUILIBRIO ESTABLE,
DESPUES DE SER SOMETIDOS A LA PERTURBACION DE ALGUN ESTIMULO EXTERNO.