UNIDAD V

GESTIÓN DE LOS MATERIALES Y

LOS INVENTARIOS

Ing. Maricela Martínez

 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

La gestión de inventarios
es el administración
respecto al ingreso y salida
de insumos, productos
terminados o
semiterminados, bienes
auxiliares y herramientas
que posee una empresa
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

La gestión de los materiales en una empresa consiste en la

Planificación y Control de los Materiales y dos aspectos
fundamentales deben tratarse para optimizarla. Estos aspectos son:
 

La Decisión de Tiempo
¿Cuándo (en que momento) deben
realizarse los pedidos de material?
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

La Decisión de Cantidad
¿Cuánto debe pedirse de cada material al emitir un pedido?
o, ¿Cuál es el tamaño del los lotes a solicitar?
Las respuestas a estas dos cuestiones dependerán de diversos
factores, tales como:
Características de la Demanda.
Costos relacionados con los inventarios.
Tiempo de suministro.

Otros aspectos importantes en la Planificación y control de los

materiales, son:
Las Decisiones de Control
La clasificación ABC de los materiales.
La exactitud en los datos sobre inventarios: Sistemas de Control
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

PUNTOS FUNDAMENTALES:

 El Control Físico del Material.

 El Registro y su Mantenimiento.
 La Cantidad de Material a Ordenar.
 El Punto de Ordenamiento. (Cuándo se ordenará el material)
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

El Control Físico del Material.

Un sistema de inventario eficiente permite una gestión de manera

adecuada de las mercancías, evita las pérdidas por daños, reduce
los costes de almacenamiento, optimiza el ciclo de compra y la
planificación del flujo de caja, además de ayudar a identificar
nuevas oportunidades de negocios.

El control físico es confirmar la cantidad de inventario que

la empresa posee y tiene registrada, para lo cual debemos
contar con una serie de medidas de control interno que
garanticen resultados satisfactorios y confiables.
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INVENTARIOS

El Control Físico del Material

Beneficios

• Verificar diferencias entre existencias físicas y registros

contables.
• Conocer el valor real de las existencias de inventario a incluir
en los estados financieros.
• Detectar posibles fallas de control interno y protección de los
inventarios.
• Permite tomar acciones correctivas luego del análisis y revisión
de resultados.
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INVENTARIOS

El Control Físico del Material.

Proceso de toma física de inventario
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

1-Planificación

OBJETIVOS
•Definir responsables del inventario, participantes y sus
funciones.
•Fecha de ejecución del inventario y fecha de cierre contable.
•Fecha límite para recibir y despachar mercancía.
•El almacén debe encontrarse organizado e identificado sus
ubicaciones (pasillos, estantes, sectores).
•La mercancía a inventariar debe estar correctamente
identificada. Debe separarse el material dañado, propiedad de
terceros o cualquier otra condición.
•Planes de acción para atender contingencias no estipuladas en el
instructivo.
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INVENTARIOS

1-Planificación 1- Jefe de Almacén

2- Definir fecha y
Hora

6- Preparar los
formatos e instructivos
3- Organizar el
para rea la toma del
almacén
inventario

5- Depurar mercancía 4- Identificar la mercancía,

deteriorada u obsoleta pasillo, estantes, entre otros.
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2-Ejecución

OBJETIVOS
•Distribución de grupos de conteo.
•Inducción a los participantes sobre la ejecución del inventario.
•Emisión, correcto uso, distribución y control de boletas de
conteo.
•Definición del método de conteo adecuado para garantizar la
exactitud e integridad.
•Establecimiento de reconteos en caso de diferencias.
•Proceso para movimiento de material en caso de emergencia.
•Realizar corte de documentos y generar reportes de existencia
antes y después del inventario.
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS
1- Organizar los
2-Ejecución grupos
2- Dar instrucciones
claras y precisas del
7- Entregar procedimiento
documentos de cierre
del conteo

3- Distribuir los
formatos e instructivos
6- Realizar reconteo si necesarios
existen diferencias

5- Ejecutar el conteo 4- Definir el método de conteo

más adecuado.
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INVENTARIOS

3-Toma de Decisiones

OBJETIVOS
•Definir responsables para la carga de la data contenida en las
boletas de conteo.
•Establecer responsables y autorizaciones necesarias para la
realización del cierre definitivo de resultados y posterior registro
de ajustes contables.
•Realizar informe final con los resultados obtenidos, identificando
las causas de las desviaciones encontradas y acciones correctivas
a tomar.
•Comunicación de resultados a los departamentos involucrados.
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

