Modulo 7

CONTROL FISICO DE
INVENTARIOS

Ing. Raúl Alandia C.

1. Tipos de toma física de inventario
2. Fases de un inventario
3. Gestión de riesgos
4. Claves de control interno
5. Debilidades en la toma de inventario
físico.
6. Actividades de pre-inventario
7. Las 5 S´s.
1. Elaborar POE – Toma de inventarios
2. Aplicar SEIRI Y SEITON Quite la basura,
quite lo que no está inventariado
3. Debe quedar solo lo que está controlado
4. Gestión de obsoletos, incompletos,
5. Articulo dados de baja y
6. Artículos de lenta rotación
7. Depure los listados
8. Pre - conteo
1. Entrenamiento de cuadrillas de
inventariadores
2. Primer conteo tipo barrido
3. Segundo conteo – Cantidades definitivas
4. Comparación con listado de sistema
5. Investigación de diferencias,
6. Ajuste Faltantes – Excedentes
7. Informe con sugerencias de mejora
8. Acta final de inventarios
1. Clasificación ABC con Excel
2. Plan de acción de mejoras, de acuerdo
al Informe Final
3. Valoración de Inventarios con Excel
4. Manejo de KPI´s, máximos, mínimos,
inventario promedio, stock de
seguridad, nivel de reposición, Lote
Económico de Compra
La toma de inventario es un proceso que
consiste en verificar físicamente los bienes, a una
fecha determinada, con el fin de asegurar su
existencia real.
Permite contrastar los resultados obtenidos con
los registros contables, a fin de establecer su
conformidad, investigando las diferencias que
pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes
necesarios según sea el caso
La toma del inventario deberá considerar,
además de la comprobación física, su estado de
conservación y condiciones de utilización y de
seguridad
 El inventario constituye una parte
considerable del activo circulante de una
empresa.
 Su gestión tiene incidencias en procesos de la
organización tales como compras,
devoluciones, ventas, suministro, producción,
gestión tributaria.
 La existencia, la integridad, la valuación,
presentación y el control interno constituyen
los principales aspectos a considerar en la
administración del inventario.
 El propósito de una toma física es confirmar
la cantidad de inventario que la empresa
posee y tiene registrada, para lo cual se debe
contar con medidas de control interno que
garanticen resultados confiables.
 El valor de los inventarios determinados en la
toma física incide directamente en el estado
de situación financiera. Afecta la utilidad del
año y determinación de tributos,
especialmente el impuesto sobre la renta.
 Verificar diferencias entre existencias físicas y
registros contables.
 Conocer el valor real de las existencias de
inventario a incluir en los estados financieros.
 Detectar posibles fallas de control interno y
protección de los inventarios.
 Permite tomar acciones correctivas luego del
análisis y revisión de resultados.
 Se necesitan procedimientos estándares para
los procesos de conteo físico
 1. Inexistencia de un instructivo para la
ejecución de la toma física de inventario.
 2. Debilidades en la asignación de
responsabilidades y segregación de
funciones en cada etapa del proceso.
 3. Inadecuada organización, ubicación e
identificación de materiales a inventariar.
 4. Proceso de conteo no definido, mal
ejecutado y sin la aplicación de controles
mínimos, originando duplicidad de la
información o materiales no contados.
 5. Listados de conteo contaminados.
 6. Carga de data incorrecta, ausencia de
análisis de resultado.
 7. Inadecuado tratamiento de las
transacciones y movimientos de material
durante la ejecución del inventario.
 8. Condiciones físicas inadecuadas en los
almacenes en cuanto a seguridad, restricción
de acceso, control de entrada y salidas de
personal.
 Inventario General: Proceso en el que a una fecha
determinada se cuentan todos los materiales. Nos
ofrece una visión completa del estado y el valor del
stock.
 Inventario Periódico: Es aquel que se realiza de
forma independiente sobre una unidad de negocio
o familia de producto concreta (Muestreo, barrido,
selectivo), con la principal finalidad de ajustar el
stock de forma inmediata. La periodicidad
establece la organización
 Inventario Sorpresa: es aquel que se realiza de
forma sorpresiva, en cualquier momento, sin aviso,
con el objeto de tener al personal en permanente
vigilancia de los saldos.
 Las metodologías pueden ser variadas; pero
siempre, una buena metodología de inventario
físico debe estar dividida en tres fases
importantes claramente definidas:

