SESION 6 :

EL CONTROL
ADMINISTRATIVO
 CONCEPTO DE CONTROL

El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PLAN

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol

El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizarlo, y, si

es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado. George F. Terry

Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección

de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo
con el plan. Koontz y O´Donell.
CARACTERISTICAS DEL CONTROL

ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS

RESULTADOS.
COMPRENSIÓN.
ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES:
-FLEXIBILIDAD.
-AUTOCONTROL.
-NATURALEZA POSITIVA.
-CLARIDAD Y OBJETIVIDAD.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO

RELACIÓN CON LO PLANTEADO:

SIEMPRE EXISTE PARA VERIFICAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS QUE
SE ESTABLECEN EN LA PLANEACIÓN.
MEDICIÓN:
PARA CONTROLAR ES IMPRESCINDIBLE MEDIR Y CUANTIFICAR LOS
RESULTADOS.
DETECTAR DESVIACIONES:
UNA DE LAS FUNCIONES INHERENTES AL CONTROL, ES DESCUBRIR
LAS DIFERENCIAS QUE SE PRESENTAN ENTRE LA EJECUCIÓN Y LA
PLANEACIÓN.
ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS:
EL OBJETO DEL CONTROL ES PREVER Y CORREGIR LOS ERRORES.
IMPORTANCIA

CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACION, DE HECHO, LOS CONTROLES SON A LA

VEZ MEDIOS DE PREVISION.
SE DA EN TODAS LAS DEMAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, HAY CONTROL DE LA
ORGANIZACIÓN, DE LA DIRECCION, DE LA INTEGRACION, ETC., ES POR ELLO UN
MEDIO PARA MANEJARLAS O ADMINISTRARLAS.
CREA MEJOR CALIDAD, LAS FALLAS DE PROCESO SE DETECTAN Y EL PROCESO SE
CORRIGE PARA ELIMINAR ERRORES.
ENFRENTA EL CAMBIO, LA FUNCION DE CONTROL SIRVE A LOS GERENTES PAA
RESPONDER A LAS AMENAZAS O LAS OPORTUNIDADES DE TODO ELLOS, PORQUE LES
AYUDA A DETECTAR LOS CAMBIOS QUE ESTAN AFECTANDO LOS PRODUCTOS Y LOS
SERVICIOS DESUS ORGANIZACIONES.
FACILITA LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: EL PROCESO DE CONTROL
PERMITE QUE EL GERENTE CONTROLE EL AVANCE DE LOS EMPLEADOS, SIN
ENTORPECER SU CREATIVIDAD O PARTICIPACION EN EL TRABAJO.
PRINCIPIOS

DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.

ES NECESARIO DISTINGUIR LAS OPERACIONES DE CONTROL DE LAS FUNCIONES DE CONTROL.
LA FUNCION ES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y ES LA RESPUESTA AL PRINCIPIO DE LA
DELEGACION. LAS OPERACIONES SON DE CARÁCTER TECNICO.

DE LOS ESTANDARES.
EL CONTRO ES IMPOSIBLE SINO EXISTEN ESTANDARES DE ALGUNA MANERA PREFIJADOS Y
SERA TANTO MEJOR CUANTO MAS PRECISOS Y CAUNTITATIVOS SEAN DICHOS ESTANDARES.

DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL.

UN CONTROL DEBERA USARSE SI EL TRABAJO, GASTO, ETC., QUE IMPONE, SE JUSTIFICAN
ANTE LOS BENEFICIOS QUE DE EL SE ESPERAN.

DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.

EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES MUCHO MAS EFICAZ Y RAPIDO CUANDO SE CONCENTRA EN
LOS CASOS EN QUE NO SE LOGRO LO PREVISTO, MAS BIEN EN LOS RESULTADOS QUE SE
OBTUVIERON COMO SE HABIA PLANEADO.
 PREMISAS DEL CONTROL

UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE LA MISMA UNIDAD DE MEDIDA, SIN
MEZCLAR MANZANAS CON PERAS.
UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTORICO IMPRESO PARA ANALISIS DE LARGO PLAZO.
UN BUEN CONTROL SISTETIZA LA INFORMACION RELEVANTE.
EL CONTROL DEBE SER ECONOMICO, EN OTRAS PALABRAS, DEBE SALIR MAS BARATO EL CALDO
QUE LAS ALBONDIGAS.
EN CONTROL DEBE SEÑALAR TENDENCIAS Y FRECUENCIAS.
EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS ANTE LS DESVIACIONES.
EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATEGICO, NO SOLO OPERATIVO.
EL CONTROL EFECTIVO SIGUE EL PRINCIPIO DE LA EXCEPCION.
UN CONTROL EFECTIVO DISTINGUE ENTRE SINTOMAS Y CAUSAS.
UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERARQUICO, DESPUES DEL NIÑO AHOGADO, SE TAPA EL POZO.
LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES DE AYER.
ETAPAS
EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O FASES:

1.-ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O ESTANDARES DE DESEMPEÑO.

