Proceso Administrativo

ASIGNATURA calidad
Maestra: Guadalupe Daniela Trigueros Mendiola
 Introducción al proceso administrativo

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario
o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización, y consiste en estudiar la administración
como un proceso integrado por varias etapas.
Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y
¿Dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración, y que son
conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.
Cuando se administra cualquier empresa existen dos fases: una estructural, donde se determina su finalidad
y rumbo, así como las alternativas para conseguirlos; y otra operativa, en la que se ejecutan todas las
actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama mecánica y dinámica de la administración. La mecánica
administrativa es la parte de la administración donde se establece lo que debe hacerse, mientras que la
fase dinámica u operativa se refiere a cómo manejar de hecho la empresa.
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración.

Fases del proceso

Administrativo

Mecánica Dinámica

La mecánica administrativa es la parte de la Mientras que la fase dinámica u operativa se

administración donde se establece lo que refiere a cómo manejar de hecho la empresa.
debe hacerse.
 Definición planeación

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y de
números necesarios para su realización “Gotees” dice que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro
modo, no habrían ocurrido”.
Anthony afirma que planear consiste en “el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el
futuro”.
Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para
alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos. Ernest Dale.
"Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al
futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para
alcanzar los resultados esperados. George R. Terry.
 Definición planeación

"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se
analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas.
"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un
método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt
K. Scanlan.
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para
lograrlos" L. J. Kazmier
ELEMENTOS DE PLANEACIÓN
Misión

Visión

Valores

Políticas

PLANEACIÓN
Objetivos

Estrategias

Programas

Reglas

Procedimientos

Pronósticos

Presupuestos
 Elementos de la planeación

Misión
Para definirla debe haberse realizado entre otras las siguientes preguntas: ¿Cuál es su negocio? ¿Cuáles son sus
valores? ¿Quiénes son sus clientes? ¿Para qué existe la empresa? ¿Cuáles son sus productos y mercados?
¿Cuáles son sus objetivos organizacionales? ¿Cuál es su responsabilidad y derechos frente a sus colaboradores y
cuál su responsabilidad social?
La misión en términos generales es la formulación de los propósitos de su empresa, y por ser tan importante
para crear compromisos e inducir comportamientos en su organización, contamos con que ya la posea y este sea
un espacio para plasmarla.

Visión

Para definirla ha debido preguntarse ¿Dónde quiere que su empresa esté dentro de 3 o 5 años? La visión provee
el marco de referencia de lo que su empresa es y quiere ser en el futuro. Debe ser comprometedora y
motivante. Debido a que definirla es una tarea gerencial de mucha importancia contamos con que su empresa ya
la posea y este sea un espacio para plasmarla.
 Valores
Pautas o principios que orientan la conducta de los individuos en la organización.

Políticas

Pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando campo a los jefes para las decisiones
que les corresponden tomar, por ello sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

Objetivos

Son los fines hacia los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan no solo el punto final de la planeación,
sino también el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control.

Clasificación de objetivos: Clasificación en función de tiempo al que se establezcan:

 a) Corto plazo: Se extienden a un año o menos

 b) Mediano plazo: cubren periodos de 1 a 3 años

 c) Largo plazo: se extienden a cinco años

Estrategias

Cursos de acción general o alternativas de utilización de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos,
determinando alternativas, evaluando los cambios al interior, y seleccionando alternativas.
Programas

Conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos necesarios para implantar las estrategias.

Es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para
alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.

Reglas

Pautas que requieren que acciones específicas y definidas se tienen o no con respecto a una situación. Las
reglas dejan poca duda con relación a lo que se debe hacer. Casi no permiten flexibilidad y desviación.
Procedimiento

Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados
en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos son como “el seccionamiento” funcional de
cada acto administrativo.

Pronóstico

Son predicciones de lo que puede suceder o esperar, son premisas o suposiciones básicas en que se basan la
planeación y la toma de decisiones.