A) Pre-inventario, Planificación, ordenamiento,

depuración de códigos/Código de ubicación)
B) Inventario. Actividades de
conteo/reconteo/investigación de
diferencias/ajustes/saldo definitivo.
C) Post-inventario. Cálculo de máximos, mínimos,
stock de seguridad, punto de reposición.
1. EL ALMACEN TIENE QUE ESTAR
ABSOLUTAMENTE ORDENADO. LOS
ARTICULOS IDENTIFICADOS, NUMERACIÓN
CORRELATIVA Y PRE-CONTADOS.

2. LOS LISTADOS TIENEN QUE ESTAR

DEPURADOS, VIGENTES. SIN ITEMS
DUPLICADOS. CODIGO DE PARTE, CODIGO DE
UBICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y UNIDAD
ESTANDARIZADOS
 PRIMER REQUISITO: MATERIALES ORDENADOS
E IDENTIFICADOS

ALMACEN CAOTICO
EL SEGUNDO REQUISITO PARA UNA TOMA DE
INVENTARIO ES TENER EL LISTADO
ESTANDARIZADO, DEPURADO Y VIGENTE

CODIGOS DE PARTE, DEPURADOS

CODIGOS DE UBICACIÓN, IMPLEMENTADOS
 CODIGOS DE PARTE, DEPURADOS
CODIGOS DE UBICACIÓN, IMPLEMENTADOS
Es el proceso para identificar, analizar y
cuantificar las probabilidades de pérdidas y
efectos secundarios que se desprenden de
operaciones no conformes en la cadena de
suministro, así como de las acciones
preventivas y correctivas correspondientes que
deben emprenderse.
En el control de inventarios, las pérdidas por
faltantes es un serio problema, por lo que se
deben identificar los riesgos en cada fase del
proceso logístico
 El manejo del inventario presenta una serie
de riesgos inherentes que se originan en las
diferentes etapas de las operaciones, desde
las actividades de compras, recepción de
materiales, picking, despachos,
transferencias, contabilización de consumos,
entre otros.
 Vamos a considerar de manera puntual los
riesgos asociados a esta actividad.
 PROCESOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO

PROFORMAS

PEDIDO

MATERIAL
NOTA DE
FACTURA ENTREGA
NORMA NB-SABS 0181

GESTION DE RIESGOS
TOMA DE INVENTARIOS (ART. 119)
I .La toma de
inventarios es el
recuento físico
de los bienes de
uso y consumo
institucional,
que será
realizado en las
entidades para
actualizar la
existencia de los
bienes por
cualquiera de los
métodos
generalmente
aceptados.
TOMA DE INVENTARIOS (ART. 119)
II. Las entidades desarrollarán reglamentos, procedimientos
para el recuento físico de los materiales, en los que
considerarán inventarios periódicos, planificados y
sorpresivos, con los objetivos de:
a) Establecer con exactitud la existencia de bienes en
operación, tránsito, depósito, mantenimiento, desuso,
inservibles, sustraídos, siniestrados y en poder de terceros.
Identificando además fallas, faltantes y sobrantes;

b) Proporcionar información sobre la condición y estado

físico de los bienes;
TOMA DE INVENTARIOS (ART. 119)
c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes,
establecer responsabilidades por mal uso, negligencia y
descuido o sustracción;
d) Verificar las incorporaciones y retiros de materiales que
por razones técnicas o de otra naturaleza no hubieran sido
controlados;
e) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen
oportunamente deficiencias en el uso, de los bienes;
f) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de
materiales;
g) Generar información básica para la disposición de bienes;
h) Programar adquisiciones futuras.
GESTION DE EXISTENCIAS (ART. 137)
La gestión de existencias tiene
por objeto prever la continuidad
del suministro de bienes a los
usuarios de la entidad y evitar
la interrupción de las tareas
para las cuales son necesarios.