2.-EVALUACION O MEDICION DEL DESEMPEÑO ACTUAL.

3.-COMPARACION DEL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS OBJETIVOS O

ESTANDARES ESTABLECIDOS.

4.-ACCION CORRECTIVA PARA SUPERAR LOS POSIBLES DESVIOS O

ANORMALIDADES.
P
R ESTABLECER
O OBJETIVOS Y
ESTANDARES
C DE DESEMPEÑO
E
S
O

D ADOPTAR LA
EVALUAR EL
E ACCION
DESEMPEÑO
CORRECTIVA
ACTUAL
NECESARIA

C
O
N
T
R COMPARAR EL
DESEMPEÑO
O ACTUAL CON LOS
L OBJETIVOS O
ESTANDARES
 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES

◦ LOS OBJETIVOS, SON PUNTOS DE REFERENCIA PARA EL DESEMPEÑO O

RESULTADO DE UNA ORGANIZACIÓN, UNIDAD ORGANIZACIONAL O ACTIVIDAD
INDIVIDUAL.

◦ EL ESTANDAR ES UN NIVEL DE ACTIVIDAD ESTABLECIDO PARA SERVIR COMO

MODELO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO ORGANZACIONAL.

◦ ESTANDAR SIGNIFICA NIVEL DE REALIZACION O DE DESEMPEÑO QUE SE

PRETENDE TOMAR COMO REFERENCIA.

◦ LOS ESTANDARES DEFINEN LO QUE SE DEBE MEDIR EN TERMINOS DE CALIDAD,

CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y COSTO EN UNA ORGANIZACIÓN Y CUALES SON
LOS INSTRUMENTOS DE MEDIDA ADECUADOS.
 TIPOS DE ESTANDARES

NUMERO DE EMPLEADOS
VOLUMEN DE PRODUCCION
E CANTIDAD VOLUMEN DE VENTAS
PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS
S ROTACION DE CAPITAL
T
A ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION
N CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
D CALIDAD INDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO.
A ATENCION AL CLIENTE
ASISTENCIA TECNICA
R
E
S TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP.
TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCION
D TIEMPO TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL
E TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS.

COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS

COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO
COSTOS COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL
COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCION
RELACION COSTO-BENEFICIO
PARA MARISELA BARROS, LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTOS
OBJETIVOS Y ESTANDARES SON:

◦ PRESENTAR UNA SITUACION FUTURA Y ESPERADA, PARA INDICAR A LAS

PERSONAS LO QUE LA ORGANIZACIÓN PRETENDE QUE EJECUTEN Y
CONSIGAN.

◦ SEVIR COMO REFERENCIAS QUE PERMITAN A LAS PERSONAS EVALUAR EL

ÉXITO DE SU TRABAJO, RENDIMIENTO Y EFICIENCIA.

◦ SERVIR COMO UNIDADES DE MEDIDA PARA VERIFICAR Y COMPARAR LA

PRODUCTIVIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

◦ CONSTITUIR UNA FUENTE DE LEGITIMIDAD QUE JUSTIFIQUE LAS

ACTIVIDADES DE CADA PERSONA O UNIDAD ORGANIZACIONAL.
 EVALUACION DEL DESEMPEÑO

EL PROPOSITO DE EVALACION DEL DESEMPEÑO ES VERIFICAR SI

SE OBTIENEN LOS RESULTADOS Y CUALES SON LAS
CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE DEBEN INTRODUCIR EN EL
PROCESO. LA MEDICION PUEDE SER UN MOTIVADOR O UNA
AMENAZA PARA LAS PERSONAS.

EL SISTEMA DE MEDICION DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR MAS

COMO REFUERZO DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO SIMPLEMENTE
COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.
 QUE MEDIR
LA PREOCUPACION PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE ORIENTA HACIA LA
MEDICION, EVALUACION Y CONTROL DE TRES ASPECTOS PRINCIPALES:

◦ RESULTADOS:RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN ALCANZAR

DENTRO DE CIERTO PERIODO.

◦ DESEMPEÑO:COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE PRETENDEN

PONER EN PRACTICA.

◦ FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO:ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE LA

ORGANIZACIÓN SEA EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU DESEMPEÑO.
 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL SON:

◦ RENTABILIDAD: VOLUMEN DE DINERO GENERADO DESPUES DE DEDUCIR LOS GASTOS.

◦ COMPETITIVIDAD:ÉXITO DE UNA EMPRESA FRENTE A SUS COMPETIDORES.

