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PROTOCOLO

UNIDAD 1- PASO 3-MANUAL DE PROTOCOLO EMPRESARIAL

TRABAJO COLABORATIVO

PRESENTADO POR

NEDER VELASQUEZ IRIARTE – CODIGO: 1065.601.961


DIANNY MATILDE HENAO – CODIGO: 1065562958
MARCELA IBETH LORA – CODIGO:1019019168
KATERINE VERGEL-CODIGO:1007387317

GRUPO
80007_159

TUTORA
INGRID MARGARITA DURAN

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD


INTRODUCCION

Con la realización del presente trabajo se pretende colocar en práctica los temas contemplados del Capítulo 3 del curso de protocolo, citado más específico como
“Protocolo empresarial” , el cual se lleva a cabo mediante una lectura minuciosa sobre los textos de esta unidad, que permiten de una manera tanto dinámica como
enriquecedora conocer y comprender el origen, definiciones y usos de los protocolos en organizaciones o empresas.

Adicionalmente, a través de la actividad realizada de manera individual y posteriormente colaborativa, se logró tomar las apropiaciones del material
propuesto, el cual se llevó a cabo mediante la construcción de un manual de protocolo que ostenta la imagen corporativa, misión, visión, políticas y protocolos
de comunicaciones interna, de reuniones de trabajo y de atención al usuario, los cuales se realizan o establecen con el fin de proponer un conjunto de reglas,
pautas de conductas, normas y límites que rijan las acciones de todos los miembros de la empresa, con el objetivo de mejorar el funcionamiento de la empresa
y fomentar a la vez un mejor clima laboral dentro de la misma, además se hacen con el fin de fortalecer las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

Hoy en día el protocolo forma parte básica de nuestra sociedad - desde los buenos modales - protocolo social - hasta normas de protocolo en situaciones más
formales. Saber cómo actuar o vestirnos según la situación es muchas veces el primer paso para lograr que los demás tengan una buena impresión de nuestra
persona.

Debemos contar como organización con un excelente manual de protocolo ya que este hace referencia a la estructura de la organización, pautas para cumplir
con la tarea principal de mantener y cuidar la imagen institucional. Proporciona una guía en cuanto al manejo de la imagen institucional, esta guía hace
referencia a las generalidades como sus símbolos, orden de precedencia, celebración de los diferentes actos y manejo de los formatos de documentos
protocolares. El manual da explicaciones fundamentales sobre los programas básicos para la organización y realización de los diferentes actos protocolarios
es, en definitiva, una guía para la preparación y ejecución de actos internos y externos.
OBJETIVOS

Objetivo General
Diseñar el protocolo empresarial de la Empresa “RUDATO” teniendo como
base las lecturas del capitulo 3 con el fin de que se pueda lograr un mejor
ambiente de trabajo y organización dentro de la misma.

Objetivos Específicos
Realizar la lectura del capítulo 3 “Protocolo empresarial” con el fin de
adquirir los conceptos básicos , el conjunto de reglas, conductas y normas que
sirven de base para la construcción de dicho manual.
Crear la imagen corporativa de la empresa Rudato.
Establecer la misión, visión y políticas de acuerdo a las características de la
empresa Rudato
Construir un protocolo para la comunicación interna, de reuniones de trabajo
y atención al usuario.
Presentar un manual de protocolo para la empresa Rudato.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Posteriormente el grupo colaborativo continuando con el caso Empresa XX, que se presenta a
continuación y continuando con los datos diseñados para el caso en el paso 2, construir el manual
de protocolo que contenga:

 Imagen Corporativa

 Misión, visión, políticas

 Protocolos de comunicación interna (organigrama, canales de comunicación, conductos


regulares, forma)

 Protocolos de reuniones de trabajo

 Protocolos de atención al usuario (canales y forma de atención)


IMAGEN CORPORATIVA
MISION
Ofrecer Servicios a la comunidad y representantes de las clases sociales interesados en que sus productos
deportivos y material publicitario sean de la mejor calidad, para satisfacer demandas en materia de artículos
deportivos, materiales básicos y diversificados de la publicidad formando una alianza con clientes a la hora de
adquirirán buen producto, con una buena base, calidad humana.