3- Toma de Decisiones

4- Informar acerca 1- Definir los

de los resultados responsables de cargar
la información al
sistema

2- Definir responsables
3- Elaborar los Informes
del análisis de
del cierre
información
 GESTION DE LOS MATERIALES Y LOS
INVENTARIOS

El Registro y su Mantenimiento

OBJETIVOS
•Definir responsables para la carga de la data contenida en las
boletas de conteo.
•Establecer responsables y autorizaciones necesarias para la
realización del cierre definitivo de resultados y posterior registro
de ajustes contables.
•Realizar informe final con los resultados obtenidos, identificando
las causas de las desviaciones encontradas y acciones correctivas
a tomar.
•Comunicación de resultados a los departamentos involucrados.
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INVENTARIOS

PUNTOS FUNDAMENTALES:
El Control Físico del Material.
El Registro y su Mantenimiento.
La Cantidad de Material a Ordenar.
El Punto de Ordenamiento. (Cuándo se ordenará el material)

ALMACENAR
¿Dónde? ¿Cómo? REGISTROS Y CONTROL
Estantes, A la intemperie... Con fichas,
Rumas, Base de datos
Individual... automática

SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO
Mecanismos de Higiene y Seguridad
y
Mantenimientos Apropiados
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN
TODO SISTEMA DE PRODUCCION

TECNICA Según su naturaleza

•Existencias Normales
•Existencias transitorias

SEGÚN GESTION •Material Excedente

•Existencias Recuperadas
•Existencias de Seguridad

•Materias Primas
•Materiales Auxiliares
SEGÚN USO •Suministros
•Material en proceso
•Producto Terminado
SEGÚN VALOR Valor de Venta, Costo de Compra, % de
Participación, Valor Técnico...
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN TODO
SISTEMA DE PRODUCCION

Técnica: Consiste en realizar una clasificación del material según su naturaleza. A

partir de esta clasificación, se puede desarrollar una nomenclatura del material con el
objeto de realizar un control más preciso sobre él. Ejemplo:

Clase: Tuberías Sub-clases: Tuberías de Aguas Blancas

Cables Tuberías de Gas
Láminas
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN TODO
SISTEMA DE PRODUCCION

Por Gestión: Se clasifican de la siguiente manera:

Existencias Normales: Artículos de uso cuyo aprovisionamiento
se lleva a cabo regularmente a plazo fijo o a cantidad fija.
Existencias transitorias: Se refiere a material almacenado
temporalmente, ya sea por planes de producción o por planes
especiales. Este material puede luego pasar a existencia normal o
excedente.
Material Excedente: Existencia sin uso actual, ya sea por
obsolescencia, cambios de programas y productos, etc.
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN TODO
SISTEMA DE PRODUCCION

Existencias Recuperadas: Material puesto en condiciones

de utilización. Puede pasar a material normal o de
seguridad; pero por razones de contabilidad se mantiene
aparte en la nomenclatura.
Existencias de Seguridad: Es aquella que es
tecnológicamente imprescindible para mantener la marcha
de equipos, instalaciones, etc.
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN TODO
SISTEMA DE PRODUCCION

Uso: Dentro de esta clasificación se tienen:

Materias Primas: Comprende los materiales que tienen que adquirirse
y trabajarse para lograr su conversión en el producto final. Se
consideran tres sub-clases: Partes adquiridas (componentes); sub-
ensambles (requieren de operaciones posteriores); material aportado
(soldadura).
Materiales Auxiliares: Materiales necesarios en el transcurso de la
fabricación, pero no forman parte del producto final: lubricantes,
detergentes, etc.
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN TODO
SISTEMA DE PRODUCCION

Suministros: Materiales necesarios en la unidad de producción: papel, material

de limpieza, etc.
Material en Proceso: Material sobre los cuales se ha efectuado alguna
operación, pero es necesario realizar más operaciones para convertirlos en
producto terminado.
Producto Terminado: Producto sobre los cuales se han efectuado todas las
operaciones necesarias, y están listos para su comercialización.
 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES EN TODO
SISTEMA DE PRODUCCION

Según su Valor: De acuerdo a ésta pueden clasificarse de diferentes maneras: Valor

de la venta, costo de compra, porcentaje de participación, valor técnico, entre otros.