a) Cada entidad debe adoptar

políticas y técnicas, para
determinar la cantidad
económica de existencias y de
reposición.

b) Cada entidad utilizará la

técnica de inventarios más
apropiada al tipo de bien o
grupo de ellos.
MEDIDAS DE SALVAGUARDA
(ART. 139)

I. La salvaguarda comprende actividades de conservación y

protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de
las existencias, así como para lograr la identificación fácil,
segura y el manipuleo ágil de los bienes.

II. Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de:

a) Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las

existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos.
 MEDIDAS DE SALVAGUARDA (ART. 139)

c) Establecer criterios para la contratación de seguros que

fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial.

d) Definir criterios para establecer fianzas y pólizas de fidelidad

para el responsable de almacenes.

e) Establecer y difundir procedimientos y/o instructivos

específicos de seguridad industrial, en función de las normas
establecidas.
MEDIDAS DE SALVAGUARDA (ART. 139)

Para contribuir a estos propósitos se deberá:

a) Solicitar la contratación de seguros contra robos,

incendios, pérdidas, siniestros y otros.

b) Realizar la inspección periódica a instalaciones.

c) Realizar la toma de inventarios físicos periódicos.

 PROHIBICIONES (ART. 140)
El Responsable de Almacenes, está prohibido de:

a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su

ingreso;
b) Entregar bienes sin documento de autorización emitido
por la instancia competente;
c) Entregar materiales en calidad de préstamo;
d) Usar o consumir los bienes para beneficio particular o
privado.
IMPLEMENTACIÓN DE
LAS 5 S´s
 PREPARACION PARA LA TOMA
DE INVENTARIO FISICO
APLICACIÓN DE LAS 5´S
EN ALMACENES
 ¿Qué son las 5´S?
El concepto de origen japonés de las 5’S se refiere a
alcanzar estándares de ordenamiento permanentes,
requisito previo a la toma de inventarios.

EL ORDEN Y LA LIMPIEZA SON FUNDAMENTALES

PARA UNA BUENA GESTION EN ALMACENES

El cambio es cultural
ALMACEN SIEMPRE LIMPIO Y
ORDENADO CON INVENTARIO EN
LINEA
IMPLANTACION 5S
Actividades Previas a las 5’S:
Buscar amplia participación
Documentar la Situación Actual (Fotos)
 Liderizar el cambio

ANTES DESPUES
 5S
PUESTO DE TRABAJO

EDUCACIÓN
MEJORA
“SHITSUKE” CONTINUA
“SEIKETSU” ESTANDARIZAR Para crear un

HÁBITO
cambio cultural
en nuestra
organización
debemos:
CAPACITACIÓN
Capacitarnos
INVENTARIO
“SEISO” EN LINEA
para facilitar
el proceso
orden
“SEITON”
Educarnos para

señalizacion
potenciar
el factor

SEIRI”
“ SOLO LO
humano.

INVENTARIABLE
 Clasificación ó Selección
(SOLO LO INVENTARIADO)
QUITE LA BASURA YA !
DE BAJA, YA !
SEPARE OBSOLETOS Y SIN
ROTACION YA !
DEPURE LISTADOS YA !
 SEIRI - DESCARTE
“Sólo lo
inventariable.
Solo aquello
que es objeto
de control.”
Lo demás no
debe estar en
el almacén

QUITAR BASURA
QUITAR PARTES en desuso
 Organizar

El arte de tener todo material

IDENTIFICADO y en su lugar.
 Seiton
Y ahora que nos quedamos con lo necesario ¡Vamos a
organizarnos!