◦ EIFICIENCIA:CONSECUCION DE RESULTADOS CON EL MINIMO DE RECURSOS PLAENADOS PARA SER

UTILIZADOS.

◦ EFICACIA:PORCENTAJE DE SALIDA REAL SOBRE LA SALIDA ESPERADA.

◦ CALIDAD:ADECUACION A LAS ESPECIFICACIONES O REQUISITOS O SUPERACION DE ELLOS

 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

◦ INNOVACION:GRADO EN QUE SE PRODUCEN NUEVAS IDEAS O SE

ADAPTAN VIEJAS IDEAS PARA CREAR RESULTADOS LUCRATIVOS.

◦ PRODUCTIVIDAD:RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS

DEL SISTEMA.

◦ CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO: ASPECTOS DEL AMBIENTE

FISICO Y PSICOLOGICO DEL TRABAJO QUE SON IMPORTANTES PARA LOS
EMPLEADOS.
 CATEGORIAS DEL CONTROL
ANTES DE LA DURANTE LA DESPUES DE LA
OPERACION OPERACION OPERACION

OBJETIVOS Y MEDIOS O FINES O

ESTANDARES DESEMPEÑOS RESULTADOS

SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO

INSUMOS DE PROCESOS DE RESULTADOS DEL

TRABAJO TRABAJO TRABAJO

CONTROLES CONTROLES A CONTROLES POR

PREVIOS COMPETIDORES RETROALIMENTACION
ASEGURAR LA GARANTIZAR LOS
GARANTIZAR LA
DIRECCION RESULTADOS
EJECUCION
ADECUADA Y LOS FINALES DENTRO
CORRECTA DE LAS
RECURSOS E DE LOS OBJETIVOS
OPERACIONES DEL
INSUMOS Y ESTANDARES
FLUJO DE TRABAJO
NECESARIOS ESPERADOS
ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION

•PLAN ESTRATEGICO •OBSERVACION

•PLANES TACTICOS Y •ACOMPAÑAMIENTO •INFORMES MENSUALES

OPERACIONALES
•INSPEC Y CORRECCION •INFORMES ANUALES
•PLANES DE ACCION
•REVISION DEL •AUDITORIA PERIODICAS
•PRESUPUESTOS PROGRESO
•INVESTIGACIONES
•DESCRIPCION DE •REUNIONES DE STAFF
CARGOS •REVISION DEL
•SISTEMAS DE DATOS E DESEMPEÑO
•OBJETIVOS DE INF. INTERNAS
DESEMPEÑO •EVALUACION DE LOS
•PROGRAMAS DE RESULTADOS DEL
•PLANES DE ENTRENAMIENTO ENTRENAMIENTO
ENTRENAMIENTO

CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO CONTROL POR RETROAL

 ACCION CORRECTIVA

EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS ESTANDARES

ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.

LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MANTENER EL

DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR
QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO.

EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES:

1.-CORRECCION DE FALLAS O ERRORES.
2.-PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.
 ENTRADAS
SUBSISTEMA DE PERSONAS, DINERO,
CONTROL MATERIA PRIMA, MAQUINAS

PROCESO DE
NO ES
EL TRABAJO NECESARIA
CONTROL
CONTINUA NINGUNA ACCION
CORRECTIVA
EL DESEMPEÑO
COMIENZO ESTA DENTRO DE
LOS ESTANDARES
DEL
CONTROL COMPARACION DEL
MEDICION DEL
DESEMPEÑO CON
DESEMPEÑO
LOS ESTANDARES
EL DESEMPEÑO
DIFIERE MUCHO
DE LOS
ACCION ESTANDARES
SE INICIA NUEVA CORRECTIVA:
SITUACION DE CAMBIAR PLANES,
TRABAJO ORGANIZACIÓN Y
METODOS

SALIDAS
 CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION

EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BASICAMENTE UN PROCESO CIBERNETICO, LOS

CUALES ESTAN DOTADOS DE RETROALIMENTACION Y HOMEOSTASIS.

RETROALIMENTACION O RETROINFORMACION: ES EL MECANISMO QUE PROPORCIONA

INFORMACION RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE
INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES FUTURAS O EN LOS OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. LA
RETROALIMENTACION ES UN INGRESO ESENCIAL EN CUALQUIER PROCESO DE CONTROL, PUES
PROPORCIONA LA INFORMACION NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y PROMOVER EL
AJUSTE DEL SISTEMA.

HOMEOSTASIS: TENDENCIA DE TODOS LOS ORGANISMOS Y ORGANIZACIONES A

AUTORREGULARSE, ES DECIR, A RETORNAR A UN ESTADO DE EQUILIBRIO ESTABLE, DESPUES
DE SER SOMETIDOS A LA PERTURBACION DE ALGUN ESTIMULO EXTERNO.