Organización de

Eventos
 ‘Técnicas en la
organización de eventos’
Video
 El Proceso Administrativo y la
Organización de Eventos

Reyes Ponce define así a la Administración: "El conjunto

sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en
las formas de estructurar y manejar un organismo social".

La administración es la técnica de la coordinación.

Es la técnica que busca lograr resultados de máxima

eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que
integran una empresa.
 El Proceso Administrativo y la
Organización de Eventos

Es un proceso que comprende actividades de planeación,

organización, dirección y control para alcanzar los objetivos
establecidos utilizando para ello recursos económicos,
humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y
técnicas sistematizadas.
 El Proceso Administrativo y la
Organización de Eventos

El proceso administrativo en la
organización de eventos, es
una forma sistemática de
hacer algunas actividades para
la realización de un evento.
Se refiere a la ejecución de
pasos y etapas básicas como:
planificación, organización,
dirección, control, previsión y
evaluación.
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Planificación: ¿Hace
referencia a qué se va a
ser?
Establece las operaciones
de acción que se van a
seguir; en cuánto a la
organización, tiempo y
recursos establecidos para
la realización.
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace
referencia a qué se va a
ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace referencia a
qué se va a ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace referencia a
qué se va a ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace referencia a
qué se va a ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace referencia a
qué se va a ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace referencia a
qué se va a ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planificación: ¿Hace referencia a
qué se va a ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Organización: ¿Hace
referencia al cómo se va a
ser?
Es la estructura técnica en
dónde se delegan
funciones para lograr la
eficiencia de los objetivos
propuestos.
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Organización: ¿Hace
referencia al cómo se va a
ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Organización: ¿Hace
referencia al cómo se va a
ser?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Dirección: ¿Hace
referencia al paso a
paso?
Es como se realiza el
evento para lograr el
objetivo final.
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Dirección: ¿Hace
referencia al paso a paso?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Control: ¿Hace referencia
a el cómo se hizo?
Es el análisis de
resultados actuales y 
pasados que permite
corregir, mejorar y
formular planes para
aplicarlos.
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Control: ¿Hace referencia
a el cómo se hizo?
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Previsión: ¿Hace
referencia a qué se puede
a ser?
Es una idea de anticipación
de acontecimientos y
situaciones futuras,
estando preparados con
una pronta solución a lo
imprevisto.
FASES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
 IMPORTANCIA DEL PODER
ADMINISTRATIVO

La importancia del proceso administrativo en la

organización de eventos, es un plan o unos planes que son
el resultado de un proceso denominado plan o
“planeamiento”, y que se define éste como un proceso
metódico, que es diseñado con el fin de obtener unos
objetivos determinados con calidad, eficacia, eficiencia,
efectividad y productividad. Obteniendo beneficios en
todos los ámbitos para la ejecución de un evento o
eventos.
PLANIFICACIÓN
 PLANIFICACIÓN

Antonio Federico Moreno, definió que planear o planificar,

en términos generales podría concebirse como el
desarrollo de un proceso de toma de decisiones
anticipadas coordinadas entre si, con vistas a alcanzar un
objetivo predeterminado.
Entonces el planeamiento es, en la práctica, ‘un curso de
acción propulsado por una cadena de decisiones’ y
responde a la formulación común de: qué hacer; cómo
hacerlo; cuándo hacerlo; quién debe hacerlo; qué medios
utilizar para hacerlo.
PLANIFICACIÓN: características
 PLANIFICACIÓN: ventajas

1. Se tienen objetivos claros y definidos.

2. Se establecen programas con metas
para su alcance.
3. Estimula la creatividad para hacer
mejor uso de los recursos disponibles.
4. Facilita el alcance progresivo de las
metas planteadas y las revisiones
prácticas y objetivas.
5. Coordina y unifica esfuerzos.
PLANIFICACIÓN: significa
 PLANIFICACIÓN: investigación y
diagnóstico
El término fue adoptado por la industria publicitaria para
referirse a las instrucciones que los clientes dictan a las agencias
para desarrollar una campaña.
Paso 1: Requiere de un BRIEF:
oNombre de la empresa.
oActividad.
oProductos y/o servicios que comercializa.
oPúblico al que apunta (target group): al que
quiere apuntar el evento.
oPresupuesto con el que vamos a contar
(parámetro crítico financiero).
 PLANIFICACIÓN: investigación y
diagnóstico

Paso 1: Requiere de un BRIEF:

oAspiraciones (Imagen a posicionar).
oConocer el tipo de evento (saber su
intención, su propósito, qué busca).
oBase de datos.
oProbables sponsors o
patrocinadores.
oAuspicios nominativos.
 PLANIFICACIÓN: investigación y
diagnóstico