ORGANIZAR es ordenar los materiales

dentro de un lugar de acuerdo a una
criterio.
 Utilizar código de ubicación
 ETIQUETADO
 Preconteo – Listo para el inventario
Cómo ordenar el almacén y
no morir en el intento
 Cómo ordenar el almacén y no morir en el intento.

1. Utiliza siempre cajas, no tengas objetos sueltos. Aquellos productos

que no vengan en cajas o que sean de pequeño tamaño puedes
almacenarlos usando cajas de plástico o cartón duro que puedes
reutilizar. Y dentro de esas cajas, cuanto más ordenados estén, mejor.
2. Aprovecha toda la altura disponible. Implementa estantes, coloca los
productos más pesados abajo y los más ligeros arriba, para facilitar su
manipulación.
3. Sigue un orden lógico. Divide el almacén en secciones y dentro de éstas en
categorías de productos. Asigna un código numérico a cada producto y/o un
código de barras o QR, así te será más fácil ordenar el almacén, localizar los
productos rápidamente.
4. Etiqueta los estantes. Cada producto debe tener un sitio, y ese sitio debe
estar etiquetado con su código correspondiente. Esto te permitirá tener un
inventario permanentemente actualizado.
 Cómo ordenar el almacén y no morir en el intento.

1. Coloca los productos más utilizados en las cabeceras de los pasillos del
almacén. Se trata de las zonas más accesibles, por lo que es más rápido llegar
hasta ellas.
2. Coloca los envases, cajas vacías, plásticos, etc, en contenedores
específicos. Un almacén ordenado es un almacén limpio. Además de
posibilitar su reciclaje, un entorno de trabajo limpio es un entorno más
agradable para trabajar.
3. Adopta todas las medidas de seguridad necesarias. La mayoría de productos
tienen un límite en la cantidad de cajas que se pueden apilar. Del mismo
modo, las estanterías deben estar diseñadas para ser firmes y seguras y estar
correctamente ancladas al suelo, techo y paredes.
4. Deshazte de los productos invendibles. Tener un porcentaje de productos
(que usualmente pueden superar el 20%) almacenados y que no tienen
demanda es perder dinero.
 Cómo ordenar el almacén y no morir en el intento.
1. Controla quién entra y sale del almacén. En un almacén bien gestionado sólo
entran las personas encargadas de su gestión. Lo ideal es que haya un
responsable de almacén que sea el encargado de la recepción y la expedición
de productos.
2. Implica a tu personal. Si decides ordenar el almacén, reúne a tu equipo y
escucha sus ideas, seguro que hay alguna muy valiosa que puedes poner en
práctica. Del mismo modo, debes implementar normas de higiene y
BIOSEGURIDAD a la entrada y salida del almacén para evitar que, por
ejemplo, un empleado con las manos manchadas manipule productos en el
almacén.

1. Resumiendo: Ordenar el almacén equivale a sacarle partido y a deshacerse de

lo que ya no es útil o rentable. Tener un artículo obsoleto en un estante
porque te equivocaste al pedirlo no va a hacer que recuperes el dinero que
invertiste en él.
2. Tener un almacén sucio, poco iluminado y desordenado cuesta dinero y
tiempo, además puede haber muchos accidentes.
3. Una empresa bien organizada empieza por un almacén bien ordenado.
 Seiton

Todo material debe estar un lugar definido.

