UNIDAD 1: PASO 3 - MANUAL DE PROTOCOLO EMPRESARIAL

 
 
 
 
 
ZULY MELISSA RUIZ MANCHOLA - CC. 1.107.309.337
IRISLETH HERNANDEZ ARZA – CC 52.188.747
DEICY JOHANNA VARGAS HERNANDEZ CC. 1.117.525.794
 
 
  
GRUPO No.
80007_250
 
 
 
TUTOR:
RAFAEL SAENZ REYES
 

 
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)
CONTADURIA PÚBLICA
PROTOCOLO
FLORENCIA-CAQUETÁ
ABRIL 2020
 INTRODUCCION

Protocolo empresarial se describe como el conjunto de normas que regulan las relaciones entre
las personas de una misma entidad y de esta con las otras organizaciones .
En este trabajo es desarrollado como fase colaborativo del curso de protocolo, en donde se
interactúa de forma grupal con los puntos solicitados como es la propuesta de manual de
protocolo, que contiene objetivos presentación general de la empresa, atención personal,
telefónica y virtual también contiene plantillas de comunicaciones institucionales y de
presentaciones abordadas desde las reuniones e identificación de la empresa.
 OBJETIVOS

Objetivo General
-Abordar los contenidos teóricos correspondientes a la unidad de aprendizaje 3 protocolo
empresarial.
Objetivo Específicos
-Reconocer la importancia y el buen manejo de las pautas de cortesía dentro de una empresa.
-Comunicación oral escrita en las relaciones con los demás dentro de una organización.
-Crear un protocolo empresarial mediante diferentes conceptos
-Identificar las normas de protocolo y principios que rigen la etiqueta en las empresas.
 PRESENTACION GENERAL DE LA
EMPRESA
La empresa La empresa SportsWear.Co
tiene como actividad económica la
producción y comercialización de ropa
deportiva. Su estructura organizacional
jerárquica está compuesta por planta
administrativa (gerente, secretaria,
contador), los jefes de departamento
Nombre de la empresa: SportsWear.Co
(producción, talento humano, ventas y Slogan: Puedes conseguir lo que quieras si vistes para ello.
marketing) y personal operativo de cada uno Ciudad Sede Principal:
“Edith head”
Florencia - Caquetá
de los departamentos mencionados. Se tiene Fecha de Creación: 14/02/2020

atención presencial, atención telefónica y Número de empleados: 30 colaboradores

página web.
 IDENTIFICACION INSTITUCIONAL
MISION
 Prestar y Brindar soluciones para las
necesidades de nuestros clientes.
Satisfacer los requisitos de nuestros
clientes y proveedores mediante la
comercialización de productos
deportivos, garantizando calidad buena
marca y precios.
VISION
 Ser una empresa de continuo crecimiento
profesional para la satisfacción de
nuestros clientes, orientándonos a una
atención personalizada y en continuo
búsqueda de las marcas que se ofrecen a
sus necesidades , ofreciendo la mejor
calidad.
 VALORES

 Respeto
 Trabajo en equipo
 Solidaridad
 Equidad
 Lealtad
 Democracia
 Responsabilidad social
 Disciplina
 Ética
 Garantía
Políticas de calidad.

Es una empresa comprometida a satisfacer las

necesidades del cliente, mejorando continuamente el
sistema de gestión de calidad; ofreciendo servicios de
accesoria sobre las prendas de selección del cliente;
junto con talento humano, estrictamente calificado,
procurando alcanzar adecuados índices de calidad y
rentabilidad, crecimiento y satisfacción del cliente.
ORGANIGRAMA
 CANALES DE
COMUNICACIÓN
ATENCION PERSONAL
-Mire a la cara
-Exprésese con tranquilidad y confianza frente a el cliente
-háblele con respeto
-Utilizar un lenguaje sencillo y claro
-Mostrar voluntad de atenderlos
-No discriminar a el cliente por su apariencia o presentación física y este dispuesta a atenderlo
sin consideración a su estilo de compra o carácter.
ATENCION TELEFONICA
-Rápida respuesta , no hacer esperar a tu cliente , es importante contestar el teléfono lo antes
posible.
-Claridad del mensaje , debe ser preciso eligiendo las palabras , midiendo la intensidad de la voz
, hablar mas lento.
-Un saludo cortes, Es fundamental para iniciar cualquier conversación.
-Indicar el nombre de la empresa y el nombre de quien lo atiende.
-¿En que puedo ayudarlo?, mostrarse dispuesto y servicial.
-Escucha activa
-Notas rápidas ,tener al alcance para tomar apuntes.
-Espera mínima
-Dar respuesta clara
ATENCION VIRTUAL
 CORREO ELECTONICO
-Saludar cordialmente
-Iniciar el cuerpo del mensaje de manera formal
-Haciendo uso de los signos de puntuación.
-No usar mayúscula sostenida , ni negrilla ni signos de admiración si no son estrictamente
necesarias.
-Evitar el uso de abreviaciones y expresiones informales
-Responder únicamente los correos que llegan al correo de la empresa.
-Revisar el asunto del correo.
CHAT INSTITUCIONAL

-Verificar el estado de los equipos antes de comenzar la atención

-Empezar el servicio al usuario lo mas posible y evitar demoras o tiempos de espera no
justificados.
-Tener a mano el material institucional de apoyo para las respuestas
-Garantizar respuestas claras, transparentes y oportunas en todo momento
-Hacer uso de un lenguaje asertivo,efectivo,respetuoso y con buena ortografía y gramática.
REUNIONES DE TRABAJO
-Reuniones deben tener un objetivo claro y conciso
-Definir lugar, fecha, hora de inicio y finalización de la reunión de trabajo
-Hacer la citación con anticipación, incluyendo el orden del día o agenda programada.
-Al iniciar la reunión, dejar a consideración y aprobación de los participantes el orden del día y agenda de
trabajo asignado tiempo y duración de cada tema.
-Hacer circular la agenda del trabajo antes de iniciar la reunión
-Asignar roles y responsabilidades
-Asegurarse de la asistencia del personal
-Dar a conocer las normas para desarrollar la reunión
-Las reuniones deben tener minutos de trabajo, con finalidad de documentar las decisiones y las acciones seguir.
-Llenar asistencia
 CONCLUSION

Esta actividad se realizo con el manual de protocolo empresarial el cual son las reglas sociales
y formales que se deben cumplir en una empresa, El protocolo establece las pautas y los
limites que rigen el accionar de la compañía.
Este protocolo nos da un aprendizaje para tener en cuenta para una empresa y nos ayuda a el
uso de las normas que se deben seguir en las diferentes actividades de una empresa.
GRACIAS