La clasificación por valor de uso es la más extendida. Con ésta

se agrupan los artículos en la conocida clasificación "ABC", la
cual está basada en la conocida Ley de Pareto, que diferencia
los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los
más numerosos y triviales (categoría C), con un grupo
intermedio que no participa de ninguna de ambas
denominaciones (categoría B). Se puede proceder a esta
clasificación una vez que se han identificado los artículos del
almacén y que los registros de utilización han sido establecidos y
mantenidos durante un ciclo completo de operaciones.
 CLASIFICACION ABC DE LOS MATERIALES
SEGÚN SU VALOR

Según la clasificación ABC, en los inventarios, unos cuantos artículos usualmente

resultan la mayor parte del valor del inventario en cuanto se mide su uso en
términos monetarios (demanda por costo), por lo que es propio administrar
estos pocos artículos en forma intensa y controlar así la mayoría del valor del
inventario.
 CLASIFICACION ABC DE LOS MATERIALES
SEGÚN SU VALOR

Procedimiento de clasificación de artículos por el método ABC:

1.Para cada artículo se calcula su valor de uso monetario para un horizonte de
planeación, (por lo general de un año, aunque puede ser para otro período)
multiplicando el valor de la demanda o consumo del artículo para el horizonte de
planeación por su costo de compra o precio de venta unitario.
2.Luego se listan todos los artículos objetos del estudio ordenándolos en forma
descendente según su valor de uso.
3.Se suma el total de artículos y el total de valor.
4.Se calculan el porcentaje de valor de cada artículo respecto al total de valor, el valor
acumulado y el porcentaje acumulado respecto al total de valor.
 CLASIFICACION ABC DE LOS MATERIALES
SEGÚN SU VALOR

Procedimiento de clasificación de artículos por el método ABC:

5.Finalmente se agrupan los artículos por clase, según los siguientes parámetros:
• El grupo A representa entre el 70% u 80% del consumo total o valor total
anual en unidades monetarias, y contiene aproximadamente el 15 a 20% de los
artículos. Representando esta clase la menor cantidad más significativa.
• El grupo B representa entre el 15% y el 25% del valor anual total en unidades
monetarias, y contiene del 30% de los artículos.
• El grupo C representa entre el 5% y el 10% del valor anual total en unidades
monetarias, y contiene el 50% a 55% del total de los artículos. Estos
contribuyen muy poco al valor del inventario.
 CLASIFICACION ABC DE LOS MATERIALES
SEGÚN SU VALOR

 Por lo general, la designación de las tres clases es arbitraria; y puede

variar la cantidad de ellas. Asimismo, el porcentaje exacto de artículos o el
porcentaje de valor en cada clase varían de un inventario a otro.
 La clasificación ABC o XYZ no debe tomarse como un criterio
inflexible, sino como una primera aproximación a la clasificación de los
artículos en relación a su categoría por valor monetario. Lo importante es
considerar los dos extremos: unos pocos artículos que son significativos y
un gran número de artículos que son poco significativos.
 EJEMPLO

La empresa “RuedaVeloz”, fabrica rodamientos de diferentes

diámetros, cuya demanda y costo se listan a continuación:
Demanda y Costo unitario de los rodamientos

Código de artículo en Demanda Anual Costo Unitario

inventario (unidades) ($/unidad)

01036 100 8,50

01307 1.200 0,42
10050 250 0,60
10286 1.000 90,00
10500 1.000 12,50
10867 350 42,86
11526 500 154,00
12572 600 14,17
12760 1.550 17,00
14075 2.000 0,60
Total 8.550
 Aplicando el procedimiento para la clasificación por
valor, se tiene: P as
s o 1 Calc o 4
P a
a p or Paso 2. ordenar porc ula el
e m and tario de forma en
de c taje
D
to Uni descendente arti ada
cos culo
Código de artículo en Valor Porcentaje del valor anual
inventario Anual ($/Año) por artículo

10286 90.000 38,8%

11526 77.000 33,2%
12760 26.350 11,4%
10867 15.001 6,5%
10500 12.500 5,4%
12572 8.502 3,7%
14075 1.200 0,5%
01036 850 0,4%
01307 504 0,2%
10050 150 0,1%
Total 232.057 100%
Paso 3. Sumar el
total de valor
anual
 Aplicando el procedimiento para la clasificación por
valor, se tiene:
Paso 6. agrupar los artículos
por clase