Identificar con código de parte y código de ubicación
Las tarjetas bin card (primer inventario y/o en
campamentos) ayudan a identificar las cosas y su
lugar/códigos de barras
Se deben guardar los materiales de acuerdo al indice de
rotación, cuanto mas rota, mas cerca del área de
despacho.
Todo el material debe estar siempre PRE-CONTADO
Luego proceder a LA TOMA DE INVENTARIOS
SEITON – TODO SEÑALIZADO
 Inventario General: Conteo de todos los
materiales a una fecha determinada,
normalmente de suspenden las actividades
(Externo)
 Inventario Periódico: Conteo parcial, por línea,
marca, o algún criterio con la finalidad de ajustar
el stock de forma inmediata. (Interno)
 Inventario Sorpresa: es aquel que se realiza de
forma sorpresiva, en cualquier momento, sin
aviso, con el objeto de tener al personal en
permanente vigilancia de los saldos. (Interno y/o
Externo)
 Las metodologías pueden ser variadas; pero
siempre, una buena metodología de
inventario físico debe estar dividida en tres
fases importantes claramente definidas:

A) Planificación (Pre-inventario)
B) Actividades de
conteo/reconteo/investigación de
diferencias/ajustes/saldo definitivo.
C) Actividades post-inventario
 Para la realización del Inventario de fin de gestión, deberá
disponerse de un plan de acción específico, condiciones
de trabajo adecuado e información base para verificar su
existencia y condición. Para ello se requiere:

A). Establecer un cronograma de trabajo en el cual se

especifiquen las fechas y horarios en los cuales se hará el
conteo físico por áreas, y el personal (propio y/o
contratado) a cargo del mismo.

B). Suspender temporalmente la movilización interna de

materiales, equipos, etc.. Las excepciones deben ser
tratadas de manera especial.

Definición de los equipos de inventariadores y de las supervisores.
• Comunicación de las instrucciones del inventario .
• Ordenamiento previo del inventario.
Depuracion de la base de datos
• Identificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
• Codificación del inventario por ubicación.
• Verificación física de la ubicación del inventario, de acuerdo a su
codificación.
• Emisión listados de Conteo Físico.
 Garantizar el etiquetado de cada artículo, sobre
todo la etiqueta/código interno.
 Controlar cómo y cuándo se contará el stock que
no está al alcance de la mano: vitrinas,
almacenes, cajas de seguridad, etc.
 Delimitar sobre el plano, las distintas zonas de
conteo
 En caso de contar artículos de mucho valor se
tendrá en cuenta personal de vigilancia adicional.
 Según naturaleza del producto, prever personas
que aseguren el ordenamiento y la identificación.
 1. Se contarán TODOS los ítems. Cero errores.
Autocontrol
2. Se contará con equipos de dos personas.
3. Se efectúan dos conteos tipo barrido, por
equipos diferentes (Para minimizar el riesgo
de error por conteo)
4. El Jefe de Almacén no contará la mercancía
sino coadyuvará las actividades de conteo.
5.El listado de toma de inventarios, debe estar
por ubicación, sin cantidades (Dependiendo
de las instrucciones de la Gerencia
Administrativa).
6. Si se encuentra un producto que no esté anotado
en la lista se le dará un número de secuencia,
dependiendo la ubicación del producto y se
anotará al final de la hoja.
7. Al final del conteo se cotejarán las hojas de conteo
y los listados de saldos para verificar que cuadre.
8. Si hay faltantes se buscará en todos los lugares
posibles que pueda estar antes de tomarla como
faltante real.
9. La Gerencia emitirá Orden de Ajuste. Si hay
faltante la unidad respectiva asumirá esa pérdida,
luego proceder al ajuste.
10. Imprimir lo capturado en sistema con valores y
firmar las actas. Esta es la fecha de corte y los
saldos y valores definitivos que se asume. Se
constituye en el inventario inicial de la nueva
gestión
 Analizar la efectividad de los
procedimientos.
 Incorporar las buenas practicas de toma de
inventarios
 Impulsar el consumo/cambio/remate, etc. de
obsoletos/materiales de poca rotación.
 Realizar análisis de la gestión de inventarios,
esto incluye incorporar datos de
categorización de materiales, de índice de
rotación, máximos, mínimos y políticas para
trabajar con stocks de seguridad. KPI´s
ELABORAR PROCEDIMIENTO
PARA
TOMA DE INVENTARIOS
Para aprobar el módulo 7, resuelva el
cuestionario

¡Gracias!