VISION
Consolidar a Deportivo Rudato Publicidad como empresa publicitaria y de artículos deportivos, de reconocido
prestigio a nivel local, nacional e internacional, con autonomía administrativa, con excelencia en sus productos y
servicios, de eficiente gestión. , Competitiva con alianzas estratégicas en el ámbito local, nacional e internacional,
comprometida con el servicio al cliente, la formación integral de su recurso humano, el compromiso con el
deporte, la libre expresión de la publicidad como tal, protección del medio ambiente y el desarrollo de nuestra
ciudad dentro del marco deportivo que esta actividad comercial representa.
MANUAL DE PROTOCOLO EMPRESARIAL

El almacén "Deportivo Rudato Publicidad" fue creado en la ciudad de Valledupar en 1979 por


Rubén Darío Torres Blanco y es manejado por su representante legal Ana Aidee Rivera Rojas.

Desde sus comienzos nuestra empresa hemos tenido el compromiso y el propósito de satisfacer a
nuestros clientes de la ciudad de Valledupar, del Departamento del Cesar, La Guajira y
Colombia. Nos caracterizamos por tener un equipo de trabajo que brinda a nuestros clientes
calidad y servicio al alcance de su mano, con productos elaborados con los insumos de mejor
calidad. 

El protocolo empresarial de Deportivo Rudato Publicidad, es aquel que aplica todas las reglas
del ceremonial de cortesía y buenos modales para el objetivo que tiene la empresa.
POLITICAS

 Mantener los artículos de la más alta calidad del mercado en función del servicio
prestado.

 Ser el almacén deportivo y de publicidad más importante del departamento en


todas las áreas.

 Cubrir al máximo la demanda en material deportivo y publicitario de todas las


áreas que le competen

 Prestar el mejor servicio de atención al cliente para mayor comodidad del mismo

 Concientizar a nuestros trabajadores a desempeñarse en su labor con esmero para


obtener una mayor calidad en nuestros servicios.
ORGANIGRAMA
PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN INTERNA

Debido a que la comunicación es inherente al ser humano, nos resulta fundamental como empresa cuidar y planificar la comunicación con nuestro público o
clientes, por tanto es indispensable tener muy presente la comunicación interna, es decir, la comunicación que se sucede entre los trabajadores y los equipos de
la organización, pero a su vez también es significativo tomar en cuenta la comunicación externa, la cual es la relación con otras organizaciones o personas con
miras a lograr los objetivos. De tal manera que esto nos permita presentar una imagen favorable de la empresa y sus productos o servicios a clientes potenciales
y reales y a la sociedad en general.

No obstante, una óptima comunicación interna puede ser una gran aliada a la hora de alcanzar nuestros objetivos y, por el contrario, una comunicación interna
deficitaria nos puede suponer muchos obstáculos. Tener un equipo motivado y comprometido es imprescindible para alcanzar el éxito. Así pues, es importante
implementar este protocolo de comunicaciones para generar un buen clima de trabajo, aumentar la eficiencia del equipo humano y conseguir con éxito las metas
de la empresa, puesto que la comunicación interna es salud para toda empresa.

La comunicación interna en Deportivo Rudato Publicidad brinda beneficios, mejora los procesos, incrementa la productividad y el logro de los objetivos en la
empresa. También contribuye al bienestar de las personas que trabajan en el lugar, contamos con:
Chat interno por la intranet
Correos internos corporativos
Buzón de sugerencias
Líneas directas al personal de recursos humanos
Periódico interno de la empresa
Reuniones semanales
Carteleras informativas
PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Para la comunicación con nuestros clientes o futuros clientes, se utilizarán las redes sociales y medios
de comunicación radiales y televisivos donde se presentará la empresa totalmente constituida y
funcional, además la utilización de páginas web y de la habilitación de la opción de PQR.