Paso 2: ENTREVISTAS
Entrevistas con personalidades clave:
Directivos.
Lideres de opinión (formales e informales).
Paso 3: INVESTIGACIONES DE MERCADO
Investigaciones motivacionales:
Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan
determinar los gustos, preferencias, deseos y motivaciones
del público real y potencial.
 PLANIFICACIÓN: investigación y
diagnóstico

Paso 4: Análisis de Fortalezas y debilidades (FODA)

Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que
tenemos a favor (recursos económicos, financieros,
humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos,
etc.)
Debilidades: están formadas por todos aquellos
elementos o variables que no controlamos o
controlamos parcialmente.
PLANIFICACIÓN: investigación y
diagnóstico

Estas y otras
investigaciones nos
permitirán determinar el
cuadro de situación actual
de la organización y la
determinación de los
objetivos primarios y
secundarios.
 PLANIFICACIÓN: Objetivo

Proposición que tiene:

Intención: qué quiero realizar.
Debe ser posible, creíble y
realizable.
Proporción o medida: cuánto, se
cuantifica la intención.
Plazo: cuando lo quiero realizar.
Puede ser corto, mediano o largo
plazo.
 PLANIFICACIÓN: general de
los eventos debe incluir

1. Definición de los objetivos generales y específicos.

2. Las políticas generales.
3. La temática del evento.
4. El perfil del grupo de organizadores, conferencistas
y participantes. La estructura de organización y la
definición de funciones.
5. La formación, organización y programa del grupo
de trabajo. Los procedimientos de trabajo.
 PLANIFICACIÓN: general de
los eventos debe incluir

1. Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de

dinero.
2. La contratación de lugares y servicios.
3. Los programas de actividades técnicas, recreación,
acompañantes y específicos.
4. La asignación de responsabilidades y tiempos de
ejecución.
5. Las proyecciones de ventas y beneficios.
 PLANIFICACIÓN: general de
los eventos debe incluir

1. Las estrategias de comercialización y difusión.

2. El control de la aplicación de recursos por actividad.
3. Las alternativas de acción en caso de desviaciones del
plan original. Posibles contingencias y soluciones.
4. La capacitación de los organizadores y personal de
apoyo.
5. La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión,
control y evaluación.
6. Elaboración de la lista de seguimiento.
 PLANIFICACIÓN: esquema
eneral de organización de eventos
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones

1. Coordinación General.
2. Técnica: Administrativa
3. Comercialización y Difusión
4. Operaciones
5. Información y Relaciones Públicas
6. Finanzas
7. Soporte
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones

1. Coordinación General.
es la responsable de que se cumplan los objetivos y
metas así como de administrar y ejecutar el evento.
La función del coordinador general es dirigir y
supervisar que los coordinadores de área y su grupo
cumplan con las obligaciones. El coordinador debe
preguntar y responder cualquier cuestionamiento,
saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre
cualquier detalle relacionado al evento.
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones
2. TÉCNICA
Proponer el tema general del evento.
Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para de ponencias.
Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervención de
los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
Proporcionar información técnica a los participantes.
Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su
difusión.
Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias
por temas y mesas de trabajo.
Organizar las mesas de trabajo.
Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una
de las mesas de trabajo.
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones

3. ADMISTRATIVA
Determinar e implantar los procedimientos necesarios. Coordinar la obtención
de los permisos y licencias. Elaborar el programa general de actividades.
Elaborar el programa de actividades de los acompañantes. Elaborar la
convocatoria para seleccionar y contratar sede. Coordinar la selección y
contratación de la sede.
Coordinar la selección y contratación del personal necesario.
Coordinar el sistema de hospedaje. Coordinar el sistema de registros.
Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte. Coordinar el
sistema de alimentación.
Coordinar la selección de menús.
Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.
Coordinar la contratación de sistemas de financiación.
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones

4. COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN
Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas promoción, publicidad
y difusión del evento.
Coordinar la integración de las fuerzas de ventas.
Definir el costo de participación del evento.
Elaborar la carpeta promocional.
Definir los medios de comunicación a utilizar.
Organizar y manejar las conferencias de prensa.
Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio
anuncios gráficos y comerciales de TV.
Programar las entrevistas para radio y televisión. Realizar el seguimiento de la
difusión del evento.
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones

5. OPERACIONES
Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para la operación.
Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo necesario.
Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo. Coordinar
la selección, distribución y colocación de los materiales en general. Supervisar,
coordinar y definir la ubicación de módulos y señalización. Coordinar la
rotulación y distribución de los documentos en general. Concertar,
proporcionar, y controlar los servicios de carácter general.
Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede
de actividades.
Distribuir materiales. Supervisar el montaje.
Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico. Coordinar la
seguridad.
Coordinar la organización y realización de los simulacros.
 PLANIFICACIÓN: el trabajo por
coordinaciones

6. INFORMACIÓN Y RRPP
Coordinar la invitación a los diferentes participantes.
Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.
Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de
comunicación.
Entregar a los medios de comunicación información sobre el
evento. Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de
prensa. Elaborar la memoria del evento.
GRACIAS