Código de Valor Porcentaje del Porcentaje Porcentaje de Clase

artículo en Anual valor anual del valor artículos en
inventario ($/Año) por artículo anual por inventario
clase por clase

10286 90.000 38,8% 72% 20% A

11526 77.000 33,2%
12760 26.350 11,4%
10867 15.001 6,5% 23% 30% B
10500 12.500 5,4%
12572 8.502 3,7%
14075 1.200 0,5% 5% 50% C
01036 850 0,4%
01307 504 0,2%
10050 150 0,1%
Total 232.057 100%
Aplicando el procedimiento para la clasificación por
valor, se tiene:

Categoría A formada
por el 20% de los
artículos los cuales La categoría B esta
abarcan el 72% del conformada por el
valor de la 23% del valor total
mercancía de la mercancía y
corresponde a tres
ítems (30%)
La categoría C esta
formada por el 50%
de la cantidad de
ítems almacenados
Gráfico
 APLICACIÓN DEL SISTEMA ABC EN LAS ACCIONES
DE CONTROL DE INVENTARIO

1. GRADO DE CONTROL:
Para Artículos Clase A: ejercer el control más estricto posible, incluyendo los
registros más completos y exactos, una revisión regular hecha por la supervisión
de mayor jerarquía, un seguimiento de cerca en toda la fabrica para reducir los
tiempos de entrega.
Para los Artículos Clase B: ejercer controles normales que comprendan buenos
registros y atención regular.
Para los Artículos Clase C: utilizar los controles más simples posible, como la
revisión visual periódica de los inventarios físicos con registros simples. Se
recomienda grandes cantidades de pedidos e inventario para evitar agotamiento de
existencias.
 APLICACIÓN DEL SISTEMA ABC EN LAS ACCIONES
DE CONTROL DE INVENTARIO

2. REGISTROS DE INVENTARIOS:
Para Artículos Clase A: requieren los registros más exactos, completos y
detallados con frecuente actualización. Es esencial un control estricto
de los documentos de transacción de las pérdidas por desperdicios, de
las entradas y de las salidas.
Para los Artículos Clase B: necesitan un manejo normal de los registros,
la actualización de los lotes, etc.
Para los Artículos Clase C: no se llevan registros.
 APLICACIÓN DEL SISTEMA ABC EN LAS ACCIONES
DE CONTROL DE INVENTARIO

3. PRIORIDAD:

1. Para Artículos Clase A: tienen alta prioridad en todas las

actividades para reducir el tiempo de entrega y el inventario.
2.Para los Artículos Clase B: requieren un procesamiento normal con
prioridad sólo cuando son críticos.
3.Para los Artículos Clase C: son de la menor prioridad.
.
 APLICACIÓN DEL SISTEMA ABC EN LAS ACCIONES
DE CONTROL DE INVENTARIO

4. PROCEDIMIENTOS DE PEDIDOS:
Para Artículos Clase A: determinar con cuidado y exactitud las cantidades del
pedido y los puntos de ordenamiento. Se recomienda un Sistema de Control
Continuo.
Para los Artículos Clase B: se recomienda revisar las cantidades de pedido y los
puntos de ordenamiento aproximadamente cada trimestre o cuando se presenten
cambios importantes.
Para los Artículos Clase C: no se requieren las cantidades de pedido o el cálculo
del punto de ordenamiento. Se ordenan para un año aproximadamente. Se
recomiendan revisiones visuales y acumular inventarios.
 CLASIFICACIÓN POR NIVEL DE
CRITICIDAD

Dentro de los criterios mencionados, el nivel de criticidad suele ser el de mayor

utilización seguida de la ABC, con el que se designan tres categorías de relevancia:
I, II, y III. Los criterios para designar estas categorías son más implícitos e
intuitivos, que el criterio de valor monetario de uso, como por ejemplo:
 Categoría I: puede incluir artículos que detendrían la producción y que no
tienen un fácil sustituto, proveedor alternativo o arreglo rápido.
 Categoría II: ésta normalmente incluye todos aquellos que no corresponden a
las categorías I y III. Es decir, que medianamente tendrían un impacto
importante por su falta, al menos no en forma inmediata.
 Categoría III: esta incluye artículos con poco o ningún impacto en caso de
faltar.
 FIN DE LA
PRESENTACIÓN