 La empresa contara con:

 Facebook

 Twitter

 Canales de YouTube

 Instagram

 Prensa
PROTOCOLO DE REUNIONES DE TRABAJO
la empresa Deportivo Rudato Publicidad se realizan los siguientes 1. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la
protocolos de reuniones de trabajo: Notificación por medio de participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de
correos electrónicos y notificación física de las reuniones, decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo
consignación en el libro de actas, consignación de las decisiones, tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en
planes y mejoras pactadas, al finalizar cada reunión se les debe enviar los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.
un correo a los participantes que asistan o no, sobre las decisiones,
2. Monitorear el tiempo.
planes y mejoras pactadas, su fecha de ejecución y los responsables,
además el resumen de los temas tratados en la reunión y los 3. Generar las conclusiones de la reunión.
participantes de esta. 4. Se debe firmar el acta de asistencia a la reunión.
1. Se define con anticipación el objetivo de la reunión, este debe 5. Asignar responsabilidades y fechas de ejecución.
ser claro y conciso.
6. Programar la próxima reunión y hacer el debido seguimiento.
2. Determinar el lugar, fecha, hora (de inicio y de terminación).
7. Despedida, aquí se agradece por la asistencia y se motiva a
3. Se debe enviar la invitación con anticipación a los asistentes, seguir trabajando.
dándoles a conocer también la agenda y el objetivo de la
reunión.

4. Organizar toda la logística con tiempo

5. Al iniciar la reunión, se les da a conocer a los participantes la


agenda de la reunión.
PROTOCOLO DE ATENCION AL USUARIO

El protocolo que tiene la empresa Deportivo Rudato Publicidad para la atención al usuario tiene en cuenta lo siguiente:

 Saludo de Bienvenida: Es indispensable y debe ir acompañado de una cara amable con actitud de servicio y
un trato cordial, espontáneo y sincero.
 Principio orientadores
 Atributos de la buena atención
 Tener claro los conceptos de solicitudes y peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, opiniones entre otros.
 Atención presencial
 Atención telefónica
 Atención virtual
 Atención por correspondencia
 Evaluación del servicio al cliente
 Reconocer y valorar a los clientes sin importar sus diferencias y ser conscientes de sus intereses y
necesidades.
CONCLUSION

A través de desarrollo de la presente actividad colaborativa del paso 3 llamado “Manual de protocolo
empresarial”, hemos conseguido adquirir conocimientos de manera amplia de acuerdo a la temática del
capítulo 3, donde comprendimos inicialmente que el protocolo es importante debido a que sirve para
lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral, pues esta herramienta ayuda a
comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer cuáles son las reglas para seguir y para
observar el trato correcto tanto con los superiores como con los subalternos.

Por otro lado, en el transcurso de la actividad, logramos adquirir conocimientos muy significativos, ya
que estudiamos acerca de todo lo relacionado con un protocolo a nivel empresarial y las pautas que
debemos tener en cuenta para diseñar o construir un manual protocolario dentro de nuestra empresa.

En Rudato buscamos generar buenas impresiones utilizando formalismo neutral, empatía y respeto, mostrando
un estado de elegancia, concordancia y clase.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Esteban Lario, J. (2014). Comunicación y protocolo empresarial en los países de la zona euro. Madrid: Dykinson.
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http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=nlebk&A
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 Patiño, D. (2012). Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la Economía. Revista
Académica Virtual. Madrid, ES: B - EUMED.  Recuperado de 
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=10608875&p00=etiqueta+protocolo%3
A+base+imagen+empresarial
 
 Torres, S. (26,11,2018). Protocolo Empresarial. [Archivo de video]. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22282 
 Bustínduy, I. (2012). Personal branding: cómo comunicar tu valor diferencial al mercado laboral. Barcelona, ES:
Editorial UOC.  Recuperado de 

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