Presupuestos

Son estimaciones de ingresos y egresos de una compañía que vamos a gastar o a obtener (anuales 3 a 5
años).
Herramientas de planeación

Gráfica de Gantt

Es la técnica más comúnmente utilizada para establecer de manera gráfica las etapas de un programa. Fue
creada por Henry Lawrence Gantt. Para elaborarla se siguen los siguientes pasos:

1.Identificar y determinar todas las actividades para lograr las estrategias.

2.Ordenarlas cronológicamente.

3.Asignar a cada actividad su duración, la fecha de inicio y la fecha de terminación, así como el responsable
de realizarla.
Diagrama de flujo

También llamado Flujograma de Procesos o Diagrama de Procesos, representa la secuencia o los pasos

lógicos (ordenados) para realizar una tarea mediante unos símbolos. Dentro de los símbolos se escriben los
pasos a seguir. Un diagrama de flujo debe proporcionar una información clara, ordenada y concisa de todos
los pasos a seguir
  FODA resulta de la traducción del inglés SWOT, el
acrónimode strengths (fortalezas), weaknesses (debilidades), opportunities (
FODA oportunidades) y threats (amenazas).
 Esta matriz fue desarrollada en el Instituto de Investigaciones de Stanford,
Estados Unidos, entre 1960 y 1970, con la colaboración de M. Dosher, el
Dr. O. Benepe, A. Humphrey, Birger Lie y R. Stewart. El propósito era
descubrir por qué fallaba entonces la planificación corporativa al nivel
gerencial.
ETAPA ORGANIZACIÓN

Definiciones de organización.

Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como

el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.

A través de la organización se determina la forma de llevar a cabo los objetivos mediante la coordinación de
los recursos disponibles para lograr los objetivos y la simplificación del trabajo.

El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones; en otras

palabras: lograr que todas las actividades y recursos se coordinen y utilicen de tal forma que resulte sencillo
y fácil su manejo para quienes trabajan en la empresa y para la atención y satisfacción de los clientes. La
simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados fomenta la eficiencia e
iniciativa del personal, y la rapidez en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación.
Elementos o etapas de la organización
División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar un trabajo con mayor eficiencia.

1. Jerarquización. Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o
importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La
jerarquización implica definir la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de
autoridad y comunicación que se relacionen entre sí con precisión.

2. Departamentalización. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas.

3. Descripción de funciones. Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la

empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en
cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la
organización.
Organigramas

Muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad
existente dentro de una organización.

Clasificación de los organigramas

Por su presentación o disposición gráfica

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su
empleo.
 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de
unidades en la base.
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro
de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que
decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo.
ETAPA DIRECCIÓN

Definiciones

Proviene del verbo dirigiré éste se forma a su vez del prefijo di, intensivo, y regiré, de regir, gobernar. Este
último se deriva del sánscrito raj, que significa preeminencia. Es curioso observar la similitud que tiene esta
etimología con la de la palabra administración que no es extraño puesto que la dirección viene siendo el
alma de la administración.

Es la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los
recursos, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa.
Etapas de dirección
ETAPA DE CONTROL

 Definiciones
Es la etapa del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los
resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.
 Bibliografía
 Del libro: «Administración y Dirección», de Díez de Castro Emilio Pablo, García del Junco Julio,
Martín Jimenez Francisca y Periáñez Cristobal Rafael, McGraw-Hill Interamericana, 2001, Pág. 5.
 Del libro: «Introducción a la Teoría General de la Administración», Séptima Edición, de Chiavenato
Idalberto, McGraw-Hill Interamericana, 2004, Pág. 132.
 Del libro: «Administración Un Perspectiva Global», 12a. Edición, de Koontz Harold y Weihrich Heinz,
McGraw-Hill Interamericana, 2004, Pág. 14.
 Del libro: «Administración», Octava Edición, de Robbins Stephen y Coulter Mary, Pearson Educación,
2005, Pág. 8.
 Del libro: «Teorías de la Administración», de Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson
Editores, S.A. de C.V., 2002, Pág. 20.